diklatkerja | [Tanya Jawab] Scope Management Competency of EPC Project Manager's

1. Pertanyaan dari Bapak Raimon
1) Bagaimana menyiasati Item Pekerjaan yang terlewat atau tertinggal pada SOW yang sudah disepakati (Scope, Goals, & Objectives)?
2) Dalam Project EPC, hal-hal kritikal apa yang sangat potensial untuk mencapai Scope, Goals, & Objectives?

Jawaban:
1) Agar item-item itu tidak sampai terlewatkan oleh karena itu dibuat secara detail, kelinci. Jadi PM itu dari awal sudah memberikan arahan ke semua departemen-departemen yang terlibat untuk membuat rincian-rincian itu. Kalau berbentuk equipment, enginer yang terlibat didalamnya itu berapa macam, harus detail mulai dari saat primary desain sudah bisa kita lihat. Primary Desain itu ada tangki premium, itu kapasitasnya 34000 M3, sudah bisa terbayangkan di dalam itu, diserahkan kepada engineering mechanical Static dan mungkin ada orang kontrol dan instrumen di dalamnya nanti dia sudah terbayang, yang jelas ini ada plat di situ, yang pasti ada segmen-segmen, komponen-komponen, kompartemen-kompartemen yang ada di dalam tangki tersebut sudah terbayang. Jadi dari awal itu melakukan ini semua pihak itu mendokumentasi, mengidentifikasi, validasi nantinya supaya item jangan sampai terlewatkan

2) Yang paling kritikal itu adalah metode, metode pelaksanaan. Sebab metode pelaksanaan itu untuk mencapai goal dan objektif tadi itu sangat menjadi kunci. Jadi bagaimana harus memverifikasi, bagaimana harus memasang.

2. Pertanyaan dari Bapak Rahmat Adiwiryanto
1) Apa bedanya Scope dengan Requirement? Apakah Requirement bagian dari Scope?
2) Jika Plant beroperasi terintegrasi, apakah bisa pengerjaan Plant itu dilakukan dengan Incremental Approach jika beroperasi terintegrasi?
3) Pada saat mengikuti Tender, Kontraktor ikut mendefinisikan Scope. Tapi sayang tidak ada Verifikasi Scope saat Tender, padahal pada Fase Tender penting untuk menentukan biaya keseluruhan Project. Bagaimana strategi mengunci Scope agar Costing Project akurat pada saat Tender?

Jawaban:
1) Scope itu ada orang yang mengatakan bahwa sebuah kawasan atau bahtera limit. Scope itu adalah mengunci area kerjanya, sedangkan requirement adalah persyaratan-persyaratan yang diminta untuk menjalankan scope tersebut. Ini itu terdiri dari apa saja persyaratannya, scope-nya mau membuat jalur misalkan 2 line, misalnya 16 inci persyaratannya apa, materialnya harus EPI 5l misalnya, standar welding-nya seperti apa. Scope-nya adalah terpasang pad line itu sekian meter dengan diameter sekian.

2) Saya beberapa kali melakukan pekerjaan di bromfield, dulu pernah bekerja membantu perusahaan lama untuk membuat tangki premium disalah satu kilang Pertamina, kita tidak menghentikan operasionalnya, yang kita minta hanya waktu untuk tain in, karena pipa kita harus terintegrasi dengan existing, kita minta waktu misalnya 4 jam, jadi kegiatan operasional Project itu tidak terganggu.

Kalau brownfield yang pernah saya lakukan di kilang-kilang, saya pernah dikasih waktu itu yang satu karena dia terintegrasi yang pasti tine in point sekian, durasinya mereka bisa melakukan penghentian ke daerah area situ itu, menutup jalur ke situ hanya sekian jam. Tapi selama persyaratan itu yang terintegrasi saya dengan timnya sebelumnya belum pernah melewati waktu, pasti dibawah itu sehingga tim kami sering mendapatkan award berbentuk penghargaan dari beberapa klien karena kami mampu melakukan pekerjaan di brownfield itu di saat beroperasi dan integrasikan saat tine in itu tidak mencapai, misalnya disediakan 14 jam, kami 12 jam atau 10 jam sudah result.

3) Sebenarnya kalau Project EPC tidak sama dengan kerja proyek biasa yang kita menerima dokumen sudah dipilih. Proyek EPC itu sifatnya fleksibel, tapi yang tidak bisa dibantah itu outputnya. Kita mengunci scope itu bisa saja, kalau perusahaan EPC bisa karena dia yang menetapkan equipment dan material material. Proyek EPC ini bidding dokumen itu hanya berbentuk time of reference saja. Kalau di tender-tender EPC itu persyaratan tendernya itu sangat simple karena membuat si EPC ini bisa berkreasi sefleksibel mungkin, biasanya di tahap awal dalam rapat-rapat itu karena kadang sudah bisa 1 hari selesai, kita harus meminimalisir cost untuk mengarah itu. Kalau kita menggunakan kapasitas segini dengan menggunakan principle kita dari luar ini barangnya segini bisa saja, tapi kadang ada juga yang dimensinya besar, dimensi besar kadang ada erectionnya. Jadi benar-benar yang menguasai masalah ini harusnya disaat tender itu orang-orang, Project Esolution Team yang harus benar-benar, disaat prebid meeting itu dia harus bisa menyampaikan dan bisa berkreasi berdasarkan pengalaman-pengalamannya dia, berdasarkan lesson learn. Dia bisa mengakali strategi cost-nya bagaimana nanti, dia bisa berkreasi disitu.

Saya pernah juga dengan pihak PLN, waktu itu ada namanya untuk meng-clearkan itu ada namanya CDA, jadi apa-apa yang belum ter-detail kan, dinegosiasi di saat sebelum kontrak sign, sehingga itu merupakan bagian yang tak terlepas dari bagian kontrak. Tapi di klien-klien lain berbeda cara, sehingga ruangnya yang berbeda-beda.

3. Pertanyaan dari Ibu Everlyn
1) Apa saja Soft Skill dan Hard Skill yang sangat dibutuhkan pada Sektor EPC ini?
2) Apakah ada Standar Sertifikasi untuk PM pada Proyek EPC? Apakah mungkin Scope Control tidak terlewatkan? Bagaimana jika itu terjadi? Apa penanganannya? Apalagi, pekerjaan harus selesai tepat waktu dan kulitas yang baik.

Jawaban:
1) Soft skillnya itu kebanyakan yang jelas bahasa karena di EPC ini banyak terpaut dengan asing, pokoknya di luar Indonesia, dengan keberagaman, bisa saja asingnya itu dalam berbagai negara, dialek language-nya berbeda. Kalau mau menjadi engineer di EPC itu yang pasti mereka itu sudah mempunyai keahlian-keahlian di bidang Engineering, bisa mengoperasikan minimal AutoCAD, juga sekarang sudah mengarah ke building information modelling (BIM), ada keahlian-keahlian tambahan diluar sebagai seorang Enginer, bisa mengoperasikan software-software

2) Standar sertifikasi itu ada, di Indonesia ini ada beberapa lembaga yang menerapkan sertifikasi untuk Project Manager. Kalau PMI berbentuk namanya Project management Professional itu berhubungan dengan PMI. Ada juga yang namanya untuk beberapa kelompok Project Manager itu yang mengeluarkan ikatan ahli manajemen proyek Indonesia (EMP) itu bekerja sama juga dengan BKTI dan PII untuk penerbitan sertifikasi. PMO (Project management office) juga melakukan sertifikasi, kebanyakan arahnya kepada IT. Tapi EPC ini kebanyakan PMP dari Project management Institute, dan dari IMP ada 3 level manajer proyek pertama MPP, manajer proyek madya MPM, dan tertingginya adalah manajer proyek utama MPU, namanya ikatan ikatan ahli Project Manager Indonesia itu kantornya di Soho, kalau PMI kantornya itu juga ada virtual officenya itu juga ada daerah Tebet setahu saya.

Kalau scope kontrol terlewati pasti, pasti semua manusia ini tidak luput dari kesalahan dan kehilafan, risikonya itu saja, apakah dilakukan reward dan punishment terhadap pekerjanya untuk menyikapi itu atau dimaafkan saja, tergantung Manajemen perusahaan. Tapi yang jelas tidak ada satupun yang boleh tertinggal dalam kegiatan itu, alat-alat kecil barang-barang kontrol instrumen itu jika tertinggal akan timpang perjalanan sistem. Kalau terlupa atau tertinggal harus dipasang tidak bisa ditinggal begitu saja, konsekuensinya tergantung kebijakan manajemen perusahaan masing-masing.

Profil Instruktur