Pendahuluan
Manajemen inventaris yang efektif adalah kunci sukses dalam operasional logistik, terutama di perusahaan manufaktur. PT Dai Nippon Printing Indonesia, sebuah perusahaan yang bergerak dalam produksi kemasan fleksibel untuk obat, makanan, dan produk pembersih, menghadapi tantangan serius terkait ketidaksesuaian inventaris di gudang logistiknya. Studi ini menganalisis faktor-faktor penyebab ketidaksesuaian tersebut dan memberikan solusi untuk meningkatkan efisiensi operasional.
Latar Belakang Masalah
PT Dai Nippon Printing Indonesia memiliki beberapa gudang internal dan eksternal untuk menyimpan bahan baku. Gudang Logistik Pulogadung (PPG01) menjadi fokus penelitian ini karena tingginya aktivitas penerimaan dan pengiriman bahan baku. Masalah utama yang dihadapi adalah ketidaksesuaian antara stok fisik dan data komputer, yang sering ditemukan saat dilakukan Stock Opname setiap akhir bulan.
Pada Desember 2021, persentase ketidaksesuaian stok mencapai 12,60%, dan meningkat menjadi 14,96% pada Januari 2022. Angka ini jauh dari target perusahaan yang menginginkan 0% ketidaksesuaian inventaris.
Faktor Penyebab Ketidaksesuaian Inventaris
Berdasarkan analisis menggunakan metode Six Sigma dengan pendekatan DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), peneliti mengidentifikasi lima faktor utama penyebab ketidaksesuaian inventaris:
1. Man (Sumber Daya Manusia):
- Kurangnya pengetahuan dan disiplin karyawan dalam sistem pengiriman bahan baku.
- Kurangnya pengawasan dari atasan menyebabkan kesalahan administrasi.
2. Machine (Peralatan):
- Masalah pada sistem jaringan komputer yang sering error, menghambat proses input data.
- Kondisi peralatan transportasi (seperti forklift dan lowtruck) yang sudah tua dan sering bermasalah.
3. Method (Metode):
- Penggunaan manual receipt sementara untuk bahan baku yang belum tercatat dalam sistem komputer.
- Kurangnya prosedur yang jelas dalam penanganan bahan baku bermasalah.
4. Material (Bahan Baku):
- Ketidaksesuaian antara kondisi fisik bahan baku dengan data yang tercatat.
- Pencampuran bahan baku bermasalah dengan yang tidak bermasalah.
5. Environment (Lingkungan Kerja):
- Suhu dan kebersihan gudang yang kurang optimal memengaruhi konsentrasi karyawan.
- Penggunaan palet kayu yang rusak menyebabkan tumpukan bahan baku tidak rapi.
Studi Kasus dan Data
- Desember 2021:
- Stok Aktual: 126 roll
- Over Stock: 3 roll
- Out of Stock: 13 roll
- Persentase Ketidaksesuaian: 12,60%
- Januari 2022:
- Stok Aktual: 254 roll
- Over Stock: 10 roll
- Out of Stock: 28 roll
- Persentase Ketidaksesuaian: 14,96%
Solusi yang Diusulkan
Untuk mengatasi masalah ini, peneliti menyarankan beberapa langkah perbaikan:
1. Pelatihan Karyawan:
- Memberikan pelatihan rutin kepada karyawan, terutama dalam hal administrasi dan sistem pengiriman bahan baku.
- Menerapkan sistem rolling work untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
2. Perbaikan Peralatan:
- Melakukan preventive maintenance pada peralatan transportasi seperti forklift dan lowtruck.
- Memperkuat sistem jaringan komputer untuk menghindari kegagalan sistem.
3. Peningkatan Metode Kerja:
- Menolak bahan baku yang belum tercatat dalam sistem komputer kecuali ada izin dari atasan.
- Membuat area khusus untuk menyimpan bahan baku bermasalah.
4. Pengelolaan Bahan Baku:
- Memastikan bahan baku yang diterima atau dikirim sesuai dengan data yang tercatat.
- Memisahkan bahan baku bermasalah dari yang tidak bermasalah.
5. Perbaikan Lingkungan Kerja:
- Menjaga kebersihan dan suhu gudang agar nyaman bagi karyawan.
- Mengganti palet kayu yang rusak dengan yang berkualitas baik.
Kesimpulan
Ketidaksesuaian inventaris di gudang logistik PT Dai Nippon Printing Indonesia disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk sumber daya manusia, peralatan, metode kerja, bahan baku, dan lingkungan kerja. Dengan menerapkan solusi yang diusulkan, perusahaan dapat mengurangi ketidaksesuaian inventaris dan meningkatkan efisiensi operasional.
Sumber Artikel: Sugiarto, M., Suprayitno, D. (2023). Analysis of factors causing mismatch of logistics warehouse inventory at PT Dai Nippon Printing Indonesia. Synergy International Journal of Logistics, 1(1), 17-31.