Ketika masalah manajemen proyek terjadi dalam konstruksi, proyek dapat, dan akan, jatuh di sekitar Anda. Bagaimanapun juga, mengelola pekerjaan konstruksi yang besar membutuhkan koordinasi: penjadwalan karyawan dan kontraktor, logistik dan pengiriman, pemeliharaan kendaraan dan mesin, bekerja dengan insinyur dan desainer, dan masih banyak lagi. Dan yang terpenting, Anda harus menjaga semua orang di lokasi tetap aman.
Ini adalah hal yang sulit, dan manajemen proyek yang baik membuat semuanya berjalan sebagaimana mestinya. Untuk membantu Anda mengatasi beberapa masalah manajemen proyek yang lebih umum dalam konstruksi dan layanan lapangan, dan menyiapkan Anda untuk menangani apa pun yang menghadang, mari kita bahas beberapa strategi agar Anda dan tim Anda terus maju.
Pengantar Masalah Manajemen Proyek dalam Konstruksi
Manajemen proyek konstruksi adalah pekerjaan yang tidak ada duanya. Sangat menarik untuk menavigasi tantangan dalam menyatukan pekerjaan dan menyelesaikannya hingga ke garis akhir. Namun risikonya juga tinggi, dan kegagalan - bahkan yang kecil sekalipun - dapat menimbulkan biaya tinggi.
Tantangan unik dalam mengelola proyek layanan lapangan
Proyek konstruksi dan layanan lapangan memiliki banyak bagian yang bergerak. Sebagai manajer proyek, Anda harus mempertimbangkan semua sisi proyek. Mulai dari permintaan pelanggan awal, hingga karyawan yang mengerjakan pekerjaan dan konsumen yang akan menggunakan sistem dan bangunan setelah selesai. Manajemen proyek konstruksi membutuhkan sudut pandang dari berbagai sisi.
Rintangan tertentu dalam menyelesaikan proyek "reguler" juga berdampak pada proyek layanan lapangan dan konstruksi. Ruang lingkup yang sempit, komunikasi yang buruk, jadwal yang saling bertentangan, proyek yang tidak bertahap, dan masalah penganggaran hanyalah beberapa di antaranya. Semua ini berarti proyek konstruksi dan layanan lapangan dengan cepat menjadi lebih rumit dan memiliki dampak kegagalan yang lebih tinggi daripada proyek di industri lain.
Dampak penghambat terhadap keberhasilan proyek konstruksi
Untuk membantu Anda lebih memahami bagaimana beberapa penghalang ini dapat berdampak pada proyek Anda, mari kita bahas penghalang yang kami sebutkan di atas:
Lingkup merayap
"Hanya satu hal lagi." Sebuah frasa yang membuat mental setiap manajer proyek menjadi kacau. Sangat menyenangkan selama konferensi Apple dengan Steve Jobs untuk melihat apa lagi yang dia miliki, tetapi dengan pelanggan, Anda ingin tangan kosong. Membiarkan ruang lingkup merayap terjadi, di mana tonggak dan sasaran baru ditempatkan - atau tugas atau fase proyek baru ditambahkan - berarti pekerjaan tidak akan pernah benar-benar selesai. Ini adalah bagian dari alasan mengapa pernyataan awal pekerjaan, perkiraan, penawaran, dan pra-perencanaan sangat penting.
Komunikasi yang buruk
Meskipun tentu saja membuat frustasi karena tidak semua orang memiliki pemahaman yang sama, komunikasi yang buruk membuat Anda kehilangan lebih dari sekadar rambut yang dicabut. Anda akan kehilangan uang. Sebuah survei PlanRadar menemukan bahwa 60% kontraktor merasa tidak memiliki gambaran lengkap tentang apa yang terjadi di lapangan, dan empat dari lima kontraktor pernah mengalami gangguan komunikasi. Kebingungan yang terjadi menyebabkan pekerjaan yang salah kelola (yang mungkin perlu diulang), penundaan di dalam dan di luar lokasi, tenggat waktu yang terlewat, dan potensi ketidaksesuaian antara apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang sebenarnya dilakukan.
Jadwal yang saling bertentangan
Lokasi pekerjaan bisa menjadi ramai. Dan fase-fase proyek yang berbeda harus dilakukan dalam urutan tertentu. Ketika masalah manajemen proyek dalam konstruksi terjadi, dan Anda memiliki staf lapangan yang datang pada hari yang tumpang tindih untuk melakukan tugas yang saling bertentangan, kekacauan pun terjadi. Dan seperti halnya penghambat lain dalam daftar ini, Anda dan bisnis Anda menanggung biaya dari kesalahan-kesalahan tersebut. Pengerjaan ulang yang mahal, penjadwalan ulang, penundaan, dan tentu saja, panggilan yang ditakuti ke pelanggan untuk menjelaskan apa yang salah.
Tidak melakukan pentahapan proyek
Proyek besar perlu dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Jika Anda mencoba melakukan terlalu banyak hal sekaligus, semuanya akan menjadi membingungkan, dan kesalahan pasti akan terjadi. Selain mengikuti lima fase manajemen proyek dari standar global manajemen proyek, proyek Anda harus memiliki beberapa tugas dan jadwal dengan tonggak-tonggak yang terputus-putus di sepanjang jalan. Hal ini memberi Anda dan tim Anda poin konkret di mana Anda bisa merayakan keberhasilan, menjernihkan pikiran Anda dari pekerjaan sebelumnya, dan melanjutkan ke tahap berikutnya dengan percaya diri.
Masalah penganggaran
Tidak diragukan lagi bahwa material untuk layanan lapangan dan proyek konstruksi bisa jadi mahal. Namun, selama harga Anda tepat dan Anda mempertahankan margin keuntungan yang sehat, Anda baik-baik saja, bukan? Sayangnya, terutama pada proyek yang lebih besar dan lebih intensif, masalah penganggaran dapat dengan mudah muncul. Terutama jika Anda pernah mengalami masalah manajemen proyek lainnya yang telah kita bahas, harus kembali dan meminta lebih banyak uang atau mengambil keuntungan yang lebih kecil adalah pengalaman yang tidak diinginkan oleh manajer proyek.
Mengidentifikasi & Mengatasi Masalah Umum dalam Manajemen Proyek Konstruksi
Untungnya, Anda tidak sendirian dalam menghadapi masalah manajemen proyek ini. Banyak manajer proyek yang mengalami tantangan yang sama dengan Anda, dan banyak lagi yang akan mengalami hal yang sama setelah Anda. Kunci keberhasilan adalah dengan cepat mengenali ketika ada sesuatu yang salah dan kemudian memperbaikinya sesegera mungkin.
Tinjauan umum tentang masalah proyek layanan lapangan
Keterampilan yang tidak sesuai
Menugaskan staf lapangan, karyawan, atau kontraktor yang salah untuk suatu pekerjaan adalah resep untuk bencana. Dan ini adalah masalah dalam pekerjaan apa pun dengan ukuran apa pun, bukan hanya proyek besar yang bertahap. Mengirim staf lapangan untuk melakukan pemeliharaan pada sistem yang tidak mereka kenal, dan Anda mungkin harus mengirim orang lain setelahnya. Namun tentu saja, semakin besar proyeknya, semakin banyak riak yang dapat terjadi.
Jadi, jika tingkat penyelesaian pertama kali Anda rendah atau jika staf Anda mengerjakan pekerjaan lebih lama dari yang seharusnya, inilah saatnya untuk melihat bagaimana Anda menugaskan proyek.
Salah satu cara untuk mencegah ketidaksesuaian keterampilan pada pekerjaan adalah dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang berisi semua karyawan Anda, dan keterampilan mereka untuk membantu Anda menugaskan staf dengan benar pada pekerjaan. Beberapa perangkat bahkan akan menyarankan siapa yang harus ditugaskan berdasarkan pekerjaan sebelumnya, pelanggan, atau jenis proyek.
Kurangnya dukungan pemangku kepentingan
Jika Anda pernah harus melakukan pengerjaan ulang atau mendengar kalimat yang ditakuti, "Saya tidak setuju dengan hal itu", Anda tahu bahwa membuat pelanggan berada di pihak Anda bukanlah hal yang mudah. Terlepas dari itu, suatu pekerjaan tidak akan benar-benar selesai kecuali pelanggan mengatakannya, jadi mendapatkan persetujuan mereka sangatlah penting.
Ketika Anda pertama kali mengajukan proposal atau estimasi untuk suatu pekerjaan, salah satu hal terpenting yang harus dilakukan adalah memiliki deskripsi yang jelas tentang pekerjaan apa yang akan dilakukan dan kapan. Hal terpenting berikutnya adalah baris tanda tangan yang ditandatangani pelanggan Anda untuk menunjukkan bahwa mereka menyetujui proposal atau perkiraan Anda. Titik awal ini menentukan nada untuk keseluruhan proyek.
Namun, Anda tidak dapat mengharapkan pekerjaan berjalan dengan baik jika Anda hanya mendapatkan persetujuan itu sekali saja. Meskipun semuanya berjalan sesuai rencana, Anda harus tetap melibatkan para pemangku kepentingan yang tepat di sepanjang proyek: pelanggan Anda, para insinyur dan desainer di tim dukungan Anda, dll. Saat Anda merencanakan proyek dan mengelolanya, pastikan Anda memiliki beberapa titik check-in untuk menjaga agar pemangku kepentingan tetap terinformasi dan senang dengan pekerjaan yang sedang diselesaikan.
Manajemen risiko yang tidak memadai
Tidak ada pekerjaan yang tanpa risiko. Akan selalu ada yang salah. Namun, tidak ada gunanya jika Anda hanya duduk diam dan khawatir. Anda akan tahu ada sesuatu yang terjadi segera setelah Anda menerima pesan "Bos...", atau mendengar nada bicara seorang karyawan yang membuat bulu kuduk Anda berdiri.
Sebagai manajer proyek, tugas Anda adalah membuat kesalahan dan kecelakaan sekecil mungkin. Buatlah buffer dalam jadwal dan tenggat waktu Anda. Tambah sedikit jumlah staf agar penyakit atau keadaan tak terduga lainnya tidak menghalangi kemajuan. Lakukan perawatan dini pada mesin dan peralatan untuk memastikan mereka tidak rusak di tengah-tengah pekerjaan.
Setengah dari perjuangan melawan risiko adalah dengan bersikap proaktif. Setengahnya lagi adalah memiliki rencana darurat jika terjadi sesuatu yang tidak beres. Beritahukan kepada pekerja Anda mengenai prosedur operasi standar (SOP) jika ada masalah yang muncul saat mereka melakukan pekerjaan. Konstruksi adalah salah satu profesi paling berbahaya di luar sana, dan risiko - selain risiko berbasis proyek dan pendapatan yang telah kita bahas sejauh ini - bisa berarti lebih dari sekadar berakhirnya pekerjaan.
Perangkat lunak yang ketinggalan zaman
Perangkat lunak manajemen proyek sangat bermanfaat bagi mereka yang menggunakannya. Namun, meskipun sesuatu yang lebih baik daripada tidak sama sekali, perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman atau lawas dapat dengan cepat menjadi beban. Jika Anda biasanya menunggu perangkat lunak manajemen proyek Anda untuk dimuat atau jika perangkat lunak tersebut "melupakan" tugas dan bermasalah, inilah saatnya untuk mencari di tempat lain.
Perangkat lunak manajemen proyek modern, terutama yang dibuat untuk industri jasa lapangan dan konstruksi, memiliki banyak hal yang membuat manajemen proyek menjadi mudah. Penugasan pekerja yang disarankan, penyeimbangan dan manajemen beban kerja, bagan Gantt yang mudah (tidak perlu lagi mengisi sel spreadsheet!), komunikasi pelanggan yang efisien, dan bahkan otomatisasi. Perangkat lunak manajemen proyek yang baik mengambil operasi Anda saat ini dan meningkatkannya.
Dukungan di dalam dan di luar kantor yang terbatas
Terkadang, terasa seperti ada tembok pemisah antara apa yang terjadi di dalam dan di luar lokasi. (Dan sering kali, memang ada dinding fisik.) Jika Anda terus-menerus menerima pertanyaan dari pelanggan, atau bahkan teknisi, staf lapangan, dan manajer lapangan Anda, ini merupakan tanda yang jelas bahwa ada keterputusan yang harus diperbaiki.
Teknologi baru, seperti augmented reality, meruntuhkan sekat-sekat antara kru di lapangan dan staf di kantor. Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu, dengan memusatkan informasi proyek di satu tempat, di mana semua orang dapat mengikuti perkembangannya. Sebagian besar bahkan menawarkan aplikasi seluler untuk menghilangkan kebutuhan untuk berada di lokasi atau di kantor untuk memperbarui kemajuan proyek.
Tim layanan lapangan dan konstruksi tidak perlu lagi dibatasi oleh siapa yang berada di lokasi. Jika Anda mengalami miskomunikasi di antara tim yang berbeda atau bahkan antara kontraktor dan manajer lapangan, inilah saatnya untuk menggunakan sesuatu yang bisa membantu Anda menjembatani kesenjangan di dalam dan di luar lokasi.
Contoh-contoh masalah umum dalam proyek konstruksi
Kesalahpahaman alur kerja Anda
Jika Anda tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang alur kerja Anda, miskomunikasi antara tim atau anggota staf tidak dapat dihindari. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana alur kerja Anda seharusnya berjalan, petakan para pemain kunci dalam bisnis Anda dan peran serta tujuan spesifik mereka. Sesuaikan setiap orang atau tim dengan bagian khusus mereka dalam alur kerja standar, dan Anda akan mulai mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana operasi Anda seharusnya berjalan atau di mana Anda mungkin mengalami kekurangan. Anda juga akan dapat menunjukkan dengan tepat di mana mungkin ada kesenjangan dalam komunikasi.
Penganggaran yang buruk
Jika Anda belum menganggarkan proyek Anda dengan benar, Anda memiliki risiko yang lebih tinggi untuk kehilangan jejak arus kas Anda. Lacak anggaran proyek Anda dengan memperkirakan arus kas masuk dan keluar dari bisnis sebelum, selama, dan setelah proyek selesai. Setelah penganggaran selesai, Anda juga perlu memastikan bahwa Anda memiliki struktur yang mapan untuk menerima dan memproses pembayaran untuk membantu meningkatkan arus kas Anda.
Salah mengalokasikan tenaga kerja
Anda tidak dapat memaksimalkan sumber daya yang Anda miliki jika Anda tidak mengalokasikan tenaga kerja secara efisien. Untuk mengalokasikan tenaga kerja dengan benar, perhatikan anggaran dan bakat Anda dengan cermat untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang teknisi mana yang harus mengerjakan proyek mana dan untuk berapa lama. Anda juga perlu memastikan bahwa Anda memiliki pemahaman tentang ketergantungan proyek: tugas-tugas yang tidak bisa dimulai sampai tugas-tugas lain selesai.
Kurangnya pelaporan
Pelaporan adalah bagian penting dari manajemen proyek. Mengapa? Ketika Anda tidak memiliki alat pelaporan, Anda kehilangan visibilitas penting ke dalam proyek dan bahkan status bisnis. Jangan hanya melihat laporan sebagai cara untuk melihat proyek yang sudah selesai. Laporan juga merupakan cara untuk melihat ke masa depan dan memahami bagaimana Anda dapat meningkatkan proses agar lebih efisien di lain waktu. Selain itu, jika Anda mengikuti pelaporan selama proyek berlangsung, Anda dapat memberikan informasi yang lebih baik kepada pelanggan Anda dan menangkap potensi kesenjangan atau kesalahan sebelum proyek berpeluang gagal.
Sumber: simprogroup.com