Berikut adalah beberapa cara di mana kontrol inventaris yang kuat akan membantu bisnis Anda:
Ketika Anda melakukan audit, sistem komputer mengatakan bahwa seharusnya ada 1000 pasang kacamata hitam di rak, tetapi hanya ada 980 kacamata hitam. Apa yang terjadi dengan sisanya? Apakah mereka dicuri atau apakah pemasok mengirimkan jumlah yang salah? Sementara Anda menyelidiki, Anda dapat memperbarui sistem untuk mencerminkan bahwa hanya 980 pasang yang tersedia untuk dijual di situs web Anda, sehingga pelanggan tidak mencoba membeli sesuatu yang tidak ada.
Saat meninjau tingkat stok, manajer kontrol inventaris Anda memperhatikan bahwa jenis permen tertentu telah berada di rak untuk sementara waktu, dan tanggal kedaluwarsanya semakin dekat. Setelah hal ini ditandai, perusahaan dapat memutuskan untuk menjual barang tersebut dengan harga diskon atau menggabungkannya dengan beberapa permen populer lainnya, untuk menggerakkan stok.
Contoh lainnya adalah kontrol inventaris toko, yang secara khusus melibatkan pemantauan tingkat stok, kualitas, dan ketersediaan produk di toko fisik dan e-commerce Anda. Sangat penting bagi perangkat lunak manajemen inventaris Anda untuk menyinkronkan data di seluruh saluran, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat apakah ada barang yang hampir habis atau hampir kedaluwarsa. Di toko fisik, sistem POS akan langsung memberi tahu staf apakah barang tertentu tersedia di lokasi lain atau tidak.
6 teknik kontrol persediaan
Kontrol inventaris adalah bisnis yang kompleks. Tidak ada satu cara untuk melakukannya dengan benar, dan teknik kontrol inventaris yang berbeda akan sesuai dengan bisnis dan situasi yang berbeda. Berikut adalah beberapa teknik dan aspek pengendalian inventaris yang populer untuk dipertimbangkan:
JIT (tepat waktu)
Teknik ini dipelopori oleh perusahaan otomotif Toyota pada tahun 1970-an, yang membuat bisnis memiliki persediaan sesedikit mungkin. Daripada membeli di muka dan menyimpan produk di rak, Anda hanya membeli inventaris saat dibutuhkan - dan pengiriman tiba "tepat pada waktunya" untuk memenuhi permintaan.
Hal ini memungkinkan Anda untuk mengoperasikan gudang yang lebih kecil (mengurangi biaya overhead dan upah staf), menghabiskan lebih sedikit untuk inventaris, dan menghindari masalah yang terkait dengan kelebihan stok. Namun, Anda juga menghadapi risiko kehabisan stok jika terjadi penundaan, karena Anda tidak memiliki stok pengaman sebagai cadangan.
Pengiriman dalam jumlah besar
Membeli dan mengirim barang dalam jumlah besar hampir selalu lebih murah, baik Anda memesannya dari pemasok atau mengirimkannya ke jaringan gudang, pusat distribusi, atau toko Anda. Saat membeli produk dalam jumlah besar, Anda harus yakin bahwa produk tersebut akan terjual, atau Anda akan mendapatkan kelebihan stok.
Metode ini paling baik untuk barang dengan permintaan yang stabil dan masa simpan yang lama. Ini berarti menginvestasikan lebih banyak uang tunai di muka, jadi pastikan ini diimbangi dengan harga yang lebih murah. Pengiriman massal mungkin juga lebih mahal dalam hal ruang kontainer, tetapi Anda akan memiliki lebih sedikit pengiriman untuk dikirim.
Dropshipping
Dropshipping adalah cara menghemat uang dengan memotong perantara. Alih-alih menerima barang dari pemasok atau produsen dan menyimpannya di gudang Anda, Anda bekerja sama dengan mitra (dropshipper) yang mengirimkan pesanan langsung ke pelanggan Anda.
Bisnis Anda bertanggung jawab untuk memproses pesanan pelanggan dan memberikan detailnya kepada dropshipper, tetapi Anda tidak pernah benar-benar melihat atau menangani produk yang Anda jual. Hal ini mengurangi biaya overhead Anda, tetapi ini berarti Anda tidak memiliki kendali atas kualitas atau kecepatan pengiriman. Dan pelanggan masih akan mengeluh kepada Anda jika ada masalah!
Konsinyasi
Konsinyasi adalah ketika Anda memesan dengan pemasok dan mereka mengirimkan barang kepada Anda, tetapi Anda tidak benar-benar membayar mereka sampai barang terjual. Dalam metode ini, pemasok disebut sebagai "pengirim" dan bisnis Anda disebut "penerima".
Jika barang tidak terjual, Anda bisa mengirimkannya kembali ke pengirim tanpa dikenakan biaya. Ini adalah cara yang baik untuk bereksperimen dengan lini produk baru saat Anda tidak yakin seberapa baik produk tersebut akan terjual, tanpa harus mengeluarkan uang tunai dalam jumlah besar di muka. Pengirimlah yang menanggung sebagian besar risiko.
Cross-docking
Ini adalah teknik lain yang mengurangi jumlah inventaris yang Anda miliki, atau menghilangkan kebutuhan penyimpanan sama sekali. Di fasilitas cross-docking khusus, barang tiba dari pemasok dan diperiksa, disortir, dan disiapkan untuk pengiriman. Barang-barang tersebut kemudian dimuat ke kendaraan pengiriman dan segera dikirim.
Jika Anda menjalankan bisnis Anda sepenuhnya dengan model cross-docking, Anda hanya membutuhkan tempat kecil untuk melakukan penerimaan dan pemuatan ulang. Atau Anda dapat menggunakan teknik ini hanya untuk produk tertentu. Misalnya, barang yang dijanjikan untuk pengiriman pada hari yang sama atau barang dengan masa simpan yang sangat singkat.
Penghitungan siklus
Sebagian besar pengecer tidak suka melakukan penghitungan stok penuh. Hal ini membosankan, memakan waktu, dan mengalihkan perhatian staf dari tugas-tugas lain. Anda bahkan mungkin harus menutup toko fisik Anda untuk hari itu. Penghitungan siklus, di mana Anda secara teratur menghitung persediaan dalam jumlah kecil, jauh lebih nyaman.
Dengan memeriksa hanya satu jenis produk dalam satu waktu, Anda dapat memverifikasi bahwa stok aktual sesuai dengan angka yang tercatat dalam perangkat lunak manajemen inventaris Anda. Jika tidak, Anda akan tahu ada masalah dan Anda dapat melakukan audit yang lebih luas. Penghitungan siklus bukan berarti Anda tidak perlu melakukan penghitungan stok secara menyeluruh-Anda dapat melakukannya lebih jarang.
7 tips untuk proses pengendalian persediaan yang efektif
Sekarang kita telah memiliki dasar tentang apa itu kontrol inventaris dan sistem kontrol inventaris yang dapat Anda gunakan. Berikut adalah beberapa tips dalam hal pengendalian inventaris.
Gunakan pelacakan inventaris secara real-time
Nilai otomatisasi tidak dapat diremehkan. Pelacakan waktu nyata memberi Anda informasi paling akurat dan terkini yang memandu keputusan keuangan dan bisnis Anda. Hal ini dapat membantu meningkatkan ROI Anda dan mengurangi biaya operasional. Pelacakan inventaris otomatis sangat membantu ketika menjual di beberapa saluran. Penjualan yang berlebihan dapat merusak pengalaman pelanggan, tetapi dapat dihindari ketika semua pesanan dan informasi inventaris disinkronkan secara real-time di semua saluran.
Konsisten dengan sistem pelabelan anda
Manajemen gudang modern memberi perusahaan berbagai pilihan dalam hal pelabelan dan identifikasi inventaris. Temukan sistem yang sesuai untuk bisnis Anda dan kemudian konsistenlah dengan strategi pelabelan.
Misalnya, SKU membuat inventaris Anda mudah dikelola oleh tim Anda. Memberi barcode pada inventaris Anda memudahkan kontrol inventaris di berbagai lokasi dan manajemen inventaris multisaluran.
Perusahaan Anda mungkin juga menggunakan Radio Frequency Identification (RFID) untuk mengidentifikasi masing-masing produk dan komponen. RFID tidak hanya untuk bahan mentah, tetapi juga dapat digunakan secara efektif dengan stok barang jadi dan dapat melacak barang di seluruh rantai pasokan.
Analisis ABC
Salah satu strategi yang dapat Anda gunakan dalam sistem perpetual adalah analisis ABC. Analisis ini mengklasifikasikan item inventaris berdasarkan nilai konsumsi item tersebut. Nilai tersebut adalah nilai total dari sebuah item inventaris yang dikonsumsi dalam jangka waktu tertentu. Huruf-huruf tersebut merupakan singkatan dari berbagai kategori yang dapat dimasukkan ke dalam barang.
- Item A mengacu pada barang dengan nilai konsumsi tertinggi. Ini akan menjadi jumlah barang yang rendah dengan nilai konsumsi yang tinggi.
- Barang B adalah kategori dengan nilai konsumsi lebih rendah dari A tetapi lebih tinggi dari barang C.
- Barang C memiliki nilai konsumsi terendah. Risiko pada saham ini rendah, tetapi begitu pula dengan imbal hasilnya. Saham-saham ini sering kali merupakan bagian yang baik dari stok Anda.
Tabel di bawah ini adalah contoh bagaimana sistem ini akan diimplementasikan dalam praktiknya:
Sumber: brightpearl.com
Tetapkan titik pemesanan ulang
Hal ini mungkin terlihat jelas, tetapi pemesanan ulang dapat menjadi bagian yang rumit dalam pengendalian inventaris. Anda ingin pelanggan Anda memiliki akses cepat ke stok tanpa harus berurusan dengan biaya penyimpanan stok mati. Dengan perangkat lunak manajemen inventaris, Anda dapat mengatur level ini untuk memberi tahu Anda ketika suatu produk berada di bawah level tertentu. Anda dapat mengatur setiap produk ke titik pemesanan ulang menggunakan analisis EOQ atau ABC.
Hal ini juga dapat membantu Anda memiliki kontrol yang lebih baik atas waktu tunggu. Waktu tunggu adalah waktu yang berlalu antara saat pesanan dilakukan untuk mengisi kembali inventaris dan saat pesanan diterima. Faktor ini mempengaruhi jumlah stok yang Anda butuhkan. Stok yang mati menghabiskan ruang gudang yang berharga. Rata-rata, ruang di gudang dan pusat distribusi di AS menghabiskan biaya $5,08 per kaki persegi. Untuk memungkinkan pengisian ulang yang lebih akurat, Anda juga dapat mengadopsi sistem perencanaan inventaris berbasis data.
Atur gudang anda
Gudang Anda harus terorganisir dengan baik, dengan semua produk berada di tempat yang seharusnya dan diberi label yang tepat. Dengan begitu, tidak ada waktu yang terbuang untuk mencari barang, dan akan segera terlihat jika ada barang yang rusak atau hilang. Barang harus diperiksa saat tiba, dan dicatat ke dalam sistem komputer Anda.
Otomatisasi, seperti pemindai barcode dan daftar barang yang diambil secara otomatis serta label pengiriman, akan membantu merampingkan proses Anda, begitu juga dengan tata letak yang efisien. Tempatkan barang terlaris di dekat stasiun pengepakan atau kelompokkan produk yang sering dipesan bersama. Penting juga untuk menyimpan barang yang mudah rusak dengan benar.
Cadangkan data Anda
Satu-satunya masalah potensial dengan sistem manajemen inventaris terkomputerisasi adalah sistem tersebut dapat macet, menyebabkan Anda kehilangan data. Hal ini dapat menjadi bencana bagi bisnis Anda-Anda tidak akan tahu berapa banyak barang yang telah terjual pada hari itu, pesanan mana yang telah dipenuhi, atau apakah barang baru telah tiba dari pemasok.
Itulah mengapa sangat penting bagi Anda untuk mencadangkan data Anda, dan sistem perangkat lunak berbasis cloud akan melakukannya secara otomatis secara teratur. Brightpearl mencadangkan semua data setiap malam, menyimpannya selama 30 hari, dan bahkan dapat melakukan pemulihan tepat waktu, hingga ke menit terdekat.
Lakukan audit rutin
Meskipun Anda menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris, Anda tetap harus melakukan pemeriksaan rutin terhadap pencurian, pembusukan, dan kemungkinan kesalahan manusia. Anda juga harus memastikan bahwa setiap departemen berkomunikasi mengenai inventaris Anda. Pastikan sistem Anda secara akurat mengkomunikasikan biaya dan jumlah inventaris Anda kepada departemen akuntansi.
Kesimpulan
Kontrol inventaris yang efektif sangat penting untuk bisnis apa pun, mulai dari merek yang baru didirikan hingga Amazon. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan arus kas dan mengurangi sumber daya yang dihabiskan untuk pengendalian inventaris. Dengan menggunakan sistem perangkat lunak manajemen inventaris otomatis dan teknik manajemen inventaris, Anda dapat menerapkan strategi manajemen inventaris yang melacak aset Anda secara real-time. Memberi Anda visibilitas dan kontrol atas stok Anda.
Meskipun bisnis Anda memiliki operasi yang relatif kecil, Anda dapat memilih antara sistem inventaris periodik atau abadi. Namun, jika Anda memiliki stok dalam jumlah besar atau proses yang lebih kompleks, sistem inventaris perpetual merupakan pilihan yang lebih cocok. Dan jika Anda ingin melengkapi rangkaian teknologi ritel Anda, cari tahu sistem inventaris terbaik yang dapat diintegrasikan dengan lancar dengan seluruh operasi bisnis Anda.
Disadur dari: brightpearl.com