Pendahuluan: Krisis Perawatan Gedung Pemerintah di Indonesia

 

Gedung pemerintah bukan hanya simbol pelayanan publik, tapi juga representasi dari tata kelola aset negara yang efisien. Namun, kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa banyak gedung pemerintah di Indonesia mengalami degradasi fungsi dan estetika akibat buruknya sistem pemeliharaan. Latar belakang ini menjadi dasar dilakukannya penelitian oleh Khairina dan Yusuf Latief dari Universitas Indonesia, yang mengembangkan Quality Management System (QMS) berbasis risiko untuk memperbaiki proses pemeliharaan tersebut.

 

Mengapa Sistem Manajemen Kualitas Diperlukan?

 

Menurut Peraturan Presiden No. 73 Tahun 2011, gedung pemerintah merupakan aset negara yang harus dikelola secara optimal. Sayangnya, laporan dan studi lapangan menunjukkan seringnya terjadi kesalahan fungsi, kekurangan dokumentasi, hingga kerusakan fisik akibat absennya sistem perawatan terstruktur.

 

Peneliti menyadari bahwa:

• Pemeliharaan tidak terencana mengakibatkan pemborosan anggaran.
• Ketidakteraturan SOP dan kompetensi staf menurunkan kualitas pekerjaan.
• Tidak adanya sistem manajemen risiko menyebabkan kegagalan berulang.

 

Metodologi: Kombinasi Delphi, Kuesioner, dan Studi Kasus

 

Penelitian ini menggunakan pendekatan metode Delphi dan survey kuesioner terhadap 44 responden dari berbagai instansi pemerintah dan swasta. Data dianalisis secara kualitatif dan deskriptif untuk memetakan risiko dalam setiap tahapan aktivitas pemeliharaan gedung.

 

Langkah-langkah utama penelitian:

1. Validasi terhadap struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan.

2. Penjabaran 41 aktivitas dalam 4 proses bisnis utama pemeliharaan.

3. Identifikasi risiko pada tiap aktivitas.

4. Peringkat risiko menggunakan matriks probabilitas-dampak.

5. Penyusunan 24 aksi pengembangan QMS berbasis risiko.

 

Temuan Utama: 8 Risiko Tertinggi dalam Pemeliharaan Gedung Pemerintah

 

Dari 77 risiko yang berhasil diidentifikasi, berikut adalah 4 risiko paling tinggi (kategori “high”) berdasarkan nilai skoring:

• Pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai spesifikasi teknis (skor 0,171)
• Pengawasan tidak dilakukan dengan benar (skor 0,169)
• Kesalahan perhitungan volume pekerjaan (skor 0,164)
• Kesalahan opname lapangan (skor 0,162)

 

Risiko-risiko ini bukan hanya berpotensi mengganggu operasional gedung, tetapi juga dapat menyebabkan pemborosan anggaran dan kerugian fungsi.

 

Strategi Solusi: 24 Aksi Pengembangan QMS

 

Peneliti merumuskan 24 aksi sebagai penguatan sistem manajemen mutu berbasis risiko. Di antaranya:

• Penambahan SOP pemeriksaan HPS dan RAB/RKS sebelum proses lanjut.
• Penguatan tahapan inspeksi lapangan dan dokumentasi hasil kerja.
• Checklist kompetensi tenaga kerja dan pengawasan berkala.
• Pembuatan berita acara tinjauan lapangan secara periodik.

 

Penerapan solusi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga mengurangi ketergantungan pada pengawasan manual.

 

Studi Kasus dan Relevansi Lapangan

 

Sebagai contoh nyata, peneliti mengutip situasi di Gedung Rumah Negara, di mana pemeliharaan sering tidak sesuai dengan standar fungsi awal. Hal ini diperparah oleh kurangnya dokumentasi, staf yang tidak kompeten, dan rendahnya kesadaran pengguna gedung.

Tren ini mencerminkan tantangan yang dialami banyak institusi pemerintah, bahkan di negara lain. Studi oleh Ali dan Chua (2016) di Malaysia menunjukkan masalah serupa, dengan pembengkakan anggaran karena tidak adanya standar kualitas pemeliharaan yang baku.

 

Opini Kritis: Kelebihan dan Batasan Penelitian

 

Kelebihan:

• Struktur metode yang sistematis dan mudah direplikasi.
• Pendekatan partisipatif dengan melibatkan praktisi lapangan.
• Fokus pada risiko memungkinkan perbaikan preventif, bukan hanya korektif.

 

Batasan:

• Objek penelitian terbatas pada satu jenis instansi.
• Belum menyentuh aspek digitalisasi sistem.

 

Ke depan, pengembangan sistem digital terintegrasi seperti BIM (Building Information Modeling) untuk manajemen pemeliharaan dapat memperkuat implementasi QMS ini.

 

Implikasi Praktis dan Rekomendasi

 

• Pengembangan QMS berbasis risiko ini dapat menjadi acuan nasional dalam:
• Standarisasi SOP pemeliharaan gedung negara.
• Pelatihan staf pemeliharaan dengan kompetensi berbasis risiko.
• Efisiensi anggaran APBN/APBD dalam jangka panjang.

 

Pemerintah dapat mempertimbangkan untuk mengintegrasikan hasil penelitian ini dalam regulasi atau platform digital seperti SIMAK-BMN (Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara).

 

Kesimpulan: Pilar Baru untuk Manajemen Aset Pemerintah

 

Penelitian Khairina dan Yusuf Latief menawarkan landasan kuat bagi pemerintah dalam mengelola aset gedung secara efektif, efisien, dan akuntabel. Dengan pendekatan manajemen kualitas berbasis risiko, pemerintah tidak hanya menjaga nilai ekonomis gedung, tetapi juga memperkuat kepercayaan publik terhadap tata kelola negara.

 

 

Sumber Artikel

 

Khairina, & Latief, Y. (2018). Development of Quality Management System in the Process Implementation Maintenance Risk-Based in Government Building. Proceedings of the International Conference on Industrial Engineering and Operations Management, Bandung, Indonesia.