diklatkerja | [Tanya Jawab] Communication Management Competency of EPC Project Manager's

1. Pertanyaan dari Bapak Majamas
Didalam suatu project apakah kita harus mengerti bahasa project manager? Dengan posisi kita sebagai bawahannya, PM bertugas sebagai kaptennya bila dalam suatu project. Jadi apakah kita sebagai bawahan harus selalu mengerti? Supaya tidak salah menganalisa dan miss understanding dalam project.

Jawaban dari Nara Sumber: Jadi hierarki dalam materi yang saya dapatkan dari berbagai literatur maupun dari kajian-kajian dunia juga, sebenarnya kompetensi komunikasi ini yang harus PM-nya dulu bisa menyampaikan yang saya paparkan tadi, harus bisa menyampaikan ke pihak-pihak terkait dengan bahasa dan materi yang disampaikan agar penerima informasi bisa mengerti. Misalkan anda sebagai supervisor lalu bertemu PM, PM akan menyampaikan dengan bahasa supervisor bukan dengan bahasa Manager. Jadi berbeda karena pemahaman anda menyangkut eksekusi saja, tapi tidak paham dengan bahasa-bahasa yang disampaikan adalah kebijakan perusahaan seperti ini anda tidak perlu tahu juga keseluruhan kebijakan itu yang harus diketahui hanya manajemen tertentu terutama PM, bahasa itu tidak perlu disampaikan.

2. Pertanyaan dari Bapak Majamas Maja
- Kalau kita di posisi planner bagaimana Pak?
- Tapi ada jadwal tertentu yang dia kunci oleh PM, dia kunci supaya hitungan dia akan on time ini project, padahal tidak menurut kita. Itu bagaimana Pak?

Jawaban dari Nara Sumber: - Kalau planner itu konsen ya 2, ke schedule, jadwal dan biaya. Planner itu maupun dia sebagai scheduler, dia harus memahami dampak terhadap penjadwalan hubungannya dengan pembiayaan, jadi pembiayaan itu uangnya darimana anda tidak harus tahu juga kalau di posisi planner.

- Seharusnya tidak begitu, di tingkat level Project Management dia memang harus mengetahui keseluruhannya, tapi dia melibatkan anda cukup ini kita posisinya sekarang harus melakukan bagaimana kita mengoptimalkan waktu, mengefisiensikan waktu karena plan ini akan di visit, atau kita butuh dana talangin kalau masih terlambat. Bahasa - bahasa begitu saja tidak perlu detail pinjam dari bank ini melalui ini, pakai standing instruction dan sebagainya itu tidak perlu tahu.

3. Pertanyaan dari Bapak Fatona Waluya
Study case kadang saya sering menemui bahwa di dalam salah satu komunikasi itu dari pihak stakeholder maupun dari pihak manajemen ataupun pihak-pihak lainnya terkadang pesan dari pihak lain itu di acc langsung tanpa diolah terlebih dahulu. Menurut Bapak sebagai salah satu expert, apakah case seperti ini baik dalam segi komunikasi? Jadi pesan itu disampaikan di acc mentah tanpa diolah atau memang perlu ada proses pengolahan gaya komunikasi supaya lebih dapat dicerna dari pihak yang menerima komunikasi.

Jawaban dari Nara Sumber: Kuncinya begini, informasinya mau disampaikan kemana kita harus tahu dulu, konten informasi ini apa saja yang harus kita sampaikan, kemudian bahasa menyampaikannya seperti apa, kita sudah register stakeholdernya. Jadi menyampaikan itu intinya bahasa-bahasa penyampaiannya itu walaupun pahit tapi orang nyaman menerimanya. Jadi kualitas informasi, bahasa penyampaian itu berdasarkan identifikasi register tadi kemudian yang saya sampaikan dan paparkan tadi juga komunikasinya seperti apa, menggunakan bahasa seperti apa dan kapan disampaikan. Ada yang bersifat reguler periodik, ada juga yang bersifat dadakan atau insidensial, jadi data informasi mentah itu harus dipoles dahulu maksudnya bukan mengada-ada tapi jangan sampai informasi itu disampaikan kepada siapa, akan menjadi orang bingung atau merespon tidak baik dan sebagainya, jadi tidak boleh menyampaikan informasi mentah dan kita lihat dulu kebutuhan informasi apa.

4. Pertanyaan dari Bapak Mushar Muchsin
Apakah conflict management termasuk atau turunan dalam communication management?

Jawaban dari Nara Sumber: Konflik management ini timbul akibat komunikasi management, pasti setiap konflik itu munculnya karena kesalahpahaman, kekurangan pengertian atau menerima informasi yang tidak jelas setengah-setengah atau sepotong. Jadi konflik ini sangat erat hubungannya dengan communication management, kalau communication management itu plan, manage dan kontrol monitoringnya bagus, respon dan feedbacknya tidak akan menimbulkan konflik. Yaitu secara garis besar sangat erat kaitannya dengan communication management, konflik itu adalah bagian dampak daripada ketidakharmonisan komunikasi di yang disampaikan baik secara langsung ataupun tidak langsung.

5. Pertanyaan dari Bapak Winarno
Super sekali Pak Dokter. Saya mau bertanya, terkait management communication ini, sebenarnya untuk seorang manajer project itu kualifikasi apa yang sesuai terkait skill tersebut? Karena seorang project manager selalu dikaitkan dengan kemampuan teknis, terima kasih.

Jawaban dari Nara Sumber: Sebagaimana yang kita ketahui dalam paparan saya maupun ini baru kalau dari knowledge-nya baru seri ke 7. Memang 10 knowledge itu yang disarankan dalam buku PM book itu menuntuk PM harus menguasai knowledge itu, bagaimana berkomunikasi, manajemen komunikasi, manajemen stakeholder, manajemen risiko, manajemen waktu dan lain - lain. Mereka harus tahu mulai dari manajemen yang pertama itu scope manajemen, dia harus paham bahasa kontrak dan sebagainya. Dalam bahasa komunikasi manajemen dia dituntut harus tahu, sejatinya seperti itu tapi kita assesment orang yang akan jadi PM ini kita kadang - kadang melalui jalur karir tidak melalui jalur assessment. Tapi kalau menggunakan jalur assessment contoh di project oil and gas itu PM-nya sudah rata - rata mengantongi sertifikat PMP, karena mempersyaratkan project tersebut. Jadi saya rasa kalau kita bandingkan dengan project - project di oil and gas dengan project diluar itu mungkin banyak konflik terjadi, kisruh terjadi mungkin banyak di project non oil and gas. Bukan saya mengistimewakan oil and gas, karena pemahaman - pemahaman project management baik dari sisi knowledge management maupun kelompok 2 technical kompetensi 10, technical kompetensi menurut penelitian saya itu ada 5, kemudian personal kompeten itu kelompoknya ada 6 dan semuanya itu berjumlah subscribernya itu sekitar 140 variabel yang sejatinya harus dimiliki oleh seorang PM tapi di kita tidak begitu. Mungkin karena dia sudah lama pengalamannya, sudah layak dijadikan PM tapi sejatinya seorang PM belum melekat pada dirinya.

6. Pertanyaan dari Bapak Winarno
Apakah juga seorang Project Management atau PM itu bisa menguasai sebegitu banyak?

Jawaban dari Nara Sumber: Banyaknya dia tidak perlu tahu detail, kalau saya pengalaman selaku PM intensitas saya terlibat di lapangan itu hanya 20% karena saya pimpinan tertinggi, yang detail itu saya serahkan ke contruction manager, quality manager, health and safety manager, finance manager, procurement manager, banyak manajernya ada 10 departemen di bawah saya. Bagaimana menyampaikan dengan bahasa komunikasi supaya mereka bisa melakukan plan - plan yang baik, me-manage kalau keuangan mengatur keuangan dengan baik, procurement memelihara barangnya tepat waktu dan kapan harus PO dan lain-lain, saya hanya menyampaikan clue-cluenya saja dan nanti mereka yang menterjemahkan. Sebab yang detail itu manager bagian tapi PM hanya kaitannya kalau saya dalam teorinya itu sekitar 20% saja in touch ke lapangan, selebihnya banyak di home office. Jadi anda bilang terlalu banyak tapi clue-cluenya yang harus tahu tapi tidak detailnya.

7. Pertanyaan dari Bapak Majamas Maja
Sebagai seorang PM Bapak bilang barusan harus mempunyai sertifikat PMP, kadang-kadang dalam pelaksanaannya seorang PM itu tidak punya sertifikat PMP tapi dia harus menguasai 5 disiplin ilmu dalam mengatur pekerjaan suatu project, betul tidak Pak? Komunikasinya bagaimana Pak? Kalau 5 disiplin ilmu sipil, stucture, mechanical, electrical dan instrument.

Jawaban dari Nara Sumber: Disiplin ilmu saya juga awalnya sipil, saya bisa mengerti electrical secara basic, saya mengerti mechanical ada 3 turunan, electrical ada kontrol, instrument dan sebagainya. Dalam perjalanan waktu saat saya bekerja ada di jalur karir karena kami itu ditempatkan di beberapa bidang. Mungkin saya awalnya sebagai engineer, mungkin di home office engineer setelah itu saya di tempatkan sebagai field engineer, setelah itu saya ditempatkan sebagai QC, kemudian saya backup procurement, setelah itu saya pernah jadi scheduler, setelah itu saya di contruction dan lain - lain. Jadi jalur saya untuk menempuh PM itu panjang, beberapa disiplin-disiplin saya mengetahui langkah-langkah dan basicnya setelah saya ingin menanjak menjadi PM, itu menempuh jalur karir dan saya di setiap bidang itu pernah ditempatkan. Setidaknya basic-basic dari kedisiplinan ilmu itu setelah saya jadi PM saya tahu alur prosesnya dan tahu mengkomunikasikannya seperti apa, tapi tidak semua perusahaan membuat seperti itu dan kita pun di setiap langkah perpindahan-perpindahan, assigment kita itu ada pelatihan-pelatihan yang diberikan, kita di kursuskan, di trainingkan tetapi yang anda bicarakan tadi mungkin tidak semua perusahaan melakukan seperti itu untuk karirnya.

Profil Instruktur