Benchmarking : Pengertian, Sejarah, Biaya dan Jenis

Benchmarking

Benchmarking melibatkan perbandingan proses bisnis dan metrik kinerja dengan praktik terbaik industri dan praktik perusahaan lain. Dimensi yang biasa diukur meliputi kualitas, waktu dan biaya. Proses ini menggunakan metrik tertentu seperti biaya per unit, produktivitas per unit, waktu siklus per unit, atau cacat per unit untuk memperoleh indikator kinerja utama yang kemudian dibandingkan dengan kinerja perusahaan lain.

Benchmarking, juga dikenal sebagai "benchmarking praktik terbaik" atau "benchmarking proses", digunakan dalam manajemen di mana organisasi mengevaluasi aspek-aspek tertentu dari proses mereka terhadap proses praktik terbaik industri perusahaan lain, biasanya dalam satu kelompok rekan terpelajar untuk tujuan perbandingan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merencanakan perbaikan atau mengadopsi praktik terbaik untuk meningkatkan kinerja mereka. Meskipun merupakan peristiwa yang terisolasi, benchmarking sering dipandang sebagai proses berkelanjutan dimana perusahaan terus berupaya untuk meningkatkan praktik mereka.

Dalam manajemen proyek, benchmarking juga dapat mendukung pemilihan, perencanaan dan pelaksanaan proyek. Dalam pembandingan praktik terbaik, manajemen mengidentifikasi perusahaan terbaik di industrinya atau industri serupa dengan membandingkan hasil dan proses yang diperiksa dengan hasil dan proses perusahaannya sendiri. Tujuannya adalah untuk memahami kinerja perusahaan yang paling sukses dan mengidentifikasi proses bisnis yang menjelaskan kesuksesan mereka. Benchmarking dapat digunakan sebagai alat penilaian berkelanjutan untuk membantu organisasi terus meningkatkan praktik mereka berdasarkan standar industri atau praktik terbaik yang teridentifikasi.

Sejarah

Analisis komparatif yang berawal dari sejarah senjata dan amunisi memiliki tujuan yang sesuai dengan kondisi perekonomian, yaitu perbandingan dan peningkatan kinerja. Pengenalan senjata mesiu secara historis telah mengubah dinamika pertempuran, seperti halnya benchmarking yang telah mengubah pendekatan terhadap bisnis. Analogi ini dibuat dengan peralihan dari busur dan anak panah ke senjata, yang mengubah peran pemanah menjadi penembak jitu. Seiring berkembangnya industri senjata api di abad ke-19, produksi massalamunisi menggantikan pemuatan tangan, sehingga menciptakan kebutuhan untuk menemukan kombinasi senapan dan amunisi terbaik.

Pada tahun 2008, studi mendalam yang dilakukan oleh Global Benchmarking Network menemukan bahwa alat perbaikan yang paling umum digunakan adalah misi dan visi, survei pelanggan, analisis SWOT, dan benchmarking informal.Tolok ukur kinerja dan praktik terbaik juga digunakan dan tren ini akan terus semakin populer di masa depan. Analisis ini menjelaskan secara rinci penggunaan benchmarking dalam berbagai alat manajemen serta menjelaskan perkembangan dan perkiraan penggunaannya.

Prosedur

Tidak ada proses benchmarking tunggal yang telah diadopsi secara universal. Daya tarik yang luas dan penerimaan benchmarking telah menyebabkan munculnya metodologi benchmarking. Satu buku mani adalah Benchmarking Boxwell untuk Keunggulan Kompetitif (1994). Buku pertama tentang benchmarking, ditulis dan diterbitkan oleh Kaiser Associates, adalah panduan praktis dan menawarkan pendekatan tujuh langkah. Robert Camp (yang menulis salah satu buku paling awal tentang benchmarking pada tahun 1989) mengembangkan pendekatan 12-tahap untuk benchmarking.

Metodologi 12 tahap terdiri dari:

1. Pilih subjek
2. Tentukan prosesnya
3. Identifikasi mitra potensial
4. Identifikasi sumber data
5. Kumpulkan data dan pilih semua mitra
6. Tentukan kesenjangan
7. Tetapkan perbedaan proses
8. Targetkan kinerja masa depan
9. Menyampaikan
10. Sesuaikan tujuan
11. Melaksanakan
12. Tinjau dan kalibrasi ulang

Berikut ini adalah contoh metodologi benchmarking yang khas:

• Identifikasi area masalah: Karena benchmarking dapat diterapkan pada proses atau fungsi bisnis apa pun, berbagai teknik penelitian mungkin diperlukan. Mereka termasuk percakapan informal dengan pelanggan, karyawan, atau pemasok; teknik penelitian eksplorasi seperti kelompok fokus; atau riset pemasaran mendalam, riset kuantitatif, survei, kuesioner, analisis rekayasa ulang, pemetaan proses, laporan varians kontrol kualitas, analisis rasio keuangan, atau sekadar meninjau waktu siklus atau indikator kinerja lainnya. Sebelum memulai perbandingan dengan organisasi lain, penting untuk mengetahui fungsi dan proses organisasi; kinerja lapisan dasar memberikan titik di mana upaya peningkatan dapat diukur.
• Identifikasi industri lain yang memiliki proses serupa: Misalnya, jika seseorang tertarik untuk meningkatkan hand-off dalam pengobatan kecanduan, ia akan mengidentifikasi bidang lain yang juga memiliki tantangan hand-off. Ini dapat mencakup kontrol lalu lintas udara, peralihan telepon seluler antar menara, pemindahan pasien dari operasi ke ruang pemulihan.
• Identifikasi organisasi yang menjadi pemimpin di bidang ini: Carilah yang terbaik di industri mana pun dan di negara mana pun. Konsultasikan dengan pelanggan, pemasok, analis keuangan, asosiasi perdagangan, dan majalah untuk menentukan perusahaan mana yang layak dipelajari.
• Perusahaan survei untuk tindakan dan praktik: Perusahaan menargetkan proses bisnis tertentu menggunakan survei terperinci tentang tindakan dan praktik yang digunakan untuk mengidentifikasi alternatif proses bisnis dan perusahaan terkemuka. Survei biasanya ditutupi untuk melindungi data rahasia oleh asosiasi dan konsultan netral.
• Kunjungi perusahaan "praktik terbaik" untuk mengidentifikasi praktik terdepan: Perusahaan biasanya setuju untuk saling bertukar informasi yang bermanfaat bagi semua pihak dalam kelompok pembanding dan berbagi hasil di dalam kelompok.
• Menerapkan praktik bisnis baru dan lebih baik: Ambil praktik terdepan dan kembangkan rencana implementasi yang mencakup identifikasi peluang spesifik, mendanai proyek, dan menjual ide kepada organisasi dengan tujuan mendapatkan nilai yang ditunjukkan dari proses tersebut.

Biaya

Tiga jenis biaya utama dalam benchmarking adalah:

• Biaya Kunjungan - Ini termasuk kamar hotel, biaya perjalanan, makan, hadiah token, dan waktu kerja yang hilang.
• Biaya Waktu - Anggota tim benchmarking akan menginvestasikan waktu untuk meneliti masalah, menemukan perusahaan luar biasa untuk dipelajari, dikunjungi, dan diimplementasikan. Ini akan menjauhkan mereka dari tugas rutin mereka untuk sebagian dari setiap hari sehingga staf tambahan mungkin diperlukan.
• Benchmarking Biaya Basis Data - Organisasi yang melembagakan benchmarking ke dalam prosedur harian mereka merasa berguna untuk membuat dan memelihara basis data praktik terbaik dan perusahaan yang terkait dengan setiap praktik terbaik sekarang.

Biaya benchmarking secara substansial dapat dikurangi dengan memanfaatkan banyak sumber daya internet yang bermunculan selama beberapa tahun terakhir. Ini bertujuan untuk menangkap tolok ukur dan praktik terbaik dari organisasi, sektor bisnis, dan negara untuk membuat proses pembandingan lebih cepat dan lebih murah.

Pembandingan teknis/produk

Teknik yang awalnya digunakan untuk membandingkan strategi perusahaan yang ada dengan pandangan untuk mencapai kinerja terbaik dalam situasi baru (lihat di atas), baru-baru ini diperluas ke perbandingan produk teknis. Proses ini biasanya disebut sebagai “technical benchmarking” atau “product benchmarking”. Penggunaannya dikembangkan dengan baik dalam industri otomotif ("pembandingan otomotif"), di mana sangat penting untuk merancang produk yang sesuai dengan harapan pengguna yang tepat, dengan biaya minimal, dengan menerapkan teknologi terbaik yang tersedia di seluruh dunia. Data diperoleh dengan sepenuhnya membongkar mobil yang ada dan sistemnya. Analisis tersebut awalnya dilakukan di rumah oleh pembuat mobil dan pemasok mereka. Namun, karena analisis ini mahal, mereka semakin banyak dialihdayakan ke perusahaan yang berspesialisasi dalam bidang ini. Outsourcing telah memungkinkan penurunan drastis dalam biaya untuk setiap perusahaan (dengan pembagian biaya) dan pengembangan alat yang efisien (standar, perangkat lunak).

Jenis

Benchmarking dapat bersifat internal (membandingkan kinerja antara kelompok atau tim yang berbeda dalam suatu organisasi) atau eksternal (membandingkan kinerja dengan perusahaan dalam industri tertentu atau lintas industri). Dalam kategori yang lebih luas ini, ada tiga jenis pembandingan khusus: 1) Pembandingan proses, 2) Pembandingan kinerja, dan 3) Pembandingan strategis. Hal-hal tersebut dapat dirinci lebih lanjut sebagai berikut:

• Proses benchmarking - perusahaan yang memulai memfokuskan pengamatan dan penyelidikan proses bisnis dengan tujuan mengidentifikasi dan mengamati praktik terbaik dari satu atau lebih perusahaan benchmark. Analisis aktivitas akan diperlukan jika tujuannya adalah untuk membandingkan biaya dan efisiensi; semakin diterapkan pada proses back-office di mana outsourcing dapat menjadi pertimbangan. Pembandingan adalah tepat di hampir setiap kasus di mana proses desain ulang atau perbaikan akan dilakukan selama biaya studi tidak melebihi manfaat yang diharapkan.
• Pembandingan keuangan - melakukan analisis keuangan dan membandingkan hasilnya dalam upaya menilai daya saing dan produktivitas Anda secara keseluruhan.
• Benchmarking dari perspektif investor- memperluas dunia benchmarking untuk juga dibandingkan dengan perusahaan sejenis yang dapat dianggap sebagai peluang investasi alternatif dari perspektif investor.
• Pembandingan di sektor publik - berfungsi sebagai alat untuk perbaikan dan inovasi dalam administrasi publik, di mana organisasi negara menginvestasikan upaya dan sumber daya untuk mencapai kualitas, efisiensi dan efektivitas layanan yang mereka berikan.
• Pembandingan kinerja - memungkinkan perusahaan pemrakarsa untuk menilai posisi kompetitif mereka dengan membandingkan produk dan layanan dengan perusahaan target.
• Pembandingan produk - proses merancang produk baru atau meningkatkan ke yang sekarang. Proses ini terkadang dapat melibatkan rekayasa balik yang membongkar produk pesaing untuk menemukan kekuatan dan kelemahan.
• Benchmarking strategis - melibatkan mengamati bagaimana orang lain bersaing. Jenis ini biasanya tidak spesifik industri, artinya yang terbaik adalah melihat industri lain, yaitu Benchmarking Strategis dengan bantuan PIMS (Dampak laba dari strategi pemasaran).
• Pembandingan fungsional - perusahaan akan memfokuskan pembandingannya pada satu fungsi untuk meningkatkan pengoperasian fungsi tertentu. Fungsi kompleks seperti Sumber Daya Manusia, Keuangan dan Akuntansi serta Teknologi Informasi dan Komunikasi tidak mungkin dapat dibandingkan secara langsung dalam hal biaya dan efisiensi dan mungkin perlu dipisahkan ke dalam proses untuk membuat perbandingan yang valid.
• Pembandingan terbaik di kelasnya - melibatkan mempelajari pesaing terkemuka atau perusahaan yang paling baik menjalankan fungsi tertentu.
• Pembandingan operasional mencakup segala hal mulai dari staf dan produktivitas hingga aliran kantor dan analisis prosedur yang dilakukan.
• Pembandingan energi - proses pengumpulan, analisis, dan hubungan data kinerja energi dari aktivitas yang sebanding dengan tujuan mengevaluasi dan membandingkan kinerja antara atau di dalam entitas. Entitas dapat mencakup proses, bangunan, atau perusahaan. Pembandingan mungkin bersifat internal antara entitas dalam satu organisasi, atau - tunduk pada pembatasan kerahasiaan - eksternal antara entitas yang bersaing.

Peralatan

Perangkat lunak benchmarking dapat digunakan untuk mengatur sejumlah besar dan kompleks informasi. Paket perangkat lunak dapat memperluas konsep pembandingan dan analisis kompetitif dengan memungkinkan individu untuk menangani jumlah atau strategi yang begitu besar dan kompleks. Alat tersebut mendukung berbagai jenis pembandingan (lihat di atas) dan dapat mengurangi biaya di atas secara signifikan.

Teknologi mesin benchmarking yang muncul mengotomatiskan tahap beralih dari data ke wawasan komparatif yang patut diperhatikan, kadang-kadang bahkan mengungkapkan wawasan dalam kalimat bahasa Inggris.

Pembandingan metrik

Pendekatan lain untuk membuat perbandingan melibatkan penggunaan informasi biaya atau produksi yang lebih agregat untuk mengidentifikasi unit berkinerja kuat dan lemah. Dua bentuk analisis kuantitatif yang paling umum digunakan dalam benchmarking metrik adalah data envelopment analysis (DEA) dan analisis regresi. DEA memperkirakan tingkat biaya yang harus dapat dicapai oleh perusahaan yang efisien di pasar tertentu. Dalam regulasi infrastruktur, DEA dapat digunakan untuk memberi penghargaan kepada perusahaan/operator yang biayanya mendekati batas efisien dengan keuntungan tambahan. Analisis regresi memperkirakan apa yang rata-rata perusahaan harus dapat capai. Dengan analisis regresi, perusahaan yang berkinerja lebih baik dari rata-rata dapat diberi penghargaan sementara perusahaan yang berkinerja lebih buruk dari rata-rata dapat dihukum. Studi benchmarking tersebut digunakan untuk membuat perbandingan tolok ukur, yang memungkinkan pihak luar untuk mengevaluasi kinerja operator dalam suatu industri. Teknik statistik canggih, termasuk analisis garis batas stokastik, telah digunakan untuk mengidentifikasi kinerja tinggi dan lemah dalam industri, termasuk aplikasi ke sekolah, rumah sakit, utilitas air, dan utilitas listrik.

Salah satu tantangan terbesar untuk benchmarking metrik adalah berbagai definisi metrik yang digunakan di antara perusahaan atau divisi. Definisi dapat berubah dari waktu ke waktu dalam organisasi yang sama karena perubahan dalam kepemimpinan dan prioritas. Perbandingan yang paling berguna dapat dibuat ketika definisi metrik sama antara unit yang dibandingkan dan tidak berubah sehingga perbaikan dapat diubah.

Disadur dari : en.wikipedia.org