diklatkerja | [Tanya Jawab] Project Risk Management

1. Pertanyaan dari Bapak Winarko Ari
Bagaimana membuat effective risk analysis atau assessment matriks di unit procurement untuk Project EPC yang suatu saat design engineering nya dapat berubah di tengah jalan?

Jawaban: Kita harus tahu yang namanya proyek Engineering, Procurement, berhubungan dengan konstruksi itu adalah satu paket yang terpadu tidak bisa dipisahkan, kalaupun Bapak ditugaskan untuk procurement tapi ketika membahas tentang Resiko yang bisa terjadi di fase procurement itu, sama-sama dengan keseluruhan tim dan melihat semua aspek elemen-elemen yang ada di proyek, di fase Engineering, procurement, konstruksi, itu akan menyebabkan daftar identifikasi resiko itu akan lebih komprehensif kemudian research most plan-nya lebih komprehensif, jadi tidak kaget-kagetan juga. Maka harus ada komunikasi di awal sekali antara tim engineering dan procurement untuk melihat seberapa besar probabilitas keinginan itu berubah di tengah jalan dan kalaupun berubah kapan perubahan itu terjadi dan kira-kira apa yang akan berubah, dan itu bisa dibahas dengan tim engineering dan bisa di planning kan. Kalau memang procurement keberatan dengan perubahan seperti itu, seharusnya bisa dibuat keputusan yang settle tidak boleh berubah lagi tapi ada konsekuensinya juga kalau ini diputuskan di awal maka biayanya mungkin akan lebih tinggi, tapi kalau misal nya di ambangkan menunggu dulu datang yang lebih matang bisa jadi nanti harus PO duluan tapi di tengah jalan ada perubahan dan harus ada yang di PO. Mana yang lebih baik? Tinggal dihitung-hitung pakai analisa kuantitatif. Berapa Impact biaya kalau membuat keputusan awal tapi biayanya menjadi lebih mahal dibandingkan dengan kalau nunggu PO adapun biayanya. Berapa impact terhadap waktunya kalau membuat keputusan awal dibandingkan dengan kalau ada perubahan PO di tengah jalan, itu semua bisa dilakukan kalau diskusi itu komprehensif sehingga lengkap, jadi semua sebab akibat antar fase (engineering, procurement, konstruksi) itu dibahas bersama-sama.

2. Pertanyaan dari Ibu Sekar
Di setiap proses ini kan pasti ada input dari OPAS (Organisasi Proses Aset). Apakah setiap perusahaan untuk melakukan optimalisasi perencanaan ini perlu melakukan pengembangan terhadap OPAS? Strateginya seperti apa?

Jawaban: Perlu, OPAS itu adalah kumpulan Prosedur Work Instruction perusahaan format format kosong, standar yang siap dipakai oleh eksekutif. Database adalah kumpulan knowledge yang tertulis, yang sudah pernah dilakukan berhasil sukses digunakan lagi, itu mutlak harus dipakai sebagai standar oleh tim proyek. Jadi sangat tidak menutup kemungkinan bahwa OPAS dari waktu ke waktu berubah karena ada input dari hasil kinerja tim tim proyek yang sukses yang punya rumus-rumus baru yang lebih efektif.

3. Pertanyaan dari Ibu Suci Tauzinal
Contoh dari risiko yang bisa diabsorpsi dalam studi kasus proyek ini seperti apa? Dan boleh dijelaskan lebih lanjut untuk budget schedulenya seperti apa? Jika studi kasusnya adalah risiko dalam proses produksi yang bersifat bisa diabsorpsi, maka kira-kira kontingen si plannya berupa apa?

Jawaban: Contohnya proyek selokan yang bisa diabsorpsi itu adalah yang resikonya kecil, seberapa kecil itu kelihatan dari appetite tim proyek berdasarkan analisa di awal, kan di awal ada tabel very low untuk biaya, untuk waktu, dsb. Untuk selokan dikatakan bahwa yang very low itu kalau ada impact dibawah 1 juta itulah yang mungkin bisa di absorpsi, contoh yang kecil misalnya saat marking, tugasnya hari pertama adalah marking orang sudah datang untuk marking tapi ternyata lupa bawa meteran untuk marking nya sendiri ketinggalan di rumah dengan jarak setengah jam dan bolak-balik 1 jam, itu adalah resiko yang bisa saja diidentifikasi dari awal, kalau kejadian Apa perlu kontingensi? Kalau hanya 1 Jam Saja dan biaya misalnya Rp50.000 untuk ongkos, absorbsi saja tidak perlu dikhawatirkan.

4. Pertanyaan dari Bapak Jumiko
Untuk cost risk di project EPC, berapa persen dari overall nilai kontrak untuk eksekusi?

Jawaban: Membuat kontingensi yang bagus itu adalah dengan cara analisa yang tadi, jadi spesifik, paket, cek apa resikonya lalu bagaimana rencana untuk melakukan spesifikasinya berapa kontingensi dibutuhkan untuk melaksanakan irigasi kalau terjadi resikonya baik itu dalam bentuk Rupiah ataupun dalam bentuk kontingensi waktu, atau mungkin dalam bentuk kontingensi metode kerja yang lain. Baru setelah semuanya itu selesai risk by risk, package by package ditotalkan, berapa total kebutuhan kontingensi uangnya, total kebutuhan kontingensi waktunya, itulah yang bisa digunakan atau bisa dibantu dengan menggunakan software Monte carlo kalau manual satu persatu kita hitung bisa memakan waktu sangat banyak, tapi dengan software monte carlo itu bisa dikerjakan oleh komputer kita tinggal input data yang jauh lebih simpel. Dengan analisa gigle kita bisa menentukan berapa kontingensi resiko untuk sebuah proyek, dan itu sangat tergantung dari banyak faktor, yaitu jenis proyeknya, serumit apa hubungan para stake holder, sepaham apa kita memahami karakter para stakeholder, kemudian seberapa berani kita bermain bersama sama resiko, itu sangat menentukan. Kalau sudah punya kurva S Monte Carlo tadi itu menentukan angka probilitas apakah kita mau mengambil 85%, 90% atau 70% itulah keberanian kita. Keberanian itu datang sejalan dengan makin banyaknya pengalaman, biasanya kalau mengambil 85% itu masih mungkin.

5. Pertanyaan dari Bapak Majamas Purba
Berati kita tidak perlu menganalisa sampai dalam lagi kalau bertemu proyek yang hampir sama? Misalnya, galian saluran lalu kita dapat proyek yang saluran juga tetapi modelnya sama. Untuk membuat Risk Management nya itu kita tidak perlu membuat dari awal lagi atau dari 0 lagi? Hanya copy paste, hanya kita menganalisanya?

Jawaban: Bisa, sekali kita punya peta yang lengkap dan itu menjadi data base kita dan kita bisa langsung menggunakan database itu untuk mempercepat analisa tapi bukan berarti bahwa semua proyek yang similar itu otomatis pasti sama hasil analisa resikonya.

Profil Instruktur

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization

[Tanya Jawab] Project Risk Management

Project Management Series #4

Kursus Lainnya