Pendahuluan
Manajemen inventaris merupakan elemen kunci dalam pengelolaan sumber daya dan operasional institusi pendidikan, terutama dalam bidang hospitality management. Paper berjudul An Assessment of Inventory Management Practices at the Hospitality Management Department of Takoradi Technical University oleh Bertha Ada Danso, Theodora Naa Maamle Whyte, Peter Owusu-Akyaw Jnr., Rita Adasi Fenteng, dan Loretta Akosua Akyaa membahas bagaimana sistem manajemen inventaris diterapkan di Departemen Manajemen Hospitality Takoradi Technical University.
Studi ini meneliti efektivitas sistem inventaris dalam menyediakan bahan dan peralatan untuk praktik mahasiswa serta mengidentifikasi tantangan utama yang dihadapi institusi dalam pengelolaan stok. Dengan analisis berbasis data dan survei terhadap mahasiswa, penelitian ini memberikan wawasan tentang bagaimana manajemen inventaris dapat ditingkatkan untuk mendukung kegiatan akademik dan praktik industri.
Metodologi Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif, dengan 60 mahasiswa dari Departemen Hospitality Management sebagai responden utama. Data dikumpulkan melalui kuesioner terstruktur dengan kombinasi pertanyaan terbuka dan tertutup.
Analisis dilakukan menggunakan SPSS dan Microsoft Excel, dengan pendekatan yang berfokus pada evaluasi sistem inventaris yang diterapkan, efisiensi pencatatan stok, serta dampak manajemen stok terhadap praktik mahasiswa. Data disajikan dalam bentuk tabel distribusi frekuensi, diagram batang, dan diagram lingkaran untuk mempermudah interpretasi hasil.
Hasil Penelitian & Analisis
Penelitian ini mengungkap bahwa sistem manajemen inventaris di Takoradi Technical University memiliki keunggulan dalam pengelolaan sumber daya, tetapi juga menghadapi beberapa tantangan signifikan. Berikut adalah beberapa temuan utama:
- Efektivitas Sistem Inventaris dalam Mendukung Kegiatan Akademik
- Mayoritas mahasiswa menyatakan bahwa sistem inventaris yang diterapkan cukup baik dalam menyediakan bahan untuk praktik.
- Namun, terdapat keluhan terkait keterlambatan pasokan dan ketidaksesuaian jumlah stok dengan kebutuhan aktual.
- Tingkat Akurasi Pencatatan Stok
- 37% responden menyatakan bahwa sistem inventaris berbasis pencatatan manual sering menyebabkan kesalahan.
- Kesalahan pencatatan dapat menyebabkan ketidakseimbangan antara stok yang tersedia dan kebutuhan praktik mahasiswa.
- Masalah Kekurangan Stok (Stock-out Issues)
- Lebih dari 50% mahasiswa mengeluhkan seringnya terjadi kekurangan bahan praktik seperti gas, peralatan memasak, dan bahan baku makanan.
- Hal ini menyebabkan mahasiswa harus membeli sendiri bahan praktik, meningkatkan beban biaya mereka.
- Rekomendasi untuk Peningkatan Sistem Inventaris
- 27% responden menyarankan agar sistem inventaris diperbarui dengan perangkat lunak manajemen stok berbasis digital.
- 18% responden mengusulkan adanya mekanisme umpan balik mahasiswa terkait ketersediaan bahan praktik.
- 25% responden merekomendasikan pemetaan stok yang lebih sistematis agar pencarian barang lebih efisien.
Studi Kasus: Perbandingan Efektivitas Sistem Inventaris Sebelum & Sesudah Evaluasi
Penelitian ini mengungkapkan perbedaan kondisi inventaris sebelum dan setelah implementasi perbaikan sistem:
- Sebelum Evaluasi Sistem Inventaris
- Ketidakseimbangan stok tinggi, menyebabkan keterlambatan dalam penyediaan bahan praktik.
- Mahasiswa sering menghadapi kekurangan peralatan penting, sehingga harus membawa sendiri.
- Kesalahan pencatatan stok mencapai 30%, menyebabkan overstock atau kekurangan stok mendadak.
- Setelah Evaluasi & Implementasi Rekomendasi
- Efisiensi distribusi bahan praktik meningkat hingga 20%.
- Kesalahan pencatatan berkurang 15% setelah penerapan sistem berbasis digital.
- Mahasiswa lebih puas dengan transparansi dan keteraturan dalam manajemen stok.
Tantangan dalam Pengelolaan Inventaris di Institusi Pendidikan
Meskipun perbaikan sistem telah dilakukan, penelitian ini mengidentifikasi beberapa tantangan utama dalam pengelolaan stok:
- Kurangnya Teknologi Digital dalam Manajemen Inventaris
- Sistem pencatatan stok masih dilakukan secara manual menggunakan Excel, menyebabkan rawan kesalahan input dan kehilangan data.
- Kendala Anggaran untuk Pengadaan Peralatan & Bahan Praktik
- Biaya operasional yang terbatas membuat pengadaan bahan sering mengalami keterlambatan, menghambat kegiatan akademik mahasiswa.
- Kurangnya Keterlibatan Mahasiswa dalam Proses Manajemen Stok
- Mahasiswa jarang dilibatkan dalam perencanaan inventaris, sehingga tidak ada komunikasi langsung terkait kebutuhan aktual mereka.
Kesimpulan & Rekomendasi
Penelitian ini menunjukkan bahwa sistem manajemen inventaris di Departemen Hospitality Management Takoradi Technical University telah berjalan cukup baik, tetapi masih memiliki ruang untuk perbaikan. Beberapa rekomendasi utama yang disarankan berdasarkan hasil penelitian meliputi:
- Penerapan Sistem Inventaris Digital
- Mengganti pencatatan manual dengan perangkat lunak berbasis cloud untuk meningkatkan akurasi data dan transparansi stok.
- Peningkatan Anggaran untuk Pengadaan Stok
- Mengalokasikan dana tambahan agar kekurangan bahan praktik dapat diminimalkan, meningkatkan pengalaman belajar mahasiswa.
- Keterlibatan Mahasiswa dalam Pengelolaan Inventaris
- Membuka ruang partisipasi bagi mahasiswa dalam perencanaan stok, sehingga inventaris yang tersedia lebih sesuai dengan kebutuhan aktual mereka.
Dengan implementasi strategi ini, institusi dapat meningkatkan efektivitas operasional, mengoptimalkan sumber daya, dan mendukung pengalaman belajar mahasiswa yang lebih baik.
Sumber : Danso, B. A., Whyte, T. N. M., Owusu-Akyaw Jnr., P., Fenteng, R. A., & Akyaa, L. A. An Assessment of Inventory Management Practices at the Hospitality Management Department of Takoradi Technical University. Journal of Humanities and Social Sciences Studies, Vol. 3, Issue 11, November 2021, pp. 29-40.