[Tanya Jawab] Project Budget: Planning and Controlling (2023)

1. Pertanyaan dari Bapak Majamas

Itu bagian kontrak dimana Pak? Biasanya banyak terjadi perselisihan kalau proyek sudah dapat, biasanya bagian kontrak. Dalam slide Bapak tadi tidak ditampilkan green contract.

Jawaban dari Nara Sumber: Dalam slide saya tidak ditampilkan, karena saya menerjemahkan kontrak itu bahwa kita sudah memahami kontrak kemudian kita menggambarkannya dalam bentuk tadi, gambar scope keseluruhan yang kemudian dibagi-bagi dan isi kontrak itulah yang kemudian digambarkan untuk pendanaan di dalam tim proyek.

2. Pertanyaan dari Ibu Puspa

Tadi yang dijelaskan mungkin mau saya bahas juga, terkait proyek-proyek yang mungkin belum pernah dilakukan sebelumnya. Jadi proyek-proyek baru yang jenisnya juga misalkan perusahaan kita belum pernah melakukan, terkait dengan biaya-biaya yang mungkin ada tadi, dibilang overhead segala macam mungkin bisa diambil dari pengalaman-pengalaman sebelumnya. Yang akan saya tanya, pertama bagaimana kalau kita belum punya pengalaman terkait dengan jenis proyek tersebut? Lalu apakah sebetulnya dalam penganggaran proyek itu boleh ada andil find cost, jadi cost - cost yang dimasukkannya itu mungkin biaya tak terduga, sehingga apabila ada overhead budget bisa diambil dari find cost itu. Apakah boleh dimasukkan ke dalam rancangan anggaran seperti itu? Atau memang kita perlu cost yang sudah di define betul-betul ada harganya, lalu dinaikkan untuk mengantisipasi ada perubahan pada saat pelaksanaan dan lain-lain, karena berkaitan juga dengan operating cost yang sudah ada rasionya, pasti dan kita harus menjaga dari sisi operating rasio tadi.

Jawaban dari Nara Sumber: Menjawab dulu yang terakhir, apakah bisa mem-budgetkan define costing budget. Mungkin jawabannya seperti apa perusahaan Ibu bekerja itu memberikan keleluasaan dan untuk kebijakan dan prosedur untuk membolehkan atau melarang hal tersebut. Masing-masing perusahaan tentu berbeda dengan yang lainnya, tapi yang jelas setiap proyek itu apalagi yang baru itu mengandung risiko, mengandung ketidakpastian, yang terbaik untuk memasukkan kombinasi dalam budget itu bukan hanya sekedar menyatakan define cost, kemudian masukkan angka tertentu karena itu artinya sama sekali kita tidak bisa mengetahui apa yang ada di situ. Kita harus melakukan analisis risiko terlebih dahulu, bahwa satu paket kerja apa risikonya dan kalau itu harus diperkecil resikonya maka seperti apa metodenya, kemudian butuh waktu berapa banyak dan butuh biaya berapa, namun itu belum pasti, belum pasti digunakan. Kalau bisa menganalisa risiko dengan cara seperti itu, kemudian baru memasukkan sebagai cost contingency untuk sesuatu yang mungkin tidak terduga itu akan lebih baik, lebih clear dari semua pihak. Kalau ada proyek baru yang belum pernah dikerjakan lalu harus bagaimana? Maka biasanya diantaranya break itu perlu mencari expert yang sudah punya pengalaman untuk di hire, kalau itu adalah proyek atau bagian dari proyek yang betul-betul pernah disentuh dan itu berisiko tinggi. Misalnya kita hanya meng-estimate berdasarkan hal-hal yang tidak kita ketahui juga ilmunya bahaya sekali ini, lebih baik kita mencari expert yang sudah memiliki pengalaman di situ untuk membantu. Bayarlah expert itu dengan biaya yang memang deal, tapi itu jauh bisa akan menurunkan risiko.

3. Pertanyaan dari Ibu Nuke

Untuk mark up atau allowance biaya budget project pada saat tender berapa persentase batas minimumnya Pak? Agar perusahaan tetap dapat bersaing dengan perusahaan lain tetapi tidak merugi jika mendapat tender. Yang ke-2, hal-hal apa saja atau pos mana yang perlu mendapat perhatian lebih tinggi pada saat perhitungan biaya budget project? Yang ke-3, hal apakah yang kadang luput saat melakukan estimasi budget? Yang ke-4 apakah ada buku manajemen proyek menyeluruh yang recommended? Izin bertanya. Terima kasih atas penjelasannya, Pak Radian.

Jawaban dari Nara Sumber:

1. Saya tidak bisa menjawab pertanyaan itu karena masing-masing perusahaan atau masing-masing tim proyek itu pasti memiliki keunikan tersendiri, beda perusahaan atau beda individu itu akan mempunyai faktor risiko yang berbeda-beda juga. Tapi umumnya angka-angka 5% - 10% itu menjadi hal yang biasa digunakan untuk proyek-proyek yang umum.

2. Ini juga sangat spesifik unik untuk tiap perusahaan, jadi kalau boleh yang harus untuk diperhatikan adalah pertama mungkin yang contohnya adalah kalau ada paket yang kita belum menguasai sama sekali, suatu total ini di mana paket-paket yang belum pernah kita kerjakan itu pasti risikonya tinggi. Kedua paket yang dia butuh waktu panjang, waktu untuk keadaannya itu sangat panjang hampir memakan 2/3 dari waktu keseluruhan misalnya, karena dalam perjalanannya bisa jadi delay, itu sangat membahayakan proyek, juga harus pay attention mungkin ada tambahan biaya untuk expediting yang lebih daripada paket yang lain. Kemudian bagian-bagian yang sifatnya testing - testing yang terakhir biasanya, kalau gagal maka dia memakan waktu yang tidak terduga di belakangnya lagi padahal waktunya tinggal sedikit, itu juga kita harus pay attention. Daripada kita berhati-hati di akhir dimana waktunya sedikit, lebih baik kita berhati-hati di awal terlebih dahulu untuk memastikan bahwa bagian terakhir itu males saja semuanya, mungkin itu beberapa contohnya. Dan juga yang paling mahal biasanya, yang bobotnya itu paling besar dalam struktur cost keseluruhan, itu juga harus menjadi pay attention.

3. Macam-macam kalau owner biasanya dia mengestimate indirect cost, karena owner itu hanya tahu fasilitas yang ingin dia dapatkan dan fasilitas itu biasanya hanya berupa produk-produk akhir saja. Tapi tidak lupa bahwa untuk mengadakannya oleh kontraktor itu bukan hanya sekedar mengadakan direct cost-nya tapi dia juga harus memiliki budget untuk indirect cost, biasanya kalau owner suka lupa di situ. Yang kedua mungkin lupa itu adalah biaya yang berhubungan dengan pajak, itu menjadi cost, waktu impor barang dari luar negeri, biaya yang berhubungan dengan perpajakan suka lupa. Kemudian biaya-biaya perizinan yang mungkin sulit untuk didefinisikan dari awal, tiba-tiba di tengah jalan ada izin yang kelupaan atau yang tidak terdefinisi dan harus mengeluarkan biaya. Umumnya yang suka kelupaan itu adalah area yang ada di indirect cost, kalau yang direct itu biasanya lebih jelas tercantum di dalam daftar kebutuhan yang ada dalam kontrak, tetapi kalau indirect itu sangat terkait dengan bagaimana kontraktor berstrategi untuk menyelesaikan proyek. Strategi yang berbeda jalannya mungkin membuat indirect cost juga berbeda, kalau kita kurang teliti merajut strategi biasanya ada bagian-bagian cost indirect yang terlupakan.

4. Jadi kalau buku manajemen proyek itu sangat banyak judulnya, mungkin kalau disusun di story itu bisa jutaan judul tentang proyek manajemen. Rajin saja untuk membaca buku-buku yang berkaitan dengan proyek baik itu yang bersifat standar, teoritis maupun yang sifatnya praktis, yang memberikan contoh-contoh bagaimana sebuah proyek itu dijalankan kemudian di mana dan apa yang jadi lesson-nya. Kalau saya menggunakan materi ini biasanya saya merecord pada yang standar dari PMA project management body of knowledge.

4. Pertanyaan dari Bapak Rizky Pratama

- Terkait kurva tadi, dari primary sampai ke deadline pada dasarnya dari awal posisi kita lebih tinggi dan semakin lama semakin turun. Kalau misalkan saya sebagai awam sepertinya proyek itu dinamis terkait urgensi waktu, urgensi uang, juga cost. Kurvanya bagaimana dan kita apakah melewati primary atau cukup dari mana saja kita mulai?

- Nanti naik lagi kalau begitu Pak? Yang awalnya kita sudah mencapai angka plus minus 30% misalkan, kita naik lagi menjadi plus minus 60%.

Jawaban dari Nara Sumber: - Ketika terjadi kemudian di tengah-tengah ada perubahan tergantung dari karakteristik case-nya itu, kalau case-nya itu adalah hal yang sudah dalam proses sebelumnya di mana contohnya data-data untuk mengestimate tambahan biaya case itu, sepertinya sudah cukup akurat karena berdasarkan penawaran dari market. Saya kira akurasi itu tidak akan menjadi mentah lagi, tapi kalau yang namanya change itu adalah suatu permintaan scope baru yang totally lebih kurang dari yang sudah ada, dimana scope baru itu belum di detailkan sama sekali, jadi itu tetap harus dari condition lagi, dari perkiraan yang kasar dulu.

- Bisa jadi begitu, tapi itu hanya untuk bagian yang betul-betul baru, kalian sudah berjalan dan tinggal ditinggalkan itu tidak akan kembali ke bagian yang lebih kasar.

5. Pertanyaan dari Ibu Nesya Laxmitha

Bagaimana cara mengestimasi biaya untuk item pekerjaan yang belum pernah dipakai atau dilakukan sebelumnya (contohnya penggunaan material baru, metode baru) agar saat tahap konseptual sudah ada gambaran biayanya? Terima kasih Pak.

Jawaban dari Nara Sumber: Indonesia itu kita harus minta bantuan dari expert yang tadi saya pernah sampaikan, walaupun baru bagi kita belum tentu itu baru bagi pihak lain yang memang sudah biasa di area itu. Carilah orang atau perusahaan yang expert itu minta bantuan, memang akan ada biaya tapi biaya itu lebih baik kita keluarkan sehingga kita mendapatkan hasil estimasi yang juga lebih bisa dipegang. Tapi kalau tidak ada sama sekali expert-nya, tidak pernah ada datanya itu artinya kita harus berani atau tidak berani, itu scope pekerjaannya seperti itu. Itu kembali kepada subjektivitas dari pemegang keputusan, apakah pengambilan keputusan itu lebih mengarah kepada risk taker berani, game beli mengambil resiko atau rest of voids lebih suka bermain aman, itu akan menentukan nantinya.

6. Pertanyaan dari Bapak Winarno

Pak untuk ukuran owner estimate ada levelnya atau class Pak? Siapa yang memverifikasi terkait level atau class  tersebut, siapa yang berhak memverifikasi?

Jawaban dari Nara Sumber: Kalau untuk owner yang dipercayakan itu mendefinisikan jawaban tadi, level mana, siapa berhak untuk membuat, siapa yang berhak untuk mengevaluasi dan menjustifikasi itu aturannya ada di dalam organisasi owner. Tapi di sini saya perlihatkan yang tadi itu, ini adalah tahapan-tahapan yang biasanya dilakukan oleh owner. Di awal ada yang namanya Prel FS tadi kemudian fisibility tadi, yang baru bisa dikeluarkan kalau sudah ada konseptual desain lalu masuk ke detail desain dan sebagainya. Ini adalah estimasi di sisi owner, siapa yang verify? Itu bagian dari organisasi owner sendiri. Siapa yang melakukan estimasi? Bisa owner yang memang memiliki kemampuan melakukan FS, bisa juga owner itu minta bantuan pihak lain, dalam hal ini mungkin konsultan atau kontraktor untuk memberikan servis melakukan estimasi, nanti owner tinggal melakukan verifikasi.

7. Pertanyaan dari Bapak Andi Muhammad Ridwan

- Izin bertanya, dalam perencanaan anggaran berapa persen dari perhitungan biaya untuk pengantisipasi kegagalan pelaksanaan produksi yang pengerjaan ulangnya butuh material pengganti?

- Kalau misalkan dalam proyek itu ada terjadi perubahan dari segi penggambaran atau dari segi strukturnya yang diminta untuk dirubah, sehingga pendatangan dari material itu harus dilakukan. Perhitungan awalnya itu sudah ada atau bagaimana ya?

Jawaban dari Nara Sumber: - Kalau mau melihat dari kemungkinan gagal dan menghitung kebutuhan kontingensinya itu susah juga, karena bisa jadi gagal itu membuat material itu harus beli ulang sekaligus semuanya dan itu identik dengan 100% kontingensi terhadap budget awal. Tapi bisa juga dia diperkecil sebetulnya kontingensi itu, bagaimana caranya? Ini sebetulnya yang lebih penting, bahwa ada kiat-kiat untuk membuat kegagalan itu menjadi berkurang drastis, ilmu ini ada di bagian quality management. Hal yang paling penting membuat kegagalan itu adalah kita perlu meyakinkan bawa resource yang kita gunakan dan kita kontrol khususnya manusianya dan juga peralatan kerjanya dan juga sistem untuk bekerjanya itu betul-betul approven, orangnya betul-betul pengalaman, alat yang digunakan betul-betul prima, metodenya step by step itu betul-betul sudah teruji dan jarang gagal. Maka usaha untuk memastikan hal itu bisa diadakan di awal sebelum melakukan proyek itu lebih semangat untuk kita lakukan daripada kita membiarkan dulu sebuah proyek itu berjalan dan kalau gagal kita ganti. Itu ada biayanya juga untuk mengadakan orang yang berpengalaman, yang terampil dan sebagainya, yang bekerja dengan kualitas tinggi, mengadakan alat-alat yang prima, membeli material-material yang konspect yang tidak bunches kemudian menetapkan sistem kerja yang juga high quality ada biayanya. Tapi biaya itu akan memperkecil kemungkinan kegagalan, memperkecil resiko dan memperkecil biaya untuk menggantikan gagalnya sebuah pekerjaan.

- Kalau itu biasanya masuk ke dalam jalur change atau ada perubahan yang itu harusnya diayomi dalam kontrak, jadi amankan tim proyek melalui penulisan kontrak yang sempurna. Kalau ada hal yang seperti itu kasusnya dan itu kategori change maka konsekuensi dari change itu, kalau itu keluar dari adanya perubahan permintaan dari pihak luar tim proyek di luar tanggung jawabnya kontraktornya maka konsekuensi tambahan biaya, tambahan waktu itu bukan tanggung jawab tim proyek justru berhak untuk menagih, untuk bilang kalau ini jadi dilaksanakan tolong approve dulu, setujui dulu, tambahan biayanya sekian, tambahan waktunya sekian. Jadi tim proyek tidak rugi di situ, justru bisa memaintain keseluruhan karena dilindungi oleh kolosal change yang ada dalam kontrak. Jadi yang penting di sini adalah ketika mendesain kontrak maka harus jelas dulu di sini kalau ada sesuatu yang seperti itu, bagaimana cara mensettlekannya supaya pihak itu mendapatkan keadilan yang pas. Berapa besar keseluruhan biaya change proyek? Itu tergantung kapan terjadi dari change itu, makin ke hilir makin hampir selesai waktunya tiba-tiba ada change, itu makin besar impact biayanya dan impact waktunya.

8. Pertanyaan dari Bapak Ibrahim Shaleh

Apakah dapat dibuatkan estimasi tambahan biaya terkait mitigasi risiko? Contohnya akan terjadi tuntutan hukum atau ganti rugi akibat dari pekerjaan proyek.

Jawaban dari Nara Sumber: Kalau sudah masuk ke area seperti itu kita susah untuk menghitung, seakan-akan kalau kita bisa menghitung kita seperti merencanakan akan ada kegagalan dalam sebuah proyek. Jadi daripada begitu lebih baik kita kontingensi untuk bagaimana caranya kita punya program tambahan, untuk menghindari konsekuensi yang seperti itu, konsekuensi gagalnya proyek, konsekuensi adanya klaim hukum, biasanya itu di hilir, itu hal yang tidak pasti. Supaya pasti tidak ada klaim hukum, tidak ada kegagalan maka kita harus memiliki program yang lebih mature di awal dan program yang lebih mature itu tentunya membutuhkan penambahan biaya tapi kita bisa menyusun program tambahan yang menjaga kita tidak gagal dan di situlah kita sebutkan bahwa ini budgetnya sekian, budget yang sekian itu adalah untuk menghindari atau meminimalkan risiko adanya klaim hukum dan adanya kegagalan proyek.

9. Pertanyaan dari Bapak Witnu Narnowitarso 

Izin bertanya. Apakah Pak Rahadian pernah menjumpai case dimana setelah project awarded, kontraktor baru mengetahui bahwa budget  proyek tidak bisa dieksekusi, jika dalam kondisi seperti ini apa yang mesti dilakukan kontraktor?

Jawaban dari Nara Sumber: Kalau kita sudah awarded, itu artinya sudah ditunjuk sebagai pemenang, sudah ada kontraknya di tandatangani kedua belah pihak maka apa yang sudah disepakati di dalam kontrak itu harus dilaksanakan walaupun kita menyadari bahwa ini rugi, karena adanya masalah hitung atau ada yang tidak terhitung. Tapi di atas segalanya, perjanjian yang sudah disepakati bersama itu adalah masing-masing punya hak dan masing-masing punya kewajiban bahwa kewajiban itu jelas di dalam kontrak, harus apa saja bagi kontraktor dan ternyata kurang daripada itu sehingga bisa rugi itu adalah konsekuensi dari perjanjian sebelum tanda tangan kontrak. Maka usaha yang paling kecil risikonya adalah menyelesaikan isi kontrak yang sudah ditanam walaupun kita tahu bahwa itu hobi, tapi kalau seperti itu di dalam perusahaan biasanya ada diskusi untuk bagaimana menutup kerugian lewat usaha-usaha di luar proyek tersebut, biasanya perusahaan itu mempunyai proyek lebih dari satu. Atau mungkin dalam perjalanannya ada usaha-usaha untuk melakukan penghematan biaya, selalu ada terbuka usaha untuk penghematan biaya itu. Kalaupun tidak bisa menutup seluruh kerugian tapi bisa memperkecil, tapi tetap prinsipnya adalah ketika kita kontrak sudah ditandatangani dua belah pihak maka di situ hal yang paling mendasar yang harus dilakukan adalah masing-masing pihak menuntaskan apa yang sudah disepakati dalam kontrak.

10. Pertanyaan dari Bapak Majamas

Direct cost dan indirect cost itu perbedaannya berapa persen? Idealnya.

Jawaban dari Nara Sumber: Tidak ada rumusnya, antara direct dan indirect tergantung jenis kontraknya dari jenis scopenya. Ada scope yang proyeknya hanya membeli material-material, materialnya material direct semuanya, kalau begitu indirectnya satu tim kecil yang tugasnya untuk memenuhi barangnya, itu jadi kecil persentasenya. Itu semuanya indirect mungkin kebanyakan begitu, directnya kecil, indirect-nya besar.

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization