Dalam dunia pendidikan tinggi, efisiensi sistem akademik menjadi faktor krusial untuk menunjang keberhasilan pembelajaran. Salah satu tantangan yang sering dihadapi oleh perguruan tinggi adalah pengelolaan data dan administrasi akademik yang masih menggunakan metode manual. Paper "Rancang Bangun Sistem Pengajuan Bimbingan RPL pada Program Profesi Insinyur Universitas Udayana" mengkaji pentingnya digitalisasi dalam sistem pengajuan bimbingan pada Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL) di Program Profesi Insinyur Universitas Udayana.
Artikel ini menyoroti bagaimana teknologi informasi dapat meningkatkan efisiensi administrasi dan mengurangi potensi kesalahan dalam pengelolaan data mahasiswa yang mengikuti jalur RPL. Dengan mengusulkan sistem informasi berbasis web, penelitian ini bertujuan untuk mempercepat proses pengajuan bimbingan dan ujian RPL.
Program Profesi Insinyur di Universitas Udayana merupakan bagian dari mandat Kemenristekdikti untuk meningkatkan kualitas insinyur di Indonesia. Program ini memiliki dua jalur penerimaan: jalur reguler dan jalur RPL. Jalur RPL memungkinkan mahasiswa untuk mengonversi pengalaman profesionalnya menjadi kredit akademik yang setara dengan mata kuliah tertentu.
Namun, sistem pengajuan bimbingan RPL di Universitas Udayana masih menggunakan metode manual, sehingga menimbulkan beberapa permasalahan:
- Proses administrasi yang lambat: Pengolahan data mahasiswa dan dosen pembimbing membutuhkan waktu lama.
- Kesalahan pencatatan: Karena dilakukan secara manual, kemungkinan terjadi kesalahan data cukup tinggi.
- Kurangnya transparansi: Mahasiswa sering mengalami kesulitan dalam mengetahui status pengajuan bimbingannya.
Dengan berbagai kendala tersebut, paper ini mengusulkan rancang bangun sistem informasi berbasis web untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan bimbingan RPL.
Penelitian ini menggunakan metode Waterfall sebagai pendekatan pengembangan sistem. Metode ini terdiri dari beberapa tahapan:
- Requirement Analysis and Definition: Mengumpulkan kebutuhan sistem dari wawancara dengan dosen, staf administrasi, dan mahasiswa.
- System and Software Design: Merancang tampilan dan struktur sistem berbasis web.
- Implementation and Unit Testing: Mengembangkan sistem dengan menggunakan PHP dan MySQL.
- Integration and System Testing: Menguji apakah sistem dapat berjalan sesuai harapan.
- Operation and Maintenance: Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan pengguna setelah implementasi.
Paper ini juga menggunakan metode observasi untuk menganalisis kendala yang terjadi dalam sistem manual saat ini serta melakukan wawancara dengan berbagai pemangku kepentingan di Universitas Udayana.
Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem informasi berbasis web yang dirancang untuk memudahkan pengajuan bimbingan RPL. Sistem ini memiliki beberapa fitur utama, antara lain:
- Halaman Login Sistem ini memiliki halaman login yang membedakan akses untuk mahasiswa, dosen, dan operator prodi. Hal ini memastikan bahwa setiap pengguna hanya dapat mengakses informasi yang relevan dengan perannya.
- Dashboard Koordinator Program Studi (Koprodi) Menampilkan daftar mahasiswa yang telah mengajukan bimbingan dan membantu dalam penentuan dosen pembimbing RPL.
- Halaman Data RPL Menampilkan informasi mengenai mahasiswa yang mengikuti jalur RPL, termasuk dokumen yang telah mereka unggah dan status pengajuan mereka.
- Dashboard Operator Prodi Memungkinkan operator program studi untuk mengelola data mahasiswa, menetapkan pembimbing, dan mengunggah surat tugas bimbingan.
- Halaman Mahasiswa Mahasiswa dapat melihat status pengajuan mereka, mengunggah dokumen, serta mengajukan permohonan ujian setelah mendapatkan bimbingan yang disetujui.
- Halaman Dosen Dosen pembimbing memiliki akses ke daftar mahasiswa bimbingannya dan dapat memberikan umpan balik serta menyetujui atau meminta revisi pada laporan yang diajukan.
Paper ini juga menyertakan pengujian sistem menggunakan metode Black Box Testing untuk memastikan bahwa semua fitur berfungsi dengan baik.
Dalam penelitian ini, studi kasus dilakukan di Program Profesi Insinyur Universitas Udayana. Beberapa data penting yang diperoleh dari penelitian ini antara lain:
- Jumlah mahasiswa yang mengikuti RPL setiap tahun: Sekitar 100 mahasiswa.
- Rata-rata waktu pemrosesan manual: 2-3 minggu untuk mendapatkan bimbingan.
- Rata-rata waktu pemrosesan dengan sistem baru: 2-3 hari setelah implementasi sistem.
- Persentase kesalahan pencatatan sebelum sistem: 15% dari pengajuan mengalami kesalahan.
- Persentase kesalahan pencatatan setelah sistem: 2%, menunjukkan peningkatan akurasi.
Dari data ini, terlihat bahwa sistem baru dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi waktu pemrosesan pengajuan bimbingan RPL secara signifikan.
Kelebihan:
- Efisiensi administrasi: Dengan sistem digital, pengelolaan data mahasiswa dan dosen menjadi lebih cepat dan akurat.
- Transparansi: Mahasiswa dapat dengan mudah memantau status pengajuan mereka tanpa harus datang langsung ke kampus.
- Kemudahan akses: Sistem berbasis web memungkinkan akses kapan saja dan dari mana saja.
Kekurangan:
- Ketergantungan pada teknologi: Jika sistem mengalami gangguan atau server down, proses pengajuan bisa tertunda.
- Kendala dalam adopsi teknologi: Dosen dan staf administrasi yang kurang familiar dengan sistem baru mungkin membutuhkan waktu untuk beradaptasi.
- Keamanan data: Karena sistem ini menyimpan data akademik yang sensitif, perlu diperhatikan aspek keamanan dan perlindungan data mahasiswa.
Paper "Rancang Bangun Sistem Pengajuan Bimbingan RPL pada Program Profesi Insinyur Universitas Udayana" memberikan solusi yang inovatif untuk permasalahan administrasi dalam program RPL. Implementasi sistem berbasis web ini mampu meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam pengelolaan pengajuan bimbingan RPL.
Namun, untuk mencapai hasil yang lebih optimal, diperlukan beberapa langkah tambahan:
- Pelatihan untuk pengguna sistem: Agar dosen dan staf administrasi dapat mengoperasikan sistem dengan baik.
- Backup dan pemeliharaan sistem secara berkala: Untuk menghindari gangguan teknis yang dapat menghambat proses akademik.
- Peningkatan keamanan data: Dengan menerapkan enkripsi dan sistem keamanan tingkat lanjut guna melindungi informasi akademik mahasiswa.
Dengan perbaikan dan optimalisasi lebih lanjut, sistem ini dapat menjadi model bagi perguruan tinggi lain yang ingin mengadopsi digitalisasi dalam pengelolaan administrasi akademik.
Sumber Artikel dalam Bahasa Asli
Ni Ketut Relawati, Ida Ayu Putu Febri Imawati, Ir. I Nyoman Bagus Suweta Nugraha. (2024). "Rancang Bangun Sistem Pengajuan Bimbingan Rekognisi Pembelajaran Lampau (RPL) pada Program Profesi Insinyur Universitas Udayana." Jurnal Manajemen dan Teknologi Informasi (JMTI), Volume 15, Issue 2, 2024, pp. 1-9. ISSN 2721-7604 (Online); ISSN 2087-5312 (Print).