diklatkerja | [Tanya Jawab] Introduction to EPC Business Process

1. Pertanyaan dari Bapak Dr. -Eng. Ir. Mairizal, ST, MT, IPM
Dari overall project step apakah langkah-langkah yang dilakukan seorang PM agar Project bisa perform?

Jawaban: Saya dibantu oleh seorang project control dalam melakukan sebuah project secara overall memang dipetakannya pertama dari project master schedule, jika misalnya ada yang meleset dari schedule, saya harus membuat mitigasinya seperti apa, recoverynya seperti apa, yang paling membuat was-was itu masalah equipment-equipment yang long lead item, karena itu benar-benar harus dijaga schedulenya, hingga peralatan tersebut bisa sampai ke side pada waktunya. Ataupun misalnya meleset, itu ada durasi-durasi yang memang saya harus pick up, entah itu durasi di bagian constructionnya itu yang harus di pick up, sehingga durasi dari equipment tersebut masih bisa dicapai.

2. Pertanyaan dari Bapak Muhammad Adnan
Apakah tahap conceptual, FEED dan engineering, procurement, construction, commissioning dilaksanakan dengan kontraktor yang sama atau berbeda?

Jawaban: Biasanya beda, kalau EPCnya dilaksanakan oleh 1 kontraktor yang sama, tapi kalau feed atau tahap conceptual biasanya tidak. Jadi tahap conceptual seorang owner biasanya sudah punya konsultan yang memang bekerja sama dengan mereka untuk membuat conceptual. Saya sendiri punya pengalaman, untuk tahap conceptual ini saya juga pernah diminta karena mereka merasa bahwa database saya banyak, sehingga mereka lebih cepat bisa mendapatkan result. Untuk feed biasanya ada aturan, dan ini juga biasanya di owner sudah ada aturan yang mengerjakan feed tidak bisa mengerjakan EPC.

3. Pertanyaan dari Ibu Izzati Winda
Untuk risk identification dilakukan pada awal perencanaan saja atau selama berjalannya proyek? Apa yang dilakukan ketika risk register update itu pada akhirnya mempengaruhi penggunaan dana?

Jawaban: Risk register itu selama project berlangsung, dari mulai awal akan terlihat yang besar-besarnya saja dari stake holder itu biasanya bisa terlihat risknya yang harus kita identifikasi ataupun risk yang memang kita punya pengalaman “kalau kita menggunakan ini akan terjadi risk yang seperti apa”. Risk-risk awal yang sudah kita bisa identifikasi biasanya sudah ada budgetnya disitu, kita menamakannya kontingensi cost yang akan di budgetkan di proyek tersebut.

Jika risk registernya aktif dan penggunaan dana memang saya kalau mengelola budget itu ada kontingensi cost yang memang disimpan untuk antisipasi.

4. Pertanyaan dari Bapak Hamid Amrullah
Apa saja parameter kesuksesan pekerjaan seorang Desain Engineer pada EPC Project selain harus sukses running saat dilakukan testing commissioning? Dan bagaimana mencapainya menurut pengalaman Ibu?

Jawaban: Suksesnya pada waktu running, bahwa apa yang kita desain itu memang running well, itulah kesuksesan seorang design engineer, karena memang apa yang sudah kita desain sejak awal itu bisa di install dan bisa dibangun. Yang lainnya adalah, biasanya KPI kami produktifitas yang bisa dilakukan ataupun menyelesaikan masalah yang memang susah.

5. Pertanyaan dari Bapak Riky Adi Prasetyo
Di kontrkator yang saya tahu bahwa ada design dan Design & Build. Pertanyaan saya adalah apa hal yang membedakan antara Design & Build dengan EPC, Bu?

Jawaban: Project EPC itu menghasilkan suatu produk, baik berupa barang, material, electricity, dsb. Kalau Design & Build itu masuknya ke construction project dimana resultnya itu berupa building atau jalanan.

6. Pertanyaan dari Bapak Poetoet W. Budi
Process Licensor itu siapa atau perusahaan apa?

Jawaban: Process Licensor itu perusahaan yang mempunyai teknologi. Misalnya tentang CO²removal, cara menurunkan CO²di gas, sehingga gas tersebut bisa untuk dijual, itu ada perusahaan yang punya license, biasanya yang terkenal salah satunya Shell. Ataupun misalnya licensor yang memiliki teknologi pupuk, itu di dunia juga sudah banyak yang terkenal, dan kalau saya tidak saya pabrik Petrokimia Gresik itu dia memiliki license untuk pupuk NPK. Karena R&D punya pengalaman sehingga ada paten dan kemudian di lisensikan, mereka punya semacam proses, misalnya 1 unit itu ada 1 proses, yang terdiri dari beberapa equipmentnya apa ataupun ada katalisnya apa.

7. Pertanyaan dari Ibu Dini Andriani
Bu, ada trik tidak ketika contract award, pekerjaan paling bisa dilakukan segera setelah contract award, in paralel engineering dilakukan? Data dari engineering apa yang diperlukan sebelum pekerjaan piling?

Jawaban: Ini harus early start, karena kalau piling itu berhubungannya sama equipmentnya, itu biasanya di feed document sudah ada, nanti kalau misalnya kita mau dengan durasi yang pendek pekerjaan piling itu akan dilakukan, biasanya civil itu mengambil beberapa risiko, margin, kontingensi, sehingga kalau dengan durasi/piling itu bisa dilakukan. Sebatas bahwa plan layoutnya tidak berubah, karena kalau piling itu nanti akan dilihat dari tempat-tempat dimana equipment itu memerlukan pile.

8. Pertanyaan dari Bapak Widia Satria Utama
1) Bagaimana cara mengelola resources dalam suatu project? Utamanya SDM di project site baik dari kontraktor maupun subkontraktor. Jika ada subkontraktor “money oriented” dalam bekerja, itu bagaimana cara menyikapinya?
2) Bagaimana tanggapan Ibu mengenai fenomena brooks law pada proyek yang pengerjaannya terlambat?

Jawaban:
1) Subkontraktor itu tergantung dimana sitenya berada, itu sangat mempengaruhi. Site itu Di Jawa, Sulawesi, Kalimantan, dll itu akan berbeda dalam kita meyikapi subkontraktor. Subkontraktor “money oriented” itu biasanya kalau tidak dibayar biasanya mogok, itu biasanya yang terjadi. Saya punya pengalaman EPC, itu pada akhirnya seperti “ngeteng” ibaratnya, karena subkontraktornya “money oriented”. Jadi kita memang harus punya kontingensi kalau memang waktunya sudah buruk sekali, kita memang akan mencari kontraktor lain. Subkontraktor ini terkadang pekerjaannya jadi di isolated, jadi misalnya awalnya 1 plan itu, untuk melakukan piping installation itu misalnya 1 subkontraktor, melihat performancenya bahwa subkontraktor “money oriented”, kalau memang tidak performe sedangkan saya dikejar oleh schedule. Setelah itu kita akan membuat seperti, dikecilkan scoopenya, atau misalnya untuk area tertentu saya akan menghire subkontraktor yang lain. Memang dilemnya ke budget EPC.

2) Mohon maaf saya sendiri kurang paham tentang brooks law itu apa.

9. Pertanyaan dari Bapak Azhar Rahman
Variabel apa yang biasanya dipertimbangkan dan diperhatikan untuk menunjang kelancaran project sesuai bagian dan waktu?

Jawaban: Resources misalnya kita pemenuhan dari yang akan mengerjakan, terutama dari waktu engineering. Kemudian masalah vendor-vendor yang akan diundang untuk equipment. Subkontraktor yang akan kita undang tentunya kita juga pengalaman dengan subkontraktor, track recordnya yang baik yang mana saja, meskipun terkadang yang bagus itu mahal, itu kita bisa tempatkan di sistem-sistem yang kritis atau yang memang perlu penanganan yang ekstra. Dan kemudian yang lain yang tidak terlalu sulit kita akan menghire subkontraktor yang mungkin level dibawahnya. Tapi poinnya dimulai dari engineeringnya itu sendiri, jadi engineering yang akan mendesain atau melakukan perancangan itu memang harus yang mempunyai kapabilitas yang sudah mumpuni. Jadi biasanya kami memilih beberapa senior. Kalau misalnya projectnya besar, akan ditempatkan beberapa senior yang bagus, dan ada level bawahnya untuk preparation untuk hal-hal pekerjaan yang tidak terlalu rumit.

10. Pertanyaan dari Bapak Billiam
Dalam mendesain alat proses, apa yang membedakan atau apa batasan antara FEED dan DED? Misalnya, untuk menentukan jenis material yang digunakan, tebal alat, dan sistem kontrol dari alat tersebut itu termasuk ke dalam ranah FEED, DED, atau bahkan masih termasuk dalam feasibility study?

Jawaban: Kalau feasibility study masih benar-benar besar, jadi misalnya saya perlu untuk kapasitas 50 MMSCFD, atau misalnya dengan kondisi yang seperti abc. Tetapi saya punya databasenya, status. Pada saat feasibility study ini ada persentasenya dan tidak ke vendor, kalaupun ke vendor hanya kontak “Pak, apakah mempunyai barang yang seperti ini? Dan berapa” kira-kira vendor juga akan memberikan estimasi, jadi itu saat feasibility study.

Kalau FEED dan DED, kalau untuk seorang proses desain biasanya sudah sama, tapi nanti pada waktu DED biasanya klien itu sudah lebih fix lagi dan akan lebih didetailkan lagi. Untuk piping biasanya untuk saat FEED itu hanya membuat general arrangement, kalau saat DED sudah sampai isometrik.

11. Pertanyaan dari Bapak Diaz
Bagaimana cara melakukan perencanaan kebutuhan SDM yang tepat secara jumlah dan kompetensinya untuk suatu proyek? Mengingat seringkali ada proses di luar rencana, seperti percepatan proses penyelesaian pekerjaan. Kemudian, jika dilihat dalam struktur organisasi, pengelolaan SDM proyek menjadi tanggung jawab utama siapa?

Jawaban: Tentunya dari awal biasanya kita sudah punya durasi engingeering itu berapa lama, misalnya 6 bulan untuk engineering. Dalam 6 bulan itu dengan volume pekerjaan yang banyak itu perlu berapa man power. Pertama jumlahnya, kemudian untuk kompetensinya tentunya orang-orang yang akan ditempatkan adalah yang mempunyai pengalaman sejenis tentunya akan lebih cepat membuat eksekusi dan jika ada permasalahan antisipasinya seperti apa. Jika ada percepeatan proses penyelesaian pekerjaan memang biasanya saya minta reinforced, tentunya dengan reinforced ini memang ada budget engineering misalnya bengkak, tapi disisi lain mungkin ada penghematan dari keseluruhan project.

Dari project manager itu biasanya ada turun, yaitu engineering, procurement dan construction, biasanya dari masing-masing divisinya itu, divisi itu harus memenuhi. Biasanya saya kalau lagi eksekusi project, biasanya ada bagian yang tidak terhandle dan itu biasanya muncul di suatu forum atau meeting itu saya akan tanya mengapa kurang orang misalnya atau apa, oleh karena itu saya meminta untuk reinforced atau ditambah, itu divisi-divisinya yang harus bertanggung jawab untuk pemenuhan dari SDM tersebut.

12. Pertanyaan dari Ibu Febianti Ramadani
Untuk scoope instrument engineer mengenai membuat layout control room, apakah instrument engineer membuat seluruh layout control room atau hanya arrangement panel dan hmi saja?

Jawaban: Kalau untuk membuat layout control roomnya nanti ada kerja sama dengan civil.

13. Pertanyaan dari Bapak Fatona Waluya
Apakah persyaratan AML SKK Migas adalah sesuatu yang bersifat mutlak? Sehingga kami sebagai engineer tidak bisa mengundang vendor lokal yang kadang tidak terdaftar AML, tapi dari segi kualitas cukup mumpuni dengan harapan menaikkan TKDN.

Jawaban: AML itu biasanya memang data kliennya, tapi biasanya ada klausul dimana EPC kontraktor juga boleh mengajukan AML. Misalnya dengan reason TKDN yang tinggi, kita minta approval dari klien bahwa vendor ini, “saya bisa menaikkan TKDN”.

14. Pertanyaan dari Ibu Yeni Hendaryani
Dalam tahapan project EPC, pekerjaan kontraktor dari tahapan DED sampai tahap comissioning, sejauh mana owner menentukan batasan Change Order dalam setiap paket pekerjaan dalam kontrak EPC untuk kontraktor agar tidak terjadi over budget?

Jawaban: Ini sulit untuk menjawabnya, karena klien itu masing-masing unik, ada yang memang sangat rigid untuk tidak mau change order sama sekali ataupun harus tetap seperti itu, tetapi kita pada waktu mendapat ITB itu sudah termasuk. Jika ada hal-hal yang memang merubah desain, dalam artian EPC itu akan menghasilkan produk, ada raw materialnya atau misalnya pendukungnya. Kemudian supportingnya misalnya air, air yang akan di ITB menyebutkan bahwa airnya darimana, dan komposisinya, pada waktu membuat proposal itu berdasarkan air dengan komposisi tersebut. Akan tetapi pada kenyataannya pada waktu kita construction atau saaat actual ternyata kita menggunakan sumur dalam, tenyata komposisinya itu berbeda dan baiknya harus menambahkan 1 equipment atau 1 package equipment sehingga air yang dihasilkan untuk supporting dari plant tersebut bisa memenuhi. Itu ranah change order untuk melakukannya.

Profil Instruktur