Sistem manajemen pengetahuan dapat memiliki banyak bentuk; contoh umum dari sistem manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:
Manajemen dokumen
Sistem ini menyediakan akses mudah ke dokumen-dokumen penting perusahaan. Bertindak sebagai tempat penyimpanan terpusat untuk file, buku panduan, dll., sistem manajemen dokumen dirancang untuk membuat pencarian dan pengambilan file menjadi sesederhana mungkin. Manajemen dokumen pada dasarnya adalah lemari arsip digital; sistem ini menyediakan solusi penyimpanan dan aksesibilitas, namun tidak secara otomatis menangkap atau menganalisis data sendiri.
Manajemen konten
Sistem manajemen konten membawa manajemen dokumen selangkah lebih maju. Selain menyimpan dan mengambil dokumen penting, sistem ini juga mencakup media tambahan, seperti audio, video, dan lainnya.
Basis data
Dengan menggunakan database, bisnis memiliki kesempatan untuk menangkap, menyimpan, berinteraksi, dan menganalisis data. Basis data biasanya diindeks untuk meningkatkan aksesibilitas informasi. Sering kali, database dirancang dengan langkah-langkah keamanan tambahan untuk melindungi data yang tersimpan di dalamnya, namun bisa jadi mahal untuk dirancang dan diimplementasikan, dan mungkin menuntut peningkatan pengalaman TI untuk menggunakan dan memeliharanya.
Gudang data
Gudang data mengembalikan kaca pembesar pada perusahaan itu sendiri, menemukan dan menyimpan data penting dari seluruh bisnis untuk pelaporan dan analisis. Untuk melakukan hal ini secara efektif, gudang data harus diintegrasikan secara menyeluruh ke dalam semua sistem bisnis yang relevan, yang menjadikannya pilihan dengan tingkat pemeliharaan yang lebih tinggi dibandingkan dengan bentuk manajemen pengetahuan lainnya.
Jejaring sosial
Mengambil inspirasi dari facebook dan situs jejaring sosial lainnya yang sukses, pilihan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk terhubung dengan orang lain, menyumbangkan informasi, bergabung dengan grup, dan mendiskusikan isu-isu yang diminati.
Wikis
Alat kolaborasi yang berbentuk ensiklopedia sumber terbuka online, wiki pada dasarnya memungkinkan siapa saja yang memiliki akses resmi untuk mengedit dan meningkatkan artikel basis pengetahuan yang terkandung di dalamnya. Wiki sangat efektif untuk menangani pemeliharaan dokumen bisnis dan katalog produk, namun mungkin sulit untuk memastikan keakuratannya.
Apa praktik terbaik untuk manajemen pengetahuan?
Manajemen pengetahuan yang efektif bergantung pada implementasi strategis dan kepatuhan terhadap praktik terbaik. Dengan menerapkan panduan berikut ini, organisasi dapat mengoptimalkan pendekatan mereka terhadap KM, menumbuhkan budaya kolaborasi dan inovasi:
Tetapkan kepemilikan
Tidak perlu ada anonimitas dalam manajemen pengetahuan; berikan penghargaan yang semestinya dengan melampirkan nama karyawan pada dokumen pengetahuan dan sumber daya lain yang mereka berikan. Hal ini akan menyoroti kontributor yang berharga sekaligus memberikan pengguna lain seorang ahli yang dapat mereka tindak lanjuti jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.
Memformalkan kebijakan pertukaran pengetahuan
Tetapkan pedoman dan kebijakan yang jelas untuk pertukaran pengetahuan. Tentukan ekspektasi untuk berbagi, memperbarui, dan mengakses informasi. Kebijakan formal memberikan struktur, mendorong konsistensi, dan membantu mencegah silo pengetahuan. Kebijakan ini juga berkontribusi pada keamanan data dengan menguraikan izin dan kontrol akses.
Berikan penghargaan kepada kontributor
Mendorong berbagi pengetahuan dengan mengakui dan memberi penghargaan kepada mereka yang meluangkan waktu untuk berkontribusi. Melampirkan bonus pada partisipasi basis pengetahuan membantu memastikan bahwa pengetahuan dibagikan secara bebas.
Menyusun strategi peluncuran
Menerapkan sistem KM bukanlah tugas yang mudah. Rencanakan peluncuran secara bertahap, dimulai dengan proyek percontohan untuk mengumpulkan umpan balik dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Integrasi bertahap memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan diri dengan proses baru dan memberikan kesempatan kepada organisasi untuk memberikan pelatihan kepada karyawan secara menyeluruh, sehingga dapat memastikan transisi yang lebih lancar.
Menyesuaikan solusi dengan kebutuhan pengguna
Solusi KM yang sukses adalah solusi yang terintegrasi dengan cara karyawan bekerja dan berbagi informasi. Pilihlah sesuatu yang sesuai dengan tingkat keahlian pengguna sehingga mereka dapat memperoleh hasil maksimal dari KM tanpa pelatihan yang ekstensif.
Apa saja contoh kasus penggunaan manajemen pengetahuan?
Sistem KM yang handal dapat digunakan di mana pun dan kapan pun karyawan, pelanggan, atau kontraktor membutuhkan lebih banyak informasi. Oleh karena itu, manajemen pengetahuan sangat efektif di bidang-bidang berikut ini:
Orientasi karyawan
KM menyederhanakan proses orientasi dengan menyediakan tempat penyimpanan informasi penting yang terpusat. Karyawan baru dapat mengakses panduan, prosedur, dan wawasan organisasi yang komprehensif, sehingga mempercepat penyesuaian diri mereka terhadap budaya dan alur kerja perusahaan. Basis pengetahuan memfasilitasi transisi yang lebih lancar, memastikan bahwa karyawan dengan cepat memahami peran dan tanggung jawab mereka, dan mengetahui cara menemukan sumber daya yang tersedia bagi mereka.
Tugas harian
Dalam kesibukan operasional bisnis sehari-hari, karyawan sering kali menghadapi tantangan yang membutuhkan solusi yang cepat dan akurat. Sistem KM memberdayakan karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin secara efisien dengan menawarkan informasi dan panduan yang mudah diakses. Baik itu menyelesaikan masalah teknis, menavigasi proses internal, atau mengakses dokumentasi yang relevan, KM mendukung karyawan dalam tanggung jawab mereka sehari-hari.
Layanan mandiri bagi pelanggan
KM memperluas manfaatnya di luar operasi internal untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Dengan menciptakan basis pengetahuan yang terorganisir dengan baik, bisnis memungkinkan pelanggan untuk menemukan jawaban atas pertanyaan umum mereka sendiri. Pendekatan layanan mandiri ini meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus mengurangi beban kerja tim dukungan pelanggan. Pelanggan menghargai kenyamanan dalam mengakses informasi dengan cepat, yang mengarah pada peningkatan kepercayaan dan loyalitas.
- Manusia membaca harga di perangkat seluler
- Harga untuk penyediaan layanan HR ServiceNow
- Dapatkan harga ServiceNow HR Service Delivery di sini, yang akan menghilangkan rasa frustrasi dan meningkatkan kepuasan karyawan dengan layanan yang efisien dan cerdas.
ServiceNow untuk manajemen pengetahuan
Alat-alat yang tidak efisien di masa lalu tidak dapat mengikuti kebutuhan perusahaan bisnis modern. Email, spreadsheet, dokumen, dan format informasi lain yang berbeda akhirnya tersebar di seluruh infrastruktur perusahaan, membuat pencarian informasi menjadi tugas yang membuat frustasi dan memakan waktu. ServiceNow menyatukan semua sumber informasi dan pengetahuan yang relevan, dengan manajemen Kasus dan pengetahuan yang kuat.
Standarisasi dokumentasi di seluruh organisasi anda. Tingkatkan pengalaman karyawan dan percepat pemberian layanan dengan katalog layanan yang lengkap. Gabungkan alur kerja otomatis yang canggih dan kecerdasan prediktif yang didukung AI untuk menyaring konten yang relevan dan memastikan bahwa orang yang tepat mendapatkan informasi yang tepat, pada waktu yang tepat. ServiceNow Case and Knowledge Management memiliki semua yang anda butuhkan untuk mengelola pengetahuan perusahaan anda dan membantu karyawan anda menikmati pengalaman mereka, sambil memperluas keahlian dan pemahaman perusahaan. Dengan ServiceNow, informasi yang relevan, akurat, dan konsisten hanya dengan sekali klik.
Disadur dari: servicenow.com