1. Pertanyaan dari Bapak Indra Jacobalis
Apakah ada saran, apakah yang harus dilakukan ketika demand tinggi seperti menjelang Natal dan Tahun Baru sementara supply masih terkendala?

Jawaban: Kalau dikatakan penyelesaian secara 100% selesai saya tidak pernah menemukan suatu referensi apa yang bisa dilakukan. Tapi mungkin yang bisa menjadi pertimbangan adalah lakukan kerjasama dengan perusahaan yang ada di lokal kita. Jadi misalnya kita di suatu industri makanan, kemudian kita dari segi pasokan agak kesulitan. Mungkinkah kita bekerja sama dengan perusahaan lain yang bergerak di bidang makanan juga. Istilahnya kita melakukan yang namanya horizontal integration, jadi kita saling bekerja sama dengan yang satu penderitaan, tidak ada vendor, tidak ada pasokan, dsb. Karena siapa tahu perusahaan tersebut dia memiliki kelebihan Inventory yang bisa digunakan di perusahaan kita misalnya. Perusahaan kita memiliki kelebihan inventory yang bisa digunakan oleh perusahaan tersebut, jadi istilahnya saling kerjasama atau saling tukar. Itu yang paling sering dikemukakan ketika kita didalam suatu diskusi mengenai masalah supply. Kalau saya baca-baca strategi supply chain dampak dari pandemi itu adalah penguatan, vendor lokal, penguatan supplier lokal, penguatan lokal atau domestik sourcing. Membentuk yang namanya UMKM misalnya, kita kerjasama dengan komunitas kita. Jadi perkuat sekeliling kita, komunitas kita, apakah itu diperkuat dengan mendorong untuk bisa memberikan pasokan atau kita  kerjasama dengan sekeliling kita untuk saling berbagi pasokan misalnya seperti itu.

2. Pertanyaan dari Bapak Gunawan Tjahjadi
Mengapa Global Sourcing bisa mengurangi biaya perusahaan?

Jawaban: Ketika kita melakukan Global sourcing Mungkin kita sudah tidak ada lagi yang namanya fixed cost. Dari segi biaya tetapnya itu mungkin bisa dipangkas. Mungkin kita bisa menurunkan fixed cost atau menghilangkan fixed cost yang tidak perlu, kita fokus kepada bisnis inti perusahaan kita. Ketika kita sudah fokus kepada proses bisnis inti perusahaan kita, tidak hanya kita menurunkan biaya perusahaan tetapi kemungkinan ada penambahan biaya perusahaan tetapi pendapatan atau revenue yang kita dapatkan juga menjadi meningkat, karena tadinya kita memikirkan yang non core sekarang kita memikirkan core saja jadi kita bisa fokus disitu. Jadi pendapatan kita semakin meningkat, sementara biaya fixed costnya ada yang dihilangkan atau ditekan. Kita tidak perlu memikirkan mengenai pengembangan teknologi, biarkan pengembangan teknologi dipikirkan oleh global sourcing.

3. Pertanyaan dari Bapak Boni Laksito
1) Dalam konteks global supply chain, siapa yang menentukan encountems yang akan digunakan? Buyer atau supplier atau kesepakatan?
2) Apakah tergantung bergandeng position buyer supplier?

Jawaban:
1) Sebetulnya tergantung kesepakatan, tergantung dari perjanjian antara penjual atau pembeli. Apakah mau menggunakan xwork atau diantarkan sampai ke lokasi pembeli, apakah sampai asuransinya, atau sampai jaminan kerusakan atau kehilangannya atau apa. Menurut saya di encountems ini berbicara kedua belah pihak antara penjual dan pembeli. Kadangkala juga si penjual sudah men-state harganya sekian tetapi dia tidak bertanggung jawab terhadap pengangkutan. Kalau kondisi seperti itu silakan pembeli yang mengatur sendiri pengangkutannya. Atau misalnya si penjual memasukkan di dalam kontraknya itu bicara mengenai harganya sudah termasuk pengangkutan tetapi hanya sampai di terminal tertentu. Dengan kondisi seperti itu silahkan si pembeli yang mengatur dari terminal itu sampai ke tempatnya bagaimana caranya. Jadi kalau kita berbicara perjanjiannya tentu kita bicara mengenai kesepakatan. Encountems itu suatu panduan, dari situ kita bisa pelajari mana yang lebih menguntungkan kalau kita sebagai penjual atau mana yang lebih menguntungkan ketika  kita sebagai pembeli. Jadi kita bisa menawarkan nilai tambah yang kita berikan kepada pembeli kalau kita sebagai penjual, kita bisa meminta nilai tambah dari si penjual kalau kita sebagai pembeli.

2) Tidak sepenuhnya memang iya bergandeng position tapi tidak sepenuhnya, kadangkala ada pembeli yang bergandeng posisinya tinggi tetapi karena si suppliernya hanya satu mau tidak mau dia mengikuti jadi tidak selalu menjadi patokan encountems itu bergandeng position. Yang paling utama adalah kesepakatan kedua belah pihak antara si penjual dan pembeli.

4. Pertanyaan dari Bapak Gunawan Tjahjadi
Bagaimana menilai kemampuan finansial aset capacity pemasok lokal regional dan global?

Jawaban: Kalau bisa kita melakukan yang namanya kunjungan, kita coba cek kondisi realnya seperti apa. Kalau kita bisa melakukannya secara virtual kita bisa mengirimkan perwakilan untuk melakukan yang namanya audit atau survei. Atau kita bisa lihat, sekarang sudah terbuka informasi ada atau tidak keluhan-keluhan terhadap pemasok tersebut. Misalnya ada suara-suara pembaca yang mengatakan bahwa pemasokannya misalnya kurang bagus atau lainnya, bisa juga seperti itu. Atau kita menggunakan data-data yang sifatnya data sekunder, tetapi hati-hati kalau kita bicara data sekunder bisa jadi informasinya itu bias, jadi itu mungkin kekurangannya, kita tidak perlu kunjungan langsung tetapi ada data sekunder yang kemungkinan bisa bias. Lalu kita bicara mengenai kemampuan finansial, yang saya lakukan adalah kita bertanya dan kita mencoba melihat. Boleh atau tidak dilihat laporan keuangannya, resumenya seperti apa. Kita lihat kemampuannya kemudian kita coba trast beberapa tahun kebelakang, 3 tahun kebelakang itu kondisinya seperti apa masalah keuangannya. Kalau misalnya ok berati ok.

Saya biasanya menggunakan metode theory of constraint, Jadi melihat dari segi throughput accounting, dari throughput dan Inventory, throughput dengan operating expand. Melihat inventorynya dan melihat dari productivitynya, itu untuk melihat kemampuan finansial.

5. Pertanyaan dari (Tanpa Nama)
Bagaimana mengatasi perbedaan kualitas bahan kerja antara para pemasok?

Jawaban: Mau tidak mau kita harus memberikan perbedaan itu tidak bisa dihilangkan. Tetapi paling penting adalah apakah kualitas yang diberikan itu masih berada di range upper spesification limit atau lower spesification limit. jadi kita tidak bisa mengharapkan semua pemasok itu memberikan kualitas yang sama, tetapi yang kita perhatikan adalah apakah masih masuk di dalam range kualitas yang kita perbolehkan atau kita terima.

6. Pertanyaan dari Bapak Rejeki Juanda Putra
Apakah syarat untuk bisa menjadi pemasok untuk pemula? Apa harus dari tingkat domestik dulu atau bisa langsung ke tingkat global? Dan skill apa saja yang harus dimiliki sebagai pemasok?

Jawaban: Pertama kita harus tahu dulu kekuatan kita apa, lakukan yang namanya general check up, kemampuan kita apa dan kekuatan kita apa. Jadi kalau misalnya kita ingin memasok sayur-sayuran  kalau kita ingin memasak yang global kita harus memastikan bahwa pasokan kita itu cukup untuk mendistribusikan ke beberapa tempat. Atau kita belajar dulu untuk menjadi pemasok lokal? Atau kita belajar dulu untuk menjadi pemasok lokal. Ketika pemasok lokal itu kapasitasnya sudah berlebih. Ketika kita pemanas lokal itu kapasitasnya sudah kuat. Intinya adalah kita harus tahu dulu potensi kemampuan kita seperti apa, dari segi volume, segi kualitas, bagaimana kita hubungan dengan pembeli kita. Atau cara kita berkomunikasi dengan membeli atau dengan pelanggan pelanggan kita. Intinya tahu dulu apa yang mau kita kerjakan, apakah kita bisa melayani sampai global atau kita cukup lokal dulu aja baru nanti berkembang. Keahliannya komunikasi, improvement, kita harus tahu mengatur inventory kita, operasional kita, manajemen proyek juga.

7. Pertanyaan dari Bapak Binta Ardiansyah
Tentang tabel (contoh menilai pemasok) bisa diulang kembali?

Jawaban: Kita harus tahu apa yang mau kita chain. Misalnya dari segi penawaran, artinya ketika kita memberikan request for information seberapa cepat calon pemasok memberikan respon. Kemudian dari segi harga, item-itemnya, potongan harga, pengembalian, request for rotation, penjelasan, pasal berlaku penawaran. Ini perlu dideskripsikan, perlu dijelaskan maksudnya harga ini apa, harga ini yang kita nilai adalah tingkat bersaing dengan pemasok lain. Misalnya ini bobotnya 15%, kita lihat bahwa Kalau lebih dari 10% di bawah rata-rata artinya si harga ini bisa memberikan harga lebih rendah dari pesaing lain, misalnya range 10%, kita nilai A. Tetapi kalau misalnya dia rata-rata atau sama dengan pesaing lain berarti kita nilai B. Kalau misalnya kita nilai A dan nilainya 15, berarti paling tinggi disini nilainya 15, kalau misalnya nilainya B berarti ini nilainya ada 12, di C misalnya 9, dan D adalah 6, E adalah 3. Contohnya seperti itu untuk pengisiannya, nanti dijumlahkan bawah berapa persentasenya lalu kemudian ketika kita sudah mendapatkan. Kita lihat jumlahnya berapa dari setiap kategori misalnya 92%, masuk di mana (tertera pada tabel paling bawah).

8. Pertanyaan dari Bapak Gunawan Tjahjadi
1) Bagaimana mengatasi perbedaan culture kerja dan budaya organisasi antara global sourcer dan perusahaan pemakaian produsernya?
2) Mungkin ada matriks untuk penelitian pemasok global? Softwarenya apa?

Jawaban:
1) Ini susah susah gampang, kita tidak bisa mengharapkan menyamakan kultur dan budaya. Tetapi yang bisa kita lakukan kita membuat semacam SOP atau panduan untuk kita berkomunikasi atau berhubungan.

2) Saya belum pernah menemukan referensi untuk matrix lengkap untuk penelitian pemasok global, mungkin ada mungkin juga tidak. Karena masing-masing perusahaan atau industri itu memiliki keunikan atau karakteristik. Jadi masing-masing perusahaan memiliki kriteria yang mungkin berbeda.

9. Pertanyaan dari Bapak Andi Setiawan
Apakah kelemahan Global Sourcing bisa diminimalkan seperti warranty jika rusak? Sampai Indonesia ternyata Enji. Bagaimana Pak, apakah perlu perizinan seperti API?

Jawaban:
1) Tergantung dari perjanjiannya, tadi di encountems juga ada, jadi misalnya yang bertanggung jawab misalnya kalau kerusakan atau kehilangan apakah si pemasok atau si penjual masih bertanggung jawab atau si pembeli sudah bertanggung jawab. Jadi bisa dengan menggunakan insurance seperti itu, tergantung dari perjanjian antara penjual dan pembeli.

2) Perizinan itu perlu pastinya, oleh karena itu ada birokrasi, administrasi masuk keluarnya produk administrasi, dsb. Global sourcing itu sangat lekat sekali dengan bagaimana kondisi di suatu negara, baik itu negara pembeli maupun negara pemasok. Ada perizinan yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan Global sourcing.Lebih baik kita beli vendor lokal tapi barangnya impor, ini bisa lebih baik bisa tidak. Karena kalau sudah melewati intermediary itu mungkin harganya lebih mahal juga. Ada plus minusnya.

10. Pertanyaan dari Bapak Mutiara Isni
Pada mode transportasi darat untuk distribusinya, metode yang bisa digunakan untuk mengoptimalkan biaya itu menggunakan metode apa? Dan mengapa harus memakai metode tersebut?

Jawaban: Tergantung dari karakteristik pasokan yang mau dikirimkan. Sekarang itu dikatakan bahwa mode rel kereta itu merupakan mode yang kalau untuk darat itu yang paling efisien karena rel kereta itu bisa mengangkut banyak kemudian jalurnya khusus, sehingga tidak terkena macet atau apapun. Berbeda kalau kita menggunakan truk, karena kalau kita menggunakan truk mungkin tergantung dari ada atau tidak infrastruktur dan jalannya, terkait dengan volume pengangkutannya juga terbatas. Menurut saya saat ini kalau untuk mode darat masih ada rel kereta.

11. Pertanyaan dari Ibu Suly
Melakukan Global Sourcing bagaimana tata cara pembayaran yang paling loris?

Jawaban: Dikembangkan sistem blok gin itu saat ini adalah sistem yang paling loris karena ketika kita berbicara mengenai blok gin yang saya pahami konsepnya itu cukup menarik. Jadi intinya kita memiliki sejumlah cryptocurrency di suatu akun tertentu, nanti cryptocurrency itu akan berpindah kepada si penjual dengan otomatis setelah si pembeli ini mendapatkan pasokan dari si penjual. Jadi itu risiko yang paling minim untuk kondisi saat ini dan ke depan. Tapi kalau dibilang pembayarannya mungkin kalau pembayaran sekarang masih memakai intermediary perbankan, itu agak sulit. Kalau blok gin sudah tidak menggunakan intermediary perbankan.

12. Pertanyaan dari Bapak Rejeki
Apakah kita bisa menjadi pemasok perseorangan tanpa organisasi?

Jawaban: Bisa saja tetapi pertanggungjawabannya bagaimana akan lebih sulit. Misalnya suatu perusahaan besar dia akan lebih berisiko itu bekerja sama dengan perseorangan. Karena dari segi hukum dan pertanggungjawabannya lebih rumit. Kalau ada perusahaannya akan lebih jelas daripada hanya perseorangan. Tetapi kalau mau perseorangan juga bisa hanya kita perlu pilih-pilih.kita melayani kepada siapa dan si pembeli juga akan memilih-milih, ini mau atau tidak bekerja sama dengan perseorangan.

13. Pertanyaan dari Bapak Gunawan Tjahjadi
1) Apa filosofi yang terkandung pada kategori 1,2,3 pada tabel penilaian para pemasok? Apa dasar pembobotannya?
2) Bagaimana penyelesaian dispute antara pemasok global dan pemakai lokal? Apakah sebaiknya lewat arbitrer atau bagaimana?

Jawaban:
1) Filosofinya itu bagaimana kita ingin melihat respon dari si pemasok itu dia serius atau tidak. Karena kalau tidak serius dia akan biasa saja. Kemudian dari segi kualitas, kita lihat Bagaimana kualitasnya, jadi intinya hal-hal seperti itu saja. Melihat interestnya dari si pemasok itu seperti apa.

Pembobotan itu bisa menggunakan subjektif, kita beri bobot 15 lalu 10 dan seterusnya. Intinya pembobotan yang paling tinggi itu yang dirasa paling penting. Bobot yang di bawahnya itu berarti prioritas kedua pentingnya sampai ke yang paling tidak penting. Atau tadi menggunakan analitik hierarki, dengan menggunakan pairwise comparison itu bisa juga mendapatkan pembobotan.

2) Kalau kita berbicara supply chain itu sebetulnya menghindari yang namanya di dispute, karena kalau sudah ada dispute apalagi sudah diselesaikan secara 2 negara itu kemungkinan akan merusak tata kelola global sourcing kita. Tapi apakah bisa diselesaikan menggunakan atau secara dua negara itu, saya rasa bisa Bisa saja tergantung dari bagaimana perjanjian kontrak kerjasama antara si pembeli dengan  pemasok. Bisa saja namun sebaiknya itu dihindari kalau bisa kita coba negosiasi terlebih dahulu sehingga tidak terlalu jauh akan merusak hubungan pembeli dan pemasok.

Dr. Alain Wijanarka, ST., MT., CSCP, IPM

Dosen PPM Manajemen

Deskripsi Pemateri:

Saat ini bekerja di PPM Manajemen sebagai Kepala Departemen Manajemen Operasi setelah meraih gelar Doktor di Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Alain Wijanarka sebelumnya bekerja di industri manufaktur – PT Hitachi Construction Machinery Indonesia dengan posisi terakhir sebagai Production Engineering Manager. Dari kedua perusahaan tersebut, Alain belajar banyak dan memperoleh kemampuan dan keahlian dalam konsep Manajemen Umum, konsep Manajemen Operasi, Keterampilan Presentasi, Keterampilan Komunikasi, Keterampilan Analitik, Keterampilan Mempengaruhi, Mencari Informasi, dan Manufaktur Praktis.