Project Risk Management

Proyek yang paling sukses berawal dari perencanaan dan pengelolaan yang efektif. Mengembangkan manajemen proyek dan menerapkan strategi mitigasi manajemen proyek yang teruji dapat membantu. Meski begitu, proyek yang berkembang paling baik pun akan memiliki risiko.

Cara terbaik mencegah yakni dengan menghadapinya langsung. Secara proaktif membuat rencana untuk menghadapi kejadian yang tidak pasti ini dengan rencana manajemen risiko dapat membantu Anda mengendalikan tim proyek bersiap menghadapi dengan tenang daripada terlihat tidak siap di tengah situasi yang tidak terduga. 

Jika belum pernah mengembangkan rencana manajemen risiko sebelumnya, Anda mungkin menanggung konsekuensi dari risiko tidak terduga pada proyek sebelumnya. Pelajari selengkapnya tentang manajemen risiko proyek, lalu cobalah enam langkah mudah ini untuk membuat rencana manajemen risiko sendiri.

6 Langkah Project Risk Management

1. Identifikasi

2. Analisis

3. Prioritas

4. Tetapkan Pemilik

5. Memantau Proses

6. Menanggapi Risiko

Sumber : asana.com

Step selanjutnya adalah quantitative risk analysis, tadi saya bilang bahwa kuantitatif ini adalah opsional, tidak selalu harus digunakan dalam tiap proyek boleh digunakan boleh tidak, tergantung kebutuhan atau tergantung aturan main yang ditetapkan. Saya langsung saja pada contoh-contohnya dan toolsnya, ini adalah contoh tools yang digunakan untuk analisa kuantitatif.

Analisa Monte Carlo menggunakan software Crystal Ball, bukan barang baru, sudah sejak puluhan tahun lalu sudah ada metode ini dan Crystal Ball sendiri bukan software yang baru, sudah sangat lama tetapi saya perhatikan jarang yang menggunakan ini, hanya orang-orang tertentu saja yang menggunakan. Gambarnya kira-kira seperti ini pilihan pilihan opsi output dari hasil kerja Crystal Ball. Intinya dia akan menghasilkan kurva-kurva seperti ini, dibuat kumulatif, dijumlah-jumlahkan.

Sebelumnya Monte Carlo itu bertujuan untuk...

Selanjutnya ikuti Kursus Project Riska Management: https://diklatkerja.com/course/category/project-management/

Saya ambil contoh lagi sekarang proyek membuat parit, dengan contoh kasus yang tadi, tim precast mogok kerja untuk minta naik upah. Ini adalah network diagram yang sudah pernah kita bahas di schedule development. Ada 7 aktivitas, dan jalur precastnya adalah yang ini, yang ada tanda panah merah, total waktu proyek adalah 17 hari itu. Susun precast dan rekatkan precast itu ada di jalur kritis, total waktu yang dibutuhkan adalah 11 hari (5+6 hari), 11 hari itu adalah 11 hari dari 17 hari, jadi sangat dominan waktunya, ini jalur kritisnya.

Kemudian di pembahasan budgetting, kita juga pernah membahas tabel ini. Ini juga sama, 7 aktifitas dimana susun precast dan rekatkan precast ada di dalamnya. Dimana kita kalau hitung angka-angka detailnya disini terhadap waktu, budget untuk menyusun dan merekatkan precast itu adalah Rp. 6.000.000, dari total budget Rp. 30.000.000, kita bisa lihat lagi bahan cost management yang sudah pernah dibahas. 

Kemudian kita analisa lebih dalam, bahwa total schedule 17 hari, total budget Rp. 30.000.000. Precast work di jalur kritis, ....

Selanjutya ikuti Kursus Project Management: https://diklatkerja.com/course/project-risk-management/

Sekarang masuk ke struktur yang standar, karena biasa saya menggunakan dari PMBOK, ini edisi 6 atau 7 kalau tidak salah. Ada 7 elemen dan 5 elemen di dalamnya itu adalah untuk perencanaan yang 2 elemen lagi ada controlling, controlling itu di dalamnya termasuk eksekusi. Kemudian kita lihat input itu ada elemen yang selalu berulang terutama di bagian planning yaitu enterprise environmental factors dan organizational process assets yang disebut sebagai project influencers, ini pernah kita bahas dulu di awal sekali, dimana influencers itu, EEF dan OPA kalau dilihat lagi bisa dibuat klasifikasi kalau EEF itu ada yang external dan internal, kalau OPA itu ada yang untuk policies, procedures dan corporate knowledge base.

Apa itu OPA, OPA itu adalah sebetulnya sistem dalam perusahaan yang sudah standar, sudah baku, tertulis, maupun dalam bentuk knowledge yang dituliskan. Kalau EEF itu adalah sebaiknya dari yang ini, yang diluar OPA itu adalah EEF. Di internal perusahaan itu adalah knowledge yang ada di  setiap individu yang ada di dalam perusahaan tersebut tetapi tidak dituliskan, itu menjadi EEF. Kalau di external semua hal yang bisa mempengaruhi organisasi, bisa melalui proyek dari pihak eksternal itu adalah EEF. Hanya saja perubahan dari pemerintah yang mempengaruhi proyek, itu ada di EEF.

Saya masuk ke step 1 dulu, tentang Plan Risk Management, apa itu? Secara simple itu adalah. Coba buat dokumen tentang bagaimana cara melaksanakan manajemen risiko di dalam sebuah proyek dari a sampai z. Ini adalah sebuah dokumen, baik manual book bagi tim proyek tentang bagaimana caranya tim proyek itu nanti memanage risiko proyeknya. Apa saja isinya?

Selanjutnya ikuti Kursus Project Management: https://diklatkerja.com/course/project-risk-management/

Pak Elvi bertanya, “Tadi disebutkan oleh Pak Radian bahwa, risk itu trigger awalnya dimulai dari awal proyek kemudian melandai di akhir proyek. Tetapi kan faktanya terutama di proyek-proyek yang ada gitu di IPC Biasanya kalau trigger awalnya itu sudah tinggi biasanya kita, paling banyak proyek itu risk yang paling muncul itu adalah delay, delay ini mempunyai impact yaitu pinalti, ada LD disana. Biasanya di akhir Project itu akan sulit kita hindari ya, kalau dari awal sudah terjadi keterlambatan, dan diakhir project itu justru menaik dia tidak melandai tetapi menaik menjadi penalti yang kita dapatkan bahkan kita untuk mengklaim extension of time agak sulit di project itu.

Seperti apa ya gambarannya, artinya kan melandai di akhir Project itu menjadi tidak valid”. Pak Elvi, melandai di akhir proyek itu mencerminkan bahwa sebetulnya di bagian itu semua data itu boleh dikatakan sudah hampir seluruhnya lengkap, kemungkinan untuk berubah-ubah lagi itu kecil. Kemudian, keputusan-keputusan itu sudah bulat, sudah-sudah juga dibuat, jadi sisa di hilir itu sisa eksekusi, pokoknya kerjakan, jalankan, tidak usah banyak tanya dan banyak mikir, kerjakan sebagus mungkin. Itu yang saya sebut level risiko, kalau di hilir makin rendah.

Tentang risiko delay, itu sebetulnya adalah akibat...

Selanjutnya ikuti Kursus Project Risk Management: https://diklatkerja.com/course/project-risk-management/

Kemudian ada istilah risk owner, siapa yang namanya risk owner. Risk owner itu adalah orang yang diberi amanah, yang diberi tanggung jawab untuk menuntaskan suatu paket kerja, sekecil apapun di beberapa paket itu, ketika dia dikasih amanah, entah itu oleh pihak klien atau diberikan oleh atasan langsung. Maka ketika paket itu menjadi tugas dan tanggung jawab dia, dia adalah risk owner untuk paket tersebut artinya dia harus bisa memanage risiko di dalam paket yang sudah diamanahkan kepada dia.

Disini ada kaitan yang sangat erat antara target yang harus dicapai oleh si risk owner itu dengan key performance indikator yang dicek, supaya bisa diurai apakah risk owner ini berhasil atau tidak, dengan risiko yang harus dia kelola di dalam paket tersebut. Jadi intinya adalah kalau seseorang itu ingin KPI-nya bagus karena tugasnya itu memang sukses maka dia harus menguasai yang namanya risk management.

Ini adalah gambar tentang bagaimana risiko itu punya hubungan sebab akibat, gimana kalau ada sebuah event, terjadi masalah. Maka masalah itu biasanya memberikan dampak, kita berikan gambaran untuk dampak negatif. Dan pasti masalah itu ada pemicunya penyebab masalah. Yang harus dilakukan ketika kita memanage risiko sebelum jadi masalahnya itu adalah....

Selanjutnya ikuti kursus Project Risk Management:  https://diklatkerja.com/course/project-risk-management/