diklatkerja | [Tanya Jawab] Perencanaan Kualitas

1. Pertanyaan dari Bapak Abdel
Ibu izin bertanya, apabila kita sebagai development team dan product owner, sudah menentukan task sprint (timeline project) setiap periode pengerjaan sesuai dengan Kriteria Manajemen Kualitas kepada tim produksi, namun hasil akhir produknya tidak sesuai atau dibawah kualitas saat dilakukan quality control dengan planning awal yang telah disepakati, pertanyaannya, bagaimana solusi untuk mengatasi masalah seperti ini Bu? apakah kita harus mengulang proses mulai dari planning awal atau bisa langsung masuk ke tahap produksinya saja?

Jawaban dari Nara Sumber: Tentunya kalau perencanaan kualitas itu di awal, misalnya kalau di kampus itu kita buat perencanaan kualitasnya, target misalnya rata-rata lulusan itu 4 tahun lalu target IPK misalnya 3,25, nanti kita akan ada evaluasi setelah misalnya 1 tahun. Ternyata rata-rata lulusan kita lebih dari 4 tahun, bagaimana cara perbaikannya supaya sampai target? Kita perbaiki yang kurang-kurangnya lalu kemudian kita cari solusinya bagaimana target itu tercapai. Misalnya target TOEFL 450 kelulusan, ternyata tidak tercapai target, bagaimana? Kita beri kursus anak - anak itu biar sampai kepada target TOEFL 450. Apakah kita harus mulai lagi dari planning awal atau langsung ke tahap produksi? Kalau memang planningnya kita anggap sudah benar karena itu memang misalnya target itu diturunkan dari target pemerintah, karena pemerintah kalau misalnya akreditasi untuk dapat nilai 4 tadi itu memang harus rata-rata lulusnya harus 4 tahun. Jadi kita turunkan dari targetnya, misalnya tadi kalau dari supplier dia menurunkan dari target pemakainya atau konsumennya, konsumennya ingin target demikian maka kita sebagai suppliernya harus mengikuti permintaan konsumennya, kalau tidak nanti dia tidak mau memakai kita lagi sebagai supplier. Kalau kita anggap planningnya sudah benar langsung saja di revisi kita perbaiki apa yang masih belum sampai di target tadi, jadi tidak harus mulai dari planning awal. Tapi kalau misalnya planning awal yang kita anggap terlalu tinggi tentu kita turunkan kalau memang dianggap targetnya masih terlalu tinggi. Misalnya kalau di prodi itu targetnya unggul tapi sekarang posisinya masih C, masih baik itu mungkin targetnya diturunkan jangan langsunt unggul, bisa saja dari baik ke baik sekali atau dari C ke B tidak harus langsung loncat jad A. Jadi itu yang di rencana target mutunya juga pelan - pelan maksudnya bertahap kita tidak harus langsung jadi yang terbaik kalau memang posisi kita sekarang belum dekat ke arah yang terbaik tadi, minimal dari yang baik menjadi sangat baik.

2. Pertanyaan dari Bapak Ghazali S
Berkaitan dengan target dan goal atau tujuan dari kualitas, tapi kadang-kadang di antara tujuan atau goal itu tadi kadang ada konflik. Maksudnya konflik ini adalah kita sudah menetapkan target atau tujuan yang sudah kita tetapkan tapi tahu-tahu ternyata anggarannya atau juga waktu dalam rencananya tidak memenuhi, lebih waktunya atau juga pengeluarannya tidak mencukupi untuk menetapkan kualitas itu tadi yang sudah kita tetapkan. Itu kira - kira bagaimana Ibu?

Jawaban dari Nara Sumber: Itu bagaimana kebijakan pimpinan, biasanya kalau ada masalah - masalah itu tadi ada Quality Assurance-nya dan memang itu harus dibicarakan di tingkat manajemen, misalnya tadi seperti anggarannya kurang, misalnya kita masalahnya adalah peralatan lab, mau mebeli tapi peralatannya mahal-mahal, ini bagaimana caranya supaya bisa terpecahkan masalahnya? Bisa saja misalnya cari sponsor, cari hibah, yang jadi masalah anggaran juga dicari solusinya. Kadang-kadang kalau di kampus juga misalnya manggil - manggil alumni siapa tahu ada alumni yang mau menyumbang peralatan, kadang-kadang kalau seperti peralatan itu kalau sudah lama lewat 5 tahun, perusahaan-perusahaan tidak terpakai lagi lalu dia bingung peralatan mau ditaruh dimana, kampus-kampus mau menerima itu.

3. Pertanyaan dari Ibu Dessy Indie
Izin bertanya Bu Rina, apakah pembuatan ISO 10005 ada patennya harus menggunakan beberapa format sekaligus atau bisa dengan salah satu format saja? Barangkali bisa diberi gambaran Bu bagaimana proses sertifikasi ISO itu? apakah perusahaan diberi nilai atau grade atau bagaimana? Lalu QC itu terbatas pada proses produksi atau semua aspek pada perusahaan Bu? Seperti finansial, HR, HSE dan lain - lain juga.

Jawaban dari Nara Sumber: Kalau ISO itu ada konsultannya jadi memang harus daftar kemudian sama prinsipnya seperti akreditasi itu ada poin - poin yang harus dipenuhi. Kemudian setelah daftar kita bayar, kemudian kita harus menyiapkan proses sertifikasinya tadi poin - poin apa saja yang harus kita penuhi seperti ISO 10005 mulai dari quality plan, quality assurance, quality control itu harus kita siapkan sama seperti kalau sertifikasi halal juga kita daftar, kita bayar kemudian kita siapkan proses - prosesnya nanti asesornya pasti akan datang, kemudian dia akan menilai, nanti kalau misalnya dianggap layak kita akan dapat sertifikasi ISO kemudian yang halal juga kita akan dapat sertifikasi halal. Itu banyak poin - poinnya, saya di kampus juga dulu pernah persiapan akreditasi ISO itu banyak sekali formnya yang harus disiapkan, prosedurnya itu kita harus buat sampai banyak sekali. Misalnya prosedur - prosedur penerimaan barang, prosedur untuk quality control, quality assurance misalnya seperti tadi partnya banyak, kalau partnya hanya sedikit enak tapi kalau partnya banyak maka jadi banyak juga lembar - lembarnya. Lalu juga penomoran, ISO itu juga penomorannya harus baik, mirip - mirip sebenarnya antara ISO, kemudian halal, kemudian akreditasi itu ada form yang harus kita isi dan harus ada bukti. Akreditasi begitu kita isi harus ada bukti, misalnya google drive disitu buktinya apa? Kalau dia asesor mengejar buktinya apa, bukti itu yang haru kita siapkan baik - baik. Makannya seperti akreditasi itu juga persiapan sebelum akhirnya kita daftar itu berbulan - bulan tidak cepat, sama halnya seperti ISO dan halal pasti persiapannya berbulan - bulan.

4. Pertanyaan dari Ibu Dessy Indie
- Kalau QC itu terbatas pada proses produksi atau semua aspek pada perusahaan Bu? Seperti finansial, HR, HSE dan lain - lain juga.
- Nanti penilaian dari ISO itu diberi grade A, B, C atau nilai 80, 100 bagaimana Bu Rina? Terima kasih.

Jawaban dari Nara Sumber: - Biasanya termasuk juga, finansial, SDM itu juga akan diperiksa. Tadi termasuk supplier itu juga sama seperti akreditasi saja itu juga kita diperiksa bagian keuangannya, SDMnya kemudian itu semuanya diperiksa berikut bukti-buktinya juga diperiksa. Kelayakannya juga, kemudian apakah ada sumber dana dari luar itu semuanya diperiksa.

- Lalu juga sertifikasi itu tergantung daripada nilainya tadi sama seperti sekarang akreditasi kalau bagus sekali berlakunya 5 tahun, tapi kalau misalnya nilainya tidak terlalu tinggi 3 tahun, kalau ISO juga seperti itu. PTN-PTN juga ada sertifikasi ISO untuk laboratorium itu juga mereka labnya disiapkan makannya labnya dirapihkan, sehingga dapat sertifikasi ISOnya. Untuk lab itu yang bagus tidak hanya untuk internal tapi juga bisa dipakai untuk eksternal. Jadi kalau ada industri yang bisa memakai lab tersebut bagus, di Trisakti juga ada dari sipil untuk lab beton itu sudah dipakai untuk industri.

5. Pertanyaan dari Bapak Ghazali S
- Bagaimana kita menetapkan standar kualitas itu?
- Namanya penjaminan mutu, pemesanan kualitas itu sustainable, artinya kalau di dalam dunia proyek itu istilahnya multi years seperti itu. Bagaimana kita menetapkan atau juga mempertahankan sistem label ini dalam penjaminan kualitas?

Jawaban dari Nara Sumber: - Standar kualitas itu tergantung perusahaannya, jadi sebenarnya yang bisa menetapkan standar kualitasnya manajemennya.

- Bergerak ke sustainable itu juga sekarang sedang trending, supaya bisa sustain itu bagaimana caranya banyak faktor-faktor yang dilihat, dari segi lingkungannya kemudian diukur, itu ada faktor-faktornya juga itu bisa jadi 1 sesi lagi sustainable index. Tapi itu kedepannya akan seperti itu, jadi misalnya ada cacat, cacatnya itu dibuang atau tidak kemudian dari hasil pemotongan itu dibuang atau tidak, dibuangnya kemana, limbahnya kemana. Yang bagus itu kalau dipakai atau misalnya dijual dengan harga murah, kalau misalnya produknya produk agro biasanya jadi pakan ayam, makan ternak hasil limbahnya itu. Seperti itu yang sebaiknya dipikirkan oleh perusahaan, jadi limbah-limbahnya itu juga tidak dibuang dan mencemarkan lingkungan, misalnya dibuang ke got. Kalau barang produk besi - besi dibuang ke got lama-lama jadi banjir yang jadi permasalahan di Jakarta juga, itu yang harus diperhatikan juga pengolahan limbahnya. Jadi ada aspek lingkungan yang harus diperhatikan, kalau bisa tadi dipakai lagi untuk misalnya dijual murah itu jauh lebih baik. Banyak perusahaan kalau misalnya gradenya sudah C, kalau A misalnya diekspor, yang B dipakai di dalam negeri, yang C dijual murah di FO kalau baju seperti itu kalau tidak dijual ke karyawannya biasanya yang harus diperhatikan.

6. Pertanyaan dari Bapak Boni Laks
Kualitas pada pull system atau JIT apakah tercakup pada pembahasan disini?

Jawaban dari Nara Sumber: Kalau just in time dia juga sama ada kualitasnya juga, kalau memang dia di perencanaan kualitasnya mau memakai sistem JIT itu berarti tidak ada inventory, jadi tidak ada barang yang menumpuk sesuai dengan pesanan itu bagus sebenarnya. Jadi kalau memang seperti itu berarti sistemnya harus benar - benar bagus, jadi sudah jelas berapa besarannya, berapa produksinya jadi nanti bisa zero inventory itu bagus kalau bisa sampai JIT.

7. Pertanyaan dari Bapak Aloysius Fery Kristiono
Izin bertanya Bu Rina, Bila ratio cacat cukup significant, apakah ITP (Inspection & Testing Plan) perlu direview dan direvisi juga?

Jawaban dari Nara Sumber: Itu hasil keputusan daripada manajemen biasanya, yang seperti tadi apakah inspection dan testing plannya yang dirubah ataukah diberi kebijakan, seperti yang saya tadi ceritakan. Sebenarnya rencana mutunya misalnya untuk mahasiswa S1 tadi TOEFLnya 450 tapi mahasiswanya sudah selesai sidang, sudah mau yudisium, nilai sudah harus dilaporkan ke Dikti tahunya TOEFLnya tidak sampai, apakah dirubah kebijakannya atau diberi kebijakan. Diberi kebijakan nanti TOEFLnya tetap harus 450 tapi ini saya beri pelatihan dulu misalnya 2 minggu nanti test lagi, siapa tahu setelah ikut pelatihan nilainya lebih baik tapi kalau misalnya belum sampai juga biasanya ditahan. Seperti tadi ada kebijakan harus publikasi untuk mahasiswa S2 tapi ini sudah mau selesai sidang, sudah mau wisuda ternyata belum publish juga paper, untuk kebijakan diberi kebijakan misalnya ijazahnya ditahan sampai publish itu paper. Jadi pimpinan yang memutuskan apakah mau dirubah atau diberi kebijakan biar quality plannya tidak berubah tapi masih ada waktunya diperpanjang, tapi sebenarnya standar mutunya tidak dirubah.

8. Pertanyaan dari Bapak Majamas MMP
Kalau menerapkan ISO yang terbaru 1500 atau 1200 itu sama saja bentuknya didalam menentukan kualitas di suatu perusahaan?

Jawaban dari Nara Sumber: Pasti ada pembaruannya, ISOnya juga terus update. Yang terakhir juga masalah lingkungan. ISO 9000 2015 ini ada rencana mutu, kasus spesifik kemudian istilah dokumentasi dan catatan tentang info yang terdokumentasikan itu juga harus lebih lengkap. Kadang-kadang kita masalah di dokumentasi, perusahaan-perusahaan kecil itu biasanya catatannya tidak lengkap, ternyata catatan yang lengkap itu juga merupakan kelebihan dari kita. Makannya sekarang kalau di kampus nilai - nilai itu memang sudah diminta tiap semester dan itu juga bisa dilihat di webnya KEMENDIKBUD, Dikti jadi untuk mencegah ijazah palsu. Jadi dokumentasi misalnya mahasiswa A betul mahasiswa dari kampus Trisakti atau bukan, dia nilainya apa saja, pernah ada mahasiswa yang bohong kepada orangtuanya, mengaku kuliah tapi malah tidak kuliah, malah uangnya dipakai untuk hal lain.

9. Pertanyaan dari Bapak Abdurahman
Ada tidak di ISO itu orang quality harus memiliki kompetensi? Yang bersertifikat itu.

Jawaban dari Nara Sumber: Biasanya ada kalau misalnya laporan dia ada sertifikasi lapaoran, kalau di PII ini juga ada ahli madya itu ada IPM biasanya itu sekarang terpakai kalau project-project itu. Kebetulan saya waktu itu juga sempat ikut project, terpakai sertifikasi-sertifikasi yang diadakan oleh PII, IPM, IPU bahkan yang ada Asian engineering, kalau project-project itu malah ditanyakan sekarang yang diadakan oleh pemerintah atau BUMN. Itu bagus juga kalau memang ada anggarannya jadi SDMnya diberi sertifikasi yang diperlukan di bidangnya.

Profil Instruktur

Dr. Ir. Rina Fitriana, S.T., M.M., IPM, ASEAN Eng.

Dosen Teknik Industri Universitas Trisakti

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

(2008 2013) Doctoral Degree Bogor Agriculture University, Agriculture Industrial Technology
(1999 2000) Magister Management at PPM Graduate School of Management
(1994 1998) Bachelor of Industrial Engineering , Trisakti University Jakarta

Pengalaman Kerja
(2020) Consultant Industrial Expert Staff at Kawasan Industri Aceh Ladong in PT. Sucofindo
(2020) Consultant Industrial Expert Staff at Master Plan Kawasan Industri Kawasan Ekonomi Khusus
Bukit Asam in PT. Taram and PT.Indokoei Internasional
(2019) Consultant Industrial Expert Staff at KPBU Research di PT. Taram
(2017) Head of Industrial Engineering Department Trisakti University
(2014) Secretary of Industrial Engineering Department Trisakti University
(2015 now) Trainer of Certified Business Intelligence Association (CIBIA)
(2015) Certified Business Intelligence Association (CIBIA) From PASAS
(2016) Certified Business Intelligence Proffessional (CIBIP) From PASAS
(2013) Desertation : Business Intelligence System Development for Dairy Agroindustry

[Tanya Jawab] Perencanaan Kualitas

Manajemen Kualitas Series #2

Kursus Lainnya