Cara mengatur sistem manajemen mutu Anda

ISO Navigator Pro adalah alat bantu gratis yang memberikan panduan praktis dan ahli untuk bisnis yang ingin menafsirkan dan menerapkan persyaratan ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, dan ISO 45001:2018 dengan lebih baik.

Metodologi implementasi ISO 9001:2015

Mulailah menerapkan standar hari ini

Rencana implementasi dua belas langkah

Ketika berencana menerapkan ISO 9001, mulailah dengan asumsi bahwa proses dan operasi bisnis Anda sudah memenuhi sebagian besar yang disyaratkan oleh ISO 9001!

Kami menyarankan agar Anda menggunakan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) yang sudah dikenal untuk mengelola implementasi organisasi Anda dan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu ke dalam proses dan operasi bisnis Anda.

Metodologi berikut ini memberikan rencana dua belas langkah yang efektif untuk menerapkan dan memverifikasi keberhasilan integrasi ISO 9001 dengan menggunakan proses yang diuraikan di bawah ini:

Langkah 1 - Menetapkan sumber daya dan anggaran

Manajemen puncak harus memastikan bahwa sumber daya dan keuangan yang ada untuk mendukung penerapan sistem manajemen mutu tersedia. Langkah penting pertama dalam pengembangan dan penerapan sistem manajemen adalah pengesahan formal dan komitmen manajemen puncak.

Usulan pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu harus didokumentasikan secara formal, disetujui dan mencakup strategi implementasi yang diusulkan, jadwal yang luas dan perkiraan anggaran.

Penunjukan Manajer Mutu profesional atau 'Perwakilan Manajemen' merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan sistem manajemen mutu. Sangat disarankan untuk menunjuk anggota staf penuh waktu pada tingkat senior; akan sangat bermanfaat untuk proses implementasi jika mereka memiliki pengetahuan tentang bisnis Anda.

Langkah 2 - Mengadopsi standar

Beli dan baca salinan ISO 9000:2015 dan ISO 9001:2015. Bacalah keduanya dan biasakan diri Anda dengan bahasa, konsep, dan persyaratannya. Meskipun keduanya ditulis dalam bahasa yang padat dan formal, judul klausul dalam ISO 9001:2015 cukup jelas.

Identifikasi proses dan klausul yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu. Identifikasi proses yang membentuk sistem manajemen Anda dan tentukan proses mana yang bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan yang mana. Identifikasi proses-proses yang membentuk sistem manajemen Anda dan tentukan proses mana yang bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan yang mana.

Kami menyarankan untuk menggunakan matriks proses untuk memetakan nomor klausul standar terhadap proses dan departemen fungsional bisnis Anda. Tentukan proses dan departemen mana yang bertanggung jawab untuk menjaga kesesuaian terhadap setiap persyaratan. Ketika dua atau lebih proses atau departemen bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan, ini menunjukkan adanya interaksi di antara proses-proses tersebut.

Ada dua jenis proses utama yang harus Anda fokuskan. Proses utama adalah langkah-langkah yang Anda lalui untuk memberikan apa yang diinginkan pelanggan, misalnya dari penerimaan pesanan hingga desain hingga pengiriman, sedangkan proses pendukung adalah proses yang tidak berkontribusi langsung pada apa yang diinginkan pelanggan tetapi membantu proses utama untuk mencapainya. Proses pendukung meliputi sumber daya manusia, pelatihan dan pemeliharaan fasilitas, dll.

Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan memikirkan bagaimana alur kerja di dalam organisasi Anda. Pertimbangkan bagaimana input dan output ke proses utama mengalir dari satu proses ke proses berikutnya, sub-proses apa saja yang mungkin ada di dalamnya dan bagaimana proses pendukung terhubung. Untuk saat ini, abaikan standar tersebut, bahkan buatlah standar tersebut menjadi imbang dan lupakan bahwa standar tersebut ada. Sebaliknya, fokuslah pada proses-proses utama Anda dan bagaimana departemen-departemen tersebut berinteraksi satu sama lain.

Setelah Anda mendefinisikan proses dan antarmuka; kembalilah ke standar dan tentukan proses mana yang bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan yang mana. Ketika mendefinisikan proses organisasi Anda, pikirkan setiap proses dan departemen dan tetapkan untuk mendefinisikan proses-proses tersebut berdasarkan model organisasi saat ini dan bukan berdasarkan persyaratan standar.

Membentuk Tim Implementasi sistem manajemen mutu yang akan melakukan analisis kesenjangan pada Langkah 3. Sesi pelatihan pengantar untuk semua staf yang terlibat dalam sistem manajemen mutu harus diselenggarakan, dimulai dengan Tim Implementasi sistem manajemen mutu dan manajemen puncak.

Berikan gambaran umum tentang persyaratan ISO 9001:2015 kepada personil kunci, termasuk mereka yang terlibat dalam Tim Implementasi sistem manajemen mutu. Kursus pelatihan pengantar ISO 1 hari bersertifikat CQI dan IRCA membantu memastikan keberhasilan implementasi dengan memberikan pemahaman yang baik tentang prinsip dan praktik yang berkaitan dengan ISO 9001.

Idealnya, pelatihan ini diberikan oleh organisasi pelatihan yang terdaftar dan memiliki keahlian di bidang ini. Jika seorang anggota staf harus melakukan sesi pelatihan, mereka harus memiliki latar belakang yang baik dan teruji dalam materi pelajaran yang dikombinasikan dengan, jika memungkinkan, keterampilan pelatihan formal. Libatkan karyawan dalam mengembangkan dan meningkatkan sistem manajemen mutu melalui sesi kesadaran, diagram alir, tinjauan tim, dan umpan balik pengalaman.

Pelatihan kesadaran harus diberikan kepada semua karyawan tentang elemen-elemen baru dari sistem manajemen mutu dan bagaimana hal itu dapat mempengaruhi pekerjaan mereka. Karyawan harus diberitahu tentang kebijakan mutu dan tujuannya. Setelah pelatihan, karyawan harus merasa nyaman menggunakan sistem manajemen mutu yang telah direvisi dan akan menunjukkan pengetahuan mereka dengan dapat menemukan dan menggunakan informasi terdokumentasi yang berhubungan dengan pekerjaan mereka. Karyawan harus tahu:

• Jenis-jenis informasi terdokumentasi yang berlaku untuk pekerjaan mereka;
• Formulir mana yang harus digunakan, bagaimana cara melengkapi dan memprosesnya;
• Mengetahui kebijakan mutu dan bagaimana sasaran mutu berhubungan dengan pekerjaan mereka;
• Bagaimana melaporkan ketidaksesuaian dan masalah untuk tindakan perbaikan;
• Memahami konteks organisasi;
• Memahami risiko dan peluang yang mempengaruhi pekerjaan mereka.

Langkah 3 - Analisis kesenjangan dan rencana tindakan

Pengetahuan unik yang diperoleh tentang status sistem manajemen mutu yang ada akan menjadi pendorong utama pendekatan implementasi selanjutnya. Berbekal pengetahuan ini, Anda dapat menetapkan anggaran, sumber daya, jadwal, dan ekspektasi yang akurat yang proporsional dengan kondisi sistem manajemen Anda saat ini jika dibandingkan langsung dengan persyaratan standar yang baru.

Organisasi Anda mungkin telah memiliki sistem manajemen mutu yang sesuai atau Anda mungkin menjalankan sistem yang tidak bersertifikat. Jika demikian, Anda perlu menentukan seberapa dekat sistem Anda sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015.

Analisis kesenjangan adalah teknik untuk mengidentifikasi dengan jelas klausul ISO 9001 mana yang saat ini belum sepenuhnya dipenuhi (atau tidak dipenuhi sama sekali) dan untuk mengembangkan tindakan perbaikan. Analisis kesenjangan harus dilakukan oleh anggota Tim Implementasi sistem manajemen mutu. Analisis kesenjangan harus dilakukan dengan kelompok kecil staf, termasuk pemilik setiap proses atau departemen.

Tinjau semua praktik sistem manajemen, kontrol dan dokumentasi yang ada dengan menggunakan persyaratan ISO 9001:2015 sebagai kriteria. Cobalah untuk memahami setiap proses bisnis dalam konteks setiap persyaratan standar dengan membandingkan berbagai aktivitas dan proses dengan apa yang disyaratkan oleh standar.

Hasil dari latihan analisis kesenjangan akan membantu menentukan perbedaan, atau kesenjangan, antara sistem manajemen yang ada dengan persyaratan yang baru. Siapkan hasil dan susun rencana tindakan analisis kesenjangan yang merinci tugas/tindakan, hasil, pemilik, dan kerangka waktu. Kirimkan ke Perwakilan Manajemen untuk mendapatkan persetujuan sebelum melanjutkan.

Langkah 4 - Tinjauan manajemen

Lakukan tinjauan manajemen pertama dan pilih Lembaga Sertifikasi. Penting bahwa seorang anggota manajemen puncak memimpin rapat tinjauan manajemen. Pertemuan ini akan memberikan wawasan yang berguna ke dalam proses organisasi dan memungkinkan tim manajemen untuk merespons dengan tepat.

Manajemen puncak harus sepenuhnya memahami dan menghargai persyaratan dalam klausul 9.3 dan sub-klausul 9.3.2 dan 9.3.3 dari ISO 9001:2015. Manajemen puncak harus melakukan tinjauan terhadap hasil analisis kesenjangan, mengidentifikasi area kelemahan, memprioritaskan kesenjangan yang diamati dan mengesahkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Menyetujui rencana tindakan analisis kesenjangan yang dihasilkan.

Tinjau dan dokumentasikan visi organisasi Anda; konsisten dengan misinya, untuk mengidentifikasi arah strategis dan persyaratan pihak yang berkepentingan yang sesuai dengan konteksnya. Pastikan bahwa setiap risiko dan peluang yang muncul ditangkap dengan menggunakan daftar risiko dan peluang.

Pada rapat tinjauan, diskusikan persyaratan ISO 9001 Klausul 7.1 dan Klausul 8.1 serta sistem manajemen mutu, dan pertimbangkan

• Kemampuan sumber daya internal yang ada;
• Kendala pada sumber daya internal yang ada;
• Apa yang perlu diperoleh dari penyedia eksternal.

Fokus pada pengembangan dan penerapan proses dan prosedur yang mencakup kegiatan inti mutu. Tinjau kebijakan mutu untuk menentukan apakah kebijakan tersebut sesuai dengan konteks organisasi dan tujuannya. Staf harus mengetahui kebijakan mutu dan bagaimana tujuan-tujuan tersebut berhubungan dengan pekerjaan mereka. Tetapkan tujuan per fungsi dan identifikasi indikator kinerja yang terukur untuk memungkinkan pelacakan statusnya. Pastikan sasaran mutu konsisten dengan kebijakan mutu.

Langkah 5 - Mulai menutup kesenjangan

Setelah Anda mengidentifikasi kesenjangan dalam sistem dan memiliki tim implementasi yang berkomitmen, sekarang mungkin untuk mengembangkan rencana implementasi kesenjangan yang dapat dicapai dan dikelola yang mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan yang diperlukan untuk mengisi kesenjangan. Rencana implementasi kesenjangan harus fokus pada hasil analisis kesenjangan dengan memprioritaskan perbaikan proses yang tidak sesuai.

Memulai pekerjaan untuk memperbaiki kesenjangan yang teridentifikasi. Hasil analisis kesenjangan dan tindakan yang dihasilkan dari Rapat Tinjauan Manajemen pertama menetapkan prioritas untuk memperbaiki kesenjangan yang teridentifikasi. Penting untuk memantau kemajuan dan mendokumentasikan tindakan dan hasilnya; dengan menggunakan rencana tindakan analisis kesenjangan, karena hal ini perlu dipertimbangkan pada Rapat Tinjauan Manajemen berikutnya.

Pastikan bahwa rencana implementasi kesenjangan memiliki tonggak pencapaian yang jelas dan didukung oleh Manajemen Puncak. Perencanaan implementasi adalah tentang mengendalikan proses pengembangan. Organisasi harus memastikan bahwa semua kegiatan terkait berlangsung dalam kondisi yang terkendali. Rencana implementasi adalah puncak dari kegiatan yang mentransfer persyaratan ISO 9001:2015 ke dalam sistem manajemen mutu.

Rencana yang baik sering kali menjadi kunci keberhasilan proyek dan tanpa rencana; proyek cenderung berjalan tanpa batas waktu dan tanpa menunjukkan kemajuan yang terukur. Dengan memiliki rencana, Anda memiliki tenggat waktu yang harus dipenuhi.

Anda dapat menunjukkan kemajuan saat Anda memenuhi tenggat waktu dan mengambil tindakan jika Anda tidak memenuhi tenggat waktu. Jika tim pelaksana tidak dapat memenuhi tenggat waktu, tugas-tugas lain akan didahulukan, proyek akan berlarut-larut dan kehilangan momentum. Tim pelaksana harus memperhatikan garis waktu dan tonggak pencapaian sambil mengkoordinasikan dan mengimplementasikan rencana.

Langkah 6 - Pilih dan latih auditor internal

Pilih penyedia pelatihan eksternal dan mulai pelatihan auditor internal. Manajemen Puncak dan Perwakilan Manajemen untuk bertemu dan mendiskusikan persyaratan audit internal. Rencanakan untuk memberikan pelatihan kepada auditor internal tentang cara mengaudit QMS. Berdasarkan pendidikan dan pengalaman, auditor internal harus mengikuti kursus pelatihan Auditor Sistem Manajemen Mutu (SMM) Internal Bersertifikat ISO 9001:2015 yang bersertifikasi CQI dan IRCA secara online atau secara langsung, dari penyedia pelatihan eksternal.

Langkah 7 - Tinjauan manajemen

Lakukan tinjauan manajemen ke-2 dan perbaiki template manual mutu. Anggota Manajemen Puncak harus membantu Perwakilan Manajemen dalam menyusun manual sistem manajemen mutu dan memperbarui ruang lingkupnya berdasarkan tinjauan dari Langkah 4. Jika manual mutu yang ada saat ini sesuai dengan bisnis Anda dan pelanggan Anda membutuhkannya, pertahankan!

Manajemen puncak untuk melakukan tinjauan terhadap hasil rencana tindakan analisis kesenjangan saat ini, mengidentifikasi area kelemahan, memprioritaskan masalah yang diamati dan mengesahkan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Langkah 8 - Memulai audit internal

Memulai audit internal (ISO 9001:2015 Klausul 9.2). Lakukan audit internal terhadap fungsi dan area tertentu dengan menggunakan program audit dan daftar periksa audit. Pastikan bahwa auditor tidak mengaudit fungsi atau proses mereka sendiri.

Selama tahap implementasi, Anda harus melakukan satu atau dua audit sistem yang mencakup semua persyaratan yang relevan dengan sistem manajemen mutu Anda. Semua staf harus diberikan sumber daya yang memadai dan waktu yang cukup untuk mempersiapkan audit dan untuk menerapkan tindakan perbaikan selanjutnya.

Siapkan narasi untuk setiap bagian dari laporan audit internal dan salin serta tempelkan tabel dan grafik tren untuk meringkas temuan Anda. Pastikan laporan audit ditinjau dan disetujui. Kirimkan laporan audit kepada manajemen puncak untuk ditinjau dan ditindaklanjuti.

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tindakan korektif dilakukan terhadap temuan audit yang merugikan tanpa penundaan. Membuat perubahan yang diperlukan pada sistem manajemen mutu dan informasi dokumentasi.

Lembaga sertifikasi akan ingin melihat setidaknya tiga bulan catatan. Sistem yang baru kemungkinan akan menghasilkan banyak tindakan perbaikan; jika tidak diselidiki dan diselesaikan, sistem manajemen mutu Anda tidak akan siap untuk audit registrasi.

Setelah sistem manajemen mutu selesai dan semua orang mengikuti sistem yang baru, Anda harus melakukan audit terhadap setiap proses utama. Mulailah dengan memilih proses utama dan mengidentifikasi input yang dibutuhkan oleh proses dan output yang dihasilkan oleh proses tersebut.

Setelah pertanyaan-pertanyaan dari daftar periksa dijawab, Anda akan dapat dengan cepat mengidentifikasi dan meringkas proses tersebut dengan menentukan tingkat kinerjanya terhadap persyaratan standar atau spesifikasi pelanggan. Pertimbangkan poin-poin berikut ini:

1. Apakah prosesnya direncanakan?
2. Apakah ada tinjauan yang tepat untuk memverifikasi keluaran?
3. Apakah ada konfirmasi bahwa output memenuhi persyaratan input?
4. Apakah proses tersebut diverifikasi efektivitasnya? (diukur)
5. Apakah ada validasi untuk memastikan bahwa proses memenuhi hasil yang diinginkan?
6. Apakah ada kesinambungan antara berbagai proses dalam organisasi?
7. Apakah tugas dilakukan secara konsisten dari orang ke orang?
8. Apakah tugas dilakukan secara konsisten setiap hari?
9. Apakah antarmuka antara departemen beroperasi dengan lancar?
10. Apakah tindakan korektif digunakan secara memadai dalam proses ini?
11. Apakah informasi produk mengalir dengan bebas?
12. Bagaimana perubahan dikendalikan?

Pastikan bahwa hasil audit internal dilaporkan kepada manajemen puncak dan tindakan yang tepat diambil untuk memperbaiki ketidaksesuaian.

Langkah 9 - Menerapkan tindakan korektif

Menerapkan tindakan perbaikan dari langkah sebelumnya. Perwakilan Manajemen harus membantu pemilik proses dalam menentukan akar penyebab dan menemukan solusi melalui lokakarya dan pelatihan tentang analisis 5-Mengapa, Diagram Tulang Ikan, atau teknik analisis 8 Dimensi (8D) yang dianggap tepat.

Pemilik proses harus mengimplementasikan tindakan perbaikan untuk mengatasi temuan audit. Tindakan perbaikan yang didokumentasikan harus diserahkan kepada Perwakilan Manajemen untuk mendapatkan persetujuan.

Setelah Anda menerapkan persyaratan utama yang baru dan telah menangani tindakan perbaikan, disarankan agar perusahaan melakukan setidaknya satu audit internal (elemen) lainnya sesuai dengan tonggak pencapaian yang telah ditetapkan dalam rencana implementasi.

Langkah 10 - Tinjauan manajemen

Lakukan tinjauan manajemen ke-3. Manajemen puncak melakukan tinjauan terhadap hasil rencana tindakan analisis kesenjangan saat ini, mengidentifikasi area kelemahan, memprioritaskan masalah yang diamati dan mengesahkan tindakan perbaikan yang diperlukan.

• Sasaran mutu dan indikator kinerjanya;
• Verifikasi tindakan perbaikan yang telah dilakukan;
• Hasil audit internal dan analisisnya;
• Hasil dari proses dan prosedur QMS inti yang dikembangkan dan diterapkan.

Setelah Anda menerapkan persyaratan utama yang baru dan telah menangani tindakan perbaikan dari langkah-langkah sebelumnya, disarankan agar Perwakilan Manajemen melakukan setidaknya satu audit internal (berbasis elemen) lainnya sebagai persiapan untuk audit Badan Sertifikasi.

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tindakan perbaikan dilakukan terhadap temuan tinjauan manajemen yang merugikan. Lakukan perubahan yang diperlukan pada sistem manajemen mutu dan informasi dokumentasi.

Langkah 11 - Audit Badan Sertifikasi

Audit Badan Sertifikasi dan mengatasi temuan audit. Organisasi harus bekerja sama dengan lembaga sertifikasi untuk menetapkan tanggal audit yang sesuai dengan semua pihak. Semua staf harus diberi waktu yang cukup untuk mempersiapkan audit sertifikasi. Semua dokumentasi yang mungkin diperlukan selama audit harus mudah diakses.

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tindakan korektif dilakukan terhadap temuan audit yang merugikan tanpa penundaan. Membuat perubahan yang diperlukan pada sistem manajemen mutu dan informasi dokumentasi. Perwakilan Manajemen harus menangani masalah yang diangkat oleh Badan Sertifikasi untuk memastikan audit ulang yang sukses.

Langkah 12 - Verifikasi dan sertifikasi

Badan Sertifikasi melakukan verifikasi dan menutup temuan audit. Tindakan perbaikan yang didokumentasikan diverifikasi oleh Badan Sertifikasi untuk mendapatkan persetujuan akhir sertifikasi ISO 9001:2015. Pencapaian sertifikasi kepatuhan terhadap ISO 9001:2015 harus diakui secara tepat oleh manajemen puncak dan dirayakan oleh semua staf. Sertifikasi kepatuhan memberikan dasar yang sangat baik untuk mengukur peningkatan organisasi yang berkelanjutan.

Klausul 10.3 dari ISO 9001:2015 mengharuskan organisasi untuk 'terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya'. Sebagian besar auditor akan mengharapkan Anda untuk merevisi dokumentasi dan proses sistem mutu seiring dengan semakin matangnya sistem manajemen mutu atau ketika proses baru diterapkan.

Proses selalu dapat dibuat lebih efisien dan efektif, bahkan ketika proses tersebut menghasilkan produk yang sesuai. Tujuan dari program peningkatan berkesinambungan adalah untuk meningkatkan peluang memuaskan pelanggan dengan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Hal ini mengharuskan organisasi untuk merencanakan sistem perbaikan dan memperhitungkan banyak aktivitas lain yang dapat digunakan dalam proses perbaikan. Biasanya, ini adalah hasil dari analisis data.

Anda akan diminta untuk memastikan bahwa Anda terus meningkatkan sejauh mana produk dan layanan Anda memenuhi persyaratan pelanggan dan untuk mengukur efektivitas proses Anda. Untuk itu, prinsip peningkatan berkelanjutan menyiratkan bahwa Anda harus mengadopsi sikap bahwa peningkatan selalu memungkinkan dan bahwa organisasi harus mengembangkan keterampilan dan alat yang diperlukan untuk mendorong peningkatan.

Siklus PDCA adalah cara yang sempurna untuk memperkenalkan peningkatan berkelanjutan pada aktivitas organisasi Anda. Setiap langkah perbaikan dapat didefinisikan dengan empat sub langkah, yaitu Plan, Do, Check, dan Act:

Rencanakan

Menetapkan jadwal untuk audit internal dan tinjauan manajemen. Menetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi Anda. Meningkatkan operasi dengan menemukan apa yang salah (keluhan pelanggan, keluhan internal, pengerjaan ulang, dll.) dan menghasilkan ide untuk memecahkan masalah.

Lakukan

Menerapkan perubahan yang dirancang untuk menyelesaikan masalah dalam skala kecil terlebih dahulu untuk melihat efeknya. Hal ini akan meminimalkan gangguan pada aktivitas rutin sambil menguji apakah perubahan akan berhasil atau tidak.

Periksa

Pantau dan ukur proses dan produk terhadap kebijakan, tujuan, dan persyaratan, serta laporkan hasilnya. Periksa juga aktivitas-aktivitas utama untuk memastikan bahwa kualitas output sudah sesuai dan tidak terpengaruh oleh perubahan.

Bertindak

Memantau dan mengukur proses dan produk terhadap kebijakan, tujuan dan persyaratan dan melaporkan hasilnya. Periksa juga aktivitas-aktivitas utama untuk memastikan bahwa kualitas output sesuai dan tidak terpengaruh oleh perubahan.

Juga bertindak untuk melibatkan orang lain, departemen atau pemasok yang terpengaruh oleh perubahan dan yang kerja samanya diperlukan untuk mengimplementasikannya dalam skala yang lebih besar. Pastikan bahwa perubahan didokumentasikan dengan baik sesuai dengan persyaratan dokumentasi.

Semua tinjauan manajemen harus didokumentasikan. Pengamatan, kesimpulan, dan rekomendasi untuk tindakan lebih lanjut yang diperlukan dari tinjauan harus dicatat. Jika ada tindakan perbaikan yang harus dilakukan, manajemen puncak harus menindaklanjuti untuk memastikan bahwa tindakan tersebut telah dilaksanakan secara efektif.

Tujuan dan hasil akhir dari tinjauan manajemen haruslah peningkatan berkelanjutan dari QMS. Seiring dengan meningkatnya efektivitas dan efisiensi SMM organisasi Anda, kinerja lingkungan Anda juga akan meningkat.

Inilah inti dari ISO 9001:2015: mendefinisikan kebijakan, membuat rencana yang dirancang dengan tujuan yang relevan. Anda kemudian menerapkan sistem sesuai dengan rencana tersebut. Anda kemudian mulai mengaudit, memantau dan mengukur kinerja terhadap rencana dan bereaksi terhadap temuan Anda. Tinjauan manajemen dua kali setahun tidak cukup dalam frekuensi untuk dapat bereaksi terhadap masalah apa pun secara efektif.

Metrik kinerja harus dipantau dengan frekuensi yang berbeda-beda, ada yang per jam, ada yang per hari, ada yang per minggu, dan ada yang per bulan. Manajemen tidak dapat menunggu selama enam bulan untuk merespons, jika mereka melakukannya, maka akan terlambat. Setiap kali manajemen berkumpul untuk meninjau dan bereaksi terhadap kinerja, hal ini dianggap sebagai tinjauan manajemen. Apakah mereka meninjau kinerja individu, program dan proyek departemen, dll., hal ini harus dianggap sebagai tinjauan manajemen yang valid.

Disadur dari: iso9001help.co.uk

ISO 9001 adalah standar internasional yang menjelaskan praktik terbaik untuk QMS (sistem manajemen mutu). Standar ini berisi tujuh prinsip yang membantu organisasi memantau dan mengendalikan operasi mereka, sekaligus menjadi tolok ukur kinerja dan layanan mereka.

Mengadopsi QMS bukanlah hal yang mudah, mengharuskan Anda untuk memikirkan kembali cara bisnis Anda beroperasi dan apa tujuan strategis Anda. Namun, manfaatnya sangat banyak, mulai dari meningkatkan kemampuan Anda untuk memberikan produk dan layanan berkualitas hingga memperluas peluang bisnis Anda.

Lebih dari satu juta organisasi telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001, dan dalam blog ini kami akan menjelaskan bagaimana Anda bisa bergabung dengan mereka dengan menggunakan panduan 7 langkah.

Membiasakan diri Anda dengan standar ISO 9001

Tugas pertama Anda adalah membaca salinan standar ISO 9000 dan ISO 9001 dan membiasakan diri Anda dengan konsep-konsep utamanya.

ISO 9000 memberikan gambaran umum tentang rangkaian standar yang mencakup ISO 9001 dan ISO 9004. Sementara itu, ISO 9001 berisi persyaratan yang harus dipenuhi untuk mencapai kepatuhan.

Membaca kedua standar tersebut akan membantu Anda memahami tujuan manajemen mutu secara luas dan tindakan spesifik yang harus Anda lakukan untuk mencapai kepatuhan.

Meskipun ditulis dalam bahasa formal dan mengandung banyak jargon, judul klausul dalam ISO 9001:2015 cukup jelas, dan dengan bantuan ISO 9000, Anda dapat mengikuti poin-poin utamanya.

Penting bagi Anda untuk mengambil langkah awal ini daripada mengandalkan panduan umum yang terkait dengan Standar, karena struktur ISO 9001 cukup fleksibel untuk disesuaikan dengan bisnis apa pun.

Dengan mendapatkan informasi langsung dari sumbernya, Anda akan belajar bagaimana cara terbaik untuk menyelaraskan persyaratan ISO 9001 dengan kebutuhan bisnis Anda.

Mendapatkan dukungan manajemen senior

Setelah Anda memiliki gambaran tentang cara kerja ISO 9001 dan bagaimana ISO 9001 dapat membantu organisasi Anda, Anda harus meminta persetujuan dewan untuk menerapkannya.

Skala proyek implementasi berarti Anda akan membutuhkan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikan tugas, sesuatu yang hanya mungkin dilakukan jika Anda mendapatkan bantuan dari manajemen senior.

Saat membahas ISO 9001, pastikan untuk menjelaskan tujuan dan manfaat yang akan diberikan. Dari situ, Anda dapat membuat usulan strategi implementasi, jadwal, dan perkiraan anggaran.

Anda juga harus menunjuk manajer kualitas atau perwakilan manajemen untuk mengawasi proyek. Ini bisa berupa karyawan penuh waktu di tingkat senior dengan pemahaman yang kuat tentang bisnis Anda.

Buat tim implementasi

Manajer mutu akan membutuhkan tim untuk membantu mereka menerapkan persyaratan ISO 9001.

Oleh karena itu, organisasi Anda harus menugaskan manajer yang relevan dari berbagai bidang bisnis untuk mengawasi transisi ke QMS Anda.

Menetapkan peran dan tanggung jawab baru

Setiap departemen dalam organisasi Anda harus memiliki orang-orang yang bertanggung jawab atas tugas-tugas manajemen mutu, termasuk audit, pemeliharaan dokumentasi, dan tinjauan manajemen.

Tergantung pada ukuran organisasi Anda, ini bisa berupa manajer dari tim implementasi Anda atau karyawan tambahan yang tugas-tugasnya didelegasikan.

Lakukan analisis kesenjangan terhadap sistem manajemen Anda saat ini

Analisis kesenjangan adalah proses di mana organisasi meninjau efektivitas praktik mereka saat ini dan mengidentifikasi perbaikan apa yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan.

Bagi organisasi yang mencari saran untuk membuat analisis kesenjangan, ada berbagai alat yang dapat membantu. Alat Analisis Kesenjangan ISO 9001 dari IT Governance dirancang khusus bagi mereka yang baru pertama kali menangani proyek ini.

Alat penilaian mandiri ini memberikan laporan yang jelas dan berkode warna tentang keadaan umum kepatuhan ISO 9001.

Buat dokumentasi Anda

Langkah selanjutnya adalah membuat dokumen untuk QMS Anda. Ini dimulai dengan manual mutu, yang memberikan gambaran umum tingkat atas tentang tujuan dan sasaran Anda.

Anda harus menguraikan kebijakan mutu Anda dan menjelaskan bagaimana sistem QMS Anda berfungsi. Ini termasuk deskripsi proses dalam sistem Anda dan cara mereka berinteraksi.

Manual mutu harus dilengkapi dengan dokumen prosedur. Dokumen-dokumen ini merinci masing-masing proses bisnis dan bagaimana proses-proses tersebut beroperasi. Anda harus menjelaskan bagaimana setiap proses dirancang dan dikendalikan, termasuk pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan bahwa proses tersebut berjalan sebagaimana mestinya.

Setelah itu, Anda harus membuat instruksi kerja yang mendokumentasikan pedoman yang harus diikuti oleh karyawan saat melakukan tugas-tugas organisasi.

Terakhir, Anda harus mendokumentasikan formulir dan catatan. Hal ini digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang bagaimana QMS beroperasi dan apakah QMS tersebut tetap sesuai dengan ISO 9001.

Libatkan karyawan dan adakan pelatihan staf secara rutin

Sebelum Anda mengadopsi QMS, Anda harus menyediakan sesi pelatihan pengantar untuk karyawan yang relevan.

Hal ini untuk memastikan bahwa setiap orang yang akan berinteraksi dengan sistem memahami cara kerjanya dan apa saja kebutuhan mereka. Hal ini juga memberikan Anda kesempatan untuk menjawab pertanyaan yang dimiliki karyawan dan mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang perlu diatasi lebih lanjut.

Keterlibatan karyawan seharusnya tidak berakhir di sini. Anda harus mendorong staf untuk menyampaikan masalah apa pun yang mereka miliki dengan QMS untuk membantu Anda mengidentifikasi ruang untuk perbaikan. Hal ini harus mencakup pelatihan kesadaran lebih lanjut, serta tinjauan tim dan sesi khusus untuk umpan balik.

Dokumentasi ISO 9001 dengan Tata Kelola TI

Sederhanakan proyek implementasi QMS Anda dengan Perangkat Dokumentasi ISO 9001 kami. Perangkat ini berisi lebih dari 90 kebijakan, prosedur, instruksi kerja, dan catatan yang telah ditulis sebelumnya, yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.

Dikembangkan oleh auditor ISO 9001 dan disempurnakan oleh umpan balik pelanggan selama 20 tahun, perangkat ini mengikuti struktur standar ISO 9001 untuk membantu Anda memetakan setiap klausul agar mudah digunakan dan diimplementasikan.

Disadur dari: itgovernance.co.uk

Kontrol kualitas

Dalam manufaktur dan produksi modern, kontrol kualitas memainkan peran penting. Kualitas produk tidak hanya membentuk kesan pertama yang dimiliki konsumen, tetapi juga memiliki pengaruh besar terhadap reputasi merek, kepuasan pelanggan, dan hasil keuangan perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan kontrol kualitas?

Quality Control (QC) melibatkan prosedur dan aktivitas sistematis dalam proses manufaktur atau produksi untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan.

Tujuan utamanya adalah untuk mendeteksi dan mengatasi cacat atau variasi dalam proses produksi, sehingga menghasilkan produk yang secara konsisten memenuhi atau melampaui harapan pelanggan dan standar kualitas.

Tujuan pengendalian kualitas

Di tengah persaingan pasar yang ketat, konsumen kini tidak hanya memprioritaskan fungsi dan efisiensi suatu produk, tetapi juga penampilan dan kualitasnya. Oleh karena itu, pemeriksaan kualitas produk menjadi komponen penting dalam manajemen kualitas produk.

Jadi, apa pentingnya kontrol kualitas?

Meningkatkan kepercayaan konsumen

Produk yang terlihat sempurna sering kali menimbulkan kesan pertama yang positif, sehingga memberikan kesan berkualitas tinggi. Ketika penampilan suatu produk sempurna, kemungkinan besar akan membangun kepercayaan dan niat baik di antara konsumen, sehingga meningkatkan keinginan mereka untuk membelinya.

Menghindari pengembalian dan keluhan pelanggan

Produk dengan penampilan yang sempurna meninggalkan kesan pertama yang positif, yang menunjukkan kualitas tinggi. Produk semacam itu cenderung menumbuhkan kepercayaan dan niat baik di antara konsumen, yang mengarah pada keinginan yang lebih besar untuk membeli.

Memperkuat citra merek

Citra merek bukan hanya tentang fungsionalitas produk, tetapi juga terkait erat dengan desain dan kualitas produk. Menjunjung tinggi kualitas produk melalui standar pemeriksaan rutin memainkan peran penting dalam membangun dan mempertahankan citra merek yang positif.

Mempertahankan standar produksi

Inspeksi kualitas yang sering dilakukan membantu departemen produksi dalam mengevaluasi apakah standar produksinya sesuai dengan persyaratan perusahaan. Jika perlu, penyesuaian pada proses produksi dapat dilakukan untuk menjaga kualitas produk yang konsisten.

Meningkatkan efisiensi ekonomi

Meskipun inspeksi kualitas mungkin melibatkan biaya tambahan, namun hal ini merupakan investasi jangka panjang yang bermanfaat. Inspeksi kualitas membantu mengurangi biaya yang terkait dengan pengembalian dan produksi ulang serta meningkatkan kepercayaan konsumen dalam melakukan pembelian, sehingga menghasilkan manfaat ekonomi yang signifikan.

Proses kontrol kualitas

Kontrol kualitas

Memeriksa produk adalah langkah penting dalam menjaga kualitas produk dan memuaskan harapan konsumen. Setiap tahap, mulai dari bahan mentah hingga produk jadi, dapat memengaruhi kualitas produk. Oleh karena itu, memiliki proses pemeriksaan yang menyeluruh tidak hanya meningkatkan kualitas produk, tetapi juga menumbuhkan kepercayaan konsumen.

Bagian berikut ini akan memberikan gambaran rinci tentang proses pemeriksaan produk.

Pemeriksaan bahan baku

Sangatlah penting untuk memeriksa kualitas bahan baku sebelum produksi. Hal ini untuk memastikan bahwa bahan yang digunakan memenuhi standar dan dapat mencapai efek yang diinginkan.

Inspeksi dalam produksi

Dalam proses pembuatan produk, penting bagi staf untuk melakukan pemeriksaan spot secara berkala pada produk untuk memastikan bahwa setiap langkah mematuhi standar yang diperlukan.

Pemeriksaan awal produk jadi

Setelah produk selesai dibuat, pemeriksaan awal harus dilakukan untuk memverifikasi kesesuaiannya dengan standar dalam hal penampilan, fungsi, dan kinerja.

Pengujian fungsional produk

Untuk produk dengan fungsi atau persyaratan kinerja tertentu, produsen perlu melakukan pengujian yang lebih mendalam. Misalnya, produk elektronik perlu diuji untuk performa listriknya, sementara produk mekanis mungkin perlu diuji daya tahan dan kekuatannya.

Inspeksi penampilan dan pengemasan

Sebelum produk diluncurkan secara resmi, penampilan dan kemasannya perlu diperiksa dengan cermat untuk memastikan bahwa produk tersebut bebas dari cacat atau kerusakan dan bahwa produk tersebut akan menarik bagi konsumen.

Pemeriksaan penyimpanan dan transportasi

Selama penyimpanan dan pengangkutan, produk bisa terpengaruh oleh faktor lingkungan atau proses penanganan. Inspeksi rutin memastikan bahwa produk tetap dalam kondisi baik hingga sampai ke tangan konsumen.

Inspeksi terminal dan umpan balik pasar

Kinerja produk di pasar juga merupakan sebuah ujian. Dengan mengumpulkan umpan balik dari konsumen, perusahaan bisa memahami bagaimana sebuah produk benar-benar bekerja dan melakukan perbaikan sesuai kebutuhan.

Metode untuk menangani produk yang tidak sesuai

Dalam industri apa pun, produk di bawah standar adalah masalah yang tidak dapat dihindari. Hal ini dapat berasal dari bahan baku, proses produksi, prosedur inspeksi, atau berbagai faktor lainnya. Saat menangani produk yang tidak sesuai ini, setiap produsen dan distributor harus mempertimbangkan manajemen dan solusi yang efektif.

Berikut ini diuraikan beberapa pendekatan untuk menangani produk semacam itu

Isolasi dan penandaan

Sebagai permulaan, ketika menemukan produk yang tidak sesuai, produk itu harus segera dipisahkan dari produk yang sesuai untuk mencegah pencampuran. Selain itu, memberi label yang jelas pada produk yang tidak sesuai sangat penting untuk penanganan selanjutnya.

Catat secara rinci

Untuk setiap produk yang tidak sesuai, penting untuk menyimpan catatan rinci yang mencakup penyebab ketidaksesuaian, waktu penemuan, lokasi, dan keadaan yang relevan. Dokumentasi ini membantu dalam menentukan akar penyebab masalah dan merancang tindakan korektif yang sesuai.

Mengevaluasi kemungkinan pemrosesan ulang

Dalam situasi tertentu, produk yang tidak sesuai bisa dikerjakan ulang atau diperbaiki agar sesuai dengan standar. Misalnya, beberapa cacat penampilan bisa diatasi melalui pemolesan atau pengecatan.

Pemulihan atau pemusnahan

Kalau produk yang tidak sesuai tidak bisa diproses ulang atau diperbaiki, opsi daur ulang atau pemusnahan harus dipertimbangkan. Selama proses ini, sangat penting untuk mematuhi semua undang-undang dan peraturan lingkungan yang berlaku.

Beri tahu layanan pelanggan atau orang terkait

Jika produk yang tidak sesuai telah dikirim atau dijual, penting untuk segera memberi tahu pelanggan, distributor, atau orang terkait lainnya. Langkah-langkah yang tepat, seperti pemulihan, penggantian, atau pengembalian uang, harus diterapkan sebagaimana diperlukan.

Melakukan analisis akar masalah

Dalam kasus ketidaksesuaian, penting untuk melakukan analisis akar masalah untuk menentukan sumber masalah yang sebenarnya. Hal ini membantu perusahaan dalam merancang tindakan korektif dan pencegahan yang efektif untuk menghindari terulangnya masalah yang sama.

Pemantauan dan peningkatan berkelanjutan

Langkah-langkah perbaikan dan pencegahan yang dilakukan harus melalui pemantauan dan penilaian yang berkelanjutan untuk memverifikasi keefektifannya. Selain itu, produsen dan distributor harus terus berupaya meningkatkan proses produksi dan inspeksi untuk meminimalkan terjadinya produk yang tidak sesuai.

Cacat umum suku cadang mesin CNC

Suku cadang mesin CNC

• Kekasaran Permukaan: Permukaan yang tidak rata atau kasar dapat diakibatkan oleh pemilihan pahat, pemakanan, kecepatan, atau strategi pemesinan yang tidak tepat.
• Toleransi dan ketidakakuratan dimensi: Komponen mungkin tidak memenuhi dimensi yang ditentukan karena masalah seperti keausan pahat, fluktuasi suhu, atau kesalahan dalam pemrograman.
• Gerinda: Material berlebih dapat tertinggal di tepi atau permukaan komponen, biasanya karena keausan pahat atau parameter pemesinan yang tidak tepat.
• Tanda obrolan (Chatter Marks): Hal ini disebabkan oleh getaran selama pemesinan dan dapat menghasilkan pola yang tidak teratur pada permukaan komponen.
• Porositas: Kantong udara atau gas di dalam material dapat menciptakan rongga atau lubang pada komponen, sering kali disebabkan oleh cairan pemotongan yang tidak memadai atau kualitas material yang buruk.
• Retak: Retak dapat muncul pada material, sering kali disebabkan oleh panas yang berlebihan selama pemesinan atau dari tegangan sisa.
• Melengkung: Distorsi bentuk komponen dapat diakibatkan oleh distribusi panas yang tidak merata selama pemesinan atau tegangan sisa pada material.
• Kesesuaian ulir yang tidak memadai: Ulir mungkin tidak sejajar atau tidak pas, sering kali disebabkan oleh kesalahan dalam pemilihan alat penguliran atau parameter pemesinan.
• Pemesinan tidak lengkap: Beberapa fitur atau detail komponen mungkin terlewatkan selama pemesinan, sehingga menghasilkan komponen yang tidak lengkap atau tidak berfungsi.
• Lubang permukaan: Lubang atau cekungan kecil pada permukaan komponen dapat terjadi karena kontaminasi atau masalah dengan alat pemotong.

Cacat umum bagian cetakan injeksi

Bagian cetakan injeksi

• Tanda wastafel: Ini adalah cekungan pada permukaan bagian yang dicetak, yang sering kali disebabkan oleh variasi laju pendinginan material.
• Garis las: Garis las, juga dikenal sebagai garis rajutan, adalah garis atau tanda di mana bahan cair telah bergabung kembali selama proses injeksi, menghasilkan area yang lebih lemah.
• Flash: Material berlebih yang keluar dari rongga cetakan, biasanya di sepanjang garis perpisahan, yang menyebabkan tonjolan tipis dan tidak diinginkan pada bagian tersebut.
• Bidikan pendek: Ini terjadi ketika rongga cetakan tidak terisi penuh, sehingga menghasilkan bagian yang tidak lengkap atau kurang terisi.
• Pembengkokan: Distorsi atau deformasi bentuk komponen, sering kali disebabkan oleh pendinginan yang tidak merata, tekanan internal, atau masalah material.
• Tanda bakar: Area gelap atau berubah warna pada permukaan komponen, biasanya disebabkan oleh panas yang berlebihan atau material yang terlalu panas.
• Rongga atau perangkap udara: Gelembung udara yang terperangkap atau rongga di dalam komponen, biasanya karena ventilasi yang tidak memadai atau aliran material yang tidak tepat.
• Warna yang Tidak Cocok: Distribusi atau pencampuran warna yang tidak konsisten, sehingga menghasilkan variasi warna pada komponen.
• Garis aliran: Ini adalah garis atau goresan pada permukaan komponen, yang dihasilkan dari aliran material yang tidak seragam selama injeksi.
• Delaminasi permukaan: Pemisahan atau pengelupasan lapisan pada permukaan komponen, sering kali terkait dengan masalah material atau suhu.
• Menggila atau retak: Retak atau celah halus pada permukaan komponen, sering kali diakibatkan oleh pendinginan yang cepat atau ketidakcocokan antara material dan cetakan.
• Tanda pin ejector: Tanda atau cekungan pada permukaan komponen karena aksi pin ejektor selama pelepasan komponen.

Apa itu jaminan kualitas?

Jaminan Kualitas adalah bagian dari manajemen kualitas yang berupaya memberikan keyakinan bahwa persyaratan kualitas akan terpenuhi. Ini melibatkan penetapan standar, kontrol proses, dan peningkatan berkelanjutan untuk memenuhi atau melampaui ekspektasi kualitas.

Kontrol kualitas Vs jaminan kualitas, apa bedanya?

Proses

QA dimulai sejak awal proyek, memperkenalkan pedoman penting untuk menjaga produk tetap berada dalam ruang lingkup yang diinginkan dan membuatnya siap untuk diuji. Tujuannya adalah untuk menyiapkan struktur yang meminimalkan bug sejak awal dan bahkan membentuk cara programmer melakukan pekerjaan mereka. QA memandu bagaimana kualitas diintegrasikan dan dijamin dalam suatu produk, sementara QC merespons produk akhir dengan mengidentifikasi dan mengatasi cacat yang tersisa.

Waktu Kerja

QA mencakup seluruh siklus hidup pengembangan perangkat lunak (SDLC). QA bukanlah fase pengembangan yang berdiri sendiri; QA adalah proses berkelanjutan yang berfokus pada penerapan, penegakan, dan memastikan kualitas digital. Sebaliknya, QC hanya dapat terjadi ketika produk yang dikembangkan siap untuk diuji dan dapat dilakukan sebelum dan sesudah rilis produk awal.

Fokus pada poin-poin penting

QA terutama difokuskan pada peningkatan kualitas dengan mengoptimalkan proses manufaktur dan proses kontrol kualitas, yang melibatkan aktivitas seperti pelatihan, dokumentasi, pemantauan, dan audit. Di sisi lain, QC berkonsentrasi pada produk itu sendiri untuk mendeteksi cacat yang masih ada setelah pengembangan. Pakar QC mengungkap masalah ini melalui metode seperti pengujian perangkat lunak, pengujian beta, atau pengujian kenari.

Disadur dari: madearia.com

Cara Menerapkan Sistem Manajemen Mutu dalam 8 Langkah

ISO 9001 adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa Anda berkomitmen untuk memberikan produk dengan kualitas terbaik. Meskipun bukan suatu keharusan, memiliki sertifikasi ISO 9001 adalah bukti bahwa bisnis Anda memenuhi standar dan persyaratan tertentu dalam hal mengelola kualitas.

Pelajari tentang ISO 9001

Langkah Pertama: Biasakan diri anda dengan ISO 9001

Anda harus benar-benar membeli salinan standar ISO 9001 dan meninjau konsep-konsep utamanya. Setiap orang harus memiliki pemahaman yang kuat tentang persyaratan standar, persyaratan prosedur terdokumentasi, dan jenis dokumen dan catatan yang diperlukan dari Anda.

ISO 9001 menyediakan struktur untuk persyaratan inti dari sistem manajemen mutu, tetapi fleksibel sehingga dapat disesuaikan dengan semua jenis bisnis. Penting bagi Anda untuk memahami bagaimana standar ini berlaku untuk bisnis Anda secara spesifik. Fleksibilitas ini akan memungkinkan Anda untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan dengan cara yang masuk akal untuk organisasi Anda.

Libatkan manajemen puncak

Sangat penting ketika membuat perubahan besar pada bisnis apa pun, Anda dan semua orang yang terlibat dalam Manajemen Puncak memahami apa yang ingin Anda lakukan.

Memastikan bahwa orang-orang di bagian atas manajemen Anda memahami apa arti ISO 9001 bagi bisnis Anda dan mengapa ISO 9001 diterapkan adalah kunci utama agar semuanya berjalan dengan lancar. Tanpa semua orang berkomitmen penuh, maka akan lebih sulit untuk mempengaruhi perubahan di seluruh bisnis.

Cari tahu posisi anda

Setelah semua orang terlibat, Anda harus menganalisis sistem Anda saat ini dan membandingkannya dengan standar ISO 9001. Anda harus memiliki pengetahuan yang baik tentang seberapa dekat atau jauhnya Anda memenuhi persyaratan standar. Dengan data ini, Anda dapat dengan mudah membuat daftar tugas tentang cara memodifikasi sistem yang ada untuk memenuhi standar.

Lakukan analisis kesenjangan

Tujuan dari analisis kesenjangan ini adalah untuk mengidentifikasi area-area di perusahaan Anda yang memerlukan perubahan agar dapat memenuhi standar. 

Dengan melakukan hal ini, Anda memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam penerapan sistem baru memiliki pemahaman yang sama. Pastikan untuk memeriksa dengan semua Manajemen Puncak Anda sebelum memulai langkah berikutnya untuk memastikan bahwa mereka memahami perlunya Sistem Manajemen Mutu yang baru dan bahwa mereka 100% berkomitmen untuk membantu menerapkannya.

Rencana Proyek ISO 9001

Langkah Kedua: Rencana

Memiliki rencana yang solid sangat penting untuk melakukan transisi ke sistem yang baru. Ketika Anda memiliki orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan tersebut, prosesnya akan lebih mudah untuk dilalui. Tim Anda akan membuat rencana yang dapat diterapkan yang akan membuat bisnis Anda sukses.

Tentukan tim implementasi

Untuk memulai implementasi, Manajemen Puncak Anda harus memutuskan dan membentuk tim implementasi untuk mengepalai upaya tersebut. Tim ini harus terdiri dari para manajer dari berbagai bidang bisnis Anda. Tim implementasi akan memastikan keberhasilan transisi Anda ke Sistem Manajemen Mutu yang baru.

Tim implementasi harus dikepalai oleh Perwakilan Manajemen yang akan mengawasi semua bagian dari proses implementasi. Orang ini harus memiliki pemahaman yang sempurna tentang standar ISO 9001. Mereka akan menjadi penghubung antara tim implementasi dan pendaftar ISO 9001 yang pada akhirnya akan mensertifikasi bisnis Anda.

Perwakilan Manajemen haruslah seorang anggota manajemen yang dihormati dan memiliki semangat untuk mengelola dan memelihara Sistem Manajemen Mutu jauh ke depan.

Identifikasi proses inti dan proses pendukung

Akan lebih mudah untuk memetakan rencana untuk memenuhi standar ketika Anda mengetahui proses mana dalam organisasi Anda yang berkoordinasi dengan persyaratan yang mana. Sangat membantu untuk menggunakan diagram alir dan diagram kura-kura untuk mengetahui dengan tepat bagaimana bisnis Anda berpindah dari Titik A ke Titik B dalam hal menciptakan produk baru bagi pelanggan.

Anda bisa melakukan sesuatu yang canggih seperti menggunakan perangkat lunak komputer untuk mendefinisikan setiap langkah proses, atau cukup menggunakan catatan tempel di dinding. Setelah Anda dapat melihat seluruh proses di depan Anda, saatnya untuk memutuskan mana yang merupakan proses inti dan mana yang merupakan proses pendukung.

Contoh proses inti adalah hal-hal seperti desain dan pengiriman. Ini adalah proses yang berkontribusi langsung untuk memberikan apa yang diinginkan pelanggan. Proses pendukung tidak secara langsung bertanggung jawab untuk itu, tetapi membantu proses inti untuk melakukan pekerjaan mereka. Proses-proses ini adalah hal-hal seperti pelatihan dan pemeliharaan fasilitas.

Buat rencana

Untuk menjaga agar transisi ke ISO 9001 berjalan dengan lancar, harus ada rencana terstruktur yang ditetapkan. Dengan menggunakan daftar tugas yang dibuat dari analisis Anda pada langkah pertama, tim implementasi harus membuat tonggak pencapaian dan tenggat waktu untuk menyelesaikan berbagai hal.

Memiliki rencana adalah kunci dalam mengimplementasikan sistem apa pun secara tepat waktu dan efektif. Tanpa memastikan hal-hal yang dilakukan pada waktu tertentu dalam kondisi yang terkendali, mereka mungkin akan dikesampingkan dan memakan waktu lebih lama.

Mengapa menemukan kembali roda?

Libatkan semua orang

Dengan rencana yang telah ditetapkan sebelum Anda, inilah saatnya untuk melibatkan semua orang dalam perubahan. Setiap orang yang bekerja di dalam organisasi Anda harus menyadari bahwa perubahan akan datang. Adakan seminar untuk memberi tahu mereka tentang perubahan yang akan terjadi dan alasannya.

Pastikan ketika Anda memperkenalkan konsep perubahan besar, Anda memberi tahu karyawan Anda bagaimana hal itu akan mempengaruhi mereka. Sertakan penelitian yang mendukung mengapa menerapkan ISO 9001 adalah hal yang baik untuk bisnis dan mereka. Beri tahu mereka bagaimana pekerjaan mereka akan berubah dalam prosesnya sehingga mereka siap.

Komunikasi adalah kunci dalam menerapkan perubahan. Beritahukan kepada semua orang agar mereka tidak merasa dikesampingkan dengan cara apa pun. Siapkan tampilan di papan pengumuman yang menunjukkan kemajuan yang telah dicapai. Dengarkan setiap kekhawatiran atau keluhan. Buat semuanya merasa dilibatkan.

Rencanakan implementasi ISO 9001 Anda

Langkah Ketiga: Identifikasi tanggung jawab, kebijakan, dan tujuan

Kebijakan Mutu dalam perusahaan Anda merupakan bagian integral untuk menjaga bisnis Anda tetap berkomitmen dalam memenuhi tujuan dan berfokus pada kepuasan pelanggan. Kebijakan Mutu adalah salah satu hal penting yang akan digunakan untuk mengukur organisasi Anda saat menentukan keberhasilan Sistem Manajemen Mutu.

Tentukan kebijakan dan sasaran mutu anda

Tidak ada definisi kualitas yang baku yang berlaku untuk semua bisnis. Definisi kualitas Anda adalah definisi yang disepakati oleh tim Manajemen Puncak Anda. Definisi ini harus dibangun berdasarkan nilai-nilai Anda saat ini dan mengidentifikasi tujuan yang dapat diukur untuk menentukan kualitas.

Sasaran Mutu adalah cara yang akan digunakan untuk mengukur kualitas produk Anda. Tidak ada cara khusus yang diminta oleh ISO 9001 untuk mendokumentasikan sasaran. Sasaran mutu Anda dapat dikaitkan dengan anggaran, rencana bisnis, atau tinjauan manajemen. Tujuan ini harus sesuai dengan bisnis dan pelanggan Anda.

Setelah Anda memiliki Kebijakan Mutu, Anda perlu mengkomunikasikannya secara efektif kepada semua anggota organisasi Anda. Anda tidak perlu memaksakan semuanya secara keseluruhan, namun pastikan mereka tahu di mana mereka dapat menemukan salinan dokumen tersebut jika mereka membutuhkannya.

Cobalah untuk mempersingkat konsep-konsep utama Kebijakan Mutu Anda menjadi beberapa kalimat pendek atau beberapa kata kunci yang mudah dipahami oleh karyawan di semua tingkatan. Lakukan hal ini untuk setiap departemen, tergantung pada bagian mana dari Kebijakan Mutu yang berhubungan langsung dengan pekerjaan yang mereka lakukan. Tempelkan versi singkatnya di papan pengumuman sehingga mereka selalu mengetahuinya.

Tetapkan peran dan tanggung jawab baru

Setiap area di organisasi Anda harus memiliki manajer dan staf yang secara langsung bertanggung jawab atas tugas-tugas yang berhubungan dengan kualitas dan pemeliharaan. Anda dapat membuat peran yang sama sekali baru untuk orang-orang ini atau mengubah deskripsi pekerjaan yang sudah ada untuk menyertakan tanggung jawab yang dibutuhkan.

Anda harus memiliki staf di setiap departemen yang mampu melakukan audit, memelihara dokumentasi, melakukan tinjauan manajemen, dan menerapkan perubahan yang diperlukan. Pastikan orang yang Anda pilih untuk melakukan tanggung jawab ini sepenuhnya menyadari apa yang diperlukan dalam pekerjaan tersebut dan bagaimana hal itu terkait dengan Sistem Manajemen Mutu.

Folder manajemen mutu

Langkah Keempat: Kembangkan Dokumentasi Anda

Menyimpan catatan Sistem Manajemen Mutu Anda harus bersertifikat ISO 9001. Ada beberapa dokumen tertentu yang harus Anda simpan dan dokumen lain yang mungkin hanya membantu dalam menjaga agar semuanya berjalan sebagaimana mestinya.

Pengorganisasian dan persiapan dokumentasi Anda biasanya dilakukan sesuai dengan tingkat kepentingan dokumen tersebut.

Di bagian atas, Anda memiliki Manual Mutu. Ini termasuk kebijakan dan tujuan kualitas perusahaan Anda serta bagaimana sistem kualitas Anda berfungsi. Manual ini akan menjelaskan semua proses dalam sistem Anda dan bagaimana proses tersebut berinteraksi. Anda harus selalu kembali dan merujuk ke Manual Mutu Anda saat Anda menerapkan perubahan untuk memastikan semua deskripsi proses adalah yang terbaru.

Kedua, ada dokumen prosedur. Dokumen-dokumen ini merinci semua proses bisnis individu dan bagaimana mereka beroperasi. Dokumen-dokumen ini akan menunjukkan bagaimana setiap proses dirancang dan dikendalikan, termasuk pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan proses tersebut berjalan sesuai rencana.

Ketiga, ada instruksi kerja. Ini adalah dokumen yang sangat spesifik yang merinci instruksi yang diperlukan untuk melakukan setiap tugas dalam bisnis.

Terakhir, Anda memiliki formulir dan catatan. Ini persis seperti apa kedengarannya. Formulir digunakan untuk mengumpulkan informasi untuk tujuan pencatatan. Catatan diperlukan untuk menunjukkan bagaimana Sistem Manajemen Mutu Anda beroperasi dan apakah sudah memenuhi standar.

Untuk membantu Anda dengan 90% dokumentasi, Kami merekomendasikan penggunaan Templat Manual Mutu.

Templat ini mencakup semua yang Anda perlukan untuk dokumentasi ISO 9001 - kebijakan mutu, ruang lingkup, prosedur yang Anda rencanakan untuk diterapkan, diagram alir, tujuan, dan formulir yang mungkin diperlukan untuk sertifikasi ISO 9001.

Langsung mulai dokumentasi ISO Anda

Bisnis Anda mungkin sudah memiliki dokumentasi ekstensif yang membahas proses dan prosedur, serta formulir dan catatan.

Akan sangat bermanfaat bagi Anda untuk membuat daftar semua dokumen yang sudah ada dan mencatat statusnya saat ini. Banyak dari dokumen-dokumen ini mungkin belum lengkap atau tidak mutakhir atau mungkin tidak memiliki detail spesifik yang disyaratkan oleh standar ISO 9001. Daftar ini akan memberi Anda ide yang baik tentang dari mana harus memulai untuk melangkah maju.

Buat templat untuk semua jenis dokumen

Semua dokumentasi dalam Sistem Manajemen Mutu Anda harus memiliki gaya dan format yang seragam sehingga mudah dinavigasi dan dibaca. Pastikan untuk memeriksa apa saja yang harus ada dalam setiap jenis dokumen sehingga Anda dapat memasukkannya ke dalam template.

Memiliki template yang sudah jadi akan membuat tugas yang berat dalam mendokumentasikan Sistem Manajemen Mutu Anda menjadi lebih mudah ditangani oleh semua orang yang terlibat.

Menerapkan sistem pengendalian dokumen

Semua dokumentasi yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu Anda harus dikontrol dengan baik dan selalu diperbarui. Hal ini memastikan bahwa karyawan Anda hanya memiliki akses ke versi terbaru dari semua dokumen.

Dokumen & Catatan Anda Harus Mencakup:

• Kode huruf yang mengidentifikasi setiap jenis dokumen dan nomor urut
• Kontrol revisi di mana setiap revisi menghasilkan peningkatan nomor revisi
• Riwayat perubahan yang meringkas semua perubahan yang dilakukan pada setiap dokumen
• Tanda tangan siapa yang menyiapkan dan siapa yang menyetujui dokumen
• Tanggal versi atau revisi

Langkah Kelima: Meluncurkan Sistem Manajemen Mutu Anda

Sekarang saatnya untuk langkah terbesar. Anda telah melakukan semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyiapkan bisnis Anda agar sukses dalam transisi ke ISO 9001, yang harus Anda lakukan adalah meluncurkan rencana Anda. Anda akan mulai melihat perubahan mulai beraksi dan Anda harus berhati-hati untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

Berikan pelatihan karyawan

Setiap karyawan sangat penting untuk menjaga agar Sistem Manajemen Mutu Anda berjalan sebagaimana mestinya. Inilah saatnya untuk melatih mereka semua tentang bagian-bagian dari sistem yang spesifik untuk bidang pekerjaan mereka. Ketika mereka memahami bagaimana pekerjaan mereka memengaruhi sistem, mereka akan membantu menggerakkan bisnis Anda ke arah yang benar.

Pelatihan harus mengajarkan karyawan anda:

• Prosedur-prosedur yang berlaku untuk pekerjaan mereka
• Formulir mana yang harus mereka gunakan dan bagaimana cara melengkapi dan memprosesnya
• Cara menemukan Kebijakan Mutu dan bagaimana kaitannya dengan posisi mereka
• Bagaimana cara melaporkan masalah sehingga dapat diperbaiki
• Di mana menemukan semua dokumen yang relevan
• Selalu ikuti pelatihan dengan rencana untuk membekali setiap anggota tim Anda dengan alat yang mereka perlukan untuk menjadi bagian yang efektif dari Sistem Manajemen Mutu yang baru.

Menerapkan sistem

Gunakan rencana terstruktur Anda untuk mulai menerapkan Sistem Manajemen Mutu Anda. Awasi setiap bagian dari rencana tersebut saat mulai berjalan untuk memastikan segala sesuatunya berjalan dengan baik. Pantau kinerja proses dan mulai audit internal untuk memeriksa apakah semua persyaratan standar terpenuhi.

Sangat penting untuk menjaga agar tim implementasi Anda tetap bekerja. Perwakilan Manajemen harus memiliki daftar periksa yang siap pada rapat tim untuk ditinjau bersama semua orang. Setiap masalah yang muncul selama proses implementasi harus ditangani sesegera mungkin.

Ini juga merupakan saat yang tepat untuk memastikan dokumentasi dikembangkan dengan baik. Instruksi kerja dan formulir harus ditulis dan tersedia bagi karyawan.

Mengaudit Sistem

Dua hingga tiga bulan setelah dokumentasi disiapkan dan hal-hal mulai diterapkan, Anda harus melakukan audit internal untuk mengidentifikasi masalah apa pun dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu Anda. Setiap tindakan perbaikan yang perlu diambil harus dilakukan tanpa penundaan. Jika diperlukan, dokumentasi harus direvisi.

Auditor akan memastikan bahwa semua prosedur diterapkan dengan baik, didokumentasikan, dan dipahami oleh staf yang melaksanakannya. Mereka akan memeriksa apakah sistem tersebut memenuhi persyaratan standar, efektif, dan menunjukkan peningkatan.

Jangan pernah melakukan audit pada karyawan Anda. Mereka tidak boleh merasa terkejut atau merasa tidak dilibatkan dalam seluruh proses transisi. Selalu rencanakan audit dengan baik sebelumnya. Beritahukan kepada semua orang kapan audit akan dilaksanakan dan departemen apa saja yang akan diaudit.

Tinjau kinerja anda

Langkah Keenam: Tinjau kinerja anda

Setelah Anda melakukan audit internal dan Sistem Manajemen Mutu Anda telah berjalan selama enam bulan atau lebih, Anda harus meninjau kembali kemajuan yang telah dicapai oleh bisnis Anda. Tinjauan ini akan membantu tim Anda mengidentifikasi masalah mendasar dan tindakan korektif yang perlu dilakukan agar semuanya sesuai dengan persyaratan.

Melakukan tinjauan manajemen

Tinjauan Manajemen adalah alat yang berguna yang akan memberi Anda gambaran yang tepat tentang kinerja Sistem Manajemen Mutu Anda dan masalah apa pun yang muncul. Melalui tinjauan ini, Anda mungkin akan menemukan bahwa perubahan perlu dilakukan terhadap kebijakan atau sasaran mutu Anda.

Tinjauan Manajemen Anda Harus Mencakup:

• Hasil Audit
• Umpan Balik Pelanggan
• Kinerja Proses
• Kesesuaian Produk
• Status Tindakan Perbaikan
• Tindakan Tindak Lanjut dari Tinjauan Sebelumnya
• Perubahan yang Dapat Mempengaruhi Sistem
• Rekomendasi untuk Peningkatan Sistem

Dengan semua informasi ini, tim Anda dapat berhasil memperbaiki arah tujuan sistem Anda sehingga sistem Anda dapat kembali maju.

Menerapkan perubahan sistem

Ini adalah langkah yang paling mudah. Setelah Anda mengidentifikasi bagian-bagian yang perlu diperbaiki dari Sistem Manajemen Mutu Anda, sekarang saatnya untuk memperbaikinya. Ambil tindakan cepat dan perbaiki semuanya. Jangan lupa untuk merevisi dokumentasi yang diperlukan terkait apa pun yang Anda ubah.

Jika Anda mengabaikan perubahan yang diperlukan, Anda tidak akan dapat mendaftarkan sistem Anda. Badan sertifikasi lebih menyukai setidaknya tiga bulan catatan yang terkait dengan penyempurnaan Sistem Manajemen Mutu Anda.

Integrasikan tinjauan ke dalam sistem manajemen reguler Anda dan simpan catatan yang jelas tentang semua yang Anda tinjau dan ubah. Sangat penting bahwa Anda memiliki semua dokumen terbaru. Terus pastikan hasil tinjauan manajemen Anda berfungsi sebagaimana mestinya.

Sertifikasi ISO

Langkah Ketujuh: Mendaftar untuk sertifikasi

Sistem Manajemen Mutu Anda telah berjalan selama tiga hingga enam bulan dan semuanya tampak stabil dan siap untuk didaftarkan. Sekarang saatnya bagi Anda untuk melanjutkan proses sertifikasi untuk secara resmi mendapatkan sertifikasi ISO 9001.

Audit Pendaftaran

Pendaftar Anda akan melakukan audit dua langkah untuk memastikan bisnis Anda memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh standar ISO 9001.

Pertama, mereka akan mengaudit dokumentasi Anda. Ini dapat dilakukan di kantor pribadi mereka atau di dalam organisasi Anda. Pendaftar akan memastikan bahwa dokumentasi Anda sudah siap dan terkontrol sesuai dengan standar. Jika Anda tidak memiliki dokumentasi yang sesuai, maka tidak ada alasan untuk melanjutkan proses audit selanjutnya.

Jika semua dokumen Anda memenuhi persyaratan standar, pendaftar akan datang ke bisnis Anda untuk mengaudit proses Anda.

Selalu ada pilihan untuk melakukan audit pra-penilaian, yang pada dasarnya seperti audit praktik. Pendaftar Anda akan menilai Sistem Manajemen Mutu Anda sekitar enam minggu sebelum pendaftaran dilakukan dan memberi Anda saran tentang tindakan perbaikan yang harus diambil sebelum audit. Beberapa orang menganggap saran ini sangat berharga dalam proses registrasi.

Mengambil tindakan perbaikan

Setelah audit, Anda akan diberi kesempatan untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang ditemukan oleh registrar. Sangat penting bagi Anda untuk menanggapi setiap masalah yang tidak sesuai dengan standar ISO 9001 dengan serius dan memperbaikinya tanpa ragu-ragu.

Ketidaksesuaian yang umum ditemukan dalam audit adalah kurangnya pelatihan yang tepat untuk auditor internal, laporan audit tidak diselesaikan atau dikelola, atau personel ditemukan mengaudit pekerjaan mereka sendiri.

Menerima sertifikasi anda

Registrar Anda akan melakukan audit kedua untuk memastikan bahwa semua ketidaksesuaian yang ditemukan telah ditangani dengan benar. Mereka akan secara sistematis mengevaluasi seluruh Sistem Manajemen Mutu Anda terhadap standar untuk memastikan bahwa sistem tersebut memenuhi semua persyaratan.

Harus ada bukti obyektif bahwa sistem Anda sesuai dengan standar ISO 9001 dan bahwa semua prosedur telah diikuti. Pendaftar akan mendokumentasikan semua ini sebelum Anda mendapatkan sertifikasi.

Sertifikasi umumnya berlangsung selama tiga tahun. Menerima sertifikat ISO 9001 bukanlah akhir dari segalanya. Pendaftar Anda akan melakukan audit pengawasan satu atau dua kali dalam setahun untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu Anda terus memenuhi standar.

Pertumbuhan meningkatkan kualitas

Langkah Delapan: Peningkatan berkesinambungan

Standar ISO 9001 mewajibkan perusahaan yang telah tersertifikasi untuk terus menunjukkan peningkatan efektivitas Sistem Manajemen Mutu mereka. Anda harus selalu bertujuan untuk memuaskan pelanggan dengan mengidentifikasi proses-proses dalam sistem Anda yang dapat ditingkatkan.

• Terapkan sistem yang membuat peningkatan berkelanjutan mudah dilakukan oleh tim Anda. Hal ini sesederhana mengikuti proses empat langkah yang berulang untuk memeriksa Sistem Manajemen Mutu Anda.
• Rencanakan jadwal untuk audit internal dan tinjauan manajemen. Pastikan semua tujuan dan proses telah ditetapkan dan dipahami dengan baik untuk memberikan hasil yang sesuai dengan kebijakan mutu Anda. Gunakan umpan balik dari karyawan dan pelanggan untuk mengidentifikasi hal-hal yang salah dan buatlah rencana untuk memperbaikinya.
• Buatlah contoh kecil perubahan yang ingin Anda terapkan. Sebelum Anda mengganggu alur kerja dengan melakukan suatu tindakan, akan lebih baik bagi Anda dan sistem Anda untuk memastikan bahwa perubahan tersebut akan benar-benar bekerja terlebih dahulu dalam skala yang lebih kecil.
• Secara teratur memeriksa semua produk dan proses terhadap kebijakan dan persyaratan pelanggan. Laporkan hasil pemeriksaan ini. Periksa semua aktivitas utama untuk memastikan hasil yang dihasilkan sesuai.
• Menerapkan perubahan yang berhasil ke dalam tindakan. Jika sebuah perubahan berjalan dengan baik dalam pengujian, maka inilah saatnya untuk menerapkannya ke dalam sistem secara penuh untuk memperbaikinya. Libatkan semua orang yang akan terpengaruh oleh perubahan dalam membuat perubahan. Pastikan semua perubahan didokumentasikan dan semuanya sudah diperbarui dan memenuhi persyaratan.

Menerapkan ISO 9001 dapat dilakukan untuk anda

Membuat perubahan besar seperti itu bisa tampak seperti memindahkan gunung pada awalnya. Sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai atau bagaimana urutan untuk melakukan semuanya. Namun, tidak perlu repot untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu yang baru dalam bisnis Anda.

Disadur dari: iso-9001-checklist.co.uk

Apa yang dimaksud dengan Insinyur kualitas?

Deskripsi pekerjaan Insinyur Kualitas adalah mereka sangat penting bagi industri manufaktur. Para insinyur ini memastikan bahwa fasilitas manufaktur beroperasi pada tingkat yang tinggi dan bahwa produk diproduksi dengan alat dan proses yang benar. Penting untuk memahami apa yang dilakukan oleh insinyur kualitas jika Anda tertarik dengan pekerjaan di bidang ini.

Artikel ini menjelaskan apa itu insinyur kualitas, daftar keterampilan dan persyaratan untuk mereka, membahas berapa banyak yang mereka hasilkan, dan memberikan langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk masuk ke lapangan.

Apa deskripsi pekerjaan seorang insinyur kualitas?

Deskripsi pekerjaan seorang insinyur kualitas adalah mereka terlibat dengan pemasok untuk memastikan bahwa bahan baku dan suku cadang sesuai dengan Sistem Manajemen Mutu (QMS) perusahaan, mencatat proses, metode, dan peran yang terlibat dalam mencapai kebijakan dan tujuan kualitas. Jaminan Kualitas berorientasi pada proses. Hal ini berfokus pada pengurangan varians dalam proses melalui pembuatan, revisi, dan penerapan yang ketat dari serangkaian standar kualitas atau proses yang ditentukan secara tepat. Penjaminan mutu adalah tindakan pencegahan. Ini membantu organisasi untuk mengarahkan dan mengoordinasikan operasinya untuk memenuhi persyaratan hukum dan klien.

Apa deskripsi pekerjaan seorang insinyur kualitas?

Kontrol kualitas

Insinyur Kualitas dalam Kontrol Kualitas (QC) biasanya (tetapi tidak selalu) adalah ilmuwan atau teknisi laboratorium karena pengujian sampel untuk obat-obatan dilakukan di laboratorium. Dalam kontrol kualitas yang berorientasi pada produk, sampel dari proses produksi diperiksa untuk melihat apakah memenuhi persyaratan atau standar desain.

Lean six sigma

Metode ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas output dengan mengidentifikasi dan menghilangkan kesalahan, serta mengurangi ketidakpastian proses bisnis dan produksi. Metode Lean Six Sigma dikembangkan oleh Motorola dan dipopulerkan di General Electric oleh Jack Welch. Metode ini merupakan kumpulan alat dan prosedur yang digunakan untuk meningkatkan proses.

Kualitas berdasarkan desain

Penting untuk mendesain kualitas, karena meskipun lebih banyak pengujian terkadang dapat menghasilkan produk dengan kualitas yang lebih baik, namun seringkali justru sebaliknya. Mayoritas masalah dan krisis kualitas berasal dari cara produk dirancang pada awalnya.

Metode taguchi

Taguchi merekomendasikan penggunaan material yang diuji dalam situasi yang berbeda, komponen siap pakai yang berbiaya rendah, dan eksperimen statistik. Taguchi mendefinisikan kerugian secara matematis dengan menggunakan “fungsi kerugian” yang digunakan Taguchi.

Manajemen risiko kualitas

Teknik ini digunakan untuk mengantisipasi bencana dan merancang tindakan pencegahan. Hal ini melibatkan perancangan masalah atau memproseduralisasi situasi. Proses ini sering kali melibatkan pembuatan, pengujian, dan pendistribusian alat kesehatan dan obat-obatan. Skenario terburuk digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menciptakan solusi.

Rekayasa keandalan

Rekayasa Keandalan digunakan untuk mencegah kegagalan, atau mengurangi frekuensi atau kemungkinannya. Hal ini digunakan untuk mengidentifikasi dan menangani akar penyebab masalah yang masih terjadi meskipun sudah dilakukan segala upaya untuk mencegahnya. Ini memutuskan apa yang harus dilakukan jika kegagalan masih terjadi meskipun semua upaya telah dilakukan untuk mencegahnya. Ini menggunakan teknik untuk menentukan seberapa andal desain baru. Ini juga menggunakan analisis statistik dan teknik teknik untuk meningkatkan ketergantungan produk atau proses yang terpapar dalam jangka waktu tertentu terhadap faktor-faktor seperti getaran, guncangan, tegangan, radiasi, atau suhu yang sangat tinggi atau sangat rendah.

Gaji seorang insinyur kualitas

Di Amerika Serikat, gaji rata-rata untuk seorang insinyur kualitas adalah $78.636 per tahun. Karyawan dalam profesi ini sering kali menikmati gaji tinggi dan tunjangan lainnya, termasuk asuransi kesehatan dan cakupan gigi, 401 (k), pencocokan 401 (k), dan asuransi kesehatan.

Apa saja tanggung jawab insinyur kualitas?

Sebagai pemain utama dalam produksi barang, seorang insinyur kualitas bertanggung jawab atas kualitas keseluruhan produk yang diproduksi. 

Meskipun tugas dapat bervariasi tergantung pada organisasi, tanggung jawab umum meliputi:

1. Menetapkan dan menerapkan standar kualitas
2. Memantau alur kerja, proses, dan produk
3. Membuat dokumentasi kualitas
4. Berkolaborasi dengan manajer operasi untuk mengidentifikasi peluang peningkatan alur kerja dan kontrol, untuk memastikan mereka mematuhi kode dan peraturan kesehatan dan keselamatan
5. Meninjau sistem dan proses untuk mengembangkan peningkatan dan efisiensi yang berkelanjutan
6. Memeriksa dan menguji proses dan produk untuk memastikan mereka memenuhi atau melampaui standar
7. Menganalisis data dan laporan manufaktur
8. Bekerja menuju peningkatan berkelanjutan dalam proses manufaktur melalui berbagai teknik termasuk, namun tidak terbatas pada Six Sigma, kualitas berdasarkan desain, kualitas berdasarkan kontrol, dan jaminan kualitas

Apa peran insinyur kualitas?

Seorang Insinyur Kualitas mengawasi proses manufaktur dan rekayasa suatu organisasi dengan memastikan bahwa alat, bahan, dan prosedur digunakan dengan benar. Insinyur kualitas juga bekerja dengan tim untuk mempertahankan dan membuat standar untuk barang yang diproduksi. Seorang insinyur kualitas juga dapat melakukan tugas-tugas berikut:

1. Memastikan bahwa semua bahan baku dan komponen memenuhi standar organisasi Anda adalah upaya kolaboratif dengan pemasok
2. Umpan balik dari pelanggan dapat digunakan untuk mengidentifikasi kekurangan dan membuat perubahan pada produk.
3. Memantau standar keselamatan dan pelatihan karyawan yang diperlukan selama proses produksi
4. Mendokumentasikan dan memperbaiki masalah yang muncul selama proses produksi
5. Memastikan bahwa semua produk yang diproduksi telah memenuhi standar hukum.
6. Membuat dan menyajikan laporan tentang kualitas yang mencakup analisis standar internal dan eksternal
7. Deskripsi Pekerjaan untuk Insinyur Kualitas

Berikut ini adalah contoh deskripsi pekerjaan untuk peran seorang teknisi kualitas:

Kami mencari seorang insinyur kualitas untuk mengawasi dan meningkatkan proses kerja kami. Kandidat harus memiliki tingkat perhatian yang tinggi terhadap detail untuk mengidentifikasi potensi atau masalah yang ada dengan proses dan prosedur kami. Mereka memiliki kemampuan multitasking yang sangat baik dan dapat bekerja dengan baik di bawah tekanan. Kandidat dapat mengkomunikasikan informasi teknis dengan cara yang sederhana dengan departemen lain. Kandidat yang berhasil akan tumbuh dan berkembang di dalam organisasi.

1. Kandidat yang ideal akan memiliki kualifikasi sebagai berikut.
2. Gelar sarjana di bidang teknik mesin, industri atau kualitas
3. Pengalaman tiga tahun di bidang yang berkaitan dengan kualitas

Berlatih untuk menjadi insinyur kualitas

Jadilah ahli kualitas dengan Kursus Sabuk Hijau Lean Six Sigma Bersertifikat SSDSI. Program Lean Six Sigma ini akan membantu Anda mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas dan hasil dalam proyek-proyek transformasional. Kursus ini akan berfokus pada praktik Lean dan Six Sigma untuk mempercepat peningkatan bisnis.

Disadur dari: sixsigmadsi.com

Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, kontrol kualitas merupakan aspek yang sering kali luput dari perhatian konsumen, padahal hal ini mendukung keandalan dan keunggulan produk dan layanan. Kontrol Kualitas (QC) dalam pemasaran dan bisnis mengacu pada serangkaian proses, praktik, dan tindakan sistematis yang diterapkan untuk memastikan bahwa produk, layanan, atau proses memenuhi atau melampaui standar kualitas yang ditetapkan dan memenuhi harapan pelanggan.

Dalam panduan ini, kita akan membahas kontrol kualitas, komponen utama, jenis, signifikansi, dan bagaimana hal ini dapat memberikan wawasan yang berharga bagi pemasar afiliasi.

Apa yang dimaksud dengan kontrol kualitas?

Kualitas, sebuah istilah yang beragam seperti industri yang disentuhnya, menentang definisi sederhana. Namun, di balik kerumitan ini, terdapat sebuah proses yang sangat penting: kontrol kualitas. Ini adalah metode sistematis di mana produk dan layanan diuji secara ketat dan diukur berdasarkan standar yang ditetapkan. Bayangkan sebagai penjaga keunggulan produk, yang tanpa lelah bekerja untuk menilai, mempertahankan, dan meningkatkan kualitas.

Misi utama dari Kontrol Kualitas? Untuk menemukan dan mengoreksi setiap penyimpangan dari standar kualitas yang telah ditetapkan. Proses ini melibatkan pemantauan dan pemeriksaan yang cermat pada berbagai tahap produksi atau pemberian layanan, untuk memastikan bahwa hasil akhirnya secara konsisten bersinar dengan keunggulan.

Namun tidak berhenti sampai di situ. Kontrol Kualitas bukan hanya tentang memperbaiki masalah; tetapi juga tentang mencegahnya. Ini adalah pendekatan proaktif yang menyempurnakan seluruh proses produksi dan pemberian layanan untuk menangkal cacat dan kesalahan sejak awal.

Jadi, apa tujuan utamanya? Ada dua hal: membuat produk dan layanan yang seragam seperti matahari terbit yang sempurna dan meminimalkan kesalahan dan ketidakkonsistenan. Pada akhirnya, ini semua adalah tentang memberikan kesempurnaan, dari waktu ke waktu.

Komponen utama dari kontrol kualitas

Kontrol Kualitas (QC) bukan hanya sebuah proses tunggal; ini adalah simfoni komponen penting yang bekerja secara harmonis untuk memastikan kualitas terbaik. Berikut ini adalah rincian dari para pemain kunci ini.

InspeksiAspek mendasar dari kontrol kualitas ini melibatkan pemeriksaan produk, bahan, atau layanan secara cermat pada berbagai tahap produksi atau pengiriman. Tujuannya adalah untuk menemukan cacat, penyimpangan dari standar kualitas, atau ketidakpatuhan terhadap kriteria yang telah ditetapkan. Inspeksi bertindak sebagai pos pemeriksaan kritis, memastikan bahwa hanya produk yang memenuhi tingkat kualitas yang diinginkan yang dapat melanjutkan proses lebih lanjut. Hal ini mirip dengan penjaga yang waspada, yang terus-menerus memindai untuk mengidentifikasi masalah apa pun yang perlu diperhatikan Pengujian lebih dari sekadar inspeksi visual; ini melibatkan serangkaian penilaian dan pengukuran. Evaluasi ini dapat mencakup pengujian kinerja untuk menentukan seberapa baik fungsi produk, pengujian fungsional untuk menilai fitur atau karakteristik tertentu, dan pengujian daya tahan untuk mengukur umur panjang dan ketahanan. Pikirkan pengujian sebagai evaluator langsung, menempatkan produk melalui uji coba yang ketat untuk memastikan kualitas dan keandalannya.

Kontrol Proses Statistik (SPC) Statistik menjadi cahaya penuntun dalam SPC. SPC menggunakan teknik statistik untuk memantau dan mengendalikan proses produksi. Melalui analisis data, SPC memastikan bahwa proses-proses ini secara konsisten beroperasi dalam batas kualitas yang dapat diterima. Hal ini mirip dengan konduktor yang waspada, mengatur simfoni produksi sambil terus memperhatikan setiap nada untuk menjaga keselarasan dan ketepatan. Dokumentasi dan catatanSPC sangat bergantung pada pencatatan yang cermat. Komponen ini melibatkan penyimpanan catatan rinci tentang inspeksi, pengujian, dan tindakan korektif yang diambil. Catatan ini berfungsi sebagai jejak audit yang komprehensif, yang memungkinkan penelusuran dan akuntabilitas. Seperti halnya seorang arsiparis, aspek ini memastikan bahwa sejarah upaya pengendalian kualitas tersimpan dengan baik untuk referensi dan analisis Tindakan korektifKetika masalah kualitas muncul, tindakan korektif harus dilakukan dengan cepat. Ini semua tentang menerapkan tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah yang teridentifikasi. Hal ini mungkin melibatkan kalibrasi ulang peralatan, pengerjaan ulang proses, atau membuat penyesuaian yang diperlukan untuk mencegah terulangnya cacat.

Tindakan korektif bertindak sebagai pemecah masalah, memastikan bahwa penyimpangan kualitas segera diselesaikan Pelatihan dan pendidikan Elemen manusia dalam pengendalian kualitas sangat penting. Komponen ini berfokus pada penyediaan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan karyawan untuk menegakkan standar kualitas secara efektif. Pelatihan memastikan bahwa individu yang terlibat dalam proses kendali mutu diperlengkapi dengan baik untuk menjalankan peran mereka, mulai dari melakukan inspeksi hingga menginterpretasikan hasil pengujian. Pelatihan ini seperti mentor, yang membimbing dan memberdayakan individu untuk berkontribusi pada budaya kualitas.

Peningkatan berkelanjutan

Pengendalian kualitas tidak statis; ini adalah proses yang dinamis. Peningkatan berkelanjutan melibatkan analisis data dan umpan balik untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Hal ini dapat mencakup penyempurnaan proses, mengadopsi teknologi baru, atau menerapkan praktik terbaik. Hal ini mirip dengan pendorong tanpa henti, yang mendorong kemajuan dan inovasi yang berkelanjutan dalam mengejar kualitas yang lebih tinggi.

Kontrol Kualitas bekerja sama dengan Jaminan Kualitas (QA), yang berfokus pada pencegahan cacat dengan menetapkan proses dan prosedur yang kuat. Bersama-sama, QC dan QA membentuk fondasi sistem manajemen mutu organisasi, memastikan bahwa produk dan layanan secara konsisten memenuhi atau melampaui harapan pelanggan.

Jenis-jenis kontrol kualitas

Metode kontrol kualitas dapat sangat bervariasi, tergantung pada industri dan persyaratan khusus. Meskipun tidak ada satu pendekatan yang cocok untuk semua jenis kontrol kualitas, namun memiliki dasar yang sama dalam hal perhatian terhadap detail dan metodologi penelitian. Berikut adalah beberapa metode dan pendekatan utama yang biasa digunakan dalam kontrol kualitas:

1. Bagan kendali: bagan kendali melibatkan penggunaan grafik atau bagan untuk memantau bagaimana proses berubah dari waktu ke waktu. Analisis statistik digunakan untuk menilai apakah proses bisnis dan manufaktur “terkendali” atau menyimpang dari standar yang diinginkan. Metode ini sangat berguna untuk mengidentifikasi tren dan pola dalam data.
2. Kontrol proses: kontrol proses adalah pendekatan teknis untuk kontrol kualitas, terutama digunakan dalam industri di mana presisi sangat penting, seperti manufaktur dan produksi bahan kimia. Ini melibatkan pemantauan dan penyesuaian proses secara real-time untuk memastikan kualitas yang konsisten dan mengoptimalkan kinerja. Hal ini sering kali mencakup penggunaan loop umpan balik dan kontrol tingkat industri.
3. Pengambilan sampel penerimaan: pengambilan sampel penerimaan adalah metode statistik yang digunakan untuk menentukan apakah suatu batch atau sampel produk memenuhi standar produksi secara keseluruhan. Metode ini melibatkan pengambilan sampel secara acak dari batch produksi yang lebih besar dan menilai kualitasnya berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Metode ini membantu dalam pengambilan keputusan tentang apakah akan menerima atau menolak seluruh batch berdasarkan hasil sampel.
4. Protokol proses: protokol proses, juga dikenal sebagai metodologi pemetaan, berfokus pada peningkatan proses desain dan implementasi dengan membuat indikator evaluatif untuk setiap langkah. Hal ini melibatkan penetapan protokol dan pos pemeriksaan tertentu di seluruh proses untuk memastikan bahwa standar kualitas terpenuhi pada berbagai tahap.
5. Metode khusus industri: metode kontrol kualitas dapat sangat bervariasi berdasarkan industri. Misalnya, industri seperti makanan dan farmasi mungkin sangat bergantung pada pengujian ilmiah dan laboratorium untuk memastikan keamanan dan kepatuhan terhadap peraturan yang ketat. Sebaliknya, bidang-bidang seperti pendidikan atau pelatihan mungkin menggunakan pendekatan yang lebih holistik dan kualitatif untuk menilai kualitas.
6. Kontrol internal vs. eksternal: beberapa perusahaan membentuk divisi kontrol kualitas internal untuk memantau dan menjaga kualitas produk dan layanan mereka. Perusahaan lain mungkin memilih untuk mengandalkan badan eksternal atau laboratorium pihak ketiga untuk melacak dan memverifikasi kualitas dan kinerja produk. Pilihan antara kontrol internal dan eksternal sering kali bergantung pada persyaratan khusus industri dan tuntutan peraturan.

Metode kontrol kualitas dapat beradaptasi dan beragam, disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan dan standar unik berbagai industri. Pilihan metode mana yang akan digunakan bergantung pada sifat bisnis, industri tempat bisnis beroperasi, dan tingkat jaminan kualitas yang diinginkan.

Mengapa kontrol kualitas penting?

Kontrol kualitas memainkan peran penting dalam bisnis dan menawarkan banyak manfaat yang sangat penting bagi perusahaan dan pelanggan mereka. Berikut ini alasan mengapa QC sangat penting:

• Kepuasan pelanggan. Kontrol kualitas memastikan bahwa produk dan layanan secara konsisten memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Hal ini berarti tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi dan peningkatan loyalitas terhadap merek.
• Pencegahan cacat. Identifikasi dini dan perbaikan masalah selama produksi atau pemberian layanan melalui kontrol kualitas membantu mencegah cacat. Hal ini meminimalkan kemungkinan penarikan kembali yang mahal atau kebutuhan untuk pengerjaan ulang yang ekstensif.
• Pengurangan biaya. Menerapkan langkah-langkah pengendalian kualitas dapat mengurangi limbah, menurunkan biaya produksi, dan meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini mengarah pada penghematan biaya secara keseluruhan untuk bisnis.
• Kepatuhan dan peraturan. Kontrol kualitas memastikan bahwa produk dan layanan mematuhi standar industri dan persyaratan peraturan. Kepatuhan ini membantu perusahaan menghindari masalah hukum dan potensi penalti.
• Reputasi merek. Memberikan produk atau layanan berkualitas tinggi secara konsisten akan membangun citra merek yang positif. Reputasi yang kuat meningkatkan daya saing perusahaan di pasar dan menumbuhkan kepercayaan pelanggan.
• Peningkatan efisiensi. Kontrol kualitas mengoptimalkan proses dengan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Hal ini mengarah pada peningkatan produktivitas dan operasi yang efisien, sehingga bisnis menjadi lebih efisien.
• Mitigasi risiko. Pengujian dan inspeksi yang ketat sebagai bagian dari kontrol kualitas membantu mengidentifikasi potensi risiko dan bahaya. Hal ini memungkinkan bisnis untuk secara proaktif mengatasi masalah ini, mengurangi kemungkinan kecelakaan atau kemunduran yang merugikan.
• Peningkatan berkelanjutan. Kontrol kualitas mendorong budaya perbaikan berkelanjutan dalam organisasi. Perusahaan termotivasi untuk meningkatkan produk, layanan, dan proses mereka secara konstan, agar tetap terdepan dalam persaingan.
• Daya saing internasional. Produk dan layanan berkualitas tinggi membuka pintu ke pasar global. Daya saing internasional ini dapat secara signifikan memperluas jangkauan dan pendapatan perusahaan.
• Retensi dan loyalitas pelanggan. Pelanggan yang puas cenderung tetap setia pada suatu merek dan merekomendasikannya kepada orang lain. Hal ini berkontribusi pada kesuksesan bisnis jangka panjang dan pertumbuhan yang berkelanjutan.

Kontrol Kualitas memainkan peran penting dalam mempertahankan standar yang tinggi, meminimalkan risiko, dan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini. Hal ini berfungsi sebagai landasan untuk memberikan produk dan layanan yang unggul, memastikan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Kesimpulan

Kontrol Kualitas (QC) dalam pemasaran dan bisnis merupakan serangkaian proses dan praktik sistematis yang dirancang dengan cermat yang bertujuan untuk memastikan bahwa produk, layanan, atau proses secara konsisten memenuhi atau melampaui standar kualitas yang ditetapkan sambil menyelaraskan dengan harapan pelanggan.

Bayangkan kontrol kualitas sebagai pahlawan tanpa tanda jasa yang bekerja di belakang layar, tanpa lelah berdedikasi untuk menilai, mempertahankan, dan meningkatkan standar kualitas. Misi utamanya? Untuk dengan cepat mengidentifikasi dan memperbaiki setiap penyimpangan dari tolok ukur kualitas yang telah ditetapkan, memastikan bahwa produk atau layanan bersinar dengan keunggulan di sepanjang perjalanan mereka dari awal hingga pengiriman.

Kontrol Kualitas merupakan aspek integral untuk memastikan keunggulan produk dan layanan, dan prinsip-prinsipnya menawarkan wawasan yang berharga bagi para pemasar afiliasi yang berusaha memberikan kualitas dan keandalan dalam usaha digital mereka. Memahami pentingnya kontrol kualitas dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, penghematan biaya, dan keunggulan kompetitif dalam lanskap pemasaran afiliasi. Dengan menerapkan prinsip-prinsip kontrol kualitas, pemasar afiliasi dapat meningkatkan strategi mereka dan mendorong kesuksesan jangka panjang.

Disadur dari: medium.com