Karyawan lebih suka bergabung dengan perusahaan yang memiliki kebijakan SDM yang terstruktur dengan baik dan dapat diakses kapan pun mereka butuhkan. Ketersediaan basis pengetahuan SDM dapat membantu mereka dalam hal ini dan berkontribusi untuk meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan dalam perusahaan. Menurut Forbes, 47% pemimpin HR fokus pada peningkatan pengalaman karyawan.
Anda dapat secara strategis memanfaatkan manajemen pengetahuan SDM untuk merampingkan proses SDM, mengurangi risiko hukum, dan mendorong budaya kolaborasi. Bergabunglah bersama kami saat kami mengeksplorasi bagaimana manajemen pengetahuan SDM sangat penting dalam membentuk tempat kerja yang memprioritaskan kesejahteraan karyawan, efisiensi, dan kesuksesan perusahaan.
Definisi manajemen pengetahuan SDM
Manajemen pengetahuan SDM mengacu pada proses sistematis untuk memperoleh, mengatur, menyimpan, dan berbagi informasi di dalam departemen Sumber Daya Manusia. Hal ini melibatkan informasi yang terkait dengan kebijakan SDM, prosedur, kepatuhan hukum, data karyawan, dan praktik-praktik perusahaan.
Tujuan utamanya adalah untuk menyederhanakan proses SDM, meningkatkan pengambilan keputusan, mengurangi risiko hukum, dan mempromosikan lingkungan kerja yang transparan dan terinformasi. Melalui manajemen pengetahuan, para profesional SDM dapat mengakses informasi yang relevan, belajar dari pengalaman masa lalu, dan berkontribusi pada keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.
Tiga elemen inti dari manajemen pengetahuan SDM
Definisi manajemen pengetahuan SDM
Elemen-elemen inti dari manajemen pengetahuan SDM terdiri dari komponen-komponen yang berkontribusi pada perusahaan dan pemanfaatan informasi yang efektif di dalam departemen sumber daya manusia. Elemen-elemen ini meliputi:
Elemen 01: Kebijakan dan prosedur SDM yang komprehensif
Anda harus memiliki seperangkat pedoman untuk mengatur fungsi sumber daya manusia perusahaan anda. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai cetak biru untuk mengelola berbagai aspek hubungan pemberi kerja dan karyawan. Kebijakan SDM yang komprehensif dan SOP yang terdefinisi dengan baik mendorong konsistensi, keadilan, dan kepatuhan. Komponen-komponen utama dari kebijakan dan prosedur SDM yang komprehensif adalah sebagai berikut:
- Rekrutmen dan perekrutan: Menguraikan dengan jelas prosedur perekrutan, termasuk lowongan pekerjaan, seleksi kandidat, wawancara, dan proses orientasi.
- Kode etik dan etika: Tentukan perilaku yang diharapkan dan standar etika bagi karyawan untuk menumbuhkan budaya tempat kerja yang positif dan saling menghormati.
- Tunjangan karyawan: Merinci paket tunjangan organisasi, termasuk asuransi kesehatan, rencana pensiun, cuti berbayar, dan tunjangan lain yang ditawarkan kepada karyawan.
- Manajemen kinerja: Jelaskan proses evaluasi kinerja, termasuk kriteria kinerja, mekanisme umpan balik, dan prosedur untuk menangani masalah kinerja.
- Anti-pelecehan dan anti-diskriminasi: Nyatakan dengan jelas komitmen organisasi untuk mencegah dan menangani pelecehan dan diskriminasi, bersama dengan prosedur untuk melaporkan dan menyelidiki keluhan.
- Kebijakan cuti karyawan: Tentukan jenis cuti yang tersedia bagi karyawan, seperti cuti sakit, cuti liburan, dan cuti orang tua, serta prosedur untuk mengajukan dan menyetujui cuti.
- Klasifikasi dan kompensasi karyawan: Tentukan kriteria untuk klasifikasi karyawan (penuh waktu, paruh waktu, kontraktor) dan jelaskan struktur kompensasi organisasi.
- Prosedur pemutusan hubungan kerja: Tentukan proses pemberhentian karyawan, termasuk alasan pemberhentian, periode pemberitahuan, dan wawancara keluar.
- Kebijakan kerja jarak jauh dan telecommuting: Menetapkan pedoman dan harapan bagi karyawan yang bekerja dari jarak jauh, termasuk protokol komunikasi dan persyaratan peralatan.
- Kehadiran dan ketepatan waktu: Tentukan dengan jelas ekspektasi terkait kehadiran karyawan, ketepatan waktu, dan prosedur untuk meminta cuti.
- Penyelesaian konflik: Jelaskan prosedur untuk menyelesaikan konflik di antara karyawan, termasuk penggunaan mediasi atau metode penyelesaian perselisihan lainnya.
- Penggunaan media sosial dan teknologi: Tentukan penggunaan teknologi dan media sosial yang dapat diterima di tempat kerja, termasuk pedoman untuk melindungi reputasi organisasi.
- Perlu diingat bahwa tinjauan dan pembaruan secara berkala diperlukan untuk beradaptasi dengan kebutuhan organisasi yang terus berkembang dan perubahan hukum dan peraturan yang berlaku.
Elemen 02: Penyimpanan data terstruktur
Repositori data terstruktur Pengetahuan SDM
Anda perlu mengelola dan menyimpan data dalam format yang memungkinkan pengambilan, analisis, dan pemanfaatan yang mudah. Komponen utama repositori data terstruktur dalam konteks SDM meliputi:
- Repositori terpusat untuk data karyawan yang komprehensif, termasuk data pribadi, cuti, dan riwayat kerja.
- Basis data sistematis untuk melacak kehadiran, jam kerja, dan mengelola permintaan cuti.
- Penyimpanan terstruktur yang mengelola data kompensasi dan tunjangan karyawan, termasuk rincian gaji dan rencana pensiun.
- Sistem khusus untuk menyimpan data penilaian kinerja, umpan balik, dan rencana pengembangan.
- Penyimpanan yang terorganisir untuk dokumen yang terkait dengan kepatuhan SDM, persyaratan hukum, dan standar peraturan.
- Data yang teratur mengenai insiden keselamatan di tempat kerja, kejadian nyaris celaka, dan tindakan perbaikan.
- Penyimpanan ini memberdayakan para profesional SDM untuk membuat keputusan yang tepat, menganalisis tren, dan berkontribusi pada perencanaan strategis dalam perusahaan.
Elemen 03: Beradaptasi dengan perubahan hukum dan peraturan
Anda perlu melacak perubahan hukum dan peraturan dan bertindak sesuai dengan perubahan tersebut. Buatlah sistem untuk memantau hukum dan peraturan yang relevan yang dapat berdampak pada praktik-praktik SDM. Hal ini mencakup undang-undang ketenagakerjaan, peraturan keselamatan di tempat kerja, undang-undang anti-diskriminasi, dan kerangka kerja hukum lainnya yang mengatur ketenagakerjaan.
Anda mungkin juga perlu membangun hubungan dengan penasihat hukum atau konsultan yang berspesialisasi dalam hukum ketenagakerjaan. Terakhir, tinjau dan perbarui kebijakan dan prosedur SDM secara berkala untuk menyelaraskannya dengan persyaratan hukum yang baru.
Disadur dari: wperp.com