diklatkerja | [Tanya Jawab] Procurement dalam Project Management

1. Pertanyaan dari Bapak Rizki
Apakah bisa diberikan advice untuk masalah cost control?

Jawaban: Cost control bertugas untuk melakukan controlling biaya, mereka mengerjakan perencanaan juga, membuat budget itu adalah bagian dari tugas cost control. Di dalam procurement ini, control berperan sejak awal, jadi sebelum proses cost estimating dilakukan, seharusnya ada proses budgeting, membuat rencana (bekerja dengan scheduler, dan pihak-pihak terkait di tim proyek lain). Di dalam procurement ini dia bertugas untuk membuka lagi file perencanaan budgetnya untuk memastikan bahwa setiap paket yang akan dibeli pada pihak klien itu bisa diinfokan perkiraan biayanya, dan kalau bisa memang akurat. Untuk bisa akurat itu dimulai dari fase budgeting develop, cara yang paling akurat untuk mendevelop budget adalah dengan estimasi bottom up bottom up yaitu kita mengcollect biaya-biaya komponen yang terkecil yang dibutuhkan untuk proyek, dan biaya-biaya terkecil itu kita dapatkan berdasarkan harga pasar yang real. Kalau memang yang real itu, katakanlah baru akan dibeli 6 bulan kemudian setelah budgeting selesai, maka harus ada lagi tambahan kerja yaitu estimasi pergerakan harga selama 6 bulan kedepan kira-kira seperti apa, apakah akan stabil seperti harga yang kita dapat dari pasar, atau akan naik dan berapa persen kenaikannya atau akan turun, itulah yang akan menentukan akurasi. Cost Control dalam procurement adalah menyiapkan angka refeensi biaya untuk nantinya digunakan saat negosiasi.

2. Pertanyaan dari Bapak Antono Damayanto
Di contoh, budget 6 juta, cadangan 600 ribu, kenaikan proyek 5% bisa aman. Mohon penjelasan kalau budget adalah batas maksimum biaya, cadangan 600 ribu dari mana?

Jawaban: Struktur budget keseluruhan itu tidak serta merta memperlihatkan bahwa diluar budget murni perpaket itu tidak ada lagi kontingesi, biasanya masih ada kontingensi yang dihitung berdasarkan resiko yang mungkin harus dihandle oleh tim proyek untuk seluruh paket. Kontingensi budget ini dialokasikan lagi kepada paket-paket yang beresiko itu, itulah yang menimbulkan adanya angka kontingensi, kalau tidak terjadi resikonya, maka kontingensi itu akan menjadi penghematan, tapi kalau terpakai setidaknya proyek tidak over, proyek tetap aman, bisa selesai tuntas sesuai dengan kualitas dan waktu yang ditetapkan, itu sudah bagus. Angka kontingensi itu darimana? Itu tergantung dari car akita membuat struktur budget keseluruhan.

3. Pertanyaan dari Bapak Toni Hendrawan
Untuk proses procurement apakah membutuhkan expediting? Mengingat saat dokumen approval kemungkinan bisa terjadi perubahan spesifikasi yang pada akhirnya menjadi pekerjaan tambah kurang atau CO.

Jawaban: Pada umumnya fungsi expediting itu memang dibutuhkan, karena memang ada dinamika yang sangat mungkin terjadi dan itu membutuhkan fungsi expediting ketika procurement ini dilaksanakan. Ada perubahan-perubahan, kendala-kendala, dari pihak kontraktor ataupun dari pihak suppliernya, kalau ada fungsi expediting bisa jadi masalah besar di kemudian hari. Idealnya, kalau saja dari kontraktor maupun supplier itu dari awal sudah menset yang sangat akurat rencana di dalam kontrak yang mau mereka sepakati, masing-masing itu sifatnya professional terhadap kewajibannya, tentunya fungsi expediting itu bisa digunakan, tapi umumnya akan selalu dibutuhkan.

4. Pertanyaan dari Bapak Nursamsi
Bagaimana proses procurement menghindari terjadinya fase post project control atau memperkecil terjadi hal tersebut dengan hasil pekerjaan dari subcont tertentu?

Jawaban: Strateginya adalah kita harus bisa bersikap professional, dan kita juga harus bisa memilih partner-partner yang commite untuk bersikap professional maka masalah yang tadi disebutkan itu bisa diminimalkan. Supaya kita bisa mendapatkan partner-partner yang professional, kita harus punya proses prakualifikasi yang baik, kita harus yakin bahwa mereka yang sudah lulus prakualifiasi itu adalah yang betul-betul professional, ahli dibidang yang mau kita beri dari mereka, dan karakter mereka juga tidak sekedar janji, jadi sekalinya tanda tangan kontrak mereka akan perform. Kalau itu bisa kita pastikan di pangkal sekali maka kebutuhan fase post yang tadi itu bisa diminimalkan. Kita dalam tim proyekpun harus bersikap sama level professionalnya.

5. Pertanyaan dari Bapak Ahmad Afzazul Romansyah
Untuk apa terdapat nilai pagu paket saat cost estimating jika pada akhirnya nilai yang diacu pada sebuah klarifikasi dan negosiasi dalam sebuah tender adalah nilai HPS dari tender?

Jawaban: HPS itu estimasi murni paket yang mau kita beli lewat tender, sedangkan nilai pagu itu adalah apa yang menjadi angka di dalam budget yang disusun di awal, bisa jadi angka pagu dana angka HPS itu persis sama bisa juga berbeda. Kalau HPS itu hitunganya harusnya murni teknis, tidak ada macam-macamnya, namun kalau pagu itu bisa jadi ada konspirasi yang berhubungan dengan resiko yang kemudian ditutupi dengan persenan kontingensi yang tadi. Pembelian paket itu tidak sekaligus dalam satu waktu semuanya dibeli, dari ratusan paket yang dibeli itu mungkin 1,2,3 sampai 50 di beli di bulan pertama, 50-100 di bulan kedua, dst. Kita memiliki dinamika berapa total budget yang tersedia untuk 50 paket pertama, berapa total nilai PO nilai kontrak real yang sudah di sepakati dalam bulan pertama tersebut, mungkin ada penghematan jika kita bisa melakukan negosiasi dengan baik. Bisa jadi nilai pagu itu di adjust oleh tim proyek, karena memang mungkin sisa dari paket-paket lainnya di bulan kedua yang awalnya masih kurang akurat, dengan adanya data yang lebih terbarui ternyata budget yang awal itu cukup, maka hasil penghematan itu digunakan untuk revisi anggaran.

6. Pertanyaan dari Bapak Jatmiko
Mohon pencerahan resiko aspek korupsi pada aspek procurement.

Jawaban: Kalau ini yang dijadikan masalah/risiko, maka the final ada pada integritas individu, jadi tidak bisa kita bersanggah hanya kepada system yang berlaku secara formal karena sangat banyak celah lemah yang bisa di gunakan oleh para individu yang ingin melakukan penyelewengan sehingga proses yang harusnya ideal itu jadi ada korap, korap itu bukan berati hanya korupsi saja tapi menyeleweng, tidak sesuai dengan yang seharusnya. Maka, finally yang akan menjadi pagar untuk mencegah itu adalah karakter integritas para individu yang terlibat, baik itu dalam tim proyek yang kita pegang maupun para individu yang di pihak-pihak lainnya, pihak klien, para partner, supplier, vendor, sub kontraktor, itu semuanya karakter integritasnya harus betul-betul muncul sebagai dasar untuk mencegah penyelewengan atau korap itu tidak terjadi. Memang akhirnya kalau secara formal, perusahaan itu selalu berusaha untuk menekan atau meminimalkan proses korap itu lewat dokumen-dokumen fakta integritas, lewat dokumen formal yang harus ditandatangani individu dan pihak-pihak lain yang diajak untuk berkontrak untuk menjaga integritas lewat fakta. Tapi itu sifatnya hanya formalitas, jadi kalau niat dalam hati itu sudah ada dan ternyata ada kesempatan untuk korap dan mau melakukan itu akan terjadi, sehingga karakter integritas menjadi kunci utama untuk mencegah proses yang korap.

7. Pertanyaan dari (Tanpa Nama)
Masalah seller ini sering menjadi masalah. Kalau kita mau procurement, itu harga-harga kadang-kadang berubah. Saat pembelian perubahan itu selalu terjadi, jadi yang membuat cost menjadi naik. Kalau dulu sewaktu memberikan harga supaya bisa menang, kasih murah dulu padahal kita ingin yang finalnya untuk proyek EPC dalam procurement nya. Itu bagaimana mengatasinya? Sementara hanya dia penjualnya.

Jawaban: Kalau itu hanya single seller, itulah masalah yang cukup sulit untuk mengatasinya karena tidak ada competitor, dia menentukan sendiri harganya. Kita disini membahas tentang bagaimana kitab isa mengontrol harga lewat tender, kalau ada tender biasanya lebih dari 1 peserta, minimal 2 jadi ada saingan, tapi kalau sudah single maka ya harus diikat dari awal, artinya sekali harga itu di komitkan ya harus diikat lewat kontrak, dan ada konsekuensinya jika setelah kontrak ada perubahan ada kausal penalty yang justru akan membuat seller itu tambah besar biayanya dibandingkan kalau dia tetap pada apa yang sudah disepakati. Mungkin, kita bermain di design membuat kausal kontrak spesial untuk paket yang hanya ada 1 pemain.

Profil Instruktur

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization

[Tanya Jawab] Procurement dalam Project Management

Project Management Series #5

Kursus Lainnya