Peningkatan proses dan optimalisasi proses bisnis yang berkelanjutan memastikan bahwa produk atau layanan yang diberikan oleh bisnis selaras dengan tren pasar terkini. Rekayasa ulang proses bisnis adalah cara yang efektif untuk meningkatkan produktivitas bisnis dan kualitas layanan pelanggan dengan memulai ulang dan mendesain ulang proses bisnis inti.
Apa yang dimaksud dengan rekayasa ulang proses bisnis?
Untuk maju dalam bisnis, tidak cukup jika organisasi membatasi kemampuan mereka pada kemampuan bertahan hidup saja, mereka perlu mengubah setiap hambatan menjadi peluang pembelajaran. Daripada memaksakan segala sesuatunya berjalan seperti yang anda harapkan, terkadang Anda perlu melangkah mundur dan menilai kembali fungsi-fungsi bisnis inti. Rekayasa ulang proses bisnis mengharuskan bisnis untuk kembali ke papan tulis dan menjabarkan tugas-tugas dasar. Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering/BPR) adalah desain radikal dari proses bisnis inti untuk mencapai peningkatan yang signifikan dalam produktivitas, kualitas, dan waktu siklus.
Michael Hammer adalah pemikiran ulang yang mendasar dan desain radikal dari proses bisnis untuk mencapai peningkatan yang signifikan dalam ukuran kinerja bisnis yang kritis dan kontemporer seperti biaya, kualitas, layanan pelanggan, dan kecepatan. Perusahaan yang mengeksplorasi BPR memikirkan kembali proses yang ada untuk memberikan nilai lebih kepada pelanggan. Strategi rekayasa ulang harus lebih fokus pada kebutuhan nasabah dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan penyebaran data dan pengambilan keputusan.
Rekayasa proses bisnis melibatkan desain ulang alur kerja proses dengan menghilangkan langkah-langkah yang berulang dan berlebihan dengan menganalisis alur kerja manusia dan otomatis yang ada. Pada bisnis menengah hingga besar, redundansi proses dapat menumpuk dari waktu ke waktu dan menjadi kebiasaan lama yang tertanam kuat dalam cara bisnis dijalankan. BPR adalah metodologi perbaikan proses yang telah terbukti yang memungkinkan organisasi untuk memotong hambatan lama yang mungkin menghambat perbaikan organisasi dan optimalisasi biaya.
Makna sebenarnya dari rekayasa ulang proses bisnis terletak pada pendekatan analitis dan preskriptif untuk mengevaluasi kerangka alternatif proses bisnis inti. Proses pengembangan produk bisnis adalah salah satu yang didefinisikan ulang oleh rekayasa ulang proses. Ini bukan hanya sekedar perubahan, tetapi transformasi radikal untuk perbaikan proses yang drastis. Rekayasa ulang proses dicapai melalui perombakan total pada struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, model pelatihan, penggunaan teknologi informasi, dan sistem manajemen kinerja. Terlepas dari jenis dan skala BPR, persyaratan penting untuk semua proyek BPR adalah komunikasi yang lancar di seluruh organisasi.
Organisasi merekayasa ulang dua bidang utama bisnis mereka: pertama adalah penggunaan teknologi modern untuk meningkatkan penyebaran data dan pengambilan keputusan dan yang kedua adalah mengubah organisasi fungsional untuk membentuk tim fungsional. Rekayasa ulang proses dimulai dengan penilaian tingkat tinggi terhadap misi, strategi, dan kebutuhan pelanggan organisasi. Setelah organisasi memikirkan kembali apa yang seharusnya dilakukan, organisasi dapat memutuskan rute terbaik untuk mencapainya.
Perlunya rekayasa ulang proses bisnis
Makna sebenarnya dari rekayasa ulang proses terletak pada perubahan pada 4 disiplin bisnis utama - organisasi, teknologi, strategi, dan manusia. Kebutuhan akan rekayasa ulang proses bisnis muncul dalam beberapa hal dalam sebuah bisnis. Bagaimana anda tahu jika sudah waktunya untuk merombak bisnis? Proses bisnis harus ditinjau secara teratur untuk menentukan apakah rekayasa ulang proses diperlukan.
Mengapa proses bisnis harus ditinjau secara teratur?
- Di suatu tempat di dalam proses bisnis, status quo yang mengakar telah ditetapkan oleh karyawan. Karyawan ini mungkin menimbun pengetahuan dan tanggung jawab yang membuat mereka sangat diperlukan oleh organisasi.
- Kompetitor Anda mungkin menggerogoti basis pelanggan Anda karena proses bisnis yang rawan kesalahan dalam organisasi Anda.
- Meskipun mencapai pertumbuhan bisnis yang luar biasa, keuntungan bisnis menurun.
- Jika bisnis Anda menunjukkan tanda-tanda di atas, maka perlu dilakukan perbaikan proses. Pertanyaan selanjutnya adalah seberapa sering tinjauan proses diperlukan. Ketika salah satu dari situasi di atas ditemukan, maka itu adalah waktu yang tepat untuk rekayasa ulang proses. Organisasi yang mempekerjakan analis proses sering melakukan tinjauan proses. Bagaimana cara mengetahui proses mana yang perlu direkayasa ulang? Tergantung pada masalahnya, proses yang bersangkutan perlu dirombak.
Masalah umum yang memerlukan rekayasa ulang proses adalah:
- Meningkatnya keluhan pelanggan dan permintaan pengembalian dana
- Meningkatnya stres, perselisihan, dan pergantian karyawan
- Gangguan dalam operasi bisnis setelah karyawan yang berpengalaman berhenti atau mengambil cuti panjang
- Profitabilitas yang turun dengan cepat
- Gangguan yang sering terjadi pada arus kas
- Meningkatkan tingkat persediaan
- Ketidakmampuan untuk memenuhi pesanan pelanggan tepat waktu
- Penutupan pembukuan membutuhkan waktu lama
- Prospek penjualan tidak ditindaklanjuti dengan cepat
- Bisnis yang menghadapi satu atau lebih situasi di atas harus mempertimbangkan untuk merekayasa ulang proses mereka.
Mengapa perusahaan melakukan rekayasa ulang proses bisnis?
Mengapa perusahaan menggunakan rekayasa ulang proses bisnis? Alasan yang jelas adalah bahwa perusahaan menggunakan rekayasa ulang proses bisnis untuk meningkatkan kinerja proses utama yang mempengaruhi kinerja bisnis. Berikut adalah alasan utama mengapa bisnis melakukan proses rekayasa ulang. Mengurangi biaya dan waktu siklus dengan memotong aktivitas yang tidak produktif dan menempatkan pekerjaan di lingkungan yang paling efisien dan efektif.
Mengatur ulang tenaga kerja berdasarkan tim untuk mengurangi kebutuhan akan beberapa lapisan manajemen, mempercepat arus informasi, dan menghilangkan kesalahan dan pengerjaan ulang yang diakibatkan oleh beberapa handoff. Meningkatkan kualitas produk dan layanan dengan menstandarisasi dan mengotomatisasi pekerjaan untuk mengurangi kesalahan dan memungkinkan pekerja untuk fokus pada aktivitas yang bernilai lebih tinggi. Otomatisasi juga mengurangi fragmentasi pekerjaan dan menetapkan kepemilikan proses yang jelas.
Fase rekayasa ulang proses bisnis
Sebelum kita masuk ke fase-fase rekayasa ulang proses, mari kita pahami terlebih dahulu tujuan dari BPR. Berikut ini adalah tujuan utama dari BPR:
- Mengurangi biaya bisnis dan waktu proses secara drastis: BPR mengurangi biaya dan waktu siklus dengan menghilangkan aktivitas yang tidak produktif dan membebaskan karyawan yang melakukannya. Perusahaan oleh tim mengurangi kebutuhan akan lapisan manajemen, mempercepat arus informasi, dan menghilangkan kesalahan atau pengerjaan ulang karena beberapa handoff.
- Meningkatkan kualitas layanan nasabah secara signifikan: BPR meningkatkan kualitas pekerjaan dengan mengurangi fragmentasi pekerjaan dan menetapkan kepemilikan yang jelas atas tugas-tugas individu. Dengan cara ini, karyawan mengetahui hasil kerja mereka dan dapat mengukur kinerja mereka berdasarkan umpan balik proses.
- Menemukan kembali aturan dasar bisnis: proses bisnis yang tidak terencana dan diimplementasikan dengan baik mengakibatkan pemborosan sumber daya dan waktu. Aturan dasar bisnis yang menjadi dasar proses perlu diciptakan kembali untuk mengikuti perkembangan pasar dan kebutuhan bisnis.
- Meningkatkan kepuasan nasabah: BPR merampingkan proses bisnis untuk meningkatkan produktivitas. Produktivitas yang lebih baik akan menghasilkan kepuasan nasabah yang lebih baik.
- Meningkatkan efektivitas pembelajaran organisasi: BPR menciptakan peluang pembelajaran baru bagi karyawan.
- Rekayasa ulang proses bisnis diimplementasikan dalam 3 fase, yaitu fase analisis, desain, dan implementasi. Implementasi dari semua fase ini harus diikuti dengan komunikasi di seluruh perusahaan.
Fase analisis BPR dimulai dengan analisis proses yang akan direkayasa ulang. Persyaratan untuk proses baru diramalkan dengan berfokus pada kebutuhan nasabah saat ini dan di masa depan, menganalisis apa yang saat ini dicapai oleh proses lama, menciptakan visi tentang apa yang ingin dicapai oleh proses yang direkayasa ulang, dan memusatkan perhatian pada perbedaan di antara keduanya.
Tujuan utama dari tahap analisis adalah untuk memberikan pemahaman yang mendalam kepada tim rekayasa ulang tentang realitas. Jika kebutuhan mendesak untuk perubahan proses terungkap dalam fase analisis, tim rekayasa ulang melanjutkan dengan fase desain.
Fase desain BPR berkaitan dengan desain proses rekayasa ulang yang dimulai dengan pemetaan proses baru hingga pengembangan rencana manajemen perubahan. Di antara langkah pemetaan dan langkah rencana pengembangan perubahan, pekerjaan didefinisikan ulang dan didesain ulang serta teknologi dan sumber daya organisasi yang tersedia dievaluasi.
Tahap implementasi BPR melibatkan pelaksanaan proses/langkah-langkah yang direkayasa ulang, pengujian langkah-langkah/proses baru, dan pengumpulan umpan balik kinerja. Proses baru diuji, dan kinerjanya dievaluasi melalui umpan balik. Perbaikan proses bisnis yang berkesinambungan akan meningkatkan pengalaman nasabah yang lebih baik.
Disadur dari: cflowapps.com