diklatkerja | [Tanya Jawab] Work Standard

1. Pertanyaan dari Bapak Gilang Permata
Yang jadi pembeda dari aspek quality, cost, dan safety dalam bekerja apa saja? Semisal, kecepatan tuang atau aduk kopi, apa yang menjadi pembeda, aspek quality, cost, atau safety?

Jawaban: Dalam kita membuat suatu standar kerja, seharusnya kita bisa mendeteksi. Standar kerja itu biasanya kita lakukan pada saat awal, pada saat kita mau melakukan proses produksi, kalau kita memang belum punya berarti kita membuat pada saat sudah berjalan proses produksi. Tetapi untuk kasus yang ideal adalah sebelum kita melakukan proses produksi, masih dalam perencanaan kita membuat strategi kerja, baru kita membuat. Tetapi ternyata saat ini kita sudah melakukan proses tetapi belum ada standarnya dan kita ingin membuatnya, jadi seharusnya kita bisa mengamati bahwa dalam proses kerja kita itu yang berhubungan dengan kualitas itu apa harus tahu, kalau contoh kopi itu yang disebut dengan standar yang tidak bagus itu kopi yang terlalu manis secara kualitasnya, untuk kopi yang Terlalu pahit untuk orang Indonesia itu tidak bagus, atau kopinya hambar. Atau contoh dalam proses mobil, contoh cat mobil misalnya, kalau kita bicara kualitas cat mobil itu yang disebut kualitas bagus itu yang seperti apa, kita harus tahu, kalau tidak, kita tidak bisa menentukan. Supaya tahu kita harus berdiskusi dengan orang yang berhubungan dengan bagian inspeksinya atau quality, misalnya cat yang tidak bagus itu cat yang ada bintik nya, berarti Jangan sampai terjadi bintik, lalu cat yang ada leleh, itu artinya Pada saat kita melakukan proses pengecatan akan ada kemungkinan terjadi proses meleleh, hal-hal itu yang harus kita hindarkan, dan yang kita sebut sebagai dampak quality. Kalau bicara dampak safety berati ada hal-hal yang berhubungan dengan keselamatan, keselamatan itu ada dua, ada keselamatan yang berhubungan dengan produk, contoh misalnya pemasangan baut pada safety belt, safety belt itu keselamatan bagi pengendara. Itu ada bautnya dan bautnya khusus, begitu kita terhentak safety belt itu langsung mengunci. Kalau sampai kita ada proses misalnya pengelasannya kurang artinya safety belt itu tidak kuat, ketika kita terhentak lalu lepas, bukannya kita membuat orang selamat tetapi membuat orang celaka. Akibat daripada produk yang tidak bagus, lasnya tidak benar, safety-nya juga tidak bagus dari produk. Bisa juga keselamatan dari prosesnya, jadi misalnya kita ada proses yang menggunakan tangan, biasanya yang berbahaya seperti itu, Lalu ada pengelasan yang menggunakan las titik, tombolnya di kaki diinjak, tangan itu hawatir misalnya ada sesuatu atau ada masalah lalu tangannya mau mengambil part, itu tangannya bisa terkena pengelasan, itu biasanya terjadi, jadi jangan sampai hal itu terjadi artinya dampak safety dari masalah. Bagaimana kita bisa pahami ini berarti kita harus belajar dulu mengenai safety, mengenai quality. Jadi kalau orang yang mau membuat standar belum paham safety dan quality nanti masalah, jadi kita harus mengundang orang yang mengerti safety dan quality. Kalau cost kalau dalam proses produksi misalnya kita butuh 1 dan kita pasang 2 part artinya costnya nambah. Contoh bikin cat, bikin cat itu cukup misalnya penyemprotannya ketebalan berapa tapi kita membuat ketebalannya jadi boros, jadi mahal, over kualitas. Kita harus memahami itu dahulu, Jadi sebelum membuat standar kita harus paham safety, quality, dan paham cost, belum paham kita harus mengundang orang yang paham mengenai hal-hal tersebut.

2. Pertanyaan dari Bapak Gilang Permata
Dalam pengajaran standar kerja, jika saya membuat one point lesson atau job instruction, baiknya kita evaluasi dalam jangka waktu berapa lama?

Jawaban: Kalau tadi disebutkan one point lesson, sebenarnya beda dengan standar kerja. One point lesson itu bagian dari perubahan, pelajaran kecil, bisanya contoh misalnya sebelum bekerja kita harus memastikan posisi bor kalau kita dalam pengeboran, bordirnya benar-benar sudah kencang, cara mengencangkan bonus Seperti apa misalnya seperti itu, itu hanya satu poin saja mengenai poin-poin lesson, artinya ada hal-hal baru yang sebelumnya terjadi masalah kemudian dibuat one point lesson supaya yang lain tidak terjadi kena masalah. Kalau Dalam standar kerja ada rangkaian proses yang dikerjakan, Jadi kalau misalnya dalam melakukan pengeboran itu ada proses menyiapkan bor nya, material yang mau di bor, misalnya harus dikencangkan, bornya otomatis harus di tombol, pastikan pintunya ditutup, dst, prosesnya panjang. Kalau pengajaran standar kerja, kalau one point lesson itu lebih simpel karena dia hanya satu poin saja, lebih singkat. Standar kerja lebih banyak karena poin-poinnya banyak, tadi disampaikan yang model job instruction. Yang pertama misalnya kita harus membacakan urutannya seperti apa, kita pastikan bahwa yang kita jaga sudah paham urut-urutannya habis itu kita peragakan, sebagai gurunya memperagakan cara melakukannya lalu kita peragakan lagi supaya dia memperhatikan, mulai dari urutan dan langkah-langkahnya, setelah itu orang yang kita ajarkan suruh melakukan dan kita mengamati Apakah dia sudah bisa seperti apa yang kita lakukan, kalau dia masih belum paham biasanya akan terlihat. Tetapi kalau dia sudah bisa beberapa kali proses, sebenarnya tidak perlu lama-lama kalau memang itu bisa satu hari selesai ya tidak apa-apa. Tetapi kalau berhubungan dengan skill, melakukan pengelasan yang baik itu kan perlu proses, jadi orang yang bicara ini asumsinya sudah paham cara mengelas nya. Jadi poin-poin yang penting dengan komponen yang akan dilas, Jadi bukan berarti kita mengajarkan las, kalau mengajarkan las itu membutuhkan waktu yang lama, karena last itu berhubungan dengan skill. Jadi asumsi standar kerja itu, misalnya dalam proses pengelasan orangnya harus bisa sudah harus bisa mengelas, jangan orang yang belum bisa mengelas kita ajarkan prosesnya akan beda, proses itu hanya urutan-urutan saja tetapi cara mengulasnya dia sudah harus bisa kalau tidak urutan yang benar tetapi mengelasnya tidak bisa tetap akan defect.

3. Pertanyaan dari Bapak Khairul Kopa
Takt time tadi di awal disebutkan adalah waktu yang dibutuhkan untuk membuat 1 unit. Bagaimana cara menghitung takt time ideal? Apakah hanya bisa digunakan untuk Mass Production atau juga bisa digunakan untuk produk yang pasti?

Jawaban: Apakah bisa digunakan untuk mass? memang harus. Karena mass production itu produk yang terus-menerus, jadi dengan take time itu produk itu akan kita bikin mau berapa take timnya. Kalau untuk custom ini, biasanya custom ini bedanya jauh-jauh, ada yang hanya butuh waktu 1 jam, ada yang butuh setengah jam, itu susah. Tetapi kalau kita hanya membuat sebagai standar kerja saja boleh. Misalnya custom yang tipe A 30 menit, tipe B 45, Tetapi hanya sebagai batasan kita bahwa melakukan proses itu tidak boleh lebih dari itu. Take time yang dimaksud disini adalah untuk proses produksi massal, yang harapannya semua orang akan bekerja dalam proses yang sama, karena konsep kita adalah yang disebut dengan take time satu setengah menit itu, artinya semua orang harus bekerja dalam waktu satu setengah menit, kalau karyawan kita 1000 orang Berarti 1000 orang itu bekerja dalam waktu satu setengah menit. Diharapkan di ujung pabrik itu mobil Innova keluar dalam waktu satu setengah menit. Cara menghitungnya seperti apa, menghitungnya dimulai dari kebutuhan pelanggan, pelanggan itu membutuhkan produk mobil itu berapa. Misalnya 1 hari butuhnya 300 unit, biasanya itu diambil rata-rata per hari. Kita asumsi mau produksi berapa, satu hari mau satu shift, atau 2 shift, kalau ingin lebih cepat, lebih banyak shift lebih bagus, artinya equipment kita dalam waktu tertentu sudah bisa break even point, artinya orangnya yang banyak. Equipmentnya sedikit tetapi orangnya banyak, artinya waktunya lebih panjang ada Shift siang dan shift malam. Kita bagi saja waktu yang tersedia antara Shift siang dan shift malam itu berapa total waktunya baru kita bagi dengan 300 unit tadi, dan itulah munculnya jadi take time. Jadi waktu yang tersedia dibagi dengan unit yang akan diproduksi, itu disebut dengan take Time. Satuannya menit per unit, jadi jumlah waktu yang tersedia dibagi dengan jumlah unit. Cuman untuk menghitung waktu tersedia tadi, sudah kita hitung kan waktu waktu misalnya waktu istirahat, atau waktu apa kita kurang kan, itu artinya waktu yang net-nya. Faktor efisiensi juga, efisiensi proses pengerjaan kita mau ditarget berapa baru nanti dibagi dengan jumlah unit yang akan kita produksi. Itu gambaran singkatnya, secara detail nya ada rumusnya.

4. Pertanyaan dari Bapak Irfan Gunawan
1) Apakah standar Days Work ini cikal bakalnya dari industri manufaktur Jepang atau Toyota Production System? Atau itu memang sudah berkembang sejak awal di industri manufaktur Barat?
2) Apakah standar Dies Word ini bisa diimplementasikan juga pada bidang pekerjaan proyek? Karena, pada sebuah proyek pun ada pekerjaan yang sifatnya berulang, walau dengan timelinenya tidak selama yang di manufaktur.
3) Apabila bisa diimplementasikan pada bidang proyek, bagaimana perencanaan standar Days Work nya agar bisa menjadi standar yang bisa dipakai pada proyek lain yang sama jenis pekerjaannya?

Jawaban:
1) Jadi sebenarnya Toyota dulu belajarnya dari perusahaan mobil yang namanya Ford pada tahun 1930 an, itu belajar ke sana kebetulan Ford sudah memiliki mass Production, sudah produksi massal, artinya masih beda jauh, dengan beda jauh itu Toyota mengembangkan hal-hal yang harus kalau mau mengikuti Ford pasti tidak akan bisa kejar Karena beda. Ford produk massal besar sedangkan Toyota masih sedikit, jadi Toyota mengembangkan standar kerja, tetapi Mungkin sebenarnya yang sebagian contoh dari Ford, habis nyontoh dari sana tetapi dengan hal-hal khusus dikembangkan oleh Toyota. Jadi dengan konsep seperti itu, efisiensi proses.

2) Jadi selama pekerjaan itu bisa berulang, Tetapi kalau hanya sekali lalu beda lagi, percuma percuma kita membuat standar sekali pakai sudah itu tidak bisa bermanfaat. Kecuali Sebelum kerja kita membuat dulu supaya orang menghindari Itu boleh juga, Tetapi hanya sekali saja manfaatnya. Tapi kalau pekerjaan yang berulang itu manfaatnya terus menerus, seperti produk massal itu berulang-ulang terus-menerus selama 1 bulan, 1 tahun sampai produk selesai sampai ganti model dipakai Terus selama 5 tahun. Tapi kalau hanya satu proses kita bikin standar ya tidak apa-apa boleh saja, tetapi manfaatnya Hanya Untuk Sekali. Akan lebih bermanfaat kalau produk itu berulang, begitu kita improve berikutnya akan lebih bagus lagi dan seterusnya.

3) Standar itu bisa dikelola oleh model take time, take time itu artinya kita batasi untuk membuat suatu produk seperti mobil itu karena kebutuhan masyarakat jadi ditentukan take timenya satu setengah menit. Kalau proyek mungkin bukan take time, bisa jadi bentuknya per modul pekerjaan, misalnya bagian pemasangan pipa itu boleh saja. Misalnya strategi kerja pemasangan pipa belok, T, dst itu bisa saja, standar nya masing-masing kalau dalam pekerjaan proyek. Silakan dibikin modul bukan perfect Time, pendekatannya beda, dengan kita melakukan standar itu diharapkan orang yang melakukan pekerjaan tidak menimbulkan cacat, tidak berbahaya, cost akan hemat. Kalau kita bisa melakukan standarisasi tadi, kita tidak akan membuang-buang uang karena kesalahan proses, kita tidak akan membuang-buang uang karena ada orang celaka.

5. Pertanyaan dari Bapak Rizal L.
1) Bagaimana mengatur pergantian model di line produksi yang sama? Adakah standar waktunya?
2) Bagaimana mengatasi atau tidak meneruskan defect agar tidak mempengaruhi takt time?

Jawaban:
1) Saya menjelaskannya secara umum, jadi di industri mobil itu ada proses namanya press Production. Press production itu memang konsepnya satu mesin press bisa dipakai untuk membuat beberapa press part, pintu luar, lantai mobil, pintu dalam, cup, artinya satu mesin bisa dipakai macam-macam. Kalau ini artinya ada perubahan model Days yang akan digantikan, itu Ada batas waktunya biasanya sekitar 10 menit atau berapa, misalnya 10 menit pada proses pergantiannya, nanti ada pergantian dipersiapkan di luar atau suatu dandori, yang disebut dengan uji dandori, pergantian di dalam, yang di dalam keluar dulu yang dari luar kemudian dia masuk. Konektornya kita pasang semua, kita coba, kualitas kita cek, oke, 5 sampai 10 menit, itu disebut dengan proses press. Tapi untuk model yang ada di dalam Line assembly, mulai dari welding painting assembling itu adalah biasanya model itu biasanya line-nya dibagi-bagi sesuai dengan bentuk mobilnya. Contoh misalnya di Toyota untuk model Innova dan Fortuner itu bentuknya mirip dan besarnya sama, itu dalam 1 Line produksi, tidak perlu waktu lagi sesuai dengan produk yang dibikin dari masing-masing proses. Contoh Vios, Yaris, Sienta itu tipikal nya hampir sama, itu juga satu line, masuknya tinggal gantian saja misalnya take time 3 menit, mengalir terus seperti itu, jadi tidak perlu pergantian model. Modelnya langsung otomatis, mulai dari awal tinggal diurut-urut sesuai produksi saja. Tetapi kalau dalam proses press, dalam satu mesin bisa dibuat berbagai macam komponen itu memang harus ada penggantian disenya dalam proses press dise hampir sama dengan pembuatan komponen-komponen dari plastik, misalnya bumper.

2) Jadi kalau di konsep Toyota, kalau kita sudah terlanjur membuat defect, manusia tidak luput dari salah dan dosa, jadi tetap terkadang Walaupun ada standarnya tetap ada kesalahan, misalnya seorang operatornya masih muda ada masalah dengan pacar badannya di pabrik Tapi kepalanya di rumah bisa saja. Itu memang dia harus cepat-cepat lapor ke atasan, jadi ada istilahnya Andong, andong itu adalah informasi untuk memanggil atasan, andong itu seperti papan board yang ada lampu-lampunya nanti akan ada suara, nanti atasan akan langsung melihat posisinya dan akan datang ke situ dan bertanya. Catat satu ya Langsung dikeluarkan cacatnya itu, nanti dia akan langsung mengejar untuk membuat proses yang baru, Mungkin dia hilang satu setengah menit tapi dia harus mengejar lagi satu setengah menit untuk membuat, untuk bisa mengisi lagi. Jadi tidak boleh dia memaksakan memakai barang yang cacat tadi, karena itu dampaknya akan lebih besar lagi, costnya akan lebih banyak dikeluarkan untuk merepair barang yang cacat. Lebih baik barang yang cacat tadi dikeluarkan, kalaupun nanti direpair akan kecil repairnya masih dikit. Jadi secara take time kita masih bisa menjaga, kalau kita mungkin masih ada prosesnya berarti masih bisa selamat atau bisa ter-cover. Kalaupun misalnya nanti lets stop tidak apa-apa, namanya nanti lari ke efisiensi, efisiensi pabrik itu tidak 100% belum bisa, Apakah 90%, karena pasti masih ada masalah cacat, masalah mesin berhenti, itu masih tetap ada, tetapi yang penting tidak boleh cacat itu sampai outflow terhadap customer.

6. Pertanyaan dari Bapak Khairul Kopa
1) Saya tertarik dengan istilah 3M, khususnya yang tidak menerima cacat. Apa yang harus dilakukan jika kita kedatangan material cacat, sedangkan tidak ada stok material yang lain? Jika tidak diterima, maka akan stop production.
2) Bagaimana pertimbangan costnya menurut Bapak? Karena, jika stop production maka permintaan customer tidak terpenuhi. Tetapi, jika dilakukan produksi, maka biaya produksi akan meningkat.

Jawaban:
1) Jangka pendeknya kalau bicara temporary itu yang cacat saja harus direpair terlebih dahulu, kita lebih gampang merepair barang cacat yang masih bentuk produk dibanding sudah menjadi model itu lebih besar effortnya untuk memperbaikinya. Misalnya baut pada suatu produk di plat, bautnya pada slek semua kita tinggal melepasnya dan kita memasang baut yang baru jadi lebih cepat. Polanya sebenarnya mana yang paling cepat, bisa juga customer suruh ganti barang yang baru dikirimkan, kalau customer belum bisa mungkin ada beberapa tim yang membantu jangan sampai terlalu panjang Land stopnya, karena lain stop ini seperti Toyota itu tidak hanya produk untuk lokal, kita juga export untuk beberapa negara, kalau sampai Export itu delay kita juga akan terkena klaim. Jadi Biasanya kita akan berbagi bagi ke dalam beberapa tim, berapa supplier untuk bisa membantu alokasi beberapa orang dalam melakukan repair tadi kejar-kejaran. Tetapi berikutnya kita akan melakukan supaya tidak terjadi cacat seperti itu lagi itu yang paling penting, tapi untuk temporary itu kita harus kejar.

2) Sebenarnya tadi sudah terjawab, jadi memang kita kalau stop itu berarti kita tidak bisa memberi ke customer bukan terlambat. Jadi tetap kita kerjakan, tetapi selama proses itu repairnya itu dalam bentuk kualitasnya masih di guarantee. Artinya kita repair tapi kalau berbahaya tidak boleh, repair tetapi masih dalam toleransi boleh. Pasti akan menjadi cost tambahan, tetapi itu pilihan apa boleh buat. Tetapi kita akan minta untuk dia membuat suatu presentasi, dari tim juga bisa membantu untuk observasi kira-kira penyebabnya apa dan bagaimana penanggulangannya nanti untuk kedepannya. Biasanya karena ada orang baru, material baru atau metode baru, atau mesin yang diubah-ubah, ada perubahan dari machine, method, material, environment bisanya itu yang menyebabkan terjadinya masalah.

7. Pertanyaan dari Bapak Irfan Gunawan

Dalam implementasi standarisasi kerja ini, tentunya tujuan utamanya adalah untuk ke arah perbaikan, biasanya dalam perubahan ini sangat berat dilakukan apalagi kalau itu menyangkut dengan etos kerja. Adakah tips agar standarisasi kerja ini bisa terlaksana tanpa memberatkan si pekerja itu sendiri?

Jawaban: Kalau menurut saya standar kerja itu sebenarnya bukan memberatkan, sebenarnya standar kerja itu membuat kita lebih gampang sebenarnya. Standar kerja itu membuat kita lebih aman dalam bekerja, lebih teratur supaya tidak terjadi masalah di kemudian hari. Memang perlu sosialisasi di awal bahwa standar kerja itu bukan hal yang memberatkan sebenarnya, karena dengan standar kerja akan lebih tahu apa yang harus dikerjakan. Justru kalau kita tidak memiliki standar kerja, pekerjaan kita akan tidak jelas, hasilnya juga akan menjadi masalah dan dampaknya juga produk kita pasti akan banyak yang masalah. Bisa jadi produk cacat, kita juga akan celaka. Jadi itu yang kita sosialisasikan diawal sebenarnya, jadi dengan sosialisasi yang benar dan meyakinkan bahwa standar kerja itu bukan memberatkan. Bekerja itu juga terkadang dirotasi supaya orang tidak bosan, kadang-kadang seperti itu. Jadi semakin banyak dia menguasai proses kerja itu juga sebagai syarat untuk Dia diangkat menjadi pimpinan, atau menjadi group leader, dst.

Profil Instruktur