Mengelola inventaris di industri konstruksi menimbulkan beberapa tantangan yang secara signifikan memengaruhi jadwal proyek, biaya, dan efisiensi secara keseluruhan.
Apakah Anda bergulat dengan inventaris yang hilang, menghadapi tantangan dalam mengoordinasikan inventaris di berbagai lokasi konstruksi, atau menghadapi ketidaksesuaian antara catatan Anda dan tingkat stok aktual?
Ini adalah masalah sehari-hari yang dihadapi perusahaan konstruksi dengan manajemen inventaris.
Dan hari ini, kami akan membahas semuanya.
Namun, bukan tanpa menawarkan wawasan dan strategi untuk membantu Anda mengatasi tantangan-tantangan ini secara langsung.
Pasang sabuk pengaman, dan mari selami tantangan dan solusinya.
Dalam artikel ini...
- Memperkirakan Kebutuhan Inventaris Secara Akurat
- Ketidaksesuaian Antara Inventaris Fisik dan Catatan
- Melacak Persediaan di Beberapa Lokasi Kerja
- Menangani Gangguan Rantai Pasokan
- Mencegah Kehilangan dan Pencurian Persediaan
- Kesimpulan
- Memperkirakan Kebutuhan Persediaan Secara Akurat
- Memperkirakan kebutuhan inventaris sangat penting untuk proyek konstruksi, tetapi lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.
Anda mungkin akan mengalami kesulitan jika meremehkan kebutuhan Anda-penundaan dan biaya tambahan hampir pasti terjadi.
Di sisi lain, melebih-lebihkan akan menimbulkan masalah yang berbeda, seperti kelebihan inventaris yang berdebu-atau yang biasa kita sebut sebagai stok mati.
Namun, stok yang mati lebih dari sekadar gangguan. Hal ini juga menguras sumber daya perusahaan konstruksi.
Stok mati mengikat modal yang dapat digunakan dengan lebih baik di tempat lain dalam bisnis Anda, dan menyimpannya akan menghabiskan anggaran Anda dengan biaya ruang, pemeliharaan, dan keamanan.
Selain itu, stok mati juga merupakan bahaya lingkungan.
Material yang tidak terpakai berkontribusi pada limbah konstruksi, menumpuk di tempat pembuangan sampah dan membebani sumber daya alam.
Membuangnya akan menambah emisi dan memperburuk jejak karbon industri konstruksi, yang merupakan masalah yang berkembang di dunia yang sadar akan lingkungan saat ini.
Jadi, apa solusi untuk menghindari kekurangan dan kelebihan stok? Menjadi lebih baik dalam memprediksi dan memperkirakan kebutuhan inventaris Anda.
Mulailah dengan data historis Anda-ini adalah tambang emas informasi tentang penggunaan dan tren di masa lalu.
Gabungkan data inventaris proyek Anda di masa lalu dengan jadwal proyek dan terapkan teknik peramalan permintaan yang disesuaikan dengan industri Anda.
Salah satu teknik tersebut adalah analisis deret waktu, di mana Anda menganalisis data masa lalu untuk mengidentifikasi pola dan tren dari waktu ke waktu.
Misalnya, Anda dapat melihat jadwal proyek sebelumnya, variasi musiman, atau tren pasar untuk meramalkan permintaan di masa mendatang dengan lebih akurat.
Ketidaksesuaian Antara Inventaris Fisik dan Catatan
Jika Anda ingin manajemen inventaris Anda seefektif mungkin, Anda harus menjaga catatan inventaris yang akurat.
Jika tidak demikian, ketidakakuratan dalam inventaris dapat menyebabkan kelebihan stok, kehabisan stok, dan peningkatan biaya.
Namun, mengapa ketidaksesuaian antara inventaris fisik dan catatan bisa terjadi?
Menurut James Prior, Manajer Pra-penjualan dan Operasi Penjualan di Tryon Solutions, sebuah perusahaan yang menyediakan solusi eksekusi rantai pasokan, alasannya adalah sebagai berikut.
Salah satu solusi untuk mengatasi tantangan ketidaksesuaian inventaris adalah dengan melakukan penghitungan inventaris fisik secara rutin dan mencocokkannya dengan catatan inventaris.
Namun, perusahaan konstruksi melakukan satu kesalahan manajemen inventaris yang umum terjadi, yaitu melakukan penghitungan ini hanya setahun sekali.
Praktik ini dapat merugikan, karena dapat menyebabkan ketidaksesuaian yang tidak diketahui dalam waktu yang lebih lama.
Hal ini kemudian menyebabkan keputusan manajemen inventaris yang tidak akurat dan meningkatkan risiko kehabisan stok atau kelebihan stok.
Faktor lain yang berkontribusi terhadap ketidaksesuaian antara inventaris fisik dan catatan adalah kompleksitas proyek konstruksi.
Dengan beberapa lokasi, material yang beragam, dan jadwal proyek yang dinamis, catatan inventaris mudah sekali menjadi usang atau tidak akurat.
Perubahan ruang lingkup proyek, penundaan yang tidak terduga, dan variasi kebutuhan material semakin memperumit manajemen inventaris, sehingga meningkatkan kemungkinan ketidaksesuaian antara inventaris fisik dan catatan.
Untuk mengatasi kedua tantangan ini, Anda dapat menerapkan prosedur penghitungan siklus untuk terus memantau tingkat inventaris dan mengatasi ketidaksesuaian pada waktunya.
Hal ini meminimalkan gangguan pada operasi gudang dan mengurangi risiko kesalahan yang terkait dengan melakukan penghitungan fisik secara penuh sekaligus.
Secara keseluruhan, ketika Anda mengadopsi prosedur penghitungan siklus, Anda dapat lebih mudah mencocokkan inventaris fisik dan catatan Anda, sehingga mengurangi risiko kehabisan stok atau kelebihan stok dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan dalam proyek konstruksi Anda.
Melacak Inventaris di Beberapa Lokasi Pekerjaan
Melacak inventaris di beberapa lokasi pekerjaan bisa menjadi tugas yang sangat besar, dan konsekuensi dari ketidakmampuan untuk mengatasi tantangan ini juga sangat berat.
Ketika Anda tidak memiliki visibilitas ke dalam bahan dan alat di setiap lokasi konstruksi, Anda menghadapi masalah seperti penundaan dan waktu yang terbuang untuk mencari bahan atau alat yang, pada akhirnya, tidak ada di sana.
Hal ini, kemudian, mengakibatkan pekerja menganggur di lokasi konstruksi.
Ketika Anda mengalikan semua masalah, penundaan, dan biaya tambahan ini dengan jumlah lokasi konstruksi yang Anda operasikan, jelas bahwa Anda perlu meningkatkan permainan pelacakan inventaris Anda.
Tantangan utama lain yang harus kita tangani pada saat ini adalah sifat pelacakan inventaris secara manual, yang sering kali mengandalkan spreadsheet yang rawan kesalahan atau sistem berbasis kertas.
Ketika Anda melacak inventaris secara manual di beberapa lokasi, Anda tidak dapat memiliki visibilitas waktu nyata.
Yakni, tanpa visibilitas waktu nyata ke tingkat inventaris, perusahaan kesulitan untuk mengalokasikan material secara efisien.
Hal ini menyebabkan duplikasi pesanan atau kesalahan penempatan material, dan risiko penundaan atau kekurangan yang kritis juga terlalu sering terjadi.
Untungnya, ada solusi untuk semua hal di atas-perangkat lunak manajemen inventaris terpusat untuk melacak dan mengelola inventaris Anda.
Sistem semacam itu biasanya memanfaatkan teknologi seperti pemindaian barcode atau RFID, yang membantu Anda mencatat pergerakan dan penggunaan inventaris secara real time, memastikan bahwa tingkat inventaris Anda terus diperbarui.
Sebagai contoh, perangkat lunak pelacakan aset kami, GoCodes, adalah salah satu solusi yang mudah digunakan dan hemat biaya untuk melacak inventaris di beberapa lokasi kerja.
GoCodes dilengkapi dengan label kode QR yang Anda tempelkan pada item inventaris Anda, yang kemudian dapat dipindai dengan pemindai atau, yang lebih sederhana lagi, melalui aplikasi seluler GoCodes.
Dengan cara ini, Anda selalu tahu di mana inventaris Anda berada dan dapat mengelola daftar inventaris yang komprehensif.
Yang terakhir ini sangat penting untuk memastikan alat, bahan, dan perlengkapan berada di lokasi dan pada waktu yang tepat, serta mengurangi waktu menganggur dan meminimalkan penundaan atau kekurangan inventaris.
Kesimpulan utamanya adalah: sistem manajemen inventaris terpusat dengan teknologi pelacakan canggih sangat penting untuk mengelola inventaris secara efektif di berbagai lokasi kerja.
Hanya dengan begitu Anda akan meningkatkan visibilitas, akurasi, dan efisiensi dalam pelacakan inventaris dan, pada akhirnya, meningkatkan produktivitas semua orang.
Menangani Gangguan Rantai Pasokan
Menangani gangguan rantai pasokan adalah tantangan signifikan lainnya bagi perusahaan konstruksi.
Karena proyek Anda sangat bergantung pada aliran material yang stabil, gangguan apa pun - karena cuaca, masalah transportasi, atau penundaan produksi - dapat sangat memengaruhi jadwal dan anggaran proyek Anda.
Sebagai contoh, proyek konstruksi di Nashville mengalami penundaan yang signifikan yang disebabkan oleh masalah rantai pasokan, terutama ketersediaan trafo, jelas David McGowan, presiden Regent Homes.
NES, penyedia layanan listrik lokal, menghadapi tantangan karena kekurangan tenaga kerja dan masalah pasokan bahan baku yang diperburuk oleh pandemi dan bencana alam baru-baru ini.
Kekurangan ini secara langsung mempengaruhi perusahaan seperti Regent Homes, yang menyebabkan penundaan proyek karena ketidakmampuan untuk menyalakan bangunan dan menyelesaikan konstruksi.
Salah satu solusi efektif untuk mengatasi gangguan tersebut adalah dengan mendiversifikasi basis pemasok Anda.
Dengan mengambil bahan dari beberapa pemasok, Anda dapat mengurangi risiko gangguan dari satu sumber.
Strategi ini membantu memastikan bahwa Anda memiliki opsi alternatif yang tersedia jika salah satu pemasok menghadapi tantangan atau penundaan.
Selain itu, sangat penting untuk menjaga daftar pemasok yang dapat diandalkan yang diperbarui secara berkala.
Memiliki daftar pemasok tepercaya memungkinkan Anda untuk dengan cepat beralih dan mendapatkan bahan dari sumber alternatif saat dibutuhkan.
Terakhir, menjaga komunikasi terbuka dengan pemasok sangat penting untuk menangani gangguan rantai pasokan.
Dengan membina hubungan yang transparan dan kolaboratif dengan pemasok Anda, Anda dapat terus mendapat informasi tentang potensi tantangan atau keterlambatan dalam rantai pasokan.
Hal ini juga dapat membantu mengantisipasi gangguan dan menerapkan rencana kontinjensi untuk mengatasinya secara efektif.
Meskipun gangguan rantai pasokan tidak dapat dihindari dalam industri konstruksi, mendiversifikasi basis pemasok Anda, mempertahankan daftar pemasok yang dapat diandalkan, dan membina komunikasi terbuka dengan mereka adalah strategi utama untuk mengurangi dampak gangguan pada proyek Anda dan mengatasi tantangan ini.
Mencegah Kehilangan dan Pencurian Inventaris
Sayangnya, lokasi konstruksi rentan terhadap pencurian dan kehilangan material, peralatan, dan perkakas, yang dapat sangat mengganggu upaya pengelolaan inventaris konstruksi secara efektif.
Sebagai contoh, perkakas senilai 656.000.000 dicuri dari lokasi konstruksi di sisi utara kampus UC Berkeley.
Dan ini bukanlah insiden yang terisolasi.
Namun, ini bukan hanya tentang alat dan bahan.
Ini juga tentang peralatan yang mahal, seperti yang dijelaskan oleh Billy Porter, direktur manajemen risiko di Cable East Inc, sebuah perusahaan konstruksi telekomunikasi yang berbasis di timur laut Georgia:
"Kami sering kali memiliki peralatan senilai setengah juta dolar yang bermalam di lokasi kerja. Itulah sifat alami dari pekerjaan kami."
Perusahaan ini menggunakan berbagai jenis alat berat, seperti ekskavator dan bor khusus, yang beratnya berton-ton dan harganya mencapai 750.000 dolar.
Sayangnya, ini adalah target yang menggiurkan bagi para pencuri.
Namun, seiring dengan kemajuan teknologi, semakin banyak solusi yang tersedia untuk mencegah kehilangan dan pencurian inventaris.
Langkah-langkah keamanan seperti pagar, kamera pengintai, dan sistem kontrol akses dapat mencegah pencurian di lokasi konstruksi.
Terkadang, yang Anda butuhkan hanyalah perangkat lunak pelacakan aset yang baik seperti GoCodes kami, yang bekerja melalui pelacakan GPS secara real-time.
Dengan GoCodes, Anda bisa menandai item inventaris seperti peralatan yang mahal dan mengatur pagar geografis di sekitar area yang ditentukan.
Jika aset bergerak di luar zona yang ditentukan, Anda akan menerima notifikasi secara real-time, dan Anda bisa langsung mengambil tindakan.
Cable East memperkirakan bahwa penggunaan sistem serupa dengan pelacakan GPS untuk inventaris telah menghemat 41.000 juta melalui pemulihan peralatan yang berhasil.
Porter menjelaskan cara kerjanya:
"Kami bisa melacak aset dengan GPS dan memberi tahu penegak hukum. Mereka mengamankan lokasi kejadian dan kami dapat, secara real time, menyediakan semua yang dibutuhkan oleh orang-orang kami, mulai dari nota penjualan hingga sertifikat, untuk memperkuat kepemilikan kami."
Selain solusi teknologi, melakukan audit inventaris secara rutin juga akan membantu Anda mengidentifikasi barang yang hilang.
Seperti yang Anda lihat, pencurian dan kehilangan inventaris tidak harus menjadi kenyataan di lokasi konstruksi Anda. Itu-jika Anda menggunakan beberapa solusi yang telah kami sebutkan.
Kesimpulan
Memang, mengelola inventaris konstruksi menghadirkan banyak sekali tantangan-mulai dari melacak inventaris di berbagai lokasi hingga menangani gangguan rantai pasokan dan ketidakakuratan perkiraan.
Namun, semua itu bisa diatasi.
Solusi yang paling sering digunakan adalah mengadopsi sistem terpusat untuk pelacakan, pemantauan, dan manajemen inventaris secara real-time.
Dilengkapi dengan alat seperti itu, Anda memastikan bahwa inventaris Anda selalu berada di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam jumlah yang tepat.
Dan Anda memahami lebih baik daripada siapa pun bahwa ini adalah satu-satunya resep untuk menyelesaikan proyek konstruksi tepat waktu, sesuai anggaran, dan memuaskan semua pemangku kepentingan.
Sebagai penutup, kami berharap wawasan yang dibagikan hari ini akan memberdayakan Anda untuk mengatasi tantangan-tantangan ini di perusahaan konstruksi Anda-dan mulai mengatasinya.
Sumber:gocodes.com