diklatkerja | [Tanya Jawab] Pengantar Lean Manufacturing

1. Pertanyaan dari Bapak Heri
Kita Startup yang bergerak di bidang perikanan. Apakah bisa menerapkan Lean Manufacturing dalam Startup?

Jawaban: Kalau dari penjelasan yang mungkin kita tariknya ke just in time, salah satu dari lean, itu sangat bisa. Jadi, lean ini tidak hanya di manufaktur di jasa pun bisa diterapkan walaupun tidak seluruhnya persis, Karena beda, kalau di industri manufaktur itu adalah Bendanya yang bergerak, orangnya diam. Namun kalau jasa biasanya orangnya yang bergerak. Kalau kita melihat dari konsep just in time kita sebenarnya bisa menerapkan dalam konsep apapun, Kapan diperlukan, apa yang diperlukan, berapa banyak yang diperlukan, itu yang harus disiapkan. Jadi prinsipnya just-in-time itu adalah, Bagaimana kita bisa menghemat biaya dalam hal jumlah stok yang kita simpan, kita melihatnya kesana yang paling mudah. Jadi semakin sedikit stok yang bisa kita simpan, Artinya kita semakin menghemat biaya cash flow kita, jadi supaya tidak terlalu banyak cash flow yang kita keluarkan. Atau malah kita perlu banyak mengeluarkan biaya-biaya tambahan. Sebagai contoh, kita dalam bidang perikanan, customer membutuhkan misalnya 1 ton, tetapi kita menyiapkan misalnya 1 ton per hari, tapi kita malah membuat gudang dengan kapasitas 2 ton per hari artinya mubazir, jadi kita harus membayar gudang yang besar, yang misalnya kita hanya membayar untuk satu gudang kapasitas 1 ton tetapi kita malah sewa dua gudang dengan kapasitas 2 ton, jadi dari segi penyewaan saja kita sudah over 1 ton. Belum dalam hal perawatan, yang sebetulnya 1 ton satu gudang tetapi ini dua gudang artinya perawatannya jadi bertambah. Jadi seharusnya ikan misalnya satu hari bisa dikeluarkan, ini sampai 2 hari, misalnya seperti itu. Belum dampaknya misalnya ikan tidak laku sampai 5 hari lalu rusak artinya risikonya lebih parah lagi. Jadi konsep lean ini contoh just in time tadi bisa diterapkan di semua bidang. Belum yang lain misalnya contoh konsep Kaizen, Bagaimana proses yang lebih efisien jadi urutan prosesnya harus kita buat seperlunya, standarisasi bisa dipakai, konsep Kaizen bisa dipakai. Dengan lean itu sebenarnya semua proses bisa kita lakukan secara lean manufacturing, konsep-konsep lean manifacturingnya. Walaupun tidak sama persis dengan konsep-konsep yang ada di pabrik secara produk massal.

2. Pertanyaan dari Bapak Reza
Apakah bisa Lean Manufacturing diterapkan dalam bidang jasa? Seperti, pelayanan pendidikan maupun finansial.

Jawaban: Tadi sudah di singgung di awal. Jadi lean ini tidak hanya untuk proses manufaktur tetapi proses jasa juga sama sebenarnya. Sekarang kita melihat gerakan bekerja, yang tadi ada lingkaran itu, ada mudah, ada Network. Dalam proses itu kita lihat misalnya contoh yang saya rasakan itu ketika kita ke rumah sakit itu terkadang sudah menunggu duduk lama, atau di bank ketika masuk menunggu duduk lama baru dipanggil, menunggu lama itu sebenarnya kita waiting. Kalau misalnya kita dikasih proses tambahan, yang bisa kita lakukan sendiri misalnya kita diberikan form untuk kita membuat apa, artinya sambil menunggu kita sudah bisa mengisi formulir, artinya lebih cepat prosesnya dibanding kita sudah menghadap ke customer service kita baru mengisi form artinya ada jok yang Harusnya bisa cepat tetapi ini orang lain menjadi lebih menunggu lagi. Masing-masing orang bisa lebih cepat dalam waktu antriannya terutama dalam bertemu customer servicenya, kita hanya menunggu form dan customer service juga diam itu artinya ada pemborosan, itu hanya contoh kecil bagaimana lean bisa diterapkan tidak hanya di manufaktur tetapi juga bisa di jasa.

3. Pertanyaan dari Bapak Arief
Selama ini yang saya dengar konsep Lean Manufacturing baru sebatas yang diterapkan di proses manufaktur dari keseluruhan proses produksi maupun supply chain dari Toyota. Bagaimana Toyota menerapkan konsep Lean di luar proses manufaktur? Misalkan, dalam proses desain, procurement, distribusi, dan marketing.

Jawaban: Materi tadi ada proses dari kondisi desain sampai trial, Artinya kita bicara lead time. Zaman dulu itu baru pertama saya masuk ke Toyota ada model baru yang mau kita launching, kalau Desain Mobil itu dari Jepang Sampai saat ini pun masih dari Jepang. Tetapi kalau desain peralatan untuk produksi itu sudah bisa lokal, saya mungkin menghitungnya dari desain peralatan produksinya sampai ke step trial. Jadi setelah kita terima gambar mobil, gambar mobil itu bisa kita terjemahkan untuk kita menyiapkan alat-alat produksinya. Itu kalau selevel Innova, karena Innova itu sudah di atas 5% lokal, artinya banyak prosesnya. Waktu itu ketika memulai melakukan planning pembuatan, menyiapkan len sampai menyiapkan peralatan produksinya itu, sampai trial selesai, itu kira-kira zaman dulu sampai setahun. Konsep lean Manufacturing, kita bisa mengurangi lead time, terutama hal-hal, mana yang sebenarnya pemborosan, mana yang terjadi menunggu dan seterusnya. Itu sekarang kita sudah bisa menjadi 6 bulanan, atau mungkin malah bisa lebih cepat lagi. Itu contoh menerapkan lean untuk mencapai lead time yang lebih cepat. Caranya bermacam-macam, prinsipnya kita mengurangi, atau menghilangkan hal-hal yang bersifat menunggu. Atau kalau memang itu ada problem, Bagaimana problem itu bisa kita lalui ke depan, jangan pas sudah jadi produk-produk yang mau kita trial lalu ketemu problem itu sudah terlambat. Kita ketemu problem pada saat masih desain peralatan. Kalau sekarang itu setelah di desain, itu kita cek desainnya, sudah kita prediksi, ini akan salah itu akan salah, itu yang harus kita segera perbaiki karena kaau kita memperbaiki desain daripada peralatan itu lebih gampang dibanding sudah jadi alatnya. Karena kalau baru menjadi desain itu berubahnya hanya tinggal kita hapus, direvisi. Tetapi kalau sudah menjadi suatu peralatan produksi itu kita harus potong, las,dll , itu perlu waktu dan perlu biaya, kira-kira seperti itu.

4. Pertanyaan dari Bapak Junianto
Bagaimana melakukan kombinasi Konsep Lean Manufacturing dengan kreativitas dan inovasi, agar industri manufaktur memiliki keunggulan seperti di Korea Selatan? Mereka unggul pada produk-produk elektronik.

Jawaban: Sekarang ini kita sudah masuk di era 4.0. Konsep lean ini adalah berkembang, jadi tidak tetap sudah seperti itu saja, Karena sekarang sudah 4.0 jadi kita kombinasikan dengan 4.0 juga. Jadi contoh yang diterapkan Toyota, Bagaimana kita bisa mengurangi lead time, arahnya sebenarnya sama, di improve itu-itu saja namun metode yang berbeda. Kalau zaman dulu itu ketika kita ada problem di market, misalnya mobil setelah diluncurkan Lalu ada masalah masalah, untuk mendapat feedback dari pabrik itu butuh waktu yang lama. Dari service nanti disampaikan ke manufaktur, manufaktur kebagian Plan di mana yang berhubungan baru dibuka dokumen-dokumennya, untuk membuka informasi itu Butuh waktu yang lama. Sekarang dengan model digitalisasi sekarang ini, semua komponen, barang yang kita produksi, yang kita proses itu semua bisa di data, ada datanya, datanya itu bisa kita simpan. Dengan konsep integrasi antara, manufaktur, masing-masing proses dengan service itu, artinya mempercepat informasi, Jadi kalau ada problem kita langsung tahu, problem ini tipe berapa atau nomor berapa, langsung kita lacak ke proses produksi, berapa bulan atau berapa tahun yang lalu, informasi langsung kita buka dan kita tahu. Misalnya yang terlibat ada beberapa mobil atau hanya satu. Itu bisa kita tentukan, bisa lebih cepat dengan konsep 4.0 tadi, digitalisasi.

5. Pertanyaan dari Bapak Wibowo
Apa bedanya Lean dan JIT? Pemahaman saya, keduanya sama saja sebetulnya. Bagaimana?

Jawaban: Lean dengan just in time, tergantung dari kacamata mana kita melihat. Sebenarnya kalau kita bicara just-in-time, patokannya apa yang mau dibuat, kapan bisa diserahkan, dengan jumlah berapa. Kalau menurut saya lebih besar lean dibanding just in time, kalau just in time itu bagian daripada lean itu sendiri. Karena lean itu kita bicara juga mengenai, ada waste, ada bagaimana kita melakukan sesuatu kaize, bagaimana kita melakukan sesuatu yang berhubungan dengan lead Time dan seterusnya. Kalau just in time itu walaupun barangnya berapa, jumlah berapa, tetapi belum tentu lead timenya panjang. Itu bagus ke Barangnya apa, kapan dan berapa banyak.

6. Pertanyaan dari Bapak Komarudin
Bagaimana cara paling efektif untuk membangun people atau SDM yang paling tepat?

Jawaban: Kalau di Toyota kita membangun people itu, kalau bicara leader-nya itu memang dibangun di Toyota sendiri mulai dari bawah dididik sampai dengan sesuai karirnya, sampai menjadi manajer, GM, sampai ke direktur, atau sampai presdir, semua dilakukan untuk training training biasanya on the job development, jadi langsung, bukan hanya di training di kelas saja tetapi langsung diberikan bimbingan oleh expert yang lebih tinggi. Contohnya untuk mencapai level direktur itu biasanya dia harus sudah pernah Apakah di training langsung atau dikirimkan ke misalnya ke Toyota Jepang atau Thailand, untuk Asia Pasifik, jadi sudah ada yang levelnya lebih tinggi, supaya nanti sudah belajar menjadi leader yang lebih tinggi, itu untuk level leader. Untuk level bawah, level operator, memiliki kalau istilahnya bahasa Jepang itu seng meong Gino, seng mong itu keahlian, ada tempat untuk mendidik keahlian. Misalnya orang bagian assembly, dia dilatih bagaimana melakukan pemasangan sniper yang benar atau welding, welding itu ngelas, ngelas pakai CO2 atau pakai titik itu diajarkan, Bagaimana cara memegangnya, Bagaimana cara melakukan gerakan gerakannya dan seterusnya. Jadi semua ada pelatihannya, dan itu ada evaluasinya, Jadi kapan dia bisa diturunkan ke lapangan, dan dia masih diamati oleh leader.

7. Pertanyaan dari Ibu Rahma
Apakah standarize work Kaizen bisa diterapkan di UMKM IKM?

Jawaban: Standarize work itu bisa kita terapkan di mana saja sebenarnya, Apakah di industri besar, industri kecil, manufaktur, jasa, maupun kerjaan di rumah tangga. Contoh misalkan kita mau memasak nasi goreng, kalau kita ada standarize work, SOPnya itu pasti nasi goreng Kita akan sama rasanya, Tetapi kalau kita tidak memiliki standar, begitu si A sakit, dan si B yang mengerjakan, itu bisa berbagai macam rasanya, bisa Terlalu Manis, dll. Makanya Kenapa standar itu perlu, standar itu untuk membuat proses kita stabil, hampir sama, walaupun pasti ada beda bedanya tetapi mendekati dengan urutan proses yang sama, dan porsi yang sama.

8. Pertanyaan dari Bapak Hasanu
Dalam konsep Lean, mana yang didahulukan antara aspek quality dan safety jika dalam penerapannya impact keduanya ke kedua aspek tersebut?

Jawaban: Semuanya didahulukan, tapi kalo suruh milih safety yang paling pertama. Karena utamakan safety, safety is first, tetap safety nomor satu. Bukan berarti untuk kualitasnya tidak kita perbaiki, Tetapi setelah safety benar kualitas harus diperbaiki.

Profil Instruktur