Dengan menciptakan satu sistem TI yang mampu menyimpan dan mengambil pengetahuan dan pengalaman kolektif dari tenaga kerja suatu pengetahuan, manajemen pengetahuan membagikan keahlian di antara para karyawan. Hal ini memungkinkan peningkatan efisiensi, peningkatan kapasitas pengambilan keputusan, dan penyelesaian masalah yang lebih cepat dan akurat.
Selain itu, manajemen pengetahuan membantu mendorong inovasi. Dengan akses yang mudah untuk berbagi ide, pengalaman, dan informasi terkini, karyawan memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk berpikir di luar kebiasaan dan membuat perubahan budaya yang penting untuk menyesuaikan perusahaan mereka agar dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang dengan lebih baik.
Manajemen pengetahuan juga dapat membantu mengurangi pergantian karyawan, dengan memberikan karyawan wawasan tingkat lanjut tentang bagaimana melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif. Namun yang paling penting, manajemen pengetahuan memungkinkan bisnis untuk tetap kompetitif. Dengan berbagi pengalaman dan informasi melalui alat yang mudah digunakan, bisnis menjadi lebih fleksibel dan cerdas, lebih siap untuk menemukan masalah dengan lebih mudah dan berinovasi dengan lebih cepat.
Tujuan manajemen pengetahuan
Secara keseluruhan, tujuan dari manajemen pengetahuan sangatlah mudah: Untuk memfasilitasi pembelajaran dan adaptasi organisasi guna mengoptimalkan pengambilan keputusan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Peristiwa apa yang mendorong manajemen pengetahuan?
Meskipun manajemen pengetahuan yang efektif dapat memberikan keuntungan yang signifikan bagi organisasi mana pun, seringkali kebutuhan akan sistem semacam itu tidak disadari hingga diperlukan oleh suatu peristiwa atau kejadian tertentu. Hal ini dapat mencakup:
- Merger atau akuisisi yang mendorong kebutuhan akan pengetahuan yang terkodifikasi dan mendorong tim untuk berbagi keahlian.
- Karyawan kunci yang pensiun atau meninggalkan posisinya, yang memberikan kesempatan untuk menangkap pengetahuan mereka untuk diteruskan.
- Perekrutan yang akan datang membantu dalam pelatihan karyawan baru.
Proses manajemen pengetahuan
Meskipun tidak ada prosedur standar untuk membangun sistem manajemen pengetahuan yang bekerja, langkah-langkah berikut menjelaskan proses manajemen pengetahuan yang paling umum.
Menangkap pengetahuan
Perusahaan dapat menggunakan sistem layanan mandiri karyawan (ESS) untuk membuat, menjadwalkan, dan membagikan konten penting kepada departemen dan karyawan melalui berbagai saluran. Ini termasuk email massal, pengumuman, tautan, dan konten lainnya untuk didistribusikan melalui tenaga kerja. Penerima dapat disaring berdasarkan berbagai kriteria, seperti jabatan dan lokasi.
Grafik yang menguraikan proses manajemen pengetahuan.
Menyusun pengetahuan
Penataan melibatkan pembuatan menggunakan templat atau formulir, yang membantu menjaga agar basis pengetahuan tetap konsisten dan mudah diakses oleh pengguna.
Berbagi pengetahuan
Agar manajemen pengetahuan dapat memberikan dampak positif, pengguna harus menyadari bahwa pengetahuan tersebut tersedia. Artikel dan sumber daya pengetahuan harus dibagikan secara bebas melalui saluran yang diketahui oleh anggota tim, dan setiap pertanyaan terbuka yang dapat dijawab dengan pengetahuan yang relevan harus dirujuk ke KM.
Menganalisis pengetahuan
Tidaklah cukup hanya dengan membuat basis pengetahuan dan kemudian meninggalkannya. Setelah artikel dan sumber daya lainnya tersedia, tinjau secara teratur mana yang digunakan, mana yang tidak, dan apakah ada kesenjangan pengetahuan yang masih perlu diisi.
Menggunakan kembali pengetahuan
Edukasi seharusnya merupakan upaya kelompok. Pertanyaan yang telah diajukan oleh pengguna lain dapat diakses oleh semua orang, termasuk solusi yang mungkin telah ditemukan untuk menyelesaikan masalah secara efektif. Karyawan dan manajer dapat dengan mudah melihat permintaan yang terbuka, meninjau permintaan sebelumnya, dan memeriksa status permintaan tertentu yang sedang berjalan, semuanya dari satu halaman.
Meningkatkan pengetahuan
Pengguna secara teratur meninjau pengetahuan saat mereka terus meneliti artikel, memberikan umpan balik dan memungkinkan perbaikan untuk iterasi di masa mendatang.
Apa saja manfaat dari manajemen pengetahuan?
Manajemen pengetahuan untuk pengalaman karyawan yang lebih baik karyawan lebih cenderung dipertahankan dan senang ketika mereka memiliki akses ke wawasan dan kesempatan untuk berbagi pengetahuan untuk meningkatkan pengalaman rekan kerja mereka. Hal ini memungkinkan peningkatan kolaborasi, pengambilan keputusan yang lebih cepat, dan efisiensi yang lebih baik dalam perusahaan.
KM dalam proses orientasi
Pengalaman orientasi yang lebih baik meningkatkan tingkat retensi dan produktivitas. Manajemen pengetahuan adalah cara yang cepat dan mudah untuk meningkatkan proses orientasi dan berbagi pengetahuan dengan karyawan, yang membantu karyawan baru untuk mengembangkan gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka, belajar bagaimana cara terbaik untuk menyelesaikan tugas, dan menentukan siapa yang dapat membantu mereka menyelesaikan apa yang perlu mereka lakukan. Basis pengetahuan mempercepat proses orientasi dengan tur sistem yang komprehensif dan menjalankan prosedur, yang menyederhanakan prosesnya.
KM dalam perjalanan karyawan
Perjalanan karyawan mencakup setiap langkah yang diambil karyawan sebagai bagian dari pekerjaan mereka di sebuah organisasi, mulai dari saat karyawan melamar pekerjaan hingga saat mereka pindah ke pekerjaan lain. Hal ini mengidentifikasi momen-momen yang penting, yang membantu peningkatan perjalanan tersebut. Momen-momen penting termasuk hari pertama mereka di perusahaan, tinjauan kinerja pertama mereka, atau promosi apa pun yang mungkin mereka terima. Manajemen pengetahuan mengantisipasi informasi yang dibutuhkan karyawan di setiap tahap, mengurangi gesekan dan membantu mereka tetap termotivasi dan terlibat.
KM untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan
Sistem KM yang efektif tidak hanya menyoroti bidang keahlian yang ada di dalam sebuah perusahaan, namun juga menyoroti bidang-bidang di mana pengetahuan yang dimiliki masih kurang. Dengan mengidentifikasi kesenjangan dalam kompetensi inti, pimpinan perusahaan dapat mengambil langkah untuk memenuhi kebutuhan ini-melalui peningkatan pelatihan, perekrutan karyawan baru, membangun struktur perusahaan baru, dll.
KM dalam keamanan data
Sistem manajemen pengetahuan menyediakan akses terkontrol, kontrol versi, dan fitur enkripsi, yang melindungi setiap pengetahuan yang mewakili data kepemilikan. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko akses yang tidak sah, namun juga membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan perlindungan data dan menjaga kepercayaan para pemangku kepentingan.
KM dalam menjaga pengetahuan perusahaan
Perusahaan mengumpulkan pengetahuan institusional yang berharga dari waktu ke waktu. Sistem manajemen pengetahuan bertindak sebagai repositori, menjaga memori institusional ini bahkan ketika karyawan datang dan pergi. Kesinambungan ini memastikan bahwa informasi penting, proses, dan praktik terbaik dipertahankan, mencegah hilangnya pengetahuan penting dan mendorong stabilitas perusahaan jangka panjang.
Disadur dari: servicenow.com