diklatkerja | [Tanya Jawab] 8 Waste Analysis

1. Pertanyaan dari Bapak Bayu Angga Ubaidillah
Jika seseorang melenceng dari job yang ada dan terjadi kejenuhan, apa yang harus dilakukan si pekerja?

Jawaban: Pekerjaan yang rutin cenderungnya bosan. Saya menjawab berdasarkan pengalaman di Toyota di mana pekerjaan itu selalu dilakukan rotasi, supaya orang tidak jenuh, karena kalau misalkan dia yang bagian memasang ban tiap hari melakukan memasang ban, dia kan bosan. Sebelum rotasi dia perlu di training dahulu, misalnya sebelum dia dipindah ke bagian masang lampu ditraining dahulu, Setelah dinyatakan Ok baru ada cycle waktunya, ada jadwalnya, dia akan dilatasi pindah ke pasang lampu. Setelah selesai pasang lampu ada cycle lagi, training berikutnya misalnya dia masang setir mobil. Kalau misalnya ada sesuatu yang masalah, misalnya ada masalah hubungan kerja bisa jadi dia pindah ke pabrik yang lain, misalnya dari painting dia pindah ke bagian pengelasan, biasanya jarang, biasanya tetap dalam satu lingkup skill yang sama.

2. Pertanyaan dari Ibu Khansa
Ingin bertanya. kebetulan beliau sedang mengambil tugas akhir untuk menganalisa waste fight forwarding service. Kira-kira. waste apa saja yang terkait dengan perusahaan jasa logistik ini dan bagaimana problem solvingnya?

Jawaban: Sebenarnya yang pertama itu adalah down time, istilah 8 waste tadi ada down time (defect), kita harus bisa menterjemahkan defect, defect itu apa saja kita harus punya semacam list. Kemudian sepakati dengan customer, karena yang disebut dengan defect itu dari customer, kita kacamata customer seharusnya. Jadi customer itu pinginnya forwarder ini bagaimana, misalnya telat pengiriman disebut dengan defect atau dia salah barang yang dikirim misalnya, dst. Jadi kita harus list dulu yang pertama, jadi jenis mudahnya ada berapa, tadi mudahnya ada 8. Terus berikutnya ada mudah inventory atau stok, itu juga harus kita lihat ke lapangan, apakah ada mudah stock atau tidak. Stok truknya, truk yang dibutuhkan sebenarnya hanya sehari satu tetapi yang parkir truknya ada 3 itu artinya pemborosan juga. Jadi harus kita analisa masing-masing waste tadi, kita analisa yang disebut dengan waste tadi itu pertama apa karena antara produksi dengan jasa itu beda, jasa yang satu dengan jasa yang lain juga berbeda-beda. Jasa forwarder, jasa Rumah Sakit, jasa bank itu berbeda-beda juga. Kita harus membuat daftar dulu dari masing-masing 8 waste itu apa saja yang termasuk dalam 8 waste itu untuk bidang pekerjaan tertentu,Terutama kita mendapat informasi dari customer, yang merasakan masalah itu adalah customer yaitu seperti apa. Setelah kita tahu masalahnya tadi apa baru kita cari penyebabnya kenapa seperti itu kalau mau improvement baru lakukan perbaikannya dari penyebab yang muncul tadi.

3. Pertanyaan dari Ibu Hafshoh
Saya pernah mengalami keluhan dengan masalah pekerjaan yang dilakukan berulang-ulang, dilakukan selama jam kerja itu 8 jam pekerjaan tersebut dapat dikatakan pekerjaan ringan dengan xity 3 detik per unit, potensial outputnya itu 8.400 unit per 8 jam. Karena hal itu rutin dilakukan oleh operator, pernah terjadi kaku stroke pada bagian tubuhnya. Jika memutuskan untuk mengubah rutin rotasi pada lini produksi, hal tersebut akan mempengaruhi productivity yang didapat. Jika tidak diubah, ke depannya akan ada potensi terjadinya hal yang sama. Menurut Bapak, tindakan apa yang harus dilakukan? Untuk saat ini, belum ada implementasi mesin otomatis pada lini tersebut.

Jawaban: Kejenuhan itu memang bisa diteliti, jenuh pun bisa menyebabkan pemborosan yang baru, karena jenuh itu bisa mengakibatkan orang setelah bosan, nanti dia akan stres, nanti malah tidak detail ke pekerjaannya, kadang-kadang cenderung malah meremehkan, malah ada beberapa proses yang ditinggalkan karena sudah jenuh. Pertama jenuh karena memang bosan, yang kedua jenuh karena pengaruh proses yang, misalnya contoh dalam pekerjaan ada pekerjaan yang tidak ergonomic, contoh pekerjaan yang ke atas, contohnya pemasangan baut dengan posisi di atas itu cepat lelah sebenarnya, itu tidak bisa dilakukan dipaksakan jadi hanya di rotasi bukan hanya menunggu berapa bulan atau berapa minggu, dalam satu hari pun bisa dirotasi dia. Jadi Pagi misalnya dia bagian yang mengencangkan di bagian atas, siang dia pindah ke bagian apa seperti itu. Jadi tidak mesti harus menunggu rotasi itu 1 bulan atau 3 bulan sekali, tidak seperti itu, jadi rotasi dalam hitungan jam terutama untuk tempat-tempat yang ergonomicnya tidak bagus. Ergonomic tidak bagus itu misalnya kita mengencangkan baut yang posisi di bawah mobil, orang itu di bawahnya mesti "dengak", ergonomicnya tidak bagus capek tangannya, lama-lama capek dan setelah capek itu, dampaknya akan defect, adapun yang kurang kencang dia sudah berhenti, dst. Jadi itu bisa dirotasi, nanti tergantung dari kebiasaan, apakah 2 jam atau 3 jam atau 4 jam cukup, itu nanti harus diteliti Biasanya seperti itu. Menurut saya harus tetap perlu komunikasi dengan atasan.

4. Pertanyaan dari Bapak Gatot Irawan
Kami memiliki masalah ketika menerapkan pull sistem secara ketat untuk kontrol WIP maupun finish good, namun malah menimbulkan masalah lain di mana mesin jadi sering dikonfigurasi ulang saat pergantian tipe, dan pergantian tipe ini memakan waktu yang lama sekitar 45 menit. Bagaimana cara balancing agar stok barang terkendali, namun tidak terlalu sering berganti tipe?

Jawaban: Jadi memang ada beberapa proses yang tidak langsung seperti pull system, Jadi kalau yang pull system ini biasanya dikonversi sistem. Konversi sistem itu biasanya terjadi untuk proses-proses yang rutin jadi tidak banyak perubahan, contoh di proses assembly itu bisa menggunakan pull system dan langsung konsep yang seperti konveyor. Tapi untuk proses-proses yang untuk mesin khusus contoh di dalam industri mobil itu adalah seperti proses tamping atau pengepresan, itu adalah proses yang Mesinnya tidak banyak tapi dia butuh cetakannya banyak, dalam industri plastik juga sama, moulding plastik, Mesinnya tidak banyak tapi cetakannya banyak. Satu mesin biasa cetakannya bermacam-macam, ganti-ganti, 1 mesin ada cetakan a, cetakan B, cetakan c dan seterusnya. Biasanya ada proses menghitungnya, jadi memang plus minus kalau misalkan melakukan dengan pergantian modelnya lama itu memang secara efisiensi tinggi karena dalam 2 hari kita hanya mengganti dua kali misalnya seperti itu. Tapi dampaknya stoknya akan besar, misalnya dengan dua kali pergantian artinya separuh hari kita mengerjakan model A, separuh hari mengerjakan model B, baru besoknya mengerjakan model C dan model D. Kita harus membuat stok, artinya stok selama di bagian produksi itu banyak tapi dengan dampak efisiensi tinggi. Tapi bisa juga kita membuat pengadaan ini sering silih berganti tapi dampak efisiensinya pasti akan turun karena banyak waktu yang dalam 1 hari itu kita bisa melakukan pergantian bisa 4 kali dalam sehari, tapi dampaknya pasti akan membuat stok akan menurun, Jadi bagaimana caranya yang terbaik? Harusnya kita membuat perhitungan dari efisiensi tadi, jumlah orang sekian, dan lain-lain kita hitung secara cost, secara tempat, itu juga dampaknya dengan jumlah pallet pallet dan seterusnya, kalau barangnya banyak palletnya juga banyak, itu kita hitung semua dan nanti mana yang paling menguntungkan secara total, jadi kita lihat secara total bukan secara parsial, bukan hanya lihat efisiensinya, bukan hanya lihat jumlah stoknya, tapi secara total akan kita hitung mana yang paling optimal, jadi diambilnya selalu kesana.

5. Pertanyaan dari Bapak Rahmat Bangkit
1) Bagaimana memacu operator produksi untuk memenuhi target produksi, sedangkan kami sudah melaksanakan 7 waste di perusahaan?
2) Apakah recycle itu termasuk ke dalam penggolongan input?

Jawaban:
1) Sebenarnya kalau kita berbicara produktivitas itu memang bukan hanya 8 waste saja, 8 waste itu sebenarnya pemborosan. Waste bukan waste dalam arti limbah, waste disini adalah dalam arti pemborosan, waste mengenai biaya. Jadi produktivitas itu bukan hanya berdasarkan dari waste saja tapi sebenarnya masih banyak yang menyebabkan Mengapa produktivitasnya tidak tinggi, Kenapa tidak meningkat, waste itu adalah salah satunya. Jadi salah satunya daripada produktivitas tidak naik, sedangkan produktivitas naik itu masih bermacam-macam. Itu bisa kita lihat dari, sebenarnya kuncinya adalah QPI, QPI itu yang pertama adalah safety, apakah ada Safety yang menyebabkan produktivitas kita bisa menurun, kalau kualitas masih ada berhubungannya dengan waste tadi, delivery, delivery juga harus ada yang berhubungan dengan cost, productivity, dari man, man ada pengaruh juga, Adakah masalah mengenai motivasi karyawan. Misalnya masalah jenuh dan seterusnya dipaksakan juga akhirnya produktivitasnya menurun atau tidak meningkat itu tidak bisa juga. Jadi sebenarnya masih banyak penyebab kenapa produktivitas tidak naik itu sebenarnya kita melihatnya dari rumus output dibagi dengan input. Input materialnya bagaimana itu juga bisa berpengaruh, material ini dalam arti bisa dalam bentuk volume material, bisa dalam bentuk cost material. Yang kedua mesin, mesinnya sering let stop dan seterusnya itu juga bisa menyebabkan, bukan hanya jumlah mesin tetapi pemakaian mesinnya, itu ada istilah dengan konsep TPM, apakah TPMnya berjalan atau tidak, atau rumus maintenance-nya berjalan tidak, plan maintenance-nya berjalan tidak, Sebenarnya masih banyak penyebab dari pada produktivitas tidak meningkat. Itu ilustrasi mengenai produktivitas tadi, Sebenarnya masih banyak tetapi waste ini adalah salah satu dari pada item yang menyebabkan produktivitasnya tidak meningkat, kira-kira seperti itu.

2) Jangan lihat dari recyclenya saja, sebaiknya kita melihatnya dari segi yang paling gampang itu semua industri UUD (ujung-ujungnya duit) kita langsung ke cost. Jadi dengan recycle itu, cost kita benar-benar bisa turun atau tidak, karena ada konsep recycle tapi costnya malah nambah. Karena dari pemerintah misalnya contoh waste yang sebenarnya, tadi ada pertanyaan limbah, karena ini limbah beracun B3 jadi untuk bisa dikeluarkan diluar itu harus kita proses dulu dan prosesnya mahal itu recycle tapi mahal ini jadinya, costnya jadi mahal. Oleh karena itu kita lihatnya ke cost, selama costnya bisa menguntungkan itu bisa kita sebut sebagai recycle yang menguntungkan, tapi kalau secara cost tidak menguntungkan itu berarti disebut sebagai recycle yang belum menguntungkan, tapi beda dengan recycle karena aturan pemerintah.

6. Pertanyaan dari Bapak Rosidin
Waste pada lingkungan fisik bisa diakibatkan dari proses produksi. Apakah bisa masuk kategori 8 waste ataukah berbeda lagi? Untuk perbaikan sesuai standar yang ditetapkan, siapakah yang membuat? Apakah dari perusahaan yang bersangkutan ataukah bisa di luar standar perusahaan? Contohnya, seperti apa jika di dalam dan di luar perusahaan? Waste dari pertanyaan di sini, maksudnya limbah cair, padat, dan gas.

Jawaban: Jadi waste yang kita sampaikan di sini Sebenarnya bukan waste dalam arti limbah, tapi waste di sini dalam arti pemborosan maksudnya. Jadi kita tidak membahas mengenai limbah, tapi kita membahas mengenai limbah yang berhubungan dengan proses produksi maksudnya, bukan dampak dari proses produksi. Jadi dari proses itu sendiri ada kegiatan yang namanya waste, atau pemborosan, mungkin kita pakai istilah pemborosan saja, atau dalam bahasa Jepangnya "muda" itu lebih jelas, artinya hal-hal yang sebenarnya tidak perlu dilakukan tapi masih dilakukan, jadi bukan kita membahas mengenai limbah padat, cair dan gas tadi. Karena ini sudah beda jadi tidak perlu membahas mengenai standar yang tadi, standar luar atau standar dalam mungkin tidak perlu dibahas, karena berbeda persepsi. Jadi wastenya adalah waste pemborosan dilakukan oleh proses produksi maupun proses jasa, Maksudnya seperti itu. Jadi Maksudnya seperti ini, kita melakukan suatu kegiatan dalam proses produksi, tapi kegiatan kita itu sebenarnya pemborosan, kita lakukan kegiatan kita perlukan biaya tapi yang kita keluarkan tadi sebenarnya tidak memberikan nilai tambah bagi customer, produknya tidak menjadi lebih baik.

7. Pertanyaan dari Bapak Andriana Mareta
Saat ini saya sedang dalam proyek improvement system sesuai dengan flow dan tools untuk melakukan perbaikan yaitu salah satunya adalah 5W 2H. Di point How Much, karena improvement yang saya lakukan saat ini dan saya telah menghitung persentase perbaikan produktivitas secara signifikan, namun membutuhkan investment cukup tinggi, sedangkan perusahaan sedang melakukan efisiensi keuangan sehingga saya kesulitan untuk mengeksekusinya. Saya ingin tahu perspektif Pak Rozak dalam menangani case ini.

Jawaban: Saya pakai pengalaman di Toyota saja, jadi di Toyota itu setiap melakukan suatu improvement, itu selalu dihitung dengan break even point, break even point itu artinya Setiap kali kita melakukan improvement hasilnya itu akan kembali dalam berapa lama untuk mengembalikan investasinya. Jadi kalau selama break even point yaitu dibawah 2 tahun itu diterima walaupun kita tidak memiliki budget, jadi perusahaan akan berusaha untuk meminjam, misalnya tidak memiliki uang pun akan meminjam ke perusahaan yang lain. Karena 2 tahun kita invest dan tahun berikutnya kita akan mendapatkan keuntungan. Tetapi kalau break even point lebih dari 2 tahun itu biasanya ditolak. Jadi semakin cepat break even point artinya semakin bagus kegiatan improvement kita. Jadi kita dihitungnya dengan konsep BEP (Break even point).

8. Pertanyaan dari Ibu Khansa
Untuk penggunaan VSM itu apa hanya bisa pada perhitungan waktu ya, Pak? Apakah bisa, misalnya analisis waste 7 + 1 tadi, artinya itu kita gunakan value stream mapping untuk penyelesaiannya?

Jawaban: Jadi memang value stream mapping itu yang pertama dia membahas mengenai lead time. Jadi target utamanya adalah bagaimana lead time itu bisa menjadi lebih pendek, kalau kita bisa memendekkan waktunya artinya lebih bagus, proses kita bisa lebih cepat kelar, produk-produk kita tidak banyak yang tersimpan dalam bentuk work in proses tadi. Yang kedua biasanya berhubungan dengan VSM itu adalah aliran, Bisakah aliran itu dibuat lebih cepat, jadi dari lead time itu akan menganalisa alirannya, mungkin yang ada Flow Flow yang menunggu, ada flow yang bottle neck itu bisa ketahuan dengan melakukan VSM tadi. Yang kedua kita juga bisa melihat adanya stok Dimana ada stok material yang tinggi, Kita sebenarnya masih diperlukan tinggi atau tidak Itu bisa kita analisa, Artinya kita bisa mengurangi jumlah muda stock, muda inventory di situ. Atau misalnya ada muda transportasi juga boleh dianalisa disitu karena bisa digambarkan. Ada proses repair cacatnya banyak itu juga bisa. Bisa digambarkan sebenarnya dari 8 muda yang tadi itu kira-kira mana aja yang bermasalah dan itu bisa ditanggulangi. Jadi dengan VSM itu bisa kita kembangkan sebenarnya dengan 8 muda tadi.

Tanggapan dari Ibu Khansa: Kita harus me-mappingkan kalau menggunakan VSM itu ya, Pak? Itu apa harus membuat lagikah diagram fishbonenya? Yang mana diagram fishbone itu untuk mengetahui asal mula dari waste itu sendiri. Apakah harus buat diagram kembali ya, Pak?

Jawaban: Sebenarnya kalau bicara VSM itu kita baru melihat identifikasi bahwa terjadi penumpukan barang, bahwa terjadi proses yang panjang, baru indikasi sebenarnya, karena kita baru melihat, memetakan di mapping alirannya, aliran barang maupun informasi. Kenapa itu terjadi? Itu memang kita harus menggunakan tools yang lain yaitu salah satunya fishbone tadi. Lalu kenapa ini menumpuknya banyak? Itu pasti ada alasannya kan, Apa karena mungkin dulu ketakutan sering let stop akhirnya di stok banyak, baru sekarang let stopnya sudah sedikit. Jadi fishbone itu melengkapi untuk mencari Apa penyebab daripada masalah tadi.

Profil Instruktur