Pendahuluan

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, manajemen rantai pasok (Supply Chain Management/SCM) berperan penting dalam meningkatkan efisiensi dan daya saing perusahaan. Paper berjudul Concept Paper on Supply Chain Management oleh Md. Maksudul Haque dan Marzina Akhter, yang diterbitkan di IOSR Journal of Economics and Finance (2022, Vol. 13, Issue 3, pp. 31-35), membahas konsep dasar SCM, perbedaannya dengan logistik, serta tren terbaru seperti green supply chain.

SCM mencakup koordinasi berbagai aspek bisnis seperti produksi, persediaan, lokasi, dan transportasi. Tujuan utamanya adalah meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus mengurangi biaya operasional dan inventaris.

Konsep Dasar Manajemen Rantai Pasok

SCM terdiri dari serangkaian proses yang memastikan barang dan jasa mengalir dengan lancar dari pemasok ke pelanggan akhir. Beberapa komponen utama SCM yang dibahas dalam paper ini meliputi:

1. Perbedaan Supply Chain Management dan Logistik

• Logistik berfokus pada manajemen barang dalam satu organisasi, termasuk pengadaan, distribusi, dan inventaris.
• SCM melibatkan jaringan beberapa perusahaan yang bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan pelanggan secara efektif.
• SCM mencakup strategi pemasaran, pengembangan produk, layanan pelanggan, dan keuangan, sehingga lebih luas dibandingkan logistik.

2. Elemen Utama dalam Supply Chain

SCM terdiri dari beberapa elemen yang saling terhubung:

1. Pelanggan: Memulai rantai pasok dengan melakukan pemesanan barang.
2. Perencanaan: Menyusun jadwal produksi dan mengatur kebutuhan bahan baku.
3. Pengadaan: Membeli bahan baku dari pemasok.
4. Inventaris: Menyimpan bahan baku dan produk jadi sebelum dikirim ke pelanggan.
5. Produksi: Proses manufaktur produk berdasarkan permintaan pasar.
6. Lokasi: Menentukan lokasi pabrik dan gudang untuk efisiensi biaya.
7. Transportasi: Memilih metode pengiriman yang optimal.
8. Informasi: Menggunakan data untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Strategi Efisiensi dalam SCM

Paper ini menyoroti pentingnya keseimbangan antara efisiensi biaya dan responsivitas terhadap permintaan pasar. Beberapa strategi utama yang dapat diterapkan perusahaan meliputi:

1. Manajemen Produksi dan Persediaan

• Lean Manufacturing: Mengurangi pemborosan dalam proses produksi untuk meningkatkan efisiensi.
• Just-in-Time (JIT): Mengurangi biaya penyimpanan dengan hanya memproduksi barang saat dibutuhkan.
• Safety Inventory: Menjaga stok cadangan untuk menghindari kehabisan produk.

2. Optimalisasi Lokasi dan Transportasi

• Menentukan lokasi pabrik dan gudang yang strategis untuk menekan biaya logistik.
• Menggunakan metode pengiriman yang paling efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan bisnis.

3. Penggunaan Teknologi dan Informasi

• Big Data dan AI untuk analisis permintaan pasar.
• Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk meningkatkan koordinasi antar divisi.

Green Supply Chain: Tren Masa Depan SCM

Paper ini juga membahas konsep Green Supply Chain Management (GSCM), yaitu strategi untuk mengurangi dampak lingkungan dalam rantai pasok. Beberapa aspek penting GSCM meliputi:

1. Desain Produk Ramah Lingkungan
   • Menggunakan bahan daur ulang atau biodegradable.
2. Efisiensi Energi dalam Produksi
   • Mengurangi emisi karbon dengan mesin hemat energi.
3. Optimasi Transportasi
   • Menggunakan kendaraan listrik atau jalur distribusi yang lebih pendek untuk menghemat bahan bakar.

Menurut penelitian, perusahaan yang menerapkan GSCM dapat mengurangi biaya operasional hingga 20% serta meningkatkan kepuasan pelanggan yang peduli lingkungan.

Kesimpulan

Manajemen rantai pasok yang efektif dapat meningkatkan efisiensi operasional sekaligus menekan biaya. Paper ini menyoroti perbedaan SCM dengan logistik, strategi optimalisasi, serta pentingnya transisi ke Green Supply Chain.

Dengan mengadopsi teknologi canggih, strategi persediaan yang efisien, dan pendekatan ramah lingkungan, perusahaan dapat meningkatkan daya saing mereka di pasar global.

Sumber: Md. Maksudul Haque, Marzina Akhter. Concept Paper on Supply Chain Management. IOSR Journal of Economics and Finance, 13(3), 2022, pp. 31-35.

 

Pendahuluan

Efisiensi rantai pasok menjadi faktor penting dalam daya saing perusahaan modern. Semakin kompleksnya sistem rantai pasok akibat globalisasi dan digitalisasi menuntut perusahaan untuk memiliki model evaluasi kinerja yang akurat. Paper Measurements of Efficiency in a Supply Chain oleh Annelie Pettersson berfokus pada metode pengukuran efisiensi rantai pasok dengan pendekatan kuantitatif yang menggabungkan biaya dan kinerja operasional.

Penelitian ini mengulas berbagai model evaluasi yang telah digunakan dalam industri dan mengembangkan indeks efisiensi rantai pasok, yang kemudian diuji pada perusahaan global, Ericsson AB. Dengan mengombinasikan pendekatan cost-driven dan performance-driven, paper ini memberikan wawasan penting bagi akademisi dan praktisi Supply Chain Management (SCM).

Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan dua pendekatan utama:

1. Tinjauan Literatur

Literatur yang dikaji mencakup berbagai konsep terkait:

• Supply Chain Management (SCM) dan efisiensi rantai pasok
• Model pengukuran kinerja rantai pasok, termasuk:
  • Cost-to-Serve Analysis (menganalisis total biaya per pelanggan)
  • Total Cost of Ownership (TCO) (menghitung biaya sepanjang siklus hidup produk)
  • Activity-Based Costing (ABC) (mengalokasikan biaya berdasarkan aktivitas dalam rantai pasok)

2. Studi Empiris

Penulis melakukan studi empiris dengan 30 perusahaan dari 10 sektor industri di Swedia, termasuk:

• Industri manufaktur
• Industri farmasi dan teknologi medis
• Industri telekomunikasi
• Industri otomotif
• Industri konstruksi

Setiap perusahaan diwawancarai untuk memahami bagaimana mereka mengukur efisiensi rantai pasok dan kendala yang mereka hadapi. Selain itu, penulis mengembangkan indeks efisiensi rantai pasok, yang diuji pada Ericsson AB, salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di dunia.

Model Evaluasi Efisiensi dalam Rantai Pasok

Paper ini mengklasifikasikan metode evaluasi menjadi tiga kategori utama:

1. Metode Biaya dalam Rantai Pasok

• Logistics Cost vs. Supply Chain Cost
  • Biaya logistik hanya sebagian dari total biaya rantai pasok.
  • Supply Chain Cost mencakup seluruh biaya mulai dari produksi, distribusi, hingga layanan pelanggan.
• Activity-Based Costing (ABC)
  • Mengalokasikan biaya berdasarkan aktivitas spesifik dalam rantai pasok.
  • Mampu mengidentifikasi aktivitas yang tidak bernilai tambah dan mengurangi biaya produksi hingga 15%.
• Total Cost of Ownership (TCO)
  • Menghitung biaya total sepanjang siklus hidup produk, termasuk biaya pemeliharaan dan disposal.

2. Metode Pengukuran Kinerja Operasional

• Balanced Scorecard (BSC)
  • Mengukur kinerja berdasarkan perspektif:
    • Keuangan
    • Pelanggan
    • Proses internal
    • Pembelajaran dan pertumbuhan
• SCOR (Supply Chain Operations Reference Model)
  • Model yang digunakan secara luas dalam industri untuk mengukur keandalan, fleksibilitas, dan efisiensi biaya.
  • Perusahaan yang menerapkan SCOR mampu meningkatkan kecepatan pemrosesan pesanan hingga 22%.
• Benchmarking
  • Perbandingan kinerja rantai pasok dengan perusahaan lain atau standar industri.

3. Pengembangan Indeks Efisiensi Rantai Pasok

• Paper ini memperkenalkan indeks efisiensi rantai pasok yang menggabungkan biaya dan kinerja operasional.
• Indeks ini diuji pada Ericsson AB, yang menunjukkan peningkatan efisiensi operasional hingga 18% setelah penerapan model ini.

Studi Kasus dan Data Empiris

Penelitian ini menyajikan beberapa studi kasus berdasarkan wawancara dengan 30 perusahaan:

1. Ericsson AB (Industri Telekomunikasi)

• Dengan menerapkan SCOR model, perusahaan mampu meningkatkan kecepatan pemrosesan pesanan hingga 22%.
• Penggunaan TCO memungkinkan identifikasi titik pemborosan, mengurangi biaya operasional sebesar 12%.

2. Industri Manufaktur

• Perusahaan yang menggunakan pendekatan ABC berhasil menurunkan biaya produksi sebesar 15% dengan mengoptimalkan alokasi sumber daya.
• Penggunaan Just-in-Time (JIT) menurunkan tingkat persediaan hingga 30%, meningkatkan efisiensi arus barang.

3. Industri Otomotif

• Penerapan sistem Lean Manufacturing menghasilkan pengurangan waktu siklus produksi sebesar 20%.
• Efisiensi rantai pasok meningkat dengan strategi vendor-managed inventory (VMI).

Tantangan dalam Pengukuran Efisiensi Rantai Pasok

Meskipun ada berbagai model evaluasi, penelitian ini mengidentifikasi beberapa tantangan utama:

1. Kurangnya integrasi antara data keuangan dan operasional, menyebabkan evaluasi yang kurang komprehensif.
2. Kurangnya standar universal untuk mengukur efisiensi rantai pasok, membuat perbandingan antar perusahaan sulit dilakukan.
3. Belum optimalnya pemanfaatan teknologi digital dan AI dalam sistem evaluasi, padahal teknologi ini bisa meningkatkan akurasi analisis.

Rekomendasi dan Implikasi untuk Industri

Berdasarkan hasil penelitian, beberapa strategi disarankan untuk meningkatkan efisiensi rantai pasok:

1. Digitalisasi dan Automasi
   • Menggunakan IoTdan AI untuk meningkatkan transparansi dan pengambilan keputusan berbasis data.
2. Pengukuran Berbasis Big Data
   • Mengadopsi analitik data real-time untuk mengoptimalkan proses rantai pasok.
3. Integrasi Keberlanjutan dalam Evaluasi Kinerja
   • Menggabungkan metrik lingkungan dan sosial dalam sistem evaluasi rantai pasok.

Kesimpulan

Paper ini memberikan wawasan mendalam tentang pengukuran efisiensi rantai pasok, dengan membahas model, studi kasus, serta tantangan dalam implementasinya. Studi ini menjadi referensi penting bagi akademisi dan praktisi manajemen rantai pasok dalam mengembangkan strategi evaluasi yang lebih akurat dan berbasis data.

Sumber: Annelie Pettersson. Measurements of Efficiency in a Supply Chain. Luleå University of Technology, 2008.

 

Pemeliharaan prediktif dibangun di atas pemantauan berbasis kondisi untuk mengoptimalkan kinerja dan masa pakai peralatan dengan terus menilai kesehatannya secara real time.

Dengan mengumpulkan data dari sensor dan menerapkan alat dan proses analitik canggih seperti machine learning (ML). Pemeliharaan prediktif dapat mengidentifikasi, mendeteksi, dan mengatasi masalah saat terjadi, serta memprediksi potensi kondisi peralatan di masa depan, sehingga mengurangi risiko. Kuncinya adalah memberikan informasi yang tepat pada waktu yang tepat kepada orang yang tepat.

Pemeliharaan prediktif vs pemeliharaan preventif

Strategi dan kematangan pemeliharaan bergantung pada faktor-faktor seperti aset dan biaya penggantian, kekritisan aset, pola penggunaan, dan dampak kegagalan terhadap keselamatan, lingkungan, operasi, keuangan, dan citra publik. Pemeliharaan prediktif adalah salah satu dari tiga strategi pemeliharaan utama yang digunakan oleh bisnis. Yang lainnya adalah pemeliharaan reaktif, yang memperbaiki kegagalan saat terjadi, dan pemeliharaan preventif, yang mengandalkan jadwal pemeliharaan yang telah ditentukan untuk mengidentifikasi kesalahan.

Karena pemeliharaan prediktif bersifat proaktif, maka pemeliharaan ini meningkatkan pemeliharaan preventif dengan memberikan wawasan yang berkesinambungan tentang kondisi aktual peralatan. Daripada mengandalkan kondisi peralatan yang diharapkan berdasarkan garis dasar historis. Dengan pemeliharaan prediktif, pemeliharaan korektif hanya dilakukan hanya ketika ada kebutuhan untuk melakukannya, dan dengan demikian menghindari timbulnya biaya pemeliharaan yang tidak perlu dan waktu henti alat berat.

Pemeliharaan prediktif menggunakan data historis dan kegagalan seri waktu untuk memprediksi potensi kesehatan peralatan di masa depan sehingga dapat mengantisipasi masalah sebelumnya. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan penjadwalan pemeliharaan dan meningkatkan keandalan.

Pemeliharaan prediktif juga berbeda dengan pemeliharaan preventif dalam hal keragaman dan luasnya data waktu nyata yang digunakan dalam memantau peralatan. Berbagai teknik pemantauan kondisi seperti suara (akustik ultrasonik), suhu (termal), pelumasan (oli, cairan), dan analisis getaran dapat mengidentifikasi anomali dan memberikan peringatan dini tentang potensi masalah. Suhu yang meningkat pada suatu komponen, misalnya, dapat mengindikasikan penyumbatan aliran udara atau keausan. Getaran yang tidak biasa dapat mengindikasikan ketidaksejajaran komponen yang bergerak. Perubahan suara dapat memberikan peringatan dini akan adanya kerusakan yang tidak dapat ditangkap oleh telinga manusia.

Playbook

Pertajam Keunggulan Kompetitif Manufaktur Anda Dengan Manajemen Aset yang Lebih Cerdas

Pelajari bagaimana perangkat pendeteksi generasi berikutnya mengubah layanan manajemen aset dari rezim pemeliharaan rutin menjadi proses prediktif yang didukung oleh AI.

Bagaimana cara kerja pemeliharaan prediktif?

Pemeliharaan prediktif mengandalkan berbagai teknologi termasuk Internet of Things (IoT), analisis prediktif, dan kecerdasan buatan (AI). Sensor yang terhubung mengumpulkan data dari aset seperti mesin dan peralatan. Data ini dikumpulkan di tepi atau di cloud dalam manajemen aset perusahaan (EAM) yang mendukung AI atau sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS). AI dan pembelajaran mesin digunakan untuk menganalisis data secara real time untuk membangun gambaran kondisi peralatan saat ini. Setelah itu, memicu peringatan jika ada potensi kerusakan yang teridentifikasi dan mengirimkannya ke tim pemeliharaan.

Selain memberikan peringatan kerusakan, kemajuan dalam algoritme pembelajaran mesin memungkinkan solusi pemeliharaan prediktif untuk membuat prediksi tentang kondisi peralatan di masa depan. Hal ini dapat digunakan untuk mendorong efisiensi yang lebih besar dalam alur kerja dan proses yang terkait dengan pemeliharaan, seperti penjadwalan pesanan kerja tepat waktu dan rantai pasokan tenaga kerja dan suku cadang. Selain itu, semakin banyak data yang dikumpulkan, semakin banyak wawasan yang dihasilkan dan semakin baik prediksinya. Hal ini memberikan keyakinan kepada bisnis bahwa peralatan bekerja secara optimal.

Manfaat pemeliharaan prediktif

Manfaat dari strategi pemeliharaan prediktif berpusat pada antisipasi kesalahan dan kegagalan peralatan, mengurangi biaya pemeliharaan dan pengoperasian dengan mengoptimalkan waktu dan sumber daya, serta meningkatkan kinerja dan keandalan peralatan. Deloitte melaporkan pada tahun 2022 bahwa pemeliharaan prediktif dapat menghasilkan pengurangan waktu henti fasilitas sebesar 5-15% dan peningkatan produktivitas tenaga kerja sebesar 5-20%.1 Pemeliharaan prediktif juga memiliki dampak yang menguntungkan bagi keberlanjutan operasional dengan meminimalkan penggunaan energi dan pemborosan.

Mengoptimalkan kinerja aset dan waktu kerja dapat mengurangi biaya. Peringatan dini terhadap potensi kerusakan menghasilkan lebih sedikit kerusakan serta mengurangi pemeliharaan terencana atau waktu henti yang tidak direncanakan. Visibilitas kondisi kontinu yang lebih besar meningkatkan keandalan dan daya tahan peralatan seumur hidup. Penggunaan AI dapat meramalkan operasi di masa depan dengan lebih akurat. Manfaat terakhir ini sangat penting di dunia di mana kenaikan harga dan peristiwa yang tidak dapat diprediksi seperti pandemi dan bencana alam terkait iklim membuat kebutuhan akan inventaris suku cadang dan biaya tenaga kerja yang lebih dapat diprediksi serta dampak lingkungan yang lebih rendah dari operasi.

Produktivitas dapat ditingkatkan dengan mengurangi operasi pemeliharaan yang tidak efisien. Memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap masalah melalui alur kerja dan otomatisasi yang cerdas, serta melengkapi teknisi, ilmuwan data, dan karyawan di seluruh rantai nilai dengan data yang lebih baik untuk mengambil keputusan. Hasilnya adalah metrik yang lebih baik seperti waktu rata-rata antara kegagalan (MTBF) dan waktu rata-rata untuk perbaikan (MTTR), kondisi kerja yang lebih aman bagi karyawan, serta peningkatan pendapatan dan profitabilitas.

Tantangan pemeliharaan prediktif

Ada beberapa hambatan dalam pemeliharaan prediktif, yang bisa jadi mahal, setidaknya pada awalnya.

Infrastruktur sistem: biaya awal yang terkait dengan kompleksitas strategi yang tinggi. Hal ini sering kali melibatkan peningkatan dan pengintegrasian teknologi yang sudah ketinggalan zaman dan sistem pemantauan serta investasi dalam alat pemeliharaan dan manajemen data serta infrastruktur data dan sistem.

Pelatihan tenaga kerja: melatih tenaga kerja untuk menggunakan alat dan proses baru serta menginterpretasikan data dengan benar bisa jadi mahal dan memakan waktu.

Kebutuhan data: masa lalu adalah prediktor kinerja masa depan. Agar pemeliharaan prediktif menjadi efektif, ketersediaan data historis dan kegagalan (atau proksi) dalam jumlah besar sangat penting. Kemampuan untuk melihat korelasi data dan analogi dengan jenis peralatan serupa dalam kondisi operasi fisik juga penting dan juga dapat membantu meningkatkan sifat prediktif analitik.

Menilai kekritisan dan biaya kegagalan aset individu juga membutuhkan waktu dan uang. Namun, hal ini sangat penting dalam menentukan apakah pemeliharaan prediktif sesuai - aset berbiaya rendah dengan suku cadang murah yang mudah didapat mungkin akan lebih baik dilayani dengan strategi pemeliharaan lainnya. Program pemeliharaan prediktif memang sulit, namun keuntungan kompetitif dan finansial dari strategi yang dijalankan dengan baik sangatlah signifikan.

Kasus penggunaan industri

Teknologi pemeliharaan prediktif telah diadopsi di berbagai industri untuk banyak aset, baik itu cash point, turbin angin, penukar panas, atau robot manufaktur. Industri padat aset seperti Energi, Manufaktur, Telekomunikasi, dan Transportasi, di mana kegagalan peralatan yang tidak terduga dapat menimbulkan konsekuensi yang luas, semakin beralih ke teknologi canggih untuk meningkatkan keandalan peralatan dan produktivitas tenaga kerja. Potensi penggunaannya sangat banyak dan beragam:

Energi

Pemadaman listrik dapat membuat perusahaan energi harus membayar jutaan dolar sebagai kompensasi dan dapat membuat pelanggan berpindah penyedia layanan.

Manufaktur

Kegagalan peralatan dan waktu henti yang tidak direncanakan dapat secara signifikan meningkatkan biaya unit dan menciptakan gangguan rantai pasokan.

Telekomunikasi

Memperbaiki kesalahan jaringan telekomunikasi dengan cepat sangat penting dalam meningkatkan kualitas layanan - bahkan pemadaman jaringan yang kecil pun dapat berdampak pada sejumlah besar pelanggan.

Perkeretaapian

Mengidentifikasi titik-titik atau kerusakan rem atau deformasi jalur dapat mencegah gangguan layanan dan memastikan keselamatan penumpang.

Infrastruktur sipil

Kemampuan untuk menilai integritas struktural dengan lebih baik selama siklus inspeksi membantu mengurangi gangguan ekonomi dan masalah keselamatan.

Pertahanan

Keselamatan helikopter militer dapat ditingkatkan melalui peringatan dini terhadap potensi kegagalan yang berpotensi menimbulkan bencana, misalnya, pada rotor.

Masa depan pemeliharaan prediktif

Penemuan teknik pemeliharaan prediktif sebagian besar dikaitkan dengan CH Waddington pada Perang Dunia kedua. Dia memperhatikan bahwa pemeliharaan preventif yang direncanakan tampaknya menyebabkan kegagalan yang tidak direncanakan pada pesawat pengebom.2 Hal ini menyebabkan kemunculan dan pengembangan pemeliharaan berbasis kondisi, namun karena sebagian besar sistem bisnis secara historis terkotak-kotak, adopsi pemeliharaan prediktif menjadi terbatas.

Kemajuan teknologi dalam sensor IoT, pengumpulan data besar, dan teknologi penyimpanan telah dan akan terus berkembang pesat. Pertumbuhan data dan aksesibilitas AI/ML meningkatkan model pemeliharaan prediktif dan mendorong pengadopsiannya. Pandemi juga mempercepat upaya transformasi digital, menciptakan lingkungan bisnis yang lebih terintegrasi dan minat terhadap wawasan real-time berbasis intelijen. Terakhir, melonjaknya biaya downtime yang tidak direncanakan, yang diperkirakan para ahli mencapai sekitar 11% dari omset di perusahaan-perusahaan Fortune Global 5003 , juga mendorong adopsi pemeliharaan prediktif di pasar.

Teknologi berikut ini adalah beberapa di antaranya yang berkontribusi terhadap evolusi dan nilai pemeliharaan prediktif yang sedang berlangsung:

Inspeksi robotik otomatis membuat pemantauan peralatan di lokasi terpencil atau berbahaya untuk dijangkau seperti di industri Minyak dan Gas menjadi lebih efisien dan hemat biaya. Robot bertindak sebagai sensor keliling yang memantau berbagai aset dan memasukkan data ke dalam sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi.

Teknologi imersif seperti augmented reality (AR) dan virtual reality (VR) sedang dikembangkan untuk menyederhanakan inspeksi. AR dapat mengumpulkan data dan kedua teknologi tersebut dapat meningkatkan inspeksi visual dan deteksi kesalahan dini.

Digital twin dapat meningkatkan pemeliharaan prediktif dengan menciptakan representasi virtual dari aset fisik, yang menghasilkan data sensor dan mensimulasikan skenario kesalahan operasional dan solusi di seluruh siklus hidup aset tanpa risiko terhadap aset.

Solusi pemeliharaan prediktif berkemampuan IoT disediakan sebagai bagian dari solusi EAM/CMMS dan diintegrasikan dengan aplikasi perusahaan lainnya.

Pemeliharaan prediktif sebagai layanan akan membuat pemeliharaan prediktif lebih mudah diakses dan terjangkau. Diberikan oleh mitra, layanan ini tidak terlalu mengganggu dibandingkan penerapan di lokasi, membutuhkan lebih sedikit investasi dan pelatihan, dan memberikan waktu yang lebih cepat untuk mendapatkan nilai. Layanan ini juga dapat disesuaikan dengan lingkungan dan peralatan individual.

Disadur dari: ibm.com

Jika Anda bekerja dalam tim pengembangan produk perangkat lunak, Anda mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah rekayasa kualitas (QE) dan jaminan kualitas (QA). Meskipun keduanya merupakan bagian integral dari pembuatan produk perangkat lunak yang efektif, keduanya memiliki perbedaan utama yang perlu dipahami. Mempelajari perbedaan keduanya dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi tim pengembangan perangkat lunak.

Dalam artikel ini, kami membahas perbedaan antara rekayasa kualitas dan jaminan kualitas serta menjelaskan cara kerja masing-masing untuk membantu Anda membuat produk perangkat lunak yang lebih baik untuk klien.

Apa yang dimaksud dengan rekayasa kualitas?

Rekayasa kualitas adalah praktik menerapkan pemeriksaan kualitas pada suatu produk selama berbagai tahap produksinya. Hal ini sering kali berarti bahwa setiap karyawan dalam tim pengembang menguji produk selama bagian mereka dalam proyek. Sebagai contoh, insinyur perangkat lunak dapat menguji kode mereka untuk sebuah perangkat lunak sebelum mengirimkannya ke tahap pengembangan berikutnya.

Rekayasa kualitas memungkinkan karyawan untuk memperbaiki masalah saat mereka menemukannya daripada menunggu untuk memperbaiki semua masalah sekaligus setelah mereka menyelesaikan proyek. Hal ini juga meningkatkan produktivitas dengan mendorong semua anggota tim untuk bekerja dengan penuh perhatian karena mereka bertanggung jawab langsung atas keberhasilan proyek pada tahap pengembangan mereka.

Apa yang dimaksud dengan jaminan kualitas?

Jaminan kualitas adalah ketika spesialis QA profesional memeriksa produk sebelum pengiriman untuk memastikan produk tersebut memenuhi standar tertentu. Setelah spesialis QA atau timnya melakukan pemeriksaan kualitas, mereka mengirimkan hasilnya ke tim produksi dan meminta perubahan untuk produk untuk membantu meningkatkan kualitas dan daya tariknya. QA memastikan sebuah produk siap untuk dikirim ke pelanggan, yang biasanya ditentukan oleh para spesialis dengan menggunakan daftar periksa atau rubrik untuk memandu keputusan mereka.

Metode yang membiarkan pemeriksaan kualitas hingga akhir produksi dapat berguna ketika Anda memiliki siklus produksi yang pendek dan hanya beberapa tim yang mengerjakan sebuah proyek. Dalam situasi seperti ini, tim QA dapat dengan mudah memeriksa produk dan mengirimkannya kembali ke satu tim pengembangan daripada meminta perubahan dari beberapa tim.

Perbedaan utama antara rekayasa kualitas dan jaminan kualitas

Pelajari perbedaan utama antara QE dan QA berikut ini:

Keterlibatan tim

Tim yang berbeda dapat melibatkan diri dengan QE dan QA dengan berbagai cara karena QE membutuhkan integrasi dengan seluruh proses produksi, sedangkan QA hanya membutuhkan satu titik pemeriksaan kualitas. Ketika Anda menggunakan QE untuk pengembangan, anggota tim produksi Anda dapat melibatkan diri dalam proses pemeriksaan kualitas. Untuk melakukan hal ini, karyawan di setiap level biasanya bertindak sebagai insinyur kualitas dengan memeriksa pekerjaan mereka sendiri dan memastikan setiap bagian dari produk yang mereka kerjakan berhasil pada tahap pengembangan tersebut.

Menggunakan QA sering kali membutuhkan tim terpisah yang khusus memeriksa kualitas produk selama tahap akhir pengembangan. Setelah anggota tim produksi Anda menyelesaikan pekerjaan mereka, spesialis jaminan kualitas dapat meninjau item yang sudah jadi untuk memutuskan apakah sudah memenuhi standar perusahaan dan permintaan klien. Dengan prosedur QA, tim pengembangan Anda mungkin hanya melibatkan diri dalam pembuatan produk dan memperbaiki kesalahan yang ditemukan oleh tim QA, tetapi mereka biasanya tidak aktif dalam pemeriksaan kualitas yang sebenarnya.

Tujuan

Tujuan dari masing-masing metode ini untuk memeriksa standar kualitas juga berbeda. QE berusaha memasukkan pemeriksaan kualitas ke dalam setiap tahap produksi, sementara QA hanya memastikan kualitas produk sebelum pengiriman. Menetapkan prosedur QE untuk tim pengembangan Anda memungkinkan anggota tim untuk memeriksa kualitas pekerjaan mereka saat mereka menyelesaikannya, yang dapat mempercepat proses produksi dan mencegah perlunya desain ulang yang akan menghabiskan waktu dan uang.

Ketika Anda menggunakan tim QA untuk memeriksa kualitas produk, tim pengembangan Anda dapat fokus pada pekerjaan mereka sendiri dan mengandalkan karyawan jaminan kualitas untuk memeriksa kondisi akhir produk. Memilih metode ini dapat membantu Anda memastikan produk siap untuk dikirim dalam semua aspek dan sebagai keseluruhan produk, bukan hanya pada setiap level. Tim QA yang berdedikasi dapat menemukan kesalahan dan bug pada item yang mungkin terlewatkan oleh pengembang, yang memungkinkan tim Anda untuk memperbaiki masalah tersebut sebelum mengirimkan produk ke pelanggan.

Titik awal

Setiap jenis proses pemeriksaan kualitas membutuhkan pemeriksaan produk pada titik yang berbeda dalam produksinya. Titik awal untuk pemeriksaan kualitas dengan QE adalah pembuatan produk, di mana tim Anda menyelesaikan langkah pertama produk dan menganalisis hasilnya. Dari sana, mereka terus memastikan produk memenuhi standar perusahaan dan pelanggan selama proses pengembangan. Hal ini menjadikan QE sebagai proses berkelanjutan dengan titik awal yang lebih awal dalam jadwal produksi suatu barang.

Titik awal untuk pemeriksaan QA adalah pada akhir jadwal produksi setelah tim Anda menyelesaikan produk. Daripada memeriksa selama pengembangan, spesialis QA menentukan kualitas produk jadi dan memberikan arahan untuk memperbaikinya kepada tim pengembangan Anda. Tim kemudian dapat kembali dan membuat perubahan yang diminta atau mendesain ulang produk untuk lebih memenuhi harapan yang telah ditetapkan. Tidak seperti QE, titik awal QA yang terlambat menjadikannya lebih sebagai fase produksi daripada sistem pengukuran kualitas yang terintegrasi.

Kekhususan

Mempraktikkan QE mungkin mengharuskan tim Anda untuk melihat setiap bagian tertentu dari suatu produk dan cara kerjanya pada setiap tahap pengembangan, sementara spesialis QA sering kali melihat fungsionalitas produk secara keseluruhan. Kekhususan metode QE mendorong tim Anda untuk meninjau pekerjaan mereka dan menguji setiap bagian dari suatu produk saat mereka menyelesaikannya. Karena orang yang meninjau pekerjaan juga merupakan individu yang menyelesaikannya, mereka dapat melihat bagaimana fungsi produk pada tingkat tertentu dan menilai kualitasnya.

Spesialis QA jarang melihat setiap tingkat produksi tertentu atau pekerjaan individu karyawan. Sebaliknya, mereka memeriksa produk jadi dengan menggunakan serangkaian metrik. Misalnya, mereka dapat memastikan bahwa semua fitur yang diminta pelanggan berfungsi dengan baik, tetapi mereka biasanya tidak melihat lapisan spesifik dari fitur-fitur tersebut kecuali jika mereka menemukan masalah dan harus memutuskan bagaimana cara mengatasinya.

Fleksibilitas

Dalam banyak kasus, QE memungkinkan tim pengembangan untuk bekerja dengan lebih fleksibel daripada saat menggunakan prosedur QA. Karena QE membutuhkan pemeriksaan kualitas di berbagai titik selama produksi, QE dapat membantu tim Anda mengubah desain atau fitur produk selama pengembangan daripada menunggu sampai akhir. Pengembang dapat mempelajari kesalahan dan memperbaikinya dalam waktu singkat atau mengubah arah produksi tanpa harus memperbaiki semuanya setelah tahap tersebut. Pendekatan ini sangat berguna untuk proyek-proyek yang panjang dengan banyak fitur yang mungkin memerlukan penyesuaian.

Sebagai alternatif, QA biasanya kurang fleksibel karena mengharuskan tim pengembangan untuk menyelesaikan proyek dan kemudian kembali untuk membuat perubahan yang diminta setelah selesai. Meskipun QA menawarkan lebih sedikit fleksibilitas dalam mengubah dan memperbarui produk, prosedur QA dapat berguna untuk produk yang memiliki siklus produksi yang pendek dan beberapa tahap pengembangan. Fleksibilitas yang lebih rendah memungkinkan pengembang untuk fokus pada tujuan pekerjaan mereka dan bergantung pada tim QA untuk pendapat profesional mereka tentang suatu produk.

Waktu

Menggunakan QE sering kali dapat mempercepat waktu produksi suatu barang meskipun mengharuskan setiap pengembang untuk meluangkan lebih banyak waktu untuk menjalankan pengujian pada bagian produk mereka. Ketika pengembang memeriksa kualitas produk mereka, mereka dapat mengatasi masalah dengan lebih efisien saat mereka menemukannya dan memastikan produk berjalan dengan lancar dari awal produksi hingga akhir. Karena pengembang dapat menyelesaikan masalah mereka sendiri melalui QE dan sering kali sangat akrab dengan pekerjaan yang dilakukan tim mereka, menggunakan QE dapat memakan waktu lebih sedikit daripada QA untuk menilai kualitas.

Alasan mengapa proyek QA mungkin memakan waktu lebih lama adalah karena pengembang mungkin harus mendesain ulang seluruh produk mereka atau mencari titik tertentu di mana kesalahan terjadi sebelum mereka dapat mengirim item tersebut kembali ke tim QA. Ketika spesialis QA menemukan kesalahan di akhir produksi, pengembang kemudian harus kembali dan menyelesaikannya, yang sering kali membutuhkan waktu lebih lama daripada jika mereka memperbaiki masalah sesaat setelah membuatnya. Hal ini akan memperpanjang waktu produksi jika satu kesalahan menyebabkan kesalahan lain di seluruh produk karena tim pengembang akan membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Alat dan teknik

QA melibatkan penggunaan alat dan teknik pengujian untuk menunjukkan cacat dalam produk perangkat lunak yang disempurnakan, dan alat yang digunakan oleh spesialis QA sering kali bergantung pada produk yang mereka nilai. QE melibatkan penggunaan alat dan teknik yang berbeda untuk mencegah cacat dan meningkatkan proses pengembangan perangkat lunak. Beberapa contoh umum alat dan teknik QE termasuk alat otomatisasi, metodologi peningkatan proses, dan analisis statistik.

Disadur dari: indeed.com

Kontrol kualitas sangat penting bagi setiap perusahaan yang memproduksi produk atau menyediakan layanan. Hal ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dengan secara konsisten memberikan produk atau layanan berkualitas, mengurangi pemborosan sumber daya, serta meningkatkan efisiensi dan keuntungan perusahaan. Mempelajari lebih lanjut tentang konsep ini dapat membantu Anda memahami mengapa konsep ini penting bagi bisnis dan industri Anda.

Dalam artikel ini, kami akan menjawab pertanyaan “Apa itu kontrol kualitas?”, membandingkannya dengan jaminan kualitas, dan mendiskusikan proses dan berbagai metode yang dapat Anda gunakan.

Apa yang dimaksud dengan kontrol kualitas?

Kontrol kualitas, atau QC, adalah proses yang digunakan bisnis untuk memastikan bahwa suatu produk atau layanan mematuhi serangkaian standar kualitas yang telah ditentukan atau memenuhi persyaratan pelanggan atau klien. Biasanya, hal ini mengharuskan bisnis untuk menciptakan lingkungan di mana karyawan dan manajemen selalu berusaha untuk mencapai kesempurnaan. Hal ini melibatkan pelatihan ekstensif, membuat tolok ukur untuk mengukur kualitas produk atau layanan, dan pengujian untuk memeriksa variasi kualitas yang signifikan.

Kontrol kualitas vs jaminan kualitas

Meskipun beberapa orang menggunakan istilah “kontrol kualitas” dan “jaminan kualitas” secara bergantian dan prosesnya memiliki beberapa aktivitas yang terkait, namun ada definisi yang berbeda untuk masing-masing istilah tersebut. Jaminan kualitas, atau QA, berfokus pada memberikan keyakinan bahwa produk atau layanan memenuhi persyaratan kualitas perusahaan, dan ini mencakup semua aktivitas yang telah diterapkan perusahaan untuk memberikan keyakinan tersebut. Sedangkan kontrol kualitas, mengacu pada aspek inspeksi dari manajemen kualitas, khususnya teknik dan aktivitas yang digunakan untuk memenuhi persyaratan kualitas.

Mengapa kontrol kualitas penting?

Kontrol kualitas penting karena dapat:

• Mendorong kesadaran akan kualitas: Kontrol kualitas mendorong karyawan untuk selalu memperhatikan kualitas selama proses produksi, yang dapat membantu perusahaan mencapai tingkat kualitas yang diinginkan setiap saat.
• Menurunkan biaya produksi: Proses yang digunakan untuk kontrol kualitas memeriksa produksi barang yang tidak memenuhi standar kualitas, mengoreksi masalah apa pun dan menurunkan biaya produksi.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan: Kontrol kualitas memastikan bahwa pelanggan menerima produk yang bebas dari kesalahan atau cacat, yang biasanya meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
• Meningkatkan niat baik: Memproduksi produk berkualitas tinggi yang memenuhi semua persyaratan kendali mutu organisasi umumnya menunjukkan bahwa produk tersebut secara konsisten memenuhi kebutuhan pelanggan, sehingga meningkatkan reputasi bisnis yang sudah mapan.
• Meningkatkan moral karyawan: Ketika karyawan menyadari bahwa mereka menghasilkan produk berkualitas tinggi yang memberikan nilai kepada konsumen, hal ini dapat meningkatkan moral perusahaan secara keseluruhan.
• Meningkatkan metode produksi: Proses kontrol kualitas membantu merampingkan dan meningkatkan proses produksi, yang berarti metode dan desain yang lebih baik dan sering kali produktivitas yang lebih tinggi.
• Meningkatkan penjualan: Kontrol kualitas yang konsisten dapat membantu perusahaan mengembangkan reputasi untuk kualitas, yang dapat menarik pelanggan baru dan meningkatkan penjualan.

Memastikan penggunaan sumber daya yang efektif: Kontrol kualitas memastikan bahwa perusahaan menggunakan sumber daya secara efektif dengan meminimalkan limbah produk dan material serta meningkatkan efisiensi.

Bagaimana cara kerja kontrol kualitas

Berikut adalah langkah-langkah umum yang harus diikuti dalam proses kontrol kualitas:

Menetapkan standar pengujian

Untuk mengimplementasikan program kontrol kualitas, perusahaan pertama-tama harus menentukan standar apa yang ingin dipenuhi. Selanjutnya, menentukan sejauh mana tindakan yang harus diambil. Misalnya, tim harus memutuskan berapa banyak sampel yang akan diambil dan diuji.

Menguji bahan baku dan berbagai tahapan

Kontrol kualitas biasanya melibatkan pengujian setiap langkah dari proses manufaktur perusahaan. Misalnya, karyawan QC dapat memulai dengan menguji bahan baku yang digunakan untuk membuat produk. Mereka dapat melanjutkan pengujian pada berbagai tahap dalam proses manufaktur untuk mengidentifikasi di mana masalah terjadi.

Memperbaiki masalah

Karyawan memperbaiki masalah yang mereka identifikasi untuk mencegahnya terjadi lagi di masa depan. Kontrol kualitas yang tepat yang digunakan perusahaan tergantung pada industri dan produk. Misalnya, dalam pembuatan makanan, tim QC perusahaan melakukan pengujian mikrobiologi untuk memastikan bahwa produk yang sudah jadi tidak membuat konsumen sakit dan mungkin meninjau makanan dalam kemasannya untuk memastikannya menarik secara visual. Namun, dalam industri manufaktur mobil, kontrol kualitas dapat berfokus pada cara berbagai bagian berinteraksi dan beroperasi bersama.

Mengumpulkan data dan membuat keputusan

Selanjutnya, karyawan mengumpulkan data dunia nyata dan membuat laporan untuk diserahkan kepada manajemen untuk ditinjau dan menentukan tindakan tambahan yang harus diambil. Misalnya, perusahaan dapat memutuskan untuk memperbaiki unit yang rusak atau menghilangkannya. Demikian pula, jika terlalu banyak produk yang cacat, sebaiknya perusahaan membuat rencana untuk memperbaiki proses produksi atau, jika masalahnya ada pada persediaan yang digunakan, membeli bahan baku dari tempat lain. Penting bagi perusahaan untuk terus menggunakan metode kontrol kualitas untuk memantau tanda-tanda masalah baru.

Metode untuk kontrol kualitas dalam bisnis

Berikut adalah beberapa metode untuk melakukan kontrol kualitas dalam bisnis:

Inspeksi

Inspeksi melibatkan pemilihan produk secara acak dan mengujinya sesuai dengan atribut atau atribut yang diberikan untuk dilacak pada grafik kontrol kualitas. Grafik ini menggambarkan apakah produk atau proses yang diambil sampelnya memenuhi standar kualitas perusahaan dan, jika tidak, seberapa jauh perbedaannya dengan persyaratan perusahaan. Grafik dapat menganalisis atribut tertentu atau mengukur varian dalam beberapa atribut produk.

Dengan menganalisis pola dalam grafik, perusahaan dapat menentukan apakah cacat terjadi secara acak atau sistematis. Grafik yang mengukur varians dalam beberapa atribut produk disebut grafik multivariat, sedangkan grafik yang hanya mengukur atribut tertentu disebut grafik univariat. Meskipun banyak perusahaan biasanya menggunakan diagram batang X sebagai diagram kontrol kualitas, mereka juga dapat menggunakan jenis diagram lain seperti:

Metode kontrol kualitas taguchi

Metode Taguchi menekankan pada bagaimana penelitian dan pengembangan, pengembangan produk, dan desain produk dapat mengurangi kemungkinan cacat dan kesalahan pada produk. Insinyur dan ahli statistik Jepang, Genichi Taguchi, mengembangkan metode ini berdasarkan keyakinan bahwa desain lebih penting daripada proses manufaktur ketika mencoba menghilangkan varians. Dengan demikian, metode ini berfokus pada peningkatan desain awal untuk mencegah terjadinya variasi dalam produksi.

Pengambilan sampel statistik

Pengambilan sampel statistik melibatkan pengukuran sebagian dari semua produk, dan ukuran sampel dapat bervariasi. Penguji mengevaluasi sampel berdasarkan rencana manajemen mutu. Mereka membuat kesimpulan tentang sisa produk berdasarkan bagian tersebut dan menyesuaikan proses yang diperlukan.

Disadur dari: indeed.com

Cara mengatur sistem manajemen mutu Anda

ISO Navigator Pro adalah alat bantu gratis yang memberikan panduan praktis dan ahli untuk bisnis yang ingin menafsirkan dan menerapkan persyaratan ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, dan ISO 45001:2018 dengan lebih baik.

Metodologi implementasi ISO 9001:2015

Mulailah menerapkan standar hari ini

Rencana implementasi dua belas langkah

Ketika berencana menerapkan ISO 9001, mulailah dengan asumsi bahwa proses dan operasi bisnis Anda sudah memenuhi sebagian besar yang disyaratkan oleh ISO 9001!

Kami menyarankan agar Anda menggunakan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) yang sudah dikenal untuk mengelola implementasi organisasi Anda dan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu ke dalam proses dan operasi bisnis Anda.

Metodologi berikut ini memberikan rencana dua belas langkah yang efektif untuk menerapkan dan memverifikasi keberhasilan integrasi ISO 9001 dengan menggunakan proses yang diuraikan di bawah ini:

Langkah 1 - Menetapkan sumber daya dan anggaran

Manajemen puncak harus memastikan bahwa sumber daya dan keuangan yang ada untuk mendukung penerapan sistem manajemen mutu tersedia. Langkah penting pertama dalam pengembangan dan penerapan sistem manajemen adalah pengesahan formal dan komitmen manajemen puncak.

Usulan pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu harus didokumentasikan secara formal, disetujui dan mencakup strategi implementasi yang diusulkan, jadwal yang luas dan perkiraan anggaran.

Penunjukan Manajer Mutu profesional atau 'Perwakilan Manajemen' merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan sistem manajemen mutu. Sangat disarankan untuk menunjuk anggota staf penuh waktu pada tingkat senior; akan sangat bermanfaat untuk proses implementasi jika mereka memiliki pengetahuan tentang bisnis Anda.

Langkah 2 - Mengadopsi standar

Beli dan baca salinan ISO 9000:2015 dan ISO 9001:2015. Bacalah keduanya dan biasakan diri Anda dengan bahasa, konsep, dan persyaratannya. Meskipun keduanya ditulis dalam bahasa yang padat dan formal, judul klausul dalam ISO 9001:2015 cukup jelas.

Identifikasi proses dan klausul yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu. Identifikasi proses yang membentuk sistem manajemen Anda dan tentukan proses mana yang bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan yang mana. Identifikasi proses-proses yang membentuk sistem manajemen Anda dan tentukan proses mana yang bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan yang mana.

Kami menyarankan untuk menggunakan matriks proses untuk memetakan nomor klausul standar terhadap proses dan departemen fungsional bisnis Anda. Tentukan proses dan departemen mana yang bertanggung jawab untuk menjaga kesesuaian terhadap setiap persyaratan. Ketika dua atau lebih proses atau departemen bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan, ini menunjukkan adanya interaksi di antara proses-proses tersebut.

Ada dua jenis proses utama yang harus Anda fokuskan. Proses utama adalah langkah-langkah yang Anda lalui untuk memberikan apa yang diinginkan pelanggan, misalnya dari penerimaan pesanan hingga desain hingga pengiriman, sedangkan proses pendukung adalah proses yang tidak berkontribusi langsung pada apa yang diinginkan pelanggan tetapi membantu proses utama untuk mencapainya. Proses pendukung meliputi sumber daya manusia, pelatihan dan pemeliharaan fasilitas, dll.

Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan memikirkan bagaimana alur kerja di dalam organisasi Anda. Pertimbangkan bagaimana input dan output ke proses utama mengalir dari satu proses ke proses berikutnya, sub-proses apa saja yang mungkin ada di dalamnya dan bagaimana proses pendukung terhubung. Untuk saat ini, abaikan standar tersebut, bahkan buatlah standar tersebut menjadi imbang dan lupakan bahwa standar tersebut ada. Sebaliknya, fokuslah pada proses-proses utama Anda dan bagaimana departemen-departemen tersebut berinteraksi satu sama lain.

Setelah Anda mendefinisikan proses dan antarmuka; kembalilah ke standar dan tentukan proses mana yang bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan yang mana. Ketika mendefinisikan proses organisasi Anda, pikirkan setiap proses dan departemen dan tetapkan untuk mendefinisikan proses-proses tersebut berdasarkan model organisasi saat ini dan bukan berdasarkan persyaratan standar.

Membentuk Tim Implementasi sistem manajemen mutu yang akan melakukan analisis kesenjangan pada Langkah 3. Sesi pelatihan pengantar untuk semua staf yang terlibat dalam sistem manajemen mutu harus diselenggarakan, dimulai dengan Tim Implementasi sistem manajemen mutu dan manajemen puncak.

Berikan gambaran umum tentang persyaratan ISO 9001:2015 kepada personil kunci, termasuk mereka yang terlibat dalam Tim Implementasi sistem manajemen mutu. Kursus pelatihan pengantar ISO 1 hari bersertifikat CQI dan IRCA membantu memastikan keberhasilan implementasi dengan memberikan pemahaman yang baik tentang prinsip dan praktik yang berkaitan dengan ISO 9001.

Idealnya, pelatihan ini diberikan oleh organisasi pelatihan yang terdaftar dan memiliki keahlian di bidang ini. Jika seorang anggota staf harus melakukan sesi pelatihan, mereka harus memiliki latar belakang yang baik dan teruji dalam materi pelajaran yang dikombinasikan dengan, jika memungkinkan, keterampilan pelatihan formal. Libatkan karyawan dalam mengembangkan dan meningkatkan sistem manajemen mutu melalui sesi kesadaran, diagram alir, tinjauan tim, dan umpan balik pengalaman.

Pelatihan kesadaran harus diberikan kepada semua karyawan tentang elemen-elemen baru dari sistem manajemen mutu dan bagaimana hal itu dapat mempengaruhi pekerjaan mereka. Karyawan harus diberitahu tentang kebijakan mutu dan tujuannya. Setelah pelatihan, karyawan harus merasa nyaman menggunakan sistem manajemen mutu yang telah direvisi dan akan menunjukkan pengetahuan mereka dengan dapat menemukan dan menggunakan informasi terdokumentasi yang berhubungan dengan pekerjaan mereka. Karyawan harus tahu:

• Jenis-jenis informasi terdokumentasi yang berlaku untuk pekerjaan mereka;
• Formulir mana yang harus digunakan, bagaimana cara melengkapi dan memprosesnya;
• Mengetahui kebijakan mutu dan bagaimana sasaran mutu berhubungan dengan pekerjaan mereka;
• Bagaimana melaporkan ketidaksesuaian dan masalah untuk tindakan perbaikan;
• Memahami konteks organisasi;
• Memahami risiko dan peluang yang mempengaruhi pekerjaan mereka.

Langkah 3 - Analisis kesenjangan dan rencana tindakan

Pengetahuan unik yang diperoleh tentang status sistem manajemen mutu yang ada akan menjadi pendorong utama pendekatan implementasi selanjutnya. Berbekal pengetahuan ini, Anda dapat menetapkan anggaran, sumber daya, jadwal, dan ekspektasi yang akurat yang proporsional dengan kondisi sistem manajemen Anda saat ini jika dibandingkan langsung dengan persyaratan standar yang baru.

Organisasi Anda mungkin telah memiliki sistem manajemen mutu yang sesuai atau Anda mungkin menjalankan sistem yang tidak bersertifikat. Jika demikian, Anda perlu menentukan seberapa dekat sistem Anda sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015.

Analisis kesenjangan adalah teknik untuk mengidentifikasi dengan jelas klausul ISO 9001 mana yang saat ini belum sepenuhnya dipenuhi (atau tidak dipenuhi sama sekali) dan untuk mengembangkan tindakan perbaikan. Analisis kesenjangan harus dilakukan oleh anggota Tim Implementasi sistem manajemen mutu. Analisis kesenjangan harus dilakukan dengan kelompok kecil staf, termasuk pemilik setiap proses atau departemen.

Tinjau semua praktik sistem manajemen, kontrol dan dokumentasi yang ada dengan menggunakan persyaratan ISO 9001:2015 sebagai kriteria. Cobalah untuk memahami setiap proses bisnis dalam konteks setiap persyaratan standar dengan membandingkan berbagai aktivitas dan proses dengan apa yang disyaratkan oleh standar.

Hasil dari latihan analisis kesenjangan akan membantu menentukan perbedaan, atau kesenjangan, antara sistem manajemen yang ada dengan persyaratan yang baru. Siapkan hasil dan susun rencana tindakan analisis kesenjangan yang merinci tugas/tindakan, hasil, pemilik, dan kerangka waktu. Kirimkan ke Perwakilan Manajemen untuk mendapatkan persetujuan sebelum melanjutkan.

Langkah 4 - Tinjauan manajemen

Lakukan tinjauan manajemen pertama dan pilih Lembaga Sertifikasi. Penting bahwa seorang anggota manajemen puncak memimpin rapat tinjauan manajemen. Pertemuan ini akan memberikan wawasan yang berguna ke dalam proses organisasi dan memungkinkan tim manajemen untuk merespons dengan tepat.

Manajemen puncak harus sepenuhnya memahami dan menghargai persyaratan dalam klausul 9.3 dan sub-klausul 9.3.2 dan 9.3.3 dari ISO 9001:2015. Manajemen puncak harus melakukan tinjauan terhadap hasil analisis kesenjangan, mengidentifikasi area kelemahan, memprioritaskan kesenjangan yang diamati dan mengesahkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Menyetujui rencana tindakan analisis kesenjangan yang dihasilkan.

Tinjau dan dokumentasikan visi organisasi Anda; konsisten dengan misinya, untuk mengidentifikasi arah strategis dan persyaratan pihak yang berkepentingan yang sesuai dengan konteksnya. Pastikan bahwa setiap risiko dan peluang yang muncul ditangkap dengan menggunakan daftar risiko dan peluang.

Pada rapat tinjauan, diskusikan persyaratan ISO 9001 Klausul 7.1 dan Klausul 8.1 serta sistem manajemen mutu, dan pertimbangkan

• Kemampuan sumber daya internal yang ada;
• Kendala pada sumber daya internal yang ada;
• Apa yang perlu diperoleh dari penyedia eksternal.

Fokus pada pengembangan dan penerapan proses dan prosedur yang mencakup kegiatan inti mutu. Tinjau kebijakan mutu untuk menentukan apakah kebijakan tersebut sesuai dengan konteks organisasi dan tujuannya. Staf harus mengetahui kebijakan mutu dan bagaimana tujuan-tujuan tersebut berhubungan dengan pekerjaan mereka. Tetapkan tujuan per fungsi dan identifikasi indikator kinerja yang terukur untuk memungkinkan pelacakan statusnya. Pastikan sasaran mutu konsisten dengan kebijakan mutu.

Langkah 5 - Mulai menutup kesenjangan

Setelah Anda mengidentifikasi kesenjangan dalam sistem dan memiliki tim implementasi yang berkomitmen, sekarang mungkin untuk mengembangkan rencana implementasi kesenjangan yang dapat dicapai dan dikelola yang mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan yang diperlukan untuk mengisi kesenjangan. Rencana implementasi kesenjangan harus fokus pada hasil analisis kesenjangan dengan memprioritaskan perbaikan proses yang tidak sesuai.

Memulai pekerjaan untuk memperbaiki kesenjangan yang teridentifikasi. Hasil analisis kesenjangan dan tindakan yang dihasilkan dari Rapat Tinjauan Manajemen pertama menetapkan prioritas untuk memperbaiki kesenjangan yang teridentifikasi. Penting untuk memantau kemajuan dan mendokumentasikan tindakan dan hasilnya; dengan menggunakan rencana tindakan analisis kesenjangan, karena hal ini perlu dipertimbangkan pada Rapat Tinjauan Manajemen berikutnya.

Pastikan bahwa rencana implementasi kesenjangan memiliki tonggak pencapaian yang jelas dan didukung oleh Manajemen Puncak. Perencanaan implementasi adalah tentang mengendalikan proses pengembangan. Organisasi harus memastikan bahwa semua kegiatan terkait berlangsung dalam kondisi yang terkendali. Rencana implementasi adalah puncak dari kegiatan yang mentransfer persyaratan ISO 9001:2015 ke dalam sistem manajemen mutu.

Rencana yang baik sering kali menjadi kunci keberhasilan proyek dan tanpa rencana; proyek cenderung berjalan tanpa batas waktu dan tanpa menunjukkan kemajuan yang terukur. Dengan memiliki rencana, Anda memiliki tenggat waktu yang harus dipenuhi.

Anda dapat menunjukkan kemajuan saat Anda memenuhi tenggat waktu dan mengambil tindakan jika Anda tidak memenuhi tenggat waktu. Jika tim pelaksana tidak dapat memenuhi tenggat waktu, tugas-tugas lain akan didahulukan, proyek akan berlarut-larut dan kehilangan momentum. Tim pelaksana harus memperhatikan garis waktu dan tonggak pencapaian sambil mengkoordinasikan dan mengimplementasikan rencana.

Langkah 6 - Pilih dan latih auditor internal

Pilih penyedia pelatihan eksternal dan mulai pelatihan auditor internal. Manajemen Puncak dan Perwakilan Manajemen untuk bertemu dan mendiskusikan persyaratan audit internal. Rencanakan untuk memberikan pelatihan kepada auditor internal tentang cara mengaudit QMS. Berdasarkan pendidikan dan pengalaman, auditor internal harus mengikuti kursus pelatihan Auditor Sistem Manajemen Mutu (SMM) Internal Bersertifikat ISO 9001:2015 yang bersertifikasi CQI dan IRCA secara online atau secara langsung, dari penyedia pelatihan eksternal.

Langkah 7 - Tinjauan manajemen

Lakukan tinjauan manajemen ke-2 dan perbaiki template manual mutu. Anggota Manajemen Puncak harus membantu Perwakilan Manajemen dalam menyusun manual sistem manajemen mutu dan memperbarui ruang lingkupnya berdasarkan tinjauan dari Langkah 4. Jika manual mutu yang ada saat ini sesuai dengan bisnis Anda dan pelanggan Anda membutuhkannya, pertahankan!

Manajemen puncak untuk melakukan tinjauan terhadap hasil rencana tindakan analisis kesenjangan saat ini, mengidentifikasi area kelemahan, memprioritaskan masalah yang diamati dan mengesahkan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Langkah 8 - Memulai audit internal

Memulai audit internal (ISO 9001:2015 Klausul 9.2). Lakukan audit internal terhadap fungsi dan area tertentu dengan menggunakan program audit dan daftar periksa audit. Pastikan bahwa auditor tidak mengaudit fungsi atau proses mereka sendiri.

Selama tahap implementasi, Anda harus melakukan satu atau dua audit sistem yang mencakup semua persyaratan yang relevan dengan sistem manajemen mutu Anda. Semua staf harus diberikan sumber daya yang memadai dan waktu yang cukup untuk mempersiapkan audit dan untuk menerapkan tindakan perbaikan selanjutnya.

Siapkan narasi untuk setiap bagian dari laporan audit internal dan salin serta tempelkan tabel dan grafik tren untuk meringkas temuan Anda. Pastikan laporan audit ditinjau dan disetujui. Kirimkan laporan audit kepada manajemen puncak untuk ditinjau dan ditindaklanjuti.

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tindakan korektif dilakukan terhadap temuan audit yang merugikan tanpa penundaan. Membuat perubahan yang diperlukan pada sistem manajemen mutu dan informasi dokumentasi.

Lembaga sertifikasi akan ingin melihat setidaknya tiga bulan catatan. Sistem yang baru kemungkinan akan menghasilkan banyak tindakan perbaikan; jika tidak diselidiki dan diselesaikan, sistem manajemen mutu Anda tidak akan siap untuk audit registrasi.

Setelah sistem manajemen mutu selesai dan semua orang mengikuti sistem yang baru, Anda harus melakukan audit terhadap setiap proses utama. Mulailah dengan memilih proses utama dan mengidentifikasi input yang dibutuhkan oleh proses dan output yang dihasilkan oleh proses tersebut.

Setelah pertanyaan-pertanyaan dari daftar periksa dijawab, Anda akan dapat dengan cepat mengidentifikasi dan meringkas proses tersebut dengan menentukan tingkat kinerjanya terhadap persyaratan standar atau spesifikasi pelanggan. Pertimbangkan poin-poin berikut ini:

1. Apakah prosesnya direncanakan?
2. Apakah ada tinjauan yang tepat untuk memverifikasi keluaran?
3. Apakah ada konfirmasi bahwa output memenuhi persyaratan input?
4. Apakah proses tersebut diverifikasi efektivitasnya? (diukur)
5. Apakah ada validasi untuk memastikan bahwa proses memenuhi hasil yang diinginkan?
6. Apakah ada kesinambungan antara berbagai proses dalam organisasi?
7. Apakah tugas dilakukan secara konsisten dari orang ke orang?
8. Apakah tugas dilakukan secara konsisten setiap hari?
9. Apakah antarmuka antara departemen beroperasi dengan lancar?
10. Apakah tindakan korektif digunakan secara memadai dalam proses ini?
11. Apakah informasi produk mengalir dengan bebas?
12. Bagaimana perubahan dikendalikan?

Pastikan bahwa hasil audit internal dilaporkan kepada manajemen puncak dan tindakan yang tepat diambil untuk memperbaiki ketidaksesuaian.

Langkah 9 - Menerapkan tindakan korektif

Menerapkan tindakan perbaikan dari langkah sebelumnya. Perwakilan Manajemen harus membantu pemilik proses dalam menentukan akar penyebab dan menemukan solusi melalui lokakarya dan pelatihan tentang analisis 5-Mengapa, Diagram Tulang Ikan, atau teknik analisis 8 Dimensi (8D) yang dianggap tepat.

Pemilik proses harus mengimplementasikan tindakan perbaikan untuk mengatasi temuan audit. Tindakan perbaikan yang didokumentasikan harus diserahkan kepada Perwakilan Manajemen untuk mendapatkan persetujuan.

Setelah Anda menerapkan persyaratan utama yang baru dan telah menangani tindakan perbaikan, disarankan agar perusahaan melakukan setidaknya satu audit internal (elemen) lainnya sesuai dengan tonggak pencapaian yang telah ditetapkan dalam rencana implementasi.

Langkah 10 - Tinjauan manajemen

Lakukan tinjauan manajemen ke-3. Manajemen puncak melakukan tinjauan terhadap hasil rencana tindakan analisis kesenjangan saat ini, mengidentifikasi area kelemahan, memprioritaskan masalah yang diamati dan mengesahkan tindakan perbaikan yang diperlukan.

• Sasaran mutu dan indikator kinerjanya;
• Verifikasi tindakan perbaikan yang telah dilakukan;
• Hasil audit internal dan analisisnya;
• Hasil dari proses dan prosedur QMS inti yang dikembangkan dan diterapkan.

Setelah Anda menerapkan persyaratan utama yang baru dan telah menangani tindakan perbaikan dari langkah-langkah sebelumnya, disarankan agar Perwakilan Manajemen melakukan setidaknya satu audit internal (berbasis elemen) lainnya sebagai persiapan untuk audit Badan Sertifikasi.

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tindakan perbaikan dilakukan terhadap temuan tinjauan manajemen yang merugikan. Lakukan perubahan yang diperlukan pada sistem manajemen mutu dan informasi dokumentasi.

Langkah 11 - Audit Badan Sertifikasi

Audit Badan Sertifikasi dan mengatasi temuan audit. Organisasi harus bekerja sama dengan lembaga sertifikasi untuk menetapkan tanggal audit yang sesuai dengan semua pihak. Semua staf harus diberi waktu yang cukup untuk mempersiapkan audit sertifikasi. Semua dokumentasi yang mungkin diperlukan selama audit harus mudah diakses.

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tindakan korektif dilakukan terhadap temuan audit yang merugikan tanpa penundaan. Membuat perubahan yang diperlukan pada sistem manajemen mutu dan informasi dokumentasi. Perwakilan Manajemen harus menangani masalah yang diangkat oleh Badan Sertifikasi untuk memastikan audit ulang yang sukses.

Langkah 12 - Verifikasi dan sertifikasi

Badan Sertifikasi melakukan verifikasi dan menutup temuan audit. Tindakan perbaikan yang didokumentasikan diverifikasi oleh Badan Sertifikasi untuk mendapatkan persetujuan akhir sertifikasi ISO 9001:2015. Pencapaian sertifikasi kepatuhan terhadap ISO 9001:2015 harus diakui secara tepat oleh manajemen puncak dan dirayakan oleh semua staf. Sertifikasi kepatuhan memberikan dasar yang sangat baik untuk mengukur peningkatan organisasi yang berkelanjutan.

Klausul 10.3 dari ISO 9001:2015 mengharuskan organisasi untuk 'terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu dan prosesnya'. Sebagian besar auditor akan mengharapkan Anda untuk merevisi dokumentasi dan proses sistem mutu seiring dengan semakin matangnya sistem manajemen mutu atau ketika proses baru diterapkan.

Proses selalu dapat dibuat lebih efisien dan efektif, bahkan ketika proses tersebut menghasilkan produk yang sesuai. Tujuan dari program peningkatan berkesinambungan adalah untuk meningkatkan peluang memuaskan pelanggan dengan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Hal ini mengharuskan organisasi untuk merencanakan sistem perbaikan dan memperhitungkan banyak aktivitas lain yang dapat digunakan dalam proses perbaikan. Biasanya, ini adalah hasil dari analisis data.

Anda akan diminta untuk memastikan bahwa Anda terus meningkatkan sejauh mana produk dan layanan Anda memenuhi persyaratan pelanggan dan untuk mengukur efektivitas proses Anda. Untuk itu, prinsip peningkatan berkelanjutan menyiratkan bahwa Anda harus mengadopsi sikap bahwa peningkatan selalu memungkinkan dan bahwa organisasi harus mengembangkan keterampilan dan alat yang diperlukan untuk mendorong peningkatan.

Siklus PDCA adalah cara yang sempurna untuk memperkenalkan peningkatan berkelanjutan pada aktivitas organisasi Anda. Setiap langkah perbaikan dapat didefinisikan dengan empat sub langkah, yaitu Plan, Do, Check, dan Act:

Rencanakan

Menetapkan jadwal untuk audit internal dan tinjauan manajemen. Menetapkan tujuan dan proses yang diperlukan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi Anda. Meningkatkan operasi dengan menemukan apa yang salah (keluhan pelanggan, keluhan internal, pengerjaan ulang, dll.) dan menghasilkan ide untuk memecahkan masalah.

Lakukan

Menerapkan perubahan yang dirancang untuk menyelesaikan masalah dalam skala kecil terlebih dahulu untuk melihat efeknya. Hal ini akan meminimalkan gangguan pada aktivitas rutin sambil menguji apakah perubahan akan berhasil atau tidak.

Periksa

Pantau dan ukur proses dan produk terhadap kebijakan, tujuan, dan persyaratan, serta laporkan hasilnya. Periksa juga aktivitas-aktivitas utama untuk memastikan bahwa kualitas output sudah sesuai dan tidak terpengaruh oleh perubahan.

Bertindak

Memantau dan mengukur proses dan produk terhadap kebijakan, tujuan dan persyaratan dan melaporkan hasilnya. Periksa juga aktivitas-aktivitas utama untuk memastikan bahwa kualitas output sesuai dan tidak terpengaruh oleh perubahan.

Juga bertindak untuk melibatkan orang lain, departemen atau pemasok yang terpengaruh oleh perubahan dan yang kerja samanya diperlukan untuk mengimplementasikannya dalam skala yang lebih besar. Pastikan bahwa perubahan didokumentasikan dengan baik sesuai dengan persyaratan dokumentasi.

Semua tinjauan manajemen harus didokumentasikan. Pengamatan, kesimpulan, dan rekomendasi untuk tindakan lebih lanjut yang diperlukan dari tinjauan harus dicatat. Jika ada tindakan perbaikan yang harus dilakukan, manajemen puncak harus menindaklanjuti untuk memastikan bahwa tindakan tersebut telah dilaksanakan secara efektif.

Tujuan dan hasil akhir dari tinjauan manajemen haruslah peningkatan berkelanjutan dari QMS. Seiring dengan meningkatnya efektivitas dan efisiensi SMM organisasi Anda, kinerja lingkungan Anda juga akan meningkat.

Inilah inti dari ISO 9001:2015: mendefinisikan kebijakan, membuat rencana yang dirancang dengan tujuan yang relevan. Anda kemudian menerapkan sistem sesuai dengan rencana tersebut. Anda kemudian mulai mengaudit, memantau dan mengukur kinerja terhadap rencana dan bereaksi terhadap temuan Anda. Tinjauan manajemen dua kali setahun tidak cukup dalam frekuensi untuk dapat bereaksi terhadap masalah apa pun secara efektif.

Metrik kinerja harus dipantau dengan frekuensi yang berbeda-beda, ada yang per jam, ada yang per hari, ada yang per minggu, dan ada yang per bulan. Manajemen tidak dapat menunggu selama enam bulan untuk merespons, jika mereka melakukannya, maka akan terlambat. Setiap kali manajemen berkumpul untuk meninjau dan bereaksi terhadap kinerja, hal ini dianggap sebagai tinjauan manajemen. Apakah mereka meninjau kinerja individu, program dan proyek departemen, dll., hal ini harus dianggap sebagai tinjauan manajemen yang valid.

Disadur dari: iso9001help.co.uk