Perubahan yang direncanakan melibatkan upaya yang disengaja dan sistematis oleh organisasi untuk melakukan modifikasi yang disengaja, sering kali mengikuti proses terstruktur dengan kepemimpinan yang proaktif dan keterlibatan karyawan. Sebaliknya, perubahan yang tidak direncanakan bersifat spontan dan reaktif, merespons dengan cepat kejadian tak terduga seperti kemerosotan ekonomi atau bencana alam, yang sering kali membutuhkan adaptasi segera tanpa strategi yang telah ditetapkan sebelumnya atau partisipasi karyawan yang luas.

Perubahan yang direncanakan
Perubahan terencana mengacu pada upaya yang disengaja dan disengaja oleh organisasi untuk melakukan modifikasi, perbaikan, atau transformasi. Ini adalah pendekatan proaktif di mana para pemimpin dan pemangku kepentingan berkolaborasi untuk mencapai tujuan tertentu, mengatasi masalah yang teridentifikasi, atau beradaptasi dengan lingkungan yang berubah.

Karakteristik:

• Disengaja: Perubahan terencana dimulai melalui proses pengambilan keputusan yang disengaja, dipandu oleh tujuan bisnis dan visi strategis.
• Pendekatan sistematis: Pendekatan ini mengikuti proses yang terstruktur dan terorganisir, biasanya dipandu oleh metodologi manajemen perubahan yang lincah, yang melibatkan diagnosis, perencanaan, implementasi, dan evaluasi.
• Kepemimpinan proaktif: Kepemimpinan memainkan peran proaktif dalam memulai dan memimpin perubahan, menetapkan visi, strategi, dan komitmen yang jelas untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Keterlibatan karyawan: Karyawan sering dilibatkan dalam proses perubahan, dengan masukan dari mereka yang dicari melalui berbagai mekanisme, sehingga menumbuhkan rasa kepemilikan.
• Komunikasi: Komunikasi yang jelas dan transparan adalah komponen kunci, memastikan para pemangku kepentingan mendapat informasi tentang alasan perubahan, hasil yang diharapkan, dan proses yang terlibat.
• Prediktabilitas: Organisasi dapat mengantisipasi dan merencanakan perubahan, yang mengarah pada jadwal yang lebih dapat diprediksi dan hasil yang diharapkan.
• Contoh: Menerapkan sistem manajemen kinerja baru, merestrukturisasi departemen, mengadopsi platform teknologi baru, atau meluncurkan lini produk baru.

Perubahan yang Tidak Direncanakan:

Sebaliknya, perubahan yang tidak direncanakan terjadi secara spontan dan sering kali merupakan reaksi terhadap kejadian tak terduga, krisis, atau faktor eksternal. Perubahan ini tidak diprakarsai melalui proses pengambilan keputusan yang disengaja, melainkan muncul sebagai respons terhadap keadaan yang tidak terduga.

Karakteristik:

• Spontan: Perubahan yang tidak direncanakan sering kali dipicu oleh kejadian atau keadaan yang tidak terduga, sehingga membuat organisasi lengah.
• Kurang dapat diprediksi: Kurang dapat diprediksi dan mungkin tidak memiliki proses yang terstruktur, karena kebutuhan akan perubahan muncul secara tiba-tiba.
• Kepemimpinan reaktif: Kepemimpinan bereaksi terhadap situasi daripada secara proaktif memulai perubahan, dengan fokus pada pengambilan keputusan dan manajemen krisis.
• Keterlibatan karyawan yang terbatas: Dalam beberapa kasus, keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan keputusan mungkin terbatas, terutama jika perubahan tersebut merupakan respons cepat terhadap krisis.
• Komunikasi: Komunikasi mungkin lebih bersifat langsung dan didorong oleh krisis, dengan fokus pada penanganan tantangan-tantangan yang ada.
• Kemampuan beradaptasi: Organisasi perlu beradaptasi dengan cepat terhadap keadaan yang tidak terduga, dan mungkin hanya ada sedikit waktu untuk melakukan perencanaan yang menyeluruh.
• Contoh: Menanggapi penurunan ekonomi yang tiba-tiba, mengatasi dampak bencana alam terhadap operasi, atau beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar yang signifikan.

Perbedaan utama terletak pada kesengajaan dan proses perubahan. Perubahan yang direncanakan memiliki tujuan, sistematis, dan dimulai dengan tujuan tertentu, sementara perubahan yang tidak direncanakan bersifat reaktif, sering kali muncul dari keadaan yang tidak terduga, dan membutuhkan adaptasi yang cepat. Kedua jenis perubahan ini menghadirkan tantangan dan peluang yang unik bagi organisasi. Mari kita telusuri perbedaan utama di antara keduanya:

Aspek perubahan yang direncanakan perubahan yang tidak direncanakan

• Inisiasi disengaja dan terarah, diprakarsai oleh organisasi Spontan dan reaktif, sering kali merupakan respons terhadap peristiwa
• Proses sistematis dan terorganisir, mengikuti peta jalan yang jelas Kurang dapat diprediksi, mungkin tidak memiliki proses yang terstruktur
• Peran keepemimpinan keterlibatan kepemimpinan yang proaktif keterlibatan kepemimpinan yang reaktif
• Keterlibatan karyawan sering melibatkan karyawan dalam proses perubahan Keterlibatan karyawan terbatas, terutama dalam krisis
• Komunikasi komunikasi yang jelas dan transparan Komunikasi mungkin lebih bersifat langsung dan didorong oleh krisis
• Prediktabilitas lebih dapat diprediksi, dengan tujuan dan jadwal yang jelas Kurang dapat diprediksi, respons langsung terhadap kejadian yang tidak terduga.
• Contoh menerapkan sistem baru, restrukturisasi, inisiatif strategis menanggapi kemerosotan ekonomi, bencana alam, pergeseran pasar yang tiba-tiba

Manfaat Pengembangan dan Perubahan Organisasi
Meningkatkan produktivitas dan efisiensi memiliki banyak manfaat. Salah satu cara terbaik untuk mendorong hasil positif dalam metrik ini adalah dengan menggunakan struktur pengembangan organisasi yang matang. Pengembangan dan perubahan organisasi digunakan untuk melengkapi organisasi dengan alat yang tepat untuk beradaptasi dan merespons secara positif terhadap perubahan di pasar.

Manfaat dari pengembangan dan perubahan organisasi meliputi hal-hal berikut ini:

1) Pengembangan berkelanjutan
Entitas yang berpartisipasi dalam perubahan dan pengembangan organisasi secara terus menerus mengembangkan model bisnis digital mereka. Pengembangan organisasi menciptakan pola perbaikan yang konstan di mana strategi dikembangkan, dievaluasi, diimplementasikan, dan dinilai untuk hasil dan kualitasnya.

2) Peningkatan komunikasi vertikal dan horizontal
Salah satu manfaat yang cukup besar dari pengembangan organisasi adalah komunikasi, interaksi, dan umpan balik yang efektif dalam sebuah organisasi. Sistem komunikasi yang efektif menyelaraskan karyawan dengan nilai-nilai inti, tujuan, dan sasaran perusahaan. Sistem komunikasi yang terbuka memungkinkan karyawan untuk memahami pentingnya perubahan dalam sebuah organisasi. Pengembangan organisasi yang aktif meningkatkan komunikasi dalam organisasi, dengan umpan balik yang dibagikan secara terus menerus untuk mendorong perbaikan.

3) Pertumbuhan karyawan
Pengembangan dan perubahan organisasi menekankan pada komunikasi yang efektif, yang digunakan untuk mendorong karyawan melakukan perubahan yang diperlukan. Banyak perubahan industri yang membutuhkan program pengembangan karyawan. Sebagai hasilnya, banyak organisasi berupaya meningkatkan keterampilan karyawan mereka untuk membekali mereka dengan keterampilan yang lebih relevan dengan pasar.

4) Peningkatan margin keuntungan
Pengembangan dan perubahan organisasi mempengaruhi laba dalam banyak hal. Sebagai hasil dari peningkatan produktivitas dan inovasi, keuntungan dan efisiensi meningkat. Ada pengurangan biaya secara keseluruhan karena organisasi dapat mengelola perputaran karyawan dengan lebih baik. Akhirnya, setelah penyelarasan tujuan entitas, entitas dapat fokus sepenuhnya pada pengembangan dan kualitas layanan produk, yang mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan.

Kesimpulan
Pengembangan dan perubahan organisasi diperlukan untuk setiap organisasi, dan implementasinya harus dilakukan secara metodis. Jumlah langkah dalam perubahan yang direncanakan dapat bervariasi, tergantung pada organisasi dan jenis industrinya. Meskipun demikian, organisasi harus siap menghadapi perubahan.

Perubahan yang terencana dalam pengembangan organisasi sangat penting, karena membantu organisasi bertransisi ke fase yang lebih produktif. Perubahan membantu membawa ide-ide dan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu, dan memastikan bahwa suatu entitas menguntungkan dan inovatif.

Disadur dari: digitalleadership.com

Organisasi dapat melakukan salah satu atau kombinasi dari perubahan terencana ini berdasarkan kebutuhan, tujuan, dan lingkungan eksternal. Keberhasilan implementasi perubahan terencana sering kali membutuhkan perencanaan yang matang, komunikasi yang efektif, dan keterlibatan para pemangku kepentingan utama. Ada beberapa jenis perubahan terencana, masing-masing disesuaikan untuk mengatasi aspek-aspek spesifik dari struktur, proses, atau budaya organisasi.

Berikut ini beberapa jenis perubahan terencana yang umum terjadi:

1) Perubahan struktural

• Definisi: Melibatkan perubahan struktur organisasi, peran, dan hubungan pelaporan.
• Contoh: Menerapkan hierarki baru, reorganisasi departemen, atau mengubah jalur pelaporan.

2) Perubahan strategis

• Definisi: Bertujuan untuk menyelaraskan organisasi dengan tujuan strategisnya dan merespons perubahan lingkungan eksternal.
• Contoh: Mengalihkan fokus organisasi, memasuki pasar baru, atau mendiversifikasi penawaran produk.

3) Perubahan yang berorientasi pada proses

• Definisi: Berkonsentrasi pada peningkatan proses tertentu dalam organisasi untuk meningkatkan efisiensi.
• Contoh: Menerapkan metodologi ramping, Six Sigma, atau rekayasa ulang proses.

4) Perubahan yang berorientasi pada orang

• Definisi: Berpusat pada aspek manusia dari perubahan, menangani sikap, keterampilan, dan perilaku individu dalam organisasi.
• Contoh: Program pengembangan kepemimpinan, inisiatif pelatihan, atau perubahan sistem manajemen kinerja.

5) Perubahan teknologi

• Definisi: Berfokus pada pengenalan atau peningkatan teknologi untuk meningkatkan efisiensi atau efektivitas.
• Contoh: Menerapkan sistem perangkat lunak baru, meningkatkan perangkat keras, atau mengadopsi proses otomatisasi.

6) Perubahan prosedur

• Definisi: Melibatkan perubahan bagaimana tugas dan proses dilakukan dalam organisasi.
• Contoh: Mengubah metodologi manajemen proyek, merevisi prosedur alur kerja, atau menerapkan prosedur operasi standar yang baru.

7) Perubahan budaya

• Definisi: Berfokus pada perubahan nilai-nilai, kepercayaan, dan perilaku karyawan untuk menumbuhkan budaya organisasi yang diinginkan.
• Contoh: Mempromosikan kolaborasi, inovasi, atau keragaman dan inklusi.

8) Perubahan kebijakan

• Definisi: Meliputi revisi kebijakan dan pedoman organisasi agar lebih selaras dengan tujuan strategis atau perubahan eksternal.
• Contoh: Memperbarui kebijakan SDM, merevisi pedoman etika, atau menerapkan protokol keselamatan baru.

9) Perubahan penggabungan atau akuisisi

• Definisi: Terjadi ketika organisasi bergabung atau ketika satu organisasi mengakuisisi organisasi lain, yang menyebabkan perubahan struktur, budaya, dan proses.
• Contoh: Penggabungan dua departemen, mengintegrasikan budaya perusahaan yang berbeda, atau menyelaraskan kebijakan setelah akuisisi.

10) Perubahan kepemimpinan

• Definisi: Melibatkan perubahan peran kepemimpinan, baik melalui promosi, pensiun, atau restrukturisasi organisasi.
• Contoh: Menunjuk CEO baru, merestrukturisasi tim eksekutif, atau mengubah tanggung jawab kepemimpinan.

11) Inovasi produk atau layanan

• Definisi: Berfokus pada pengenalan produk atau layanan baru atau memperbarui produk atau layanan yang sudah ada secara signifikan.
• Contoh: Meluncurkan lini produk baru, mengadopsi teknologi baru, atau mendiversifikasi penawaran layanan.

12) Perubahan pelatihan dan pengembangan

• Definisi: Bertujuan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan karyawan.
• Contoh: Menerapkan program pelatihan baru, menawarkan peluang pengembangan profesional, atau memperkenalkan inisiatif bimbingan.

Contoh Perubahan Terencana dalam Pengembangan Organisasi:
Perubahan yang direncanakan melibatkan strategi transformasi digital yang komprehensif untuk mengatasi pergeseran dalam industri ritel. Hal ini menunjukkan elemen-elemen kunci dari perubahan yang direncanakan, termasuk penyelarasan strategis, keterlibatan kepemimpinan, keterlibatan karyawan, dan fokus pada peningkatan berkelanjutan.

• Contoh Kehidupan Nyata: Transformasi Digital di Perusahaan Ritel

1. Mengidentifikasi Kebutuhan akan Perubahan:

Perusahaan ritel menyadari adanya peningkatan permintaan untuk belanja online dan perubahan preferensi dari basis pelanggannya. Model fisik yang ada saat ini menjadi kurang efektif dalam memenuhi harapan pelanggan.

2. Menetapkan Tujuan:

Tim kepemimpinan menetapkan tujuan untuk transformasi digital, yang bertujuan untuk membangun kehadiran online yang kuat, meningkatkan platform e-commerce, dan mengintegrasikan teknologi digital untuk meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

3. Penyelarasan Strategis:

Perubahan yang direncanakan selaras dengan tujuan strategis organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan perilaku konsumen, memperluas jangkauan pasar, dan tetap kompetitif di era digital.

4. Keterlibatan Kepemimpinan:

CEO dan eksekutif puncak mengambil peran utama dalam memperjuangkan transformasi digital. Mereka mengkomunikasikan urgensi perubahan, mengartikulasikan visi masa depan digital perusahaan, dan mengalokasikan sumber daya untuk mendukung inisiatif tersebut.

5. Keterlibatan Karyawan:

Tim lintas fungsi dibentuk, termasuk perwakilan TI, pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan. Tim-tim ini berkolaborasi untuk memastikan bahwa transformasi digital memenuhi kebutuhan berbagai departemen dan mengatasi tantangan potensial.

6. Komunikasi:

Komunikasi yang jelas dijaga selama proses perubahan. Pertemuan balai kota, buletin, dan pembaruan rutin digunakan untuk memberi informasi kepada karyawan tentang perjalanan transformasi digital, pencapaiannya, dan dampak yang diharapkan pada peran mereka.

7. Pelatihan dan Pengembangan:

Program pelatihan dilaksanakan untuk meningkatkan keterampilan karyawan dalam menggunakan perangkat digital, praktik e-commerce, dan strategi keterlibatan pelanggan. Lokakarya dan kursus online ditawarkan untuk memastikan bahwa tenaga kerja siap untuk beralih ke operasi digital.

8. Implementasi Percontohan:

Pendekatan bertahap dilakukan, dengan implementasi percontohan platform e-commerce di wilayah tertentu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menguji fungsionalitas, mengumpulkan umpan balik dari pelanggan, dan mengidentifikasi masalah teknis atau logistik sebelum peluncuran skala penuh.

9. Kemampuan beradaptasi:

Organisasi tetap dapat beradaptasi, terus memantau tren pasar, umpan balik pelanggan, dan kemajuan teknologi. Metodologi yang lincah diadopsi untuk merespons perubahan dengan cepat, memastikan bahwa strategi transformasi digital tetap relevan.

10. Peningkatan Berkesinambungan:

Pasca implementasi, evaluasi rutin dilakukan untuk mengukur keberhasilan transformasi digital. Umpan balik dari pelanggan dan karyawan digunakan untuk menyempurnakan platform online, mengoptimalkan pengalaman pengguna, dan memperkenalkan fitur-fitur digital baru.

11. Pengembangan Organisasi yang Positif:

Transformasi digital yang sukses mengarah pada pengembangan organisasi yang positif. Perusahaan mengalami peningkatan penjualan online, peningkatan kepuasan pelanggan, dan posisi kompetitif yang lebih kuat di pasar. Karyawan beradaptasi dengan lingkungan digital, berkontribusi pada budaya organisasi yang lebih inovatif dan berpikiran maju.

Disadur dari: digitalleadership.com

Perubahan terencana dalam pengembangan organisasi adalah mempersiapkan seluruh organisasi untuk tujuan baru atau strategi bisnis digital baru. Arahnya dapat berupa budaya, metrik, struktur internal, proses, atau area lain yang relevan. Perubahan tidak muncul secara acak, tetapi membutuhkan pendekatan yang terstruktur. Dengan model 8 Langkah Perubahan John Kotter yang telah terbukti, Anda memiliki semua alat yang diperlukan untuk menyusun dan menerapkan rencana perubahan dari bawah ke atas: Anda menciptakan iklim yang tepat dan memberdayakan organisasi anda untuk menciptakan perubahan berkelanjutan yang penting!

Oleh karena itu, penting untuk diperhatikan bahwa merencanakan perubahan dan merencanakan inovasi bukanlah hal yang sama. Inovasi adalah proses transformatif besar-besaran yang membutuhkan perubahan yang signifikan. Artikel ini akan membahas tentang perubahan terencana dalam pengembangan organisasi serta pengembangan dan perubahan organisasi.

Apa arti perubahan terencana dalam pengembangan organisasi
Perubahan terencana mengacu pada upaya yang disengaja dan disengaja untuk melakukan modifikasi, perbaikan, atau transformasi dalam sebuah organisasi. Tidak seperti perubahan yang terjadi secara organik atau reaktif, perubahan terencana melibatkan pendekatan yang sistematis dan terstruktur untuk mengatasi masalah tertentu atau mencapai tujuan tertentu. Jenis perubahan ini biasanya dimulai dengan pemahaman yang jelas tentang perlunya perubahan dan strategi yang matang untuk mengimplementasikannya.

Dalam pengembangan organisasi (OD), perubahan terencana mengacu pada upaya yang disengaja dan disengaja untuk menghasilkan modifikasi, perbaikan, atau transformasi dalam organisasi. Ini adalah pendekatan yang sistematis dan terstruktur untuk mengelola dan mengimplementasikan perubahan dalam berbagai aspek organisasi, seperti struktur, proses, budaya, atau teknologi. Perubahan terencana adalah konsep utama dalam bidang pengembangan organisasi, yang difokuskan untuk meningkatkan efektivitas organisasi dan memfasilitasi kesuksesan jangka panjang.

Teori-teori perubahan terencana dalam pengembangan organisasi
Ada tiga teori pengembangan dan perubahan organisasi yang signifikan yang digunakan untuk membantu anggota organisasi mengelola perubahan.

1) Teori Lewin tentang model perubahan terencana dalam pengembangan organisasi
Model Lewin adalah dasar untuk memahami perubahan organisasi. Model ini pertama kali dikembangkan oleh Kurt Lewin dan memiliki tiga langkah di dalamnya. Jadi, model perubahan Lewin menyarankan untuk meningkatkan faktor-faktor yang memicu perubahan dalam organisasi sambil mengurangi kekuatan yang mempertahankan status organisasi yang ada. Hal ini mengurangi resistensi terhadap perubahan.

Tiga langkah yang terlibat dalam model ini meliputi:

• Pencairan: Seperti namanya, langkah ini melibatkan pengurangan faktor-faktor yang mempertahankan perilaku organisasi yang ada pada tingkat saat ini. Dinamakan pembekuan karena kondisi yang ada saat ini tidak dibekukan di sini. Pencairan terkadang dilakukan dengan penyebab ketidakpastian psikologis.
• Memindahkan: Pada langkah ini, terjadi perpindahan budaya organisasi yang ada, strategi inovasi, dan individu atau departemen ke tingkat yang berbeda. Hal ini juga melibatkan campur tangan dalam sistem yang ada saat ini untuk mengembangkan sikap baru dan perubahan organisasi yang relevan.
• Pembekuan kembali: Pada langkah ini, terjadi stabilisasi keseimbangan organisasi. Mekanisme dan prosedur pendukung digunakan untuk mencapai pembekuan kembali, yang memaksa keadaan organisasi yang baru.
• Ini adalah kekuatan yang secara bertahap menjadi teratur, dan siklus terus berlanjut.

2) Penelitian Tindakan Model pengembangan dan perubahan organisasi
Perubahan yang direncanakan dalam pengembangan organisasi adalah sebuah siklus, dan model penelitian tindakan berfokus pada perubahan yang direncanakan sebagai sebuah siklus. Penelitian inti tentang organisasi memberikan informasi untuk memandu tindakan lebih lanjut. Hasilnya dinilai berdasarkan jumlah informasi yang diberikan.

Penelitian tindakan memiliki tujuan untuk membantu perusahaan dalam mengimplementasikan perubahan yang direncanakan. Hal ini juga membantu mengembangkan pengetahuan umum yang diperoleh dari penerapan perubahan yang direncanakan sehingga dapat diterapkan pada perusahaan lain.

3) Pendekatan kontemporer untuk perubahan
Pendekatan kontemporer terhadap perubahan diambil dari model penelitian tindakan. Namun, perbedaannya di sini adalah keterlibatan anggota relatif tinggi dalam proses perubahan. Hal ini termasuk mendidik anggota organisasi tentang perusahaan mereka dan bagaimana mereka harus mengubahnya untuk menerapkan perubahan yang direncanakan.

Proses perubahan Ttrencana 8 langkah dalam pengembangan organisasi
Setelah para pemimpin bisnis berkomitmen untuk melakukan perubahan yang terencana dalam pengembangan organisasi, mereka perlu membuat pendekatan langkah demi langkah yang logis untuk mencapai tujuan. Perubahan terencana mengharuskan para manajer untuk mengikuti proses delapan langkah untuk implementasi yang sukses, yang dibahas di bawah ini:

1) Mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan
Mengidentifikasi atau mengenali kebutuhan akan perubahan terjadi di tingkat manajemen puncak atau di bagian periferal organisasi. Perubahan mungkin diperlukan karena kekuatan internal atau eksternal, dan tim manajemen senior yang menentukannya.

2) Kembangkan tujuan untuk perubahan
penting untuk dicatat bahwa Anda perlu menentukan mengapa perubahan itu diperlukan sebelum tindakan apa pun diambil. Tujuan perubahan perlu didefinisikan sebelum memulai perubahan yang direncanakan dalam pengembangan organisasi. Peluang dan masalah pasar bisnis harus dievaluasi. Kemudian penting untuk mendefinisikan perubahan yang dibutuhkan dalam hal budaya organisasi, struktur, teknologi, produk, dan layanan.

3) Menunjuk agen perubahan
Sesuai dengan namanya, agen perubahan adalah orang yang mengambil tanggung jawab kepemimpinan untuk mengawasi dan mengimplementasikan perubahan yang direncanakan dalam pengembangan organisasi. Ia dapat dipilih dari tim manajemen atau secara eksternal. Agen perubahan harus menyadari perlunya pengembangan dam perubahan organisasi, baik itu produk, budaya layanan, atau area lainnya. Ia harus terbuka terhadap ide-ide baru, kreativitas dan inovasi, serta mendukung penerapan ide-ide tersebut ke dalam praktik nyata.

4) Analisis kondisi organisasi saat ini
Pada langkah ini, agen perubahan mengumpulkan data untuk menganalisa kondisi organisasi saat ini. Pengumpulan data ini hanya memiliki satu tujuan, yaitu mempersiapkan karyawan yang ada untuk perubahan dan pengembangan organisasi. Mempersiapkan karyawan untuk perubahan yang direncanakan ini membutuhkan umpan balik yang langsung dan tegas tentang hal-hal negatif dari kondisi organisasi saat ini dibandingkan dengan kondisi masa depan yang diinginkan. Hal ini juga melibatkan kepekaan karyawan dan pemangku kepentingan tentang perlunya perubahan yang direncanakan. Hal ini akan memotivasi mereka untuk mengabaikan kondisi organisasi saat ini yang menyedihkan dan mengadopsi perubahan baru yang direncanakan.

5) Pilih metode implementasi
Langkah ini membutuhkan penentuan cara terbaik untuk mewujudkan pengembangan organisasi dan perubahan yang diinginkan. Berbagai metode implementasi yang mungkin akan disajikan. Setelah semua pertanyaan diselesaikan, rencana yang dipilih akan dipilih untuk diimplementasikan. Para manajer dan pemimpin bisnis harus memastikan bahwa mereka terbuka dan memiliki motivasi diri terhadap perubahan. Mereka mempelajari organisasi yang telah menerapkan ide-ide baru, berbicara dengan orang-orang yang memiliki pandangan dan ide yang berbeda, dan menggunakan standar kinerja eksternal seperti kemajuan pesaing.

6) Mengembangkan rencana
Sesuai dengan namanya, perencanaan yang matang dilakukan pada langkah ini. Fase ini juga menentukan kapan, di mana, dan bagaimana rencana tersebut, atau dikenal dengan istilah spesifikasi rencana. Rencana ini bertindak seperti peta jalan atau peta GPS, memberikan arahan bagi organisasi. Rencana ini mempertimbangkan peristiwa dan aktivitas spesifik yang harus diintegrasikan untuk menghasilkan perubahan yang direncanakan. Rencana ini juga mendelegasikan tanggung jawab untuk setiap tujuan dan sasaran.

7) Implementasi rencana yang dipilih
Mungkin ada beberapa peran dan strategi inovasi dalam keseluruhan proses, beberapa di antaranya mungkin ditolak atau dipilih. Setelah melalui banyak pertimbangan dan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dijawab, rencana yang dipilih diimplementasikan. Masalah sehari-hari yang dihadapi oleh karyawan selama implementasi perubahan dapat melemahkan semangat perubahan. Adalah tanggung jawab para pemimpin bisnis dan manajer untuk menjaga semangat perubahan dengan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh karyawan. Mereka juga dapat mendorong karyawan untuk mengembangkan keterampilan baru dan menegaskan kembali perubahan dengan memiliki sistem dukungan yang kuat bagi karyawan yang mendorong perubahan dalam tim mereka.

8) Tindak lanjut dan evaluasi
Pada langkah ini, para manajer dan pemimpin bisnis harus membandingkan hasil yang dicapai dengan tujuan yang telah ditetapkan pada langkah 4. Oleh karena itu, penting untuk secara tulus menentukan apakah tujuan telah tercapai. Jika perlu, tindak lanjut yang lengkap harus dilakukan untuk menentukan penyelesaiannya karena hasil yang positif diharapkan dengan menerapkan perubahan terencana dalam pengembangan organisasi.

Disadur dari: digitalleadership.com

Beberapa ahli teori organisasi mengembangkan tujuh jenis teori manajemen tempat kerja yang penting berabad-abad yang lalu untuk membantu manajemen yang efektif. Mempelajari dan memahami teori-teori ini dapat membantu anda menjadi manajer yang lebih baik yang dapat menjalankan tempat kerja yang lebih efektif. Mengetahui teori apa yang Anda setujui dapat membantu anda untuk lebih memahami gaya dan bias manajemen anda sendiri. Dalam artikel ini, kita akan mengetahui apa saja teori manajemen, manfaatnya, tujuh jenis teori manajemen yang paling penting, dan tips bagaimana cara terbaik untuk menggunakannya.

• Pekerjaan terkait di Indeed
• Pekerjaan paruh waktu
• Pekerjaan penuh waktu
• Pekerjaan jarak jauh
• Pekerjaan yang sangat dibutuhkan

Apa yang dimaksud dengan teori manajemen?
Teori manajemen adalah seperangkat aturan yang dimaksudkan untuk mengelola sebuah organisasi, bisnis, atau kelompok lain. Mereka dapat membentuk strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi dan metode memotivasi karyawan yang diterapkan oleh para manajer. Meskipun teori-teori ini dapat bervariasi dalam cara penerapannya, penting untuk dipahami bahwa para pemimpin di dunia nyata menerapkan konsep-konsep dari berbagai teori secara bersamaan. Teori-teori ini berasal dari berabad-abad yang lalu, dan tempat kerja saat ini lebih dinamis. Saat ini, para pemimpin dapat memilih untuk menggunakan kombinasi dari berbagai metode untuk memotivasi karyawan mereka dan menciptakan strategi untuk mencapai tujuan operasi mereka.

Manfaat menggunakan teori
Mempelajari teori manajemen dan menerapkannya di tempat kerja dapat membantu Anda meningkatkan fungsionalitas di tempat kerja dan menjadi pemimpin yang lebih baik. Meskipun anda mungkin tidak akan memilih hanya satu teori manajemen untuk diikuti, ada banyak manfaat yang dapat diperoleh dari mempelajari dan menerapkan konsep manajemen yang berbeda. Contoh manfaatnya antara lain:

• Peningkatan produktivitas: Para pemimpin belajar bagaimana cara terbaik untuk memanfaatkan anggota tim mereka melalui motivasi dan menerapkan strategi di tempat kerja. Hal ini mengarah pada peningkatan kinerja dan peningkatan produktivitas.
• Pengambilan keputusan yang disederhanakan: Teori-teori memberikan para pemimpin ide dan strategi tentang cara bertindak dan bereaksi terhadap situasi di tempat kerja. Hal ini mempersiapkan para pemimpin untuk berpikir cepat dan memecahkan masalah secara efektif, sehingga menghasilkan proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan pemimpin yang lebih efektif.
• Peningkatan kolaborasi: Melalui studi teori manajemen, para pemimpin belajar bagaimana memengaruhi anggota tim untuk berpartisipasi dan bekerja sama secara efektif. Para pemimpin juga dapat belajar tentang resolusi konflik, yang dapat meningkatkan kolaborasi di tempat kerja.
• Peningkatan objektivitas: Teori menawarkan Anda metode memimpin yang telah diteliti dan dipraktikkan. Hasil manajemen dapat menjadi lebih mudah diprediksi ketika menerapkan strategi dari teori daripada ketika mengandalkan penilaian anda sendiri.

Jenis-jenis teori manajemen
Ada tujuh jenis teori penting di tempat kerja terkait manajemen. Teori-teori ini adalah:
Teori manajemen ilmiah
Frederick Taylor mengembangkan teori manajemen ilmiah. Teori ini merekomendasikan penggunaan metode ilmiah untuk melaksanakan tugas-tugas di tempat kerja yang menghilangkan penilaian pribadi dari proses pengambilan keputusan. Taylor menyarankan untuk menyederhanakan tugas-tugas untuk meningkatkan produktivitas. Dia juga menyarankan agar para pemimpin dapat mengambil manfaat dari melatih tim mereka secara menyeluruh, menempatkan mereka pada peran yang paling sesuai dengan keterampilan dan kemampuan mereka, serta mengawasi mereka sesering mungkin untuk memastikan bahwa mereka efisien dalam menjalankan perannya. Hal ini menekankan pentingnya efisiensi di tempat kerja, namun mengabaikan sisi kemanusiaan individu karena hanya melihat mereka sebagai unit produksi.

Teori manajemen administratif
Henri Fayol mengembangkan teori manajemen administratif. Teori ini mengasumsikan bahwa para pemimpin memiliki lima fungsi yang meliputi meramalkan, merencanakan, mengkoordinasikan, memerintah, dan mengendalikan. Teorinya menguraikan beberapa prinsip yang menyatakan bagaimana para pemimpin dapat mengatur dan berinteraksi dengan tim mereka. Ia percaya bahwa prinsip-prinsip ini tidak harus kaku, melainkan ditafsirkan oleh setiap manajer mengenai tim dan tempat kerja mereka.

Prinsip-prinsip tersebut meliputi:

• Inisiatif: Prinsip ini menyatakan bahwa karyawan berhak mendapatkan tingkat kebebasan tertentu saat mengerjakan tugas.
• Kesetaraan: Keadilan mengacu pada semua orang diperlakukan secara setara dan menumbuhkan budaya kebaikan.
• Rantai skalar: Rantai skalar adalah rantai manajemen dari atasan ke bawahan. Komunikasi umumnya mengalir dari atas ke bawah.
• Remunerasi personel: Prinsip ini menyatakan bahwa remunerasi moneter dan non-moneter diperlukan berdasarkan kinerja karyawan yang positif. Fayol percaya bahwa hal ini menciptakan ikatan antara karyawan dan tempat kerja.
• Kesatuan arah: Prinsip ini menyatakan bahwa sebaiknya setiap departemen hanya memiliki satu manajer untuk mengarahkan kelompok untuk mencapai satu tujuan.
• Disiplin: Disiplin mengacu pada struktur sistem penghargaan-hukuman. Fayol menyatakan di sini bahwa karyawan terbaik adalah mereka yang hormat dan patuh, dan bahwa organisasi terbaik menguraikan peraturan dan regulasi dengan jelas serta menawarkan pengawasan yang baik dan sistem penghargaan-hukuman.
• Pembagian kerja: Prinsip ini menyatakan bahwa manajer dapat menjadi lebih efektif dengan mendelegasikan tugas kepada anggota tim berdasarkan keterampilan dan minat mereka. Hal ini akan menghasilkan pembagian kerja, rasa pencapaian, akuntabilitas bagi karyawan dan tempat kerja yang lebih efisien.
• Wewenang dan tanggung jawab: Prinsip ini menyatakan bahwa pemimpin yang menjaga keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab akan menumbuhkan lingkungan kerja yang lebih baik. Tanggung jawab mengacu pada kewajiban karyawan untuk melaksanakan tugas dan wewenang mengacu pada hak untuk memberikan perintah dan membuat keputusan.
• Kesatuan perintah: Hal ini menyatakan bahwa karyawan mendapatkan perintah hanya dari satu atasan langsung dan hanya bertanggung jawab kepada satu orang tersebut.
• Subordinasi kepentingan individu terhadap kepentingan umum: Prinsip ini bertujuan untuk menciptakan keselarasan antara kepentingan individu dan kepentingan organisasi. Organisasi menguraikan tujuan mereka dan individu mendapatkan imbalan untuk menyelaraskan kepentingannya dengan tujuan tersebut.
• Sentralisasi: Ini berarti tingkat otoritas tertinggi berada di puncak manajemen. Orang ini membuat keputusan yang paling penting dan memegang kekuasaan paling besar di dalam organisasi.
• Ketertiban: Keteraturan mengacu pada penempatan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat berdasarkan kemampuannya. Prinsip ini juga menyatakan bahwa setiap orang dan semua materi memiliki tempat yang ditentukan.
• Stabilitas masa kerja: Prinsip ini menyatakan bahwa karyawan membutuhkan keamanan kerja agar efisien dan loyal kepada perusahaan.
• Semangat korps: Espirit de corps adalah keyakinan bahwa kontribusi tim yang bersatu dan kerja sama tim lebih baik daripada kinerja individu.

Teori manajemen birokrasi
Max Weber mengembangkan teori manajemen birokrasi. Teori ini menyatakan bahwa organisasi paling baik disusun dalam sebuah hirarki dengan aturan tata kelola yang jelas. Hal ini mencakup rantai komando, pembagian kerja yang jelas, pemisahan personel dan aset organisasi dari pemilik, aturan dan regulasi yang ketat dan konsisten, pencatatan dan dokumentasi yang cermat, serta pemilihan dan promosi karyawan berdasarkan kinerja dan kualifikasi mereka. Teori ini merupakan inti dari sebagian besar organisasi saat ini.

Teori hubungan manusia
Elton Mayo mengembangkan teori hubungan manusia. Teori ini menekankan pada peningkatan kondisi kerja, dengan fokus pada hal-hal seperti pencahayaan, waktu istirahat, dan lamanya hari kerja. Mayo menyimpulkan bahwa tidak ada satu kondisi yang lebih baik dari yang lain. Apa yang dapat diambil manfaatnya oleh sebagian besar organisasi adalah dengan memperhatikan apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh karyawan. Karyawan menemukan motivasi melalui perhatian pribadi dan menjadi bagian dari sebuah kelompok daripada melalui uang atau kondisi kerja.

Teori manajemen sistem
Ludwig von Bertalanffy mengembangkan teori sistem umum dan Ross Ashby mengembangkannya lebih lanjut ke dalam teori manajemen sistem. Lebih banyak kontributor kemudian menyesuaikan teori ini agar sesuai dengan tempat kerja dan manajemen. Teori ini menyatakan bahwa komponen-komponen bisnis harus bekerja sama agar sistem yang lebih besar dapat berfungsi dengan baik. Sinergi dan keterkaitan antar subsistem adalah kuncinya. Teori ini percaya bahwa karyawan adalah subsistem yang paling penting, diikuti oleh departemen, kelompok kerja, dan unit bisnis.

Teori manajemen kontingensi
Fred Fiedler mengembangkan teori manajemen kontingensi. Teori ini menyatakan bahwa tidak ada satu pendekatan manajemen yang cocok untuk semua situasi. Fiedler percaya bahwa sifat-sifat pribadi para manajer mempengaruhi bagaimana mereka memimpin tim mereka. Teori ini menekankan perlunya para pemimpin untuk bersikap fleksibel dan memilih sifat-sifat kuat mereka yang paling sesuai dengan lingkungan kerja mereka saat ini.

Teori X dan Y
Douglas McGregor mengembangkan teori X dan Y. Dia menyatakan bahwa persepsi manajer tentang motivasi anggota tim mereka memandu gaya manajemen. Manajer yang mengasumsikan karyawan yang apatis menggunakan teori X, otoriter. Manajer yang mengasumsikan karyawan yang berkomitmen, memiliki motivasi diri dan bertanggung jawab menggunakan teori Y, manajemen partisipatif. Teori ini menyatakan bahwa teori X paling cocok untuk lingkungan kerja yang besar untuk mengamankan fokus karyawan dalam mencapai tujuan organisasi, dan teori Y paling cocok untuk bisnis yang lebih kecil di mana karyawan lebih mudah dilibatkan dalam pengambilan keputusan dan di mana mereka mendorong penerapan kreativitas.

Kiat-kiat untuk menggunakan teori-teori manajemen
Di bawah ini adalah beberapa tips tambahan:

• Berinvestasi dalam pelatihan karyawan.
• Berikan kemampuan pengambilan keputusan kepada karyawan.
• Perhatikan keinginan dan kebutuhan karyawan.
• Evaluasi tempat kerja anda untuk memutuskan apakah manajemen otoriter atau manajemen partisipatif lebih cocok.
• Pikirkan teori apa yang paling cocok untuk anda berdasarkan sifat-sifat Anda, lingkungan tempat kerja dan karyawan yang anda kelola.
• Coba pilih beberapa prinsip dari setiap teori dan terapkan bersama-sama.
• Buatlah seperangkat aturan yang jelas dan konsisten.
• Mintalah umpan balik setelah beberapa waktu menerapkan teori manajemen baru atau kumpulan prinsip-prinsip dari beberapa teori.

Disadur dari: uk.indeed.com

Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, memahami teori organisasi sangat penting bagi setiap organisasi untuk mencapai kesuksesan. Teori organisasi memberikan kerangka kerja untuk memahami bagaimana organisasi berfungsi, bagaimana strukturnya, dan bagaimana mereka dikelola. Ini adalah alat yang sangat penting bagi para manajer untuk mengembangkan strategi yang efektif dan membuat keputusan yang tepat. Pada bagian ini, kita akan membahas pentingnya memahami teori organisasi dan bagaimana teori tersebut dapat bermanfaat bagi organisasi.

1. Memahami sifat dasar organisasi

Teori organisasi membantu kita memahami sifat organisasi, termasuk struktur, fungsi, dan perilakunya. Teori ini memberikan wawasan tentang bagaimana organisasi beroperasi, bagaimana strukturnya, dan bagaimana organisasi berinteraksi dengan lingkungannya. Sebagai contoh, teori kontingensi menunjukkan bahwa tidak ada satu pendekatan yang cocok untuk semua organisasi dalam hal desain dan manajemen. Teori ini menekankan bahwa cara terbaik untuk mengelola organisasi bergantung pada berbagai faktor, termasuk ukuran organisasi, teknologi, dan lingkungan. Oleh karena itu, memahami teori organisasi dapat membantu para manajer menyesuaikan strategi mereka agar sesuai dengan karakteristik unik organisasi mereka.

2. Meningkatkan pengambilan keputusan manajerial

Teori organisasi menyediakan kerangka kerja bagi manajer untuk membuat keputusan yang tepat. Hal ini membantu para manajer memahami implikasi dari keputusan mereka dan bagaimana keputusan tersebut dapat mempengaruhi struktur dan kinerja organisasi. Sebagai contoh, teori ketergantungan sumber daya menunjukkan bahwa organisasi bergantung pada sumber daya eksternal untuk bertahan hidup dan tumbuh. Oleh karena itu, para manajer perlu mengembangkan strategi untuk mengelola hubungan eksternal organisasi mereka secara efektif. Dengan memahami teori organisasi, manajer dapat membuat keputusan yang tepat mengenai alokasi sumber daya, desain organisasi, dan hubungan eksternal.

3. Meningkatkan kinerja organisasi

Teori organisasi dapat membantu organisasi meningkatkan kinerjanya dengan memberikan wawasan tentang bagaimana menyusun dan mengelola operasi mereka. Sebagai contoh, teori birokrasi menunjukkan bahwa organisasi harus memiliki struktur hirarkis dengan garis kewenangan yang jelas dan prosedur standar. Pendekatan ini dapat membantu organisasi meningkatkan efisiensi dan mengurangi ketidakpastian. Namun, hal ini juga dapat menyebabkan kekakuan dan ketidakfleksibelan. Oleh karena itu, para manajer perlu menyeimbangkan manfaat birokrasi dengan kebutuhan akan fleksibilitas dan inovasi.

4. Menumbuhkan Inovasi dan kreativitas

Teori organisasi juga dapat membantu organisasi menumbuhkan inovasi dan kreativitas. Sebagai contoh, teori sistem menyatakan bahwa organisasi adalah sistem yang kompleks yang berinteraksi dengan lingkungannya. Oleh karena itu, para manajer perlu mengembangkan strategi untuk beradaptasi dengan perubahan di lingkungan mereka dan menumbuhkan inovasi. Pendekatan ini dapat membantu organisasi tetap kompetitif dan beradaptasi dengan perubahan dalam industri mereka.

Memahami teori organisasi sangat penting bagi setiap organisasi untuk mencapai kesuksesan. Teori ini memberikan kerangka kerja untuk memahami bagaimana organisasi berfungsi, bagaimana strukturnya, dan bagaimana mereka dikelola. Hal ini dapat membantu para manajer mengembangkan strategi yang efektif, membuat keputusan yang tepat, meningkatkan kinerja organisasi, serta mendorong inovasi dan kreativitas. Oleh karena itu, organisasi yang berinvestasi dalam memahami teori organisasi lebih mungkin untuk berhasil dalam dunia bisnis yang bergerak cepat saat ini.

Disadur dari: fastercapital.com

Teori organisasi ekologi populasi
Ekologi populasi adalah cabang ekologi yang mempelajari faktor-faktor yang mempengaruhi distribusi, kelimpahan, dan dinamika populasi organisme. Teori organisasi ekologi populasi adalah penerapan konsep-konsep ini ke dalam organisasi. Teori ini menyatakan bahwa organisasi seperti organisme hidup yang beradaptasi dengan lingkungannya untuk bertahan hidup dan berkembang. Teori ini mengasumsikan bahwa organisasi menghadapi persaingan untuk mendapatkan sumber daya, dan organisasi yang paling baik beradaptasi dengan lingkungannya akan bertahan hidup dan organisasi yang tidak beradaptasi akan mati.

1. Relung organisasi: Konsep relung organisasi merupakan inti dari teori organisasi ekologi populasi. Relung organisasi adalah pasar atau lingkungan spesifik tempat sebuah organisasi beroperasi. Organisasi yang menempati ceruk yang unik memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan organisasi yang tidak. Sebagai contoh, Apple menempati ceruk pasar teknologi dengan produk inovatif dan desain yang mudah digunakan. Hal ini memungkinkan Apple untuk mempertahankan keunggulan kompetitif dibandingkan perusahaan teknologi lainnya.

2. Ketergantungan sumber daya: Teori organisasi ekologi populasi juga menunjukkan bahwa organisasi bergantung pada sumber daya untuk bertahan hidup dan tumbuh. Sumber daya ini termasuk uang, orang, dan informasi. Organisasi yang memiliki akses ke lebih banyak sumber daya memiliki peluang lebih besar untuk bertahan hidup dan tumbuh. Sebagai contoh, perusahaan yang memiliki banyak karyawan berbakat lebih mungkin untuk berhasil daripada perusahaan yang tidak.

3. Isomorfisme: Isomorfisme adalah proses di mana organisasi dalam lingkungan yang sama menjadi mirip satu sama lain dari waktu ke waktu. Hal ini terjadi karena organisasi yang serupa lebih mungkin bertahan di lingkungan yang sama. Misalnya, dalam industri kesehatan, rumah sakit cenderung memiliki struktur dan proses yang serupa karena mereka semua tunduk pada peraturan yang sama dan menghadapi tantangan yang serupa.

4. Adaptasi dan perubahan: Teori organisasi ekologi populasi menunjukkan bahwa organisasi harus beradaptasi dengan lingkungannya agar dapat bertahan dan berkembang. Hal ini mengharuskan organisasi untuk menjadi fleksibel dan responsif terhadap perubahan pasar dan lingkungan. Sebagai contoh, Blockbuster tidak mampu beradaptasi dengan munculnya layanan streaming seperti Netflix dan akhirnya bangkrut. Di sisi lain, Netflix mampu beradaptasi dengan perubahan pasar dan menjadi salah satu layanan streaming paling sukses di dunia.

5. Kritik: Meskipun teori organisasi ekologi populasi memberikan wawasan yang berharga tentang bagaimana organisasi beroperasi, teori ini juga dikritik karena terlalu deterministik. Para kritikus berpendapat bahwa teori ini tidak memperhitungkan agensi individu dalam organisasi dan peran yang mereka mainkan dalam membentuk masa depan organisasi. Selain itu, teori ini mengasumsikan bahwa organisasi berada dalam persaingan satu sama lain dan mengabaikan potensi kerja sama dan kolaborasi.

Teori organisasi ekologi populasi memberikan wawasan yang berharga tentang bagaimana organisasi beroperasi dan beradaptasi dengan lingkungannya. Dengan memahami konsep ceruk organisasi, ketergantungan sumber daya, isomorfisme, adaptasi dan perubahan, serta kritik terhadap teori tersebut, organisasi dapat memposisikan diri mereka dengan lebih baik untuk sukses di pasar yang kompetitif.

Disadur dari: fastercapital.com