diklatkerja | [Tanya Jawab] Purchase (procure to pay) & Sales (order to cash) (2023)

[Tanya Jawab] Purchase (procure to pay) & Sales (order to cash) (2023)

1. Pertanyaan dari Bapak Setyo Wirawan

Kasusnya begini, di kota kami ada toko besi yang paling murah tetapi dia harganya tiap hari berubah mengikuti dollar, jadi kita tidak bisa RFQ. Itu kalau di Odoo bisa tidak Pak tanpa RFQ?

Jawaban dari Nara Sumber: Bisa, jadi nanti kita harus bisa memotong-motong. Apakah RFQ itu harus ada? Kondisi seperti apa RFQ tidak perlu ada? RFQ itu apa? RFQ itu request for quotation tapi kalau kita sudah jelas selama setahun berarti tidak perlu memakai RFQ, berarti itu hanya digunakan untuk barang permintaan baru atau harga yang terus berubah, itu ada untuk membandingkan. Lalu kemudian apa bisa langsung Po? Bisa, hanya kemudian Po ini misalkan direct purchasing juga bisa, tinggal nanti prosesnya bagaimana, misalkan Po-nya itu harganya berubah-rubah, kemudian kita sudah berbicara setting dan customize. Biasanya ada namanya master data yang di protect jadi satu, ini mau jadi overrated atau tidak orang purchase tadi, jadi bisa saja bahkan tadi ada yang namanya procure to P, ada namanya invoice to P. Artinya kita menikmati atau memakai listrik, bagaimana itu listrik? Ada perusahaan yang memakai Po, yang jelas RFQ tidak ada, kenapa? Sebenarnya itu masih debatable, kalau ada po pasti dibayar invoice-nya hanya sekian untuk membayar listrik, ke negara seperti itu, maka ada kemudian invoice to payment, dimulainya dari invoice tapi ada perusahaan tidak invoice itu kita tidak tahu, dan itu biasanya di beberapa hari kemudian, padahal kita maunya pakai crew, biasanya kemudian ada Po dulu. Kemudian ada juga bagaimana kalau pembeliannya itu kecil-kecil? Misalnya pembeliannya itu paku, berarti ada operasional, apakah harus memakai Po? Tidak juga, tentunya ini biasanya ada namanya petty cash, biasanya hubungannya ke operasional itu tergantung dari kebijakan-kebijakan.

2. Pertanyaan dari Bapak Budi

1. Kadang kalau kita beli barang aset itu biasanya sesuai dengan kriteria perusahaan, berapa harga yang masuk dalam aset. Prinsipnya sama pada saat kita, kadang kalau kita beli aset itu pada proses yang sudah terjadi, sudah di validasi segala macam maka sistem otomatis akan meng-create aset. Itu yang sudah saya pernah alami seperti itu, saya tidak tahu apakah Odoo bisa seperti itu prosesnya dia? Kalau saya lihat tadi prosesnya standar.

2. Biasanya kalau kita ada sub kontrak dengan supplier, ini kita biasanya VMI (Vendor Management Inventory). Jadi kalau stoknya sudah ada di lokasi kita, hanya itu belum dianggap barang kita, itu mereka kontrol dari vendornya. Case - case seperti itu apakah di Odoo pernah terjadi?

Jawaban dari Nara Sumber:

1. Pernah dan bisa, kasus-kasus seperti ini di perusahaan pasti seperti itu, justru dengan Odoo ini kita bisa customisasi. Standar default tidak sampai situ tapi masalahnya default ada, kemudian ada develop, kemudian ada modul tambahan, modul ekstra lalu kita bisa customisasi lagi. Jadi range development-nya itu panjang, besar ruang development-nya, tapi kalau misalkan Bapak langsungkan aset disini, contoh paling mudah misalkan bapak bisa menerapkan aset tidak hanya purchase ini? Tidak bisa, Odoo kalau hanya untuk modul yang sekarang ini misalkan contoh yang paling mudah saya share. Anda perhatikan di sini tidak ada aset, hanya invoice saja karena memang modulnya belum sampai pada aset, kalau kita standarnya tidak bisa menjalankan ini tapi kalau nanti ada tambahan modal ekstraknya, nanti saya akan jelaskan dua minggu lagi di pertemuan nanti itu bisa, itu bisa lebih ditambah lagi. Kasus-kasusnya Bapak tadi customisasi bisa ditambah, memakai mode extra lagi, tambahan dan bahkan di customisasi lagi tapi anda harus punya tim untuk kemampuan teknikal, itulah salah satu kelebihan dari Odoo.

2. VMI tadi ada tapi harus di modul ekstra, bisa dan kita sudah pernah menjalankan juga persis seperti itu.

3. Pertanyaan dari Bapak Endang

1. Ini mungkin ada hubungannya dengan pertanyaan sebelumnya, jadi untuk barang-barang tertentu kita biasanya ada semacam agreement dengan harga yang sudah ditetapkan dan waktu yang sudah ditetapkan, itu istilahnya ada blanket purchase order. Apakah di Odoo ada seperti itu?

2. Saya menemukan kasus di salah satu customer saya bahwa mereka itu ketika membeli sesuatu, mereka membuat suatu perbandingan, jadi sistemnya mengeluarkan perbandingan item apa, pernah dibeli, dibeli ke mana saja dengan harga berapa, sehingga manajemen bisa memutuskan memakai ini saja. Apakah itu kita perlu buatkan custom di Odoo atau memang sudah ada?

Jawaban dari Nara Sumber:

1. Ada.

2. Kalau di Odoo bentuknya tidak sampai ke custom tapi ada modul extra, modul ter-party di Odoo store. Jadi dua-duanya ada, kalau ini standar blanket ini. Performance invoice itu ada, Bapak harus hidupkan technical developer mode, nanti ada performance space, nanti ada performance invoice, fungsi developer mode itu cukup banyak.

4. Pertanyaan dari Bapak Irfan

Dari pengawas lapangan itu in order, dia menulis di Odoo kemudian bagian purchasing barang itu akan dipesankan ke toko, itu seperti apa?

Jawaban dari Nara Sumber: Itu adalah memakai purchase request, itu adalah suatu dokumen sebelum RFQ, jadi dari user ke purchase request, itu ada di modul ekstra. Kalau di Odoo standar sendiri itu tidak ada tambahan, default-nya dari RFQ.

Profil Instruktur

Dr. Ir. Agung Terminanto, MBA, IPM, CEL, CEA

Founder & CEO PT Ctech ERP Indonesia, ERP Odoo Spesialist

Deskripsi Pemateri:

Dr. Ir. Agung Terminanto, MBA, IPM, CEL, CEA adalah pakar Transformasi Bisnis dan Konsultan ERP Odoo terkemuka di Indonesia dengan pengalaman profesional lebih dari 34 tahun.

Sebagai Founder & CEO PT. Ctech ERP Indonesia serta Pendiri Komunitas Odoo Indonesia (KOIN) dengan 4.300+ anggota, beliau telah memimpin berbagai implementasi sistem ERP berskala UMKM hingga korporasi. Kombinasi unik latar belakang beliau sebagai praktisi industri manufaktur (34 tahun) dan akademisi (Dosen di Fak Ilmu Komputer Universitas Indonesia, MBA ITB, dan Teknik Industri Universitas Pancasila) memberikan perspektif mendalam dalam menjembatani kebutuhan teknis sistem dengan strategi bisnis manajerial.

Memiliki kualifikasi pendidikan Doktor Ilmu Komputer dari Universitas Indonesia dengan spesialisasi Adopsi Cloud ERP, Dr. Agung memegang berbagai sertifikasi bergengsi termasuk Certified Oracle e-Business Suite dan Asesor Kompetensi BNSP.

Rekam jejak beliau mencakup spektrum yang luas, mulai dari Production Planning Control (PPC), Manajemen SDM Strategis, hingga Business Process Reengineering. Beliau aktif berkontribusi pada pengembangan standar kompetensi nasional sebagai penyusun SKKNI ERP dan secara rutin mempublikasikan karya ilmiah terindeks Scopus terkait implementasi Odoo.

Sebagai "Pracademic (practitioner-academic)" yang berdedikasi, Dr. Agung berkomitmen untuk memajukan ekosistem digital Indonesia melalui pendidikan, pelatihan, dan implementasi teknologi tepat guna. Keahlian beliau tidak hanya pada konfigurasi teknis Odoo (versi 8 hingga 19), tetapi juga pada manajemen perubahan dan pengembangan SDM, menjadikannya mitra strategis yang andal untuk organisasi yang ingin melakukan transformasi digital yang berkelanjutan.

Core Competencies ERP & Odoo Implementation: Pakar implementasi end-to-end Odoo (Sales, CRM, Manufacturing, Accounting, HR) dan Oracle E-Business Suite. Business Process Reengineering: Analisis mendalam dan optimalisasi alur kerja bisnis menggunakan BPMN (BizAgi, Draw.io) untuk efisiensi operasional. Strategic Management & HRD: Pengalaman 10+ tahun di bidang HRD (People Dev, Recruitment, Training) dan manajemen strategis korporasi. Manufacturing & Supply Chain: Penguasaan kuat pada sistem produksi (MRP, JIT/Kanban, TQM, ISO 9001/14000) dan manajemen rantai pasok. Education & Training: Berpengalaman luas sebagai dosen pascasarjana, instruktur pelatihan korporasi, dan pembicara webinar nasional/internasional.

[Tanya Jawab] Purchase (procure to pay) & Sales (order to cash) (2023)

ERP with Odoo Series (2023) Series #3

Kursus Lainnya