diklatkerja | [Tanya Jawab] Procurement dalam Project Management (2023)

[Tanya Jawab] Procurement dalam Project Management (2023)

1. Pertanyaan dari Bapak Rama Putra

Sejauh mana peran dari vendor management dalam proses procurement sejak pre-tender, pre-awarded sampai post awarded? Dan bagaimana seorang procurement dapat memiliki kemampuan supplier realation management yang baik? Khususnya dalam dunia konstruksi.

Jawaban dari Nara Sumber: Jadi di dalam salah satu slide saya tadi, itu ada gambar pembagian tugas antara tim proyek dengan perusahaan, perusahaan itu bertugas untuk memberikan informasi khususnya database kekuatan calon-calon vendor. Sedangkan tim proyek itu melaksanakan proses tender, rencana proyeknya sendiri. Vendor management kalau dia posisinya ada di korporate, dia bertugas untuk menyusun database itu, database itu dapat dari mana? Kalau itu adalah daftar bider atau daftar perusahaan yang memiliki kompetensi tertentu yang memang dibutuhkan oleh proyek yang biasanya dijalankan, maka dia harus selalu membuka telinganya, membuka channel-channel untuk mendapatkan informasi siapa dan memiliki kemampuan apa, itu didapatkan dengan berbagai usaha. Misalnya dengan menjalin hubungan lewat forum-forum procurement lewat pameran atau macam-macamnya yang lain, dan juga lewat orang-orang yang sudah lebih pengalaman atau lewat proyek yang sudah dilaksanakan sebelumnya. Kemudian dia juga perlu mengumpulkan informasi tentang, kalau sudah ditunjuk oleh tim proyek vendor tertentu dan melaksanakan tugasnya, performance-nya bagaimana? Jadi harus dapat feedback dari tim proyek, kemudian feedback itu dalam bentuk evaluasi penilaian, apakah hebat, bagus, sedang atau termasuk jelek, itu masuk lagi ke dalam database. Itulah tugas vendor manajemen dari sisi corporate, dia menyiapkan database yang makin lama makin lengkap, update selalu, dimutakhiri juga yang itu siap digunakan ketika sebuah proyek baru didapatkan ada tim proyek yang ditugaskan untuk masuk melaksanakan proyek, database itu dimunculkan, bisa digunakan secara real time oleh tim proyek ketika menyusun procurement plan. Ketika vendor management yang masuk adalah tim proyeknya sendiri, dia harus ikut juga dalam rapat-rapat perencanaan proyek sama dengan Project Manager untuk membedah scope, kemudian melihat bagaimana WBS itu terbentuk, lalu secara spesifik membuat worksheet yang tadi saya perlihatkan, apa yang mau dibeli kemudian dari mana source-nya, kapan harus dibalik kemudian siapa saja yang mau diundang, kalau dokumen procurement-nya mana, kalau itu dibuat oleh tim lain dia harus berkomunikasi sampai nantinya kalau sudah selesai semua itu persiapannya dia melakukan tender, tender itu akhirnya menjadi kontrak, dia juga ikut membantu untuk memastikan bahwa administrasi kontrak mulai dari awal sampai selesai itu bisa terlaksana dengan baik.

2. Pertanyaan dari Bapak Sultan Armizal

Apakah dalam penyusunan project plan tim atau departemen procurement ikut terlibat dalam menyusun independen atau owner estimate? Karena seringkali ditemui ketika sudah masuk dalam proses tender, penawaran yang masuk jauh melebihi budget yang diinfokan di awal oleh tim proyek.

Jawaban dari Nara Sumber: Kembali lagi statement saya yang awal di salah satu slide bahwa yang namanya procurement plan itu menjadi tanggung jawab tim proyek secara keseluruhan, jadi jawabannya adalah kalau yang namanya owner estimate itu adalah salah satu bagian dari perencanaan procurement dan itu menjadi tanggung jawab keseluruhan tim proyek, maka jawabannya adalah yang bertugas untuk khusus menata administrasi procurement itu juga sebaiknya ikut untuk menata estimasi tersebut. Hanya sekarang strategi untuk menata siapa yang melakukan estimasi, kemudian siapa yang melakukan evaluasi estimasinya dan seterusnya itu sangat spesifik pembagian tugasnya dan sangat tergantung dari perusahaan-perusahaan tertentu. Jadi peran A, B, dan C mungkin bisa berbeda-beda cara bagi tugasnya, tapi poinnya adalah kalau yang namanya estimasi itu hanya diisolir, ditugaskan kepada satu pihak dan yang lainnya tidak tahu sama sekali, bisa jadi siklus feedback atau siklus reworknya akan membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan dengan kalau dari awal sudah berkomunikasi dengan baik antar elemen proyeknya. Ini mungkin memang harus disepakati dulu di awal sekali bahwa ada tata nilai atau values yang harus dipegang erat oleh tim proyek. Kadangkala yang sifatnya itu positif, misalnya harus menjaga kerahasiaan dan sebagainya, jadi integritas sangat dibutuhkan di sini, andai kata itu tidak bisa atau diragukan untuk bisa dipegang oleh orang-orang dalam proyeknya, maka biasanya Project Manager itu akan mengisolir informasi itu, dia akan bekerja secara terpisah dengan estimator dan tidak mau membuka angkanya secara langsung kepada pihak lain.

3. Pertanyaan dari Bapak Rian

Sejauh mana fokus atau perhatian perusahaan saat ini menurut Bapak terkait sustainable procurement bila dihadapkan dengan tiga pilihan di awal tadi yang jalan kaki, taksi atau gabungan dari tiga aktivitas. Adakah pengorbanan untuk jalan kaki guna mengurangi polusi? Apakah menurut Pak Radian ada nilai pengorbanan dari jalan kaki ini untuk mengurangi polusi?

Jawaban dari Nara Sumber: Ini menjadi pertanyaan yang jawabannya adalah sebetulnya apa tujuan proyek itu? Jadi proyeknya itu ada definisinya, proyeknya adalah, scope-nya jelas, lalu tujuannya harus terdeskripsi dengan jelas. Biasanya tim proyek yang bertugas itu harus fokus pada objekif proyeknya itu sendiri tujuannya, kalau ternyata scope dan tujuan harus juga mencakup tentang konsen terhadap lingkungan, itu harus jelas sehingga dia juga menjadi bagian yang diukur sebagai bagian dari performance dari tim proyek nantinya. Antara tim proyek yang betul-betul mengukur karena memang dinyatakan dalam definisi tujuan proyek dan scopenya dengan yang tidak tahu mengabaikan masalah lingkungan itu akan terlihat nanti karena ada definisinya, kemudian diukur nanti. Hal itu kembali pada cara kita mendefinisikan scope dan tujuan proyeknya itu sendiri, dan akhirnya pangkalnya sekali itu adalah pada kontrak atau yang memberi tugas, apa isi dari intruksinya.

4. Pertanyaan dari Bapak Reza

Apakah sistem yang perusahaan saya buat ini sudah bagus atau lebih bagus, mungkin ada arahan dari Pak Radian terkait dengan tim procurement itu sendiri? karena saya sendiri melihat bahwa yang saya kerjakan selama ini lebih ke arah pekerjaan procurement. Karena yang saya tahu selama ini adalah procurement yang pengadaan dan material walaupun biasa itu yang kita lakukan hanya lebih, kalau procurement yang sekarang di tim saya lebih ke material. Apakah kalau kita gabung menjadikan 1 tim, apakah itu akan menjadi lebih bagus atau bagaimana?

Jawaban dari Nara Sumber: Ini sebetulnya tergantung dari cara perusahaan menata standar pembagian tugas dalam organisasi, dalam hal ini mungkin proyek yang dilakukan oleh perusahaan Bapak. Kalau yang sekarang ini dilaksanakan itu adalah salah satu cara pembagian tugas yang menurut saya boleh saja, tapi kalau kemudian tadi ada dua fungsi yang terpisah, lalu pertanyaannya apakah karena dia dalam satu proses procurement keseluruhan, kenapa tidak digabung saja? Itu bisa saja dan mungkin sebetulnya juga kalau kita lihat ke manajemen yang lebih atas lagi fungsi itu dilakukan, itu ada di top manajemen atau di manajemen yang lebih tinggi levelnya itu terjadi. Kalau ditanyakan apakah di level bawahnya itu sebaiknya digabung saja? Boleh saja, kembali pada cara perusahaan menata work breakdown-nya sendiri, jadi apakah seperti sekarang saja sudah cukup, jadi masing-masing tersegmentasi di fungsi yang spesifik atau segmentasi itu mau diubah. Katakanlah kalau sekarang ini sifatnya vertikal segmentasinya, Apakah itu mau dirubah menjadi horizontal? Itu boleh-boleh saja, tapi itu artinya harus ada penataan ulang pembagian tugas mungkin secara besar-besaran. Tapi kalau misalnya penggabungan itu, tinggal semua itu digabung menjadi satu bagian saja sekarang ini, pertanyaannya adalah apakah itu tidak nantinya jadi terlalu merepotkan? Kemudian mungkin seperti yang tadi saya sebutkan, bisa jadi segmentasi itu dilakukan karena top management ingin mengontrol dengan lebih baik, jadi ada informasi yang tidak bisa langsung terkomunikasikan kepada semua pihak karena alasan tertentu.

5. Pertanyaan dari Bapak Sultan Armizal

Berapa jauh peran procurement dalam menyusun estimasi harga?

Jawaban dari Nara Sumber: Kembali lagi tim procurement itu istilah yang disematkan pada satu kelompok orang yang ada dalam sebuah proyek, yang biasanya lebih banyak bertugas nantinya melakukan proses procurement pada saat eksekusi, sebelumnya ikut juga dalam menata perencanaan procurement bersama-sama dengan gugus gugus lainnya dalam tim proyek. Estimasi itu adanya di awal, saat membuat perencanaan artinya komunikasi tim procurement dengan gugus-gugus kerja lainnya ketika membuat perencanaan itu dibutuhkan dalam hal melakukan estimasi. Kalau itu dilakukan maka sebetulnya seberapa besar perannya itu kembali lagi pada bagaimana job desk batas-batas fungsi kerja, itu didefinisikan dalam trim proyek oleh gugus project manajemennya atau oleh gugus di luar tim proyek yang itu biasanya menjadi standar perusahaan. Maksudnya bisa saja tim procurement itu diberi mandat, katakanlah melakukan estimasi secara mandiri, di samping juga melakukan proses procurement itu sendiri. Tapi bisa jadi juga mandat untuk melakukan estimasi itu disematkan kepada cost control misalnya, yang itu merupakan gugus lain tapi cost control ini juga diwajibkan untuk berkomunikasi, untuk mengambil data atau untuk meng-collect data dari tim procurement, tapi di samping mendapatkan data dari procurement dalam rangka estimasi, cost control ini juga memiliki akses-akses lain dan juga memiliki metode-metode estimasi yang itu independen, dalam rangka menentukan budget untuk melaksanakan tugas perencanaan budget.

6. Pertanyaan dari Bapak Nyoman

Apakah procurement department sebaiknya menangani pengadaan barang dan jasa untuk operasional perusahaan yang lain? Bukan hanya untuk keperluan project. Seperti vendor untuk pengadaan peralatan kantor atau sebaiknya lebih fokus ke project saja? Atau dibentuk sub divisi dalam procurement untuk fokus dalam bidang pengadaan tertentu?

Jawaban dari Nara Sumber: Ini adalah tentang matute bisnis dari perusahaan Bapak, kalau tadi saya cerita tentang bagaimana kita menata sebuah proyek, oleh tim proyek yang independen, di dalamnya ada kebutuhan untuk melaksanakan procurement, maka ada yang bertugas khusus untuk mengontrol proses procurement itu dari A sampai Z dibantu oleh perusahaan dalam bentuk database. Tapi kalau di sini mungkin procurement itu lebih luas lagi, jadi dia bertugas untuk mengadakan barang atau jasa dan itu sifatnya mungkin bisa disandarkan bagi keperluan perusahaan tapi juga bisa untuk jualan lagi, procurement itu untuk kebutuhan yang sama di perusahaan-perusahaan lain. Jadi itu kembali pada mature bisnisnya sendiri, kalau memang sifatnya itu repetitif dan standar, mungkin cara yang sudah dilakukan sekarang oleh Pak Nyoman di dalam perusahaannya itu sudah pas. Jadi memberikan service itu bukan hanya untuk internal, tapi juga bisa dijual ke eksternal sebagai bagian dari bisnis itu sendiri.

7. Pertanyaan dari Bapak Sultan Armizal

Berarti baku standarnya dikembalikan kepada kebijakan perusahaan-perusahaan ya Pak? Mengenai function dari procurement ini?

Jawaban dari Nara Sumber: Memang procurement itu istilah yang sifatnya sangat umum, jadi hampir selalu semua bisnis itu pasti ada unsur procurement-nya, karena bisnis itu biasanya saling terkait, saling membutuhkan dengan pihak-pihak lain. Kalau hanya sekedar membeli ke pihak yang lain itu bisa saja sifatnya tidak perlu dikaitkan dengan proyek, sudah saja itu sebagai dari bagian proses bisnis yang memang harus ada dan itu dikerjakan secara rutin. Tapi yang saya bahas, yang saya tadi share itu betul-betul kita berangkat dari ada scope yang harus dipraktekkan dalam bentuk project dan di dalamnya ada kebutuhan untuk procurement.

Profil Instruktur

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization

[Tanya Jawab] Procurement dalam Project Management (2023)

Project Management Series #5

Kursus Lainnya