Ketika jutaan dolar dipertaruhkan dalam proyek konstruksi, menghindari kesalahan yang merugikan menjadi prioritas nomor satu. Terikat oleh parameter waktu yang ketat dan kendala keuangan, Anda harus memperhitungkan setiap detail dan kemungkinan.
Manajemen proyek konstruksi membantu Anda melakukan hal ini, baik ketika Anda membangun kilang minyak dan gas, membangun pembangkit listrik, atau mengerjakan infrastruktur canggih. Mulai dari perencanaan dan desain, hingga manajemen sumber daya, alokasi anggaran, dan banyak lagi, manajemen proyek konstruksi membantu Anda menjaga seluruh proses konstruksi tetap efisien dan sesuai rencana.
Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda dapat memulai manajemen konstruksi hari ini.
Apa itu Manajemen Proyek Konstruksi?
Manajemen proyek konstruksi melibatkan pengarahan dan pengorganisasian setiap bagian dari siklus hidup proyek, mulai dari ide hingga penyelesaian. Ini adalah praktik holistik dengan tujuan menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Manajemen proyek konstruksi adalah disiplin ilmu yang kompleks yang membutuhkan penanganan banyak masalah penting, termasuk pengendalian biaya, penjadwalan, pengadaan, dan penilaian risiko. Manajer proyek berinteraksi dengan semua anggota tim yang terlibat dalam proyek konstruksi, mulai dari arsitek, pemilik, hingga kontraktor.
Siapa yang Bertanggung Jawab atas Manajemen Proyek Konstruksi?
Manajemen proyek konstruksi melibatkan anggota tim mulai dari perencana keuangan dan eksekutif C-suite hingga kontraktor, insinyur, anggota kru di lapangan, dan lainnya. Namun, tidak ada yang sama pentingnya dalam proses ini seperti manajer proyek. Peran manajer proyek dapat diisi oleh kontraktor, pemilik yang menangani proyek secara internal, atau bahkan manajer konstruksi khusus.
Tujuan manajer proyek adalah untuk memastikan seluruh proses konstruksi berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. Mereka bertanggung jawab untuk menjaga jadwal yang ketat, tetap sesuai anggaran, mengalokasikan sumber daya, menghindari ruang lingkup yang melebar, dan memastikan kualitas. Mereka menilai risiko secara real time dan memberikan informasi kepada para pemangku kepentingan. Dengan memusatkan informasi dan menyederhanakan komunikasi, manajer proyek memungkinkan proses yang efisien yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan.
Apa saja 5 Tahapan Proyek Konstruksi?
Memahami lima tahapan utama proyek konstruksi adalah suatu keharusan agar berhasil mengelolanya.
1. Perencanaan dan Pengembangan
Menentukan apakah akan melanjutkan sebuah proyek adalah bagian pertama dan terpenting dalam proses konstruksi. Menghentikan proyek setelah dimulai akan memakan banyak biaya, dan semakin jauh proyek berjalan, semakin besar potensi kerugiannya. Studi kelayakan, penganggaran modal, daftar pro-kontra, dan masukan yang luas dari para pemangku kepentingan merupakan hal yang penting dalam tahap ini. Anda dapat menggunakan praktik-praktik ini, dan yang lainnya, untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan kunci tentang proyek:
2. Desain
Setelah Anda memutuskan sebuah proyek, inilah saatnya ide-ide kreatif mulai mengalir. Fase desain melibatkan pengembangan segala sesuatu mulai dari konsep dasar proyek hingga cetak biru terperinci yang menunjukkan desain akhir. Desain Anda akan berkembang dari sketsa awal hingga gambar dan spesifikasi yang sudah jadi, namun setiap iterasi harus memenuhi persyaratan proyek sambil tetap memperhatikan jadwal dan biaya.
Setelah desain selesai dan disetujui, saatnya beralih ke tahap prakonstruksi.
3. Prakonstruksi
Prakonstruksi melibatkan pembuatan peta jalan yang akan memandu Anda melalui proses konstruksi. Ini adalah tentang membuat rencana permainan untuk proyek yang menunjukkan kepada semua orang apa yang perlu mereka lakukan, kapan mereka harus melakukannya, bagaimana mereka harus menyelesaikannya, dan berapa biayanya. Jika semua pihak berpegang pada rencana dan menjalankan peran mereka dengan sempurna, mereka akan menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai standar, dan sesuai anggaran.
Prakonstruksi melibatkan berbagai macam tugas penting. Berikut adalah beberapa yang paling penting:
- Menentukan dan mengalokasikan sumber daya.
- Menyiapkan anggaran mini.
- Membuat jadwal dan tenggat waktu.
- Mendistribusikan tugas.
Memetakan pekerjaan dan operasi melalui struktur rincian kerja (WBS), struktur rincian organisasi (OBS), dan alat bantu lainnya.
Penilaian risiko dan perencanaan kontinjensi juga merupakan bagian utama dari prakonstruksi. Hal-hal jarang berjalan sesuai rencana selama proyek konstruksi - sering kali karena faktor di luar kendali Anda - sehingga manajer proyek dan pemangku kepentingan harus mempersiapkan diri jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Semakin proaktif Anda, semakin sedikit waktu, uang, dan sumber daya yang Anda habiskan untuk kembali ke jalur yang benar jika dan ketika terjadi gangguan.
4. Pengadaan
Pengadaan mencakup pencarian, pembelian, dan pengangkutan bahan dan layanan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek. Manajer pengadaan dan rantai pasokan harus memberikan masukan pada tahap perencanaan untuk meminimalkan pembengkakan biaya yang tidak terduga selama tahap ini. Meskipun demikian, beberapa volatilitas tidak dapat dihindari, karena harga dapat berubah-ubah di pasar. Anda harus memperhitungkan risiko ini sejauh mungkin melalui perencanaan prakonstruksi yang kuat.
Terdapat keuntungan dan kerugian dalam pengadaan material dari pasar lokal, regional, atau global. Pengadaan lokal mungkin membutuhkan waktu lebih singkat, namun mungkin memerlukan biaya yang lebih besar, sementara bahan yang lebih murah yang dikirim dalam jarak jauh mungkin lebih rentan terhadap penundaan dan gangguan rantai pasokan. Lakukan penelitian yang menyeluruh sehingga Anda dapat memilih opsi yang tepat untuk memenuhi persyaratan anggaran dan tetap sesuai jadwal.
Memilih waktu yang tepat untuk melakukan pengadaan adalah keputusan penting lainnya. Daripada menyelesaikan pengadaan sebelum proyek konstruksi dimulai, Anda dapat memperoleh sumber daya yang Anda butuhkan seiring berjalannya proyek untuk memenuhi persyaratan yang terus berkembang. Meskipun strategi ini memberikan fleksibilitas tambahan, mengurangi biaya penyimpanan, dan menjaga likuiditas, strategi ini berisiko keterlambatan pengiriman atau kekurangan yang dapat memperlambat keseluruhan proyek. Strategi ini juga membuat Anda berisiko mengalami kenaikan harga. Apa pun pendekatan yang Anda pilih, cobalah menyelaraskan pesanan pembelian dengan rencana konstruksi Anda dan siapkan rencana cadangan untuk menjaga anggaran dan jadwal Anda saat keadaan berubah.
5. Konstruksi
Anda telah membuat rencana, semua orang tahu apa tugas mereka, dan Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk memulai. Sekarang konstruksi dapat dimulai. Semua persiapan dan perencanaan Anda terbayar pada tahap ini, membantu proses konstruksi berjalan dengan lancar dan selesai dengan sukses. Rencana yang paling matang sekalipun tidak dapat mengantisipasi setiap kendala di tengah jalan, tentu saja, sehingga pemantauan dan evaluasi rutin terhadap kemajuan selama tahap ini sangat penting untuk tetap berada di jalur yang benar.
Ketika Anda harus melakukan penyesuaian karena keadaan atau tujuan baru, manajemen perubahan ikut berperan. Manajer proyek harus beradaptasi sesuai kebutuhan sambil tetap berada dalam parameter rencana proyek. Carilah solusi manajemen perubahan yang dapat membantu menganalisis dampak perubahan dan meminimalkan dampaknya terhadap proyek.
Empat Proses Inti Manajemen Proyek Konstruksi
Setelah Anda mengetahui tahapan utama proyek konstruksi, mari kita lihat bagaimana manajemen konstruksi masuk ke dalamnya. Proses manajemen konstruksi ini adalah kunci untuk menjaga agar proyek berjalan lancar dari awal hingga akhir.
1. Ide dan Penelitian
Ide adalah bagian dari front-end loading (FEL), yaitu bagian perencanaan dan desain dari siklus hidup proyek. Saat itulah setiap detail proyek diteliti oleh para pemangku kepentingan untuk melihat apakah proyek tersebut sesuai dengan portofolio proyek perusahaan Anda saat ini dan di masa depan. Proyek yang diusulkan harus masuk akal dalam hal ROI, peraturan yang berlaku, integrasi dengan proyek yang sudah ada, risiko, dan faktor lainnya.
Selama proses ini, ide-ide disempurnakan menjadi proposal proyek melalui penelitian yang ketat dan analisis berbasis data. Penganggaran modal, studi kelayakan, curah pendapat, dan perincian keuangan hanyalah beberapa praktik yang terlibat dalam fase ini. Saat mempertimbangkan proyek, secara aktif meminta masukan dari sebanyak mungkin anggota tim untuk memastikan bahwa proyek tersebut selaras dengan portofolio organisasi Anda secara komprehensif.
Salah satu tujuan utama dari ide adalah memastikan aliran proyek bernilai tinggi sambil menjaga risiko pada tingkat yang dapat dikelola. Sebuah proyek yang memiliki potensi ROI yang signifikan namun memiliki risiko yang besar mungkin tidak sesuai dengan portofolio investasi yang aman dan stabil. Kalaupun cocok, proyek tersebut akan membutuhkan perhatian dan pemeliharaan yang lebih besar selama siklus hidup proyek.
2. Tentukan dan Rencanakan Proyek
Setelah Anda menentukan sebuah proyek, saatnya untuk menyempurnakan detailnya untuk mencegah pergeseran ruang lingkup dan menjaga keselarasan tim Anda setelah proyek dimulai. Detail penting yang harus dibahas pada tahap ini termasuk ruang lingkup proyek, jadwal yang layak, sumber daya yang dibutuhkan, anggaran yang masuk akal dan akurat, dan indikator kinerja utama (KPI). Mengundang umpan balik dari sebanyak mungkin anggota tim yang relevan selama fase ini harus menjadi prioritas, bersama dengan menentukan personel yang dibutuhkan proyek.
3. Menentukan Peran
Dengan banyaknya pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi, Anda perlu mendefinisikan dengan jelas peran masing-masing. Hal ini akan memperjelas tanggung jawab setiap orang, memungkinkan Anda untuk meminta pertanggung jawaban anggota tim, serta mencegah kebingungan dan penundaan. Ketika semua anggota tim mengetahui peran mereka dalam proyek dan bagaimana menyelesaikan tugas mereka, redundansi akan hilang dan tugas-tugas tidak akan terlewatkan.
4. Menyelesaikan dan Menjalankan Rencana Konstruksi
Sebelum konstruksi dimulai, manajer proyek harus bertemu dengan pemangku kepentingan yang tepat untuk meninjau rencana dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Meskipun ada kemungkinan besar Anda harus menghadapi kesulitan dan perubahan yang tidak terduga saat proyek berjalan, namun jika Anda tidak mendapatkan dukungan yang jelas sebelum konstruksi dimulai, maka Anda akan menghadapi tantangan tambahan di sepanjang jalan.
Setelah konstruksi dimulai, manajer proyek harus melakukan segala yang mereka bisa untuk menjaga agar proses tetap terkoordinasi dan efisien. Ini berarti mengukur dan melacak kemajuan secara ketat. KPI yang relevan dan komprehensif yang diperbarui secara real time - yang tidak dimiliki oleh sekitar 56% manajer proyek - memberikan wawasan yang tak ternilai tentang kinerja dan status proyek. Memilih KPI yang tepat sangatlah penting, karena KPI menyediakan cara untuk memantau proyek secara efisien dan melihat apakah proyek berjalan di luar jalur. Dengan data mengenai status anggaran, pengadaan, dan aspek penting lainnya dalam proyek, Anda dapat memperoleh wawasan yang dibutuhkan untuk mengendalikan biaya dan memenuhi tenggat waktu.
Menangani Tantangan Manajemen Proyek Konstruksi
Manajemen proyek konstruksi memiliki banyak tantangan. Berikut ini beberapa tantangan yang paling umum dan beberapa kiat untuk mengatasinya.
Komunikasi dan manajemen dokumen
Menjaga jalur komunikasi antara semua orang dalam proyek konstruksi tidaklah mudah. Dan menyimpan repositori yang mudah diakses dan akurat dari semua dokumen proyek bisa jadi lebih sulit lagi. Namun risiko yang muncul akibat komunikasi dan manajemen dokumen yang buruk terlalu besar untuk diabaikan.
Mulai dari perintah perubahan hingga pengadaan yang sedang berlangsung, miskomunikasi yang menunda satu proses penting saja bisa membuat seluruh proyek terhenti, menyebabkan pembengkakan biaya, atau menyebabkan konflik antar pihak. Hindari tantangan dalam mengelola komunikasi melalui email, chat, telepon, dan saluran lainnya dengan solusi perangkat lunak yang memusatkan informasi dan komunikasi dalam satu platform.
Selain memfasilitasi komunikasi yang sering, manajer proyek juga bertanggung jawab atas manajemen dokumen. Kontraktor, perusahaan asuransi, pemilik, dan pihak lain membutuhkan satu sumber kebenaran yang dapat mereka andalkan. Anda dapat mulai menciptakan proses manajemen dokumen yang unggul dengan memeriksa sistem manajemen dokumen organisasi Anda saat ini, memusatkan dokumen yang ada, menstandarkan proses, dan memanfaatkan solusi manajemen dokumen dengan fitur-fitur yang Anda butuhkan.
Memperkirakan
Kompleksitas dan pentingnya memperkirakan biaya, sumber daya yang diperlukan, dan jadwal dalam konstruksi tidak dapat ditekankan lagi. Bahkan kesalahan kecil dalam estimasi dapat menyebabkan kerugian pada proyek mengingat margin yang ketat dalam industri konstruksi. Margin kesalahan yang signifikan saat memperkirakan biaya proyek berskala besar, seperti membangun pembangkit listrik, bahkan dapat menyebabkan proyek ditutup di tengah jalan, dengan sejumlah besar biaya yang tidak terpakai. Meskipun fluktuasi harga, penurunan nilai mata uang, kekurangan material, dan faktor lainnya dapat membuat estimasi menjadi ilmu yang tidak pasti, namun ada alat perkiraan yang tersedia untuk membantu Anda mempertimbangkan semua variabel ini dan membuat estimasi seakurat mungkin.
Data yang terkotak-kotak
Ketika data terdesentralisasi dan sulit diakses, miskomunikasi merajalela dan proyek jarang berjalan sesuai rencana. Silo data dapat memengaruhi pengendalian biaya, jadwal proyek, penilaian risiko, dan banyak lagi. Jika kontraktor Anda menunggu informasi yang sudah tersedia atau memutuskan untuk melanjutkan proyek tanpa informasi tersebut, Anda akan mengalami penundaan atau terpaksa harus menunggu dan berharap yang terbaik.
Untuk memecah silo data, terapkan solusi manajemen data yang memudahkan pemusatan dan pengintegrasian informasi yang relevan. Alat bantu terbaik akan menghubungkan semua sistem Anda dan memungkinkan tim Anda mengakses data dengan cepat di mana pun mereka berada.
Kurangnya data waktu nyata untuk penilaian risiko dan manajemen perubahan
Berbagi data di seluruh tim Anda tidak akan berguna jika informasinya sudah ketinggalan zaman. Proyek konstruksi pada dasarnya adalah pekerjaan yang sedang berjalan, sehingga Anda memerlukan data real-time untuk tetap mengetahui perkembangan baru dan mengatasi tantangan yang muncul. Sekali lagi, solusi perangkat lunak yang tepat adalah jawabannya. Platform yang Anda pilih harus memudahkan Anda menyelami data dengan dasbor dan laporan terkini, serta menyediakan alat yang Anda perlukan untuk memvisualisasikan alur kerja dan melihat dampak keputusan Anda.
Membuat Manajemen Proyek Konstruksi Menjadi Mudah
Manajemen proyek konstruksi membuat tim tetap selaras dan mengarah pada kesuksesan. Namun, mencoba menerapkan semua praktik manajemen proyek yang dibahas di atas sendirian hanya akan membuat Anda frustrasi. Anda memerlukan perangkat lunak yang tepat untuk mulai menyadari manfaat manajemen proyek yang efektif sesegera mungkin.
Solusi manajemen proyek konstruksi memungkinkan Anda meningkatkan perkiraan, memusatkan informasi, meningkatkan efisiensi, dan menjaga biaya tetap rendah. EcoSys menawarkan solusi kinerja proyek perusahaan terbaik yang membantu Anda melakukan hal tersebut dan masih banyak lagi. Solusi ini meringankan beban Anda melalui platform yang mudah digunakan yang mengurangi risiko, menghilangkan kesalahan, dan memfasilitasi komunikasi. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana EcoSys dapat membuat proyek konstruksi Anda berikutnya sukses, hubungi kami hari ini.