Rekayasa ulang proses bisnis
Tujuh prinsip inti rekayasa ulang proses bisnis (BPR) ini adalah panduan penting yang membantu organisasi memikirkan kembali dan mendesain ulang proses mereka secara radikal.
Berikut ini adalah ikhtisar dari setiap prinsip:
Prinsip 1: Atur berdasarkan hasil, bukan tugas
Lebih dari sekadar berfokus pada hasil, prinsip ini membutuhkan perubahan mendasar dalam pola pikir organisasi. Ini berarti mendefinisikan peran dan tanggung jawab bukan berdasarkan tugas yang dilakukan karyawan, melainkan berdasarkan hasil yang menjadi tanggung jawab mereka. Pendekatan ini mendorong budaya yang lebih berorientasi pada hasil dalam perusahaan, mendorong akuntabilitas yang lebih besar dan kejelasan dalam mencapai tujuan bisnis.
Prinsip 2: Mengidentifikasi semua proses dalam perusahaan dan memprioritaskannya dalam urutan urgensi desain ulang
Setelah mengidentifikasi semua proses, langkah selanjutnya adalah mengevaluasi dampaknya terhadap tujuan strategis organisasi dan kepuasan pelanggan. Proses yang memiliki dampak terbesar pada area-area tersebut harus diprioritaskan untuk didesain ulang. Pendekatan sistematis ini memastikan bahwa proses yang paling penting dioptimalkan terlebih dahulu, yang mengarah pada peningkatan yang lebih efektif dan segera dalam kinerja secara keseluruhan.
Prinsip 3: Mintalah mereka yang menggunakan hasil dari proses tersebut untuk melakukan proses tersebut
BPR menganjurkan kepemilikan proses oleh mereka yang secara langsung mendapatkan manfaat dari atau menggunakan hasil dari proses tersebut. Prinsip ini menekankan bahwa individu yang memahami kebutuhan dan harapan pengguna akhir adalah yang paling cocok untuk mendorong peningkatan dalam proses terkait.
Prinsip 4: Memperlakukan sumber daya yang tersebar dari berbagai area seolah-olah terpusat
Sentralisasi memungkinkan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik, karena memungkinkan alokasi dan manajemen yang lebih efisien. BPR memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan teknologi dan alat komunikasi untuk memperlakukan sumber daya yang tersebar secara geografis seolah-olah terpusat. Hal ini mengurangi redundansi dan biaya operasional. Hal ini juga mendorong strategi organisasi yang terpadu, karena sumber daya dari berbagai departemen diselaraskan untuk mencapai tujuan bersama.
Prinsip 5: Hubungkan aktivitas-aktivitas yang paralel dalam alur kerja
BPR mendorong untuk menghubungkan aktivitas-aktivitas yang serupa untuk menciptakan alur kerja yang lebih kohesif dan efisien. Prinsip ini bertujuan untuk menyinkronkan tugas-tugas paralel untuk meminimalkan waktu menganggur dan memastikan alur kerja yang berkesinambungan.
Ini adalah tentang menciptakan sinergi antara proses yang simultan dan meningkatkan kecepatan dan efisiensi operasi secara keseluruhan. Dengan berfokus pada aliran aktivitas, organisasi dapat menghindari kemacetan dan meningkatkan kecepatan proses secara keseluruhan.
Prinsip 6: Jadikan kinerja sebagai titik keputusan utama dan bangun kontrol ke dalam proses
BPR merekomendasikan desentralisasi pengambilan keputusan hingga ke titik di mana pekerjaan dilakukan. Prinsip ini memberdayakan karyawan di garis depan untuk membuat keputusan berdasarkan keahlian mereka, mengurangi birokrasi dan memfasilitasi waktu respon yang lebih cepat. Secara bersamaan, membangun mekanisme kontrol langsung ke dalam proses membantu menjaga konsistensi dan kualitas.
Prinsip 7: Dapatkan informasi sekali dan dari sumbernya
Menerapkan prinsip ini akan meminimalkan kesalahan dan kesalahan informasi yang sering terjadi akibat beberapa entri data. Prinsip ini memastikan bahwa data yang diperoleh akurat dan dapat diandalkan, yang sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat. Pendekatan ini juga menyederhanakan pengumpulan dan pemrosesan data, menghemat waktu dan mengurangi beban kerja karyawan.
Prinsip-prinsip ini bukan hanya konsep teoretis; prinsip-prinsip ini merupakan panduan praktis yang, jika diterapkan secara efektif, dapat secara signifikan meningkatkan fungsi organisasi, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan pemberian layanan. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini membantu menciptakan kerangka kerja yang kuat untuk rekayasa ulang proses bisnis.
Contoh rekayasa ulang proses bisnis yang dapat anda pelajari
Rekayasa ulang proses bisnis
Berbagai perusahaan di berbagai industri telah menerapkan rekayasa ulang proses bisnis (RBP) secara efektif. Berikut adalah beberapa contoh nyata yang menggambarkan bagaimana BPR dapat mengubah operasi bisnis:
1. Ford
Sebelum BPR, sistem hutang piutang Ford harus lebih efisien dan membutuhkan banyak staf. Setelah menerapkan BPR, mereka merekayasa ulang prosesnya, mengadopsi sistem database baru, dan menghilangkan redundansi entri data. Pasca BPR, Ford secara signifikan mengurangi tenaga kerja di departemen ini sekaligus meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses akuntansi.
Selain itu, pada tahun 1990-an, Ford Motor Company berjuang untuk mengimbangi pesaing global seperti Toyota dan Honda. Ford berurusan dengan beberapa masalah rantai pasokan. Waktu tunggu yang lama, biaya persediaan yang tinggi, dan kebutuhan akan visibilitas yang lebih jelas terhadap kinerja pemasok menjadi perhatian utama.
Faktor-faktor ini menghambat kemampuan Ford untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar dan permintaan pelanggan, sehingga menempatkannya pada posisi yang kurang menguntungkan terhadap pesaing yang lebih gesit. Ford beralih ke inisiatif rekayasa ulang proses bisnis (BPR) untuk meningkatkan keunggulan kompetitifnya, yang bertujuan untuk merampingkan operasi dan memangkas biaya.
Hal ini dilakukan dengan mengadopsi Ford Production System (FPS), sebuah strategi baru yang dirancang untuk merombak operasi Ford. FPS berperan penting dalam mengurangi waktu tunggu dan biaya inventaris sekaligus meningkatkan kinerja pemasok.
Selain itu, FPS meningkatkan transparansi di seluruh rantai pasokan, sehingga memungkinkan Ford untuk lebih responsif terhadap perubahan permintaan pelanggan. Dampak dari perubahan ini sangat signifikan. Ford tidak hanya mencapai peningkatan efisiensi dalam operasinya, tetapi juga mengalami peningkatan kepuasan pelanggan.
Langkah strategis ini membantu Ford meningkatkan profitabilitasnya dan memperkuat posisinya di pasar mobil yang sangat kompetitif. Melalui upaya BPR ini, Ford menunjukkan bagaimana memikirkan kembali dan menciptakan kembali proses internal dapat menghasilkan peningkatan bisnis yang substansial dan kesuksesan dalam lanskap industri yang dinamis.
2. Amazon
Manajemen inventaris Amazon pada awalnya membutuhkan banyak pekerjaan, yang menyebabkan penundaan dan inefisiensi. Perusahaan merevolusi proses pergudangan dan distribusinya melalui BPR, memperkenalkan otomatisasi canggih dan AI. Transformasi ini menghasilkan pemrosesan pesanan yang lebih cepat, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Amazon telah mengubah operasinya menggunakan teknologi cloud dan data besar, menciptakan model bisnis unik yang merangkul otomatisasi dan adaptasi berkelanjutan terhadap kebutuhan pelanggan. Pemasaran otomatis Amazon menyesuaikan rekomendasi dengan perilaku masing-masing pelanggan, meningkatkan pengalaman berbelanja dengan saran yang dipersonalisasi.
Sekarang menjadi pemimpin e-commerce, Amazon telah merambah ke layanan logistik, penyimpanan data, dan pembayaran. Dengan 85 juta pelanggan Amazon Prime di Amerika Serikat saja, menyebut Amazon sebagai perusahaan e-commerce adalah pernyataan yang meremehkan. Pertumbuhannya yang terus berlanjut memberikan pelajaran berharga bagi bisnis di semua sektor.
3. Taco Bell
Lintasan pertumbuhan Taco Bell dari bisnis senilai $500 juta pada tahun 1982 menjadi kerajaan senilai $3 miliar pada awal 1990-an adalah bukti kekuatan rekayasa ulang proses bisnis (BPR). Perusahaan ini sepenuhnya mengubah model bisnisnya, mengalihkan fokus ke layanan ritel dan memusatkan persiapan makanan.
Memperkenalkan program K-minus berarti bahwa bahan-bahan makanan disiapkan di dapur pusat dan dirakit di restoran sesuai pesanan, sehingga merampingkan layanan.
Upaya rekayasa ulang ini mengatasi beberapa masalah yang dihadapi Taco Bell:
- Perusahaan mengatasi masalah visi bisnis yang tidak jelas dengan menata ulang departemen SDM-nya secara menyeluruh.
- Sistem operasional mengalami desain ulang yang dramatis, mengalihkan fokus dari proses ke kepuasan pelanggan.
- Struktur manajemen disederhanakan dengan mengganti supervisor area menjadi manajer pasar dan mengurangi jumlah mereka, sehingga menghasilkan tim manajemen yang lebih ramping dan responsif.
- Dalam sebuah langkah berani, ruang fisik dapur dikurangi dari 70% menjadi 30%, sementara ruang untuk pelanggan ditambah, sehingga kapasitas tempat duduk menjadi dua kali lipat.
- Perubahan struktural ini memungkinkan fokus yang lebih besar pada layanan pelanggan, karena sumber daya dialokasikan dari ruang dapur ke area yang secara langsung berdampak pada pengalaman pelanggan.
- Pasca-BPR, Taco Bell menikmati banyak peningkatan, termasuk moral karyawan yang lebih baik dan peningkatan fokus pada pelanggan. Kontrol kualitas diperketat, menghasilkan lebih sedikit kecelakaan dan cedera serta penghematan yang lebih signifikan bagi perusahaan.
- Perubahan ini memungkinkan Taco Bell menghemat biaya operasional dan menginvestasikan lebih banyak sumber daya untuk meningkatkan layanan pelanggan, yang memainkan peran penting dalam pertumbuhan perusahaan yang mengesankan.
4. IBM Credit Corp
IBM Credit, bagian keuangan dari IBM Corporation, merevolusi pemrosesan aplikasinya dengan merampingkan prosedur yang dulunya memakan waktu hingga dua minggu menjadi hanya 90 menit. Pengungkapan bahwa aplikasi hanya menganggur di atas meja untuk sebagian besar waktu pemrosesan mendorong rekayasa ulang yang radikal.
Mereka mengganti sistem sebelumnya, di mana empat spesialis menangani berbagai tahap aplikasi, dengan “strukturisasi kesepakatan” seorang generalis yang dilengkapi dengan sistem komputer baru yang mengkonsolidasikan semua alat dan data yang diperlukan. Sistem ini mempercepat aplikasi rutin dan mempertahankan dukungan spesialis untuk kasus-kasus yang kompleks.
Transformasi ini membuahkan hasil yang luar biasa. Waktu penyelesaian aplikasi menurun drastis dari rata-rata tujuh hari menjadi hanya empat jam. Selain itu, tanpa menambah staf, IBM Credit mengalami lonjakan produktivitas, dan kini menangani volume aplikasi kredit seratus kali lipat lebih besar daripada sebelum inisiatif BPR. Kasus ini dengan jelas menunjukkan bagaimana memikirkan kembali dan memperbaiki proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan yang luar biasa dalam hal efisiensi dan hasil.
5. Hallmark
Sebelumnya, proses Hallmark dalam meluncurkan produk baru ke pasar biasanya memakan waktu tiga tahun. Ketika mereka mengidentifikasi segmen pasar yang lebih spesifik, pimpinan Hallmark menyadari perlunya merombak pendekatan pengembangan produk mereka. Mereka menetapkan target yang ambisius melalui rekayasa ulang: memangkas siklus pengembangan menjadi hanya satu tahun.
Setelah meneliti proses mereka, Hallmark menemukan bahwa sebagian besar siklus produk-sekitar dua pertiganya-dihabiskan dalam tahap perencanaan dan konseptualisasi, bertentangan dengan keyakinan sebelumnya bahwa sebagian besar waktu dihabiskan untuk pencetakan dan produksi. Ternyata konsep-konsep tersebut sebagian besar menganggur, menunggu staf kreatif menyelesaikan iterasi baru.
Transformasi yang terjadi kemudian sangat berdampak. Hallmark membentuk tim lintas fungsi yang didedikasikan untuk pengembangan produk, yang menghasilkan operasi yang lebih efisien dan efisien. Pada tahun 1991, perubahan strategis ini membuahkan hasil karena Hallmark berhasil meluncurkan lini kartu baru hanya dalam waktu delapan bulan, jauh lebih cepat dari jadwal biasanya.
Pengurangan waktu yang signifikan dalam hal waktu ke pasar ini menandai pencapaian penting bagi Hallmark, yang menunjukkan keefektifan rekayasa ulang proses bisnis dalam mempercepat pengembangan produk dan beradaptasi dengan kebutuhan pasar secara lebih cepat.
Disadur dari: www.sweetprocess.com