Meskipun kedua konsep ini berjalan beriringan, ada sedikit perbedaan antara kontrol inventaris dan manajemen inventaris. Pengendalian persediaan menangani stok yang ada di gudang, sedangkan manajemen persediaan melibatkan pergerakan barang secara keseluruhan di seluruh rantai pasokan.
Di bawah ini membandingkan kedua proses tersebut berdasarkan ruang lingkup, tujuan, area yang menjadi perhatian, dan tindakannya.
Cakupan
- Kontrol Inventaris: Persediaan yang ada di gudang.
- Manajemen persediaan: Bahan mentah dan barang jadi selama seluruh siklus hidup produksi.
Sasaran
- Kontrol inventaris: Memastikan stok di gudang cukup dan dalam kondisi baik.
- Manajemen persediaan: Memiliki persediaan yang tepat di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam jumlah yang cukup.
Area yang menjadi perhatian
- Kontrol inventaris:
- Barang apa saja yang ada dalam inventaris?
- Dimanakah letak barang-barang tersebut di gudang?
- Bagaimana kondisi dan status barang-barang tersebut?
- Manajemen persediaan:
- Barang apa yang harus Anda pesan?
- Berapa banyak item yang perlu Anda pesan?
- Kapan sebaiknya Anda memesan barang-barang ini?
Tindakan
- Kontrol inventaris:
- Menerima, menyimpan, dan mengangkut persediaan
- Memeriksa stok barang untuk tanggal kadaluarsa, pembusukan, masalah kualitas, dan lain sebagainya
- Manajemen persediaan:
- Memprediksi permintaan pelanggan berdasarkan data sebelumnya
- Menyusun ulang dan mengelola item inventaris dalam rantai pasokan
Jenis-jenis sistem pengendalian persediaan
Ada dua jenis utama sistem pengendalian persediaan: sistem periodik dan sistem perpetual. Memilih sistem pengendalian persediaan yang tepat akan bergantung pada jenis bisnis, ukuran, dan jenis persediaan. Bagian ini membahas kedua jenis ini secara rinci, mencakup pro dan kontra, serta apa yang terbaik untuk keduanya.
Sistem pengendalian persediaan periodik
Sistem kontrol inventaris periodik berkaitan dengan penghitungan barang secara berulang pada interval tertentu. Dalam sistem ini, manajer gudang menghitung inventaris mereka secara manual setiap bulan, triwulan, atau tahunan. Periode yang tepat tergantung pada kebutuhan dan aktivitas bisnis organisasi.
Kelebihan Sistem ini relatif sederhana dan mudah dikelola untuk persediaan yang lebih kecil. Tidak memerlukan teknologi dan peralatan khusus, sehingga lebih mudah untuk melatih individu.
- Kekurangan: Ini menjadi proses yang panjang untuk perusahaan dengan persediaan yang besar. Proses penghitungan manual juga sangat rentan terhadap kesalahan manusia.
- Terbaik untuk: Sistem periodik sangat ideal untuk perusahaan kecil dengan inventaris minimal. Sistem ini juga paling cocok untuk bisnis yang menjual produk khusus dan menghitung barang berukuran besar.
Sistem kontrol persediaan perpetual
Sistem kontrol inventaris abadi menyediakan penghitungan tingkat inventaris yang akurat secara real-time. Sistem ini menggunakan teknologi, seperti barcode dan tag Radio Frequency Identification (RFID), untuk melacak produk. Informasi tersebut kemudian dicatat dalam database terpusat yang dapat diakses dengan mudah oleh manajer gudang.
- Kelebihan: Metode ini menghilangkan kebutuhan untuk penghitungan manual. Metode ini memberi manajer gudang gambaran tentang jumlah inventaris mereka selama periode waktu tertentu. Dengan demikian, hal ini mendorong pengambilan keputusan berbasis data untuk penjualan, pemesanan, dan manajemen inventaris.
- Kekurangan: Perangkat lunak manajemen inventaris bisa jadi mahal untuk dipelihara. Selain itu, perangkat lunak ini mungkin tidak dapat menangkap ketidaksesuaian karena pencurian produk, kehilangan, kerusakan, dan kesalahan pemindaian.
- Terbaik untuk: Sistem perpetual bekerja paling baik untuk perusahaan dengan banyak lokasi. Sistem ini juga bagus untuk bisnis yang memiliki persediaan dalam jumlah besar.
Teknik kontrol persediaan
Pengendalian inventaris melibatkan berbagai teknik untuk memantau pergerakan stok di gudang. Empat metode pengendalian inventaris yang populer termasuk analisis ABC; Masuk Terakhir, Keluar Pertama (LIFO) dan Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO); pelacakan batch; dan stok pengaman. Bagian ini menjelaskan bagaimana masing-masing metode ini berfungsi dan bagaimana metode tersebut dapat mendukung bisnis Anda.
Teknik Pengendalian Persediaan
Analisis ABC
Analisis ABC dalam pengendalian inventaris mengklasifikasikan stok berdasarkan tingkat kepentingan, harga, dan volume penjualan. Kriteria ini menentukan jumlah barang yang akan dibawa perusahaan ke pasar.
Seperti namanya, analisis ini terdiri dari beberapa kategori berikut:
- Kelas A - barang mahal dan berkelas tinggi dengan kontrol ketat dan persediaan kecil
- Kelas B - barang dengan harga rata-rata, prioritas menengah dengan volume penjualan dan persediaan sedang
- Kelas C - barang bernilai rendah, berbiaya rendah dengan penjualan tinggi dan persediaan besar
Menerapkan analisis ABC pada pengendalian inventaris memungkinkan bisnis untuk meminimalkan biaya penyimpanan produk sekaligus memaksimalkan pengembalian stok.
LIFO dan FIFO
Kedua teknik pengendalian inventaris ini mengatur bagaimana barang inventaris masuk dan keluar dari gudang berdasarkan tanggal kedatangannya. Prioritas akan tergantung pada jenis produk yang tersedia di fasilitas penyimpanan.
Dengan menggunakan metode LIFO, gudang akan mengeluarkan barang yang paling baru kepada pelanggan terlebih dahulu. Hal ini mencegah produk menjadi busuk saat dikirim ke pasar.
Namun dengan teknik FIFO, gudang memprioritaskan stok yang lebih lama untuk diproses dan dikirim. Dengan cara ini, mereka dapat menjaga produk tetap segar ketika pelanggan menerimanya.
Pelacakan batch
Pelacakan batch juga merupakan cara yang bagus untuk mengatur stok barang di fasilitas gudang. Dalam metode ini, barang dengan tanggal produksi dan bahan yang sama dikelompokkan bersama. Dengan melakukan hal ini, manajer gudang dapat melacak informasi berikut:
- Dari mana barang berasal
- Ke mana tujuan barang tersebut
- Kapan barang akan kedaluwarsa
Stok pengaman
Stok pengaman melibatkan penyediaan sejumlah barang tambahan sebagai tindakan pencegahan untuk menghadapi gejolak pasar. Jumlahnya harus lebih dari rata-rata permintaan atau penggunaan produk.
Stok pengaman berfungsi sebagai jaring pengaman, jika permintaan pelanggan melebihi jumlah yang diproyeksikan. Ini juga melindungi mereka dari ketidakpastian dalam kinerja pasokan, seperti penundaan pengiriman.
Kiat untuk memulai
Setelah membahas jenis dan teknik yang digunakan dalam sistem kontrol inventaris, sekarang saatnya untuk mempraktikkan langkah-langkah tersebut. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memulai proses pengendalian inventaris.
- Mulailah dengan rencana pengendalian inventaris - Rencana ini harus membahas pergerakan barang dari produksi ke penjualan dan penghapusan dari basis data inventaris.
- Terapkan - Menjalankan rencana pengendalian inventaris termasuk menetapkan metrik dan perkiraan untuk bulan-bulan berikutnya. Anda juga dapat menyesuaikan strategi manajemen stok sesuai kebutuhan.
- Konsistensi adalah kunci dalam melabeli produk - Temukan sistem yang sesuai untuk perusahaan Anda dan patuhi. Pertimbangkan untuk menggunakan barcode, RFID, dan Stock Keeping Unit (SKU).
- Tetapkan titik pemesanan ulang - Praktik ini secara sistematis mengisi kembali stok barang Anda pada periode tertentu sehingga Anda dapat mengendalikan waktu tunggu dengan lebih baik. Metode analisis ABC adalah alat yang berguna untuk melakukan hal ini.
- Selalu sediakan stok barang penting - Identifikasi barang mana yang penting bagi bisnis Anda dan pastikan barang tersebut tidak pernah kehabisan stok.
- Tinjau pengiriman produk - Baca slip pengepakan dan periksa produk untuk mengetahui adanya kerusakan untuk mencegah kehilangan inventaris.
- Lakukan audit gudang secara teratur - Personel gudang dapat memeriksa stok mereka dari kerusakan, pencurian, dan potensi kesalahan manusia. Dengan melakukan hal ini, tim akuntansi akan menerima informasi yang akurat tentang jumlah dan biaya inventaris Anda. Cara terbaik adalah menggunakan daftar inventaris digital untuk menyederhanakan proses ini.
Bagaimana pelatihan dapat membantu anda menerapkan praktik terbaik
Selain memiliki manual operasional yang jelas dan komprehensif untuk kontrol inventaris, sangat penting untuk mengomunikasikannya secara efektif kepada para pekerja Anda. Di sinilah perlunya pelatihan.
Dengan pelatihan pengendalian inventaris yang baik, Anda dapat secara efektif memperkuat praktik terbaik yang diuraikan dalam manual operasional dan Prosedur Operasional Standar (SOP) Anda. Selain kualitas kerja yang lebih tinggi dan produktivitas yang lebih baik, pelatihan ini juga dapat membantu pekerja Anda menjadi lebih sadar akan potensi masalah dan lebih proaktif dalam mencegah terjadinya kecelakaan di sepanjang jalan.
Ucapkan selamat tinggal pada hari-hari pelatihan dan manual pengoperasian yang membosankan. Dengan fitur Pelatihan SafetyCulture (sebelumnya iAuditor), Anda dapat dengan mudah mengubah instruksi kerja menjadi slide pelatihan yang interaktif, menarik secara visual, dan mudah dipahami.
Namun, tidak hanya itu - Anda juga dapat membuat pelatihan ini dapat diakses oleh tim Anda menggunakan perangkat pilihan mereka. Dan dengan akses offline dari SafetyCulture Training, mereka bisa mengasah keterampilan mereka bahkan tanpa koneksi internet.
Maksimalkan inventaris gudang anda dengan safetyculture
Safetyculture sebagai perangkat lunak kontrol inventaris
Sebagai perangkat lunak manajemen inventaris, SafetyCulture membantu manajer gudang dalam meningkatkan sistem manajemen inventaris mereka. Hal ini memungkinkan mereka untuk melakukan audit gudang untuk memeriksa apakah ada produk yang hilang, dicuri, atau dalam kondisi buruk. Platform ini juga mengurangi kesalahan manusia melalui sistem pelacakan inventaris yang terdigitalisasi.
Dengan SafetyCulture, Anda dapat melakukan tindakan berikut:
- Mengedit dan mengisi daftar periksa digital yang telah dibuat sebelumnya untuk pemeriksaan gudang Anda
- Menjadwalkan inspeksi gudang secara otomatis
- Melacak barang dalam inventaris Anda menggunakan perangkat seluler genggam
- Memantau tren dalam kontrol inventaris dengan dasbor analitik yang canggih
- Secara proaktif mengisi stok yang hilang, rusak, atau busuk menggunakan Actions
- Melatih karyawan tentang praktik pengendalian inventaris yang efektif dan menstandarkan praktik terbaik dalam organisasi.
- Mengelola aset organisasi Anda untuk memastikan keamanan dan kualitasnya untuk operasi gudang
Disadur dari: safetyculture.com