Pendahuluan
Manajemen gudang yang efektif merupakan faktor kunci dalam kelancaran rantai pasok dan kepuasan pelanggan. Penelitian ini, yang dilakukan oleh Susi Indriyani pada PT. POS Manado, mengeksplorasi implementasi Warehouse Management System (WMS) dan dampaknya terhadap kinerja gudang, pengelolaan stok, serta efektivitas operasional.
Dalam industri logistik, sistem manajemen gudang tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang, tetapi juga memainkan peran penting dalam proses penerimaan, penyimpanan, pemrosesan pesanan, dan pengiriman. Studi ini bertujuan untuk menganalisis bagaimana PT. POS Manado mengelola aktivitas gudang serta tantangan yang dihadapi dalam penerapan WMS.
Tantangan dalam Manajemen Gudang
Beberapa masalah utama yang ditemukan dalam penelitian ini adalah:
- Ketidaksesuaian Proses dengan SOP – Pelaksanaan operasional sering kali tidak sesuai dengan prosedur standar, menyebabkan penundaan pengiriman dan ketidaktepatan stok.
- Masalah Pelacakan Paket – Perbedaan informasi antara sistem pelacakan dan kondisi barang sebenarnya menimbulkan keluhan pelanggan.
- Keterlambatan Pengiriman – Selama periode sibuk seperti menjelang Idul Fitri dan Natal, volume paket yang tinggi menyebabkan overload di gudang dan keterlambatan distribusi.
- Kurangnya Personel di Beberapa Divisi – Terdapat kekurangan staf di beberapa bagian gudang, seperti penjemputan dan pengemasan, yang memperlambat proses pemrosesan pesanan.
Implementasi Warehouse Management System (WMS)
Untuk meningkatkan efisiensi operasional, PT. POS Manado menerapkan WMS yang mencakup beberapa tahapan utama dalam manajemen gudang:
- Inbound Process (Penerimaan Barang)
- Setiap paket yang masuk didata menggunakan sistem pemindaian barcode.
- Proses penerimaan menggunakan prinsip First-In, First-Out (FIFO) untuk memastikan barang lebih lama keluar lebih dahulu.
- Penyesuaian lokasi penyimpanan berdasarkan jenis paket untuk mempermudah pengambilan.
- Storage & Put-Away (Penyimpanan Barang)
- Barang dikelompokkan berdasarkan kategori dan frekuensi pengiriman.
- Sistem otomatis digunakan untuk melacak lokasi barang guna mengurangi kehilangan atau salah tempat penyimpanan.
- Outbound Process (Pengiriman Barang)
- Picking & Packing – Barang dipilih dan dikemas berdasarkan rute pengiriman, dengan pengecekan ulang sebelum dikirim.
- Shipping & Delivery – Pengiriman dilakukan sesuai jadwal tetap, meskipun dalam beberapa kasus terjadi penundaan akibat lonjakan volume barang.
Studi Kasus & Data Pendukung
Penelitian ini menampilkan wawancara dengan beberapa karyawan PT. POS Manado mengenai implementasi WMS:
- HR Manager (3,5 tahun pengalaman) – Menjelaskan bahwa proses penerimaan barang dilakukan sesuai jadwal, tetapi kadang terjadi keterlambatan dalam pencatatan manifest.
- Distribution & Process Manager (30 tahun pengalaman) – Mengungkapkan bahwa sistem FIFO telah diterapkan dengan baik, tetapi masih memerlukan kontrol tambahan melalui modul digital.
- Shipping Officer (1,5 tahun pengalaman) – Menjelaskan bahwa kategori paket seperti Express, Special Express, dan Regular Post memiliki standar operasional yang berbeda dalam pengepakan dan pengiriman.
Data dari penelitian ini menunjukkan bahwa penerapan WMS telah meningkatkan akurasi stok dan kecepatan pemrosesan pesanan, namun masih terdapat tantangan dalam pengelolaan lonjakan volume pengiriman dan ketidaksesuaian sistem pelacakan.
Kesimpulan dan Rekomendasi
Secara keseluruhan, penelitian ini menemukan bahwa implementasi WMS di PT. POS Manado telah meningkatkan efisiensi operasional, tetapi masih membutuhkan beberapa perbaikan, antara lain:
- Optimalisasi Sistem Pelacakan – Mengurangi kesenjangan antara data sistem dan kondisi aktual barang untuk meningkatkan keakuratan informasi pelanggan.
- Penyesuaian Sumber Daya Manusia – Menambah tenaga kerja di bagian kritis seperti picking dan packing untuk menghindari keterlambatan.
- Otomasi Proses Gudang – Menggunakan lebih banyak teknologi seperti RFID dan AI dalam proses penyortiran dan pengiriman guna mengurangi kesalahan manusia.
- Evaluasi Periode Sibuk – Menyesuaikan jadwal pengiriman dan strategi pengelolaan gudang selama momen dengan permintaan tinggi.
Dengan perbaikan ini, PT. POS Manado dapat lebih mengoptimalkan kinerja gudang, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta mengurangi biaya operasional.
Sumber Artikel : Indriyani, Susi. "Analyzing the Warehouse Management System at PT. POS Manado". Jurnal EMBA, Vol.8 No.4, Oktober 2020, Hal. 503-511.