Jika Anda adalah peritel multisaluran, grosir, atau merek e-commerce, tetap berada di atas kontrol inventaris bisa menjadi prospek yang menakutkan. Namun, kini tersedia sistem, proses, dan teknologi untuk membantu perusahaan merampingkan rantai pasok mereka. Dengan menggunakan sistem kontrol inventaris, Anda dapat melacak barang dagangan Anda secara efisien dan akurat.
Panduan ini akan membantu Anda dengan penjelasan mengenai apa itu kontrol inventaris, contoh arti kontrol inventaris yang jelas, berbagai jenis kontrol inventaris, dan pentingnya, serta tantangan sistem kontrol inventaris. Panduan ini juga akan memberikan tips untuk pengendalian persediaan, mendiskusikan beberapa sistem dan teknik pengendalian persediaan, dan menjawab pertanyaan "Apa yang dilakukan oleh pengendalian persediaan?".
Apa yang dimaksud dengan pengendalian persediaan?
Pengendalian inventaris, juga disebut pengendalian stok, adalah proses mengelola tingkat inventaris perusahaan, baik yang ada di gudang mereka sendiri maupun yang tersebar di lokasi lain. Ini terdiri dari pengelolaan barang dari saat Anda memilikinya hingga tujuan akhir (idealnya ke pelanggan) atau pembuangan (tidak ideal). Sistem kontrol inventaris juga memantau pergerakan, penggunaan, dan penyimpanannya.
Kontrol inventaris berarti mengelola tingkat inventaris Anda untuk memastikan bahwa Anda menyimpan jumlah yang optimal untuk setiap produk. Kontrol inventaris yang tepat dapat melacak pesanan pembelian Anda dan menjaga rantai pasokan yang fungsional. Sistem dapat diterapkan untuk membantu perkiraan dan memungkinkan Anda untuk mengatur titik pemesanan ulang.
Kontrol inventaris dapat mencakup:
- Integrasi pemindai barcode
- Penghitungan inventaris lengkap
- Melacak inventaris fisik dengan pesanan penjualan dan pembelian
- Detail produk, lokasi, dan sejarah
- Laporan dan penyesuaian
Tujuan umumnya adalah untuk memaksimalkan keuntungan Anda sementara sesedikit mungkin inventaris yang tersimpan di gudang. Bisnis Anda harus melakukan hal ini tanpa mengorbankan kepuasan pelanggan. Meskipun Anda dapat menangani kontrol inventaris secara manual, ada sistem otomatis yang bertanggung jawab untuk mengelola tingkat stok Anda, dan membantu menghilangkan kesalahan manusia yang merugikan.
Menurut Biro Sensus AS, pada Juli 2020, produsen dan peritel AS menyimpan $ 1,33 inventaris untuk setiap $ 1 penjualan. Kontrol inventaris yang efektif memungkinkan Anda untuk mengubah rasio inventaris/penjualan menjadi lebih baik. Stok alat tulis tidak melakukan apa pun untuk bisnis Anda atau keuntungannya. Manfaatkan ruang berharga yang Anda miliki dengan sebaik-baiknya, sambil memastikan Anda selalu memenuhi permintaan pelanggan.
Kontrol inventaris vs manajemen inventaris
Meskipun keduanya berurusan dengan aspek inventaris, kontrol inventaris berbeda dengan manajemen inventaris. Kontrol inventaris bekerja dengan inventaris yang sudah ada di gudang distributor. Hal ini membutuhkan pengetahuan tentang produk apa saja yang ada di inventaris Anda dan di mana letaknya di dalam gudang Anda. Hal ini memastikan inventaris tetap dalam kondisi baik dan diatur sedemikian rupa untuk meminimalkan biaya.
Manajemen inventaris mencakup proses bisnis pengisian ulang dan perkiraan produk. Manajemen mencakup kapan harus memesan ulang produk dan berapa banyak produk yang harus dipesan, untuk menghindari kehabisan stok atau menyimpan terlalu banyak persediaan. Hal ini memastikan bahwa inventaris yang tepat berada di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam jumlah yang tepat. Anda dapat mencapai manajemen inventaris yang lebih baik ketika Anda meningkatkan kontrol inventaris Anda.
Mengapa manajemen inventaris penting?
Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen inventaris penting bagi bisnis Anda sehingga Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang tujuan manajemen inventaris.
Kontrol kualitas
Memiliki sistem manajemen inventaris memungkinkan Anda untuk menerapkan kontrol kualitas yang lebih baik. Jika Anda dapat melacak dan mengelola semua aspek stok Anda, Anda dapat mengontrol kualitas dengan lebih baik. Semakin lama Anda menyimpan inventaris, semakin besar kemungkinannya untuk rusak. Anda dapat menghindari hal tersebut dengan memastikan bahwa stok diputar melalui gudang Anda.
Teknik kontrol inventaris juga memungkinkan Anda untuk melacak kualitas stok yang Anda terima dari pemasok. Seberapa sering produk tertentu dikembalikan? Seberapa sering produk yang dikembalikan dikirim kembali karena rusak atau memiliki cacat lainnya? Melihat bagaimana produk bergerak melalui inventaris Anda dapat menunjukkan masalah apa pun, dan membantu Anda menghilangkan penghapusan.
Kontrol organisasi
Kontrol inventaris berarti Anda memiliki kontrol organisasi dalam bisnis Anda. Ruang penyimpanan yang terorganisir dengan baik memungkinkan Anda mengelola barang dagangan dan memaksimalkan investasi Anda dalam inventaris fisik. Aspek kontrol inventaris ini sangat penting untuk mengetahui di mana stok Anda berada dan kemudahan untuk mengaksesnya.
Kontrol inventaris dalam hal pengaturan stok Anda sangat penting untuk kelancaran perusahaan Anda. Ini akan memastikan bahwa Anda memiliki unit yang cukup untuk memenuhi pesanan dan memiliki stok pengaman. Teknik kontrol inventaris yang efektif juga akan membantu Anda menghindari stok mati atau kelebihan stok. Stok pengaman bertindak sebagai penyangga untuk mengurangi risiko kehabisan stok. Stok mati adalah persediaan yang tidak terjual. Hal ini menjelaskan secara singkat mengapa kontrol inventaris diperlukan.
Akurasi akuntansi
Menyimpan catatan inventaris yang akurat sangat penting untuk mengelola aset Anda. Hal ini juga akan membantu Anda jika terjadi audit. Dengan mengetahui apa yang Anda miliki dalam aset, Anda dapat mengetahui kerusakan secara keseluruhan dan memahami nilai perusahaan Anda.
Aturan akuntansi keuangan dan peraturan pajak mungkin mewajibkan perusahaan Anda untuk memiliki akun inventaris fisik. Semua stok harus memiliki jumlah dan harga yang benar dalam sistem inventaris dan perangkat lunak akuntansi Anda. Hal ini akan memastikan perusahaan Anda dapat menjalani audit tanpa ada pertanyaan mengenai integritas akuntansi bisnis Anda.
Bagaimana anda mengontrol biaya persediaan?
Perangkat lunak manajemen inventaris membantu mencatat informasi stok, pengemasan, dan pengiriman di satu tempat, sehingga dapat mengoptimalkan proses pengadaan barang bisnis Anda. Pembaruan real-time pada pergerakan stok dapat membantu Anda mengotomatiskan kontrol tingkat stok untuk kinerja penjualan yang akurat dan analisis inventaris. Semua itu membantu Anda mengendalikan biaya inventaris.
Apa saja masalah dan tantangan dalam manajemen inventaris?
Kontrol inventaris sangat penting untuk operasi bisnis yang efektif. Namun, hal ini juga memiliki beberapa tantangan. Mungkin sulit untuk menemukan waktu dan sumber daya, dan mengembangkan gambaran lengkap tentang inventaris Anda bisa jadi sulit, terutama jika Anda memiliki perusahaan yang lebih besar atau beberapa lokasi inventaris.
Namun, tantangan-tantangan ini dapat diatasi untuk memastikan kontrol yang efektif atas inventaris Anda. Cara terbaik untuk mengelola semua tantangan ini adalah dengan mengotomatiskan proses kontrol inventaris Anda. Carilah perangkat lunak manajemen inventaris terbaik untuk bisnis Anda.
Di bawah ini adalah beberapa tantangan yang mungkin Anda hadapi.
Menemukan waktu dan sumber daya
Melakukan manajemen inventaris secara manual membutuhkan sumber daya yang besar. Uang dan jam kerja staf diperlukan untuk kontrol inventaris manual. Namun, jika Anda tidak memprioritaskan kontrol inventaris, Anda akan kehilangan lebih banyak waktu dan uang di kemudian hari. Luangkan waktu untuk menerapkan jadwal rutin yang didedikasikan untuk pengendalian inventaris. Selain itu, pastikan untuk memasukkan kontrol inventaris dalam anggaran Anda.
Visibilitas
Perusahaan dengan stok besar, pergudangan yang kompleks, atau yang menjual di berbagai saluran dapat memiliki banyak bagian yang bergerak untuk inventaris mereka. Hal ini dapat menimbulkan tantangan dalam hal visibilitas. Bisnis harus memiliki gambaran lengkap tentang inventaris bisnis mereka untuk pengisian ulang, akuntansi, arus kas, dan tujuan penjualan. Kehilangan pandangan terhadap inventaris Anda dapat menyebabkan penurunan kualitas inventaris dan dapat menyebabkan stok mati. Inilah sebabnya mengapa penting untuk mempelajari cara mengontrol inventaris gudang.
Laporan yang dapat Anda peroleh melalui sistem perangkat lunak manajemen inventaris dapat membantu Anda meningkatkan visibilitas. Misalnya, Anda bisa mendapatkan peringatan ketika tingkat inventaris rendah. Memiliki visibilitas yang tinggi tentang bagaimana inventaris Anda bergerak dapat membatasi stok yang usang dan membantu menentukan berapa banyak inventaris setiap produk yang Anda simpan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Kesalahan manusia
Kesalahan manusia tidak dapat dihindari ketika bisnis memiliki aliran inventaris yang konstan masuk dan keluar dari gudang. Misalnya, vendor harus mengirimkan faktur yang akurat dan faktur tersebut harus dicocokkan dengan pesanan pembelian dan inventaris fisik. Ketidakakuratan yang terjadi pada tahap ini dapat berdampak pada kontrol inventaris Anda.
Anda dapat mengurangi kesalahan manusia dengan mengoptimalkan sistem kontrol inventaris dan mengintegrasikan solusi Anda. Hal ini akan memungkinkan perangkat lunak Anda untuk memperingatkan Anda jika ada ketidaksesuaian antara apa yang dimasukkan dalam utang usaha dan jumlah inventaris fisik.
Jenis-jenis sistem manajemen inventaris
Ada beberapa jenis sistem manajemen inventaris dan teknik terkait yang dapat digunakan oleh bisnis. Jadi, apa saja jenis kontrol inventaris yang dibutuhkan bisnis Anda?
Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan berdasarkan ukuran inventaris dan operasi perusahaan Anda. Pengecer mungkin menemukan bahwa mereka memiliki kebutuhan yang berbeda dengan pedagang grosir, misalnya. Mulailah dengan menentukan tujuan dan metrik bisnis Anda untuk mendapatkan gambaran tentang kebutuhan Anda saat ini dan di masa depan, serta memilih metode kontrol inventaris yang ideal.
Kemudian, tentukan apakah bisnis Anda harus menggunakan:
Spreadsheet untuk mengontrol inventaris
Penggunaan spreadsheet sebagai teknik kontrol inventaris manual paling cocok untuk bisnis kecil yang tidak menyimpan banyak stok atau memiliki banyak jenis inventaris. Menyimpan spreadsheet lebih murah daripada dua teknik lainnya, tetapi kontrol inventaris bisa jadi lebih sulit untuk dipertahankan. Anggota tim Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk belajar menggunakan sistem otomatis untuk tujuan pengendalian inventaris.
Meskipun Anda mungkin merasa bahwa sistem ini memberikan kontrol yang lebih baik, kontrol inventaris manual melalui penggunaan spreadsheet jauh lebih rentan terhadap kesalahan manusia dan membutuhkan banyak tenaga kerja. Manajemen rantai pasokan mungkin juga lebih sulit untuk dikelola karena akan membutuhkan karyawan untuk melacak beberapa bagian yang bergerak. Pengisian ulang stok juga akan lebih sulit dilacak dalam sistem manual.
Sumber: brightpearl.com
Daftar Inventaris untuk mengontrol inventaris secara manual
Sistem inventaris berkala
Sistem inventaris periodik biasanya bergantung pada penghitungan inventaris fisik. Informasi inventaris diperbarui secara berkala ketika penghitungan fisik dilakukan. Sistem kontrol inventaris seperti ini sangat memakan waktu untuk bisnis yang berurusan dengan inventaris dalam jumlah besar atau sering melakukan perpindahan inventaris. Namun, metode pengendalian persediaan seperti ini dapat digunakan untuk perusahaan yang tidak menangani banyak pesanan.
Persediaan periodik umumnya menggunakan rumus:
Harga Pokok Penjualan (HPP) = (Persediaan Awal + Pembelian) - Persediaan Penutupan.
Sistem kontrol persediaan ini mudah diterapkan dan membutuhkan informasi yang minimal. Namun, tingkat persediaan Anda jarang akan selalu terbaru, yang menyebabkan penundaan dan peningkatan penghapusan. Sistem ini juga bergantung pada audit inventaris daripada sistem otomatis yang diperbarui secara real-time.
Sistem inventaris abadi
Sistem inventaris abadi memperbarui stok Anda secara real-time ketika terjadi transaksi atau stok baru diterima melalui solusi teknologi. Sekitar 72% dari semua pengecer berencana untuk mengadopsi visibilitas waktu nyata dalam rantai pasokan mereka menggunakan otomatisasi, sensor, dan analitik. Hal ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah menerapkan teknik manajemen inventaris seperti Economic Order Quantity (EOQ). EOQ memastikan inventaris memenuhi permintaan sekaligus meminimalkan biaya penyimpanan dan penyimpanan.
Sistem abadi memberi Anda visibilitas yang lebih baik pada inventaris Anda daripada sistem periodik. Jenis-jenis fungsi sistem kontrol inventaris ini menurunkan biaya dan waktu yang dihabiskan untuk penghitungan inventaris fisik.
Disadur dari: brightpearl.com