Terlepas dari manfaatnya, perusahaan menghadapi hambatan dalam menerapkan manajemen pengetahuan dalam perusahaan mereka. Manajemen pengetahuan menghadirkan sejumlah tantangan. Kita akan melihat beberapa tantangan yang paling sering terjadi di bagian ini.
Teknologi yang ketinggalan zaman
Kemungkinan besar karyawan anda memiliki sistem dan metode sendiri untuk menemukan pengetahuan dalam perusahaan anda. Sayangnya, solusi ini bisa jadi sudah sangat ketinggalan zaman dan tidak sesuai untuk sistem manajemen pengetahuan modern. anda mungkin menggunakan fitur pencarian yang kikuk atau kesulitan dengan pengetahuan yang tersebar di banyak repositori. Ketika karyawan bergulat dengan sistem lama, hal ini membuat berbagi pengetahuan yang sukses menjadi hampir mustahil. Teknologi ini tidak cocok untuk perusahaan modern yang lincah dan perlu mengakses pengetahuan secepat kilat agar tetap kompetitif.
Kekurangan karyawan
Terkadang sebuah perusahaan mengalami kekurangan kontribusi karyawan dalam upaya berbagi pengetahuan. Jika karyawan tidak meluangkan waktu untuk mendokumentasikan pengetahuan mereka, maka inisiatif manajemen pengetahuan apa pun akan gagal. Ketika karyawan terlibat dalam tugas-tugas lain, mereka tidak akan melihat pentingnya berinvestasi dalam pengetahuan untuk masa depan.
Banyak tim yang menghadapi karyawan yang tidak memprioritaskan berbagi pengetahuan karena hal tersebut belum tertanam dalam budaya mereka atau tidak diberi insentif berupa penghargaan. Tidak ada sistem yang ada untuk memformalkan penciptaan dan distribusi pengetahuan, sehingga karyawan menyimpan semuanya di kepala mereka dan panik ketika tiba saatnya untuk mengajukan pertanyaan.
Kurangnya waktu
Terkait erat dengan prioritas karyawan anda yang tidak sejalan, muncul persepsi bahwa ada kekurangan waktu untuk menciptakan pengetahuan. Tentu saja, mengisi sistem manajemen pengetahuan membutuhkan waktu di luar kesibukan karyawan anda untuk menyimpan pengetahuan tersebut untuk digunakan nanti.
Ketika tenggat waktu proyek semakin dekat, tidak ada karyawan yang akan berhenti dan mendokumentasikan pengetahuan mereka karena mereka tidak punya cukup waktu. Tugas-tugas lain dianggap lebih penting dan KMS menjadi terbengkalai karena tidak ada yang menggunakannya.
Kegagalan komitmen manajemen
Sebelum inisiatif Manajemen Pengetahuan dapat berjalan, inisiatif ini harus didukung oleh manajemen senior. Sayangnya, seringkali manajemen lambat dalam mengadopsi teknologi baru dan ketika karyawan tidak melihat perilaku yang benar yang dicontohkan, mereka akan mengikuti contoh yang telah ditetapkan.
Ketika para manajer tidak berbagi pengetahuan, maka karyawan juga akan menimbun pengetahuan mereka, karena mereka percaya bahwa ini adalah cara yang benar. Kepemimpinan senior bertanggung jawab untuk menanamkan budaya berbagi pengetahuan, namun mereka mungkin percaya bahwa pengetahuan tersebut tidak relevan dengan peran atau departemen mereka.
Resistensi terhadap perubahan perusahaan
Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, karyawan mungkin telah terlibat dalam teknik dan sistem berbagi pengetahuan mereka sendiri, betapapun tidak cocoknya teknik dan sistem tersebut untuk manajemen pengetahuan yang sebenarnya. Mungkin sulit untuk membujuk karyawan untuk mengadopsi metode baru karena ada resistensi terhadap perubahan perusahaan, dan mereka mungkin telah melihat inisiatif serupa gagal sebelumnya.
Sering kali terasa lebih sulit untuk berubah ke cara baru dalam melakukan sesuatu daripada bertahan dengan pola perilaku yang sudah ada, tidak peduli seberapa beratnya. Jika karyawan merasa bahwa cara mereka sudah berhasil, mereka akan menjadi skeptis tentang nilai dari sistem manajemen pengetahuan baru Anda.
Sumber informasi yang tidak dapat dipercaya
Anda mungkin sudah memiliki sistem Manajemen Pengetahuan, namun karyawan melihatnya sebagai sumber informasi yang tidak dapat dipercaya. Mungkin pengetahuannya tidak akurat atau ketinggalan zaman, yang sering kali lebih merugikan daripada menguntungkan saat karyawan membuat keputusan bisnis yang sangat penting.
Jika informasi tidak berguna, maka hal tersebut akan mengakibatkan kegagalan total untuk mengadopsi KMS. Karyawan akan sering mencari rute termudah dan paling dapat diandalkan untuk mendapatkan pengetahuan, dan dalam hal ini adalah pikiran sesama rekan kerja mereka. KMS yang tidak dapat diandalkan lebih buruk daripada tidak memiliki KMS sama sekali.
Informasi yang tidak dapat diakses
Informasi Anda mungkin ada di sana namun karyawan kesulitan mengaksesnya. Hal ini mungkin karena informasi tersebut ditata dalam struktur yang tidak intuitif, atau fungsi pencariannya tidak cukup kuat. Tidak perlu dikatakan lagi bahwa ketika karyawan tidak dapat mengakses informasi, mereka akan berhenti menggunakan sistem Manajemen Pengetahuan Anda dan beralih ke kolega mereka.
Hal ini dapat menjadi masalah khusus ketika Anda menggunakan alat seperti Google Drive, karena semakin banyak dokumen yang Anda miliki, semakin berat pencariannya dan semakin sulit untuk menyaring hasilnya. Ketika Anda tidak memiliki sistem dengan pencarian yang cerdas, pengetahuan anda menjadi tidak dapat ditembus.
Cara efektif untuk mengatasi tantangan
Perusahaan dapat mengikuti langkah-langkah konkret untuk membantu mereka mengatasi tantangan pengetahuan umum yang melekat pada strategi manajemen pengetahuan mereka. Pada bagian ini, kita akan membahas tujuh cara yang dapat dilakukan oleh organisasi untuk mengatasi masalah-masalah ini dan mencapai kesuksesan dalam KM.
Tetapkan tujuan yang jelas
Ketika anda tahu persis apa yang ingin anda capai, Manajemen pengetahuan menjadi lebih realistis. Mungkin tujuan Anda adalah untuk meningkatkan produktivitas dalam organisasi atau mengurangi pekerjaan yang berlebihan. Menerapkan strategi Manajemen Pengetahuan harus sebanding dengan usaha yang diperlukan untuk memulai inisiatif anda, atau ditakdirkan untuk gagal.
Tujuan Anda juga harus dapat dicapai dan memotivasi karyawan anda untuk mengadopsi sistem baru anda, menunjukkan kepada mereka keuntungan yang akan mereka dapatkan jika mereka mengikuti rencana Anda. Pada tingkat tertentu, karyawan harus tahu bahwa sistem yang ada tidak berfungsi sehingga mereka bersedia untuk mengadopsi tujuan baru.
Persiapkan tim anda
Manajemen pengetahuan selalu merupakan upaya tim. Tidak ada satu orang pun yang akan bertanggung jawab atas kesuksesan KMS Anda, karena anda harus membentuk tim yang akan berkontribusi, memperbarui, dan mendistribusikan pengetahuan. Hal ini membutuhkan anggota tim yang memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas - misalnya, Anda mungkin memiliki sekelompok peninjau konten.
Membangun tim yang akan meluncurkan dan memelihara strategi manajemen pengetahuan anda adalah penting untuk akuntabilitas. Mereka tidak hanya bertanggung jawab atas penciptaan pengetahuan, namun mereka juga akan mencontohkan perubahan budaya yang diperlukan untuk keberhasilan inisiatif anda.
Pilih prosedur anda
Manajemen pengetahuan membutuhkan prosedur untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan. Anda perlu memberi tahu karyawan anda bagaimana mereka dapat mengirimkan kontribusi mereka serta menandai artikel untuk ditinjau. Anda perlu mengelola proses end-to-end dari semua aktivitas yang berhubungan dengan pengetahuan untuk menanamkan manajemen pengetahuan dalam perusahaan anda.
Mendokumentasikan prosedur anda dapat membantu dalam memastikan bahwa semua tim anda mematuhi berbagai langkah tersebut. Manajemen pengetahuan akan terlihat berbeda di setiap perusahaan dan setiap orang yang dipekerjakan oleh Anda perlu diedukasi tentang cara kerjanya.
Buatlah segala sesuatunya menjadi sederhana untuk tim anda
Tim anda tidak akan mengadopsi perubahan jika perubahan tersebut lebih kompleks dari apa yang sudah biasa mereka lakukan. Jika alur pengetahuan yang ada lebih mudah untuk dikerjakan, tim anda akan terjebak dengan cara mereka sendiri dan resisten terhadap perubahan. Sistem manajemen pengetahuan yang kuat namun sederhana adalah solusi untuk mendorong tim anda mengadopsi cara-cara baru dalam berbagi pengetahuan. Kesederhanaan bukan berarti dasar. Sistem anda harus mudah digunakan dan cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan cara kerja yang berbeda. Teknologi harus menyesuaikan diri dengan kebutuhan tim Anda, bukan sebaliknya.
Promosikan budaya berbagi pengetahuan
Para pemimpin senior dan juara pengetahuan di perusahaan anda dapat mempromosikan budaya berbagi pengetahuan. Ketika karyawan melihat perilaku yang benar yang diwujudkan oleh pemimpin yang berpengaruh, mereka akan cenderung mengikutinya. Lebih penting lagi, ketika karyawan melihat manfaat dari berbagi pengetahuan, mereka akan termotivasi untuk terlibat.
Ketika berbagi pengetahuan disetujui secara budaya, karyawan menjadi lebih terlibat dan cenderung berkontribusi. Berbagi pengetahuan harus tertanam dalam budaya anda sehingga menjadi hal yang biasa dalam menggunakan sistem dan alat bantu untuk menemukan dan berbagi pengetahuan.
Konfigurasi perangkat lunak manajemen pengetahuan yang tepat
Manajemen pengetahuan tidak dapat terjadi tanpa alat yang tepat untuk menyimpan dan berbagi pengetahuan. Perusahaan yang berpikiran maju berinvestasi pada solusi seperti perangkat lunak basis pengetahuan untuk membantu mereka dalam penyimpanan dan pencarian pengetahuan, yang memiliki serangkaian fitur yang tepat untuk memberdayakan anda dalam mencapai tujuan.
Solusi seperti Document360 menawarkan kemampuan sistem manajemen Konten yang intuitif untuk memungkinkan karyawan menulis dan menerbitkan artikel. Artikel dapat disusun dalam sistem kategorisasi yang jelas serta diakses melalui pencarian yang kuat dan toleran terhadap kesalahan ketik. Sangat mudah untuk membuat dan menemukan konten dengan Document360, menjadikannya penting untuk upaya manajemen pengetahuan anda.
Memotivasi kontribusi karyawan
Ini harus dibangun ke dalam peran pekerjaan karyawan anda bahwa mereka harus berkontribusi pada sistem Manajemen pengetahuan anda. Tawarkan insentif untuk kontributor yang paling produktif dalam bentuk bonus finansial atau cuti tambahan. Ketika karyawan melihat alasan untuk berkontribusi, mereka akan lebih cenderung menambahkan pengetahuan mereka.
Sistem manajemen pengetahuan yang kuat terdiri dari kontribusi dari seluruh perusahaan. Setiap orang dalam tim anda dapat menawarkan sesuatu yang berharga dan bantuan mereka dapat memungkinkan anda untuk mengembangkan sumber daya yang lebih bermanfaat. Hanya jika karyawan sangat terlibat dan siap untuk berbagi pengetahuan, maka strategi manajemen pengetahuan anda akan efektif.
Kesimpulan
Manajemen pengetahuan adalah cara yang ampuh untuk meningkatkan produktivitas di perusahaan anda. Ketika karyawan tidak membuang-buang waktu untuk mencari pengetahuan, maka akan ada lebih banyak waktu yang bisa mereka habiskan untuk menciptakan nilai dan aktivitas yang sangat penting. Bisnis akan jauh lebih sukses ketika mereka dapat memanfaatkan pengetahuan yang terpendam di dalam tenaga kerja mereka.
Ketika karyawan diberdayakan, mereka akan menciptakan produk dan layanan yang unggul dan memberikan standar dukungan yang lebih baik kepada para pemangku kepentingan anda yang paling penting - pelanggan. Pengetahuan seharusnya tidak menjadi beban yang menguras semangat kerja, melainkan sumber daya penting yang dilindungi dan dibagikan oleh perusahaan anda, sekarang dan di masa depan.
Disadur dari: document360.com