Perencanaan kapasitas digunakan untuk menjadwalkan kapasitas produksi untuk memenuhi permintaan jangka pendek dan menengah.

Merencanakan kapasitas rantai pasokan dapat menjadi tantangan karena silo data dan kurangnya integritas data.

Perusahaan dapat memanfaatkan AI untuk secara akurat memperkirakan aliran material yang optimal untuk perencanaan permintaan dan kapasitas.

Perencanaan kapasitas mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan - kapasitas produksi, tenaga kerja, inventaris, dana, dan lainnya - untuk memenuhi permintaan.

Tantangan perencanaan kapasitas rantai pasok

Karena banyak bisnis telah berjuang dengan gangguan dalam beberapa tahun terakhir, perencanaan kapasitas rantai pasok dapat menjadi tantangan.

Di bawah ini adalah beberapa tantangan yang dihadapi perusahaan selama perencanaan kapasitas rantai pasok.

Mengonsolidasikan data dan mengubah pola pikir

Untuk akurasi, perencana kapasitas membutuhkan akses ke berbagai macam data yang dikumpulkan dalam bentuk catatan dan laporan. Namun, data tersebut sebagian besar dikumpulkan secara manual sebelum digunakan untuk membandingkan angka-angka, mengidentifikasi kesenjangan, dan pada akhirnya menghasilkan gambaran yang lengkap. 

Memverifikasi dan menganalisis data

Perusahaan harus memverifikasi data yang telah dikonsolidasikan dan memastikan integritas dan keakuratan informasi setelah semua data digabungkan. Memverifikasi juga akan mempermudah proses eliminasi data yang tidak diperlukan. Integritas data sangat penting sebelum menganalisis data karena pengukuran yang tidak akurat dalam data dapat membahayakan temuan akhir, dan seluruh proses mungkin perlu diulang. 

Mengkoordinasikan rantai pasok

Kolaborasi dan komunikasi lintas fungsi sangat penting untuk keberhasilan rencana kapasitas. Hal ini berlaku secara internal, di mana teknologi yang berbeda dan terisolasi dapat menghambat kolaborasi, dan secara eksternal, di mana komunikasi pemasok sering kali terjadi melalui email atau faks. Situasi ini berdampak pada kolaborasi dan membuat perencana rentan terhadap data yang salah, hilang, atau baru.

Mengatasi tantangan dalam perencanaan kapasitas rantai pasok

Bisnis harus mengatasi hambatan dalam perencanaan kapasitas rantai pasok agar tetap kompetitif di dunia di mana rantai pasok global menjadi lebih kompleks. Berikut adalah beberapa strategi untuk mengatasi hambatan tersebut.

Sentralisasi

Semua proses ekstraksi dan analisis data harus mengakses sistem yang terpusat dan terbuka di mana seluruh rantai pasokan dapat terlihat. Percakapan lintas fungsi menjadi mudah dilakukan ketika semua data dan analisis yang relevan tersedia di satu lokasi, sehingga memudahkan semua perencana untuk memeriksa dan mengevaluasi dari lokasi mana pun. Selain itu fungsi bisnis yang berbeda dapat berkumpul dan bernegosiasi untuk memastikan mekanisme perencanaan kapasitas kolaboratif digunakan untuk mendukung semua tujuan, seperti utilisasi, target laba, pengiriman, dan target pendapatan. 

Memanfaatkan teknologi digital

Kecerdasan buatan (AI) memanfaatkan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber secara real time. AI menggabungkan dan menganalisis data untuk secara akurat memperkirakan aliran material yang optimal untuk perencanaan permintaan dan kapasitas. 

Mendemonstrasikan nilai

Sangat penting untuk menetapkan batasan waktu yang dihabiskan untuk perencanaan kapasitas setiap bulan, kuartal, atau tahun. Oleh karena itu, membuat prosedur yang membuat perencanaan menjadi sederhana dan tidak merepotkan sangatlah penting. Bisnis dapat melihat manfaat yang tidak terduga dengan memulai dari yang kecil dan menguji coba.

Cara untuk mengoptimalkan perencanaan kapasitas rantai pasok

Data dalam jumlah besar dapat digunakan oleh bisnis untuk memodelkan, memeriksa, dan meningkatkan operasi mereka. Perencanaan kapasitas dapat meningkatkan rantai pasokan perusahaan dalam beberapa cara. 

Keuntungan dari skala

Terlalu banyak bisnis yang membuat kesalahan dengan hanya memperhatikan biaya produksi atau inventaris. Mereka melewatkan biaya "tersembunyi" di seluruh rantai pasok ujung ke ujung karena perspektif mereka yang sempit - misalnya, pajak dan penyimpanan inventaris di setiap pabrik dan biaya transportasi di antara mereka.

Organisasi dengan banyak pabrik dapat menggunakan manajemen kapasitas dalam perangkat lunak rantai pasokan untuk menganalisis tradeoff dari banyak faktor biaya dan membuat keputusan terbaik untuk mengoptimalkan seluruh rantai pasokan mereka.

Kemampuan beradaptasi

Fasilitas yang berbagi bahan atau berkolaborasi dalam proyek dengan pabrik lain harus mempertimbangkan rantai pasokan mereka saat meninjau perencanaan kapasitas.

Pengambil keputusan strategis mengoptimalkan rantai pasokan mereka dengan menentukan jumlah produk yang diproduksi setiap fasilitas terhadap permintaan.

Permintaan produk berubah dari waktu ke waktu ke area atau pasar baru atau dalam jumlah yang berbeda, sejalan dengan siklus bisnis. Perubahan ini mengharuskan fasilitas untuk beradaptasi dan mengoptimalkan agar tetap menguntungkan.

Membuat vs Membeli

Perusahaan manufaktur menghabiskan banyak waktu dan upaya untuk memutuskan bagaimana cara memproduksi dan mendistribusikan produk mereka. Aspek penting dari pengoptimalan adalah mempertimbangkan outsourcing produksi untuk memenuhi permintaan sekaligus produktif dan menguntungkan.

Perusahaan dapat mencapai daya saing dan posisi dominan di pasar dengan mengadopsi metode perencanaan kapasitas rantai pasokan dan perangkat lunak rantai pasokan bertenaga AI yang sangat mendukung rencana bisnis mereka.

Kesimpulan
Jika dilakukan dengan benar, perencanaan kapasitas rantai pasok dapat meningkatkan kinerja perusahaan di area-area penting dan membantu mencapai tujuan strategis. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional, menurunkan biaya operasional, dan laba atas aset lancar.

Pertanyaan yang sering diajukan

• Apa saja langkah-langkah dalam proses perencanaan kapasitas rantai pasokan?

Enam langkah dalam perencanaan kapasitas adalah:

1. Evaluasi kapasitas yang ada — dimiliki dan dialihdayakan
2. Perkirakan permintaan di masa depan
3. Tentukan sumber potensial penambahan kapasitas
4. Menganalisis dan menilai risiko
5. Terapkan solusinya
6. Memantau dan meninjau

• Seberapa sering Anda harus menggunakan perencanaan kapasitas rantai pasok?

Biasanya, perencanaan kapasitas digunakan untuk menjadwalkan kapasitas produksi guna memenuhi permintaan jangka pendek dan menengah. Namun, hal ini juga merupakan komponen penting dari perencanaan organisasi dan strategis jangka panjang yang dilakukan setahun sekali oleh sebagian besar organisasi.

Disadur dari: gep.com

Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah jenis sistem perangkat lunak yang membantu organisasi mengotomatisasi dan mengelola proses bisnis inti untuk kinerja yang optimal. Perangkat lunak ERP mengoordinasikan aliran data di antara proses bisnis perusahaan, menyediakan satu sumber kebenaran dan merampingkan operasi di seluruh perusahaan. Perangkat lunak ini mampu menghubungkan aktivitas keuangan, rantai pasokan, operasi, perdagangan, pelaporan, manufaktur, dan sumber daya manusia perusahaan dalam satu platform.

Sebagian besar perusahaan memiliki sistem keuangan dan operasional, tetapi sistem yang terpisah-pisah tidak dapat melampaui proses bisnis sehari-hari atau membantu pertumbuhan bisnis di masa depan. Ketika perusahaan berkembang dan kebutuhan mereka berubah, sistem mereka harus mengikuti perkembangan tersebut. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu ERP dan mengapa memiliki perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda dapat membantu menjalankan bisnis yang lebih lincah dan efisien.

Sistem perangkat lunak ERP modern

Secara historis, sistem ERP merupakan paket yang bekerja secara terpisah dan tidak berbicara dengan sistem lain. Setiap sistem membutuhkan kode yang mahal, kompleks, dan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang unik sehingga memperlambat-atau bahkan mencegah-adopsi teknologi baru atau pengoptimalan proses.

Apa yang membuat perangkat lunak ERP saat ini berbeda adalah perangkat lunak ini menyatukan semua proses yang berbeda ini dalam satu sistem yang lancar. Sistem ini tidak hanya menawarkan konektivitas data dalam sistem ERP Anda, tetapi juga dalam alat produktivitas, e-commerce, dan bahkan solusi keterlibatan pelanggan. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan semua data Anda untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik yang membantu Anda mengoptimalkan proses di seluruh bisnis Anda.

Selain itu, solusi ERP modern menawarkan opsi penerapan yang fleksibel, keamanan dan privasi yang lebih baik, keberlanjutan, dan kustomisasi dengan kode rendah. Namun yang paling penting, ERP membangun kontinuitas dan ketahanan ke dalam bisnis dan proses Anda melalui wawasan yang membantu Anda berinovasi dengan cepat saat ini sambil mempersiapkan bisnis Anda untuk masa depan.

Mengapa ERP penting untuk bisnis?

Meskipun tidak ada solusi menyeluruh untuk setiap proses bisnis, teknologi ERP semakin baik dalam menyatukan proses. Setelah proses, sistem, dan data Anda terhubung, Anda akan mendapatkan intelijen bisnis, akselerasi, dan kemampuan beradaptasi yang Anda perlukan untuk mulai mengoptimalkan operasi Anda.

Berikut adalah tiga cara sistem ERP dapat meningkatkan bisnis Anda:

1. Mendorong kinerja yang optimal. Dengan solusi yang menggunakan AI, Anda akan mengakses wawasan yang dapat meningkatkan pengambilan keputusan dan mengungkapkan cara-cara untuk meningkatkan kinerja operasional di masa mendatang.
2. Mempercepat dampak operasional. Dengan menghubungkan proses dan data, Anda akan memberikan lebih banyak visibilitas dan fleksibilitas kepada karyawan, membantu mereka mengambil tindakan dengan cepat dan memberikan lebih banyak nilai di seluruh bisnis.
3. Memastikan kelincahan bisnis. Banyak solusi ERP dibuat untuk beradaptasi dengan kebutuhan Anda dan tumbuh bersama Anda, membantu Anda secara proaktif mempersiapkan diri - dan dengan cepat merespons - setiap gangguan operasional atau perubahan pasar.

Fungsi bisnis apa saja yang dapat dioptimalkan dengan ERP?

Sistem ERP dapat mencakup banyak fungsi inti di seluruh organisasi Anda-membantu meruntuhkan batasan antara front office dan back office sekaligus menawarkan kemampuan untuk menyesuaikan solusi Anda dengan prioritas bisnis yang baru. Beberapa fungsi bisnis utama meliputi:

1. Perdagangan

Peritel saat ini menghadapi banyak tantangan, dan sistem ERP dapat memberikan solusi perdagangan omnichannel yang lengkap yang menyatukan pengalaman back-office, di dalam toko, dan digital. Pelanggan mendapatkan pengalaman berbelanja yang lebih personal dan lancar melalui rekomendasi AI, sementara peritel meningkatkan produktivitas karyawan, membantu mengurangi penipuan, dan mengembangkan bisnis mereka.

2. Keuangan

ERP modern meningkatkan profitabilitas sekaligus mendorong kepatuhan. ERP ini menawarkan dasbor dan wawasan berbasis AI yang memberikan gambaran umum tentang keuangan Anda untuk membantu Anda memanfaatkan informasi waktu nyata kapan saja dan di mana saja. ERP juga dapat mengurangi proses memasukkan informasi secara manual dengan mengotomatiskan tugas-tugas harian dan menyertakan kemampuan pelacakan yang membantu kepatuhan terhadap peraturan bisnis Anda.

3. Sumber daya manusia

Solusi modern menawarkan cara untuk mengelola data perusahaan dan menyederhanakan tugas-tugas manajemen karyawan seperti penggajian, perekrutan, dan tugas-tugas lainnya. Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk membantu mempertahankan, merekrut, dan memberdayakan karyawan serta melacak kinerja karyawan dan membantu Anda mengidentifikasi masalah SDM sebelum terjadi.

4. Manufaktur

Kemampuan ERP ini meningkatkan komunikasi bisnis, mengotomatiskan proses harian melalui otomatisasi proses robotik, dan menawarkan kemampuan kepada produsen untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mengelola sumber daya dengan mengakses data real-time. ERP ini juga mengoptimalkan manajemen proyek, manajemen biaya, dan perencanaan produksi.

5. Rantai pasokan

Jika perusahaan Anda masih memasukkan informasi secara manual dan mencoba melacak inventaris di gudang, Anda dapat menghemat waktu dan uang dengan mengotomatiskan proses ini dengan ERP. Solusi rantai pasokan modern juga menawarkan dasbor, intelijen bisnis, dan bahkan teknologi Internet of Things (IoT) untuk membantu Anda mengendalikan manajemen inventaris.

Tiga tanda bahwa Anda membutuhkan perangkat lunak ERP

Jika Anda membaca artikel ini dan sedang berjuang dengan sistem lama Anda, Anda mungkin bertanya-tanya apakah ini waktu yang tepat untuk melakukan perubahan. Berikut adalah beberapa tanda bahwa Anda membutuhkan perangkat lunak ERP baru:

• Dasar-dasarnya tidak memungkinkan Anda untuk berkembang: Mungkin Anda telah bekerja dengan baik dengan perangkat dasar, tetapi jika perangkat lunak Anda saat ini membatasi ekspansi pasar dan kemampuan Anda untuk tumbuh dalam skala global, mungkin sudah waktunya untuk sistem ERP yang lebih baik yang cukup fleksibel untuk memungkinkan pertumbuhan.
• Anda berurusan dengan sistem yang berbeda: Seiring perubahan teknologi, Anda menyadari bahwa sistem Anda yang berbeda tidak dapat bekerja sama dengan baik. Anda mungkin menyadari bahwa perangkat lunak akuntansi baru Anda tidak kompatibel dengan sistem HR lama Anda, dan Anda lelah membuang-buang waktu dan sumber daya untuk mencoba menyatukan solusi.
• Anda tidak dapat memenuhi harapan pelanggan: Jika staf dan pelanggan Anda mobile dan sistem Anda tidak mengakomodasi mereka, inilah saatnya untuk berinvestasi pada sistem yang memenuhi kebutuhan semua orang. Memberikan staf Anda alat yang mereka butuhkan untuk sukses dan berinvestasi dalam memenuhi harapan pelanggan dapat membantu Anda mempertahankan keunggulan kompetitif Anda.

TIPS: Jika Anda atau staf Anda meminta sistem baru dan ada penolakan terhadap perubahan ERP, jadwalkan demo agar semua orang dapat melihat apa yang ada di luar sana. Ketika semua orang merasa dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan, hal ini akan membuat implementasi menjadi lebih mudah.

Tiga tantangan implementasi ERP untuk bisnis

Terlepas dari semua pilihan yang ada, beberapa perusahaan masih ragu-ragu untuk mengimplementasikan ERP. Mungkin ada banyak alasan mengapa, tetapi di mana ada tantangan, di situ ada solusi.

1. Memilih solusi ERP yang tepat

Anda tidak perlu menemukan solusi perangkat lunak yang sempurna untuk memperbaiki semuanya. ERP harus dapat mengambil yang terbaik dari proses bisnis yang Anda gunakan saat ini dan menyatukannya dalam satu sistem yang memungkinkan semua orang di organisasi Anda untuk melihat informasi yang sama. Inilah sebabnya mengapa memilih mitra teknologi yang tepat itu penting.

2. Biaya sistem ERP yang terjangkau

Sebuah solusi tidak harus berupa implementasi yang lengkap. Modul solusi perangkat lunak dapat dibeli secara terpisah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Hal ini akan membantu tim Anda untuk lebih mudah masuk ke bagian implementasi ERP, dan ini akan menyelamatkan Anda dari keharusan berinvestasi dalam renovasi perangkat lunak yang besar tanpa mengetahui apakah fungsi-fungsi yang Anda tambahkan akan membuahkan hasil.

3. Mengintegrasikan perangkat lunak ERP baru dengan perangkat lunak yang sudah ada

Seperti yang telah kami sebutkan, solusi ERP yang Anda pilih harus sesuai dengan apa yang Anda gunakan saat ini, namun juga menyertakan fitur-fitur yang dapat membantu pertumbuhan Anda di masa depan. Misalnya, jika perangkat lunak yang Anda miliki sebagian besar menangani sisi keuangan, rantai pasokan, dan manufaktur bisnis Anda, Anda mungkin ingin mencari solusi yang membawa komponen intelijen bisnis yang kuat.

Dynamics 365 membantu tim Anda melakukan lebih banyak hal dengan lebih sedikit

Mendorong efisiensi yang lebih tinggi, mengurangi biaya, dan menciptakan bisnis yang sangat terhubung dengan menghubungkan orang, data, dan proses di seluruh organisasi Anda.

Disadur dari: https://dynamics.microsoft.com/

Peramalan permintaan sangat penting untuk perencanaan rantai pasok, mengoptimalkan operasi, mengurangi biaya, dan memastikan kepuasan pelanggan.

Hal ini melibatkan teknik kualitatif dan kuantitatif, dengan memanfaatkan data historis, riset pasar, dan wawasan yang didukung oleh AI.

Peramalan permintaan yang akurat sangat penting untuk pengambilan keputusan tentang produksi, manajemen inventaris, dan alokasi sumber daya.

Peramalan permintaan memainkan peran penting dalam perencanaan rantai pasokan. Dengan memprediksi permintaan di masa depan secara akurat, bisnis dapat mengoptimalkan operasi mereka, meminimalkan biaya, menghindari kehabisan stok, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dalam panduan komprehensif ini, kami akan mengeksplorasi proses dan teknik utama yang terlibat dalam peramalan permintaan, menyoroti pentingnya dan manfaat peramalan yang akurat, dan memberikan tips praktis untuk meningkatkan proses peramalan permintaan Anda.

Apa itu peramalan permintaan?

Peramalan permintaan adalah proses memprediksi permintaan suatu produk berdasarkan data historis, tren pasar, perilaku pelanggan, dan faktor relevan lainnya. Proses ini melibatkan penggunaan perencanaan prediktif dan analitik untuk memperkirakan jumlah barang yang kemungkinan akan dibeli pelanggan selama periode tertentu.

Dengan memprediksi permintaan secara akurat, bisnis dapat meningkatkan keputusan perencanaan keuangan dan kapasitas mereka, mengoptimalkan jadwal produksi, dan memastikan ketersediaan produk.

Pentingnya peramalan permintaan dalam perencanaan rantai pasok

Peramalan permintaan sangat penting untuk perencanaan rantai pasokan karena memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan berdasarkan data yang terinformasi mengenai produksi, manajemen inventaris, dan alokasi sumber daya.

Peramalan permintaan yang akurat membantu bisnis dengan:

• Mengoptimalkan tingkat inventaris untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan stok, sehingga mendukung kepuasan pelanggan
• Meningkatkan efisiensi produksi dengan mengoptimalkan jadwal produksi, alokasi sumber daya, dan aktivitas pengadaan
• Meningkatkan kolaborasi dengan pemasok dengan menyelaraskan produksi dan pengiriman dengan permintaan yang diantisipasi
• Membuat perencanaan keuangan menjadi lebih akurat, sehingga memungkinkan penyelarasan anggaran dengan estimasi pendapatan
• Memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi ancaman dan memitigasi risiko, terutama dalam menghadapi fluktuasi pasar dan perubahan perilaku pelanggan.

Bagaimana rantai pasokan mengukur keberhasilan peramalan permintaan?

Berikut adalah beberapa KPI penting yang menginformasikan peramalan permintaan:

Penyimpanan stok

Stok persediaan mengacu pada semua produk atau bahan yang tersedia di gudang atau fasilitas penyimpanan sebelum dijual atau digunakan dalam produksi. Visibilitas stok persediaan sangat penting untuk perencanaan permintaan karena memungkinkan peramalan yang akurat, alokasi sumber daya yang efisien, dan pemenuhan pesanan pelanggan secara tepat waktu.

Tingkat pengisian

Tingkat pemenuhan mengukur persentase permintaan pelanggan yang berhasil dipenuhi dari inventaris yang tersedia. Memantau tingkat pemenuhan membantu meningkatkan akurasi dalam peramalan permintaan dan mengidentifikasi pola variabilitas permintaan.

Siklus pengisian ulang

Siklus pengisian mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk mengisi kembali inventaris setelah penjualan. Hal ini berdampak pada perkiraan permintaan dengan memengaruhi waktu tunggu, kehabisan stok, kelebihan stok, musim, variabilitas permintaan, dan efisiensi rantai pasokan.

Kinerja pemasok

Visibilitas jaringan pemasok dan pemantauan kinerja pemasok sangat penting untuk perkiraan permintaan yang akurat. Waktu tunggu yang tidak dapat diandalkan atau pengiriman stok yang tidak konsisten dapat menyebabkan kehabisan stok dan gangguan dalam rantai pasokan.

Teknik peramalan permintaan

Teknik peramalan permintaan dapat bersifat kualitatif atau kuantitatif. Bisnis sering kali menggunakan kombinasi teknik ini untuk meningkatkan perencanaan rantai pasokan mereka dan mengoptimalkan tingkat inventaris, jadwal produksi, dan strategi pengadaan.

Teknik kualitatif

Teknik kualitatif mengandalkan data historis, tren masa lalu, dan pendapat ahli untuk memprediksi permintaan di masa mendatang. Dengan menganalisis pola dan tren dalam data penjualan sebelumnya, bisnis dapat mengidentifikasi fluktuasi musiman, preferensi konsumen, dan tren pasar yang menginformasikan perkiraan permintaan.

Teknik kuantitatif

Teknik kuantitatif melibatkan riset pasar dan analisis data untuk membuat prakiraan permintaan yang akurat. Riset pasar melibatkan pengumpulan data tentang perilaku konsumen, indikator ekonomi, dan analisis pesaing. Pendapat ahli memberikan wawasan berdasarkan pengetahuan dan pengalaman industri.

Analisis skenario

Menggunakan analisis skenario untuk meramalkan permintaan di bawah skenario hipotetis yang berbeda membantu perencana memahami dampak potensial dari perubahan variabel seperti harga, strategi pemasaran, atau faktor eksternal terhadap permintaan di masa depan.

Segmentasi pelanggan

Mensegmentasi pelanggan berdasarkan berbagai karakteristik seperti demografi, perilaku pembelian, dan preferensi membantu meramalkan permintaan untuk berbagai kelompok pelanggan.

Melacak indikator pasar utama

Mengidentifikasi dan memantau indikator utama yang berkorelasi kuat dengan permintaan akan memberikan wawasan tentang pola permintaan di masa depan. Indikator ekonomi seperti kepercayaan konsumen dan tingkat ketenagakerjaan dapat menginformasikan prakiraan permintaan di industri ritel.

Analisis prediktif

Memanfaatkan teknik analitik canggih dan wawasan yang didukung AI membantu menganalisis kumpulan data yang besar, mengidentifikasi pola, dan membuat prediksi permintaan yang lebih akurat.

Cara meningkatkan peramalan permintaan rantai pasok

Meningkatkan perkiraan permintaan rantai pasok membutuhkan pendekatan holistik. Berikut adalah beberapa tips praktis untuk meningkatkan proses perkiraan permintaan Anda:

Berkolaborasi dengan pelanggan

Tetap dekat dengan pelanggan Anda sangat penting untuk peramalan permintaan yang akurat. Dengan memantau perilaku pelanggan, membangun hubungan, memanfaatkan data pelanggan, dan melibatkan mereka dalam proses peramalan, bisnis dapat meningkatkan keakuratan prakiraan permintaan.

Meningkatkan hubungan pemasok

Mengembangkan hubungan yang baik dengan pemasok dan menstabilkan waktu tunggu sangat penting untuk prakiraan permintaan yang akurat. Berkomunikasi secara teratur dengan pemasok, mendapatkan informasi real-time tentang rantai pasokan mereka, dan memberi mereka visibilitas prakiraan permintaan membantu perusahaan dan pemasok berkolaborasi untuk mengurangi gangguan.

Tinjau dan sesuaikan prakiraan permintaan

Membandingkan prakiraan permintaan dengan permintaan aktual secara teratur dan menganalisis alasan dari setiap perbedaan dapat membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Lingkaran umpan balik ini memungkinkan penyesuaian berulang dan penyempurnaan model dan strategi peramalan.

Memanfaatkan perangkat lunak perencanaan rantai pasok prediktif

Berinvestasi dalam platform rantai pasok yang memanfaatkan analitik canggih dan wawasan bertenaga AI dapat secara signifikan meningkatkan peramalan permintaan. Alat-alat ini menganalisis data historis, mengidentifikasi pola, dan membuat prediksi yang lebih akurat, yang mengarah pada peningkatan akurasi peramalan.

Kesimpulan

Peramalan permintaan merupakan komponen penting dalam perencanaan rantai pasokan. Dengan memprediksi permintaan di masa depan secara akurat, bisnis dapat membuat keputusan yang tepat, mengoptimalkan tingkat inventaris, dan memastikan perencanaan rantai pasokan mereka berpusat pada pelanggan dan diarahkan untuk mengirimkan produk yang tepat, pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan di lokasi yang tepat.

Disadur dari: gep.com

Dalam lingkungan bisnis global yang kompleks saat ini, manajemen rantai pasok (SCM) yang efektif sangat penting untuk mempertahankan keunggulan kompetitif. Pandemi dan dampaknya menyoroti pentingnya memiliki strategi rantai pasok yang kuat, dengan banyak perusahaan yang menghadapi gangguan akibat kekurangan bahan baku dan fluktuasi permintaan pelanggan. Tantangan terus berlanjut: sebuah survei pada tahun 2023 menemukan bahwa 44% perusahaan harus melakukan perubahan pada tahun lalu karena masalah dengan jejak rantai pasokan mereka, dan 49% mengatakan bahwa gangguan rantai pasok telah menyebabkan masalah perencanaan.

Namun dengan alat bantu dan prioritas yang tepat, setiap langkah dalam proses tersebut dapat berjalan dengan lancar. Berikut ini adalah cara perusahaan menggunakan berbagai strategi untuk menangani manajemen rantai pasokan dan memenuhi tujuan bisnis mereka.

Mengapa manajemen rantai pasok penting

Manajemen rantai pasok melibatkan koordinasi dan pengelolaan semua aktivitas yang terlibat dalam pengadaan, pengadaan, konversi, dan logistik. Hal ini mencakup segala hal mulai dari pengembangan produk dan pengambilan keputusan strategis hingga sistem informasi dan teknologi baru. Namun, yang paling relevan saat ini adalah kemampuan SCM untuk membantu mengurangi gangguan.

Gangguan rantai pasokan disebabkan oleh berbagai faktor, mulai dari pandemi, bencana alam, dan ketidakstabilan politik hingga kebangkrutan pemasok dan kegagalan TI. Untuk memitigasi risiko ini, perusahaan membutuhkan sumber daya dan teknologi untuk mengembangkan rencana kontinjensi yang kuat.

Selain disrupsi, perusahaan dengan rantai pasok global juga harus berurusan dengan lingkungan peraturan, norma budaya, dan kondisi pasar yang berbeda. Mereka membutuhkan praktik SCM yang kuat untuk membantu mengatur logistik pengangkutan barang melintasi jarak yang jauh dan melalui berbagai negara tanpa menciptakan waktu tunggu yang lebih lama atau penundaan.

Inisiatif SCM yang efektif menawarkan beberapa manfaat:

• Biaya operasional yang lebih rendah: Dengan mengoptimalkan tingkat inventaris, meningkatkan efisiensi pergudangan, dan menyederhanakan proses pemenuhan pesanan, perusahaan dapat menghemat biaya penyimpanan, tenaga kerja, dan transportasi.
• Kepuasan pelanggan yang lebih baik: Rantai pasok yang dioptimalkan memungkinkan bisnis untuk memastikan produk tersedia kapan dan di mana orang menginginkannya-yang dapat meningkatkan hubungan dan loyalitas dengan pelanggan.
• Lebih sedikit gangguan: Rantai pasok yang sehat mengurangi risiko dan melindungi dari gangguan yang tidak dapat dihindari. Dengan mengembangkan rencana kontinjensi dan rantai pasokan yang tangguh, perusahaan dapat terus beroperasi bahkan ketika peristiwa tak terduga terjadi.

Strategi utama untuk manajemen rantai pasok yang efektif

Ada beberapa cara agar perusahaan dapat mengoptimalkan dan mengelola rantai pasokan mereka dengan lebih baik. Berikut ini adalah area yang menjadi fokus beberapa bisnis saat mereka menyempurnakan pendekatan mereka secara keseluruhan:

Peramalan dan perencanaan permintaan

Perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan dan menghindari kehabisan stok atau kelebihan stok dengan bantuan peramalan permintaan yang akurat, yang menggunakan data penjualan historis, riset pasar, dan tren ekonomi untuk memprediksi permintaan pasar di masa depan untuk produk atau layanan.

Big data dan analitik prediktif semakin banyak digunakan untuk meningkatkan akurasi peramalan, sehingga perusahaan dapat merespons secara lebih efektif terhadap perubahan kebutuhan pelanggan. Perangkat lunak canggih dapat mengotomatiskan beberapa bagian dari perkiraan, memberikan pembaruan dan peringatan waktu nyata ketika tingkat inventaris terlalu tinggi atau rendah.

Otomatisasi

Otomatisasi dapat merampingkan operasi rantai pasokan, mulai dari pemenuhan pesanan hingga pelacakan inventaris. Hal ini dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, mulai dari sistem gudang otomatis yang mengambil dan mengemas pesanan, kontrak pintar berbasis blockchain hingga perangkat lunak yang mengotomatiskan proses pembelian dan pembuatan faktur. Teknologi ini dapat secara signifikan mengurangi tenaga kerja manual, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat proses, yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan penghematan biaya.

Visibilitas berbasis teknologi

AI dan pembelajaran mesin dapat digunakan untuk menganalisis data dalam jumlah besar dengan cepat dan akurat, memberikan wawasan yang dapat meningkatkan peramalan, manajemen inventaris, dan layanan pelanggan. Sebuah survei pada tahun 2023 menemukan bahwa sepertiga bisnis menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk meningkatkan perencanaan sumber daya dan rantai pasokan, dan lebih dari sepertiga mengatakan bahwa menggunakan alat digital untuk manajemen inventaris adalah strategi yang paling efektif dalam memangkas biaya rantai pasokan secara keseluruhan.

Sistem pelacakan waktu nyata, yang sering kali diaktifkan oleh perangkat Internet of Things (IoT), membantu perusahaan memantau rantai pasokan mereka secara akurat dan segera. Memiliki visibilitas ke dalam status dan lokasi barang saat mereka bergerak melalui rantai pasokan membantu perusahaan memantau kinerja pemasok, mengidentifikasi kemacetan, dan merespons dengan cepat terhadap gangguan. Menara kontrol rantai pasokan dapat menghubungkan banyak sumber informasi berbasis data dan meningkatkan visibilitas ujung ke ujung.

Selain itu, perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dapat mengintegrasikan berbagai aspek bisnis ke dalam satu sistem, memberikan pandangan menyeluruh tentang operasi dan metrik yang diperlukan untuk merampingkan proses rantai pasokan. Perangkat lunak analitik rantai pasokan terintegrasi, seperti IBM Planning Analytics, menghubungkan kumpulan data yang kompleks untuk analisis yang lebih mendalam dan analisis skenario yang dapat membantu menghindari ketidaksesuaian antara permintaan dan pasokan atau penundaan pemenuhan.

Pengadaan yang berkelanjutan dan etis

Perusahaan-perusahaan berusaha untuk memastikan bahwa setiap tahap rantai pasokan mereka mengikuti praktik-praktik yang bertanggung jawab. Hal ini tidak hanya membantu memenuhi keinginan pelanggan akan produk yang berkelanjutan dan etis, tetapi juga membantu mengurangi risiko, seperti penalti peraturan atau kerusakan reputasi.

Pengadaan yang etis meliputi memastikan bahwa produk dan jasa yang diperoleh perusahaan diproduksi dalam kondisi yang adil, aman, dan ramah lingkungan. Hal ini dapat melibatkan pelaksanaan audit terhadap pemasok, penerapan kode etik, dan penggunaan skema sertifikasi untuk memverifikasi kepatuhan. Sementara itu, pengadaan yang berkelanjutan berfokus pada meminimalkan dampak lingkungan dari rantai pasokan. Hal ini dapat melibatkan kemitraan dengan pemasok yang menggunakan energi terbarukan, mengurangi pengemasan, atau menerapkan program daur ulang.

Teknologi blockchain dapat meningkatkan transparansi dan ketertelusuran dalam rantai pasokan, membantu mencegah penipuan dan memastikan keaslian produk. Sebagai contoh, IBM Food Trust®, jaringan kolaboratif yang terdiri dari petani, pengolah, pedagang besar, distributor, produsen, pengecer, dan lainnya, menggunakan teknologi blockchain untuk meningkatkan visibilitas dan akuntabilitas di seluruh rantai pasokan makanan.

Membangun kemitraan yang kuat

Hubungan yang kuat adalah bagian penting dari strategi bisnis apa pun. Dalam hal rantai pasokan, hubungan yang kuat dengan penyedia, distributor, dan pemangku kepentingan utama lainnya dalam jaringan pasokan dapat membantu perusahaan meningkatkan ketahanan. Kemitraan dapat memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan daya tanggap yang lebih baik, terutama pada saat terjadi gangguan. Kemitraan juga dapat memberikan akses ke pasar, teknologi, dan keahlian baru, yang menawarkan keunggulan kompetitif.

Karena menemukan pemasok yang tepat bisa jadi merupakan tantangan, beberapa bisnis beralih ke teknologi untuk membantu. Sebagai contoh, IBM® Trust Your Supplier, solusi perangkat lunak manajemen risiko rantai pasokan, membantu memastikan pemasok dan mitra lain dalam rantai pasokan memenuhi standar global dan industri, menyediakan pemantauan dan penilaian risiko yang berkelanjutan, serta menggunakan manajemen informasi berbasis blockchain untuk memastikan transparansi dan keterlacakan.

Strategi rantai pasokan yang efektif untuk masa depan

Baik itu melalui peramalan, otomatisasi, pengadaan yang berkelanjutan, kemitraan yang kuat, atau teknologi baru, ada banyak strategi yang dapat digunakan perusahaan untuk mengoptimalkan perencanaan dan pelaksanaan rantai pasokan. Dengan demikian, mereka dapat meningkatkan profitabilitas, memenuhi permintaan pelanggan, dan memastikan bisnis mereka tangguh dalam menghadapi gangguan.

Disadur dari: ibm.com

Perencanaan kapasitas adalah cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Perencanaan kapasitas membantu Anda mengidentifikasi area potensial untuk pertumbuhan, yang meningkatkan hasil investasi, dan mempertahankan moral karyawan yang baik. Perencanaan kapasitas sumber daya Anda sangat membantu ketika Anda mengelola beberapa proyek karena meningkatkan peluang Anda untuk menyelesaikannya sesuai jadwal dan anggaran. 

Menggunakan perencanaan berbasis kapasitas membantu memangkas biaya sekaligus memaksimalkan nilai sumber daya di semua area bisnis. Mari kita lihat perencanaan kapasitas, keuntungan membuat strategi perencanaan kapasitas yang andal, dan praktik terbaiknya.

Apa itu perencanaan kapasitas?

Perencanaan kapasitas mengacu pada penyeimbangan sumber daya yang tersedia untuk memenuhi persyaratan kapasitas proyek atau permintaan pelanggan. Kapasitas dalam manajemen proyek dan rantai pasok adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh organisasi dalam waktu tertentu.

Proses perencanaan kapasitas menentukan kapasitas produksi yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan konsumen yang berubah-ubah. Dalam perencanaan kapasitas, kapasitas desain adalah kemampuan optimal institusi untuk menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Organisasi menggunakan perencanaan kapasitas untuk memperkirakan kapasitas produksi mereka untuk beradaptasi dengan pergeseran permintaan barang mereka. 

Apa saja 3 jenis perencanaan kapsitas?

Ada tiga jenis perencanaan kapasitas yang sangat berbeda, tetapi semuanya berkisar pada tujuan yang sama: untuk memastikan bisnis Anda memiliki informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Berikut adalah tiga kategori perencanaan kapasitas.

Tenaga kerja

Memastikan Anda memiliki staf yang cukup untuk menangani beban kerja yang diantisipasi di masa depan adalah tujuan dari perencanaan kapasitas tenaga kerja. Perencanaan kapasitas tenaga kerja memberikan Anda informasi tentang apakah Anda memiliki jumlah karyawan, keahlian, dan peran pekerjaan yang sesuai untuk memenuhi permintaan.

Rencana kapasitas tenaga kerja Anda dapat menunjukkan ketika Anda memiliki terlalu sedikit karyawan, sehingga Anda memiliki waktu dan pengetahuan untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan. Demikian pula, rencana ini dapat memberi tahu Anda ketika Anda memiliki terlalu banyak karyawan, sehingga Anda dapat mempertimbangkan untuk merampingkan atau memindahkan mereka ke departemen lain.

Perencanaan kapasitas tenaga kerja memastikan Anda memiliki karyawan yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan organisasi Anda dan bahwa mereka hadir di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Perencanaan kapasitas tenaga kerja membantu Anda mewujudkan lebih banyak inisiatif tepat waktu dan sesuai anggaran, serta menyenangkan pelanggan dan mencegah kelelahan karyawan. Kelelahan karyawan Anda dapat mengakibatkan peningkatan perputaran, lebih banyak hari sakit, dan penurunan produktivitas.

Proyek

Jenis perencanaan kapasitas yang kedua memastikan perencanaan dan pendanaan yang tepat untuk berbagai kebutuhan proyek Anda. Perencanaan kapasitas proyek membantu Anda memperkirakan dampak dari tujuan Anda terhadap bisnis Anda.

Dengan memberikan perkiraan yang masuk akal tentang berapa banyak uang yang dapat dan tidak dapat Anda keluarkan untuk setiap proyek, Anda menetapkan tingkat pengeluaran yang sesuai untuk semua inisiatif di masa depan. Jenis perencanaan ini memastikan Anda terhindar dari pengeluaran yang berlebihan atau kekurangan dana dan memberikan Anda data yang menunjukkan berapa banyak proyek yang dapat Anda selesaikan dalam periode tertentu.

Yang paling penting adalah bahwa proyek-proyek tersebut tetap berada dalam anggaran sambil memberikan perkiraan yang akurat, yang akan membantu organisasi menentukan apakah mereka menangani sumber dayanya secara optimal. Perencanaan kapasitas proyek dapat memberikan Anda keunggulan kompetitif melalui lebih banyak pendapatan, lebih sedikit persaingan, dan keuntungan yang lebih baik.

Alat

Perencanaan kapasitas alat memastikan Anda memiliki fasilitas yang memadai untuk menyelesaikan pekerjaan, termasuk peralatan untuk jalur perakitan atau mesin yang diperlukan untuk memproduksi dan mendistribusikan produk Anda.

Perencanaan kapasitas alat memastikan Anda memanfaatkan sumber daya terbaik yang tersedia dengan menyediakan akses ke teknik dan bahan yang paling efektif untuk melaksanakan rencana Anda. Peralatan Anda harus praktis dan mudah digunakan serta memberikan informasi akurat yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat.

Strategi perencanaan kapasitas yang penting

Manfaat utama dari strategi perencanaan kapasitas yang diimplementasikan dengan baik adalah meningkatkan produktivitas dan efisiensi organisasi Anda. Berikut ini adalah strategi perencanaan kapasitas yang berbeda untuk organisasi Anda.

Strategi 1: strategi lag

Perencanaan menggunakan strategi lag berarti memiliki sumber daya yang memadai untuk memenuhi permintaan aktual, bukan permintaan yang diantisipasi. Strategi lag adalah pendekatan konservatif untuk perencanaan kapasitas yang menjamin biaya serendah mungkin.

Kelemahan potensial dari strategi lag adalah dapat menyebabkan keterlambatan dalam menyediakan barang atau jasa kepada klien. Strategi jeda dapat mencegah Anda mencapai tenggat waktu jika Anda tiba-tiba melihat pesanan yang membludak atau mendapatkan klien baru yang menuntut waktu penyelesaian yang cepat.

Misalnya, jika Anda mengharapkan peningkatan penjualan tetapi hanya memiliki setengah dari tim penjualan untuk memenuhi permintaan, staf penjualan Anda kemungkinan akan bekerja lembur atau membatalkan rencana lain untuk memenuhi permintaan yang meningkat. Kelemahannya adalah Anda mungkin akan membebani tim Anda secara berlebihan, yang menyebabkan kelelahan. Namun, dengan strategi jeda, Anda memangkas biaya perekrutan karyawan baru.

Strategi 2: strategi memimpin

Tujuan utama dari perencanaan kapasitas memimpin adalah memiliki sumber daya yang memadai untuk memenuhi proyeksi permintaan. Pengambilan risiko dalam strategi memimpin lebih tinggi daripada strategi lag. Strategi memimpin membutuhkan investasi satu kali untuk meningkatkan kapasitas. Sebelum permintaan pengunjung meningkat, Anda merekrut pekerja tambahan atau membeli lebih banyak peralatan.

Meninjau data analitik

Keuntungan utama dari strategi memimpin adalah Anda menjaga semua klien Anda tetap puas dan memenuhi tenggat waktu produksi meskipun ada peningkatan pesanan secara tiba-tiba. 

Kekurangannya adalah jika volume pemesanan tetap sama, Anda akan memiliki personel tambahan yang mungkin tidak Anda perlukan. Jika Anda merekrut personel baru tetapi tidak mendapatkan pesanan yang diharapkan, Anda akan merugi karena harus membayar staf untuk menunggu.

Misalnya, melalui strategi memimpin, jika Anda bekerja di perusahaan penjualan dan memiliki acara besar dalam beberapa bulan ke depan, namun ternyata staf Anda hanya memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan setengah dari beban kerja yang diharapkan, Anda bisa mempekerjakan lebih banyak karyawan untuk menggantikan pekerjaan tersebut.

Strategi 3: strategi pertandingan

Strategi pertandingan berada di antara strategi lag dan lead. Strategi pertandingan membantu Anda merencanakan kapasitas strategis secara lebih teratur. Anda mengawasi perubahan di pasar dan permintaan yang diharapkan dan dapat memenuhi permintaan yang sebenarnya.

Anda memodifikasi manajemen kapasitas menggunakan data yang diperoleh untuk memenuhi permintaan secara bertahap. Dengan risiko yang lebih kecil daripada strategi memimpin, dan potensi peningkatan yang lebih signifikan daripada strategi lag, pendekatan strategi pencocokan memberikan fleksibilitas yang paling efektif.

Misalnya, dengan menggunakan strategi pencocokan, jika sistem point-of-sale Anda menunjukkan penurunan permintaan yang tiba-tiba untuk satu produk, Anda dapat dengan cepat menyesuaikan diri dengan menugaskan lebih sedikit staf ke departemen tersebut atau mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke proyek lain.

Apa manfaat dari perecanaan kapasitas?

Proses perencanaan kapasitas mengidentifikasi dan memenuhi permintaan aktual dan masa depan untuk produk Anda. 

Keandalan

Ketersediaan sumber daya dalam manajemen proyek memengaruhi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek tertentu. Jauh lebih baik untuk mengetahui fasilitas spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek pada waktu tertentu sejak awal. 

Rencana kapasitas mengambil ketersediaan setiap sumber daya dan membuatnya dapat diakses di satu lokasi, yang secara efektif merupakan rencana sumber daya gabungan. Mengetahui bahwa rencana manajemen proyek Anda saat ini dapat dipercaya akan sangat bermanfaat bagi manajer proyek.

Retensi staf

Mempekerjakan staf yang tepat adalah salah satu tantangan terbesar Anda sebagai manajer proyek. Ketika Anda kekurangan tenaga kerja, tim Anda saat ini akan marah dan frustrasi, membuat mereka kurang produktif dan tidak mungkin mengambil proyek baru, yang mengarah ke pergantian karyawan yang tinggi.

perencanaan interior di atas kertas

Dengan rencana kapasitas yang cerdas, Anda tidak perlu khawatir tentang perekrutan staf. Anda dapat memprediksi dan mengontrol keterampilan tim melalui perencanaan kapasitas. Alat perencanaan kapasitas dan sumber daya dapat memberikan informasi tentang penggunaan talenta untuk membantu Anda membuat keputusan perekrutan berdasarkan data, yang mengarah pada tingkat retensi staf yang lebih baik.

Margin proyek yang besar

Dengan menggunakan perencanaan kapasitas, Anda dapat membuat jadwal proyek yang paling baik menggunakan metode perencanaan sumber daya yang paling murah. 

Misalnya, Anda mungkin memiliki proyek yang akan dimulai bulan depan, namun supervisor yang bisa dihubungi hanyalah supervisor senior. Dengan rencana kapasitas, Anda dapat melihat bahwa Anda dapat memulai proyek pada bulan berikutnya, menugaskan supervisor junior yang masih memenuhi syarat untuk melaksanakan tugas, dan menghindari risiko membebani klien secara berlebihan atau menunda proyek.

Mengantisipasi keterampilan tim

Alat bantu perencanaan kapasitas membantu Anda memobilisasi tim yang tepat untuk menjalankan proyek secara efektif. Data yang benar tentang keterampilan, ketersediaan, dan pengalaman staf memungkinkan Anda untuk menentukan kapan sebuah proyek atau tahap tertentu dari sebuah proyek membutuhkan lebih banyak sumber daya. 

Anda dapat mencegah kesalahan dalam penugasan sumber daya dengan mengetahui di mana Anda memiliki cukup karyawan untuk mengerjakan proyek dan di mana Anda membutuhkan sumber daya manusia tambahan.

Mengalokasikan sumber daya

Dengan alokasi sumber daya tingkat lanjut, Anda dapat memastikan sumber daya akan tersedia saat Anda membutuhkannya. Selain itu, Anda dapat mengalokasikan sumber daya yang terbatas berdasarkan tujuan bisnis, memastikan bahwa Anda menugaskan anggota tim terbaik untuk tugas-tugas yang paling penting. 

Selain itu, Anda dapat menemukan konflik dan mengidentifikasi kemacetan, waktu penggunaan sumber daya yang berlebihan atau tidak mencukupi, dan bahaya sumber daya lainnya yang mungkin perlu ditangani. Melakukan hal ini di awal dapat mengurangi biaya dan menciptakan strategi manajemen sumber daya yang membatasi produktivitas yang hilang.

Meminimalkan biaya

Biaya sumber daya yang digunakan untuk melaksanakan proyek Anda merupakan pertimbangan penting bagi organisasi mana pun.

Menyeimbangkan biaya penggunaan sumber daya dengan manfaat yang dapat Anda peroleh dari penggunaan sumber daya tersebut membantu menentukan apakah Anda akan dapat mencapai tujuan Anda atau tidak. Dengan mengetahui sumber daya mana yang sesuai untuk setiap tugas, Anda dapat mengelola biaya secara efektif. 

Dengan informasi ini, Anda dapat memprediksi kapan waktu yang tepat untuk mengerjakan proyek baru dan kapan waktu yang tepat untuk fokus pada proyek yang sudah ada.

Membuat rencana kapasitas (langkah demi langkah)

Proses perencanaan kapasitas produk menambah fungsi perencanaan dan manajemen proyek bisnis, yang menghasilkan peningkatan profitabilitas. Mari kita lihat langkah-langkah untuk membuat rencana kapasitas yang sukses.

Langkah 1: memprediksi permintaan masa depan anda

Buat perkiraan akurat tentang pekerjaan yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek baru jika Anda tahu bahwa proyek tersebut akan datang. Anda bisa membandingkan perkiraan ini dengan kapasitas yang Anda miliki saat ini untuk mengetahui kapasitas sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Lihatlah perubahan dalam industri Anda dan di mana Anda dapat meningkatkan diri untuk menarik lebih banyak pelanggan. Jika Anda ingin memperluas operasi, kenali permintaan untuk produk Anda dan seberapa besar permintaan tersebut akan meningkat atau menurun di masa depan.

Langkah 2: tentukan batas kapasitas anda saat ini

Lihatlah kapasitas tim lintas fungsi Anda dan apa yang dapat mereka capai dalam waktu yang tersedia. Jangan lupa untuk memperhitungkan tugas-tugas rutin seperti pekerjaan administratif, email, kehadiran rapat, liburan, dan hari sakit. Hitung jumlah waktu yang harus dicurahkan oleh setiap anggota tim untuk proyek.

Langkah 3: mengukur keterampilan dan kemampuan staf anda

Pertimbangkan apakah anggota staf Anda memiliki keterampilan dan keahlian untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan efektif. Mereka harus berpengalaman dalam peran tertentu seperti manajemen proyek atau layanan pelanggan untuk pengalaman pengguna yang lebih baik.

Anda akan memiliki gambaran yang lebih baik tentang jenis staf yang Anda butuhkan jika Anda menganalisis sumber daya Anda saat ini secara akurat dan menentukan anggota staf mana yang dapat Anda alokasikan untuk proyek tertentu.

Langkah 4: pertimbangkan kebutuhan proyek anda

Ketika mengerjakan proyek yang membutuhkan lebih sedikit staf, perkirakan berapa banyak staf yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Jika Anda diminta untuk menyelesaikan proyek yang lebih besar, hitung berapa jam setiap anggota staf akan bekerja selama proyek berlangsung dan putuskan apakah Anda perlu merekrut lebih banyak karyawan.

Langkah 5: pilih perangkat lunak yang digunakan

Berdasarkan kebutuhan dan anggaran Anda, Anda dapat menentukan apakah berinvestasi pada solusi perangkat lunak khusus lebih hemat biaya daripada membeli alat perangkat lunak yang sudah jadi.

Meskipun spreadsheet dan bagan Gantt individual dapat merencanakan kapasitas, menggunakan perangkat lunak khusus adalah metode yang paling efisien untuk perencanaan kapasitas dan sumber daya. 

Banyak aktivitas yang terjadi selama proyek berlangsung, dan jalur kritis dapat berubah secara drastis jika ada anggota staf yang tidak hadir karena sakit atau perubahan ruang lingkup proyek. 

Selain itu, sumber daya sering kali dibagi di antara beberapa proyek, yang berdampak pada kebutuhan tenaga kerja. Dalam situasi yang rumit seperti ini, memodifikasi rencana secara manual akan memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Perangkat lunak perencanaan sumber daya dapat secara otomatis menyesuaikan rencana kapasitas hanya dengan beberapa klik.

Langkah 6: menyelaraskan kapasitas anda dengan permintaan

Sebagai administrator proyek, pastikan Anda mengalokasikan staf yang cukup untuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan. Gambaran akurat mengenai perencanaan sumber daya yang dibutuhkan dapat membantu menghemat uang dengan mencegah penggunaan sumber daya yang berlebihan.

Langkah 7: mulai mengalokasikan proyek anda

Anda dapat mempertimbangkan untuk mendistribusikan sumber daya setelah Anda mengetahui apa yang tersedia, persyaratan proyek, dan prioritas bisnis. Perencanaan kapasitas adalah proses yang dinamis dan berkelanjutan, dan rencana Anda mungkin perlu beradaptasi seiring dengan perubahan yang terjadi. 

Misalnya, jika Anda menggunakan metode pencocokan untuk perencanaan kapasitas, Anda akan secara teratur menilai prediksi dan alokasi Anda untuk memastikan bahwa prediksi dan alokasi tersebut akurat dan layak untuk memenuhi permintaan.

Langkah 8: menganalisis indikator kinerja utama (KPIS) anda

Beberapa metrik, termasuk KPI proyek Anda, dapat mengukur kinerja Anda. Penilaian yang akurat atas kinerja tim Anda sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat tentang kinerja bisnis saat ini dan masa depan. 

Praktik terbaik perencanaan kapasitas

Dengan mengikuti praktik terbaik, Anda dapat meminimalkan biaya yang tidak perlu dan meningkatkan kemampuan Anda untuk memberikan pekerjaan berkualitas tinggi kepada orang-orang yang paling membutuhkan. Perkiraan kapasitas aktual yang akurat akan membantu Anda mencegah kegagalan dan menghindari pemborosan sumber daya.

Mengembangan kumpulan sumber daya

Sertakan semua sumber daya perusahaan, atau setidaknya portofolio proyek dan kapasitasnya, dalam kumpulan sumber daya Anda. Tindakan terbaik adalah menyoroti estimasi sumber daya untuk sumber daya yang paling penting sebelum memastikan siapa yang mengerjakan apa.

Ketika Anda ingin menyelesaikan sebuah proyek besar, Anda harus mempertimbangkan ketersediaan dan tingkat keahlian karyawan Anda. Jika tidak melakukan hal ini, maka akan ada risiko tenaga kerja yang terlalu banyak dan pada akhirnya akan menurunkan produktivitas.

Kumpulan sumber daya adalah sekelompok karyawan yang dipersiapkan untuk mengerjakan proyek yang membutuhkan keterampilan atau pengetahuan khusus. Penyatuan sumber daya memungkinkan Anda untuk mengerjakan lebih banyak proyek dan fleksibilitas untuk menugaskan tim terbaik untuk setiap pekerjaan.

Memprioritaskan tugas

Mengetahui tugas mana yang menjadi prioritas bisnis utama dalam perencanaan sumber daya sangat membantu. Berfokus pada inisiatif yang memiliki dampak paling signifikan terhadap perusahaan Anda sangat disarankan.

Anda harus dapat memprioritaskan proyek Anda sehingga Anda dapat berhasil mencapai tujuan Anda. Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menyelesaikan proyek berkualitas tinggi tepat waktu dan sesuai anggaran.

Untuk memprioritaskan proyek, buka alat manajemen proyek Anda dan urutkan proyek berdasarkan kepentingannya. Evaluasi jalur kritis setiap proyek dan analisis tugas mana yang paling sensitif terhadap waktu. Pastikan untuk mempertimbangkan kemajuan dan ketergantungan antar proyek.

Alosikan tugas

Anda harus dapat mengalokasikan jumlah tugas yang tepat untuk setiap proyek, memastikan bahwa setiap proyek menerima perhatian yang diperlukan dan Anda tidak membuang-buang sumber daya.

Untuk memberikan tugas, Anda dapat membuat daftar tugas terperinci yang menunjukkan waktu yang dikhususkan bagi setiap karyawan untuk proyek tertentu.

Merperhitungkan tugas operasional sehari-hari

Memperhitungkan tugas akan membantu tim Anda berinteraksi secara efektif dengan klien. Aktivitas kerja harian ini termasuk tugas administratif, manajemen email, dan rapat. Lacak jam kerja anggota staf Anda untuk mengukur kontribusi mereka secara akurat.

Kapan sebaikan anda menggunakan perencanaan kapasitas?

Proses perencanaan kapasitas memungkinkan Anda untuk memutuskan proyek apa yang akan dikerjakan dengan membantu Anda mengantisipasi kemungkinan kekurangan sumber daya dan membantu organisasi Anda mencapai tujuannya secara efisien. Berikut ini adalah beberapa pertimbangan untuk membantu Anda menentukan apakah Anda memerlukan perencanaan kapasitas.

Tingkat permintaan

Pertimbangkan berapa banyak permintaan yang mungkin Anda miliki untuk bisnis Anda. Apakah pasar cenderung berfluktuasi? Jika ya, seberapa besar? Perencanaan kapasitas adalah cara terbaik untuk mengelola sumber daya bisnis agar dapat digunakan secara efektif untuk memenuhi permintaan.

BIiaya produksi

Biaya produksi adalah total biaya untuk menyelesaikan satu unit atau produk, termasuk staf dan sumber daya lainnya. Jika proyek Anda memiliki biaya produksi yang tinggi, masuk akal untuk memastikan bahwa bisnis Anda memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan tanpa melebihi anggaran Anda.

Pikiran akhir

Perencanaan kapasitas membantu Anda memprediksi jumlah waktu dan sumber daya yang dibutuhkan proyek Anda. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang tepat tentang ruang lingkup dan persyaratan proyek. Langkah-langkah ini dapat membantu Anda menerapkan perencanaan kapasitas pada proyek berikutnya tanpa membuang waktu atau uang.

Disadur dari: inboundlogistics.com

Keberhasilan bisnis apa pun berkaitan dengan manajemen operasi yang efektif. Biasanya, kurangnya komunikasi adalah alasan utama di balik masalah pengiriman tepat waktu dan kehabisan stok.

Oleh karena itu, setiap perusahaan yang sukses membutuhkan sistem terpusat untuk komunikasi yang efektif yang dikenal sebagai manajemen rantai pasok.

Proses ini, terkadang, bisa jadi lebih rumit dan menantang untuk diterapkan. Untuk lebih memahami proses ini, saya telah membaginya menjadi tujuh bagian. Mari kita bahas satu per satu secara singkat.

Perencanaan

Setiap organisasi perlu mengelola sumber daya yang mereka miliki untuk mendapatkan manfaat yang optimal dari sumber daya tersebut. 

Proses perencanaan membantu menentukan permintaan pelanggan dan sumber pasokan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut.

Manajer rantai pasokan diharuskan untuk mengatur sumber pasok secara tepat waktu dan membuatnya tersedia untuk memulai produksi untuk memastikan pasokan tersedia. Pasokan yang tepat waktu sangat penting untuk memastikan kepercayaan pelanggan.

Hal ini juga penting untuk meningkatkan hubungan dengan vendor. Dalam proses perencanaan, beberapa departemen bekerja sama untuk memberikan perkiraan pemasok.

Pengadaan

Beberapa orang menganggap pengadaan dan pengadaan dalam konteks yang sama, tetapi ada perbedaan antara kedua istilah ini. Pengadaan adalah salah satu bagian dari proses pengadaan, dan keseluruhan proses tersebut membuat manajemen rantai pasok berhasil.

Pengadaan adalah proses untuk mendapatkan semua bahan yang digunakan untuk menyelesaikan proses produksi produk. Ini mencakup semua yang digunakan dalam proses produksi, mulai dari bahan mentah hingga bahan pengemasan.

Proses ini dimulai dengan peramalan dan perencanaan pembelian untuk mendapatkan penawaran harga, negosiasi harga, penempatan pesanan, konfirmasi pesanan, dan tindak lanjut hingga barang sampai di lokasi perusahaan.

Setelah barang diterima, pemasok menerima pembayaran berdasarkan ketentuan pembayaran yang telah disepakati.

Pengadaan

Umumnya, proses pengadaan dilakukan sebelum departemen pengadaan membeli barang. Tujuan utama dari sourcing adalah untuk menemukan pemasok yang dapat diandalkan dan berkualitas yang mampu memasok barang sesuai tingkat permintaan. 

Fokus utama pengadaan tetap pada keseimbangan kualitas dan keterjangkauan harga barang dari vendor.

Proses ini terdiri dari pengujian kualitas barang, mengumpulkan informasi tentang pemasok, waktu yang dibutuhkan oleh pemasok untuk mengirimkan barang, jumlah minimum untuk melakukan pemesanan, serta kapasitas dan kemampuan pemasok.

Biasanya, orang berpendapat bahwa proses pengadaan barang dimaksudkan untuk mendapatkan barang dengan harga terendah. Namun pada kenyataannya, proses ini digunakan untuk menghasilkan keseimbangan yang sempurna antara kualitas dan harga.

Perencanaan produksi

Perencanaan produksi adalah membuat rencana untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari sumber daya yang tersedia.

Tujuan utama dari perencanaan produksi adalah untuk menghasilkan produk dalam batasan waktu. Selain itu, ini membantu menjaga kualitas produk sesuai proses standar.

Biasanya, organisasi harus memproduksi beberapa produk di pabrik yang sama dan memasok berbagai pelanggan. Oleh karena itu, penting untuk memprioritaskan produksi sesuai batas waktu dan kapasitas produksi.

Alokasi sumber daya yang memadai untuk setiap lini produksi sangat penting untuk memastikan standar kualitas. Dalam perencanaan produksi, departemen penjualan dan produksi berkolaborasi dengan mempertimbangkan data masa lalu dan volume penjualan yang diharapkan berdasarkan perkiraan.

Manajemen persediaan

Manajemen inventaris adalah bagian paling penting dari manajemen rantai pasokan dan favorit saya pribadi! Pada bagian ini, kita akan membahas inventaris dari bahan baku dan barang jadi termasuk Work in Process (WIP)

Mengelola persediaan memungkinkan organisasi untuk menemukan volume optimal bahan baku yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan di masa depan.

Kekurangan bahan baku dapat menyebabkan penundaan pengiriman, meninggalkan kesan yang salah pada pelanggan. Hal ini juga penting untuk mempertahankan tingkat optimal untuk produk jadi untuk menangani pesanan yang diharapkan.

Selain itu, manajemen inventaris yang efektif membantu menghindari risiko tingkat stok yang berlebihan dan persediaan yang berlebihan dalam jangka panjang.

Pergudangan

Gudang adalah tempat menyimpan barang untuk berbagai keperluan. Barang-barang tersebut bisa berupa bahan baku, produk jadi, atau produk setengah jadi.

Namun, tujuan utama dari gudang adalah untuk mengurangi biaya transportasi. Sebagai contoh, setiap organisasi membutuhkan gudang untuk menyimpan produknya, dan terkadang mereka membutuhkan banyak gudang.

Mengelola gudang di lokasi yang berbeda dapat mengurangi biaya keseluruhan pengiriman produk ke pelanggan untuk area tersebut.

Gudang dapat menyimpan barang untuk waktu yang lama untuk mendapatkan keuntungan dari kenaikan harga. Perusahaan juga menyimpan bahan baku untuk digunakan pada saat terjadi kelangkaan.

Logistik

Logistik adalah prosedur memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain. Ini melibatkan bahan baku dan produk jadi. 

Departemen logistik mengirimkan produk ke pelanggan sesuai jadwal dan menangani pemindahan produk jadi ke gudang di lokasi yang berbeda.

Biasanya, departemen logistik juga membuat faktur untuk pelanggan, menerima pembayaran, dan melayani pengembalian produk.

Departemen ini bekerja dengan armada kendaraan untuk tujuan pengiriman. Banyak organisasi besar yang menyewa penyedia layanan logistik untuk menangani departemen ini, terutama jika ada penanganan yang sensitif. Mereka dikenal sebagai 3PL (penyedia logistik pihak ketiga).

Kesimpulan

Berhasil mengimplementasikan sistem manajemen rantai pasokan membutuhkan waktu dan upaya. Namun begitu Anda berhasil dalam implementasi, pasti akan memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan dengan meningkatkan keuntungan.

Disadur dari: linkedin.com