Membuat perubahan pada operasi dan proses internal menjadi semakin sulit seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda karena orang-orang sudah terbiasa dengan cara-cara lama. Namun, CIO perlu mengingat bahwa satu-satunya cara untuk meningkatkan proses adalah dengan mengidentifikasi hambatan dan area perbaikan. Rekayasa proses bisnis memfasilitasi analisis sistemik yang berkelanjutan dan rekonstruksi proses yang ada, membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya secara signifikan.
Apa yang dimaksud dengan rekayasa ulang proses bisnis (BPR)?
Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering/BPR) adalah strategi transformatif yang merombak operasi bisnis secara menyeluruh. BPR menargetkan peningkatan yang signifikan dalam hal produktivitas, waktu siklus, kualitas, dan kepuasan karyawan dan pelanggan. BPR bertujuan untuk merestrukturisasi proses bisnis untuk peningkatan yang luar biasa.
Apa itu rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering) BPR?
Rekayasa ulang, sering disebut sebagai reverse engineering atau rekayasa ulang perangkat lunak, adalah praktik yang melibatkan analisis, desain, dan modifikasi sistem perangkat lunak yang sudah ada sebelumnya. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk meningkatkan kualitas, kinerja, dan pemeliharaan. Rekayasa ulang dapat menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam efisiensi dan efektivitas perangkat lunak, menjadikannya alat yang berharga dalam bidang pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak.
Apakah rekayasa ulang proses bisnis (BPR) sama dengan peningkatan proses bisnis (BPI)?
Di permukaan, BPR terdengar sangat mirip dengan peningkatan proses bisnis (BPI). Namun, ada perbedaan mendasar yang membedakan keduanya. BPI mungkin tentang mengubah beberapa aturan di sana-sini. Namun, rekayasa ulang adalah pendekatan yang tidak dibatasi untuk melihat melampaui batas-batas yang ditentukan dan membawa perubahan besar.
Sementara BPI adalah pengaturan tambahan yang berfokus pada mengutak-atik proses yang ada untuk memperbaikinya, BPR melihat gambaran yang lebih luas. BPI tidak melawan arus. BPI mengidentifikasi kemacetan proses dan merekomendasikan perubahan pada fungsi-fungsi tertentu. Kerangka kerja proses pada dasarnya tetap sama ketika BPI digunakan. BPR, di sisi lain, menolak aturan yang ada dan sering kali mengambil rute yang tidak konvensional untuk mengulang proses dari perspektif manajemen tingkat tinggi. BPI seperti mengupgrade sistem pembuangan pada mobil proyek Anda. Rekayasa Ulang Proses Bisnis, BPR adalah tentang memikirkan kembali seluruh cara penanganan knalpot.
Lima langkah Rekayasa Ulang Proses Bisnis (BPR)
Agar rekayasa ulang proses bisnis tetap adil, transparan, dan efisien, para pemangku kepentingan perlu mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang langkah-langkah utama yang terlibat di dalamnya. Meskipun prosesnya dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya, langkah-langkah yang tercantum di bawah ini secara ringkas merangkum prosesnya:
Di bawah ini adalah 5 langkah rekayasa ulang proses bisnis:
1. Petakan kondisi proses bisnis Anda saat ini
Kumpulkan data dari semua sumber daya - baik perangkat lunak maupun pemangku kepentingan. Pahami bagaimana kinerja proses saat ini.
2. Analisis dan temukan kesenjangan atau pemutusan proses
Identifikasi semua kesalahan dan penundaan yang menghambat kelancaran proses. Pastikan jika semua detail tersedia di setiap langkah agar para pemangku kepentingan dapat mengambil keputusan dengan cepat.
3. Cari peluang perbaikan dan validasi
Periksa apakah semua langkah benar-benar diperlukan. Jika sebuah langkah hanya untuk memberi tahu orang tersebut, hapus langkah tersebut, dan tambahkan pemicu email otomatis.
4. Rancang peta proses keadaan masa depan yang mutakhir
Buatlah proses baru yang menyelesaikan semua masalah yang telah Anda identifikasi. Jangan takut untuk merancang proses yang benar-benar baru yang pasti akan bekerja dengan baik. Tentukan KPI untuk setiap langkah proses.
5. Menerapkan perubahan keadaan di masa depan dan memperhatikan ketergantungan
Beritahukan kepada setiap pemangku kepentingan tentang proses yang baru. Hanya lanjutkan setelah semua orang setuju dan teredukasi tentang cara kerja proses yang baru. Pantau KPI secara konstan.
Contoh kehidupan nyata dari BPR
Banyak perusahaan seperti Ford Motors, GTE, dan Bell Atlantic mencoba BPR selama tahun 1990-an untuk merombak operasi mereka. Proses rekayasa ulang yang mereka terapkan membuat perbedaan besar bagi mereka, secara dramatis memangkas pengeluaran mereka dan membuat mereka lebih efektif dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.
Kisahnya
Sebuah perusahaan telekomunikasi Amerika yang memiliki beberapa departemen untuk menangani dukungan pelanggan terkait kendala teknis, penagihan, permintaan sambungan baru, pemutusan layanan, dll. Setiap kali ada pelanggan yang mengalami masalah, mereka diharuskan menghubungi departemen terkait untuk menyelesaikan keluhan mereka. Perusahaan ini mengeluarkan jutaan dolar untuk memastikan kepuasan pelanggan, tetapi perusahaan kecil dengan sumber daya yang minim mengancam bisnis mereka.
Raksasa telekomunikasi ini meninjau situasi tersebut dan menyimpulkan bahwa mereka membutuhkan tindakan drastis untuk menyederhanakan segala sesuatunya-solusi satu atap untuk semua pertanyaan pelanggan. Perusahaan ini memutuskan untuk menggabungkan berbagai departemen menjadi satu, merumahkan karyawan untuk meminimalkan beberapa handoff dan membentuk pusat dukungan pelanggan untuk menangani semua masalah.
Beberapa bulan kemudian, mereka mendirikan pusat layanan pelanggan di Atlanta dan mulai melatih petugas perbaikan mereka sebagai 'ahli teknis frontend' untuk melakukan pekerjaan baru yang komprehensif. Perusahaan melengkapi tim dengan perangkat lunak baru yang memungkinkan tim dukungan untuk mengakses database pelanggan secara instan dan menangani hampir semua jenis permintaan.
Sekarang, jika pelanggan menelepon untuk menanyakan tagihan, mereka juga dapat memperbaiki nada sambung yang tidak menentu atau mengkonfirmasi permintaan layanan baru tanpa harus menelepon ke nomor lain. Ketika mereka masih berada di telepon, mereka juga dapat menggunakan menu telepon dengan tombol tekan untuk terhubung langsung dengan departemen lain untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan masukan tentang kualitas panggilan.
Proses kontak pelanggan yang telah didefinisikan ulang memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan baru:
- Menata ulang tim dan menghemat biaya serta waktu siklus
- Mempercepat aliran informasi, meminimalkan kesalahan, dan mencegah pengerjaan ulang
- Meningkatkan kualitas panggilan layanan dan meningkatkan kepuasan pelanggan
- Mendefinisikan kepemilikan yang jelas atas proses dalam tim yang sekarang telah direstrukturisasi
- Memungkinkan tim untuk mengevaluasi kinerja mereka berdasarkan umpan balik instan
Berikut adalah 6 contoh manajemen proses bisnis di dunia nyata:
Kapan anda harus mempertimbangkan BPR
Masalah dengan BPR adalah semakin besar perusahaan anda, semakin mahal biaya yang harus dikeluarkan untuk mengimplementasikannya. Sebuah startup, lima bulan setelah peluncuran, mungkin mengalami pivot termasuk rekayasa ulang proses bisnis yang hanya memiliki biaya minimal untuk dieksekusi.
Namun, begitu sebuah organisasi tumbuh, akan lebih sulit dan lebih mahal untuk merekayasa ulang prosesnya secara menyeluruh. Namun, mereka juga yang dipaksa untuk berubah karena persaingan dan pergeseran pasar yang tak terduga. Namun, lebih dari sekadar spesifik untuk industri tertentu, kebutuhan akan BPR selalu didasarkan pada apa yang menjadi tujuan organisasi. BPR efektif ketika perusahaan perlu mendobrak pakem dan membalikkan keadaan untuk mencapai tujuan yang ambisius. Untuk langkah-langkah seperti itu, mengadopsi opsi manajemen proses lainnya hanya akan menata ulang kursi geladak di Titanic.
Pertanyaan inti
Sebelum Anda memutuskan untuk mengadopsi BPR untuk perombakan fungsional, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Siapa pelanggan kita? Nilai-nilai apa yang kita tawarkan kepada mereka?
- Apakah proses yang ada saat ini memberikan nilai yang diharapkan?
- Apakah proses-proses tersebut perlu didefinisikan ulang atau didesain ulang?
- Apakah proses-proses tersebut selaras dengan misi dan tujuan jangka panjang kita?
- Bagaimana kita akan menangani proses yang ada jika kita adalah perusahaan baru?
- Jika sebuah perusahaan menyimpulkan bahwa perusahaan tersebut?
Pada kenyataannya, beroperasi dengan alasan yang tidak sesuai, maka perusahaan tersebut harus mengidentifikasi solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut atau mempertimbangkan BPR untuk melakukan perombakan total. Jika dilakukan dengan baik, pendekatan radikal BPR memberikan hasil yang dramatis bagi perusahaan dalam hal peningkatan waktu siklus, kualitas produk, produktivitas, dan sebagainya.
BPM yang baik mengurangi kebutuhan akan BPR
Produktivitas karyawan pasti terpukul selama rekayasa ulang proses. Perubahan sulit untuk dikelola, dan menghemat banyak biaya untuk analisis, rekayasa ulang, dan dokumentasi. Jika proses dikelola dengan lebih baik selama runtime, kebutuhan untuk rekayasa ulang akan sangat berkurang.
Kissflow adalah platform low-code yang memungkinkan Anda membuat, merampingkan, dan mendigitalkan proses dengan pengkodean minimal. Anda dapat langsung membuat proses baru dari awal atau meningkatkan proses baru dengan editor drag-and-drop visual.
Kemampuan pelaporan yang kuat dari Kissflow memudahkan untuk memantau kinerja proses, mengidentifikasi masalah efisiensi, dan membuat keputusan berdasarkan data untuk merekayasa ulang proses untuk meningkatkan efisiensi. Dengan perangkat lunak Kissflow BPM, Anda mendapatkan lebih banyak visibilitas ke dalam proses dan fungsinya.
Disadur dari: kissflow.com