Karyawan lebih suka bergabung dengan perusahaan yang memiliki kebijakan SDM yang terstruktur dengan baik dan dapat diakses kapan pun mereka butuhkan. Ketersediaan basis pengetahuan SDM dapat membantu mereka dalam hal ini dan berkontribusi untuk meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan dalam perusahaan. Menurut Forbes, 47% pemimpin HR fokus pada peningkatan pengalaman karyawan.

Anda dapat secara strategis memanfaatkan manajemen pengetahuan SDM untuk merampingkan proses SDM, mengurangi risiko hukum, dan mendorong budaya kolaborasi. Bergabunglah bersama kami saat kami mengeksplorasi bagaimana manajemen pengetahuan SDM sangat penting dalam membentuk tempat kerja yang memprioritaskan kesejahteraan karyawan, efisiensi, dan kesuksesan perusahaan.

Definisi manajemen pengetahuan SDM
Manajemen pengetahuan SDM mengacu pada proses sistematis untuk memperoleh, mengatur, menyimpan, dan berbagi informasi di dalam departemen Sumber Daya Manusia. Hal ini melibatkan informasi yang terkait dengan kebijakan SDM, prosedur, kepatuhan hukum, data karyawan, dan praktik-praktik perusahaan.

Tujuan utamanya adalah untuk menyederhanakan proses SDM, meningkatkan pengambilan keputusan, mengurangi risiko hukum, dan mempromosikan lingkungan kerja yang transparan dan terinformasi. Melalui manajemen pengetahuan, para profesional SDM dapat mengakses informasi yang relevan, belajar dari pengalaman masa lalu, dan berkontribusi pada keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.

Tiga elemen inti dari manajemen pengetahuan SDM
Definisi manajemen pengetahuan SDM
Elemen-elemen inti dari manajemen pengetahuan SDM terdiri dari komponen-komponen yang berkontribusi pada perusahaan dan pemanfaatan informasi yang efektif di dalam departemen sumber daya manusia. Elemen-elemen ini meliputi:

Elemen 01: Kebijakan dan prosedur SDM yang komprehensif
Anda harus memiliki seperangkat pedoman untuk mengatur fungsi sumber daya manusia perusahaan anda. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai cetak biru untuk mengelola berbagai aspek hubungan pemberi kerja dan karyawan. Kebijakan SDM yang komprehensif dan SOP yang terdefinisi dengan baik mendorong konsistensi, keadilan, dan kepatuhan. Komponen-komponen utama dari kebijakan dan prosedur SDM yang komprehensif adalah sebagai berikut:

• Rekrutmen dan perekrutan: Menguraikan dengan jelas prosedur perekrutan, termasuk lowongan pekerjaan, seleksi kandidat, wawancara, dan proses orientasi.
• Kode etik dan etika: Tentukan perilaku yang diharapkan dan standar etika bagi karyawan untuk menumbuhkan budaya tempat kerja yang positif dan saling menghormati.
• Tunjangan karyawan: Merinci paket tunjangan organisasi, termasuk asuransi kesehatan, rencana pensiun, cuti berbayar, dan tunjangan lain yang ditawarkan kepada karyawan.
• Manajemen kinerja: Jelaskan proses evaluasi kinerja, termasuk kriteria kinerja, mekanisme umpan balik, dan prosedur untuk menangani masalah kinerja.
• Anti-pelecehan dan anti-diskriminasi: Nyatakan dengan jelas komitmen organisasi untuk mencegah dan menangani pelecehan dan diskriminasi, bersama dengan prosedur untuk melaporkan dan menyelidiki keluhan.
• Kebijakan cuti karyawan: Tentukan jenis cuti yang tersedia bagi karyawan, seperti cuti sakit, cuti liburan, dan cuti orang tua, serta prosedur untuk mengajukan dan menyetujui cuti.
• Klasifikasi dan kompensasi karyawan: Tentukan kriteria untuk klasifikasi karyawan (penuh waktu, paruh waktu, kontraktor) dan jelaskan struktur kompensasi organisasi.
• Prosedur pemutusan hubungan kerja: Tentukan proses pemberhentian karyawan, termasuk alasan pemberhentian, periode pemberitahuan, dan wawancara keluar.
• Kebijakan kerja jarak jauh dan telecommuting: Menetapkan pedoman dan harapan bagi karyawan yang bekerja dari jarak jauh, termasuk protokol komunikasi dan persyaratan peralatan.
• Kehadiran dan ketepatan waktu: Tentukan dengan jelas ekspektasi terkait kehadiran karyawan, ketepatan waktu, dan prosedur untuk meminta cuti.
• Penyelesaian konflik: Jelaskan prosedur untuk menyelesaikan konflik di antara karyawan, termasuk penggunaan mediasi atau metode penyelesaian perselisihan lainnya.
• Penggunaan media sosial dan teknologi: Tentukan penggunaan teknologi dan media sosial yang dapat diterima di tempat kerja, termasuk pedoman untuk melindungi reputasi organisasi.
• Perlu diingat bahwa tinjauan dan pembaruan secara berkala diperlukan untuk beradaptasi dengan kebutuhan organisasi yang terus berkembang dan perubahan hukum dan peraturan yang berlaku.

Elemen 02: Penyimpanan data terstruktur
Repositori data terstruktur Pengetahuan SDM 
Anda perlu mengelola dan menyimpan data dalam format yang memungkinkan pengambilan, analisis, dan pemanfaatan yang mudah. Komponen utama repositori data terstruktur dalam konteks SDM meliputi:

• Repositori terpusat untuk data karyawan yang komprehensif, termasuk data pribadi, cuti, dan riwayat kerja.
• Basis data sistematis untuk melacak kehadiran, jam kerja, dan mengelola permintaan cuti.
• Penyimpanan terstruktur yang mengelola data kompensasi dan tunjangan karyawan, termasuk rincian gaji dan rencana pensiun.
• Sistem khusus untuk menyimpan data penilaian kinerja, umpan balik, dan rencana pengembangan.
• Penyimpanan yang terorganisir untuk dokumen yang terkait dengan kepatuhan SDM, persyaratan hukum, dan standar peraturan.
• Data yang teratur mengenai insiden keselamatan di tempat kerja, kejadian nyaris celaka, dan tindakan perbaikan.
• Penyimpanan ini memberdayakan para profesional SDM untuk membuat keputusan yang tepat, menganalisis tren, dan berkontribusi pada perencanaan strategis dalam perusahaan.

Elemen 03: Beradaptasi dengan perubahan hukum dan peraturan
Anda perlu melacak perubahan hukum dan peraturan dan bertindak sesuai dengan perubahan tersebut. Buatlah sistem untuk memantau hukum dan peraturan yang relevan yang dapat berdampak pada praktik-praktik SDM. Hal ini mencakup undang-undang ketenagakerjaan, peraturan keselamatan di tempat kerja, undang-undang anti-diskriminasi, dan kerangka kerja hukum lainnya yang mengatur ketenagakerjaan.

Anda mungkin juga perlu membangun hubungan dengan penasihat hukum atau konsultan yang berspesialisasi dalam hukum ketenagakerjaan. Terakhir, tinjau dan perbarui kebijakan dan prosedur SDM secara berkala untuk menyelaraskannya dengan persyaratan hukum yang baru.

Disadur dari: wperp.com

Manajemen pengetahuan SDM
Manajemen pengetahuan SDM yang baik membantu menyederhanakan proses SDM, mengurangi risiko hukum, dan mendukung pengambilan keputusan yang cerdas. Hal ini membentuk fondasi lingkungan SDM yang kolaboratif, efisien, dan berpengetahuan luas. Ketahui detailnya dari bagian berikut ini:

1. Menghemat waktu dan sumber daya bagi para profesional SDM
Manajemen pengetahuan SDM yang efisien memberdayakan anda untuk menangani tugas dan dengan cepat mengurangi upaya pencarian data secara manual. Hal ini meningkatkan produktivitas dengan membebaskan waktua anda untuk inisiatif strategis. Pengorganisasian data yang cermat juga meminimalkan redundansi untuk memfasilitasi otomatisasi dalam tugas-tugas rutin. Hal ini memastikan bahwa sumber daya yang berharga digunakan secara efektif di dalam departemen SDM.

2. Mengurangi risiko hukum melalui kepatuhan
Manajemen pengetahuan SDM terdiri dari informasi terbaru mengenai hukum dan peraturan. Anda dapat melindungi diri dari tantangan hukum dengan memastikan kepatuhan yang ketat terhadap peraturan setempat. Komitmen ini meminimalkan risiko hukum, melindungi organisasi, dan mempromosikan lingkungan operasional yang aman dan etis.

3. Memastikan keadilan dalam pengambilan keputusan
Anda dapat memusatkan data yang terkait dengan , manajemen kinerja, perilaku, dan riwayat karyawan dalam basis pengetahuan SDM. Hal ini menciptakan gambaran umum yang komprehensif tentang karyawan. Akses informasi yang seragam ini membantu dalam memperlakukan karyawan secara konsisten, dan menghindari bias. Hal ini juga memastikan bahwa keputusan yang diambil sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan.

4. Membuat informasi dapat diakses oleh semua orang
Membuat informasi dapat diakses oleh semua orang anda dapat mendorong transparansi dengan memastikan bahwa informasi dapat diakses dengan mudah oleh semua orang di dalam organisasi. Aksesibilitas ini memastikan lingkungan kerja yang kolaboratif dan terinformasi. Hal ini juga memberdayakan setiap pemangku kepentingan dengan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk pengambilan keputusan dan komunikasi yang efektif.

5. Memberdayakan karyawan dengan opsi layanan mandiri
Jika Anda memiliki basis dokumentasi yang kaya yang terdiri dari semua kebijakan perusahaan, karyawan dapat memeriksa informasi yang relevan kapan pun diperlukan. Dengan demikian, Anda dapat menawarkan opsi layanan mandiri. Otonomi ini mendorong rasa tanggung jawab di antara karyawan, membuat mereka lebih terlibat dan proaktif.

6. Belajar dari masa lalu untuk memecahkan masalah serupa
Basis pengetahuan SDM yang terstruktur dengan baik menyimpan catatan setiap insiden yang memerlukan penyelidikan. Anda dapat memanfaatkan pengalaman masa lalu ini untuk mengatasi tantangan serupa secara efisien. Belajar dari masa lalu membekali anda dengan wawasan yang berharga dan memungkinkan pemecahan masalah yang efektif. Dengan cara ini, Anda juga dapat meningkatkan penanganan masalah yang berulang di dalam organisasi.

7. Meminimalkan miskomunikasi dan kesalahan
Meminimalkan miskomunikasi dan kesalahan anda dapat meningkatkan kejelasan komunikasi, meminimalkan kemungkinan kesalahan, dan meningkatkan efisiensi dengan menggunakan basis pengetahuan SDM. Komitmen terhadap komunikasi yang efektif ini memastikan alur kerja yang lebih lancar dan bebas dari kesalahan. Mari pelajari bagaimana basis pengetahuan SDM dapat membantu Anda dalam hal ini:

• Sumber terpusat: Manajemen pengetahuan SDM menyediakan tempat penyimpanan terpusat untuk mengurangi data yang saling bertentangan.
• Kebijakan yang terstandarisasi: Pedoman yang jelas dan mudah diakses berkontribusi pada komunikasi yang konsisten di seluruh perusahaan.
• Data yang terorganisir: Informasi yang terorganisir dengan baik menurunkan kemungkinan kesalahan dalam pemasukan atau interpretasi data.
• Keandalan: Akurasi dan kemutakhiran meminimalkan potensi miskomunikasi dan kesalahan.

8. Mengontrol akses untuk keamanan yang lebih baik
Pastikan keamanan data dengan mengelola akses dan menyesuaikan izin berdasarkan peran. Praktik ini melindungi informasi sensitif dan meningkatkan keamanan dan kerahasiaan secara keseluruhan di dalam perusahaan. Meskipun beberapa informasi dapat diakses oleh semua staf, data rahasia harus dibatasi untuk peran tertentu seperti manajer SDM, kepala departemen, CEO, pendiri, dan posisi serupa.

Disadur dari: wperp.com

Gunakan teknologi dan alat bantu seperti weDocs dan ERP
Pertimbangkan untuk menggunakan WP ERP yang dirancang khusus untuk HRM di WordPress. Anda akan mendapatkan gambaran lengkap tentang semua aktivitas HR Anda yang tertata rapi pada satu dasbor. Anda juga dapat menggunakan weDocs, sebuah plugin dokumentasi untuk WordPress.

Plugin ini memungkinkan pengguna untuk menyederhanakan dokumentasi, membuat manual yang mudah digunakan, mengelolanya, dan memastikan akses mudah ke informasi terkait SDM. Kombinasi weDocs dan ERP menyederhanakan proses HR dan mempromosikan lingkungan teknologi yang lebih mudah diakses dan efisien. Mari pelajari bagaimana kedua alat ini dapat membantu Anda mengelola basis pengetahuan SDM.

Modul manajemen SDM WordPress oleh WP ERP
Modul HRM WordPress dari WP ERP menawarkan solusi komprehensif untuk manajemen sumber daya manusia dalam lingkungan WordPress. Modul ini menyediakan fitur-fitur seperti manajemen karyawan, pemantauan kinerja, manajemen cuti, pengumuman, dan banyak lagi. Berikut adalah fitur-fitur utama dari modul HRM WP ERP:

• Profil karyawan yang terperinci dengan informasi mengenai permintaan cuti, promosi, kenaikan jabatan, dan catatan kinerja.
• Sistem HR online berbasis web untuk operasi tanpa kertas.
• Kemampuan kerja jarak jauh yang berfungsi penuh.
• Pembuatan laporan otomatis untuk menghemat waktu.
• Otomatisasi pembayaran dan gaji dengan fungsionalitas penggajian.
• Dasbor menampilkan kalender kerja, pengumuman, dan cuti dalam satu halaman.
• Solusi komprehensif untuk kehadiran, pelaporan, manajemen cuti, dan komunikasi.
• Manajemen upah, gaji, aset perusahaan, reimbursement karyawan, dan lainnya secara terpusat.
• Jelajahi modul HR WP ERP
• weDocs Plugin dokumentasi untuk WordPress 

weDocs: Plugin dokumentasi untuk WordPress 
weDocs adalah plugin dokumentasi yang dihosting sendiri untuk WordPress. Dengan weDocs, membuat dokumentasi yang ramah pengguna dan menarik menjadi mudah. Plugin ini menawarkan opsi kustomisasi ekstensif untuk basis pengetahuan Anda yang meninggalkan kesan mendalam bagi pengunjung situs web Anda. Jelajahi fitur-fitur unggulan weDocs:

• Fitur seret dan lepas yang mudah digunakan untuk mengurutkan dan mengatur dokumen WordPress Anda
• Fungsionalitas pencarian yang kuat untuk akses cepat ke informasi yang relevan
• Dukungan multibahasa dengan plugin Weglot
• Tema dan templat yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan merek anda
• Mengelola izin dengan mudah untuk basis pengetahuan internal dan eksternal
• Widget Asisten yang didukung AI Chatbot weDocs ChatGPT untuk dukungan otomatis
• Jelajahi fitur-fitur weDocs

Berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan profesional SDM
Berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan akan membekali tim SDM dengan keterampilan, alat, dan pengetahuan terbaru. Hal ini memastikan mereka tetap mengikuti perkembangan tren industri dan teknologi yang sedang berkembang. Para profesional SDM yang terlatih dengan baik berkontribusi pada peningkatan hubungan karyawan, proses standar, dan manajemen talenta yang efektif.

Membangun budaya berbagi pengetahuan di departemen SDM
Dorong komunikasi dan kolaborasi yang terbuka di antara anggota tim. Anda harus menekankan nilai berbagi wawasan dan pengalaman. Berikan penghargaan kepada karyawan yang secara aktif berkontribusi dalam berbagi pengetahuan. Dengan mengembangkan lingkungan di mana informasi mengalir dengan bebas, Anda meningkatkan kemampuan individu dan tim serta menciptakan departemen SDM yang dinamis.

Manfaatkan manajemen pengetahuan SDM dengan sebaik-baiknya dalam organisasi anda
Untuk memaksimalkan manfaat manajemen pengetahuan SDM di perusahaan anda, prioritaskan platform yang mudah digunakan seperti weDocs dan ERP untuk dokumentasi yang efisien dan manajemen SDM yang komprehensif. Pastikan profesional SDM Anda mendapatkan pelatihan yang cukup untuk memanfaatkan alat ini secara efektif.

Perbarui dan tinjau kebijakan, prosedur, dan repositori data SDM secara berkala untuk menyelaraskannya dengan perubahan hukum dan peraturan. Anda harus tetap gesit dalam mengadaptasi kebijakan dan mengoptimalkan manajemen pengetahuan SDM untuk memastikan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.

Disadur dari: wperp.com

Manajemen pengetahuan adalah proses sistematis dalam mengumpulkan, mengatur, dan berbagi informasi dan keahlian perusahaan agar mudah diakses. Sumber daya teknis, dokumentasi instruksional, halaman FAQ, dan lain-lain adalah contoh pengetahuan yang harus disediakan melalui manajemen pengetahuan.

Hal-hal yang perlu diketahui tentang manajemen pengetahuan

1. Apa saja jenis-jenis pengetahuan yang berbeda dalam KM?
2. Mengapa manajemen pengetahuan itu penting?
3. Peristiwa apa yang mendorong manajemen pengetahuan?

Proses manajemen pengetahuan

1. Apa saja manfaat dari manajemen pengetahuan?
2. Apa saja contoh alat manajemen pengetahuan?
3. Apa saja praktik-praktik terbaik untuk manajemen pengetahuan?
4. Apa saja contoh kasus penggunaan manajemen pengetahuan?

ServiceNow untuk manajemen pengetahuan

Manajemen pengetahuan adalah proses sistematis dalam mengumpulkan, mengatur, dan berbagi informasi dan keahlian organisasi agar mudah diakses. Sumber daya teknis, dokumentasi instruksional, halaman FAQ, dll. adalah contoh pengetahuan yang harus disediakan melalui manajemen pengetahuan. Kami belajar dari pengalaman. Ketika kita menghadapi tantangan baru, keberhasilan dan kegagalan kita meningkatkan kemampuan kita untuk menghadapi tantangan serupa di masa depan.

Sayangnya, kemajuan berdasarkan pengalaman secara klasik terbatas pada individu; kita belajar dari pengalaman kita sendiri, dan orang lain dipaksa untuk melakukan hal yang sama. Namun, manajemen pengetahuan (KM) memiliki kapasitas untuk mengubah semua itu, dengan membuat informasi penting, wawasan, dan jawaban dengan mudah tersedia bagi para pengguna yang memiliki wewenang yang bergantung padanya. Manajemen pengetahuan menyatukan pengalaman dan keahlian dari seluruh perusahaan, sehingga semua orang dapat memperoleh manfaatnya.

Apa saja jenis-jenis pengetahuan yang berbeda dalam KM?
Pengetahuan perusahaan bisa dalam berbagai bentuk, dan masing-masing memainkan peran penting dalam membentuk kapabilitas organisasi dan menginformasikan strateginya. Mendefinisikan berbagai jenis pengetahuan ini merupakan langkah pertama yang penting untuk mencapai manajemen pengetahuan yang efektif:

Pengetahuan tacit
Pengetahuan tacit bersifat sangat pribadi dan sulit untuk diartikulasikan atau dikodifikasi. Pengetahuan ini berada di dalam pikiran individu dan didasarkan pada pengalaman, intuisi, dan wawasan mereka. Contohnya adalah keterampilan, keahlian, dan 'pengetahuan' yang dibawa oleh karyawan ke dalam peran mereka. Berbagi pengetahuan tacit sering kali membutuhkan interaksi dan kolaborasi langsung.

Pengetahuan implisit
Pengetahuan implisit berkaitan erat dengan pengetahuan tacit namun sedikit lebih formal. Pengetahuan ini melibatkan pengetahuan yang dimiliki oleh individu namun mungkin tidak disadari atau dikomunikasikan. Pengetahuan implisit dapat diungkap melalui observasi dan dialog, sehingga sangat berharga untuk pembelajaran perusahaan.

Pengetahuan eksplisit                                                                                                                                                                      Pengetahuan eksplisit adalah informasi yang berwujud dan terkodifikasi yang dapat dengan mudah didokumentasikan, dibagikan, dan ditransfer-dokumen, manual, database, prosedur tertulis, dll. Jenis pengetahuan ini dapat diakses oleh orang lain tanpa perlu interpretasi pribadi.

Pengetahuan deklaratif
Pengetahuan deklaratif terdiri dari fakta, konsep, dan prinsip yang dapat dinyatakan atau dideklarasikan oleh individu dengan percaya diri. Pengetahuan ini mewakili apa yang diketahui seseorang tentang suatu pokok bahasan dan dapat dikomunikasikan melalui bahasa atau simbol. Pengetahuan deklaratif sering ditemukan dalam buku teks dan bahan referensi.

Pengetahuan prosedural
Pengetahuan prosedural berfokus pada 'bagaimana' melakukan sesuatu. Pengetahuan ini mencakup instruksi dan proses langkah demi langkah untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Pengetahuan ini sangat penting untuk menstandarisasi operasi dan memastikan konsistensi dalam alur kerja.

Pengetahuan a posteriori
Pengetahuan a posteriori (bahasa Latin: 'dari apa yang lebih awal') diperoleh melalui pengamatan empiris atau bukti berdasarkan data dunia nyata. Hal ini terkait erat dengan pembelajaran berbasis pengalaman.

Pengetahuan apriori
Pengetahuan apriori (bahasa Latin: 'dari apa yang lebih akhir') adalah pengetahuan yang ada secara independen dari pengalaman, alih-alih diperoleh melalui penalaran, deduksi, atau intuisi. Prinsip-prinsip filosofis, aksioma matematika, dan kebenaran logis adalah contoh pengetahuan apriori.

• Karyawan berbagi file Ebook
• Munculnya Platform Pengalaman Karyawan
• Pengalaman karyawan kini menjadi isu tingkat CEO, lihat bagaimana Anda bisa membuat pekerjaan lebih mudah dan lebih produktif bagi karyawan Anda.
• Dapatkan Ebook

Disadur dari: servicenow.com

Dengan menciptakan satu sistem TI yang mampu menyimpan dan mengambil pengetahuan dan pengalaman kolektif dari tenaga kerja suatu pengetahuan, manajemen pengetahuan membagikan keahlian di antara para karyawan. Hal ini memungkinkan peningkatan efisiensi, peningkatan kapasitas pengambilan keputusan, dan penyelesaian masalah yang lebih cepat dan akurat.

Selain itu, manajemen pengetahuan membantu mendorong inovasi. Dengan akses yang mudah untuk berbagi ide, pengalaman, dan informasi terkini, karyawan memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk berpikir di luar kebiasaan dan membuat perubahan budaya yang penting untuk menyesuaikan perusahaan mereka agar dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang dengan lebih baik.

Manajemen pengetahuan juga dapat membantu mengurangi pergantian karyawan, dengan memberikan karyawan wawasan tingkat lanjut tentang bagaimana melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif. Namun yang paling penting, manajemen pengetahuan memungkinkan bisnis untuk tetap kompetitif. Dengan berbagi pengalaman dan informasi melalui alat yang mudah digunakan, bisnis menjadi lebih fleksibel dan cerdas, lebih siap untuk menemukan masalah dengan lebih mudah dan berinovasi dengan lebih cepat.

Tujuan manajemen pengetahuan
Secara keseluruhan, tujuan dari manajemen pengetahuan sangatlah mudah: Untuk memfasilitasi pembelajaran dan adaptasi organisasi guna mengoptimalkan pengambilan keputusan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Peristiwa apa yang mendorong manajemen pengetahuan?
Meskipun manajemen pengetahuan yang efektif dapat memberikan keuntungan yang signifikan bagi organisasi mana pun, seringkali kebutuhan akan sistem semacam itu tidak disadari hingga diperlukan oleh suatu peristiwa atau kejadian tertentu. Hal ini dapat mencakup:

• Merger atau akuisisi yang mendorong kebutuhan akan pengetahuan yang terkodifikasi dan mendorong tim untuk berbagi keahlian.
• Karyawan kunci yang pensiun atau meninggalkan posisinya, yang memberikan kesempatan untuk menangkap pengetahuan mereka untuk diteruskan.
• Perekrutan yang akan datang membantu dalam pelatihan karyawan baru.

Proses manajemen pengetahuan
Meskipun tidak ada prosedur standar untuk membangun sistem manajemen pengetahuan yang bekerja, langkah-langkah berikut menjelaskan proses manajemen pengetahuan yang paling umum.

Menangkap pengetahuan

Perusahaan dapat menggunakan sistem layanan mandiri karyawan (ESS) untuk membuat, menjadwalkan, dan membagikan konten penting kepada departemen dan karyawan melalui berbagai saluran. Ini termasuk email massal, pengumuman, tautan, dan konten lainnya untuk didistribusikan melalui tenaga kerja. Penerima dapat disaring berdasarkan berbagai kriteria, seperti jabatan dan lokasi.
Grafik yang menguraikan proses manajemen pengetahuan.

Menyusun pengetahuan
Penataan melibatkan pembuatan menggunakan templat atau formulir, yang membantu menjaga agar basis pengetahuan tetap konsisten dan mudah diakses oleh pengguna.

Berbagi pengetahuan
Agar manajemen pengetahuan dapat memberikan dampak positif, pengguna harus menyadari bahwa pengetahuan tersebut tersedia. Artikel dan sumber daya pengetahuan harus dibagikan secara bebas melalui saluran yang diketahui oleh anggota tim, dan setiap pertanyaan terbuka yang dapat dijawab dengan pengetahuan yang relevan harus dirujuk ke KM.

Menganalisis pengetahuan
Tidaklah cukup hanya dengan membuat basis pengetahuan dan kemudian meninggalkannya. Setelah artikel dan sumber daya lainnya tersedia, tinjau secara teratur mana yang digunakan, mana yang tidak, dan apakah ada kesenjangan pengetahuan yang masih perlu diisi.

Menggunakan kembali pengetahuan
Edukasi seharusnya merupakan upaya kelompok. Pertanyaan yang telah diajukan oleh pengguna lain dapat diakses oleh semua orang, termasuk solusi yang mungkin telah ditemukan untuk menyelesaikan masalah secara efektif. Karyawan dan manajer dapat dengan mudah melihat permintaan yang terbuka, meninjau permintaan sebelumnya, dan memeriksa status permintaan tertentu yang sedang berjalan, semuanya dari satu halaman.

Meningkatkan pengetahuan
Pengguna secara teratur meninjau pengetahuan saat mereka terus meneliti artikel, memberikan umpan balik dan memungkinkan perbaikan untuk iterasi di masa mendatang.

Apa saja manfaat dari manajemen pengetahuan?
Manajemen pengetahuan untuk pengalaman karyawan yang lebih baik karyawan lebih cenderung dipertahankan dan senang ketika mereka memiliki akses ke wawasan dan kesempatan untuk berbagi pengetahuan untuk meningkatkan pengalaman rekan kerja mereka. Hal ini memungkinkan peningkatan kolaborasi, pengambilan keputusan yang lebih cepat, dan efisiensi yang lebih baik dalam perusahaan.

KM dalam proses orientasi
Pengalaman orientasi yang lebih baik meningkatkan tingkat retensi dan produktivitas. Manajemen pengetahuan adalah cara yang cepat dan mudah untuk meningkatkan proses orientasi dan berbagi pengetahuan dengan karyawan, yang membantu karyawan baru untuk mengembangkan gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka, belajar bagaimana cara terbaik untuk menyelesaikan tugas, dan menentukan siapa yang dapat membantu mereka menyelesaikan apa yang perlu mereka lakukan. Basis pengetahuan mempercepat proses orientasi dengan tur sistem yang komprehensif dan menjalankan prosedur, yang menyederhanakan prosesnya.

KM dalam perjalanan karyawan
Perjalanan karyawan mencakup setiap langkah yang diambil karyawan sebagai bagian dari pekerjaan mereka di sebuah organisasi, mulai dari saat karyawan melamar pekerjaan hingga saat mereka pindah ke pekerjaan lain. Hal ini mengidentifikasi momen-momen yang penting, yang membantu peningkatan perjalanan tersebut. Momen-momen penting termasuk hari pertama mereka di perusahaan, tinjauan kinerja pertama mereka, atau promosi apa pun yang mungkin mereka terima. Manajemen pengetahuan mengantisipasi informasi yang dibutuhkan karyawan di setiap tahap, mengurangi gesekan dan membantu mereka tetap termotivasi dan terlibat.

KM untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan
Sistem KM yang efektif tidak hanya menyoroti bidang keahlian yang ada di dalam sebuah perusahaan, namun juga menyoroti bidang-bidang di mana pengetahuan yang dimiliki masih kurang. Dengan mengidentifikasi kesenjangan dalam kompetensi inti, pimpinan perusahaan dapat mengambil langkah untuk memenuhi kebutuhan ini-melalui peningkatan pelatihan, perekrutan karyawan baru, membangun struktur perusahaan baru, dll.

KM dalam keamanan data
Sistem manajemen pengetahuan menyediakan akses terkontrol, kontrol versi, dan fitur enkripsi, yang melindungi setiap pengetahuan yang mewakili data kepemilikan. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko akses yang tidak sah, namun juga membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan perlindungan data dan menjaga kepercayaan para pemangku kepentingan.

KM dalam menjaga pengetahuan perusahaan
Perusahaan mengumpulkan pengetahuan institusional yang berharga dari waktu ke waktu. Sistem manajemen pengetahuan bertindak sebagai repositori, menjaga memori institusional ini bahkan ketika karyawan datang dan pergi. Kesinambungan ini memastikan bahwa informasi penting, proses, dan praktik terbaik dipertahankan, mencegah hilangnya pengetahuan penting dan mendorong stabilitas perusahaan jangka panjang.

Disadur dari: servicenow.com

Sistem manajemen pengetahuan dapat memiliki banyak bentuk; contoh umum dari sistem manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:
Manajemen dokumen
Sistem ini menyediakan akses mudah ke dokumen-dokumen penting perusahaan. Bertindak sebagai tempat penyimpanan terpusat untuk file, buku panduan, dll., sistem manajemen dokumen dirancang untuk membuat pencarian dan pengambilan file menjadi sesederhana mungkin. Manajemen dokumen pada dasarnya adalah lemari arsip digital; sistem ini menyediakan solusi penyimpanan dan aksesibilitas, namun tidak secara otomatis menangkap atau menganalisis data sendiri.

Manajemen konten
Sistem manajemen konten membawa manajemen dokumen selangkah lebih maju. Selain menyimpan dan mengambil dokumen penting, sistem ini juga mencakup media tambahan, seperti audio, video, dan lainnya.

Basis data
Dengan menggunakan database, bisnis memiliki kesempatan untuk menangkap, menyimpan, berinteraksi, dan menganalisis data. Basis data biasanya diindeks untuk meningkatkan aksesibilitas informasi. Sering kali, database dirancang dengan langkah-langkah keamanan tambahan untuk melindungi data yang tersimpan di dalamnya, namun bisa jadi mahal untuk dirancang dan diimplementasikan, dan mungkin menuntut peningkatan pengalaman TI untuk menggunakan dan memeliharanya.

Gudang data
Gudang data mengembalikan kaca pembesar pada perusahaan itu sendiri, menemukan dan menyimpan data penting dari seluruh bisnis untuk pelaporan dan analisis. Untuk melakukan hal ini secara efektif, gudang data harus diintegrasikan secara menyeluruh ke dalam semua sistem bisnis yang relevan, yang menjadikannya pilihan dengan tingkat pemeliharaan yang lebih tinggi dibandingkan dengan bentuk manajemen pengetahuan lainnya.

Jejaring sosial
Mengambil inspirasi dari facebook dan situs jejaring sosial lainnya yang sukses, pilihan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk terhubung dengan orang lain, menyumbangkan informasi, bergabung dengan grup, dan mendiskusikan isu-isu yang diminati.

Wikis
Alat kolaborasi yang berbentuk ensiklopedia sumber terbuka online, wiki pada dasarnya memungkinkan siapa saja yang memiliki akses resmi untuk mengedit dan meningkatkan artikel basis pengetahuan yang terkandung di dalamnya. Wiki sangat efektif untuk menangani pemeliharaan dokumen bisnis dan katalog produk, namun mungkin sulit untuk memastikan keakuratannya.

Apa praktik terbaik untuk manajemen pengetahuan?
Manajemen pengetahuan yang efektif bergantung pada implementasi strategis dan kepatuhan terhadap praktik terbaik. Dengan menerapkan panduan berikut ini, organisasi dapat mengoptimalkan pendekatan mereka terhadap KM, menumbuhkan budaya kolaborasi dan inovasi:

Tetapkan kepemilikan
Tidak perlu ada anonimitas dalam manajemen pengetahuan; berikan penghargaan yang semestinya dengan melampirkan nama karyawan pada dokumen pengetahuan dan sumber daya lain yang mereka berikan. Hal ini akan menyoroti kontributor yang berharga sekaligus memberikan pengguna lain seorang ahli yang dapat mereka tindak lanjuti jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.

Memformalkan kebijakan pertukaran pengetahuan
Tetapkan pedoman dan kebijakan yang jelas untuk pertukaran pengetahuan. Tentukan ekspektasi untuk berbagi, memperbarui, dan mengakses informasi. Kebijakan formal memberikan struktur, mendorong konsistensi, dan membantu mencegah silo pengetahuan. Kebijakan ini juga berkontribusi pada keamanan data dengan menguraikan izin dan kontrol akses.

Berikan penghargaan kepada kontributor
Mendorong berbagi pengetahuan dengan mengakui dan memberi penghargaan kepada mereka yang meluangkan waktu untuk berkontribusi. Melampirkan bonus pada partisipasi basis pengetahuan membantu memastikan bahwa pengetahuan dibagikan secara bebas.

Menyusun strategi peluncuran
Menerapkan sistem KM bukanlah tugas yang mudah. Rencanakan peluncuran secara bertahap, dimulai dengan proyek percontohan untuk mengumpulkan umpan balik dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Integrasi bertahap memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan diri dengan proses baru dan memberikan kesempatan kepada organisasi untuk memberikan pelatihan kepada karyawan secara menyeluruh, sehingga dapat memastikan transisi yang lebih lancar.

Menyesuaikan solusi dengan kebutuhan pengguna
Solusi KM yang sukses adalah solusi yang terintegrasi dengan cara karyawan bekerja dan berbagi informasi. Pilihlah sesuatu yang sesuai dengan tingkat keahlian pengguna sehingga mereka dapat memperoleh hasil maksimal dari KM tanpa pelatihan yang ekstensif.

Apa saja contoh kasus penggunaan manajemen pengetahuan?
Sistem KM yang handal dapat digunakan di mana pun dan kapan pun karyawan, pelanggan, atau kontraktor membutuhkan lebih banyak informasi. Oleh karena itu, manajemen pengetahuan sangat efektif di bidang-bidang berikut ini:

Orientasi karyawan
KM menyederhanakan proses orientasi dengan menyediakan tempat penyimpanan informasi penting yang terpusat. Karyawan baru dapat mengakses panduan, prosedur, dan wawasan organisasi yang komprehensif, sehingga mempercepat penyesuaian diri mereka terhadap budaya dan alur kerja perusahaan. Basis pengetahuan memfasilitasi transisi yang lebih lancar, memastikan bahwa karyawan dengan cepat memahami peran dan tanggung jawab mereka, dan mengetahui cara menemukan sumber daya yang tersedia bagi mereka.

Tugas harian
Dalam kesibukan operasional bisnis sehari-hari, karyawan sering kali menghadapi tantangan yang membutuhkan solusi yang cepat dan akurat. Sistem KM memberdayakan karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin secara efisien dengan menawarkan informasi dan panduan yang mudah diakses. Baik itu menyelesaikan masalah teknis, menavigasi proses internal, atau mengakses dokumentasi yang relevan, KM mendukung karyawan dalam tanggung jawab mereka sehari-hari.

Layanan mandiri bagi pelanggan
KM memperluas manfaatnya di luar operasi internal untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Dengan menciptakan basis pengetahuan yang terorganisir dengan baik, bisnis memungkinkan pelanggan untuk menemukan jawaban atas pertanyaan umum mereka sendiri. Pendekatan layanan mandiri ini meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus mengurangi beban kerja tim dukungan pelanggan. Pelanggan menghargai kenyamanan dalam mengakses informasi dengan cepat, yang mengarah pada peningkatan kepercayaan dan loyalitas.

• Manusia membaca harga di perangkat seluler
• Harga untuk penyediaan layanan HR ServiceNow
• Dapatkan harga ServiceNow HR Service Delivery di sini, yang akan menghilangkan rasa frustrasi dan meningkatkan kepuasan karyawan dengan layanan yang efisien dan cerdas.

ServiceNow untuk manajemen pengetahuan
Alat-alat yang tidak efisien di masa lalu tidak dapat mengikuti kebutuhan perusahaan bisnis modern. Email, spreadsheet, dokumen, dan format informasi lain yang berbeda akhirnya tersebar di seluruh infrastruktur perusahaan, membuat pencarian informasi menjadi tugas yang membuat frustasi dan memakan waktu. ServiceNow menyatukan semua sumber informasi dan pengetahuan yang relevan, dengan manajemen Kasus dan pengetahuan yang kuat.

Standarisasi dokumentasi di seluruh organisasi anda. Tingkatkan pengalaman karyawan dan percepat pemberian layanan dengan katalog layanan yang lengkap. Gabungkan alur kerja otomatis yang canggih dan kecerdasan prediktif yang didukung AI untuk menyaring konten yang relevan dan memastikan bahwa orang yang tepat mendapatkan informasi yang tepat, pada waktu yang tepat. ServiceNow Case and Knowledge Management memiliki semua yang anda butuhkan untuk mengelola pengetahuan perusahaan anda dan membantu karyawan anda menikmati pengalaman mereka, sambil memperluas keahlian dan pemahaman perusahaan. Dengan ServiceNow, informasi yang relevan, akurat, dan konsisten hanya dengan sekali klik.

Disadur dari: servicenow.com