Kami melihat beberapa masalah utama dalam manajemen proyek konstruksi dan bagaimana hal itu menghambat pertumbuhan perusahaan. Dari penundaan proyek hingga komunikasi yang buruk dan kurangnya sistem yang terpusat, kami menganalisis duri terbesar yang dihadapi oleh para manajer proyek.
Masalah Komunikasi
Komunikasi yang efektif sangat penting untuk keberhasilan proyek konstruksi, namun miskomunikasi tetap menjadi salah satu masalah terbesar. Proyek konstruksi melibatkan banyak tim, perdagangan, dan pemangku kepentingan yang harus berkoordinasi dan berkolaborasi dengan lancar. Tanpa alat dan strategi komunikasi yang tepat, informasi penting dapat tertunda atau hilang saat berpindah di antara berbagai pihak.
Beberapa masalah komunikasi utama yang dihadapi oleh perusahaan konstruksi meliputi:
- Miskomunikasi antara tim dan departemen - Proyek konstruksi membutuhkan koordinasi antara pemilik, arsitek, insinyur, kontraktor umum, subkontraktor, dan banyak lagi. Jika pihak-pihak ini gagal mengomunikasikan perubahan desain, pembaruan jadwal, RFI, pengajuan, dan detail penting lainnya secara akurat dan tepat waktu, hal ini dapat menyebabkan masalah yang signifikan. Misalnya, jika perubahan desain arsitek tidak disampaikan dengan benar kepada insinyur struktur dan subkontraktor beton, hal ini dapat menyebabkan pekerjaan robek dan ganti di kemudian hari.
- Kurangnya alat dan platform kolaborasi - Banyak perusahaan konstruksi masih mengandalkan sistem berbasis kertas, spreadsheet, dan proses manual untuk berbagi informasi antara kantor dan lokasi kerja. Tanpa platform kolaborasi digital dan sistem kontrol dokumen, data dapat terpecah-pecah di berbagai sumber. Hal ini menyulitkan untuk mendapatkan tampilan status proyek secara real-time.
- Meningkatkan komunikasi konstruksi membutuhkan investasi dalam solusi seperti perangkat lunak manajemen proyek, platform berbagi dokumen, dan kemampuan seluler. Hal ini meningkatkan kolaborasi, menghubungkan data, dan memungkinkan tim untuk menyampaikan informasi secara real-time. Dengan komunikasi yang lancar, perusahaan konstruksi dapat mengurangi ketidakselarasan, kebingungan, dan penundaan di seluruh proyek.
Peningkatan Modal Kerja Bersih
Proyek konstruksi terkenal sering melebihi anggaran. Faktanya, sebuah studi oleh McKinsey menemukan bahwa proyek-proyek besar biasanya melebihi anggaran rata-rata sebesar 20%, dengan beberapa proyek melebihi estimasi awal hingga 80%. Ada beberapa faktor utama yang berkontribusi terhadap pembengkakan biaya dalam konstruksi:
- Biaya tak terduga - Bahkan profesional konstruksi yang paling berpengalaman sekalipun tidak dapat memprediksi setiap masalah yang mungkin timbul. Misalnya, cuaca buruk, material yang rusak, atau kekurangan tenaga kerja terampil, semuanya dapat mengakibatkan biaya yang tidak terduga. Perubahan pesanan dari klien juga sering kali menambah biaya. Meskipun perencanaan kontinjensi yang cerdas dapat membantu, proyek pasti akan menimbulkan biaya tak terduga yang membengkakkan anggaran.
- Peningkatan Modal Kerja Bersih - Ketika proyek berlarut-larut, perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih banyak untuk menjaga agar proyek tetap berjalan. Ini termasuk gaji untuk karyawan, biaya untuk mempertahankan peralatan yang disewa dan sub kontraktor, dll. Di sisi lain, pendapatan tidak ada karena proyek belum selesai. Hal ini menghasilkan arus kas negatif bersih, yang memengaruhi kemampuan perusahaan untuk mengajukan penawaran pada proyek-proyek masa depan lebih cepat.
Kurangnya Visibilitas
Proyek konstruksi melibatkan banyak tim berbeda yang bekerja di berbagai lokasi dan menggunakan berbagai sistem untuk melacak kemajuan. Hal ini menyebabkan kurangnya visibilitas secara real-time ke dalam gambaran besar. Tanpa akses ke data yang terkonsolidasi, manajer proyek kesulitan untuk melacak kemajuan secara keseluruhan dan mengidentifikasi masalah sejak dini.
Tantangan utama meliputi:
- Ketidakmampuan untuk melacak kemajuan secara real-time di seluruh proyek. Dengan tim yang menggunakan sistem dan spreadsheet yang terpisah-pisah, tidak ada sumber kebenaran tunggal. Hal ini menyulitkan untuk mendapatkan gambaran yang akurat dan terkini.
- Kesulitan mengidentifikasi masalah pada tahap awal. Ketika data terfragmentasi, masalah yang muncul seperti penundaan atau pembengkakan anggaran sering kali terlambat diketahui. Hal ini menyebabkan efek lanjutan di kemudian hari.
- Tidak ada wawasan tentang produktivitas dan kinerja. Kurangnya visibilitas berarti manajer lokasi tidak dapat dengan mudah melacak produktivitas kontraktor atau mengidentifikasi subkontraktor yang berkinerja tinggi.
- Keputusan alokasi sumber daya dibuat dalam kegelapan. Dengan visibilitas yang terbatas, sulit untuk menentukan tingkat sumber daya yang optimal dan mengalokasikan ulang berdasarkan data yang sebenarnya.
Ketidakmampuan untuk mengakses data yang terkonsolidasi dan real-time di seluruh siklus hidup proyek merupakan masalah utama. Perusahaan konstruksi membutuhkan solusi yang memecah silo data dan memberikan visibilitas lengkap dalam satu platform terpusat. Hal ini penting untuk membuat keputusan yang tepat dan mengelola proyek yang sukses.
Masalah keamanan
Lokasi konstruksi dapat menjadi lingkungan yang berbahaya. Kegagalan dalam mengikuti protokol keselamatan yang tepat dan memberikan pelatihan yang memadai bagi para pekerja dapat menyebabkan kecelakaan dan cedera serius. Hal ini membuat perusahaan konstruksi terekspos pada risiko tanggung jawab. Beberapa masalah keselamatan utama yang dihadapi perusahaan konstruksi meliputi:
- Kegagalan dalam menerapkan protokol keselamatan. Banyak kecelakaan terjadi ketika aturan keselamatan seperti mengenakan topi pelindung atau menggunakan pelindung jatuh ketika bekerja di ketinggian tidak diikuti secara konsisten. Budaya keselamatan yang buruk menyebabkan lebih banyak kecelakaan.
- Pelatihan yang tidak memadai untuk pekerja. Pekerja konstruksi perlu dilatih dengan baik tentang cara mengidentifikasi bahaya, menggunakan peralatan dengan aman, mengikuti prosedur keselamatan, dll. Pelatihan yang tidak memadai berarti pekerja tidak siap untuk bekerja dengan aman.
- Kesenjangan komunikasi. Hambatan bahasa, kurangnya rambu-rambu, pengarahan keselamatan yang tidak tepat, dan lain-lain dapat menyebabkan kebingungan dan praktik-praktik yang tidak aman di lokasi. Komunikasi yang jelas tentang keselamatan sangat penting.
- Kurangnya pengawasan dan akuntabilitas. Tanpa pengawasan dan penegakan kebijakan keselamatan yang tepat, pekerja cenderung mengambil jalan pintas atau melakukan kesalahan yang menyebabkan kecelakaan.
- Perusahaan konstruksi yang gagal memprioritaskan keselamatan membuka diri terhadap denda OSHA, penundaan proyek, tuntutan hukum, dan kerusakan reputasi mereka. Budaya keselamatan yang kuat dan program keselamatan yang kuat sangat penting untuk menghindari cedera dan insiden pada proyek konstruksi. Berinvestasi dalam pelatihan, peralatan, dan pengawasan yang tepat akan sangat membantu dalam meningkatkan keselamatan.
Kolaborasi yang Tidak Memadai
Kolaborasi adalah kunci untuk proyek konstruksi yang sukses, namun kolaborasi yang tidak memadai masih menjadi masalah utama. Ketika berbagai pihak seperti arsitek, insinyur, kontraktor, subkontraktor, dan pemasok tidak berkoordinasi dengan baik, maka proyek akan terganggu.
Kurangnya koordinasi menyebabkan kesalahan yang merugikan, pekerjaan yang berlebihan, dan penundaan yang dapat dihindari. Email tertimbun, panggilan telepon tidak terjawab, dan informasi tidak tersampaikan. Dokumen tidak diperbarui dengan segera dan tugas-tugas tidak memiliki akuntabilitas. Kontraktor saling menyalahkan satu sama lain daripada berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah.
Perusahaan konstruksi membutuhkan manajemen proyek yang kuat untuk memfasilitasi kolaborasi. Sistem komunikasi terpusat meningkatkan koordinasi dan berbagi informasi. Tanggung jawab dan alur kerja yang jelas mencegah kebingungan peran yang tumpang tindih. Dan budaya kolaboratif yang berfokus pada kesuksesan kolektif, bukan metrik individu, menyelaraskan semua pihak.
Pelaporan yang tidak akurat
Proyek konstruksi menghasilkan data dalam jumlah besar di berbagai sistem dan pemangku kepentingan. Namun, banyak perusahaan konstruksi masih mengandalkan proses manual untuk mengumpulkan dan menganalisis data ini untuk menghasilkan laporan. Hal ini menimbulkan risiko kesalahan manusia yang signifikan yang menyebabkan pelaporan yang tidak akurat.
Beberapa masalah yang umum terjadi antara lain:
- Data yang dikumpulkan dalam spreadsheet atau formulir kertas yang harus dimasukkan secara manual ke dalam sistem. Entri data yang berlebihan ini membuka peluang terjadinya kesalahan ketik, informasi yang hilang, dan ketidakkonsistenan.
- Kurangnya format dan taksonomi data standar. Tim yang berbeda dapat mendeskripsikan item yang sama secara berbeda, sehingga menyulitkan konsolidasi data.
- Kesalahan manusia yang menghasilkan data yang salah. Seringkali, ini adalah hal yang paling sulit untuk diidentifikasi dan diperbaiki, terutama dengan tidak adanya sistem di mana setiap entri data dicatat dan dikaitkan dengan personil tertentu.
- Data dan pelaporan yang tidak akurat menyebabkan pengambilan keputusan yang buruk, perkiraan yang salah, kurangnya akuntabilitas, dan ketidakpercayaan di antara para pemangku kepentingan. Perusahaan konstruksi harus berinvestasi dalam solusi digital yang mengotomatiskan pengumpulan, analisis, dan pelaporan data untuk memberikan transparansi dan akurasi yang lebih baik.
Sistem dan proses lama
Perusahaan konstruksi sering kali mengandalkan alat dan alur kerja yang sudah ketinggalan zaman sehingga menghambat efisiensi dan menyulitkan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang status proyek. Banyak yang masih menggunakan perangkat lunak spreadsheet seperti Excel untuk penjadwalan dan penganggaran. Meskipun spreadsheet bersifat fleksibel, namun rentan terhadap kesalahan dan tidak memungkinkan kolaborasi yang mudah atau pembaruan secara real-time. Seiring dengan meningkatnya kompleksitas proyek, perusahaan konstruksi membutuhkan solusi yang memberikan transparansi, otomatisasi, dan analitik yang lebih baik.
Namun, sering kali ada penolakan dalam perusahaan konstruksi untuk mengadopsi teknologi baru. Banyak profesional konstruksi yang terbiasa dengan "cara yang selalu dilakukan" dan ragu-ragu untuk mempelajari platform perangkat lunak baru. Mereka mungkin menganggap solusi inovatif tidak perlu atau terlalu sulit untuk diterapkan. Kepemimpinan perlu membuat alasan yang kuat untuk melakukan perubahan, memberikan pelatihan dan dukungan yang tepat, dan menyadari bahwa perubahan budaya membutuhkan waktu.
Sumber: kyro.ai.