diklatkerja | [Tanya Jawab] Introduction to Project Management (2023)

1. Pertanyaan dari Bapak Majamas
(Pada layar powerpoint) consume human and non Human Resource tidak ada material di sini pak?

Jawaban dari Nara Sumber: Sebetulnya material sudah termasuk di dalamnya dan itu bisa dikonversi menjadi money

2. Pertanyaan dari Bapak Majamas
Kalau are multifunctional itu artinya apa?

Jawaban dari Nara Sumber: Are multifunctional itu artinya aktivitasnya itu melibatkan lebih dari satu fungsi, yang bahkan boleh dikatakan hampir selalu yang berbeda-beda itu tidak bisa dilakukan oleh satu pihak saja pasti akan ada kerjasama dari berbagai pihak. Bisa antara klien dengan konsultan, konsultan dengan klien. Bisa juga antara individu dalam satu tim proyek, masing-masing individu itu tidak memiliki background yang homogen, kemampuan dan keterampilannya biasanya berbeda-beda. Biasanya dalam proyek itu yang dibutuhkan itu adalah integrasi dari kemampuan yang bervariasi untuk menuju tujuan yang jelas yang sudah didefinisikan.

3. Pertanyaan dari Bapak Abd. Rahman
Di Project planning ini ada definition of quantity and quality of Work. Itu biasanya kami di Project ada yang sifatnya namanya cost of quality, kebetulan saya yang memegang quality, itu untuk membuat planningnya itu gimana?. Karena kita itu ada tools lalu ada semacam risk assessment yang kira-kira ada potensi-potensi misalnya kerusakan alat, semacam kerusakan akibat pelaksanaan pekerjaan properti. Bagaimana kita memanage hal-hal seperti itu? Dasarnya memang harus ada semacam pengalaman supaya kita bisa merencanakan kira-kira apa dampaknya. Baik itu dalam bentuk material-material pabrikan atau struktur yang ada, saya kebetulan dari sipil.

Saya kebetulan di Project bendungan, biasanya ada yang namanya material-material instrumentasi itu kadang karena satu dan lain hal mungkin miss komunikasi pada saat pelaksanaan. Itu kira-kira pada saat kita buat yang namanya perencanaan awal itu kira-kira strateginya bagaimana?

Jawaban dari Nara Sumber: Artinya yang harus direncanakan itu adalah bagaimana sistem quality assurance itu akan dilaksanakan. Quality assurance itu adalah usaha untuk memastikan dari sejak awal bahwa proyek itu sudah punya sistem, yang kedua untuk melaksanakan sistem kerja itu resource yang akan dimanfaatkan itu akan sesuai dengan yang dibutuhkan. Kemudian step by step pada saat terjadi aktivitas proyek itu juga jelas on the track sesuai dengan sistem yang sudah dicanangkan, dan seterusnya. Maka jika itu sudah bisa direncanakan dari awal, maka defect yang dimaksud tadi itu kalaupun ada lebih minimalkan.

Pertanyaan lanjutan
Jadi dia itu masuk di monitoring atau controlling?

Jawaban: Kalau itu ada di perencanaan, pasti ada di tahap perencanaan. Perencanaan itu nanti kalau sudah dijabarkan kemudian dilaksanakan itu apakah dia dilaksanakan sesuai dengan rencana atau tidak itu adalah tugasnya controlling.

4. Pertanyaan dari Bapak Majamas
Pada tabel roles of a Project Manager seharusnya ada yang nomor 5 yaitu kejujuran?

Jawaban dari Nara Sumber: Itu karakter, kalau ini adalah dikaitkan dengan roles atau fungsinya. Karena fungsinya adalah 1 2 3 4 maka skills dan knowledgenya apa. Tapi di balik itu semua betul ada karakter, nanti akan saya tampilkan di slide slide terakhir bagaimana elemen yang namanya karakter itu digambarkan di dalam perjalanan sebuah proyek.

Like and dislike antar individu itu hanya yang ditonjolkan bahwa Project Manager itu harus mampu untuk membentuk tim itu menjadi tim yang solid melalui proses yang namanya tim building itu salah satu skills yang sangat krusial dari seorang Project Manager. Tidak boleh terbawa arus sehingga ikut dalam konflik like and dislike. Harus bisa mengarahkan timnya itu, like and dislike itu artinya ada di fase storming, selama like and dislike itu masih muncul, storming itu tidak akan pernah bisa selesai. Apa yang harus dicari apa solusinya, Jadi bukan kepada siapa yang tidak saya sukai atau yang saya sukai kemudian terganggu karena itu. Selama storming itu tidak bisa lepas kurva ini tidak akan naik, akan turun terus.

5. Pertanyaan dari Bapak Fatona
Sering saya temui di project itu dari sisi owner dia melampirkan spesifikasi Project, tapi memang karena dari segi owner dengan keterbatasan informasi spesifikasinya itu belum terlalu detail akhirnya dari sisi kita sebagai kontraktor ataupun konsultan melakukan lagi di detailing dari segi sisi spesifikasinya berdasarkan skill dari tim kontraktor dan knowledge dari masing-masing, karena saya dari bidang Engineering jadi dari masing-masing Engineer memberi masukan seperti apa detail-nya. Masalah biasanya muncul ketika kita sudah mendetailkan spesifikasi, sudah memunculkan data final, kita ingin dari tahap engineering ke tahap procurement ternyata ada spesifikasi yang tidak sesuai dengan harapan klien walaupun secara pendapat expert dari engineering kita spesifikasi itu termasuk yang reliabel dan masuk akal. Apakah ada solusi supaya miss komunikasi seperti itu tidak terjadi untuk project-project lainnya?

Setelah kontrak kita pernah kejadian karena keterbatasan pengetahuan dari ownernya tidak terlalu paham dengan detailnya, tapi ketika kita perlihatkan detail dari kita ternyata tidak sesuai dengan harapan dari sisi owner.

Jawaban dari Nara Sumber: Disini yang namanya controlling harus berfungsi, jadi setiap kali kita bergerak kemudian ada hal yang menyebabkan kita harus kembali lagi, misalnya mendefinisikan ulang spesifikasi, di situlah berlaku yang namanya change

Change itu ada impactnya, dibutuhkan waktu yang bertambah, kemudian budget yang baru, dibutuhkan lagi resource yang berbeda, dan seterusnya. Change merupakan suatu elemen yang penting ditahap eksekusi dan itu memang menyisakan suatu standar yang harus selalu settle dan dicamkan oleh tim proyek bahwa jangan sampai kita mengabaikan prosedur bagaimana change itu di monitor dan di manage. Keynya adalah sekuat dan semampu apa kita mengelola change, selama proyek itu berjalan.

Perubahan itu bukanlah hal yang "buruk", tapi bahwa itu wajar atau sifatnya tidak wajar itu tergantung dari bagaimana perjanjian di dalam kontrak itu sudah disepakati, jadi kalau ada hal-hal yang tidak jelas dalam kontrak salah sendiri kenapa mendatangankan kontrak yang tidak jelas.

Tanggapan Penanya
Di awal itu memang tim kita untuk FPC belum terlalu banyak, kadang baru dipegang oleh beberapa manager dan beberapa engineer utama yang memang posisinya tidak terlalu paham detailing. Tentunya untuk masalah engineer yang lebih mumpuni secara teknikal itu biasanya kita undang ketika projeknya sudah mulai berjalan, ini memang yang menjasi hambatannya juga sehingga saat kontrak itu kurang mengetahui hal-hal yang terlalu detail teknikal.

Jawaban: Kalau saja proyek itu adalah proyek yang sifatnya standard facilities yang itu berulang di produk tapi beda klien. Biasanya kita itu menggunakan cara seperti ini dan sudah diterima di banyak klien, karena bisa di handle oleh management yang tidak perlu persis detail. Kliennya juga sudah tahu bahwa produknya standardnya seperti ini. Tapi beda halnya kalau klien 1 dengan klien 2 dan klien 3 kasusnya itu memiliki kebebasan untuk mengatakan bahwa saya menginginkannya seperti ini, itu akan beda. Kalau yang kedua itu, sebelum kontrak itu ditandatangan orang tahu persis tentang bagaimana proyek itu harus dieksekusi. Harusnya dilebatkan dalam diskusi kontrak.

6. Pertanyaan dari Bapak Majamas
Biasanya manajer itu hanya memikirkan cost saja pada umumnya bukan memikirkan planning schedule, mayoritas memikirkan cost karena itu berkaitan dengan uang yang dikeluarkan.

Jawaban dari Nara Sumber: Itu tergantung dari pertama background, intention atau niat dari seorang manajer atau mungkin habit, atau pengalaman sebelumnya, atau value yang dianut seperti apa, kemudian keluasan knowledge tentang Project management itu apa. Dia hanya mementingkan stakeholders tertentu saja, kalau dia melihat lebih luas lagi di luar bos dia yang langsung itu ada klien, yang kalau seperti itu cara bekerjanya klien tidak akan satisfying setelah itu pekerjaannya tidak akan dipakai lagi. Concern terhadap cost itu memang harus tetapi jangan terlalu berat sebelah, balancing terhadap schedule, balancing terhadap isi kontrak keseluruhan itu harus tetap di jaga.

Profil Instruktur

Ir. Radian Z. Hosen, MEM, IPU

Principal of Project Management PT. Rekayasa Industri

Deskripsi Pemateri:

Pendidikan

Chemical Engineering, ITB, 1987
Engineering Management, University of Technology, Sydney, 1998

Sertifikasi
Insinyur Profesional Utama (2020)
Project Management Professional (2003)
ASEAN Engineer Registered (2003)

Pekerjaan

Corporate Manager
Principal of Project Management
EVP Operation
Chairman of Commissioners of PT Yasa Industri Nusantara
Chairman of Commissioners of PT Recon Sarana Utama
SVP Project Management
SVP Corp Strategy, Secretary, Technology
SVP Corporate & Technology Development
VP Mineral, Environment, Infrastructure
VP Project Services
Chairman of Commissioners of PT Rekayasa Engineering

Project & Engineering Manager
PLTU Tonasa
Bontang Ammonium Nitrate
Coal gasification development
Ammonia & Urea Kujang 1B
Badak Train I proposal
Ammonia & Urea PIM 2
ARBNI Pagerungan Refrigeration

Process Systems Engineer
HAZOP Specialist for Melamine Interface & Lahendong
Kaltim 1 Optimalization
Urea Pusri 1B
ASEAN Bintulu Fertilizer Optimalization
Huffco Badak Trunklines
AAF Optimalization

[Tanya Jawab] Introduction to Project Management (2023)

Project Management Series #1

Kursus Lainnya