diklatkerja | [Tanya Jawab] Value Engineering Theory and Case Study On Energy Projects

1. Pertanyaan dari Ibu Irma Novianti
Dari paparan materi hari ini, bahwa VE lebih mudah diterapkan di Manajemen Proyek karena berhubungan dengan cost, time, resource.
1) Apakah VE dapat diterapkan juga pada PMO (Project Management Office, sinonim PSU (Project Service Unit), Project Office, Project Portofolio Office)?
2) Jika bisa diaplikasikan pada PMO, bagaimana konteksnya? Sehingga, efektivitas PMO dapat meningkatkan performan si proyek?
3) Dan siapa PIC untuk penerapan VE dalam PMO? (PMBOK 6th ed --> PMO: Struktur organisasi (grup/departemen) Yang menstandarisasi proses tata kelola terkait proyek dan menfasilitasi berbagai sumber daya, metodologi, alat dan teknik?

Jawaban:
1) Jadi ini saya ambil contohnya dari Project management karena Project management itu punya banyak keterbatasan yaitu cost, time, resource. Jika kita membuat suatu contoh dalam suatu hal yang terbatas, tentu yang tidak terbatas atau istilahnya flexibility ataupun relaksasi terhadap biaya, waktu, ataupun orang tentu ini akan sangat dimungkinkan karena VE itu adalah bukan di Driving terhadap hanya sekedar lokasi kita mengajarkan atau kita duduk di kursi mana, tapi VE lebih di Driving kepada market, Global sourcing, teknologi, dsb. VA itu diciptakan untuk mengakomodasi supaya bisa mempercepat produksi tanpa menghilangkan nilai safety dan quality.

Pada saat dipelajari saya lebih cocok menyampaikan bahwa Value Engineering VE yang sekarang itu tidak boleh lepas daripada quality dan safety. Jadi di mana pun kursi kita berada VE itu tetap bisa diimplementasikan, dijalankan, dsb. Bahkan itu manajemen proyek, product management services, dsb. Kalau kita ketahuan melakukan VE apakah ada VO? Selama itu EPC, tidak berat itu diklaim menjadi pekerjaan tambah atau pekerjaan kurang, kecuali unitnya yang dikurangi seperti dari dua menjadi satu, dari 200 menjadi 100 itu lain cerita.

2) Jadi kalau misalnya kita melakukan terhadap Project Management Officer, kriteria terhadap Project management itu adalah keterpatuhan terhadap 5 hal, karena menggunakan PMI maka ketercapaian terhadap performance itu dihitung dari 5 hal ini (cost, time, resources, komunikasi, quality, safety). Yang pertama tidak ada yang namanya orang fatality, kalau dulu fatality hitungannya adalah orang meninggal tetapi cacat tetap juga jadi masalah. Kemudian kehilangan jam kerja, mau kehilangan kerja karena izin, kena covid, dsb Itu hitungannya beda lagi. Jadi performance proyek itu dihitung dari 5 hal tersebut, tidak ada yang berhubungan dengan semakin banyak/ sedikit VE itu dilakukan. Yang jadi persoalan adalah jika memberlakukan VE itu ada VOnya. Yang di catch up pada sebuah project itu pasti 3, meskipun tadi ada lima. Tapi kalau banyak VE dan itu satuannya ada lamsam itu tidak menjadi penurunan terhadap performance project, karena tidak melakukan apa-apa.

3) Yang memegang terhadap VE itu adalah yang VE itu berkecimpung di mana. Jadi contohnya ada 2, yang pertama Country of Origin (China, India, Taiwan) siapakah pemilik VE disitu? yaitu orang procurement bukan engine, meskipun namanya Value Engineering. Yang kedua control valve, di mana sebelumnya menggunakan model diaphragm type menjadi model spring type, siapa yang memegang PIC di dalamnya? Yang dikirim di situ adalah instrument engineers. Kemarin yang seri 1 saya memberi contoh pakai material, yang satu materialnya itu pakai SM490YB, yang satu pakai ASTM36, pergantian terhadap material itu (substitusi). Siapa pemilik ini dan siapa yang mengarrest untuk VE di sini yaitu Construction Engineer. Lalu saya menggunakan ASTM A572 kemudian dirubah menjadi ASTM A36 untuk tertiery supporting pemilik ini adalah Structure Engineer, ada 4 pemilik daripada VE, yang pertama adalah Structure Enginer, yang kedua adalah Construction Engineer atau Fabrication Engineer, yang ketiga adalah Procurement Department, dan yang keempat adalah Instrumen Engineer. Jadi siapa pemilik daripada VE dalam Project Management, masing-masing yang berkepentingan dengan VE tersebut, pemangku kepentingannya.

2. Pertanyaan dari Ibu Chauliah
Dalam Value Engineering yang pernah saya baca, terkait dengan definisi VE cukup beragam. Salah satunya bahwa VE merupakan perbandingan dari Function dibagi dengan Cost, ini secara umum. Bagaimana bila dikaitkan dengan penjelasan dari Bapak terkait hal tersebut?

Jawaban: Coba dicek kembali di dalam materi, lihat di dalam definisi terhadap Value Engineering (fundamental and prinsip of value Engineering), disitu ada hubungan erat antara function yang semakin lama semakin naik ke atas kemudian ada function yang satu lagi yang budgetnya semakin lama semakin habis, karena kalau misalnya budgetnya semakin tinggi pasti functionnya lebih tinggi, tapi kan tidak mungkin semua budget dihabiskan hanya untuk satu material. Tentu harus ada nilai ketemunya dimana nilai ketemunya itulah yang kemudian nilai optimum daripada function kemudian cost, wajar seperti halnya supply and demand. Lama-lama akan bergeser, dimana harganya itu semakin rendah tapi function nya semakin tinggi, karena kemajuan teknologi, Invention, innovation, dsb. Seperti diaphragm type sekarang lama-lama akan hilang, yang muncul itu adalah actuator atau spring type yang lama-lama semakin banyak digunakan oleh banyak orang atau company, sehingga terjadi pergeseran operation manual production, dsb. Hubungannya yang utama lebih kepada optimasi, optimasi dari function barang yang dibeli dengan optimasi harga yang dikeluarkan.

3. Pertanyaan dari Bapak Bahana Dimas Andari
Mengenai VE, itu mengedepankan quality dan meringankan beban cost. Bagaimana jika sebuah perusahaan yang biasanya melakukan mass production kini sedang menghadapi kejadian pandemi seperti ini? Apakah tindakan dan analisis yang harus dilakukan untuk perusahaan tersebut agar dapat bertahan di tengah menghadapi keadaan pandemi?

Jawaban: Value Engineering itu memang dulunya tidak mengedepankan quality ataupun safety sejarahnya seperti itu, jadi baru sekarang ini yang kemudian mengedepankan mengenai quality dan safety, seperti lebih relable, lebih fleksibel, dsb. Beban cost-nya menjadi lebih ringan, sama juga kalau misalnya lihat harga mobil listrik sekarang masih mahal, itu salah satu bentuk dari VE untuk otomotif, sekarang memang lebih mahal tapi lama-kelamaan akan lebih murah bukan menjadi lebih murah tetapi nilainya lebih dijangkau oleh masyarakat.

Bagaimana pada saat kondisi pandemi seperti ini? Yang pertama adalah menurunkan jumlah orang, bukan maksudnya mem-phk tetapi ada analisa sendiri, kalau kita bicara di fabrication management itu ada hubungannya dengan yang namanya keterlibatan artificial intelligent. Kemudian delivery-nya menjadi lebih cepat, pada saat menggunakan diaphragm type 20 Minggu dan pada saat gunakan spring type 16 Minggu (lebih cepat) dan orangnya lebih sedikit (lebih efisien). Apa yang sekarang terjadi yang pertama keterlibatan artificial intelligent, yang saya maksud ini adalah pertanda dari industri 4.0 dan kita melihat pada saat kondisi kerjaan fabrikasi itu ternyata orangnya lebih efisien, waktunya lebih cepat, dari produksi yang sebelumnya membutuhkan waktu 6 bulan turun menjadi 4 bulan dan sekarang kita coba turun lagi menjadi 8 Minggu, bukan production tetapi customized, apalagi yang production tentu flexibilitynya lebih tinggi daripada yang customize.

4. Pertanyaan dari Bapak Sabili
Aplikasi VE apakah biasa dilakukan pada fase desain? Contoh, dalam desain sudah ditentukan spesifikasi barang A dengan lifetime 5 tahun. Sekarang diusulkan spesifikasi B lifetime 3 tahun dengan safety yang sama. VE dalam arti substitusi desain.

Jawaban: VE itu tidak menurunkan function, VE kita untuk menggunakan yang namanya diaphragm type 20 years dengan menggunakan Spring lebih daripada 20 years. Jadi kalau misalnya ini penurunan barang terhadap lifetime nya dari 5 tahun menjadi 3 tahun ini tidak perlu menggunakan VE, change order saja atau change specification. Kalau mempunyai management of Change prosedur ini tinggal dilakukan perubahan saja, changenya terhadap substitusi design dari yang sebelumnya 5 tahun menjadi 3 tahun. Kalau misalnya substitusi desainnya adalah menggantikan bentuk yang lain misalnya dengan valve yang berbeda tidak perlu dilakukan VEnya, VE itu apabila kita dalam satu produk tetapi kita kemudian bisa meningkatkan functionnya itu tetapi dengan perubahan dari yang sebelumnya itu diaphragm type kemudian konvensional menjadi spring type yang lebih global dan market-driven.

5. Pertanyaan dari Bapak Admi Wicaksono
1) Kegiatan VE ini lebih baik dilakukan pada tahapan tender atau tahapan project?
2) Apabila di tahapan tender kita sudah melakukan preliminary VE dikarenakan FEED yang kurang lengkap, sejauh mana terkait detail VE tersebut?
3) Bagaimana kita melakukan VE, maka akan terjadi CO minus (Misal, size MOV 16 inch kemudian berubah menjadi 12 inch)?

Jawaban:
1) Pada saat tahapan tender, kita tidak akan mendapatkan informasi yang valid untuk melakukan VE karena status dari VE itu sendiri nomor satu adalah informasi, pada saat tahapan tender pasti yang dikumpulkan hanya informasi yang sejenis. Sementara pada tahapan proyek informasinya sudah banyak sekali jadi pertimbangannya lebih baik, pada saat pengambilan keputusan itu lebih komprehensif. Kalaupun pada saat tahapan tender pengambilan keputusannya itu berpijak kepada informasi yang sudah ada saja, dan itu menjadi adjustment yang Justru malah jadi semakin tidak bagus pada saat project.

2) Boleh saja kalau bahwa Bapak Ibu sebagai bagian dari VE, FEED itu tidak pernah ada yang namanya lengkap yang lebih lengkap itu pada saat detail desain, dsb. Maka detail VO saat kita sudah mulai detail desain dan kemudian kita sudah mendapat dari Global sourcing ataupun Global market atau teknologi yang muncul.

3) Bahwa dalam sebuah kontrak MOV 16inch dan kontraknya itu adalah services dan diubah menjadi 12 inch maka itu menjadi CO minus kalau kontraknya work order tapi jika perubahan yaitu adalah EPC dan sudah melakukan optimasi bahwa size MOV itu adalah harusnya 12inch bukan 16inch soalnya jika 16 inch akan terjadi loss pressure, dsb maka itu bisa menjadi 12 inch MOV, itu persetujuannya menggunakan technical query yang kemudian masuklah VE penjelasan dan kemudian dikorelasikan terhadap impact, apakah impact terhadap cost / schedule / project keseluruhan, dsb.

Profil Instruktur

M. Ade Irfan, ST, MBA, IPM, CIMP, QRMP

Praktisi dan Trainer EPC

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Sarjana Teknik, Fakultas Teknologi Kelautan, Institut Teknologi Sepuluh November

MBA, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Gadjah Mada

OTHER QUALIFICATIONS/TRAININGS :

Professional Engineer Qualification : Project Management (Certified by Badan Kejuruan Mesin, Persatuan Insinyur Indonesia) – Insinyur Profesional Madya (IPM), 2019.
ASEAN Engineer Registered (AER), Qualification : ASEAN Federation Engineers Organization (AFEO), 2017.
Certified International Project Manager (CIPM), from American Academy of Project Managers (AAPM), 2018.
Qualified Risk Management Professional (QRMP), Certification of Risk Management and Sustainability (CRMS) Indonesia, 2019
Indonesia Certificate of Engineer Registered (STRI), Reg. No. 2.009.19.1.1.00001602, 2019

EMPLOYMENT RECORD

2018 – now Project Manager, PT. Pertamina EP

2015 – 2018 Project Manager, PT. Bakrie Metal Industries.

2010 – 2015 Project Control Manager, PT. Bakrie Construction

2008 – 2010 Project Engineer, PT. Bakrie Construction

AWARD

Fellowship Award, ASEAN Federation Engineering Organization (AFEO), Jakarta 2018.