Membuat perubahan pada operasi dan proses internal menjadi semakin sulit seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda karena orang-orang sudah terbiasa dengan cara-cara lama. Namun, CIO perlu mengingat bahwa satu-satunya cara untuk meningkatkan proses adalah dengan mengidentifikasi hambatan dan area perbaikan.  Rekayasa proses bisnis memfasilitasi analisis sistemik yang berkelanjutan dan rekonstruksi proses yang ada, membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya secara signifikan. 

Apa yang dimaksud dengan rekayasa ulang proses bisnis (BPR)?
Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering/BPR) adalah strategi transformatif yang merombak operasi bisnis secara menyeluruh. BPR menargetkan peningkatan yang signifikan dalam hal produktivitas, waktu siklus, kualitas, dan kepuasan karyawan dan pelanggan. BPR bertujuan untuk merestrukturisasi proses bisnis untuk peningkatan yang luar biasa.

Apa itu rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering) BPR?

Rekayasa ulang, sering disebut sebagai reverse engineering atau rekayasa ulang perangkat lunak, adalah praktik yang melibatkan analisis, desain, dan modifikasi sistem perangkat lunak yang sudah ada sebelumnya. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk meningkatkan kualitas, kinerja, dan pemeliharaan. Rekayasa ulang dapat menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam efisiensi dan efektivitas perangkat lunak, menjadikannya alat yang berharga dalam bidang pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak.

Apakah rekayasa ulang proses bisnis (BPR) sama dengan peningkatan proses bisnis (BPI)?
Di permukaan, BPR terdengar sangat mirip dengan peningkatan proses bisnis (BPI). Namun, ada perbedaan mendasar yang membedakan keduanya. BPI mungkin tentang mengubah beberapa aturan di sana-sini. Namun, rekayasa ulang adalah pendekatan yang tidak dibatasi untuk melihat melampaui batas-batas yang ditentukan dan membawa perubahan besar.

Sementara BPI adalah pengaturan tambahan yang berfokus pada mengutak-atik proses yang ada untuk memperbaikinya, BPR melihat gambaran yang lebih luas. BPI tidak melawan arus. BPI mengidentifikasi kemacetan proses dan merekomendasikan perubahan pada fungsi-fungsi tertentu. Kerangka kerja proses pada dasarnya tetap sama ketika BPI digunakan. BPR, di sisi lain, menolak aturan yang ada dan sering kali mengambil rute yang tidak konvensional untuk mengulang proses dari perspektif manajemen tingkat tinggi. BPI seperti mengupgrade sistem pembuangan pada mobil proyek Anda. Rekayasa Ulang Proses Bisnis, BPR adalah tentang memikirkan kembali seluruh cara penanganan knalpot.

Lima langkah Rekayasa Ulang Proses Bisnis (BPR)

Agar rekayasa ulang proses bisnis tetap adil, transparan, dan efisien, para pemangku kepentingan perlu mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang langkah-langkah utama yang terlibat di dalamnya. Meskipun prosesnya dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya, langkah-langkah yang tercantum di bawah ini secara ringkas merangkum prosesnya:

Di bawah ini adalah 5 langkah rekayasa ulang proses bisnis:

1. Petakan kondisi proses bisnis Anda saat ini
Kumpulkan data dari semua sumber daya - baik perangkat lunak maupun pemangku kepentingan. Pahami bagaimana kinerja proses saat ini.

2. Analisis dan temukan kesenjangan atau pemutusan proses
Identifikasi semua kesalahan dan penundaan yang menghambat kelancaran proses. Pastikan jika semua detail tersedia di setiap langkah agar para pemangku kepentingan dapat mengambil keputusan dengan cepat.

3. Cari peluang perbaikan dan validasi
Periksa apakah semua langkah benar-benar diperlukan. Jika sebuah langkah hanya untuk memberi tahu orang tersebut, hapus langkah tersebut, dan tambahkan pemicu email otomatis.

4. Rancang peta proses keadaan masa depan yang mutakhir
Buatlah proses baru yang menyelesaikan semua masalah yang telah Anda identifikasi. Jangan takut untuk merancang proses yang benar-benar baru yang pasti akan bekerja dengan baik. Tentukan KPI untuk setiap langkah proses.

5. Menerapkan perubahan keadaan di masa depan dan memperhatikan ketergantungan
Beritahukan kepada setiap pemangku kepentingan tentang proses yang baru. Hanya lanjutkan setelah semua orang setuju dan teredukasi tentang cara kerja proses yang baru. Pantau KPI secara konstan.

Contoh kehidupan nyata dari BPR
Banyak perusahaan seperti Ford Motors, GTE, dan Bell Atlantic mencoba BPR selama tahun 1990-an untuk merombak operasi mereka. Proses rekayasa ulang yang mereka terapkan membuat perbedaan besar bagi mereka, secara dramatis memangkas pengeluaran mereka dan membuat mereka lebih efektif dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.

Kisahnya
Sebuah perusahaan telekomunikasi Amerika yang memiliki beberapa departemen untuk menangani dukungan pelanggan terkait kendala teknis, penagihan, permintaan sambungan baru, pemutusan layanan, dll. Setiap kali ada pelanggan yang mengalami masalah, mereka diharuskan menghubungi departemen terkait untuk menyelesaikan keluhan mereka. Perusahaan ini mengeluarkan jutaan dolar untuk memastikan kepuasan pelanggan, tetapi perusahaan kecil dengan sumber daya yang minim mengancam bisnis mereka.

Raksasa telekomunikasi ini meninjau situasi tersebut dan menyimpulkan bahwa mereka membutuhkan tindakan drastis untuk menyederhanakan segala sesuatunya-solusi satu atap untuk semua pertanyaan pelanggan. Perusahaan ini memutuskan untuk menggabungkan berbagai departemen menjadi satu, merumahkan karyawan untuk meminimalkan beberapa handoff dan membentuk pusat dukungan pelanggan untuk menangani semua masalah.

Beberapa bulan kemudian, mereka mendirikan pusat layanan pelanggan di Atlanta dan mulai melatih petugas perbaikan mereka sebagai 'ahli teknis frontend' untuk melakukan pekerjaan baru yang komprehensif. Perusahaan melengkapi tim dengan perangkat lunak baru yang memungkinkan tim dukungan untuk mengakses database pelanggan secara instan dan menangani hampir semua jenis permintaan.

Sekarang, jika pelanggan menelepon untuk menanyakan tagihan, mereka juga dapat memperbaiki nada sambung yang tidak menentu atau mengkonfirmasi permintaan layanan baru tanpa harus menelepon ke nomor lain. Ketika mereka masih berada di telepon, mereka juga dapat menggunakan menu telepon dengan tombol tekan untuk terhubung langsung dengan departemen lain untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan masukan tentang kualitas panggilan.

Proses kontak pelanggan yang telah didefinisikan ulang memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan baru:

• Menata ulang tim dan menghemat biaya serta waktu siklus
• Mempercepat aliran informasi, meminimalkan kesalahan, dan mencegah pengerjaan ulang
• Meningkatkan kualitas panggilan layanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan
• Mendefinisikan kepemilikan yang jelas atas proses dalam tim yang sekarang telah direstrukturisasi
• Memungkinkan tim untuk mengevaluasi kinerja mereka berdasarkan umpan balik instan

Berikut adalah 6 contoh manajemen proses bisnis di dunia nyata:

Kapan anda harus mempertimbangkan BPR
Masalah dengan BPR adalah semakin besar perusahaan anda, semakin mahal biaya yang harus dikeluarkan untuk mengimplementasikannya. Sebuah startup, lima bulan setelah peluncuran, mungkin mengalami pivot termasuk rekayasa ulang proses bisnis yang hanya memiliki biaya minimal untuk dieksekusi.

Namun, begitu sebuah organisasi tumbuh, akan lebih sulit dan lebih mahal untuk merekayasa ulang prosesnya secara menyeluruh. Namun, mereka juga yang dipaksa untuk berubah karena persaingan dan pergeseran pasar yang tak terduga. Namun, lebih dari sekadar spesifik untuk industri tertentu, kebutuhan akan BPR selalu didasarkan pada apa yang menjadi tujuan organisasi. BPR efektif ketika perusahaan perlu mendobrak pakem dan membalikkan keadaan untuk mencapai tujuan yang ambisius. Untuk langkah-langkah seperti itu, mengadopsi opsi manajemen proses lainnya hanya akan menata ulang kursi geladak di Titanic.

 Pertanyaan inti
Sebelum Anda memutuskan untuk mengadopsi BPR untuk perombakan fungsional, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Siapa pelanggan kita? Nilai-nilai apa yang kita tawarkan kepada mereka?
2. Apakah proses yang ada saat ini memberikan nilai yang diharapkan?
3. Apakah proses-proses tersebut perlu didefinisikan ulang atau didesain ulang?
4. Apakah proses-proses tersebut selaras dengan misi dan tujuan jangka panjang kita?
5. Bagaimana kita akan menangani proses yang ada jika kita adalah perusahaan baru?
6. Jika sebuah perusahaan menyimpulkan bahwa perusahaan tersebut?

Pada kenyataannya, beroperasi dengan alasan yang tidak sesuai, maka perusahaan tersebut harus mengidentifikasi solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut atau mempertimbangkan BPR untuk melakukan perombakan total. Jika dilakukan dengan baik, pendekatan radikal BPR memberikan hasil yang dramatis bagi perusahaan dalam hal peningkatan waktu siklus, kualitas produk, produktivitas, dan sebagainya.

BPM yang baik mengurangi kebutuhan akan BPR
Produktivitas karyawan pasti terpukul selama rekayasa ulang proses. Perubahan sulit untuk dikelola, dan menghemat banyak biaya untuk analisis, rekayasa ulang, dan dokumentasi. Jika proses dikelola dengan lebih baik selama runtime, kebutuhan untuk rekayasa ulang akan sangat berkurang.

Kissflow adalah platform low-code yang memungkinkan Anda membuat, merampingkan, dan mendigitalkan proses dengan pengkodean minimal. Anda dapat langsung membuat proses baru dari awal atau meningkatkan proses baru dengan editor drag-and-drop visual.

Kemampuan pelaporan yang kuat dari Kissflow memudahkan untuk memantau kinerja proses, mengidentifikasi masalah efisiensi, dan membuat keputusan berdasarkan data untuk merekayasa ulang proses untuk meningkatkan efisiensi. Dengan perangkat lunak Kissflow BPM, Anda mendapatkan lebih banyak visibilitas ke dalam proses dan fungsinya. 

Disadur dari: kissflow.com

Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) adalah pendekatan manajemen strategis yang bertujuan untuk mendesain ulang dan meningkatkan proses bisnis inti organisasi secara radikal. Ini adalah metodologi yang berfokus pada pencapaian peningkatan yang signifikan dalam hal efisiensi, produktivitas, kualitas, dan kepuasan pelanggan. Dalam blog ini, kami akan membahas konsep dan prinsip utama BPR dan bagaimana BPR berkontribusi terhadap transformasi perusahaan.

Memahami rekayasa ulang proses bisnis (BPR)
BPR bukan hanya tentang membuat perubahan tambahan atau mengoptimalkan proses yang sudah ada; BPR adalah tentang menata ulang cara kerja dan menerapkan transformasi radikal. Prinsip-prinsip dasar BPR meliputi:

• Pendekatan yang berpusat pada proses: BPR berpusat pada pemahaman, analisis, dan desain ulang proses yang penting bagi operasi organisasi. Proses-proses ini dapat menjangkau berbagai departemen dan fungsi.
• Desain ulang radikal: BPR mendorong organisasi untuk memulai dengan catatan yang bersih dan mempertanyakan setiap aspek dari proses mereka. Hal ini sering kali melibatkan penghilangan langkah-langkah yang tidak bernilai tambah, mengotomatisasi tugas-tugas, dan menyederhanakan alur kerja.
• Fokus pada pelanggan: BPR sangat menekankan pada pemenuhan dan melampaui harapan pelanggan. BPR berusaha menyelaraskan proses dengan kebutuhan dan preferensi nasabah.
• Efisiensi dan efektivitas: Tujuan utama BPR adalah meningkatkan efisiensi dengan mengurangi pemborosan dan ketidakefisienan serta meningkatkan efektivitas dengan memberikan hasil yang lebih baik.
• Pemberdayaan teknologi: BPR sering memanfaatkan teknologi untuk menyederhanakan proses, mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang, dan memfasilitasi pengambilan keputusan berbasis data.
• Tim lintas fungsional: Proyek BPR biasanya melibatkan tim lintas fungsi yang berkolaborasi untuk mendesain ulang dan mengimplementasikan proses.

Elemen-elemen utama rekayasa ulang proses bisnis

Inisiatif BPR yang sukses biasanya menggabungkan beberapa elemen kunci:

• Identifikasi proses: Mengidentifikasi proses yang perlu direkayasa ulang adalah langkah pertama. Perusahaan harus memprioritaskan proses yang memiliki dampak paling signifikan terhadap tujuan mereka.
• Analisis proses: Analisis mendalam terhadap proses yang ada dilakukan untuk mengidentifikasi kemacetan, inefisiensi, dan area yang perlu ditingkatkan.
• Desain ulang: Mendesain ulang proses melibatkan pembuatan proses baru yang lebih baik yang menggabungkan praktik terbaik, otomatisasi, dan peningkatan efisiensi.
• Integrasi teknologi: Mengintegrasikan solusi teknologi, seperti perangkat lunak dan alat otomatisasi, untuk mendukung proses yang didesain ulang merupakan langkah penting.
• Manajemen perubahan: Mengelola aspek manusia dalam perubahan sangatlah penting. Karyawan harus dilibatkan, dilatih, dan dimotivasi untuk menerima proses yang baru.
• Pengukuran kinerja: Menetapkan metrik kinerja dan indikator kinerja utama (KPI) untuk menilai efektivitas proses yang dirancang ulang.
• Perbaikan berkesinambungan: BPR bukanlah upaya sekali jadi, melainkan sebuah komitmen yang berkelanjutan untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan.

Manfaat rekayasa ulang proses bisnis

Menerapkan BPR dapat menghasilkan berbagai manfaat bagi perusahaan, termasuk:

• Pengurangan biaya: BPR dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dengan menghilangkan pemborosan dan meningkatkan alokasi sumber daya.
• Peningkatan efisiensi: Proses yang disederhanakan dan otomatisasi menghasilkan alur kerja yang lebih cepat dan efisien.
• Peningkatan kualitas: Proses yang disempurnakan sering kali menghasilkan produk dan layanan yang lebih berkualitas.
• Peningkatan kepuasan pelanggan: Menyelaraskan proses dengan kebutuhan pelanggan menghasilkan pengalaman dan kepuasan pelanggan yang lebih baik.
• Keunggulan kompetitif: Organisasi yang menjalani BPR yang sukses mendapatkan keunggulan kompetitif dengan memberikan produk atau layanan yang lebih baik secara lebih efisien.
• Inovasi: BPR mendorong budaya inovasi dan pemecahan masalah secara kreatif.
• Penyelarasan strategis: BPR memastikan bahwa proses-prosesnya selaras dengan tujuan strategis perusahaan.

Tantangan rekayasa ulang proses bisnis

Meskipun BPR menawarkan manfaat yang besar, BPR juga memiliki beberapa tantangan, antara lain:

• Resistensi terhadap perubahan: Karyawan mungkin menolak perubahan radikal terhadap proses yang sudah ada.
• Sumber daya yang Intensif: BPR dapat membutuhkan investasi yang signifikan dalam hal waktu, uang, dan keahlian.
• Risiko kegagalan: Proyek BPR dapat gagal jika tidak dijalankan dengan benar, yang menyebabkan pemborosan sumber daya dan terganggunya operasional.
• Terlalu menekankan pada teknologi: Terlalu fokus pada teknologi dapat menyebabkan pengabaian aspek manusia dan budaya BPR.

Kesimpulan

Rekayasa ulang proses bisnis adalah metodologi yang ampuh yang dapat mengubah organisasi dengan merevolusi cara kerja. Dengan mengambil pendekatan yang berpusat pada proses, merangkul teknologi, dan menyelaraskan dengan kebutuhan pelanggan, perusahaan dapat mencapai peningkatan substansial dalam efisiensi, efektivitas, dan daya saing. BPR mewakili komitmen terhadap inovasi yang berkelanjutan dan kemauan untuk menantang status quo untuk mencapai keunggulan.

Disadur dari: mbahub.in

Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, menjadi yang terdepan berarti terus mengevaluasi dan meningkatkan cara kita melakukan sesuatu. Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering/BPR) melibatkan penguraian dan pembangunan kembali alur kerja dan sistem organisasi untuk mencapai efisiensi tertinggi. Ini adalah langkah penting bagi bisnis yang mencari peningkatan strategis dalam kinerja dan kepuasan pelanggan.

Baca terus untuk mengetahui bagaimana BPR dapat membantu merevolusi organisasi Anda. Rangkullah perubahan, tingkatkan produktivitas, dan tetaplah menjadi yang terdepan dalam pasar yang kompetitif. Siap memulai perjalanan Anda menuju kesuksesan yang efisien? Daftar sekarang tanpa kartu kredit dan jelajahi bagaimana SweetProcess dapat menjadi mitra sempurna anda dalam perjalanan transformatif ini.

Rekayasa ulang proses bisnis anda menggunakan SweetProcess

Apa arti rekayasa ulang proses bisnis sebenarnya?
Rekayasa ulang proses bisnis
Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering/BPR) adalah pemikiran ulang yang mendasar dan desain ulang proses bisnis secara radikal. Hal ini dilakukan untuk mencapai peningkatan yang signifikan dalam ukuran kinerja yang penting saat ini seperti biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan. BPR lebih dari sekadar mengubah metode yang ada atau melakukan perbaikan kecil; BPR adalah perubahan besar, sebuah penemuan kembali bagaimana pekerjaan dilakukan.

Bayangkan alur kerja perusahaan sebagai sebuah sungai. BPR bukan hanya tentang mengarahkan sungai melalui saluran kecil atau membersihkan air; BPR adalah tentang mengubah rute sungai secara keseluruhan atau menemukan sumber baru. Hal ini melibatkan melihat esensi dari proses perusahaan dan bertanya: “Jika kita memulai dari awal hari ini, dengan mengetahui apa yang kita ketahui sekarang".

Bagaimana kita akan merancang proses ini?

Pendekatan ini membantu mengidentifikasi dan menghilangkan tugas-tugas yang berlebihan, merampingkan alur kerja, dan menyelaraskan kebutuhan bisnis dengan proses secara lebih efektif. Konsep ini sangat relevan dalam lanskap bisnis yang berkembang pesat saat ini. Perusahaan sering kali menemukan bahwa proses yang sudah efisien perlu diperbarui. Hal ini terutama disebabkan oleh kemajuan teknologi yang cukup besar, pergeseran pasar, atau bahkan perubahan internal.

BPR memungkinkan perusahaan dalam situasi seperti ini untuk melangkah mundur dan mengubah setiap proses agar lebih selaras dengan tujuan mereka saat ini dan realitas pasar. Ini adalah strategi yang berani, namun jika dijalankan dengan baik, hal ini dapat menghasilkan keuntungan yang luar biasa dalam hal efisiensi dan kinerja, yang pada dasarnya dapat mengubah posisi kompetitif suatu organisasi.

Sebagai contoh, produsen mobil dapat menggunakan BPR untuk merombak lini perakitan mereka yang sudah ketinggalan zaman di industri otomotif. Alih-alih melakukan perubahan kecil, mereka dapat menerapkan desain ulang lengkap dengan robotika canggih, yang secara signifikan memangkas waktu dan biaya produksi sekaligus meningkatkan kualitas kendaraan.

Demikian pula, sebuah pusat layanan kesehatan dapat mengubah operasinya melalui BPR, bukan dengan langkah-langkah kecil seperti melatih ulang staf tetapi dengan merombak seluruh pemberian layanan dan memperkenalkan otomatisasi. Memperkenalkan perangkat lunak seperti SweetProcess dapat menyederhanakan segala sesuatu mulai dari proses penerimaan pasien hingga proses koordinasi perawatan. Alur kerja yang disederhanakan meningkatkan efisiensi operasional dan pengalaman pasien secara keseluruhan.

Manfaat rekayasa ulang proses bisnis untuk perusahaan
Rekayasa ulang proses bisnis
Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) menawarkan banyak manfaat bagi organisasi, yang pada dasarnya membentuk kembali cara mereka beroperasi dan bersaing di pasar.

Meningkatkan efisiensi dan kecepatan operasi bisnis
BPR sering kali menghasilkan proses yang lebih efisien. Dengan mengevaluasi dan mendesain ulang alur kerja, langkah-langkah yang tidak perlu dapat dihilangkan dan operasi menjadi lebih efisien. Sebagai contoh, perusahaan dapat mengintegrasikan teknologi baru untuk mengotomatisasi proses dan tugas tertentu. Hal ini akan mempercepat alur kerja dan mengurangi kesalahan manual.

Menghilangkan aktivitas bisnis yang tidak produktif
BPR membantu mengidentifikasi dan menyingkirkan aktivitas yang berlebihan dan tidak bernilai tambah. Pemangkasan tugas-tugas yang tidak perlu ini menghemat waktu dan sumber daya, sehingga menghasilkan operasi yang lebih ramping dan terfokus.

Menetapkan kepemilikan proses yang jelas
BPR memperjelas peran dan tanggung jawab dengan mendesain ulang proses-proses yang tidak efisien. Penggambaran yang jelas ini memastikan bahwa setiap anggota tim tahu apa yang menjadi tanggung jawab mereka. Hal ini mengarah pada koordinasi dan pelaksanaan tugas yang lebih baik.

Meningkatkan kinerja bisnis dan produktivitas karyawan
Proses yang lebih baik menghasilkan kinerja yang lebih baik. Karyawan akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas yang tidak berguna dan lebih banyak waktu untuk aktivitas yang bernilai tambah. Hal ini meningkatkan produktivitas karyawan dan, pada gilirannya, meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Mengurangi biaya operasional
Merampingkan proses melalui BPR sering kali menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Organisasi dapat memangkas biaya operasional dengan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, mengurangi waktu pengerjaan tugas, dan meningkatkan alokasi sumber daya.

Meningkatkan keunggulan kompetitif
Strategi BPR yang dijalankan dengan sempurna dapat memberikan keunggulan yang signifikan bagi perusahaan. Dengan beroperasi secara lebih efisien dan efektif, perusahaan dapat menawarkan produk atau layanan yang lebih baik, merespons perubahan pasar dengan cepat, dan berinovasi dengan lebih cepat.

Meningkatkan kepuasan dan retensi nasabah
Ketika proses menjadi efisien, kualitas produk atau layanan meningkat secara signifikan. Hal ini meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan, karena pelanggan menikmati pengalaman dan nilai yang lebih baik.

Menyederhanakan operasi dan proses
BPR sering kali menghasilkan proses yang lebih sederhana dan mudah. Kesederhanaan ini memudahkan karyawan untuk memahami dan melaksanakan tugas mereka dan bagi manajemen untuk terus memantau dan meningkatkan proses ini.

Cara menerapkan rekayasa ulang proses bisnis untuk perushaan anda dalam 6 langkah
Rekayasa ulang proses bisnis
Menerapkan rekayasa ulang proses bisnis (BPR) di organisasi Anda membutuhkan pendekatan yang terstruktur. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk mengubah proses bisnis Anda untuk efisiensi dan efektivitas maksimum.

Mendiagnosis masalah yang ada dalam bisnis anda
Mulailah dengan mempelajari proses bisnis Anda saat ini. Bedah setiap proses untuk menemukan ketidakefisienan seperti kemunduran kualitas, masalah biaya, dan penundaan atau kemacetan yang menghambat anda. Selain mengidentifikasi masalah yang terlihat jelas, langkah ini juga melibatkan pemahaman tentang penyebab utama dari masalah-masalah tersebut, mulai dari proses dan teknologi yang sudah ketinggalan zaman hingga desain alur kerja yang tidak efisien.

Mengidentifikasi kesenjangan dan peluang perbaikan
Setelah mengidentifikasi masalah, tentukan dengan tepat keterputusan dalam proses Anda. Tahap ini adalah tentang memetakan jarak antara kondisi Anda saat ini dan kondisi yang Anda inginkan, menemukan area-area utama yang siap untuk peningkatan yang signifikan. Ini adalah kesempatan untuk menata ulang proses untuk mengatasi kekurangan saat ini dan memposisikan organisasi untuk menghadapi tantangan dan peluang di masa depan.

Kembangkan dan uji hipotesis anda
Lakukan pendekatan perbaikan seperti seorang ilmuwan dengan membuat hipotesis untuk proses yang lebih baik. Bereksperimenlah dengan ide-ide ini dalam lingkungan yang lebih kecil untuk memeriksa dampak dan kelayakannya. Memvalidasi keefektifannya akan sangat membantu anda membuat keputusan yang jelas tentang langkah selanjutnya yang harus diambil tanpa mengganggu keseluruhan sistem. Hal ini melibatkan pengulangan pendekatan yang berbeda, menyempurnakan ide berdasarkan umpan balik, dan mengidentifikasi solusi yang paling layak untuk implementasi yang lebih luas.

Rancang peta proses masa depan yang mutakhir dan terperinci
Buatlah rancangan peta atau cetak biru proses masa depan yang Anda bayangkan dengan wawasan yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya. Cetak biru ini harus secara jelas menggambarkan setiap langkah dari proses baru yang disederhanakan.

Fase desain lebih dari sekadar merencanakan setiap langkah proses, namun juga mempertimbangkan bagaimana langkah-langkah tersebut berinteraksi dan berkontribusi terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan. Ini adalah pendekatan komprehensif yang melihat proses dari perspektif mikro dan makro.

Menerapkan proses baru
Meluncurkan proses baru dengan hati-hati, memastikan tim Anda siap. Fase ini mirip dengan mengemudikan kapal melalui perairan baru, yang membutuhkan navigasi dan penyesuaian yang cermat. Sekali lagi, semua anggota tim harus ikut serta, terlatih dengan baik untuk menavigasi perubahan dan memahami peran mereka dalam sistem yang baru. Alat otomatisasi yang hebat sangat berharga untuk implementasi. Langkah pertama adalah mendaftar ke SweetProcess untuk transisi yang lancar.

Mengevaluasi kinerja
Terakhir, analisis kinerja proses baru ini. Tinjau secara teratur bagaimana proses baru berfungsi, mengidentifikasi area untuk perbaikan dan penyempurnaan yang berkelanjutan. Fase ini harus melibatkan umpan balik di mana wawasan yang diperoleh dari pemantauan KPI, atau metrik, digunakan untuk menyempurnakan lebih lanjut dan mengoptimalkan proses. Ini adalah komitmen untuk perbaikan dan keunggulan yang berkelanjutan. Setiap langkah sangat penting untuk implementasi BPR yang sukses, yang secara signifikan meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.

Cara mengelola proses bisnis perusahaan anda menggunakan SweetProcess
Rekayasa ulang proses bisnis
SweetProcess hadir sebagai alat transformatif, menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola dan merekayasa ulang proses bisnis. SweetProcess berada di garis depan transformasi digital, menyediakan platform yang mudah digunakan yang dirancang untuk memberdayakan organisasi dalam upaya mereka mencapai keunggulan operasional.

Disadur dari: sweetprocess.com

Rekayasa ulang proses bisnis
Membuat proses untuk bisnis anda di SweetProcess cukup mudah. ShipCalm, sebuah perusahaan pemenuhan e-commerce yang sedang berkembang, berhasil mengatasi masalah pertumbuhannya dengan beralih ke SweetProcess untuk merampingkan proses. Memanfaatkan platform SweetProcess yang mudah digunakan, ShipCalm memulai rekayasa ulang proses bisnisnya.

Dalam langkah strategis untuk mengatasi tantangan terkait pertumbuhannya, ShipCalm menggunakan SweetProcess, memastikan ekspansi operasionalnya bertemu dengan proses bisnis yang dioptimalkan dan disinkronkan. Integrasi yang mulus dari SweetProcess memungkinkan ShipCalm untuk menavigasi masalah pertumbuhannya secara efektif dan menetapkan alur kerja standar yang dapat beradaptasi dengan skalabilitas di masa depan, yang menunjukkan keampuhan platform dalam memfasilitasi pengoptimalan proses bisnis untuk perusahaan yang sedang berkembang. Untuk mengambil isyarat dari ShipCalm, berikut adalah panduan langkah demi langkah tentang cara membuat proses menggunakan SweetProcess:

1. Akses dasbor SweetProcess:

 Masuk ke akun SweetProcess Anda dan arahkan ke dasbor.

2. Arahkan ke proses:

Cari tombol “Proses” khusus di dasbor. Klik tombol tersebut untuk memulai pembuatan proses.

3. Buat proses baru:

Di dalam bagian “Proses”, cari opsi untuk membuat proses baru. Klik tombol ini untuk memulai.

4. Judul dan deskripsi:

Berikan judul dan deskripsi untuk proses Anda. Pastikan keduanya jelas dan ringkas. Setelah memasukkan detailnya, klik “Lanjutkan.”

5. Tambahkan ke tim:

Tentukan tim yang menjadi bagian dari proses ini. Hal ini membantu dalam mengatur dan mengelompokkan proses secara efektif.

6. Deskripsi tambahan:

Untuk memudahkan identifikasi, tambahkan deskripsi pada judul. Ini bisa berupa informasi tambahan yang memberikan lebih banyak konteks tentang proses tersebut.

7. Tambahkan Langkah-langkah:

Mulailah menambahkan langkah-langkah ke proses anda dengan mengklik tombol “Tambah Langkah”. Anda dapat menambahkan langkah sebanyak yang dibutuhkan. Sertakan judul dan deskripsi untuk setiap langkah dan lampirkan file atau gambar yang relevan. Selain itu, Anda dapat menugaskan langkah tersebut ke anggota tim atau departemen tertentu.

8. Pesan dan edit langkah:

SweetProcess memberikan fleksibilitas dalam menyusun ulang langkah-langkah. Anda dapat dengan mudah memindahkan langkah-langkah untuk mencapai urutan yang diinginkan. Hapus langkah apa pun yang menurut Anda tidak perlu. 

9. Tinjau dan selesaikan:

Luangkan waktu sejenak untuk meninjau seluruh proses. Pastikan semua langkah sudah jelas dan terdefinisi dengan baik. Edit seperlunya untuk meningkatkan kejelasan.

10. Publikasikan proses:

Setelah anda menambahkan semua langkah yang diperlukan dan meninjau prosesnya, sekarang saatnya untuk menayangkannya. Klik tombol “Setujui” atau opsi serupa. Proses Anda sekarang telah dipublikasikan dan dapat dilihat oleh anggota tim.

11. Konfirmasi akhir:

Konfirmasikan bahwa proses Anda sekarang sudah tayang dan dapat diakses oleh tim yang ditunjuk.

12. Selesai:

Selamat! Anda telah berhasil membuat proses pertama Anda di SweetProcess. Tim Anda sekarang dapat mengikuti alur kerja terstandardisasi ini untuk operasi yang efisien.

Cara membuat prosedur menggunakan SweetAI
Rekayasa ulang proses bisnis

• Pilih tab prosedur di dasbor atau dari menu tarik-turun “Lainnya”.

Rekayasa ulang proses bisnis

• Masukkan judul prosedur dan pilih “Tulis dengan SweetAI” seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Anda juga akan menerima saran untuk prosedur umum dalam industri bisnis Anda.
• Selanjutnya, Anda memiliki prosedur yang telah ditulis dengan baik. Anda dapat memutuskan untuk mengedit dengan mengklik ikon pensil dan menambahkan lebih banyak langkah atau membiarkannya apa adanya.
• Itu dia, dengan diagram alir (representasi visual) Anda di sisi layar. Diagram alir memungkinkan Anda untuk melihat alur kerja agar mudah dipahami.

Cara melihat riwayat versi proses di SweetProcess

• SweetProcess memungkinkan nda untuk melihat riwayat semua aktivitas yang dilakukan pada suatu proses. Anda memiliki kebebasan untuk melihat siapa yang melakukan apa dan kapan, dan ini meningkatkan akuntabilitas. Stone & Wood, sebuah perusahaan pembuat bir, membutuhkan bantuan untuk memperbarui prosedur dan proses kerja setelah mereka menemukan SweetProcess.
• SweetProcess secara signifikan mengubah operasi Stone dan Wood, mengatasi tantangan dalam orientasi, pembaruan proses, distribusi pengetahuan, dan kepatuhan. Platform ini menyederhanakan proses orientasi karyawan, membuat tugas dan pembelajaran menjadi lebih efisien. Fungsionalitas seluler menyederhanakan pembaruan proses di tempat, sementara perannya sebagai basis pengetahuan terpusat meningkatkan aksesibilitas informasi. 
• Fitur penandatanganan meningkatkan transparansi komunikasi. SweetProcess juga memfasilitasi kepatuhan terhadap peraturan, dengan menyediakan bukti pelatihan karyawan. Singkatnya, SweetProcess muncul sebagai solusi komprehensif, yang meningkatkan efisiensi di berbagai aspek operasional Stone dan Wood.

Anda juga dapat memanfaatkan fitur-fitur ini dengan mengikuti langkah-langkah berikut untuk melihat riwayat versi saat menggunakan alat ini. Mulailah dengan mengklik ikon jam di sisi kiri layar, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

Rekayasa ulang proses bisnis
Ini akan menampilkan versi live dan draf serta waktu pembuatan draf dan persetujuan. Namun, jika Anda tidak menyukai versi yang telah disetujui, Anda dapat membatalkannya dan kembali ke draf. Hal ini memastikan bahwa anda memiliki fleksibilitas untuk mengubah prosedur dengan lancar.

Banyak perusahaan yang beralih ke SweetProcess untuk membantu mereka dalam rekayasa ulang proses bisnis. Salah satunya adalah Rise25, yang menggunakan perangkat lunak SweetProcess untuk merestrukturisasi alur kerjanya. Tim ini sangat terkejut dengan betapa mudahnya bagi mereka untuk merancang dan mengelola prosedur dengan program ini. Salah satu pendiri Rise25, Dr. Jeremy Weisz, menyatakan bahwa SweetProcess memudahkan anggota staf untuk menemukan barang dan membantu mereka mengelola prosedur operasi standar.

Kelompok ini menemukan bahwa perangkat lunak ini memudahkan mereka untuk menetapkan tujuan dan memantau kemajuan mereka. Mereka merasa mudah untuk mempertahankan fokus setiap orang dan menjamin bahwa proyek-proyek yang dikerjakan selesai sesuai jadwal. Menurut Jeremy, ketenangan pikiran adalah pengubah permainan. Mereka tidak lagi khawatir jika ada karyawan yang salah menaruh dokumen karena semuanya sudah terotomatisasi.

Disadur dari: sweetprocess.com

Rekayasa ulang proses bisnis
Tujuh prinsip inti rekayasa ulang proses bisnis (BPR) ini adalah panduan penting yang membantu organisasi memikirkan kembali dan mendesain ulang proses mereka secara radikal.

Berikut ini adalah ikhtisar dari setiap prinsip:

Prinsip 1: Atur berdasarkan hasil, bukan tugas
Lebih dari sekadar berfokus pada hasil, prinsip ini membutuhkan perubahan mendasar dalam pola pikir organisasi. Ini berarti mendefinisikan peran dan tanggung jawab bukan berdasarkan tugas yang dilakukan karyawan, melainkan berdasarkan hasil yang menjadi tanggung jawab mereka. Pendekatan ini mendorong budaya yang lebih berorientasi pada hasil dalam perusahaan, mendorong akuntabilitas yang lebih besar dan kejelasan dalam mencapai tujuan bisnis.

Prinsip 2: Mengidentifikasi semua proses dalam perusahaan dan memprioritaskannya dalam urutan urgensi desain ulang
Setelah mengidentifikasi semua proses, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi dampaknya terhadap tujuan strategis organisasi dan kepuasan pelanggan. Proses yang memiliki dampak terbesar pada area-area tersebut harus diprioritaskan untuk didesain ulang. Pendekatan sistematis ini memastikan bahwa proses yang paling penting dioptimalkan terlebih dahulu, yang mengarah pada peningkatan yang lebih efektif dan segera dalam kinerja secara keseluruhan.

Prinsip 3: Mintalah mereka yang menggunakan hasil dari proses tersebut untuk melakukan proses tersebut
BPR menganjurkan kepemilikan proses oleh mereka yang secara langsung mendapatkan manfaat dari atau menggunakan hasil dari proses tersebut. Prinsip ini menekankan bahwa individu yang memahami kebutuhan dan harapan pengguna akhir adalah yang paling cocok untuk mendorong peningkatan dalam proses terkait.

Prinsip 4: Memperlakukan sumber daya yang tersebar dari berbagai area seolah-olah terpusat
Sentralisasi memungkinkan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik, karena memungkinkan alokasi dan manajemen yang lebih efisien. BPR memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan teknologi dan alat komunikasi untuk memperlakukan sumber daya yang tersebar secara geografis seolah-olah terpusat. Hal ini mengurangi redundansi dan biaya operasional. Hal ini juga mendorong strategi organisasi yang terpadu, karena sumber daya dari berbagai departemen diselaraskan untuk mencapai tujuan bersama.

Prinsip 5: Hubungkan aktivitas-aktivitas yang paralel dalam alur kerja
BPR mendorong untuk menghubungkan aktivitas-aktivitas yang serupa untuk menciptakan alur kerja yang lebih kohesif dan efisien. Prinsip ini bertujuan untuk menyinkronkan tugas-tugas paralel untuk meminimalkan waktu menganggur dan memastikan alur kerja yang berkesinambungan.

Ini adalah tentang menciptakan sinergi antara proses yang simultan dan meningkatkan kecepatan dan efisiensi operasi secara keseluruhan. Dengan berfokus pada aliran aktivitas, organisasi dapat menghindari kemacetan dan meningkatkan kecepatan proses secara keseluruhan.

Prinsip 6: Jadikan kinerja sebagai titik keputusan utama dan bangun kontrol ke dalam proses
BPR merekomendasikan desentralisasi pengambilan keputusan hingga ke titik di mana pekerjaan dilakukan. Prinsip ini memberdayakan karyawan di garis depan untuk membuat keputusan berdasarkan keahlian mereka, mengurangi birokrasi dan memfasilitasi waktu respon yang lebih cepat. Secara bersamaan, membangun mekanisme kontrol langsung ke dalam proses membantu menjaga konsistensi dan kualitas.

Prinsip 7: Dapatkan informasi sekali dan dari sumbernya
Menerapkan prinsip ini akan meminimalkan kesalahan dan kesalahan informasi yang sering terjadi akibat beberapa entri data. Prinsip ini memastikan bahwa data yang diperoleh akurat dan dapat diandalkan, yang sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat. Pendekatan ini juga menyederhanakan pengumpulan dan pemrosesan data, menghemat waktu dan mengurangi beban kerja karyawan.

Prinsip-prinsip ini bukan hanya konsep teoretis; prinsip-prinsip ini merupakan panduan praktis yang, jika diterapkan secara efektif, dapat secara signifikan meningkatkan fungsi organisasi, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan pemberian layanan. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini membantu menciptakan kerangka kerja yang kuat untuk rekayasa ulang proses bisnis.

Contoh rekayasa ulang proses bisnis yang dapat anda pelajari
Rekayasa ulang proses bisnis
Berbagai perusahaan di berbagai industri telah menerapkan rekayasa ulang proses bisnis (RBP) secara efektif. Berikut adalah beberapa contoh nyata yang menggambarkan bagaimana BPR dapat mengubah operasi bisnis:

1. Ford
Sebelum BPR, sistem hutang piutang Ford harus lebih efisien dan membutuhkan banyak staf. Setelah menerapkan BPR, mereka merekayasa ulang prosesnya, mengadopsi sistem database baru, dan menghilangkan redundansi entri data. Pasca BPR, Ford secara signifikan mengurangi tenaga kerja di departemen ini sekaligus meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses akuntansi.

Selain itu, pada tahun 1990-an, Ford Motor Company berjuang untuk mengimbangi pesaing global seperti Toyota dan Honda. Ford berurusan dengan beberapa masalah rantai pasokan. Waktu tunggu yang lama, biaya persediaan yang tinggi, dan kebutuhan akan visibilitas yang lebih jelas terhadap kinerja pemasok menjadi perhatian utama.

Faktor-faktor ini menghambat kemampuan Ford untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar dan permintaan pelanggan, sehingga menempatkannya pada posisi yang kurang menguntungkan terhadap pesaing yang lebih gesit. Ford beralih ke inisiatif rekayasa ulang proses bisnis (BPR) untuk meningkatkan keunggulan kompetitifnya, yang bertujuan untuk merampingkan operasi dan memangkas biaya.

Hal ini dilakukan dengan mengadopsi Ford Production System (FPS), sebuah strategi baru yang dirancang untuk merombak operasi Ford. FPS berperan penting dalam mengurangi waktu tunggu dan biaya inventaris sekaligus meningkatkan kinerja pemasok.

Selain itu, FPS meningkatkan transparansi di seluruh rantai pasokan, sehingga memungkinkan Ford untuk lebih responsif terhadap perubahan permintaan pelanggan. Dampak dari perubahan ini sangat signifikan. Ford tidak hanya mencapai peningkatan efisiensi dalam operasinya, tetapi juga mengalami peningkatan kepuasan pelanggan.

Langkah strategis ini membantu Ford meningkatkan profitabilitasnya dan memperkuat posisinya di pasar mobil yang sangat kompetitif. Melalui upaya BPR ini, Ford menunjukkan bagaimana memikirkan kembali dan menciptakan kembali proses internal dapat menghasilkan peningkatan bisnis yang substansial dan kesuksesan dalam lanskap industri yang dinamis.

2. Amazon
Manajemen inventaris Amazon pada awalnya membutuhkan banyak pekerjaan, yang menyebabkan penundaan dan inefisiensi. Perusahaan merevolusi proses pergudangan dan distribusinya melalui BPR, memperkenalkan otomatisasi canggih dan AI. Transformasi ini menghasilkan pemrosesan pesanan yang lebih cepat, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Amazon telah mengubah operasinya menggunakan teknologi cloud dan data besar, menciptakan model bisnis unik yang merangkul otomatisasi dan adaptasi berkelanjutan terhadap kebutuhan pelanggan. Pemasaran otomatis Amazon menyesuaikan rekomendasi dengan perilaku masing-masing pelanggan, meningkatkan pengalaman berbelanja dengan saran yang dipersonalisasi.

Sekarang menjadi pemimpin e-commerce, Amazon telah merambah ke layanan logistik, penyimpanan data, dan pembayaran. Dengan 85 juta pelanggan Amazon Prime di Amerika Serikat saja, menyebut Amazon sebagai perusahaan e-commerce adalah pernyataan yang meremehkan. Pertumbuhannya yang terus berlanjut memberikan pelajaran berharga bagi bisnis di semua sektor.

3. Taco Bell
Lintasan pertumbuhan Taco Bell dari bisnis senilai $500 juta pada tahun 1982 menjadi kerajaan senilai $3 miliar pada awal 1990-an adalah bukti kekuatan rekayasa ulang proses bisnis (BPR). Perusahaan ini sepenuhnya mengubah model bisnisnya, mengalihkan fokus ke layanan ritel dan memusatkan persiapan makanan.

Memperkenalkan program K-minus berarti bahwa bahan-bahan makanan disiapkan di dapur pusat dan dirakit di restoran sesuai pesanan, sehingga merampingkan layanan.

Upaya rekayasa ulang ini mengatasi beberapa masalah yang dihadapi Taco Bell:

• Perusahaan mengatasi masalah visi bisnis yang tidak jelas dengan menata ulang departemen SDM-nya secara menyeluruh.
• Sistem operasional mengalami desain ulang yang dramatis, mengalihkan fokus dari proses ke kepuasan pelanggan.
• Struktur manajemen disederhanakan dengan mengganti supervisor area menjadi manajer pasar dan mengurangi jumlah mereka, sehingga menghasilkan tim manajemen yang lebih ramping dan responsif.
• Dalam sebuah langkah berani, ruang fisik dapur dikurangi dari 70% menjadi 30%, sementara ruang untuk pelanggan ditambah, sehingga kapasitas tempat duduk menjadi dua kali lipat.
• Perubahan struktural ini memungkinkan fokus yang lebih besar pada layanan pelanggan, karena sumber daya dialokasikan dari ruang dapur ke area yang secara langsung berdampak pada pengalaman pelanggan.
• Pasca-BPR, Taco Bell menikmati banyak peningkatan, termasuk moral karyawan yang lebih baik dan peningkatan fokus pada pelanggan. Kontrol kualitas diperketat, menghasilkan lebih sedikit kecelakaan dan cedera serta penghematan yang lebih signifikan bagi perusahaan.
• Perubahan ini memungkinkan Taco Bell menghemat biaya operasional dan menginvestasikan lebih banyak sumber daya untuk meningkatkan layanan pelanggan, yang memainkan peran penting dalam pertumbuhan perusahaan yang mengesankan.

4. IBM Credit Corp
IBM Credit, bagian keuangan dari IBM Corporation, merevolusi pemrosesan aplikasinya dengan merampingkan prosedur yang dulunya memakan waktu hingga dua minggu menjadi hanya 90 menit. Pengungkapan bahwa aplikasi hanya menganggur di atas meja untuk sebagian besar waktu pemrosesan mendorong rekayasa ulang yang radikal.

Mereka mengganti sistem sebelumnya, di mana empat spesialis menangani berbagai tahap aplikasi, dengan “strukturisasi kesepakatan” seorang generalis yang dilengkapi dengan sistem komputer baru yang mengkonsolidasikan semua alat dan data yang diperlukan. Sistem ini mempercepat aplikasi rutin dan mempertahankan dukungan spesialis untuk kasus-kasus yang kompleks.

Transformasi ini membuahkan hasil yang luar biasa. Waktu penyelesaian aplikasi menurun drastis dari rata-rata tujuh hari menjadi hanya empat jam. Selain itu, tanpa menambah staf, IBM Credit mengalami lonjakan produktivitas, dan kini menangani volume aplikasi kredit seratus kali lipat lebih besar daripada sebelum inisiatif BPR. Kasus ini dengan jelas menunjukkan bagaimana memikirkan kembali dan memperbaiki proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan yang luar biasa dalam hal efisiensi dan hasil.

5. Hallmark
Sebelumnya, proses Hallmark dalam meluncurkan produk baru ke pasar biasanya memakan waktu tiga tahun. Ketika mereka mengidentifikasi segmen pasar yang lebih spesifik, pimpinan Hallmark menyadari perlunya merombak pendekatan pengembangan produk mereka. Mereka menetapkan target yang ambisius melalui rekayasa ulang: memangkas siklus pengembangan menjadi hanya satu tahun.

Setelah meneliti proses mereka, Hallmark menemukan bahwa sebagian besar siklus produk-sekitar dua pertiganya-dihabiskan dalam tahap perencanaan dan konseptualisasi, bertentangan dengan keyakinan sebelumnya bahwa sebagian besar waktu dihabiskan untuk pencetakan dan produksi. Ternyata konsep-konsep tersebut sebagian besar menganggur, menunggu staf kreatif menyelesaikan iterasi baru.

Transformasi yang terjadi kemudian sangat berdampak. Hallmark membentuk tim lintas fungsi yang didedikasikan untuk pengembangan produk, yang menghasilkan operasi yang lebih efisien dan efisien. Pada tahun 1991, perubahan strategis ini membuahkan hasil karena Hallmark berhasil meluncurkan lini kartu baru hanya dalam waktu delapan bulan, jauh lebih cepat dari jadwal biasanya.

Pengurangan waktu yang signifikan dalam hal waktu ke pasar ini menandai pencapaian penting bagi Hallmark, yang menunjukkan keefektifan rekayasa ulang proses bisnis dalam mempercepat pengembangan produk dan beradaptasi dengan kebutuhan pasar secara lebih cepat.

Disadur dari: www.sweetprocess.com

Rekayasa ulang proses bisnis
Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering/BPR) memiliki beberapa metodologi yang memandu organisasi melalui transformasi radikal proses mereka. Masing-masing menawarkan perspektif yang unik dalam mendekonstruksi dan merekonstruksi alur kerja untuk kinerja yang optimal.

1. Metodologi Hammer/Champy
Metodologi BPR dari Michael Hammer dan James Champy dianggap sebagai landasan dalam bidang ini. Mereka berpendapat untuk memikirkan kembali secara mendasar dan mendesain ulang proses bisnis secara radikal untuk mencapai peningkatan yang dramatis.

Pendekatan ini menyerukan untuk membuang sistem lama dan memulai dari awal, dengan fokus pada proses dan kepuasan pelanggan, sering kali menggunakan teknologi sebagai pendorong yang penting. Prinsip ini mengedepankan inovasi dan mendorong perusahaan untuk memanfaatkan teknologi baru untuk memfasilitasi perubahan transformatif, yang mengarah pada model bisnis yang lebih lincah dan berpusat pada pelanggan.

2. Metodologi Davenport
Metodologi Thomas Davenport menempatkan teknologi informasi di jantung BPR, melihatnya sebagai alat penting untuk memungkinkan transformasi bisnis yang signifikan. Daripada melakukan perubahan yang luas dan menyeluruh, Davenport menganjurkan untuk fokus pada hasil bisnis yang spesifik dan strategis dan membuat perubahan bertahap yang dapat dibangun seiring berjalannya waktu.

Metode ini memungkinkan bisnis untuk berevolusi dengan teknologi, menerapkan perubahan bertahap yang secara kolektif menghasilkan transformasi yang signifikan tanpa mengganggu perombakan total. Ini adalah pendekatan yang selaras dengan filosofi peningkatan berkelanjutan yang ditemukan dalam metodologi seperti Kaizen, yang berfokus pada evolusi daripada revolusi dalam proses bisnis.

3. Metodologi Manganelli/Klein
Dikembangkan oleh Raymond Manganelli dan Mark Klein, metodologi ini menekankan pada kecepatan, menganjurkan BPR yang cepat. Metodologi ini adalah tentang mengidentifikasi dan menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah dengan cepat dan merampingkan proses untuk perbaikan segera. Pendekatan yang berorientasi pada tindakan ini bertujuan untuk memberikan kemenangan cepat dan mempertahankan momentum dalam perjalanan transformasi proses.

Metodologi Manganelli/Klein mendorong organisasi untuk bertindak tegas, menghapus prosedur yang tidak menambah nilai langsung dan dengan cepat menerapkan alur kerja yang efisien. Strategi ini bertujuan untuk mencapai hasil yang cepat, menyuntikkan energi dan fokus ke dalam inisiatif BPR.

Strategi ini sangat cocok untuk bisnis yang membutuhkan peningkatan kinerja dengan cepat dan dapat dengan cepat beradaptasi dengan cara-cara baru yang lebih efisien dalam beroperasi. Dengan mengamankan kesuksesan awal, pendekatan ini membantu membangun kepercayaan diri dalam proses BPR dan menggembleng organisasi menuju perubahan lebih lanjut.

4. Metodologi Kodak
Muncul dari pengalaman praktis Eastman Kodak dengan BPR, metodologi mereka menekankan pentingnya kepemilikan proses dan tim lintas fungsi yang kolaboratif. Dengan memiliki pemilik proses yang jelas dan melibatkan karyawan dari berbagai departemen, pendekatan Kodak memastikan pandangan holistik ketika mendesain ulang proses, yang membantu dalam mencapai peningkatan proses yang berkelanjutan.

Pada saat yang sama, pendekatan ini menganjurkan kolaborasi di antara tim yang beragam, menyatukan berbagai perspektif dan keahlian. Struktur seperti ini memastikan pendekatan yang komprehensif untuk mendesain ulang proses, dengan mempertimbangkan berbagai aspek bisnis.

Metodologi ini menumbuhkan rasa tanggung jawab dan mendorong wawasan yang beragam, yang mengarah pada peningkatan proses bisnis yang berkelanjutan dan menyeluruh. Ini merupakan bukti nilai budaya kerja yang inklusif dan kolaboratif dalam mendorong perubahan perusahaan yang sukses.

Setiap metodologi, dengan fokus dan strateginya yang berbeda, memberikan organisasi berbagai lensa untuk melihat upaya rekayasa ulang proses mereka. Organisasi dapat memilih salah satu atau memadukan beberapa elemen dari beberapa metodologi yang sesuai dengan kebutuhan unik mereka, memastikan pendekatan yang disesuaikan dengan inisiatif BPR mereka.

Rekayasa ulang proses bisnis

Aspek rekayasa ulang proses bisnis (BPR) Peningkatan Proses Bisnis (BPI) Manajemen Proses Bisnis (BPM) Perbaikan Berkesinambungan (CI). Fokus desain ulang radikal terhadap proses yang ada untuk terobosan peningkatan Perubahan bertahap untuk meningkatkan proses tertentu Manajemen proses secara menyeluruh untuk mencapai tujuan organisasi Peningkatan proses yang sedang berlangsung dan bertahap. Cakupan perubahan perubahan yang luas dan transformatif di seluruhi perusahaan cakupan terbatas, dengan target proses atau area tertentu Perbaikan menyeluruh di seluruh perusahaan Perbaikan yang terus menerus dan berulang-ulang

Tujuan Mencapai peningkatan radikal dalam efisiensi, efektivitas, dan daya saing Meningkatkan proses tertentu untuk mencapai hasil yang lebih baik Menyelaraskan proses dengan tujua nperusahaan dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan Mempertahankan dan meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu. Frekuensi Perubahan Jarang, dilakukan sebagai inisiatif besar dengan dampak organisasi yang signifikan Sesekali, sesuai kebutuhan, berdasarkan peluang perbaikan yang teridentifikasi Berkelanjutan, dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis Berkesinambungan dan merupakan bagian dari budaya perusahaan.

Pendekatan terhadap Teknologi Merangkul teknologi baru dan disruptif untuk mendesain ulang proses secara radikal Mengadopsi teknologi untuk mendukung peningkatan bertahap Memanfaatkan teknologi untuk mengelola dan mengoptimalkan proses Mengintegrasikan teknologi untuk peningkatan berkelanjutan. Waktu Implementasi Biasanya, inisiatif besar yang dilakukan satu kali dengan jangka waktu implementasi yang lebih lama Diimplementasikan sesuai kebutuhan, dengan jangka waktu yang lebih pendek untuk peningkatan tertentu Sedang berlangsung dan dapat diadaptasi, dengan implementasi bertahap Berkelanjutan dan tertanam dalam operasi sehari-hari.

Tingkat analisis proses analisis mendalam terhadap proses yang ada, sering kali melibatkan pemikiran ulang alur kerja secara menyeluruh Menganalisis proses tertentu untuk mengidentifikasi peluang peningkatan Analisis komprehensif terhadap semua proses, sering kali menggunakan alat bantu BPM Analisis rutin dengan fokus pada pengoptimalan yang berkelanjutan. Keterlibatan Karyawan Membutuhkan keterlibatan karyawan yang signifikan dan perubahan budaya Melibatkan karyawan dalam proyek peningkatan tertentu Melibatkan karyawan dalam desain proses dan mendorong pola pikir peningkatan berkelanjutan Menekankan keterlibatan karyawan dalam inisiatif peningkatan.

Alat dan teknik utama alat rekayasa ulang proses seperti SweetProcess, metodologi manajemen perubahan Lean Six Sigma, acara Kaizen, alat pemetaan proses seperti SweetProcess Alat pengukuran kinerja dan alat otomatisasi perangkat lunak BPM seperti SweetProcess Lean, Six Sigma, Kaizen, alat siklus Plan-Do-Check-Act dari Deming seperti SweetProcess.

Rekayasa ulang proses bisnis anda menggunakan SweetProcess
Rekayasa ulang proses bisnis
Rekayasa ulang proses bisnis anda dapat menjadi langkah penting menuju peningkatan yang signifikan dalam efisiensi, produktivitas, dan kinerja secara keseluruhan. SweetProcess menawarkan platform yang ideal untuk memandu dan memfasilitasi perjalanan transformatif ini untuk bisnis anda.

SweetProcess menonjol dengan alat intuitifnya yang dirancang untuk menyederhanakan proses pendokumentasian, pengelolaan, dan pengoptimalan alur kerja bisnis Anda. Antarmuka yang mudah digunakan menyederhanakan pemetaan proses yang ada, mengidentifikasi ketidakefisienan, dan membayangkan prosedur baru yang lebih efektif. Kejelasan dan pengorganisasian ini sangat penting untuk keberhasilan rekayasa ulang proses bisnis (BPR).

Selain itu, SweetProcess unggul dalam membina kolaborasi. Mengizinkan anggota tim untuk menyumbangkan wawasan dan saran mereka memastikan bahwa proses yang direkayasa ulang praktis, efisien, dan selaras dengan dinamika kerja tim yang sebenarnya. Pendekatan kolektif ini meningkatkan kualitas proses yang didesain ulang dan mendorong dukungan serta implementasi yang lebih lancar.

SweetProcess juga menyediakan fitur pelacakan dan pelaporan yang kuat. Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk memantau efektivitas proses yang baru diimplementasikan dan melakukan penyesuaian yang berkelanjutan. Aspek peningkatan berkelanjutan ini memastikan bahwa upaya BPR Anda memberikan manfaat yang langgeng.

Jika Anda mempertimbangkan untuk merekayasa ulang proses bisnis anda, SweetProcess adalah alat yang sangat berharga. Alat ini dirancang untuk mendukung Anda di setiap tahap proses, mulai dari analisis awal hingga implementasi dan peningkatan berkelanjutan. Apakah anda bertujuan untuk melakukan perombakan total dengan BPR atau lebih memilih rute perbaikan berkelanjutan, SweetProcess memiliki fleksibilitas untuk beradaptasi dengan strategi Anda.

Disadur dari: sweetprocess.com