Tinjauan komprehensif ini menangkap esensi dari revisi menyeluruh terhadap “Kerangka Kerja rekayasa ulang proses bisnis Tahap-tahap tindakan” yang awalnya diusulkan oleh Kettinger dkk. (1997). Revisi ini bertujuan untuk mengatasi masalah generalisasi dan ketinggalan jaman dengan memasukkan lebih banyak panduan langsung, validasi komersial, dan praktik-praktik terkini.

Tahap 1: Memperbaiki tahap persiapan
Dalam pembaharuan tahap Persiapan, terdapat fokus pada penggambaran dan penetapan setiap tindakan agar lebih jelas dan dapat diterapkan secara langsung.

• Tahap Membayangkan: Sekarang mencakup sub-tindakan yang telah ditentukan seperti analisis konteks, pembuatan ide, dan validasi, yang menekankan perlunya pemahaman yang mendalam tentang konteks organisasi dan perspektif pemangku kepentingan.
• Pembuatan dan validasi ide: Manfaatkan penerapan ruang desain proses bisnis oleh Gross dkk. (2021), dengan memanfaatkan pertanyaan-pertanyaan pemandu untuk mendorong solusi yang kreatif dan efektif.
• Pilih Proses: Di sini, integrasi praktik terbaik dan elemen kerangka kerja dari Mansar dan Reijers (2005) memastikan bahwa proses yang dipilih untuk desain ulang selaras dengan praktik terbaik kontemporer.

Tahap 2: Meningkatkan tahap eksekusi
Pada tahap Eksekusi, meskipun tindakan asli dari Kerangka Kerja P-S-A tetap dipertahankan, namun ada beberapa tambahan baru:

• Menganalisis dampak pada proses bisnis lainnya: Tindakan yang baru diperkenalkan ini memastikan bahwa proses yang dirancang ulang selaras dengan dan tidak berdampak negatif pada fungsi bisnis lainnya, sebuah pertimbangan penting yang menggarisbawahi sifat proses organisasi yang saling berhubungan.

Fase 3: Menyempurnakan Fase Pemantauan
Kegiatan utama fase Monitoring, “Mengevaluasi Kinerja Proses” dan “Menghubungkan dengan Program Perbaikan Berkesinambungan”, tetap tidak terpisahkan, dan kini diperkaya dengan elemen-elemen BPR terbaru dan praktik-praktik terbaik:

• Mengevaluasi kinerja proses: Didukung oleh kerangka kerja, evaluasi ini tidak hanya berfokus pada metrik kinerja tetapi juga pada kepuasan pemangku kepentingan, yang mencerminkan pemahaman yang lebih menyeluruh mengenai kesuksesan.
• Menghubungkan dengan program peningkatan berkelanjutan: Hal ini menggarisbawahi sifat berulang dari BPR, mendorong budaya penyempurnaan yang berkelanjutan dan responsif terhadap dinamika bisnis yang terus berubah.

Kerangka kerja yan direvisi dalam praktik

Kerangka kerja yang telah direvisi ini mengintegrasikan wawasan praktis dari berbagai studi tambahan, sehingga memungkinkan pendekatan yang lebih bernuansa yang dapat menjawab kebutuhan-kebutuhan rinci dari rekayasa ulang proses bisnis dalam konteks saat ini. Dengan menggabungkan “Best Practices” dan “BPR Framework Elements” bersama dengan “BPD-SPACE”, kerangka kerja ini menjadi alat yang lebih dinamis dan praktis yang dapat diterapkan secara langsung pada tantangan-tantangan bisnis kontemporer.

Penyempurnaan ini mencerminkan upaya bersama untuk bergerak melampaui pendekatan yang dirangkum, memberikan panduan yang dapat ditindaklanjuti bagi para praktisi yang ingin menavigasi kompleksitas BPR. Pembaruan secara simbolis diwakili dalam gambar kerangka kerja yang telah direvisi, dengan perubahan yang disorot untuk memandu pengguna melalui kerangka kerja yang telah direkayasa ulang.

Apakah ada sesuatu yang tidak beres? Tentu saja!
Eksplorasi faktor kegagalan dan strategi mitigasi dalam Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering/BPR) merupakan komponen yang sangat berharga dalam memahami spektrum penuh tantangan implementasi BPR. Wawasan dari Watundu dkk. (2013) menawarkan pelajaran penting bagi setiap organisasi yang memulai inisiatif BPR.

Memahami faktor-faktor kegagalan BPR
Watundu et al. menyoroti bahwa resistensi terhadap perubahan merupakan penghalang yang signifikan, dengan sebagian besar responden menyatakan kehati-hatiannya terhadap inisiatif baru. Khususnya, hampir setengah dari peserta takut kehilangan pekerjaan sebagai konsekuensi dari penerapan proses baru, sementara sebagian besar mengakui perlunya memodifikasi operasi bisnis yang ada.

Tantangan Terkait Organisasi Dari sisi organisasi, hampir semua responden mengakui pentingnya BPR untuk meningkatkan layanan nasabah. Namun, ada kekhawatiran mengenai kecepatan proyek-proyek BPR dan potensi dampaknya terhadap keamanan kerja. Sebagian besar responden juga mengindikasikan bahwa persyaratan BPR seringkali tidak terpenuhi secara memuaskan.

Penyebab utama kegagalan BPR Studi ini menunjukkan beberapa faktor kritis yang menyebabkan kegagalan BPR, termasuk meremehkan ruang lingkup proyek dan kurangnya tujuan yang jelas. Tren penundaan dan pembengkakan anggaran sering terjadi, dan komunikasi yang buruk diidentifikasi sebagai masalah yang lazim terjadi. Ketidakmampuan teknis juga menjadi penghalang yang signifikan bagi keberhasilan adopsi BPR.

Strategi mitigasi untuk implementasi BPR yang Sukses
Untuk mengatasi faktor-faktor kegagalan ini, Watundu et al. menyarankan:

• Komunikasi yang lebih baik: Sangat penting untuk mengartikulasikan dengan jelas misi, kebutuhan, dan hasil yang diharapkan dari BPR, dengan melibatkan tenaga kerja melalui lokakarya dan diskusi yang menyeluruh.
• Pengembangan keterampilan teknologi: Menawarkan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi teknis karyawan sangat penting untuk keberhasilan adopsi proses baru.
• Kecukupan sumber daya: Memastikan bahwa penganggaran yang memadai dan jadwal yang realistis telah ditetapkan untuk proyek-proyek BPR dapat mengurangi risiko pembengkakan biaya dan implementasi yang tidak lengkap.

Kesimpulan penelitian
Penelitian ini berujung pada refleksi mendalam tentang evolusi perubahan organisasi dan perwujudannya dalam Manajemen Proses Bisnis (BPM) dan desain ulang proses bisnis (BPR). Dengan meneliti “Kerangka Kerja S-A BPR” yang mendasar dan mengusulkan revisi yang diinformasikan oleh penelitian kontemporer, penelitian ini tidak hanya mengidentifikasi potensi generalisasi kerangka kerja tersebut tetapi juga membentengi kerangka kerja tersebut dengan metodologi yang dapat ditindaklanjuti dan diperbarui.

Penyusunan revisi kerangka kerja P-S-A BPR “Revisi Kerangka Kerja P-S-A BPR” muncul sebagai panduan terperinci dan berorientasi pada tindakan yang menggarisbawahi elemen-elemen penting dalam tahap Persiapan BPR, seperti analisis konteks dan pemunculan ide. Kerangka kerja ini memperkenalkan tindakan tambahan dalam tahap Perancangan Ulang untuk mengevaluasi dampak proses baru terhadap proses yang sudah ada.

Integrasi pendekatan-pendekatan terbaru yang telah teruji secara komersial dari studi seperti yang dilakukan oleh Mansar dan Reijers, serta Gross dkk., memperkaya kerangka kerja yang telah direvisi dengan fokus pada proses praktis dalam menghasilkan ide, penentuan prioritas pemangku kepentingan, dan pemantauan kinerja.

Meniti Jalan Menuju BPR yang sukses laporan ini diakhiri dengan membahas potensi jebakan dan menguraikan strategi untuk memastikan adopsi proses yang sukses. Dengan mengadvokasi peningkatan komunikasi, peningkatan keterampilan karyawan, dan perencanaan sumber daya yang memadai, laporan ini memberikan cetak biru yang komprehensif bagi perusahaan untuk menavigasi tantangan BPR secara efektif. Penelitian ini menggambarkan jalur yang bernuansa dan kontemporer untuk rekayasa ulang proses bisnis, dengan menanamkan kebijaksanaan yang diperoleh dari implementasi masa lalu dan menetapkan fondasi untuk kesuksesan di masa depan.

Disadur dari: medium.com

Sejumlah perusahaan yang memprihatinkan melihat sebagian atau seluruh strategi bisnis mereka gagal direalisasikan secara teratur, yang menyebabkan kemunduran besar, peluang yang terlewatkan, dan potensi yang tidak terealisasi. Menurut temuan studi, “60 hingga 90% strategi gagal, dengan kurang dari 15% yang mengklaim implementasi yang berhasil". Artikel ini menyoroti enam tanda bahwa strategi Anda gagal dan mengusulkan pendekatan strategis yang baru untuk mengarahkan bisnis Anda menjauh dari jebakan ini dan memastikan bisnis Anda menyadari potensi strategisnya.  

Keenam tanda kegagalan strategi tersebut meliputi: 

• Kejelasan dan komunikasi yang buruk 
• Lokasi sumber daya yang tidak efektif 
• Pelepasan tenaga kerja 
• Titik-titik buta data 
• Kekakuan strategi 
• Tujuan yang tidak selaras 

1. Kejelasan dan komunikasi yang buruk
Kurangnya kejelasan dan komunikasi adalah tanda umum dari kegagalan strategi - dan sayangnya, hal ini sangat umum terjadi. Studi HBR menemukan bahwa 50% manajer menengah tidak dapat menyebutkan salah satu dari lima tujuan strategis utama mereka, dengan kurang dari 5% karyawan yang memiliki pemahaman dasar tentang strategi perusahaan mereka. Hal ini mengisyaratkan adanya kesenjangan antara apa yang ingin dicapai oleh para pemimpin senior dan apa yang sebenarnya dilakukan, yang berdampak pada kinerja dan persepsi perusahaan.  

Secara internal, karyawan mungkin kesulitan memahami peran dan tanggung jawab mereka, dan bagaimana hal ini mendukung arah strategis. Hal ini menyebabkan kurangnya kohesi - prioritas yang saling bertentangan, alokasi waktu yang tidak tepat, ketidakpercayaan pada kepemimpinan, dan upaya yang salah arah. Secara eksternal, para pemangku kepentingan mungkin bingung tentang arah dan potensi perusahaan, sehingga merusak kepercayaan. 

2. Lokasi sumber daya yang tidak efektif
Tidak menggunakan sumber daya yang sesuai dengan agenda strategis organisasi Anda merupakan tanda kegagalan strategi, yang mencegah bisnis Anda mencapai potensi penuhnya. Inefisiensi, penyalahgunaan waktu, dan upaya yang sia-sia akan mendatangkan malapetaka terbesar bagi kesuksesan bisnis. Sebuah studi menemukan bahwa 76% karyawan menghabiskan kurang dari tiga jam seminggu untuk melakukan pekerjaan strategis. Konsekuensi negatif ini diperburuk oleh peran ganda yang biasanya diambil oleh para manajer dan pemimpin. Keharusan untuk menyulap tanggung jawab operasional, manual, dan strategis membatasi ruang gerak mereka untuk berkontribusi pada inisiatif strategis, yang menghasilkan dampak strategis yang minimal - atau bahkan tidak efektif.

3. Ketidakterlibatan tenaga kerja
Keterlibatan karyawan adalah prediktor kuat bagi keberhasilan strategis. Tanpanya, hubungan penting antara tenaga kerja Anda dan strategi bisnis yang menyeluruh akan hilang. Ketidakterlibatan tenaga kerja, sebagai tanda kegagalan strategi, sering kali disebabkan oleh kurangnya kesadaran karyawan tentang bagaimana mereka mendukung strategi bisnis Anda.

Jika mereka menganggap kontribusi mereka tidak berarti, mereka mungkin melihat pekerjaan mereka sebagai pekerjaan yang tidak memiliki tujuan - hanya sebuah daftar tugas yang harus dilakukan yang harus dicentang. Hal ini, pada gilirannya, berdampak pada efisiensi karena keterlibatan karyawan dapat meningkatkan produktivitas sebesar 17% dan profitabilitas sebesar 21%. “Hubungkan titik-titik antara peran individu dan tujuan organisasi. Ketika orang melihat hubungan itu, mereka mendapatkan banyak energi dari pekerjaan mereka. Mereka merasakan pentingnya, martabat, dan makna dalam pekerjaan mereka.”  

- Ken Blanchard 

4. Titik buta data
Phoenix Business Journal menemukan bahwa 80% perusahaan gagal melacak tujuan mereka. Tanpa data yang tepat waktu dan dapat ditindaklanjuti, analisis strategis dan pengambilan keputusan menjadi sulit dilakukan. Salah kelola data - ketiadaan, kesalahan penanganan, atau kelalaian - memaksa Anda untuk mengandalkan intuisi, dorongan hati, atau bias dalam pengambilan keputusan.  Selain itu, kurangnya eksekusi strategi berbasis data menciptakan masalah yang lebih dalam dan lebih luas bagi organisasi Anda. Tanpa pengukuran kemajuan secara real-time terhadap tujuan strategis, karyawan akan terbang dalam keadaan buta dan akan mengabaikan inisiatif strategis hingga menit terakhir, ketika mereka harus bergegas untuk membuat kemajuan. Hal ini berdampak pada kemajuan, dengan strategi yang menjadi tetap, cacat, atau tidak selaras dengan keadaan yang berkembang. 

5. Kekakuan strategi
Stagnasi adalah indikator yang mencolok dari strategi yang gagal. Ditandai dengan ketidaksinambungan antara strategi Anda dan pasar, hal ini merupakan hasil dari kurangnya kemampuan beradaptasi, inovasi, dan kapasitas untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang terus berkembang, yang pada akhirnya mengurangi daya saing. Masalah inti di balik indikator kegagalan strategi ini adalah kurangnya kelincahan - perjuangan untuk mengantisipasi dan merespons perubahan pasar yang dinamis.  

Strategi ini dapat dimulai dengan baik, dibuat dan dikomunikasikan secara efektif. Namun seiring berjalannya waktu dan perubahan konteks bisnis baik secara internal maupun eksternal, rencana strategis perlu beradaptasi. Sayangnya, terkungkung oleh kekakuan siklus perencanaan, peninjauan, dan manajemen, strategi menjadi terputus secara bertahap dari kenyataan. Tidak mengherankan jika hal ini berdampak pada kinerja keuangan, karena transformasi yang lincah secara signifikan meningkatkan kemungkinan organisasi untuk menjadi perusahaan yang berkinerja terbaik, menurut McKinsey. Penting untuk membangun ketangkasan ke dalam proses perencanaan strategis sejak awal.

6. Tujuan yang tidak selaras
Tujuan yang tidak selaras adalah hambatan umum bagi kesuksesan strategis dan penanda nyata dari strategi yang gagal. Menurut studi tahun 2020, hanya 51% perusahaan yang mencoba menetapkan tujuan yang selaras. Dan di antara perusahaan yang disurvei, hanya 6% yang secara teratur meninjau kembali tujuan tersebut. Tujuan yang berbeda antara departemen dan tim menghasilkan eksekusi strategi yang terputus, inefisiensi, dan kinerja perusahaan yang di bawah standar. Dalam lanskap yang terpecah belah ini, unit-unit bekerja secara terpisah dan bukannya bersama-sama, sehingga mengurangi penggunaan sumber daya yang efisien dan mengurangi keberhasilan inisiatif strategis. Menurut The Economist, perusahaan dengan tujuan strategis yang tidak selaras melaporkan hasil keuangan yang lebih lemah dibandingkan dengan perusahaan yang lebih selaras secara strategis. 

Apa dampak dari kegagalan strategi dalam organisasi?
Kegagalan strategi dalam organisasi dapat menimbulkan konsekuensi yang besar, yang memengaruhi berbagai area bisnis, mulai dari efisiensi operasional hingga arah strategis secara keseluruhan. 

Berikut adalah beberapa implikasi utama dari kegagalan strategi:

Kemunduran dan peluang yang terlewatkan
Ketika strategi gagal, bisnis dapat mengalami kemunduran seperti tenggat waktu yang terlewat atau kegagalan untuk memanfaatkan peluang pasar yang muncul. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya keunggulan kompetitif dan terbatasnya prospek pertumbuhan jangka panjang.

Buang-buang waktu dan energi
Kegagalan strategi dapat menyebabkan karyawan membuang-buang waktu dan energi yang berharga untuk tugas-tugas yang tidak berkontribusi pada tujuan bisnis. Hal ini dapat menyebabkan frustrasi, kelelahan, dan kurangnya fokus pada prioritas strategis.

Penurunan produktivitas
Karyawan yang tidak memahami bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada strategi mungkin merasa tidak termotivasi. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya arahan dalam tugas sehari-hari mereka, yang berdampak pada produktivitas, dorongan, dan tujuan mereka.

Lokasi sumber daya yang tidak efisien
Ketika sumber daya tidak selaras dengan prioritas strategis, bisnis menyia-nyiakan aset berharga untuk kegiatan yang tidak menggerakkan jarum, sehingga membatasi pertumbuhan dan pencapaian tujuan. 

Kurangnya kelincahan dan kemampuan beradaptasi
Strategi yang kaku dan tidak fleksibel yang tidak dapat beradaptasi dengan cepat berisiko tertinggal dari pesaing dan kehilangan peluang baru. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya pangsa pasar atau perpindahan pasar sepenuhnya.

Keterlibatan dan ketidakpercayaan
Ketika strategi tidak berjalan sebagaimana mestinya, kepercayaan dan keyakinan terhadap kepemimpinan akan terkikis. Hal ini dapat menyebabkan karyawan dan pemangku kepentingan menjadi kecewa dan tidak percaya, yang mengarah pada rusaknya budaya organisasi, kinerja, dan motivasi. Jelajahi lebih banyak kelemahan yang ada dalam pendekatan tradisional terhadap strategi.

Mengatasi kegagalan strategi dengan menggunakan strategi selalu aktif
Model Always-On Strategy adalah solusi transformatif yang mengatasi tanda-tanda kegagalan strategi. Dirancang untuk mengatasi tantangan yang ditimbulkan oleh manajemen strategi tradisional, Always-On Strategy beroperasi sebagai lingkaran adaptif yang berkelanjutan yang mengintegrasikan pengembangan strategi yang dinamis, eksekusi yang terfokus, dan evaluasi yang berkelanjutan untuk merampingkan dan mengoptimalkan strategi bisnis. Tujuannya adalah untuk menjembatani kesenjangan eksekusi strategi, memastikan keselarasan dengan permintaan pasar sambil menumbuhkan ketahanan dalam lanskap bisnis yang terus berubah. 

Bagaimana strategi selalu aktif mengatasi tanda-tanda kegagalan strategi 
Model strategi selalu siap: 

• Memperjuangkan kejelasan dan komunikasi strategi dengan melibatkan wawasan dari seluruh organisasi di seluruh proses pengembangan strategi, sehingga menghilangkan keterputusan antara tujuan dan tindakan 
• Memastikan alokasi sumber daya yang efektif dengan menciptakan strategi dengan visi dan rencana eksekusi yang jelas, menghasilkan sumber daya yang dikerahkan secara strategis yang mencegah pemborosan 
• Menumbuhkan keterlibatan karyawan dengan mendorong pengambilan keputusan yang inklusif, transparansi, dan kepemilikan tujuan, memastikan karyawan memahami bagaimana kontribusi mereka mendorong kemajuan 
• Memberdayakan pengambilan keputusan berbasis data dengan memanfaatkan teknologi canggih untuk analisis data yang dinamis, sehingga memungkinkan respons yang gesit dan selaras dengan perubahan pasar  
• Mengatasi kekakuan strategis dengan menggunakan loop umpan balik adaptif untuk penyesuaian waktu nyata, mengatasi tantangan, memanfaatkan peluang pasar, dan memastikan daya saing di pasar yang dinamis  
• Menyelaraskan tujuan dengan secara kolaboratif menilai ulang dan menyelaraskannya dengan tuntutan internal dan eksternal untuk meminimalkan prioritas yang saling bertentangan, memupuk upaya yang kohesif, dan mendorong pekerjaan strategis yang berdampak 

Kesimpulan
Mengawasi tanda-tanda kegagalan strategi dapat membantu bisnis Anda melakukan pivot bila perlu, mencegah kemunduran yang berkepanjangan sekaligus memposisikan Anda untuk meraih kesuksesan strategis. Setelah mengenali tanda-tanda tersebut, Anda harus segera menanggapinya saat tanda-tanda itu muncul. 

Model Always-On Strategy beroperasi sebagai lingkaran manajemen strategi yang terus menerus dan adaptif, menangani tanda-tanda kegagalan strategi yang teridentifikasi secara langsung. Dengan memfasilitasi kejelasan strategi, alokasi sumber daya yang optimal, keterlibatan karyawan, keputusan berbasis data, ketangkasan, dan penyelarasan tujuan kolaboratif, Always-On Strategy merupakan solusi holistik untuk strategi bisnis anda, memungkinkan Anda untuk menavigasi pasar yang dinamis dan tidak dapat diprediksi untuk memastikan ketahanan, kemampuan beradaptasi, dan kesuksesan strategis yang bertahan lama. 

Quantive memberdayakan organisasi modern untuk mengubah ambisi mereka menjadi kenyataan melalui ketangkasan strategis. Di sinilah strategi, tim, dan data bersatu untuk mendorong pengambilan keputusan yang efektif, merampingkan eksekusi, dan memaksimalkan kinerja. Ketika perusahaan anda menavigasi lanskap kompetitif saat ini, Anda memerlukan Strategi Selalu Aktif untuk terus menjembatani kesenjangan antara hasil bisnis saat ini dan yang diinginkan. Quantive menyatukan teknologi, keahlian, dan semangat untuk mengubah strategi Anda dari rencana statis menjadi mesin yang digerakkan oleh umpan balik untuk pertumbuhan.   Baik Anda adalah perusahaan rintisan yang visioner, bisnis pasar menengah yang ingin menaklukkan pasar, atau perusahaan besar yang menghadapi disrupsi, Quantive akan membuat Anda tetap terdepan di setiap langkah. 

Disadur dari: quantive.com

Eksekusi strategi selalu menjadi hal yang sulit. Selama empat dekade terakhir, para akademisi dan konsultan telah menerbitkan banyak penelitian tentang tingkat kegagalan, alasan kegagalan, dan tantangan terpenting yang dialami para eksekutif saat mencoba mengeksekusi strategi. Seperti yang diilustrasikan dalam artikel sebelumnya, penelitian-penelitian ini telah mengungkapkan tingkat kegagalan hingga 90% dan setidaknya 20 masalah utama yang menghambat eksekusi strategi yang efektif.

Namun, terlepas dari semua penelitian tersebut, terlepas dari semua tantangan yang telah diidentifikasi dan terlepas dari semua alasan kegagalan yang telah ditemukan, hasilnya mengecewakan: daftar terfragmentasi yang terus berubah tentang apa saja yang menjadi masalah eksekusi strategi yang paling penting. Dan sebagai tanggapannya, upaya yang terus berubah dan terfragmentasi untuk menyelesaikannya. Hal ini, bisa dibilang, merupakan salah satu alasan paling mendesak mengapa tingkat keberhasilan tidak meningkat secara substansial selama bertahun-tahun.

Setiap upaya untuk mendefinisikan masalah yang paling mendesak sebagian bersifat subjektif dan sewenang-wenang, terutama jika ditargetkan untuk mendefinisikan satu masalah yang paling penting. Namun, alternatif lainnya-daftar masalah yang panjang, berubah-ubah, dan terfragmentasi-juga tidak membantu kita untuk maju. Jadi, untuk membuat kemajuan yang nyata, kita tidak punya pilihan lain selain mengidentifikasi masalah eksekusi terbesar yang harus menjadi fokus perhatian kita.

Enam masalah eksekusi strategi yang paling diakui

1. Langkah pertama dalam menemukan masalah eksekusi strategi terbesar adalah mengidentifikasi masalah terpenting yang sudah diketahui. Untuk itu, saya membaca semua daftar masalah eksekusi strategi dan solusi yang telah saya temukan dalam publikasi selama beberapa dekade terakhir dan mempersempitnya menjadi masalah yang paling penting. Hal ini menghasilkan enam masalah utama berikut ini.
2. Komunikasi yang tidak efektif. Masalah yang paling banyak disebutkan dalam eksekusi strategi adalah komunikasi yang buruk. Ini berarti komunikasi yang terlalu samar, terlambat, terlalu dini, terlalu banyak, terlalu sedikit, kepada orang yang salah, atau tidak efektif. Beberapa orang bahkan mengatakan bahwa strategi yang sukses adalah tentang komunikasi. Meskipun hal ini sedikit berlebihan, komunikasi yang tidak efektif merupakan penghambat yang penting.
3. Penyelarasan yang tidak efektif. Eksekusi strategi yang buruk juga sering dilihat sebagai masalah ketidakselarasan. Penyelarasan mengacu pada pencapaian koherensi dan konsistensi antara berbagai tingkat strategi: strategi korporat, strategi bisnis, strategi fungsional, dan strategi operasional. Ketika terjadi ketidakselarasan, strategi perusahaan yang menyeluruh akan terdilusi di tingkat yang lebih rendah, menghasilkan perilaku yang terpisah-pisah dan tidak semua orang berada di halaman yang sama.
4. Manajemen perubahan yang tidak efektif. Strategi biasanya melibatkan banyak perubahan. Oleh karena itu, mengelola perubahan merupakan aspek penting dalam eksekusi strategi. Masalah di bidang ini termasuk resistensi, kurangnya komitmen, tidak ada dukungan, dan menjaga penampilan. Hal-hal tersebut sebagian besar merupakan masalah emosional dan pola pikir, yang diakibatkan oleh kurangnya keterlibatan dan pelibatan orang-orang di seluruh organisasi selama pembuatan dan pelaksanaan strategi.
5. Manajemen kinerja yang tidak efektif. Seperti kata pepatah, apa yang diukur, akan dikelola, dan apa yang dikelola akan dikerjakan. Oleh karena itu, manajemen kinerja adalah unsur kunci dari eksekusi strategi yang sukses. Jika dilakukan secara tidak efektif, hal ini dapat menyebabkan masalah seperti tujuan dan target yang tidak jelas atau tidak tercapai, penggunaan ukuran dan indikator kinerja (KPI) yang salah, alokasi sumber daya yang tidak tepat, atau insentif yang kontraproduktif.
6. Manajemen proyek yang tidak efektif. Eksekusi strategi yang baik membutuhkan tindak lanjut yang sistematis dan manajemen proyek. Ketiadaan hal ini merupakan masalah utama kelima dalam eksekusi strategi. Masalah ini muncul karena adanya prioritas yang hilang atau bertentangan, tanggung jawab yang tidak jelas, anggaran yang melebihi batas, manajemen waktu yang buruk, penundaan, dan kepemimpinan yang buruk atau tidak ada di berbagai tingkatan dalam organisasi.

Strategi yang tidak efektif. Bukan masalah eksekusi strategi murni, tetapi masalah yang sering kali menghambat eksekusi strategi yang efektif: memiliki strategi yang tidak jelas, tidak sesuai, tidak meyakinkan, tidak inspiratif, tidak dapat ditindaklanjuti, atau tidak efektif. Eksekusi strategi yang efektif membutuhkan strategi yang dapat dieksekusi sejak awal, tanpa itu, kegagalan akan terjadi bahkan sebelum eksekusi dimulai.

Bersama-sama, keenam masalah ini bertanggung jawab atas sebagian besar kegagalan dalam eksekusi strategi. Bukan hanya hari ini atau di abad ke-21. Tidak, masalah-masalah ini sudah diketahui sejak tahun 1980-an. Begitu juga dengan solusinya. Banyak buku dan artikel yang telah ditulis tentang hal tersebut dan banyak konsultan yang mengkhususkan diri untuk memecahkan keenam masalah ini. Hasilnya, solusi untuk memecahkan masalah eksekusi strategi yang disebutkan di atas sudah sangat terkenal.

Masalah sensemaking yang tidak efektif
Berdasarkan pengalaman saya dalam membantu perusahaan memecahkan masalah eksekusi strategi, mereka semua bergumul dengan enam masalah di atas. Secara konsisten, keenam masalah inilah yang paling sering saya tangani selama bertahun-tahun. Namun, saya menemukan bahwa menyelesaikan masalah eksekusi strategi melibatkan penyelesaian masalah ketujuh yang sering terabaikan. Meskipun pada awalnya lebih banyak dilakukan secara tidak sadar daripada secara sadar, bagian yang sangat penting dalam membuat eksekusi strategi menjadi efektif adalah membantu para manajer dan karyawan di tingkat bawah untuk memahami strategi (yang baru saja dibuat) dalam konteks spesifik mereka sendiri.

Pemaknaan adalah proses di mana orang memberi makna pada hal-hal yang mereka hadapi dan alami. Kita melakukannya setiap saat ketika kita mengalami-merasakan-sesuatu yang baru dan mencoba mencari tahu apa yang sedang terjadi. Misalnya, ketika Anda tiba di sebuah negara di mana Anda tidak berbicara bahasa dan tidak mengetahui budayanya, Anda segera mulai mencoba memahami hal-hal yang Anda lihat dan dengar.

Hal yang sama juga terjadi selama eksekusi strategi. Seperti halnya sebuah negara yang tidak dikenal, strategi baru cenderung mengandung banyak elemen baru yang harus dipahami oleh orang-orang. Mereka perlu memberikan makna dengan menghubungkannya dengan ide, asumsi, dan keyakinan yang sudah ada. Dan sering kali strategi tersebut ditulis dalam bahasa korporat yang tidak langsung menarik bagi mereka dan perlu mereka pahami juga.

Sensemaking dalam eksekusi strategi mengacu pada proses di mana orang memberi makna pada strategi baru. Tentu saja, memberi makna. Ini berarti bahwa setiap orang yang terlibat dalam pelaksanaan strategi perlu memberikan makna yang sesuai bagi mereka. Mereka melihat strategi tersebut dari sudut pandang dan konteks spesifik mereka sendiri dan perlu menerjemahkannya, atau “mengontekstualisasikannya”.

Untuk memecahkan masalah sensemaking, tidak ada satu pun dari enam jenis solusi yang disebutkan di atas yang berhasil. Upaya untuk meningkatkan komunikasi, penyelarasan, manajemen perubahan, manajemen kinerja, manajemen proyek, atau strategi itu sendiri tidak akan berhasil. Upaya-upaya tersebut dapat membantu meningkatkan tingkat keberhasilan eksekusi strategi, namun tidak menyelesaikan masalah yang mendasari pembuatan keputusan.

Yang dibutuhkan adalah membantu orang memahami strategi. Hal ini berarti mengambil situasi unik mereka sebagai titik awal dan membantu mereka memahami apa arti strategi baru dalam situasi mereka. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, salah satu cara untuk melakukan hal ini secara efektif adalah dengan mendiskusikan contoh-contoh tentang apa arti strategi tersebut jika diterjemahkan ke dalam konteks spesifik mereka-unit bisnis, departemen, atau pekerjaan mereka. Anda perlu menjawab pertanyaan mereka tentang bagaimana pekerjaan mereka akan berubah sesuai dengan strategi yang baru diadopsi.

Orang-orang membutuhkan contoh-contoh ini karena mereka tidak dapat membuat hubungannya sendiri. Atau setidaknya, tidak pada awalnya. Seperti yang saya alami, setelah mereka menguasainya, mereka dapat melakukannya tanpa bantuan lebih lanjut. Namun sampai saat itu, bantuan aktif dengan pembuatan rasa adalah satu-satunya cara untuk mengatasi masalah eksekusi strategi ketujuh ini secara efektif. Pada akhirnya, menyelesaikan masalah ketujuh ini adalah tentang empati dan menempatkan diri pada posisi orang lain. Jika kita dapat melakukannya, kita dapat menghindari menjadi statistik lain dalam database “Kegagalan Eksekusi Strategi”.

Disadur dari: forbes.com

Dalam lingkungan bisnis yang serba cepat saat ini, perusahaan terus mencari cara untuk merampingkan operasi mereka, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Salah satu pendekatan yang telah mendapatkan daya tarik yang signifikan dalam beberapa tahun terakhir adalah integrasi proses bisnis melalui rekayasa ulang. Strategi ini memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi ulang dan mendesain ulang proses yang ada untuk mencapai integrasi dan kolaborasi yang mulus antara berbagai departemen dan sistem. Pada artikel ini, kami akan mengeksplorasi konsep integrasi proses bisnis, mempelajari prinsip-prinsip utama yang mendukungnya, menyoroti pentingnya hal tersebut, memeriksa manfaat dan tantangan rekayasa ulang proses bisnis, menguraikan langkah-langkah menuju integrasi yang sukses, menyajikan studi kasus tentang inisiatif integrasi yang sukses, mendiskusikan alat dan teknologi yang memfasilitasi proses tersebut, serta berbagi praktik terbaik dan tren masa depan dalam domain ini.

1. Pengantar integrasi proses bisnis
Integrasi proses bisnis
Integrasi proses bisnis mengacu pada penyelarasan dan sinkronisasi berbagai proses dalam suatu organisasi untuk mencapai aliran informasi, material, dan sumber daya yang lancar. Hal ini melibatkan integrasi berbagai departemen, sistem, dan teknologi untuk menciptakan kerangka kerja operasional yang terpadu dan efisien. Dengan mengintegrasikan proses, organisasi dapat menghilangkan silo, mengurangi duplikasi upaya, meningkatkan komunikasi, dan merampingkan alur kerja. Integrasi ini dapat dicapai melalui berbagai strategi, termasuk otomatisasi proses, integrasi sistem, dan adopsi sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).

Poin-poin penting:

- Integrasi proses bisnis melibatkan penyelarasan dan sinkronisasi proses dalam sebuah organisasi.

- Hal ini bertujuan untuk menciptakan kerangka kerja operasional yang terpadu dan efisien.

- Hal ini dapat dicapai melalui otomatisasi proses, integrasi sistem, dan adopsi sistem ERP.

Contoh: Salah satu contoh integrasi proses bisnis yang sukses dapat dilihat pada kasus perusahaan manufaktur yang menerapkan sistem ERP untuk mengintegrasikan proses produksi, inventaris, dan penjualannya. Sistem ini memungkinkan visibilitas waktu nyata ke dalam tingkat inventaris, memungkinkan penjadwalan produksi yang efisien, dan memfasilitasi pemenuhan pesanan pelanggan secara tepat waktu. Hasilnya, perusahaan mengalami pengurangan waktu tunggu yang signifikan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

2. Memahami rekayasa ulang proses bisnis
Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering/BPR) adalah komponen fundamental dari integrasi proses bisnis. Hal ini melibatkan desain ulang radikal dari proses yang ada untuk mencapai terobosan peningkatan kinerja, biaya, kualitas, dan kecepatan. BPR lebih dari sekadar perbaikan inkremental dan bertujuan untuk menantang asumsi yang ada, menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah, dan merestrukturisasi proses secara menyeluruh untuk mencapai hasil yang dramatis. Hal ini membutuhkan pendekatan holistik, yang melibatkan kolaborasi lintas fungsi, analisis berbasis data, dan penggabungan praktik-praktik terbaik dari berbagai industri.

Poin-poin penting:

- Rekayasa ulang proses bisnis melibatkan desain ulang radikal dari proses yang ada.

- Hal ini bertujuan untuk mencapai terobosan peningkatan kinerja, biaya, kualitas, dan kecepatan.

- BPR membutuhkan pendekatan holistik, yang melibatkan kolaborasi lintas fungsi dan analisis berbasis data.

Contoh: Sebuah perusahaan ritel mengidentifikasi adanya hambatan dalam proses pemenuhan pesanan, yang mengakibatkan penundaan dan ketidakpuasan pelanggan. Melalui rekayasa ulang proses bisnis, perusahaan mendesain ulang proses pemenuhan pesanan secara menyeluruh, menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu, mengotomatisasi tugas-tugas manual, dan menerapkan sistem pelacakan waktu nyata. Hasilnya, waktu pemenuhan pesanan berkurang hingga 50%, skor kepuasan pelanggan meningkat, dan perusahaan memperoleh keunggulan kompetitif di pasar.

3. Prinsip-prinsip utama integrasi proses bisnis
Prinsip-prinsip bisnis Integrasi Proses Bisnis
Agar berhasil mengintegrasikan proses bisnis, organisasi harus mematuhi prinsip-prinsip kunci tertentu yang berfungsi sebagai prinsip panduan untuk upaya integrasi mereka. Prinsip-prinsip ini memberikan kerangka kerja untuk merancang dan mengimplementasikan proses yang terintegrasi dan memastikan bahwa hasil yang diinginkan tercapai. Berikut ini adalah beberapa prinsip utama integrasi proses bisnis:

1. Penyelarasan proses: Integrasi proses harus diselaraskan dengan tujuan strategis organisasi dan tujuan bisnis secara keseluruhan. Penyelarasan ini memastikan bahwa proses yang terintegrasi berkontribusi pada kesuksesan organisasi dan mendorong penciptaan nilai.

2. Kolaborasi lintas fungsional: Integrasi proses bisnis membutuhkan kolaborasi dan kerja sama di berbagai fungsi dan departemen. Dengan melibatkan pemangku kepentingan dari berbagai bidang, organisasi dapat memastikan bahwa semua perspektif dipertimbangkan, dan proses yang terintegrasi memenuhi kebutuhan semua pemangku kepentingan.

3. Pengambilan keputusan berdasarkan data: Upaya integrasi harus didasarkan pada data yang akurat dan dapat diandalkan. Organisasi perlu berinvestasi dalam manajemen data dan kemampuan analisis untuk memastikan bahwa proses yang terintegrasi didukung oleh informasi yang relevan dan terkini.

4. Perbaikan berkesinambungan: Integrasi proses bisnis adalah perjalanan yang berkelanjutan. Organisasi perlu merangkul budaya peningkatan berkelanjutan dan terbuka untuk menyempurnakan dan mengoptimalkan proses yang terintegrasi saat peluang baru muncul dan persyaratan bisnis berkembang.

5. Manajemen perubahan: Integrasi yang sukses membutuhkan praktik manajemen perubahan yang efektif. Organisasi perlu mengkomunikasikan tujuan dan manfaat integrasi, melibatkan karyawan dalam prosesnya, memberikan pelatihan dan dukungan, dan mengatasi setiap penolakan atau kekhawatiran yang mungkin timbul.

Contoh: Sebuah perusahaan layanan kesehatan memulai inisiatif integrasi proses bisnis untuk merampingkan proses perawatan pasien di berbagai departemen. Organisasi ini menyelaraskan upaya integrasinya dengan tujuannya untuk meningkatkan hasil perawatan pasien dan mengurangi biaya perawatan kesehatan. Melalui kolaborasi lintas fungsi, pengambilan keputusan berbasis data, dan fokus pada peningkatan berkelanjutan, organisasi ini mendesain ulang prosesnya untuk memungkinkan koordinasi yang lebih baik, waktu respons yang lebih cepat, dan meningkatkan kepuasan pasien.

4. Pentingnya integrasi proses bisnis
Integrasi proses bisnis
Integrasi proses bisnis memainkan peran penting dalam memungkinkan organisasi mencapai keunggulan operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa integrasi proses bisnis itu penting:

1. Peningkatan efisiensi: Dengan mengintegrasikan proses, organisasi dapat menghilangkan redundansi, merampingkan alur kerja, dan mengurangi pemborosan. Hal ini mengarah pada peningkatan efisiensi, peningkatan produktivitas, dan penghematan biaya.

2. Peningkatan kolaborasi: Integrasi proses bisnis mendorong kolaborasi dan komunikasi antara berbagai departemen dan pemangku kepentingan. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, koordinasi yang lebih baik, dan kelincahan organisasi yang lebih baik.

3. Pengalaman pelanggan yang lebih baik: Proses yang terintegrasi menghasilkan pengalaman pelanggan yang mulus dan konsisten. Dengan menghilangkan hambatan, mengurangi waktu respons, dan meningkatkan kualitas layanan, organisasi dapat memberikan layanan pelanggan yang unggul dan membangun loyalitas pelanggan jangka panjang.

4. Pemanfaatan sumber daya yang dioptimalkan: Melalui integrasi, organisasi dapat mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya mereka, termasuk sumber daya manusia, material, dan teknologi. Hal ini mengarah pada alokasi sumber daya yang lebih baik, mengurangi waktu menganggur, dan meningkatkan efisiensi sumber daya secara keseluruhan.

Contoh: Sebuah perusahaan e-commerce menerapkan integrasi proses bisnis untuk meningkatkan proses pemenuhan pesanan. Dengan mengintegrasikan sistem manajemen inventarisnya dengan sistem pemrosesan pesanan, perusahaan mencapai visibilitas real-time ke tingkat inventaris, alokasi pesanan otomatis, dan pemenuhan pesanan yang efisien. Hal ini menghasilkan pemrosesan pesanan yang lebih cepat, mengurangi situasi kehabisan stok, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

5. Manfaat dan tantangan rekayasa ulang proses bisnis
Rekayasa ulang proses bisnis menawarkan banyak manfaat, namun juga menghadirkan tantangan yang perlu diatasi oleh organisasi. Mari kita jelajahi manfaat dan tantangan yang terkait dengan rekayasa ulang proses bisnis:

Manfaat:

1. Peningkatan efisiensi dan produktivitas: Rekayasa ulang proses bisnis menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah, mengurangi redundansi, dan merampingkan alur kerja. Hal ini mengarah pada peningkatan efisiensi, peningkatan produktivitas, dan pengurangan biaya.

2. Peningkatan kualitas dan kepuasan pelanggan: Dengan mendesain ulang proses, organisasi dapat menghilangkan kesalahan, mengurangi waktu siklus, dan meningkatkan kualitas layanan. Hal ini berarti peningkatan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

3. Keunggulan kompetitif: Rekayasa ulang proses bisnis memungkinkan organisasi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dengan menawarkan produk atau layanan yang unggul, waktu respons yang lebih cepat, dan solusi inovatif.

4. Peningkatan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi: Melalui rekayasa ulang, organisasi dapat menciptakan proses yang lincah yang dapat beradaptasi dengan perubahan dinamika pasar, permintaan pelanggan, dan persyaratan bisnis.

Tantangan

1. Resistensi terhadap perubahan: Rekayasa ulang proses bisnis sering kali melibatkan perubahan signifikan pada proses yang ada, yang dapat menimbulkan resistensi dari karyawan. Organisasi perlu mengatasi resistensi ini melalui praktik manajemen perubahan yang efektif.

2. Kompleksitas dan risiko: Mendesain ulang proses adalah pekerjaan yang kompleks dan berisiko. Organisasi perlu merencanakan dan mengelola proses rekayasa ulang dengan hati-hati untuk meminimalkan gangguan dan mengurangi risiko.

3. Kurangnya keselarasan: Upaya rekayasa ulang proses bisnis dapat gagal jika tidak selaras dengan tujuan strategis organisasi dan tujuan bisnis secara keseluruhan. Penyelarasan sangat penting untuk memastikan bahwa proses yang direkayasa ulang berkontribusi pada penciptaan nilai.

4. Kurangnya sumber daya dan keahlian: Rekayasa ulang proses bisnis yang sukses membutuhkan sumber daya yang memadai, termasuk sumber daya keuangan, teknologi, dan keahlian. Organisasi perlu mengalokasikan sumber daya dan membangun kapabilitas internal untuk mendukung upaya rekayasa ulang.

Contoh: Sebuah lembaga keuangan memulai inisiatif rekayasa ulang proses bisnis untuk meningkatkan proses persetujuan pinjamannya. Melalui rekayasa ulang, lembaga tersebut menghilangkan langkah-langkah yang berlebihan, mengotomatiskan tugas-tugas manual, dan memperkenalkan analitik data real-time. Hasilnya, waktu persetujuan pinjaman berkurang hingga 80%, yang mengarah pada peningkatan kepuasan nasabah dan peningkatan volume pinjaman.

6. Langkah-langkah menuju integrasi proses bisnis yang sukses
Integrasi proses bisnis yang Berhasil Integrasi Proses Bisnis yang Berhasil
Untuk mencapai integrasi proses bisnis yang sukses, organisasi perlu mengikuti pendekatan sistematis yang mencakup berbagai tahapan. Berikut adalah langkah-langkah penting untuk integrasi proses bisnis yang sukses:

1. Identifikasi tujuan bisnis: Mulailah dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan bisnis yang ingin dicapai oleh upaya integrasi. Hal ini akan memberikan arahan dan memastikan bahwa integrasi tersebut selaras dengan tujuan strategis organisasi.

2. Memetakan proses yang ada: Lakukan penilaian komprehensif terhadap proses yang ada untuk mengidentifikasi inefisiensi, hambatan, dan area yang perlu ditingkatkan. Hal ini akan menjadi dasar bagi upaya integrasi.

3. Merancang proses yang terintegrasi: Berdasarkan penilaian, rancang proses terintegrasi yang selaras dengan tujuan bisnis yang telah diidentifikasi. Hal ini melibatkan rekayasa ulang proses yang ada, menghilangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah, dan memperkenalkan otomatisasi dan integrasi sistem jika diperlukan.

4. Mengalokasikan sumber daya dan menetapkan tanggung jawab: Alokasikan sumber daya yang diperlukan, termasuk sumber daya keuangan, teknologi, dan sumber daya manusia, untuk mendukung upaya integrasi. Tentukan dengan jelas tanggung jawab setiap anggota tim yang terlibat dalam proses integrasi.

5. Menerapkan dan menguji: Menerapkan proses integrasi dalam lingkungan yang terkendali dan melakukan pengujian menyeluruh untuk memastikan efektivitas dan keandalannya. Identifikasi dan atasi setiap masalah atau hambatan yang muncul selama fase pengujian.

6. Melatih dan mengkomunikasikan: Berikan pelatihan komprehensif kepada karyawan tentang proses baru yang terintegrasi dan komunikasikan tujuan, manfaat, dan hasil yang diharapkan dari upaya integrasi. Hal ini akan memfasilitasi transisi yang lancar dan membantu mengatasi segala resistensi atau kekhawatiran.

7. Memantau dan terus meningkatkan: Pantau kinerja proses terintegrasi dan kumpulkan umpan balik dari para pemangku kepentingan. Analisis data secara terus menerus dan identifikasi area untuk perbaikan lebih lanjut. Menerapkan perubahan dan penyempurnaan yang diperlukan untuk mengoptimalkan proses yang terintegrasi.

Contoh: Sebuah perusahaan penerbangan melakukan integrasi proses bisnis untuk meningkatkan proses pemesanan penumpang. Perusahaan mengikuti langkah-langkah yang disebutkan di atas, dimulai dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan bisnis untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi kesalahan pemesanan. Melalui pemetaan proses, desain ulang proses, alokasi sumber daya, dan pengujian menyeluruh, perusahaan berhasil mengintegrasikan proses pemesanan dengan sistem reservasi, sehingga menghasilkan pemesanan yang lebih cepat dan akurat.

Disadur dari: fastercapital.com

1. Integrasi proses bisnis yang berhasil
Untuk mengilustrasikan dampak nyata dan efektivitas integrasi proses bisnis, mari kita lihat beberapa studi kasus tentang inisiatif integrasi yang berhasil:

1. Studi kasus 1: Integrasi rantai pasokan ritel: Sebuah rantai ritel global menerapkan integrasi proses bisnis untuk meningkatkan operasi rantai pasokannya. Dengan mengintegrasikan sistem manajemen inventarisnya dengan sistem pemasoknya, perusahaan ini mencapai visibilitas waktu nyata ke dalam tingkat inventaris, pengisian ulang pesanan otomatis, dan peningkatan koordinasi dengan pemasok. Hal ini menghasilkan pengurangan kehabisan stok, peningkatan ketersediaan di rak, dan peningkatan efisiensi rantai pasokan secara keseluruhan.

2. Studi kasus 2: Integrasi proses perawatan kesehatan: Sebuah perusahaan layanan kesehatan besar memulai inisiatif integrasi proses bisnis untuk merampingkan proses perawatan pasiennya. Dengan mengintegrasikan berbagai departemen, termasuk bagian penerimaan, diagnostik, dan catatan pasien, organisasi ini mencapai koordinasi yang lebih baik, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan hasil perawatan pasien. Integrasi ini juga memfasilitasi pembagian informasi pasien yang lancar, sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan meningkatkan keselamatan pasien.

3. Studi kasus 3: Integrasi proses manufaktur: Sebuah perusahaan manufaktur menerapkan integrasi proses bisnis untuk mengoptimalkan proses produksinya. Dengan mengintegrasikan perencanaan produksi, manajemen inventaris, dan sistem kontrol kualitas, perusahaan mencapai visibilitas yang lebih baik ke dalam jadwal produksi, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan efisiensi produksi secara keseluruhan. Integrasi ini juga memungkinkan pelacakan kualitas produk secara real-time, sehingga mengurangi cacat dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Contoh: Sebuah perusahaan e-commerce melakukan integrasi proses bisnis untuk meningkatkan proses pemenuhan pesanan. Dengan mengintegrasikan sistem pemrosesan pesanannya dengan sistem mitra logistiknya, perusahaan mencapai visibilitas menyeluruh ke dalam proses pemenuhan pesanan, alokasi pesanan otomatis berdasarkan ketersediaan inventaris, dan pelacakan pengiriman secara real-time. Integrasi ini menghasilkan pemrosesan pesanan yang lebih cepat, mengurangi kesalahan pesanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

2.  Alat dan teknologi untuk rekayasa ulang proses bisnis
Teknologi yang dapat digunakan dalam bisnis anda
Untuk mendukung upaya rekayasa ulang proses bisnis, organisasi dapat memanfaatkan berbagai alat dan teknologi. Alat-alat ini memfasilitasi analisis proses, desain proses, kolaborasi, dan otomatisasi. Berikut adalah beberapa alat dan teknologi yang umum digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis:

1. Alat pemodelan proses bisnis: Alat-alat ini memungkinkan organisasi untuk membuat representasi visual dari proses mereka, termasuk diagram alir, diagram swimlane, dan peta proses. Contoh alat pemodelan proses bisnis yang populer termasuk Microsoft Visio, Lucidchart, dan Bizagi.

2. Alat otomatisasi alur kerja: Alat otomatisasi alur kerja memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan berulang, mengurangi upaya manual dan meningkatkan efisiensi. Alat-alat ini menyediakan kemampuan seperti perutean tugas, alur kerja persetujuan, dan pemberitahuan. Contoh alat otomatisasi alur kerja termasuk Microsoft Power Automate, Zapier, dan Nintex.

3. Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP): Sistem ERP mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti keuangan, sumber daya manusia, dan manajemen rantai pasokan, ke dalam satu sistem. Sistem ini memfasilitasi aliran informasi dan sumber daya yang lancar di seluruh departemen, memungkinkan koordinasi dan integrasi yang lebih baik. Contoh sistem ERP yang populer antara lain SAP, Oracle, dan Microsoft Dynamics.

4. Alat kolaborasi: Alat kolaborasi memungkinkan tim lintas fungsi untuk berkolaborasi dan berkomunikasi secara efektif selama proses rekayasa ulang. Alat-alat ini menyediakan fitur-fitur seperti berbagi dokumen, kolaborasi waktu nyata, dan manajemen tugas. Contoh alat kolaborasi termasuk Microsoft Teams, Slack, dan Google Workspace.

5. Alat Penambangan Proses: Alat penambangan proses menganalisis log peristiwa dan data dari berbagai sistem untuk memberikan wawasan tentang pelaksanaan proses yang sebenarnya. Alat-alat ini membantu mengidentifikasi kemacetan, ketidakefisienan, dan area untuk perbaikan, memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data. Contoh alat penambangan proses termasuk Celonis, UiPath Process Mining, dan Minit.

Contoh: Sebuah perusahaan manufaktur menggunakan alat bantu pemodelan proses bisnis untuk menganalisis dan mendesain ulang proses order-to-cash. Perusahaan membuat peta proses menggunakan Microsoft Visio, yang menyoroti inefisiensi dan kemacetan dalam proses yang ada. Berdasarkan analisis ini, perusahaan mendesain ulang prosesnya, menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dan memperkenalkan otomatisasi jika memungkinkan. Proses baru ini kemudian diimplementasikan dengan menggunakan alat otomatisasi alur kerja, sehingga memungkinkan pemrosesan pesanan yang lancar dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. Praktik Terbaik untuk integrasi proses bisnis
Praktik untuk menggunakan integrasi proses bisnis
Untuk memaksimalkan peluang keberhasilan dalam integrasi proses bisnis, organisasi harus mengikuti praktik terbaik yang telah terbukti efektif dalam inisiatif serupa. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk integrasi proses bisnis:

1. Mulailah dengan visi yang jelas: Mengartikulasikan dengan jelas maksud, tujuan, dan hasil yang diharapkan dari upaya integrasi. Hal ini akan memberikan arah yang jelas dan membantu menyelaraskan upaya semua pemangku kepentingan yang terlibat.

2. Libatkan pemangku kepentingan dari awal: Libatkan perwakilan dari semua fungsi, departemen, dan tingkat organisasi yang relevan dalam proses integrasi. Hal ini memastikan bahwa semua perspektif dipertimbangkan dan membantu membangun dukungan dan dukungan untuk upaya integrasi.

3. Fokus pada peningkatan proses: Gunakan proses integrasi sebagai kesempatan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan inefisiensi, kemacetan, dan aktivitas yang tidak bernilai tambah. Teruslah mengupayakan peningkatan proses dan mencari cara untuk mengoptimalkan proses yang terintegrasi.

4. Mengkomunikasikan dan mendidik: Mengkomunikasikan dengan jelas tujuan, manfaat, dan hasil yang diharapkan dari upaya integrasi kepada semua pemangku kepentingan. Berikan pelatihan dan dukungan yang komprehensif untuk memastikan bahwa karyawan memahami proses baru dan peran mereka dalam kerangka kerja yang terintegrasi.

5. Memantau dan mengukur kinerja: menetapkan indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur kinerja proses yang terintegrasi. Pantau dan ukur kinerja secara terus menerus terhadap KPI ini untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memastikan bahwa upaya integrasi memberikan hasil yang diharapkan.

Contoh: Sebuah perusahaan asuransi mengikuti praktik terbaik untuk integrasi proses bisnis ketika mengintegrasikan proses pemrosesan klaimnya. Perusahaan ini memulai dengan visi yang jelas untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan klaim dan mengurangi kesalahan. Perusahaan ini melibatkan perwakilan dari berbagai departemen, termasuk klaim, layanan pelanggan, dan TI, dalam proses integrasi untuk memastikan bahwa semua perspektif dipertimbangkan. Perusahaan berfokus pada peningkatan proses, menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu dan memperkenalkan otomatisasi untuk merampingkan proses pemrosesan klaim. Melalui komunikasi yang efektif, pelatihan yang komprehensif, dan pemantauan kinerja yang berkelanjutan, perusahaan berhasil mengintegrasikan proses pemrosesan klaimnya, menghasilkan penyelesaian klaim yang lebih cepat dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

4. Tren masa depan dalam integrasi proses bisnis
Tren dan integrasi proses bisnis
Seiring dengan perkembangan teknologi dan organisasi yang berusaha untuk mencapai efisiensi dan kelincahan yang lebih besar, beberapa tren masa depan membentuk bidang integrasi proses bisnis. Tren-tren ini memiliki potensi untuk merevolusi cara organisasi mengintegrasikan proses mereka dan mendorong inovasi. Berikut adalah beberapa tren masa depan yang perlu diperhatikan dalam integrasi proses bisnis:

1. Kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin: Teknologi kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) dapat memainkan peran penting dalam mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses yang terintegrasi. Teknologi ini memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan analitik tingkat lanjut, kemampuan prediktif, dan otomatisasi cerdas untuk mencapai efisiensi dan akurasi yang lebih tinggi.

2. Otomatisasi proses robotik: Otomatisasi proses robotik (RPA) melibatkan penggunaan robot perangkat lunak atau “bot” untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan berulang. RPA dapat secara signifikan meningkatkan integrasi proses bisnis dengan menghilangkan upaya manual, mengurangi kesalahan, dan memungkinkan waktu pemrosesan yang lebih cepat.

3. Internet of Things (IoT): Berkembangnya perangkat IoT menghadirkan peluang baru untuk integrasi proses bisnis. Dengan menghubungkan perangkat fisik dan sensor, organisasi dapat mencapai visibilitas waktu nyata ke dalam proses mereka, memungkinkan pemeliharaan prediktif, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

4. Blockchain: teknologi blockchain menawarkan potensi integrasi proses yang aman dan terdesentralisasi. Dengan memanfaatkan blockchain, organisasi dapat menciptakan sistem yang transparan dan anti-rusak yang memungkinkan kepercayaan, merampingkan transaksi, dan meningkatkan kolaborasi.

5. Komputasi awan: Komputasi awan memberikan skalabilitas, fleksibilitas, dan efisiensi biaya yang diperlukan untuk integrasi proses tanpa batas. Solusi berbasis awan memungkinkan organisasi memanfaatkan sumber daya bersama, mengakses teknologi canggih, dan berkolaborasi secara efektif di berbagai departemen dan lokasi.

Contoh: Sebuah perusahaan logistik mengikuti tren masa depan dalam integrasi proses bisnis dengan memanfaatkan teknologi AI dan pembelajaran mesin untuk mengoptimalkan proses rantai pasokannya. Perusahaan ini menerapkan model analitik prediktif untuk meramalkan permintaan, algoritme pengoptimalan bertenaga AI untuk mengoptimalkan perutean dan penjadwalan, dan otomatisasi cerdas untuk merampingkan operasi gudang. Teknologi-teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk mencapai penghematan biaya yang signifikan, meningkatkan efisiensi operasional, dan meningkatkan layanan pelanggan.

Kesimpulannya, integrasi proses bisnis melalui rekayasa ulang adalah strategi yang kuat yang memungkinkan organisasi mencapai kolaborasi tanpa batas, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan mengikuti prinsip-prinsip utama integrasi, perusahaan dapat memperoleh banyak manfaat, termasuk peningkatan produktivitas, pemanfaatan sumber daya yang lebih baik, dan keunggulan kompetitif. Namun, proses integrasi memiliki tantangan yang harus diatasi oleh organisasi melalui manajemen perubahan yang efektif dan perencanaan yang matang.

Dengan mengikuti langkah-langkah menuju integrasi yang sukses, memanfaatkan alat dan teknologi yang tepat, serta mengadopsi praktik terbaik, organisasi dapat membuka jalan bagi inisiatif integrasi yang sukses. Selain itu, dengan memperhatikan tren masa depan, organisasi dapat tetap menjadi yang terdepan dan memanfaatkan kekuatan teknologi yang muncul untuk mendorong inovasi dan peningkatan berkelanjutan dalam proses integrasi mereka.

Disadur dari: fastercapital.com

Dalam lanskap bisnis yang terus berkembang saat ini, kebutuhan akan kelincahan dan efisiensi adalah yang terpenting. Hal ini telah mendorong adopsi Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering/BPR) secara luas, sebuah pendekatan strategis yang bertujuan untuk mengubah dan meningkatkan proses organisasi secara radikal. Namun, meskipun BPR menjanjikan banyak manfaat, BPR juga memiliki banyak tantangan. 

Di sini, hari ini, dalam posting blog ini, kita akan mempelajari dunia rekayasa ulang proses bisnis dan mengeksplorasi rintangan utama yang dihadapi perusahaan ketika mencoba merampingkan operasi mereka. Memahami tantangan-tantangan ini adalah langkah pertama untuk berhasil mengimplementasikan BPR dan menuai hasilnya.

Apa itu BPR atau rekayasa ulang proses bisnis?
Rekayasa ulang proses bisnis (Business Process Reengineering/BPR) telah muncul sebagai strategi penting bagi organisasi yang ingin tetap kompetitif dan beradaptasi dengan dinamika pasar yang terus berubah. Tujuan utama dari BPR adalah mendesain ulang dan mengoptimalkan proses yang ada untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Meskipun manfaatnya tidak dapat disangkal, perjalanan menuju BPR yang sukses penuh dengan tantangan yang dapat menghambat kemajuan dan berpotensi menggagalkan seluruh inisiatif.

Dalam blog ini, kami akan mengeksplorasi tantangan berat yang dihadapi bisnis ketika memulai jalur Rekayasa Ulang Proses Bisnis. Dengan mengenali dan mengatasi hambatan-hambatan ini, organisasi dapat menavigasi proses rekayasa ulang dengan lebih baik dan meningkatkan kemungkinan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Tantangan dalam rekayasa ulang proses bisnis dan cara mengatasinya
Resistensi terhadap perubahan:
Salah satu rintangan yang paling signifikan dalam rekayasa ulang proses bisnis adalah resistensi yang melekat pada perubahan dalam organisasi. Karyawan sering kali terbiasa dengan status quo dan secara alami khawatir tentang prospek transformasi proses. Resistensi ini dapat muncul dalam berbagai bentuk, termasuk keengganan untuk mengadopsi teknologi baru, skeptisisme tentang manfaat perubahan, dan ketakutan akan ketidakamanan pekerjaan.

Untuk mengatasi tantangan ini, organisasi harus berinvestasi dalam strategi manajemen perubahan. Strategi ini harus berfokus pada komunikasi, pelatihan, dan menciptakan budaya kolaborasi dan inovasi. Dengan melibatkan karyawan dalam proses BPR dan menunjukkan dampak positif terhadap peran mereka dan organisasi secara keseluruhan, resistensi dapat diminimalkan.

Kurangnya tujuan yang jelas:
Batu sandungan umum lainnya dalam rekayasa ulang proses bisnis adalah tidak adanya tujuan yang jelas dan terdefinisi dengan baik. Pentingnya menetapkan tujuan yang jelas di BPR:

Menetapkan tujuan yang jelas dan terdefinisi dengan baik merupakan hal yang terpenting dalam konteks Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering/BPR). BPR melibatkan perubahan perusahaan yang substansial yang bertujuan untuk meningkatkan proses, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan daya saing. Inilah alasan mengapa memiliki tujuan yang jelas sangatlah penting:

• Arah dan fokus: Tujuan yang jelas memberikan arah bagi seluruh inisiatif BPR. Tujuan tersebut memberikan tujuan proyek dan membantu menyelaraskan upaya-upaya untuk mencapai hasil yang spesifik. Tanpa tujuan yang jelas, proyek mungkin tidak memiliki arah dan menghasilkan pendekatan yang serampangan terhadap perubahan.
• Keterukuran: Tujuan yang terdefinisi dengan baik dapat diukur dan dikuantifikasi. Hal ini memungkinkan organisasi untuk melacak kemajuan, menilai dampak perubahan, dan menentukan apakah inisiatif BPR mencapai hasil yang diinginkan. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data.
• Motivasi dan dukungan: Tujuan yang jelas memberikan motivasi dan dukungan dari karyawan dan pemangku kepentingan. Ketika individu memahami apa yang ingin dicapai oleh organisasi, mereka akan lebih cenderung mendukung dan berpartisipasi aktif dalam proses perubahan.
• Alokasi sumber daya: Memiliki tujuan yang jelas membantu mengalokasikan sumber daya secara efektif. Organisasi dapat mengalokasikan anggaran, tenaga kerja, dan teknologi berdasarkan tujuan tertentu, memastikan bahwa sumber daya digunakan secara efisien.

Bagaimana tujuan yang tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan dan ketidakefisienan:

Tujuan yang tidak jelas atau tidak terdefinisi dengan baik di BPR dapat berdampak buruk pada keberhasilan proyek:

• Kebingungan: Ketika tujuan tidak jelas, karyawan dan tim dapat memiliki interpretasi yang berbeda tentang apa yang perlu dicapai. Hal ini dapat menyebabkan kebingungan, ketidakselarasan upaya, dan prioritas yang saling bertentangan, yang mengakibatkan lingkungan kerja yang kacau.
• Inefisiensi: Tanpa tujuan yang jelas, perusahaan dapat menginvestasikan waktu dan sumber daya dalam kegiatan yang tidak berkontribusi langsung pada hasil yang diinginkan. Ketidakefisienan ini dapat menyebabkan pemborosan sumber daya, keterlambatan jadwal proyek, dan peningkatan biaya.
• Resistensi terhadap Perubahan: Ambiguitas dalam tujuan dapat menimbulkan skeptisisme dan resistensi di antara karyawan. Mereka mungkin ragu untuk menerima perubahan ketika mereka tidak memahami tujuan akhirnya, sehingga menimbulkan resistensi yang dapat menggagalkan inisiatif BPR.
• Kurangnya akuntabilitas: Tujuan yang tidak jelas menyulitkan untuk meminta pertanggungjawaban individu atau tim atas kontribusi mereka terhadap proyek. Hal ini dapat mengakibatkan kurangnya rasa memiliki dan tanggung jawab, sehingga menghambat kemajuan.

Gangguan komunikasi:
Komunikasi yang efektif memainkan peran penting dalam keberhasilan Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering/BPR). Dalam konteks BPR, komunikasi tidak hanya mencakup penyampaian informasi, tetapi juga menumbuhkan pemahaman, kolaborasi, dan dukungan di antara semua pemangku kepentingan, mulai dari manajemen puncak hingga karyawan di lini depan. Berikut adalah alasan mengapa komunikasi yang efektif sangat penting dan strategi untuk meningkatkannya dalam perusahaan BPR:

Pentingnya komunikasi yang efektif:

Komunikasi yang efektif adalah kunci utama BPR karena beberapa alasan:

• Kejelasan Tujuan: Inisiatif BPR sering kali melibatkan perubahan signifikan yang dapat menimbulkan ketidakpastian. Komunikasi yang jelas dan transparan membantu dalam mengartikulasikan tujuan, manfaat, dan hasil yang diharapkan dari upaya rekayasa ulang, mengurangi ambiguitas dan kecemasan di antara karyawan.
• Penyelarasan: BPR membutuhkan kolaborasi dan konsensus lintas fungsi. Komunikasi yang tepat memastikan bahwa semua pemangku kepentingan, termasuk departemen dan anggota tim yang berbeda, berada di halaman yang sama, menyelaraskan upaya mereka menuju tujuan bersama proyek.
• Mengurangi Resistensi: Resistensi terhadap perubahan adalah tantangan umum di BPR. Saluran komunikasi yang terbuka dan jujur memungkinkan karyawan untuk menyuarakan kekhawatiran, mencari klarifikasi, dan merasa didengar, yang dapat mengurangi resistensi dan menumbuhkan sikap yang lebih positif terhadap perubahan.

Strategi untuk Meningkatkan Komunikasi dalam perusahaan:

Untuk mengatasi gangguan komunikasi selama BPR, perusahaan dapat menerapkan strategi-strategi berikut:

• Keterlibatan pemangku kepentingan: Libatkan para pemangku kepentingan utama di setiap tahap proses BPR. Mintalah masukan, umpan balik, dan ide dari mereka, serta pastikan mereka memahami alasan di balik perubahan tersebut.
• Rencana komunikasi yang jelas: Kembangkan rencana komunikasi yang komprehensif yang menguraikan apa yang perlu dikomunikasikan, kapan, dan kepada siapa. Hal ini dapat mencakup pertemuan rutin, buletin, lokakarya, dan metode lain untuk membuat semua orang mendapatkan informasi.
• Pelatihan dan pendidikan: Sediakan sesi pelatihan dan sumber daya untuk memastikan bahwa karyawan memahami proses dan teknologi baru. Pelatihan yang efektif dapat mengurangi kesalahpahaman dan kesalahan selama masa transisi.
• Lingkaran umpan balik: Buat mekanisme bagi karyawan untuk memberikan umpan balik tentang perubahan yang sedang berlangsung. Tinjau dan tangani masalah dan saran secara teratur untuk menunjukkan bahwa masukan mereka dihargai.

Disadur dari: econstra.com