diklatkerja | [Tanya Jawab] Project Planning, Scheduling, and Controlling

1. Pertanyaan dari (Tanpa Nama)
Untuk pekerjaan proyek, schedule yang terbaik seperti apa? Dalam hal pengaplikasiannya, maupun dalam hal kontrolnya? Sehingga, ketika pekerjaan molor dapat terestimasikan.

Jawaban: Kalau secara umum, harus masuk mencapai level 5 / 6 / 7 (level detailnya). Jadi, level 1 adalah level yang paling atas (batangnya pohon), kemudian level 2 dibawahnya lagi (cabang paling dekat dengan batang), level 3 (cabangnya cabang), kemudian rantingnya. Jika kita mau memastikan bahwa step itu bisa dikontrol dengan baik sampai level 7 biasanya.

Namun harus di note, bahwa tidak selalu harus seperti itu, kadang-kadang ada paket-paket yang sampai level 3 saja sudah cukup, ada juga yang harus sampai level 8, lebih dalam lagi. Tergantung dari paketnya itu sendiri, karakter paketnya seperti apa. Sesuai dengan komplesksitas dari pekerjaan, jenis pekerjaan. Dan juga tergantung dari strategi awal, terkadang kita punya paket yang kita strategikan, misalnya ini mau kita kerjakan sendiri, tapi ada juga paket yang mau kita beli dari perusahaan lain (minta bantuan perusahaan lain untuk mengerjakan), sehingga level ke detailannya akan berbeda. Kalau kita kerjakan sendiri seharusnya lebih detail schedulenya.

2. Pertanyaan dari Bapak Jimmy
Proyek-proyek seharusnya sudah didetailkan, namun ada kendala-kendala yang ditemukan di lapangan atau pekerjaan-pekerjaan emergence dalam pelaksaanaan. Apakah itu harus kita planning sebelumnya? Kalau kita planning itu otomatis akan meningkatkan biaya pekerjaan, walaupun dalam kenyataan belum dapat kita pastikan ada atau tidak, pekerjaan-pekerjaan tambahan yang muncul ketika kita mengerjakan sesuatu?

Jawaban: Kita harus lihat lagi dari tangkalnya, tangkal dari scheduling ini adalah pendefinisian scope. Proyek yang bagus itu harus bisa dengan jelas dari semua pihak yang terlibat mendefinisikan batas-batas scopenya, tidak boleh ada yang kelabu, harus clear hitam atau putih, di dalam scope atau diluar scope. Kalau itu abu-abu sama sekali tidak dipikirkan di awal itu yang bahaya, jadi itu yang kadang-kadang baru ketauan ditengah jalan kemudian itu yang membuat harus ada tambahan kerja karena jika tidak ditambahkan, maka tujuan proyek yang sesungguhnya (goal utamanya) akan terganggu dan tidak akan tercapai. Saya melihat salahnya bukan di scheduling, tetapi di bagaimana kita mendefinisikan scope di depan.

Kalau Turn Around Project, maka sebaiknya yang Namanya Data Base itu betul-betul manfaat. Jadi, Turn Around pabrik di tahun pertama datanya di capture, dan seterusnya di tahun berikutnya. Data-data tersebut akan bicara sangat banyak Ketika kita di tahun 10 melakukan Turn Around lagi. Mana yang harus dikerjakan pasti dikerjakan, dan mana yang mungkin risiko sehingga mungkin tetap harus dikerjakan walaupun belum bermasalah itu akan mudah diputuskan kalau Data Basenya lengkap. Jika kita tidak memiliki Data Base yang akurat, tentu akan lebih susah untuk merencanakan.

3. Pertanyaan dari Bapak Egi Sepriansah
Referensi acuan yang dapat digunakan untuk menentukan kecepatan kerja? Misal m³/d per... yang dapat kami gunakan, mengingat sifat projek itu unik.

Jawaban: Kalau itu berhubungan dengan alat, mungkin itu adanya di spesifikasi alat tersebut Ketika kita membeli alat, atau ketika kita menyewa alat, kita bisa bertanya kepada si penyewanya itu sendiri. Tapi yang jelas kalau dalam proyek-proyek yang sudah berulang kali dikerjakan, kita harus rajin mengumpulkan sendiri Data Produktifitas. Data Produktifitas tersebut menjadi asset yang sangat penting bagi perusahaan supaya perencanaan untuk proyek-proyek baru bisa lebih akurat nantinya. Namun perlu di note, alat tertentu bisa jadi produktifitasnya berkurang dari waktu ke waktu karena usia. Jadi, alat yang baru dibandingkan dengan alat yang sudah dipakai tahunan itu bisa jadi menurun produktifitasnya. Alat yang sama, sama-sama baru bisa jadi produktifitasnya berbeda kalau misalnya digunakan di Pulau Jawa dibandingkan dengan di Pulau Sumatera karena lokasi, tanah, cuaca yang berbeda, dan orang-orang yang menjadi operatornya yang berbeda keahliannya, sangat beragam yang menentukan produktifitas.

4. Pertanyaan dari Ibu Irma
Dari paparan materi yang disampaikan, pasti ada dampak dari setiap pekerjaan proyek. Ini sedikit agak di luar scope project manajemen, tapi masih ada keterikatan tentang sustainability in project management. Pertanyaannya:
1) Berapa jauh praktik sustainability/keberlanjutan ini telah diterapkan dalam manajemen proyek di Indonesia?
2) Bagaimana penerapan sustainability/keberlanjutan di masa pandemik ini pada proyek-proyek di Indonesia?

Jawaban: Hal itu ada kaitannya dengan EES (Enterprise Environmental Sectors), itu semua akan berhubungan dengan kondisi-kondisi diluar control perusahaan yang mengerjakan proyek. Yang Namanya sustainability itu biasanya ada di dalam aturan pemerintah atau aturan yang sifatnya sangat luwes harus diikuti oleh semua pelaku bisnis. Supaya hal tersebut betul-betul bisa diorganisir di dalam sebuah proyek, maka yang terbaik adalah ketika yang mempunyai bisnis yang mau diproyekan itu akan mengcreate proyeknya dia harus merangkul aturan-aturan yang seperti itu masuk ke dalam requirement yang harus dipatuhi oleh setiap pelaku di dalam proyek nantinya, itu yang paling baik. Jadi, kalau ada aturan sustainability yang harusnya masuk dalam proyek, maka masukkanlah kedalam kontrak, ketika kontrak sudah mencantumkan kebutuhan itu maka otomatis dia menjadi bagian yang harus diperhatikan ketika kita mengerjakan proyek itu dalam scope, akan menjadi aspek yang akan diperhatikan.

5. Pertanyaan dari Bapak Ruli
1) Dalam suatu proyek, siapa yang menentukan durasi aktivitas?
2) Apabila ada kesalahan dalam membuat aktivitas, tanggung jawab siapa?
3) Menurut pengalaman Bapak, berapa lama untuk membuat schedule network diagram dalam 2 proyek yang biasanya aktivitas sampai dengan 100 atau lebih?

Jawaban: Dalam sebuah tim proyek, selalu ada yang Namanya aturan main dan pembagian tugas (job assignment list). Jadi, project manager sebagai yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan pelaksanaan proyek di dalam timnya, pasti pada akhirnya harus bertanggung jawab terhadap apapun yang menjadi masalah dalam proyek itu. Tapi, itu bisa ditelusuri lebih lanjut, kalau itu misalnya ketika mengisi angka durasi, yang paling harus sadar bahwa salah itu adalah yang mengetik angka tersebut salah (operatornya), namun kesalahan operator tersebut akhirnya harus ditanggung juga oleh project manager. Jadi, itu sangat tergantung dari aturan main bagaimana setiap personel dalam dalam sebuah tim proyek itu dibagi-bagi dalam tugas & tanggung jawabnya, hak dan kewenangannya seperti apa. Itu semuanya ada di dalam aturan Job Roll/ Job Assignment, dsb.

Kalau ada sebuah proyek, misal total durasinya 1 tahun maka paling lambat 10% dari waktu 1 tahun tersebut katakanlah 1 bulan itu detail planning harus sudah selesai termasuk detail schedule harus sudah tuntas.

6. Pertanyaan dari Bapak Rizki Fajar Suki
Bagaimana menentukan strategi Manpower? Misalnya, berapa Manpower skill helper dll. untuk menggapai mandays yang diinginkan?

Jawaban: Kuncinya adalah produktifitas, kemudian bagaimana sel-sel terkecil produktifitas itu mau di design. Karena, sebuah pekerjaan misalnya memasang skill structure yang tingginya 3m – 5m, ada baut di ketinggian 5m harus dipasang, Seperti apa kita akan memasang baut di ketinggian itu?. Pertama Manual, buat scaffolding dan tangganya, kemudian harus ada orang naik untuk memasang baut tersebut, sementara harus ada alat yang digunakan untuk mengangkat steel yang mau dipasang bautnya diatas. Kedua menggunakan alat, tidak perlu scaffolding, perlu alat yang bisa dikendalikan sendiri dimana alat itu bisa naik hingga ketinggian 5m tanpa harus ada tangga. Darisitu saja sudah jelas berbeda kebutuhan orangnya dan keahliannya, yang satu mungkin manual menggunakan tenaga namun yang satu lagi harus bisa mengendalikan alat yang menggunakan motor untuk bisa naik turun. Jadi, menentukan kebutuhan orang untuk menentukan durasi total proyek, itu sangat ditentukan oleh banyak faktor: 1. Metodenya apa (otomatis atau manual), 2. Sumber manusianya sendiri apakah sudah terdefinisi dengan baik, apakah dari Pulau Jawa kah, Sumatera, Kalimantan dari kota mana, Kecamatan mana, itu sangat menentukan. Jadi, manusianya sendiri akan sangat menentukan, budayanya, perilaku seseorang ini hidup sehari-hari akan sangat menentukan apakah dia siap bekerja dengan aturan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dia akan sangat terpengaruh dari kebudayaan sehari-hari. Jadi, sangat banyak variasi dari kebutuhan resources yang harus di consider ketika kita mau menentukan berapa jumlah orang yang harus disiapkan untuk sebuah proyek kerja tertentu, dan kembali kunci yang paling penting yang harus ada adalah daftar produktivitas. Produktivitas per crew, per manusia, per alat, itu semuanya harus dimiliki dengan lengkap supaya kita bisa melakukan estimasi durasi dengan baik

7. Pertanyaan dari (Tanpa Nama)
Mengenai materi di awal, ada yang bertanya tentang penggunaan software-software project management, misalnya masih ada yang menggunakan MS. Excel atau ada yang lebih kompleks lagi selain itu?

Jawaban: Yang sedikit lebih kompleks yaitu MS. Project, dikeluarkan oleh Microsoft dia bisa digunakan untuk membuat dasar aktivitas, kemudian bisa kita gunakan untuk menyusun logic siklus dan dia akan mudah mengatur total siklusnya itu nanti menghasilkan total waktu berapa, durasi dan segala macamnya tentu harus diisi. Tapi dia akan membantu untuk membuat Network seperti ini lebih mudah untuk jadi kemudian bisa lebih mudah juga kita untuk mereview Network ini sudah sempurna atau masih harus diperbaiki. Kemudian yang biasa digunakan itu adalah Primavera, Primavera lebih lengkap fasilitasnya dan tentu lebih mahal.

8. Pertanyaan dari Bapak Erizal
Dulu pernah belajar terkait last planner system di mana di sistem mengedepankan rencana bersama, membutuhkan Sticky Note bersama dan ada breakdown weekly hingga daily. Menurut Bapak, bagaimana kemungkinan metode seperti ini dapat digunakan dalam lingkungan konsultan atau perencanaan? Karena referensi yang saya baca, biasanya untuk pekerjaan konstruksi.

Jawaban: Last planner saya kurang menguasai, mohon maaf Pak saya harus belajar dulu. Tapi sepintas itu adalah usaha untuk membuat perencanaan bersama-sama ya dalam satu ruang, satu forum. Itu adalah metode yang menurut saya efektif terutama dilingkungan kerja tertentu dimana biasanya orang orangnya itu multidisiplin biasanya dari disiplin yang berbeda-beda/ berlainan, menghadapi proyek yang sama dan aktivitasnya tidak bisa terisolasi jadi dia betul-betul harus saling tergantung dengan yang lain. Metode itu sangat efektif untuk dilakukan tidak hanya untuk pekerjaan engineering saja tapi juga di konstruksi. Bedanya kalau di engineering lebih banyak bermain di perencanaan dan desain, kalau konstruksi ke arah aktivitas fisik di lapangan, Saya kira itu juga dibutuhkan. Kalau di konstruksi yang biasanya harus dilibatkan adalah para subkontraktor yang punya paket-paket kerja berlainan bekerja di proyek yang sama, di area yang sama, dan area itu terbatas, sempit, dan mungkin bertingkat lebih dari satu tingkat, lebih dari 1 kontraktor bekerja di situ, maka cara metode last planner seperti itu sangat bermanfaat dan hal itu seharusnya bisa dilakukan sejak awal diajak semuanya yang terkait dengan proyek itu untuk menceritakan apa rencananya dan bagaimana dia membutuhkan yang lain, bagaimana dia harus bekerja untuk memberikan input kepada yang lain itu akan efektif sekali.

9. Pertanyaan dari Bapak Henry Yatmasyah
Dalam pembuatan scheduling baik mail sound three, mounth look schedule, sampai ke detail schedule, dan completion project. Apabila dalam pengerjaan suatu proyek ada beberapa kendala, seperti hujan, bencana alam, atau kendala penyediaan alat berat, dan tools tidak sesuai schedule, bagaimana cara mengatasinya? Berapa margin schedule hari minggu atau bulan yang dibutuhkan untuk membuat scheduling ini agar bisa ahead schedule?

Jawaban: Dilihat dari gambar “Masalah Umum Pengontrolan Schedule”, dapat dilihat bahwa yang sering terjadi masalah yaitu (no 1) menyiapkan alat kerja orang-orang semua perangkat itu harus siap di sini di garis biru ini adalah masalah pertama yang harus diselesaikan. Lalu yang kedua jika kenyataannya masih kurang produktif, harus dibuat kurva (titik-titik hijau tebal), kurva ini bisa terbuat kalau yang bertugas untuk mengontrol itu tahu persis bagaimana cara melihat problem ke depan. Cara yang paling biasa digunakan itu ada dua cara, pertama adalah lembur, kedua adalah men dua kali lipat kan, men tiga kali lipat kan resources.

Tetapi ada cara yang lebih smart sebetulnya yaitu Bagaimana caranya 1 orang yang tadinya produktivitasnya sekian dengan jumlah waktu yang sama sehingga produktivitasnya naik. Hal itu bisa dilakukan dengan pelatihan, berikan training, atau mengubah metode kerjanya, cara bekerjanya mungkin yang salah diubah, tapi sangat susah untuk melakukan perubahan seperti itu ketika proses sedang berjalan. Jika ingin melakukan itu harus dilakukan di nomor satu di langkah awal sebelum mulai.

Profil Instruktur

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization

[Tanya Jawab] Project Planning, Scheduling, and Controlling

Project Management Series #2

Kursus Lainnya