Perubahan yang direncanakan melibatkan upaya yang disengaja dan sistematis oleh organisasi untuk melakukan modifikasi yang disengaja, sering kali mengikuti proses terstruktur dengan kepemimpinan yang proaktif dan keterlibatan karyawan. Sebaliknya, perubahan yang tidak direncanakan bersifat spontan dan reaktif, merespons dengan cepat kejadian tak terduga seperti kemerosotan ekonomi atau bencana alam, yang sering kali membutuhkan adaptasi segera tanpa strategi yang telah ditetapkan sebelumnya atau partisipasi karyawan yang luas.
Perubahan yang direncanakan
Perubahan terencana mengacu pada upaya yang disengaja dan disengaja oleh organisasi untuk melakukan modifikasi, perbaikan, atau transformasi. Ini adalah pendekatan proaktif di mana para pemimpin dan pemangku kepentingan berkolaborasi untuk mencapai tujuan tertentu, mengatasi masalah yang teridentifikasi, atau beradaptasi dengan lingkungan yang berubah.
Karakteristik:
- Disengaja: Perubahan terencana dimulai melalui proses pengambilan keputusan yang disengaja, dipandu oleh tujuan bisnis dan visi strategis.
- Pendekatan sistematis: Pendekatan ini mengikuti proses yang terstruktur dan terorganisir, biasanya dipandu oleh metodologi manajemen perubahan yang lincah, yang melibatkan diagnosis, perencanaan, implementasi, dan evaluasi.
- Kepemimpinan proaktif: Kepemimpinan memainkan peran proaktif dalam memulai dan memimpin perubahan, menetapkan visi, strategi, dan komitmen yang jelas untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Keterlibatan karyawan: Karyawan sering dilibatkan dalam proses perubahan, dengan masukan dari mereka yang dicari melalui berbagai mekanisme, sehingga menumbuhkan rasa kepemilikan.
- Komunikasi: Komunikasi yang jelas dan transparan adalah komponen kunci, memastikan para pemangku kepentingan mendapat informasi tentang alasan perubahan, hasil yang diharapkan, dan proses yang terlibat.
- Prediktabilitas: Organisasi dapat mengantisipasi dan merencanakan perubahan, yang mengarah pada jadwal yang lebih dapat diprediksi dan hasil yang diharapkan.
- Contoh: Menerapkan sistem manajemen kinerja baru, merestrukturisasi departemen, mengadopsi platform teknologi baru, atau meluncurkan lini produk baru.
Perubahan yang Tidak Direncanakan:
Sebaliknya, perubahan yang tidak direncanakan terjadi secara spontan dan sering kali merupakan reaksi terhadap kejadian tak terduga, krisis, atau faktor eksternal. Perubahan ini tidak diprakarsai melalui proses pengambilan keputusan yang disengaja, melainkan muncul sebagai respons terhadap keadaan yang tidak terduga.
Karakteristik:
- Spontan: Perubahan yang tidak direncanakan sering kali dipicu oleh kejadian atau keadaan yang tidak terduga, sehingga membuat organisasi lengah.
- Kurang dapat diprediksi: Kurang dapat diprediksi dan mungkin tidak memiliki proses yang terstruktur, karena kebutuhan akan perubahan muncul secara tiba-tiba.
- Kepemimpinan reaktif: Kepemimpinan bereaksi terhadap situasi daripada secara proaktif memulai perubahan, dengan fokus pada pengambilan keputusan dan manajemen krisis.
- Keterlibatan karyawan yang terbatas: Dalam beberapa kasus, keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan keputusan mungkin terbatas, terutama jika perubahan tersebut merupakan respons cepat terhadap krisis.
- Komunikasi: Komunikasi mungkin lebih bersifat langsung dan didorong oleh krisis, dengan fokus pada penanganan tantangan-tantangan yang ada.
- Kemampuan beradaptasi: Organisasi perlu beradaptasi dengan cepat terhadap keadaan yang tidak terduga, dan mungkin hanya ada sedikit waktu untuk melakukan perencanaan yang menyeluruh.
- Contoh: Menanggapi penurunan ekonomi yang tiba-tiba, mengatasi dampak bencana alam terhadap operasi, atau beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar yang signifikan.
Perbedaan utama terletak pada kesengajaan dan proses perubahan. Perubahan yang direncanakan memiliki tujuan, sistematis, dan dimulai dengan tujuan tertentu, sementara perubahan yang tidak direncanakan bersifat reaktif, sering kali muncul dari keadaan yang tidak terduga, dan membutuhkan adaptasi yang cepat. Kedua jenis perubahan ini menghadirkan tantangan dan peluang yang unik bagi organisasi. Mari kita telusuri perbedaan utama di antara keduanya:
Aspek perubahan yang direncanakan perubahan yang tidak direncanakan
- Inisiasi disengaja dan terarah, diprakarsai oleh organisasi Spontan dan reaktif, sering kali merupakan respons terhadap peristiwa
- Proses sistematis dan terorganisir, mengikuti peta jalan yang jelas Kurang dapat diprediksi, mungkin tidak memiliki proses yang terstruktur
- Peran keepemimpinan keterlibatan kepemimpinan yang proaktif keterlibatan kepemimpinan yang reaktif
- Keterlibatan karyawan sering melibatkan karyawan dalam proses perubahan Keterlibatan karyawan terbatas, terutama dalam krisis
- Komunikasi komunikasi yang jelas dan transparan Komunikasi mungkin lebih bersifat langsung dan didorong oleh krisis
- Prediktabilitas lebih dapat diprediksi, dengan tujuan dan jadwal yang jelas Kurang dapat diprediksi, respons langsung terhadap kejadian yang tidak terduga.
- Contoh menerapkan sistem baru, restrukturisasi, inisiatif strategis menanggapi kemerosotan ekonomi, bencana alam, pergeseran pasar yang tiba-tiba
Manfaat Pengembangan dan Perubahan Organisasi
Meningkatkan produktivitas dan efisiensi memiliki banyak manfaat. Salah satu cara terbaik untuk mendorong hasil positif dalam metrik ini adalah dengan menggunakan struktur pengembangan organisasi yang matang. Pengembangan dan perubahan organisasi digunakan untuk melengkapi organisasi dengan alat yang tepat untuk beradaptasi dan merespons secara positif terhadap perubahan di pasar.
Manfaat dari pengembangan dan perubahan organisasi meliputi hal-hal berikut ini:
1) Pengembangan berkelanjutan
Entitas yang berpartisipasi dalam perubahan dan pengembangan organisasi secara terus menerus mengembangkan model bisnis digital mereka. Pengembangan organisasi menciptakan pola perbaikan yang konstan di mana strategi dikembangkan, dievaluasi, diimplementasikan, dan dinilai untuk hasil dan kualitasnya.
2) Peningkatan komunikasi vertikal dan horizontal
Salah satu manfaat yang cukup besar dari pengembangan organisasi adalah komunikasi, interaksi, dan umpan balik yang efektif dalam sebuah organisasi. Sistem komunikasi yang efektif menyelaraskan karyawan dengan nilai-nilai inti, tujuan, dan sasaran perusahaan. Sistem komunikasi yang terbuka memungkinkan karyawan untuk memahami pentingnya perubahan dalam sebuah organisasi. Pengembangan organisasi yang aktif meningkatkan komunikasi dalam organisasi, dengan umpan balik yang dibagikan secara terus menerus untuk mendorong perbaikan.
3) Pertumbuhan karyawan
Pengembangan dan perubahan organisasi menekankan pada komunikasi yang efektif, yang digunakan untuk mendorong karyawan melakukan perubahan yang diperlukan. Banyak perubahan industri yang membutuhkan program pengembangan karyawan. Sebagai hasilnya, banyak organisasi berupaya meningkatkan keterampilan karyawan mereka untuk membekali mereka dengan keterampilan yang lebih relevan dengan pasar.
4) Peningkatan margin keuntungan
Pengembangan dan perubahan organisasi mempengaruhi laba dalam banyak hal. Sebagai hasil dari peningkatan produktivitas dan inovasi, keuntungan dan efisiensi meningkat. Ada pengurangan biaya secara keseluruhan karena organisasi dapat mengelola perputaran karyawan dengan lebih baik. Akhirnya, setelah penyelarasan tujuan entitas, entitas dapat fokus sepenuhnya pada pengembangan dan kualitas layanan produk, yang mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan.
Kesimpulan
Pengembangan dan perubahan organisasi diperlukan untuk setiap organisasi, dan implementasinya harus dilakukan secara metodis. Jumlah langkah dalam perubahan yang direncanakan dapat bervariasi, tergantung pada organisasi dan jenis industrinya. Meskipun demikian, organisasi harus siap menghadapi perubahan.
Perubahan yang terencana dalam pengembangan organisasi sangat penting, karena membantu organisasi bertransisi ke fase yang lebih produktif. Perubahan membantu membawa ide-ide dan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu, dan memastikan bahwa suatu entitas menguntungkan dan inovatif.
Disadur dari: digitalleadership.com