Kemajuan teknologi tidak hanya memudahkan pekerjaan manusia, namun juga bisa mengurangi keterlibatan manusia dalam suatu aktivitas. Kalimat pembuka tersebut dianggap penulis mampu merepresentasikan isi dari seluruh tulisan berikut ini. Jika dulu kita mengenal bahwa faktor produksi minimal terdiri dari man, machine, material, money, and method (5M), maka di era industri 4.0 saat ini bisa saja peranan faktor produksi berupa tenaga kerja akan sangat minimal karena sebagian diambil alih oleh mesin. Internet of Things (IoT) dan Industri 4.0 merupakan sebuah konsep yang bertujuan untuk memperluas konektivitas internet antara benda-benda di sekitar kita dengan aktivitas/pekerjaan secara otomatis melalui pertukaran data yang sangat cepat. Seluruh sistem tersebut terhubung dalam jaringan siber dan fisik dengan memanfaatkan komputasi awan (cloud computing).
Kecanggihan teknologi IoT yang ada saat ini memampukan alat-alat elektronik agar selalu terhubung dengan internet dan akan secara otomatis menjalankan perintah sesuai program yang diinginkan user. Pendingin ruangan, komputer, printer, lampu, dan perlengkapan elektronik lainnya bisa secara otomatis berfungsi sesuai perintah yang diinput sebelumnya atau dengan memanfaatkan basis data yang kemudian diolah dengan logika artificial intellegent sehingga dapat menghasilkan perintah secara otomatis. Misalnya, lampu penerangan baru berfungsi saat mendeteksi adanya keberadaan manusia, komputer akan secara otomatis menyala saat pegawai melakukan absensi kehadiran dan mati saat melakukan absensi pulang. Bahkan mungkin saja mesin pembuat kopi otomatis akan bekerja saat lokasi anda mendekati radius tertentu dari tempat kerja dan masih banyak lagi alat lainnya yang cara kerjanya tidak lagi dioperasikan secara manual. Contoh yang lebih komplek misalnya, lemari pendingin dapat mendeteksi persediaan apa saja yang sudah habis dan secara otomatis merchant langganan anda akan mengirimkan kebutuhan tersebut karena sistem dan database-nya telah terintegrasi melalui cloud.
Hampir setiap benda saat ini dilengkapi dengan penandaan barang (barcode, RFID, maupun bentuk lainnya) sedangkan penandaan pada tubuh manusia biasanya dilakukan melalui sidik jari, retina, ataupun pengenalan wajah untuk keperluan surveilance. Dengan adanya penandaan tersebut, pergerakan benda dan manusia tersebut dapat dengan mudah dideteksi dan dilakukan pertukaran data dengan sistem lain untuk dianalisis. Pekerjaan seperti pengadaan/pembelian alat tulis kantor mungkin sudah tidak diperlukan karena pembelian akan secara otomatis dilakukan oleh sistem apabila ketersediaan untuk item tertentu sudah mencapai angka limit. Sistem presensi untuk kehadiran pegawai mungkin juga akan segera usang dalam waktu dekat karena keberadaan pegawai bisa dideteksi dari gadget yang dibawanya sehingga sistem bisa secara otomatis melakukan presensi saat pegawai berada pada radius tertentu dari kantor. Bahkan kamera CCTV bisa saja mengenali wajah dan keberadaan seseorang pada meja kerjanya melalui suhu tubuh sehingga produktivitas pegawai tidak perlu diawasi oleh atasan atau supervisor. Hal-hal semacam itu bukanlah hal yang mustahil untuk diwujudkan dalam waktu dekat.
Disisi lain, kecanggihan industri 4.0 juga cukup memberikan rasa takjub tersendiri. Aplikasi semacam Google Translate dan Youtube saat ini sudah bisa mendeteksi suara yang secara otomatis akan dibuat caption/subtitle dari suara yang dihasilkan (speech to text). Kecanggihan semacam itu akan sangat menghemat waktu anda dalam bekerja jika anda tahu bagaimana memanfaatkannya, misalnya anda tidak memerlukan waktu yang lama untuk mengetik notulen rapat atau menugaskan pegawai lain sebagai notulen rapat sehingga menghemat beban kerja pegawai. Artinya, kebutuhan SDM akan lebih efisien karena jam kerja pegawai bisa lebih optimal untuk melakukan pekerjaan lainnya.
Kemajuan perkembangan teknologi sering dikaitkan dengan perkembangan hardware komputer. Mantan CEO Intel, Gordon Moore, bahkan sudah memprediksi bahwa peningkatan jumlah transistor dalam sebuah integrated circuit (IC) akan berlipat ganda setiap 2 tahun yang secara implisit dapat dimaknai bahwa pengembangan software juga akan semakin baik. Apabila pembaca tergolong sebagai Generasi X dan Generasi Y, maka pembaca sekalian merupakan saksi hidup yang mengalami pesatnya berbagai perkembangan teknologi. Hal-hal yang sebelumnya tidak terpikirkan saat kita masih bocah, saat ini sudah menjadi kebutuhan sehari-hari anak-anak kita. Tidak dapat dipungkiri bahwa IoT telah memberikan kemudahan bagi manusia dalam kehidupan sehari-hari, meskipun hal tersebut bisa juga menjadi tantangan bagi pihak lainnya.
Trade off yang diakibatkan perkembangan teknologi bisa kita amati dengan mudah disekeliling kita. Transformasi pola konsumsi masyarakat yang lebih senang berbelanja online melalui marketplace disatu sisi meningkatkan pemerataan kesejahteraan dan meningkatkan aktivitas ekonomi melalui penciptaan lapangan kerja baru utamanya dibidang logistik, namun di sisi lain teknologi tersebut membawa dampak negatif bagi keberadan usaha yang masih menggunakan sarana fisik sebagai media pemasaran mereka. Menjamurnya aplikasi konsultasi medis secara online memberikan kenyamanan bagi masyarakat karena tidak perlu antri dan bepergian saat kondisi badan sedang sakit serta mengurangi kelangkaan kebutuhan tenaga medis. Namun demikian, efek sampingnya adalah lapangan kerja dibidang kesehatan menjadi menurun seperti perawat, administrasi, maupun tenaga kerja pendukung lain.
Peluang bagi Organisasi
Kemudahan yang bisa didapatkan akibat perkembangan teknologi sudah banyak sekali contoh penggunaannya di lingkungan kerja kita. Sebagai contoh, pelaksaan lelang sudah mengakomodasi e-auction, sebuah aplikasi yang sangat baik sehingga memberikan manfaat yang lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan. Aplikasi tersebut merupakan contoh nyata dari pergeseran faktor produksi yang diperlukan untuk menghasilkan Risalah Lelang dari tenaga kerja (man) kepada sistem aplikasi (machine & process). Big data interchange antara instansi pemerintah bisa juga digunakan untuk mempercepat proses verifikasi dokumen sehingga memberikan keamanan dan keyakinan bagi petugas. Peran serta Pejabat Lelang (PL) tetap ada namun resources waktu yang dibutuhkan lebih sedikit sehingga PL bisa melakukan aktivitas lain atau produktifitasnya akan meningkat karena didukung teknologi. Pelaksanaan lelang pada suatu wilayah bisa dilakukan tanpa kehadiran PL karena sudah didukung teknologi teleconference, biaya perjalanan dinas bisa dikurangi bahkan ditiadakan dan waktu kerja PL bisa lebih optimal sehingga frekuensi lelang bisa lebih banyak.
Berikutnya adalah aplikasi office automation (Nadine) yang jamak digunakan saat ini. Penggunaan aplikasi tersebut tidak hanya menghemat biaya namun juga waktu. Dokumen fisik yang sebelumnya harus dicetak dan disimpan saat ini tidak perlu lagi dilakukan. Penyampaian dokumen yang sebelumnya menggunkan pos/kurir dan terdapat kemungkinan hilang, saat ini bisa langsung terkirim dan dipastikan sampai kepada tujuan. Kemudahan dalam melakukan koreksi atas narasi naskah dinas juga bisa langsung dilakukan melalui user masing-masing atasan sehingga waktu untuk penyelesaian naskah dinas lebih efisien.
Pekerjaan penilaian yang selama ini membutuhkan survei untuk mengetahui objek fisik maupun pembanding, mungkin dalam beberapa tahun kemudian frekuensi pelaksanaan survei fisik akan sangat minim. Survei lapangan bisa jadi cukup menggunakan penginderaan jarak jauh (citra satelit atau drone) yang kemampuannya bisa sangat detil hingga satuan centimeter sementara data transaksi sebagai pembanding dapat diperoleh melalui data interchange dengan pihak lain menggunakan big data analisis. Selain yang disebutkan di atas, tentunya masih banyak lagi bentuk-bentuk inovasi yang mungkin akan terjadi pada masa-masa mendatang. Quantum leap dalam perkembangan teknologi masih dapat ditingkatkan untuk hal-hal lain yang menjadi tusi DJKN.
Ancaman bagi organisasi
Beberapa kemudahan tersebut ternyata bisa menjadi ancaman bagi organisasi, khususnya dalam hal pengelolaan sumber daya manusia. Pertama, diperlukan extra effort untuk meningkatan kapasitas SDM agar mampu menggunakan teknologi yang sudah tersedia. Peningkatan kapasitas SDM merupakan tugas yang cukup berat bagi organisasi terlebih bagi pegawai yang sudah berusia senja. Kedua adalah kebutuhan SDM, kemudahan-kemudahan yang diperoleh dari teknologi tentunya akan mengurangi kebutuhan SDM. Efisiensi pelaksanaan tugas bisa membuat satu pegawai bisa merangkap melaksanakan tugas untuk pegawai lainnya. Pelaksanaan pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan waktu (timely) akan mejadi sangat efisien ketika pelaksanaannya bisa dibantu dengan teknologi sehingga waktu kerja menjadi sangat berkurang. Kebutuhan pegawai tersebut tentunya harus dilakukan secara selektif sehingga hanya pegawai yang memilliki kualifikasi yang cukup yang perlu dipertahankan sementara pegawai lain yang kurang berkontribusi akan menjadi pengangguran terselubung akibat kurang optimalnya jam kerja.
Ketiga adalah eksistensi dari organisasi itu sendiri, simplifikasi aturan yang didukung dengan adanya kemudahan teknologi merupakan ancaman bagi keberlangsungan organisasi. Pekerjaan yang sebelumnya memerlukan SDM cukup banyak kemudian berkurang tentunya akan mengurangi beban kerja. Aglomerasi tugas dan fungsi beberapa unit menjadi satu kesatuan bisa menjadi alternatif kebijakan jika pertimbangannya adalah kemudahan koordinasi dan efisiensi operasional, meskipun hal tersebut bukanlah perkara mudah.
Fakta-fakta tersebut di atas tentunya bisa kita gunakan sebagai pelajaran tentang bagaimana kita harus mendesain organisasi kita ke depan. Contoh kongkret di lingkungan Kemenkeu adalah pada tahun 2000-an dimana terjadi proses reformasi pengelolaan anggaran dan otomasi SPM - SP2D. Perubahan itu pasti terjadi dan kemampuan untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi menjadi keharusan agar kita bisa bertahan. Peluang dan ancaman yang mungkin terjadi harus menjadi perhatian petinggi organisasi utamanya saat melakukan perencanaan stratejik. Sehinga apabila perubahan itu terjadi, maka masa transisi yang diperlukan tidak membutuhkan waktu yang lama dan meminimalkan potensi resistensi dari berbagai pihak terkait . Tetap berimajinasi, karena imajinasi itu lebih berharga daripada ilmu pasti. Dan dengan imajinasi itu, kita bisa mempersiapkan masa depan lebih baik. Pertimbangan analisis biaya manfaat sebagai dasar pembelaan bahwa teknologi tidak murah. Jika dahulu teknologi merupakan barang yang sulit dijangkau, maka saat ini penggunaan teknologi justru memberikan skala ekonomis bagi pihak yang mengoperasikannya.
Sumber Artikel: djkn.kemenkeu.go.id